時間:2023-09-18 17:06:41
序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇企業辦公信息化范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
隨著我國高速公路建設事業的快速發展,高速公路企業面臨的管理工作內容日趨復雜,任務越來越繁重,傳統的人工辦公模式已經不能適應當前高速公路企業辦公需要,強化辦公信息化建設,無疑是提升高速公路企業辦公效率的重要途徑。信息化背景下,計算機和互聯網技術已經滲透到人們日常工作和生活的各個層面,高速公路企業開展辦公信息化建設工作也已經持續了一段實踐,但從目前情況來看,高速公路企業辦公的信息化水平仍然偏低。電子文件格式不統一、利用率低、辦公人員信息化管理意識薄弱等問題依然普遍存在。鑒于此,本文結合高速公路企業辦公信息化系統建設現狀及發展需要,就如何加強辦公信息化建設工作提出了一些對策。
1 高速公路企業辦公信息化建設中的問題
高速公路企業辦公信息化建設歷經一段時間的發展,已經初具成效,但與此同時,我國高速公路企業辦公事務的復雜性和系統性也逐步提高,對高速公路企業辦公信息化建設工作提出了新的要求,目前,我國高速公路信息化建設中仍然存在以下幾項突出問題:
辦公信息化建設投入不足。首先,受經濟水平與認識程度的限制,我國不同地區的高速公路企業對辦公信息化建設的投入參差不齊,經濟相對發達的地區在對辦公信息化建設的投入相對充足,信息化設備及相關軟件的引入也較為及時,而偏遠地區則投入偏低。此外,一些高速公路企業管理人員對辦公信息化建設的認識不充足,忽視了辦公信息化建設在提升高速公路企業事務管理成效和管理效率方面的重要意義,導致了壓縮辦公信息化建設經費,制約辦公信息化建設發展的問題。
辦公信息化建設規劃不足。我國高速公路企業相辦公信息化建設至今發展時間不長,許多企業領導和工作人員對其認識不足,且缺乏相關專業知識和實踐經驗,導致辦公信息化建設隨意性較強,缺乏科學的規劃,進而制約了高速公路企業辦公信息化建設工作的不斷發展。高速公路企業日常管理工作包括公路養護維修、收費管理、道路沿線附屬設施管理等等,內容較為龐雜,涉及因素較多,而一些工作人員誤以為辦公信息化就是通過計算機開展工作,而忽視了企業各部門、各層級及企業與外界之間的信息交流,不利于信息的傳遞與共享,在很大程度上制約了企業管理效率。
2 高速公路企業辦公信息化建設對策
為了克服上述問題,并全面提升高速公路企業辦公信息化建設的成效,認為應采取以下幾項對策:
明確系統層次和管理層次。首先,為提升高速高速公路企業辦公信息化系統的系統性,應根據企業特點設立完整的系統層次,使信息資源能夠在辦公信息化系統中有效傳遞。如可將高速公路企業辦公信息化系統劃分為以下3個層級:公司―職能部門―工作人員。
為了維護企業辦公信息化系統各個層級的有效運行,應建立相應的管理層次,負責對相應信息系統層次的運行進行管理、監督、評價和改進。高速公路企業辦公信息化管理系統應包括企業―職能部門―辦公室―工作人員四個層次,企業領導為最高層次的管理者,負責對各個職能部門進行管理,各職能部門再分別負責其下屬的各個辦公室,辦公室主人再對其管轄范圍的事務及每位員工的工作進行管理。
明確崗位角色與權限。辦公信息化系統是以崗位角色管理為核心的,明確各個崗位乃至每位工作人員在辦公信息化系統中的角色與權限,才能確保各項信息化管理實務能夠合理分配到個人,對于保障辦公信息化系統的有效運行有著重要的意義。就高速公路企業而言,企業領導應扮演組織者和主導者的角色,負責對整個信息化系統的協調、維護與改進,各部門領導和辦公室主任應起到上傳下達的作用,將基層工作中存在的問題進行總結歸納,通過信息化系統向上級傳達,并將上級下達的各項指令通過信息化系統下達到企業個員工,確保其順利執行,企業員工作為信息化系統的基本單元,則發揮著執行和反饋的重要作用。
統一數據形式。統一數據形式,是促進辦公信息化資源共享的重要途徑,以往,雖然多數高速公路企業配備了信息化設備,并能做到用計算機處理日常事務,但數據管理混亂,格式不統一,極大地制約了信息化管理成效。對此,應將整個辦公信息化系統中的所有流轉與存儲數據的格式進行統一,如文檔統一以word形式存儲,表格以Excel形式存儲,圖像文件則用掃描格式存儲等等。
做好信息化系統的維護與升級。近年來,高速公路企業管理工作的復雜性增強,對辦公信息化系統的性能和效率提出了越來越高的要求,因而,做好信息化系統的維護管理,并適時進行更新換代顯得極為必要。首先,在辦公自動化系統運行中,出現了許多實際操作問題如由于辦文人員的誤操作,將自己辦理的文件發給了錯誤的辦理環節或辦理對象,或者發給下一個辦理環節或對象后需要退回從新辦理,這需要公文辦理流程設置考慮多種可能性,盡量體現使用方便和人性化的原則。對確實不能用流程解決的,要系統管理人員通過后臺數據庫操作來解決;其次,近年來信息技術發展迅速,各種新型辦公信息化系統層出不窮,高速公路企業應結合工作需求適時引進或獨立開發信息化系統,確保其針對性和科學性,以適應高速公路企業管理工作的不斷發展。
關鍵詞:藝術類;院校;辦公信息化;管理
中圖分類號:G270.7
與普通的高等院校的辦公特點相比,高等藝術類院校的辦公具有獨特的個性。藝術類院校的學生個性十分強烈,尤其是近幾年來新生代的學生逐漸成為主力,他們個性鮮明,對事物充滿好奇心,物質基礎較好,學校在管理方面需要結合特點進行更進一步的研究。高校辦公信息化已經成為大勢所趨,幾乎所有的高等院校都已經開始了信息化教學與辦公。藝術類院校辦公信息化可以實現管理的高效化進展,促進學校管理更加現代化與個性化。
1 藝術類院校辦公現狀
藝術的發展與當代政治有著密切的聯系,藝術專業的學生對于政治的學習也不斷增多。但現代教育過程中,對于學生的思想政治教育往往停留在表面階段,學生對專業的業務知識非常關心,但對于形勢與政策卻認識不足。藝術類學生在思維方式與普通的學生不同,創造性非常強,自我意識的強化與個性的張揚,體現著強烈的自覺性。藝術類院校辦公需要體現與學生風格相同的管理模式,充分利用現代化的信息手段與網絡手段與時俱進,做好學生的管理與組織。目前雖然已經有不少的藝術類院校已經進行了信息化改革,但力度還不夠,網絡與信息化還沒有體現出更大的優勢與作用。另外由于師資力量的限制,一些管理教師對信息化辦公認識不足,在技能上也存在著一定的不足。[1]
2 藝術類院校信息化辦公必要性分析
隨著信息時代的發展,網絡帶來的社會進步已經呈現在社會各個角落。校園網早在很多年前就已經開始建設,促使了集成的辦公自動化系統在高校的應用不斷廣泛。隨著我國教育體制的不斷改革,高校的辦學規模不斷擴大,藝術類院校接受的學生數量每年都呈大幅度增加。針對眾多的學生數量,管理問題成為學校的管理者必須要面對的問題。保障管理信息的公開與通暢,加強協調,合理組織,都已經成為首要問題,而信息化建設則可以輕松實現這一目標。通過信息化的集成辦公環境建設,藝術類院校的工作人員可以同時解決不同的問題,與兄弟院校與部門之間形成信息共享的局面,同時信息化提供了藝術類院校的消息平臺,減少了中間不必要的環節,同時信息辦公自動化可以具有監督功能,推動部門間的交流更加高效。我國普通高校已經開始應用這一信息化辦公系統,藝術類院校使用信息化辦公環境已經成為必然。[2]
3 辦公信息化面臨的問題
3.1 信息化基礎薄弱。由于藝術類院校對專業技能的教學比較看重,對學生的組織管理并未加強注意。所以信息化辦公的基礎設施建設相對落后,首先表現在校園網的設備與設施不健全,系統的硬件環境穩定性差。由于藝術類院校對文化課程的重視程度不夠,所以一些多媒體教室與信息化教室的使用效果并不好。辦公信息化環境也自然落后一些。[3]
3.2 思想觀念意識不夠。一些藝術類院校的工作人員都是專業出身,對于學生的管理與現代信息化辦公環境的使用并不在行,認為所謂藝術院校就必須以專業教學為主,其他的辦公管理都是次要的,這種觀念存在著極大的誤區,對學生進行有效的組織管理同樣可以對學生的正常藝術學習有著重要的作用,并且讓文化課、專業課學習更加高效協調,容易培養高素質人才。同時這一問題的原因還在于藝術院校的管理者沒有認識到信息化辦公帶來的效果,對現代教育認識不足。
3.3 制度不健全。由于辦公信息化在藝術類院校的應用還處于起步階段,還沒有形成完整的體系,通過不斷調整與探索正在前進。在應用過程中,沒有完善制度的約束,同樣造成了信息化辦公的弊端存在。同時,關于已經制度的關于辦公信息化的制度執行情況,并沒有完善的監督機制,這些缺點都嚴重阻礙著辦公信息自動化在藝術類院校的應用與發展。[4]
4 辦公信息化問題解決思路
4.1 增強觀念,提高意識。藝術類院校不僅在專業技能上與時俱進,更需要在教學管理與辦公自動化方面與社會的發展保持高度一致,為了培養新時代的人才而進行全面的管理。藝術類院校的管理者要充分認識到辦公自動化的價值與地位。目前高校的自動化建設水平已經成為衡量現代化教育的一大指標,藝術類院校更需要不斷創新自我,突破傳統,引進先進的管理手段,通過培訓與教育,不斷提高現代化教育的理念與認識。以往在藝術類院校中一直重技術輕管理的理念需要在新時代做出改善,不斷開拓辦公人員的意識,加強辦公自動化宣傳,讓所有的工作人員都能夠掌握辦公自動化技術,充分發揮現代教育的優勢與作用,增強所有成員的意識。
在實際的提高意識行動中,藝術類院校要不斷組織辦公室工作人員通過參觀、觀摩、培訓與見習的方式熟悉辦公自動化環境,加強與企業、單位的合作,將現代社會先進的管理體系借鑒到藝術類教學中。
4.2 加強信息化辦公的推廣與應用。計算機與網絡本身都屬于硬件,單純憑借這些還不能形成信息化建設,還需要理論、軟件支持。辦公自動化只有應用到實際的工作當中,才能真正發揮其作用,不斷提高效率。在藝術院校辦公信息化的過程,要不斷進行建設并運行,充分發揮硬件的使用效果。通過各個點的設置對全面的學生管理工作進行串聯,達到完整的信息化網絡。[5]
4.3 完善制度建設。藝術院校的信息自動化辦公要遵循一定的標準,目前國家尚無明確標準。在院校管理的電子文檔存儲、分發方面藝術院校要不斷進行探索,爭取建立相對完善的制度,對所有的信息化工作流程進行確定,避免信息化在實際工作中另行使用。目前院校的文件多是以紙質為準,電子文檔仍然不具法律效力。針對藝術院校使用的軟件環境,要通過制度進行規范化運行,定期進行培訓,通過一定的組織機架設置對制度的執行情況進行監督,另外對院校信息的安全性與穩定性進行保障。
5 藝術類院校辦公信息化發展趨勢
在未來的藝術院校辦公信息化發展中,工作人員的技能將不斷增強,并結合藝術類學生的個性特點增加更多的網上學習、系統管理的模塊,以達到信息共享。在學生終端,將會采用更多的信息方式與接收方式,促進院校與學生個體間信息的交流與互動進一步增強。另外藝術類院校辦公信息化還向著智能化與模塊化方向發展,不斷提高辦公效率,解放更多的勞動力,促進藝術類學生的專業技能教學與文化課程教學。[6]
6 結束語
目前關于藝術類院校辦公信息化的相關課題研究還不夠多,隨著信息化在社會與院校中的應用不斷增多,工作人員與管理者都將會對信息化建設投入更多的研究與關注,針對目前在實際應用中出現的問題將一一進行解決,并通過制度完善的形式固化工作流程與應用評價,不斷通過反饋與改進的方式,促進信息化在我國高校的實際應用效果不斷增強。
參考文獻:
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[3]王瑩.藝術類院校師資培訓管理及創新體系研究[D].大連海事大學,2010.
[4]鞠馥宇.ICT在藝術類院校文化課教學中的應用研究[D].東北師范大學,2011.
[5]陳妍.藝術類院校學生思想政治教育研究[D].華東師范大學,2010.
[6]牛忠立.我國藝術院校行政文化的構建研究[D].吉林大學,2013.
關鍵詞:云計算;辦公信息系統;系統架構
中圖分類號:TP399 文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2011) 19-0000-02
Design of Office Information System under Cloud Computing Environment
Li Xuejun,Hu Junpeng
(Shandong Electric Power Corporation,Jinan250001,China)
Abstract:Cloud Computing is a new computing model developed based on Grid Computing.The paper mainly discussed the architecture design of Office Information System with help of Cloud Computing methodology.It brings value to the realization of all-in-one Office Information System platform with the combination of information technology,business management and System develop strategy.
Keywords:Cloud Computing;Office Information System;System architecture
一、引言
在辦公信息系統實現過程中,架構設計是重要的一環,它的核心任務就是通過規劃信息系統架構,搭建銜接用戶和系統開發人員溝通的“橋梁”。架構規劃是對構成系統的各構件的行為模式,構件之間的接口和協作關系等問題的決策總和。它不僅規定信息系統的結構與行為,而且還會對信息系統的性能,可重用性,經濟性和技術約束,甚至是美學進行探討,可以說,它是信息系統詳細設計等階段的先導和基礎,是信息系統詳細設計人員的工作指南,一旦確定,將決定整個辦公信息系統的面貌和信息系統運作效率的上限,因而是辦公信息系統研究的重點。
二、云計算的概述
從概念上說,云有狹義和廣義之分。狹義的“云”概念出現在云計算產生的初期,一般把能夠提供大量資源的網絡稱為“云”。“云”中的資源在使用者看來是可以無限擴展的,并且可以隨時獲取,按需使用,隨時擴展。廣義的“云”概念更多是指一種資源池,是一些可以自我維護和管理的虛擬計算資源,通常為一些大型服務器集群,包括計算服務器、存儲服務器、寬帶資源等。云計算平臺將所有計算資源集中起來,并由軟件實現自動管理。
(一)云計算體系的一般結構。云計算體系結構一般分為三層(如圖1-1),分別為:(1)基礎設施層。主要包括計算資源和存儲資源,整個基礎設施也可以作為一種服務項用戶提供,即IaaS(Infrastrure as a Service)。IaaS向用戶提供的不僅包括虛擬化的計算資源、存儲,同時還包括保證用戶訪問時的網絡帶寬等。(2)平臺層。在基礎設施之上的平臺層可以認為是整個云計算系統的核心層,主要包括并行程序設計和開發環境、結構化海量數據的分布式存儲管理系統、海量數據分布式文件系統以及實現云計算的其他系統管理工具,如云計算的系統中資源的部署、分配、監控管理、安全管理、分布式并發控制等。平臺層為應用程序開發者提供了并行編程環境,開發者不用擔心應用運行時所需要的資源,平臺層提供應用程序運行及維護所需要的一切平臺資源。把平臺當作服務稱之為PaaS(Platform as a Service)。(3)應用層。它是面向用戶提供簡單的軟件應用服務以及用戶交互接口等,把軟件當作服務稱之為SaaS(Software as a Service)。
(二)云計算實現的相關技術。1.虛擬化技術。通過虛擬化技術,單個服務器可以支持多個虛擬機運行多個操作系統和應用,從而大大提高服務器的利用率,通過虛擬化為應用提供了靈活可變、可擴展的平臺服務。虛擬機技術的核心是Hypervisor(虛擬機監控程序),Hypervisor在虛擬機和底層硬件之間建立一個抽象層,它可以攔截操作系統對硬件的調用,為駐留在其上的操作系統提供虛擬的CPU和內存。2.Web服務與SOA。云服務一般是以Web服務的形式來實現的。在云中服務的組織和協同可以在面向服務的架構中進行管理。在SOA架構下的云服務可以部署在各種分布式平臺上,也可以通過網絡訪問各種服務。早期一些基于網絡的SOA有RPC、DCOM和ORBs(object request brokers)等近年來的發展已經比較成熟,如網格計算就是基于SOA的架構和解決方案。3.并行編程模型隨著Web 2.0的出現,互聯網上的信息呈指數級增長,如搜索引擎、在線事務處理等應用系統處理數據的規模越來越大,這給系統開發人提出了更高的要求,并行編程模型就是為開發者提供一個簡單易用的編程模型來并行處理用戶的數據,從而更好地利用云計算系統的資源。
三、基于云計算的辦公信息系統設計研究
我們將基于云計算的辦公信息系統的系統架構分為五層,即云基礎設施層、云計算平臺層、業務服務層、業務應用層和業務流程層。
(一)云基礎設施層。云計算基礎設施層主要由軟件基礎設施和硬件基礎設施組成,硬件基礎是由服務器、存儲設備、網絡設備與傳統的通訊設備、計算設備以及辦公設備等組成。軟件基礎設施主要由操作系統、數據庫、負載管理等中間件組成。(二)云計算平臺層。云計算平臺層主要包括并行程序設計和開發環境、結構化海量數據的分布式存儲管理系統、海量數據分布式文件系統以及實現云計算的其他系統管理工具。平臺層提供應用程序運行及維護所需要的一切平臺資源。通過各類平臺管理技術能夠使大量的服務器協同工作,方便進行各類業務部署和開通,快速發現和恢復系統故障,通過智能化、自動化的手段實現大規模系統的可靠運營。(三)業務服務層。與傳統辦公信息系統的系統架構不同,基于云計算的新架構下的業務服務層向用戶提供軟件的應用服務以及用戶接口等,通過把軟件當作服務來提供云服務平臺的系統資源及計算能力,它負責用戶辦公信息系統與云計算平臺之間的交互。(四)業務應用層。業務應用層主要由各種辦公業務應用系統組成,主要的系統包括文件管理系統、檔案管理系統、任務協作系統、知識管理系統、辦公輔助系統等。這些系統是建立在用服務之上的。由于這些服務在開發過程中得到良好封裝,使業務應用層的構造更加靈活。(五)業務流程層。業務流程層由眾多跨部門的、端到端的業務流程和業務活動監督機制組成。一個業務流程是由一組邏輯相關,按照合理順序執行,并產生相應業務成果的任務組成,這些任務須符合規定的業務原則。業務流程層同時具有業務流程管理的職能,承擔著識別、建模、開發、部署和管理業務流程的職責。業務流程是通過對不同領域的業務服務族和可復用服務進行編排(Orchestration)或編制(choreography)而得。
辦公信息系統和云計算平臺之間通過業務服務層緊密的聯系在一起。業務應用提供了粗粒度的業務功能,它們能夠映射成業務流程中的任務;服務描述則為業務服務層提供了定義明確合理的接口,從而使業務流程不必了解業務應用和技術平臺的細節就可方便調用;業務服務層中的服務注冊確保業務流程層可以在必要的時候動態的定位和訪問所需服務。
四、基于云計算辦公信息系統的優點
在傳統的系統架構下,辦公信息系統通常很難實現全業務運作,企業內舊業務應用系統之間很難實現無縫集成,辦公信息系統也不能針對新的業務模式做出迅速有效的調整。通過為辦公信息系統搭建云計算服務平臺,解決了當前辦公信息系統建設周期長,管理效率較低;服務器一方面規模日益龐大,高能耗、存儲空間緊張,另一方面卻利用率低,系統環境資源浪費日益嚴重;業務需求反映不夠靈敏,不能有效地調配系統資源適應業務需求等問題。
(一)一體化的技術平臺全面提升系統效率。在云計算的模式下,采用一體化的、集中的、能動態部署的協作技術平臺來支撐各種類型的協作服務。這些服務能夠根據業務高峰期和低谷期的要求不同,動態獲得資源配額,使用戶體驗得到有效提升。集中化的動態部署,一方面使系統管理水平和管理效率得到提高,另一方面使與功能擴展相關的開發部署工作的連續性得到提高,實現真正的按需布置、持續優化。(二)系統數據安全性得到提高。云計算系統采用分布式的存儲方式存儲數據,可擴展的分布式文件系統能對大量數據進行訪問和應用,大大提高了辦公信息用戶對各種數據搜索的響應速度。采用存儲文件副本的方式來保證數據可靠性,即同一份數據會在多個節點保存副本,此項技術的應用確保了辦公信息系統中信息存儲的安全性。(三)數據挖掘能力得到加強。云計算分布式虛擬化系統,使系統數據管理能力得到大幅提升。辦公信息系統管理的數據量龐雜,有些應用如檔案管理涉及到海量數據管理。云系統在執行用戶數據挖掘指令的時候,能夠將其部署到同一臺物理機上且互不干擾。它能將用戶所需要的在資源池中準確的定位,并觸發與其相關的應用。這對辦公信息系統建立統一搜索、垂直搜索和智能搜索,構建專業化、智能化、一體化的統一數據挖掘平臺提供了保障,為企業提供高質量、高性能和高度安全的搜索基礎服務。(四)終端設備用戶體驗得到提升。基于云計算的系統將存儲、網絡帶寬及計算能力等資源以云的方式共享和統一調度。終端要求相應減少,這使用戶對接入終端有了更多的選擇,即使用配置較低的瘦客戶端設備仍能獲得很好的用戶體驗,為移動辦公等靈活多樣的接入需求提供了強大的支撐。
五、結論
采用云計算將對辦公信息系統的建設帶來諸多的影響和變化。它提供的動態資源池和虛擬化平臺,給用戶提供一種安全的、快速的、便捷的數據存儲服務和計算服務。用戶只需要一個訪問網絡的終端,例如電腦或者手機,便可以得到像以往超級計算機的計算能力。云計算通過把復雜的計算從客戶端轉移到了云中,為企業建設信息化、智能化和移動化辦公的搭建提供了強有力的基礎保障。云計算與辦公信息系統的結合,提高了企業內部資源的利用,降低了辦公與企業運營的成本,確保企業各種資源有的效管理,對企業各種資源進行分類存儲和共享。通過提供云計算服務,有效的避免了公司集團化辦公受到地域、時間的限制,提升了企業整體競爭力。
參考文獻:
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以堅持思想解放,大膽模式創新,完善建立科學嚴謹規范的公共采購服務體系試點工作的背景下,由中國企業改革與發展研究會偕同相關國家級檢測機構,行業協會與《經濟》雜志政府采購編輯部共同推進,經多方協作單位與各方面專家共同參與,經過反復研討、論證與調研,各方達成基本共識。
各方共同認為:以建立公共采購誠信體系為基礎,完善建立公共采購的服務體系十分必要,且非常急需建立一個公共采購服務平臺。整體推進工作以三個有利于的標準進行衡量,以科學發展觀進行整體指導,以公開、公平、公正的原則進行落實。
陽光公共采購服務平臺作為全國首家具有政府采購產品實物展示功能的專業市場,在突出服務配套的基礎上,整合資源使市場具有以下特點:
一、全國首家政府與行業采購過程規范保障的平臺
建立以政府采購專家、行業專家(信息中心)與檢測機構專家共同參與的監控保障機制,發揮國家級行業協會對政府采購、行業采購、集團采購中的專家咨詢、檢測仲裁、監管指導三大作用,為國家各級政府部門的辦公信息化建設保駕護航,成為政府采購用戶與其他采購用戶最安全的“防火墻”。
二、全國首家全程采購服務的平臺
企業展示入圍政府采購目錄的辦公信息化的所有產品,廣場設計思路將整體布局,方便用戶采購。凸顯服務功能,體現科技尖端的特色。對采購用戶實行預約和登記制度,為用戶提供全過程采購服務,并根據政府采購、行業采購、集團采購進行有針對性的跟蹤服務。
三、全國首家辦公產品個性化解決方案平臺
遵循強強聯合、優勢互補的原則,為各類用戶提供高性價比的配套辦公產品。突出院士與行業專家與廠家的優勢為用戶提供個性化解決方案。個性化解決方案的實施將為用戶節省大量的采購時間和采購成本。
四、全國首家設立實物評標與環保產品平臺
為便于采購單位與生產廠家的對接,不定期地舉辦政府采購工作交流,披露采購需求信息,開通政府采購網絡端口;定期設立實物評標區環保產品區,所有入住廠家均有資格進行入圍產品的展示、講解、演示及評測。根據政府采購、行業采購、集團采購實際情況,適時開展招投標活動。
五、全國首家提供政府、行業集團大宗采購專業化服務平臺
對特別大宗的政府采購產品,為用戶提供誠信服務擔保工作,提升企業與廣場服務信譽,啟動第三方公信保障,建立采購活動的安全機制。提升專業技術人員服務,共同打造采購專業化服務平臺。
六、統一集中地開展平臺的宣傳與推廣工作
為樹立平臺整體形象,推廣優秀產品,提高為政府采購、行業采購、集團采購服務的效率,平臺將統一開展各種宣傳推廣活動。
七、全國首家未來前沿高科技產品展示平臺
行業協會及檢測機構推薦進駐廠家攜其最新前沿產品亮相,使采購用戶第一時間參觀體驗辦公領域最新成果。
八、整體形象服務標準規范的市場
關鍵詞;計算機;信息化;行政辦公
中圖分類號:TP311
1 行政辦公中采用信息化技術的效果
1.1 提升行政辦公效率。在行政辦公的過程中,由于傳統的辦公模式導致資源浪費現象比較較嚴重,因此必須通過信息化技術來對行政辦公所需要的信息進行整合。在工作中運用信息化技術,可以對信息的傳遞速度、傳遞效率進一步的提升。此外,還可以從側面減少工作中的相關人員重復工作的現象發生,進而達到減少不必要的環節,提升辦公的效率。
1.2 共享行政體系資源。另外,在對信息的傳遞速度與效率提升的基礎上,信息化可以從日常的政務信息處理過程中,有效的對目的信息進行迅速的提取、整理以及分析等行為。由于對信息的提取是一項非常繁瑣的任務,那么采用信息化的方式就會大幅度減少工作量。更重要的是通過信息化的方式將行政體系的內部計算機相連接,就可以將信息形成資源共享的模式,并對其進行內部整合、優化。
1.3 減少資源耗損。所謂損耗,就是物品在使用的過程中存在著自然或者人為損耗的現象。也就是說我國傳統的行政辦公的主要方式是通過紙制品來當作信息傳遞的媒介。但是使用紙制品辦公的方式除了成本費用較高外,還存在著不容易保存、調取不方便的缺陷。特別是意外情況下損壞了數據就無法挽回。通過辦公信息化技術的實施,就可以減少不必要的損耗和浪費。
2 信息化在和行政辦公中存在的問題
2.1 行政機關網站缺乏有效的信息。由于各行政機關網站中的有效信息存在著嚴重的不足,并且其信息的更新速度也比較緩慢。現階段我國的機關單位中有70%左右的部門都存在著信息資源有限的現狀。特別是一些縣級單位以及較貧困的地區僅僅有簡單的公文,而群眾想了解的信息卻沒有在各行政部門的網站中公布出來,特別是各機關單位的工作人員對于信息的資源開發力度有待提升,無法對數據進行深層的挖掘。另外,很多行政機關還存在著不愿意向公眾公開信息的習慣,其中的主要原因是內部存在利益關系,但是這種行為嚴重的影響了市場經濟以及政務公開的透明性。此外,有很多機關單位網站的首頁欄目都是空的,即使欄目分類很多但是點擊之后根本沒有內容,更有一些單位的網頁,有效的公開信息并不多,反而商業性的廣告卻越來越多。
2.2 行政機關的信息化建設中存在著安全隱患。隨著計算機網絡技術的不斷發展,在此背景下其信息受到攻擊的可能性也就越來越大。并且網絡在全球范圍內都是通用的。因此黑客很容易通過電腦網絡對機關各部門的網站信息進行攔截并對其進行攻擊。更值得注意的是行政機關中的信息一旦遭到破壞,就會存在著兩方面重大的負面影響。其一是黑客對機關網站進行攻擊網后,就會對網站的信息數據進行篡改,那么領導的決策的方向很可能就會被篡改。其二是機關網站受到不良網絡系統侵入后,很有可能使機構中的重要信息泄露,這種情況下必然會導致國家信息的安全出現隱患。
2.3 行政機關工作人員的素質有待提升。通過對行政機關工作人員的素質進行分析后可以看出,很多機關工作人員沒有進行專業培訓,他們針對于計算機網絡應用的方面的知識掌握不足,無法很好的適應政府信息化進程的實際需求。由于缺乏計算機及網格方面的知識,機關工作人員對于辦公自動化無法有效的利用。在計算機網絡迅速發展的背景下,網絡知識也是隨時更新、隨時變化的,因此很大一部分機關工作人員掌握的計算機知識有待更新。我國機關工作人員在信息化建設過程中的信息化能力需要從多方面來進行提升。
由于工作的信息化會使行國家行政機關的各項工作更加透明、規范,這樣對機關工作人員行使的工作職責及權限往往起到了一定的限制并隨時受到群眾的監督。所以,有些工作人員就會擔心政務信息公開化會損害自身的既得利益,從而對政務信息化建設產生消極甚至抵觸的心理。所以,有些工作人員存在著不配合的問題。
3 完善我國行政辦公中信息化建設的相關策略
3.1 對行政信息資源進行有效整合。首先,需要對機關單位的信息資源加大開發程度,并且對辦公流程進行重新整合。將每個單位的法律、法規及辦公程序及工作內容公開化、透明化。使得人民群眾能夠及時、準確的獲得想要的信息,進而提升政府辦事效率。此外,各機關單位還應該大力宣傳政務信息的適用性和便民性,進而更好的引導公眾利用網絡獲取信息的主動性。其次,需要打破政府機關中各部門對政務信息的壟斷和封閉,進而實現信息資源共享,且需要加大對信息資源開發的力度,并對網絡信息資源不斷的進行維護和更新。加強各單位通信網絡以及寬帶網絡的建設,同時對我國寬帶上網、呼叫中心、無線上網與數字電視等基礎設施建設的力度,進而達到逐步建立數字城市以及完善辦公信息化網絡系統的目的。
3.2 加強對行政信息的安全保護措施。其中主要包含了兩個方面來對行政辦公中的信息化的安全進行防護。其一,需要在行政機關中所有的辦公系統建立完善的防火墻,通過建立防火墻就會對所有傳輸的信息進行檢測,進而對惡意的信息進行阻擋。另外通過系統內的防火墻的建立,可以防止信息的不良泄露,對于一些無法預測的攻擊也可以有效的防護。但是值得注意的是防火墻并不能完全阻止惡意的攻擊,這時就需要工作臺人員在日常的工作中通過認證、檢測以及維護的方式來保證信息數據的安全。其二,需要對局域網內部重要信息要加密處理或使用內部網絡,進而達到防止重要信息在外網上外泄、擴散,直接被閱讀的現象。此外還需要值得注意的是當辦公過程中所有的計算機連接到互聯網后,很容易感染到各種各樣的病毒,這些病毒輕則會破壞系統的程序以及硬件的設備。嚴重的就會對計算機內部信息及數據進行控制。因此除了要在每臺計算機上安裝殺毒軟件之外,還需要安排專業人員對計算機以及內部結構進行監測和殺毒。
3.3 提升工作人員的個人素質。機關工作人員在辦公信息化建設中起著重要的作用。特別是在信息知識不斷更新,發展速度日新月異的背景下,就更需要機關工作人員不斷更新知識內容,改善知識結構,增加知識含量。所以機關工作人員的個人素質需要不斷提升,希望相關部門建立辦公信息化的培訓機制,全面提高機關工作人員隊伍信息化的整體水平。辦公自動化的推行,節省了傳統依靠手工工作來處理日常業務所耗費的大量時間和精力,為機關工作員增加了有效工作時間,增強了辦公效率。
4 總結
通過信息化技術在行政辦公中的運用進行分析之后可以看出,辦公自動化的應用,是時代所趨,隨著信息技術的不斷發展,對于機關工作人員的信息化業務水平同樣提出了挑戰,因此在以后的政務工作中,更應該從信息技術的外界因素以及內在因素兩個方面來得到提高和完善。
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北京航天情報與信息研究所(中國航天科工集團二院信息技術中心)負責二院信息化技術工作,除了承擔二院的信息化工作之外,研究所還希望將自身研發的“天信協同辦公解決方案”推向更廣闊的市場。用所長唐寧的話說,研究所從2002年就開始起步為全院做信息化工作,最終目標是把信息化成果產品化,商品化,并推向市場。
“早期研究所都是通過采購OA產品來解決辦公信息化的問題。但在實際運行過程當中,企業在內部結構、部門、管理、流程等方面處于不斷調整、升級的狀態中。”唐寧所長對此也有過長期的困惑。在他看來,單純地重復采購建設遠不能適應信息中心管理變化的需要。于是,二院在探索信息化經驗的過程中逐漸有了自己開發協同辦公平臺的想法,并為此做了很多策劃和規劃工作。
唐寧認為,軟件的架構是一個系統的根基,根基的好壞直接制約著軟件的發展曲線。因此,在平臺開發之初,最核心的問題是平臺應該采用怎樣的開發模式,是沿用過去傳統的OA的開發模式,自己從底層技術做起,還是采用已有的成熟的技術架構?經過大量的分析和比較,二院在OA開發模式上逐漸達成共識――新的OA系統應該建立在一種比較規范的、成熟的技術上,以方便整合現有IT系統,即在解決異構系統之間數據交換和融合的同時,也能把不同的業務系統以定制的方式集成在統一的平臺上。
【關鍵詞】計算機技術;企業經營;管理活動;優點;作用
引言:
計算機技術在企業經營管理中的應用主要有辦公信息化、運營管理數據化,及對運營管理數據的統計分析和挖掘。企業要在競爭中更好地獲得主動權和優勢,那么就應該有效地運用好計算機技術,建立高效信息通道,合理地收集整理好內部和外部數據和信息,通過構建模型不斷發現信息數據后面的價值,這樣才可以更好地統一企業各項資源,充分提升企業經營與管理效率,獲得更多的經濟利益。
一、計算機技術在企業經營與管理中的運用情況分析
1.1企業管理者的認知水平決定信息化的程度
企業的計算機技術應用水平衡量體系一般有三個指標:企業各項工作流程由信息化系統、專業軟件等完成的比率;企業相關資源信息化的覆蓋程度;計算機技術對企業收入、產值、利潤的貢獻值。經營管理者如果沒有明確的方針目標,不了解先進的管理理念和方法,自然無法正確完成上述指標的評估。這里也有一個相輔相成的過程,更高的信息化水平可以讓企業管理者更精準的判斷形勢,有效信息越多,眼光更長遠,決策也更接近最優解。
1.2企業信息化的程度同時受限于企業員工能力和企業的整體定位
工具需要人來操控,企業的計算機應用要求員工具有對應能力,自然會增大人工成本,占用生產時間。企業信息化過程本身是一個正反饋過程,提升應用水平則可得到更多正向的評估結果,從而進一步刺激管理者加大信息化的投入,當然評估本身受限于企業計算機技術應用水平。這最終會有一個鈍化的區域,即投入產出的增速放緩。一個初創團隊或一個面對低端市場的企業沒有必要引進龐大的信息化架構。為計算機技術花費多少的資金并引進相關人才并進行培訓等相關活動?企業管理者需要量體裁衣,逼近投入產出黃金分割點。
1.3計算機相關應用提供商的影響
企業采用相關信息系統時往往需要相關系統軟件提供商進行二次開發。如同裁縫的手藝一般,提供商也良莠不齊。決定用戶體驗其關鍵是提供商對經營管理的理解,須知用戶可能本身管理流程就不清晰,也可能對計算機一竅不通,如何完成一個高質量的用戶需求書決定二次開發的成敗;一個優秀的開發團隊本身就應該具備較高的項目管理水平,其內部管理呈現較高計算機技術的應用程度。其二信息產業技術更新換代快,選取何種軟件平臺滿足兼容和升級需求,需要產品提供商為客戶提出合理建議。其三開發人員流動可能性大,企業用戶需要考察提供商的持續履約能力,要求提供商提出如何保證后期維護可靠持續的方案。
二、計算機技術在企業經營和管理過程中的作用
隨著社會整體對計算機應用需求加大和日漸普及,自然推動企業的經營管理對計算機技術的使用程度,企業為滿足外部對接或強化自身競爭實力,也正不斷引入更高級的財務、日常辦公和運營管理統計分析軟件系統。
2.1管理的信息化自動化不斷提升企業管理效率
(1)辦公信息化系統體現企業的管理流程的成熟度,確保每項工作更加規范和合理。把所有流程用計算機語言展現出來同時也在不斷地精簡企業流程,不同工作角色的職責權限更為明晰,做的工作的可回溯可追蹤,計算機自動化手段能夠不斷優化業務操作,也為人力資源提供人員冗余復用的可能。(2)企業運用計算機技術可以更好地提高信息傳遞和查找速率,更方便的進行信息交流和分享。例如搜索引擎系統為企業提供更好更快的信息檢索服務;即時通訊系統讓上傳下達橫向溝通更為迅速,推動辦公管理的自動化,讓企業的辦公更加方便和有效。(3)計算機技術的運用可以更好地打破空間上的限制。更契合國家發展綠色環保經濟的要求。視頻會議技術使得異地辦公、遠程協作更為高效,減少企業的辦公活動受到地理因素的影響,也可以有效地填補傳統辦公模式的缺點。(4)計算機信息化自動化系統的運用可以更好地避免錯誤或者現象。比如工程數據庫管理系統具有的重要功能與特性——版本管理是為滿足不同需求,對同一產品或系統進行局部的改進和改型所產生的產品或系統系列的變更情況進行記錄、跟蹤、維護和控制的過程,解決原來協同開發過程中發生的更新或提交錯誤版本等問題。(5)計算機應用的加密技術、身份識別和權限管理為企業提供好保密和信息安全服務。
2.2幫助企業做好管理和決策
計算機技術在企業管理中更高級的體現,例如SAP系統是一套企業資源管理軟件系統,借助軟件程序為企業定制并創建管理系統,對企業的人力資源、物流運輸、銷售服務、交易支付、產品規格及質量、生產活動、原材料采購、貨物倉儲及庫存管理等全部經營活動與環節,實施監督、分析及管理,能夠為企業管理問題的解決提供參考意見,同時可以為企業發展做出系統規劃,從而促進企業的升級和優化發展。
2.3更好開展企業的經營活動
市場信息處理是市場成敗的關鍵。收集客戶和競爭對手市場數據,做到知己知彼。例如可以通過網絡爬蟲程序根據設定的關鍵字自動抓取目標網站的客戶和競爭對手信息。再對這些信息進行統計分析,總結出客戶的經營情況或行為特征來篩選優質客戶;又或對競爭對手的報價進行分析得出其成本區間和報價策略,研判市場走向,促進企業獲得更多的經濟利潤。計算機技術運用可以提煉自身信息中的經營要素,有效地分析企業的日常經營狀況,更好地監督企業內部的經營情況;或迅速形成價格區間從而更快更好地幫助經營人員做出反應和部署工作;也可以有效地分析企業的采購數據,分析產業鏈條的利潤分布,有利于企業遴選合作伙伴,從而更好地保護企業的最大利益。
2.4促使企業財務管理的信息化建設
財務管理是企業管理中的關鍵要素,財務管理工作也要有效地發揮計算技術,不斷地達到計算化目標;把財務信息和企業數據有機統一起來,從而更好地優化網絡空間和相關數據,也可以促使財務管理工作更加高效。高效的管理技術可以促進企業信息和數據的精準和客觀,幫助管理人員做好科學的決策工作。企業管理層還可以更好地把握企業的經營情況和賬戶狀況,了解企業的資金去向,避免出現資金不安全的現象。
2.4減員增效,不斷強化企業的市場競爭實力
企業運營要開源節流。當下,服務企業越來越傾向于采用AI替代原有人工,采用語音識別技術(ASR)和語音合成技術(TTS)的語音問答機器人已經可以完成客戶導流、下單、通知收貨服務并能將常見問題進行統計反饋。京東的物流機器人不但能在倉庫里完成包裹分揀更能自動派送完成點對點服務。計算機技術在相關生產環節的應用節約大量的時間和勞動力,還能更好地處理各種信息和數據。市場競爭越來越激烈,企業要更好地贏得主動權,那么就要合理地適應好各種信息化技術或者自動化技術不斷生產效果,這樣才可以有效地應對激烈的市場競爭,實現更多的經濟利潤。