序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業檔案管理論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

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建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據，為企業未來發展的方向，提供所需求的資料，為企業管理者提供正確的數據和案例，由此可見檔案管理已是企業各部門組成的重要一環。它是一項政策性、機密性、專業性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業的工作質量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業的窗口，需要掌握新的知識理論技術手段，必須通過組織業務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業素質，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現新特點，就能夠找出一條適合企業文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發展中更加完善。

2文件檔案的實踐經驗

企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術、網絡技術的發展以及全球性的網絡的日益成熟，在計算機中，各行各業迅速發展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業文件檔案系統工作效率高，更多的信息實現了共享，數據準確、規范，使企業工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯網時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網絡的挑戰，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業歷史記錄在網絡時代得以延續，可以保證查全率和查準率，通過網絡服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點，采用計算機和網絡技術建立電子文件歸檔專用系統。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發展文件檔案的技術優勢，為文件檔案提供優質、安全存儲空間，為企業提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。

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1.集中管理模式形態民營企業檔案集中管理模式，則是民營企業在企業內部設立專門的檔案管理機構，對企業自身所產生的檔案進行統一化的管理。集中化的民營企業檔案管理，能夠對企業自身的檔案進行妥善、科學地整理、儲存、調用。因此集中化的民營企業檔案管理具有以下優勢：首先，民營企業內部的檔案管理機構擁有較為集中化的檔案管理權力，使得檔案管理得以統一化的指導，對于保證企業檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環節都能夠順利進行。最后，集中化的檔案管理使得企業可以制定一系列規范化的檔案管理制度，企業檔案能夠在規章制度的約束之下更為順利地進行。

2.分布管理模式形態我國的民營企業中，許多企業都沒有足夠的能力實現集中化的檔案管理，這些企業，可以選擇分布管理模式，企業檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業檔案分級管理，而另一種則是企業檔案分散式管理。企業檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規模民營企業，也能夠適用于單一的小型民營企業。而企業檔案分散式管理，則是民營企業內部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業內部各個部門之間對自身所產生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節省了檔案管理中的諸多環節，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內容劃分為兩種管理模式形態

1.單一管理模式形態民營企業檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業單一管理模式的本質只是對企業檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業，這時候的企業能力有限，還不足以對檔案信息進行開發和大規模的運用。民營企業在創業初期選擇這一種檔案管理模式，能夠將企業對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業檔案完整性的前提之下，為企業節約更多的人力物力，使企業能夠有更多的機會致力于自身的發展。另外，除了創業初期的企業可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業自身的快速發展。

2.綜合管理模式形態企業檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發揮出來，實現民營企業檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環節，并且融入了大量的現代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業能夠通過檔案管理，及時掌握經濟發展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業發展帶來了潛在的動力。企業檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質文件，企業所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業檔案管理中心，聘用專業化的管理者，運用先進的科學技術和管理經驗對其進行管理，實現企業檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態

1.檔案實體管理模式形態企業檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內容必須最為全面，企業發展中所產生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環節中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業檔案的內容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業檔案一旦出現錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業檔案進行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態隨著社會文化與科學技術的發展，社會進入了信息時代，信息的觀念逐漸地進入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業檔案信息資源的重視程度，企業對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進行轉移。在檔案信息資源管理模式之下，企業檔案的內容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進行加工，得到檔案信息資源，并對其進行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質的檔案信息載體，而是需要先進的信息技術和專業化的操作手段。隨著大量的企業加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業檔案信息庫中，企業的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業自身的檔案管理工作，節約檔案管理空間，更有利于實現企業之間的檔案信息資源共享，加快了企業之間的信息交流，形成更為透明化的企業發展環境。在這種檔案管理模式之下，民營企業獲得了更大的發展機遇，得到了更多的參與市場競爭的機會。

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檔案的“完整”指齊全配套，反映項目建設全過程“；準確”是其真實可靠“；系統”是指應保持文件材料之間的有機聯系；“有效”是指歸檔文件應具備合法效力。有了完整、準確、系統、有效的項目檔案，才能為項目建設和維護提供可靠的依據，才能最大限度的發揮項目檔案的作用。確保項目檔案的完整、準確、系統、有效是對檔案實體本身提出的基本要求，也是對項目檔案管理工作最基本、最重要的要求。

二、航天企業固定資產投資項目檔案管理工作的主要特點

1．項目工作“重立項、輕管理”。這一特點集中表現為整個項目團隊將絕大部分精力投入項目批準立項中，缺少對后續管理控制工作，特別是檔案管理工作的重視。沒有根據國家有關法規、行業相關標準等及時制定、修訂自身的管理辦法與規章制度；在管理辦法、管理人員配置、管理設施配備、技術手段引入等方面，缺乏完備的管理體系支撐；在項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發利用等發面，缺乏行之有效的操作指南。這都將成為后續檔案工作開展的重大災難。

2．項目工作“重保密、輕流程”。所謂“重保密、輕流程”是指重視保密工作，輕視流程梳理與優化。作為隸屬國防工業的航天工業，保密工作貫穿航天企業的方方面面，是不可觸碰的高壓線，因此為確保固定資產投資項目工作符合保密工作要求，在原有基礎流程中會加入不少加強信息控制的流程。這些流程的引入在確保保密的同時，無疑增加了處理工序、延長了工作時間，特別是相關文檔資料的運轉時間，有時甚至造成流程迂回、冗長、運轉不暢等方面的問題，增加檔案部門與相關部門的協調難度，容易形成溝通上的困擾，影響項目進程。

3．檔案工作“重環節、輕實體”。航天企業的固定資產投資項目具備項目大、周期長、關系復雜等特點，檔案部門理清相應的工作環節已屬不易，再加上大部門文件檔案都在相關承包單位手中整理和保存，可能直至驗收前期才得見“真容”，因此檔案部門職能對關鍵環節進行重點監察和把握，而對于數量巨大的文件實體只能“心有余而力不足”了。

三、對開展航天企業固定資產投資項目檔案管理工作的幾點建議

1．健全的管理體制，是項目檔案通過驗收的有力保障。（1）建立統一的領導和管理機構。根據“三納入”的要求，在項目立項之初，建設單位就要建立項目檔案工作管理機構，明確有關領導分管項目檔案工作，并要成立項目檔案領導小組，建立健全的項目檔案崗位責任制。項目各門類檔案要實行集中統一管理，檔案人員要與固定資產投資項目管理人員一起，建立項目檔案管理網絡，定期對項目進行登記。（2）堅決履行檔案管理職能。根據“四參加”要求，在項目立項初期，相關職能部門在進行項目申報時，檔案人員就要積極介入，了解項目建議書、可行性研究報告、初步設計及批復，經常與相關職能部門進行溝通，做到在項目立項之初及時掌握項目整體情況；項目進行招標評審時，檔案人員從檔案管理角度對招標方案提出建議，從質量、種類和數量等各方面確保招投標文件符合歸檔要求；在項目合同審查過程中，檔案人員須進行審查會簽，根據最終檔案驗收的要求提出相應條款，使文件歸檔要求在合同條款中得以體現，具有法律效力，為后續文件資料的收集工作打下良好基礎；項目的設備儀器開箱驗收時，檔案人員應與對方單位及相關職能部門進行有效溝通，記錄裝箱文件的種類和數量，及時提出缺失項，開箱驗收單有檔案人員簽字方能生效；單項驗收評審時，檔案人員清查上述幾個階段所提出的文件資料是否補齊，文件資料達到項目檔案驗收標準后才能出具單項驗收評審結論；單項尾款支付時，檔案人員必須出具歸檔資料完整的簽字后，財務部門才能支付尾款。（3）加強檔案人員的項目知識培訓。項目檔案工作既是基礎性的工作，同時又是一項專業性很強的管理工作，檔案人員不僅要熟練檔案管理業務，也要對各個項目做到心中有數，這就需要檔案人員具備扎實的專業知識和豐富的管理經驗，加強項目檔案專兼職管理人員的系統培訓非常重要。

2．完善的規章制度，使項目檔案工作有章可循。（1）制定檔案工作專項計劃。在項目建設（實施）計劃中，要明確提出文件材料的收集和歸檔任務，要制定項目檔案的專項工作計劃，提出文件材料的歸檔要求。（2）建立文件管理制度。在項目建設初期，就要提出項目文件的收集和積累要求，建立項目文件預立卷和歸檔制度，建立項目檔案監督和檢查制度，建立項目檔案的實體管理制度，并要將檔案工作納入項目相關管理制度之中。

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1.理論研究

自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形。可見在經典管理學家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。

2.實踐發展

自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。

二、檔案管理與企業內部控制的相互關系

《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。

1.檔案管理對企業內部控制的作用

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持。可見，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。

2.企業內部控制對檔案管理的影響

企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保證文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔。總之，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。

三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施

企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。

1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設

我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。

2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系

企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據。《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。

3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組

企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。

4.提高人員參與意識，加強團隊合作

檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。最后，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。

四、結語

篇(6)

目前鋼鐵企業檔案管理人員多數不具備企業需求的專業水平、理論素質和文化程度。有很少人員是專業出身，大都是其它崗位或專業不符人員調至人事部門從事相關工作，存在專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理、現代科學知識貧乏等現象，這些情況已不適應新形式下人事部門事業發展。在干部和普通員工檔案管理方面更參差不齊。人事部門檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展缺乏創新和活力。

二、鋼鐵企業干部人事檔案管理對策分析

（一）、加強人事檔案管理宣傳力度

為改變傳統、落后的人事檔案管理思想，必須加大企業干部人事檔案管理工作的宣傳力度，尤其是關于干部人事檔案重要性的宣傳，保證干部人事檔案建立過程中資料的完整性和真實性。加強鋼鐵企業認識檔案管理宣傳力度的過程中，力爭雖有參與人事檔案管理人員都鞥將自己與檔案管理密切聯系起來，確切的認識到人事檔案管理工作的重要性。鋼鐵企業可以通過企業傳媒或會議的形式進行干部人事檔案管理工作重要性的宣傳，將這份關系到干部人革問題的重要性傳給到每個人事檔案管理人員。

（二）、提高信息技術，推動鋼鐵企業建立無紙化干部檔案

在新形勢下，企業調整干部的頻次越來越頻繁，這種情況下需要企業逐步推進干部人事檔案的電子化，只有這樣才能更加高效的查閱擬調整干部的所有材料，更加便捷地為鋼鐵企業班子領導提供擬調整干部的相關材料，使得班子領導做出干部調整和晉升決策更加準確無誤。所以，人事部門要及時的將干部人事檔案利用掃描儀等設備進行掃描和整理，并存入企業內部的檔案數據系統。這樣做不僅能加快干部人事檔案管理信息化和數據化的實現，還能不斷提高企業檔案管理工作的效率。

（三）、創新人事檔案管理方法

不斷學習先進的科學技術并運用到鋼鐵企業干部人事檔案管理中是提高人事檔案管理工作效率的主要方法。鋼鐵企業員工數量龐大，很難再依靠傳統的手工檔案管理，必須將計算機設備和先進的人事檔案管理軟件引入到企業干部人事檔案管理工作中來。企業通過加大人事檔案管理設備的投資和相關管理人員的技術培訓不僅能較大的提高人事檔案管理工作的工作效率，還能降低管理工作中出現的錯誤。人事檔案管理方法的創新能真正改變企業干部人事檔案管理工作的現狀，實現優質、準確、高效的檔案管理。

（四）、提升人事部門員工專業素養

企業干部人事檔案管理工作的提高還有賴于人事檔案管理工作人員個人素養的提升，工作人員的政治素養和專業素養對其工作質量的影響較大。首先，從參與人事檔案管理人員政治素養的角度來看你，具有較高政治素養的工作人員往往也能出色的完成干部人事檔案管理工作。其次，專業素質的提升是提高工作效率和方法的重要條件，所以，企業在招聘人事部門員工時，要有意識的招聘那些專業素質較強，政治覺悟較高的人才，只有這樣，鋼鐵企業在人事工作上才能由被動變主動，不斷創新工作方法，提升工作效率，為企業在干部選拔時準確提供相關人員材料，不斷滿足鋼鐵企業的發展需求。

三、結語

篇(7)

論文關鍵詞：國有企業，管理，創新

 

一．國有企業管理創新的必要性

國有經濟在我國國民經濟發展起著重要的主導性作用，作為國有經濟發展的主要載體和社會主義市場經濟的重要主體，國有企業在我國經濟和社會發展具有舉足輕重的作用。隨著國有企業改革的不斷深入推進，我國國有企業的管理理念和水平都有了質的飛躍，充分發揮了國有企業在促進國民經濟發展中的主力軍作用。另一方面來看，我國國有企業整體市場競爭力不足、效益不高，國有企業改革目標的實現還有很大的一段路要走。究其原因，除了歷史因素外，不難看出當前我國很大一部分國有企業都不同程度地存在著“管理不適應癥”的問題。具體來講，如國有企業在長期運作中所形成的一整套企業管理方式難以得到轉變，未能按照市場經濟的要求進行生產經營和管理，管理粗放化，管理水平低下，效益流失嚴重，無法適應市場經濟條件下對國有企業管理提出的新要求，也大大阻礙了國有企業改革的進一步深入推進及國有企業可持續發展[1]。因此，通過國有企業管理創新工作的推進及深入改善國有企業管理不佳狀況具有重要意義。

其次，隨著民營企業、三資企業等的迅速發展及壯大，新形勢下的市場經濟格局和環境使得國有企業所面臨的生存和發展環境的巨大變化。從需求方面來看，為實現國有企業的穩定和可持續發展，提高自身的市場核心競爭力就必須加大管理創新力度。本質上來講企業管理創新是指對企業管理的理念、方法、模式等進行根本性的、深層次的改變與改善，是培育和形成企業核心競爭力的動力之源和有效途徑。同時通過管理的創新活動，自覺除去各種阻礙企業發展的消極因素現代企業管理論文，帶動和實現企業的體制創新、制度創新、技術創新等，以最大化地實現企業資源的優化配置和整合，有助于國有企業管理水平的提高。從供給方面來看，促進國有企業發展相關政策和精神的出臺，加上現代市場經濟的發展及科學信息技術的進步等在為國有企業提高管理水平帶來壓力的同時，也為國有企業管理創新的開展提供了動力支持、物質基礎和管理方法理念上的支持等。

二．推進國有企業管理創新的對策建議

不難看出，當前我國國有企業管理創新中存在著許多問題，制約了國有企業管理創新工作的有序開展。如受傳統計劃經濟的慣性思維和官本位思想的影響，仍有很大一部分國有企業缺乏創新意識，對于創新的認識只簡單地停留在表面，甚至存在著認識誤區，將管理創新工作看作是可有無，忽視管理創新[2]；管理技術和方法落后，如決策時主要是依靠個人經驗及主觀判斷，管理機制不健全難以適應市場經濟發展的要求；國有企業管理創新整體不平衡；缺乏鼓勵和支持創新的有效機制；缺乏高素質的國際化經營管理人才等等，都一定程度上造成了國有企業創新的不足。在深刻認識當前我國國有企業管理及管理創新中存在不足的基礎上，加大措施全方位、多角度地推進我國國有企業管理創新工作的開展。

（一）管理理念的創新

長期以來，鑒于國有企業在我國經濟發展和社會發展中的重要作用，國家給予國有企業諸多的優惠政策和發展優先權等，這些措施大大促進了國有企業的發展，但另一方面也使得國有企業具有很強的依賴心理和官僚思想，效益觀念差，對于主動進行管理創新以提高企業管理水平和市場競爭力缺乏足夠的認識。觀念是行動的先導，管理創新首先需在理念上進行創新，管理理念的創新是推進國有企業管理創新的前提。具體來講，管理理念的創新包括以下幾個方面：

一是市場經濟條件下，不論是何種類型的企業，只有創造出良好的經濟效益和社會效益，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。國有企業要重塑和增強公平競爭、優勝劣汰的市場法則理念，積極主動提升企業的管理水平，為國有企業的管理創新提供觀念上的支持。通過管理理念的改變和創新，攪動國有企業固步自封、停滯不前的企業氛圍，給國有企業注入新鮮的血液和活力，加速國有企業的新陳代謝，實現企業的可持續發展。要時刻把握時展趨勢積極，樹立起參與國際化大市場競爭的理念，同時立足于國際與國內兩個市場，開闊國有企業管理者的視野和思路。

二是，貫徹落實以人為本的管理理念。國有企業的可持續發展需要全體員工的共同努力和支持，人力資源是推進國有企業管理創新和國有企業持續健康發展中最為關鍵的因素。為進一步發揮人力資源在國有企業管理創新中的積極作用，需改革傳統的人事檔案管理制度，重視和加大現代人力資源管理的投入，做好人力資源管理的長遠戰略規劃。尊重員工的主觀能動性和創造性，利用科學方法深入了解和把握員工的物質需求和精神需求，建立起高效科學的激勵機制，徹底改變平均主義負面思想的影響，調動員工的積極性[3]。另外現代企業管理論文，堅持經濟效益與社會效益相統一的管理理念等核心期刊目錄。

（二）管理創新應立足實際

企業管理創新并沒有統一的模式，但從本質上來講管理有其內存的邏輯和規律，管理自身最本質最基本的因素直接影響到整個管理過程。因此在充分尊重客觀規律的基礎上，要根據不斷變化的形勢進行調整，通過持久、系統的管理創新活動提高國有企業的管理水平。二是，推進國有企業管理創新的過程中要積極融入我國優秀的傳統思想和理念，形成具有中國特色的企業管理模式。第三，國有企業管理創新要根據企業自身特點發展需求，以及市場要求等，選擇適合企業文化特性的管理方式，以形成個性鮮明的管理模式，堅決杜絕單純模仿某一種管理模式情況的出現。要認真分析企業當前的發展狀況及管理過程中存在的深層次問題，尤其大部分國有企業管理現代化水平都有待提高，管理創新工作的推進要緊密結合企業管理的改革工作，統籌規劃，循序漸進，才能真正以管理的創新帶動企業管理水平提高。另外，要制定和明確切實可行的管理創新整體目標和階段性目標，以有效指導管理創新工作的開展。

（三）多管其下營造有利管理創新的良好氛圍

創新主體創新能力的發揮離不開一個鼓勵和支持創新的企業氛圍的支持。只有在這樣的環境下，創新主體，包括企業家、管理者及企業員工等才可能做到思想活躍，積極主動地將創新的思想和理念貫穿于工作的任何環節中。一是國有企業管理領導層要重視和鼓勵管理的創新工作，以身作則，寓管理創新理念于企業的日常經營管理過程中。二是，加大培訓力度，培育員工追求優秀的價值觀和使其具備良好的心智模式，包括健全的心理、優秀的品質及較高的文化素質及合理的能力結構等，激發創新意識理念和創新能力的發揮。三是，實現管理的民主化，培養和形成企業員工的主人翁意識，自覺將個人的成長發展與企業發展緊密結合，提高責任感及對于企業的忠誠度，認識到管理創新對于實現國有企業可持續發展的重要意義，積極主動配合和推進管理創新工作的開展和參與企業的管理[4]。另外，人與人之間交流溝通時所產生的思想碰撞是產生新思想、新觀念及新方法的重要途徑，因此，要改變森嚴的等級制度以建立起寬松方便的溝通環境最大限度地激發創新意識。總之，在企業的長期生產經營實踐中逐漸形成全體員工所認同和認可的企業創新文化和鼓勵支持創新的良好企業氛圍是國有企業管理創新工作有序開展的根本保障。

（四）夯實國有企業內部基礎管理

國有企業管理創新的開展不是毫無基礎的虛無創新，管理創新工作的有效開展除了理念和企業良好氛圍的支持，往往需要基于基礎管理較好的前提下才有可能產生。換句話來講，如果企業缺乏良好的管理基礎，那么企業管理創新工作也難以有效開展。因此針對國有企業當前管理中存在的一些問題，特別是現代企業制度建設滯后，需進一步強化企業內部基礎管理，為向更高水平的管理層次邁進和為管理技術、方法創新等提供保障。一是根據現代企業制度的要求建立完善國有企業的現代法人治理結構，落實股東大會制度，理順企業內部管理關系。二是現代企業管理論文，以信息化發展為基礎，通過流程再造工作，優化和完善組織結構，逐步實現企業組織結構的扁平化及網絡化，改變管理機構臃腫、管理人員過多的狀況，提高企業管理效益及對外界的快速反應能力[5]。三是，完善企業各項管理制度，做好關于基本流程、崗位職責、信息收集等的規定，實現企業管理的制度化和規范化，尤其是崗位責任制度，形成權、責、利相結合的管理格局。

（五）積極推進國有企業管理技術的創新

現代信息技術的發展，使得國有企業在管理技術方面也有了質的突破。管理創新是一項與時俱進的工作，要充分利用現代管理技術手段，不斷地改進國有企業的管理方式[6]。一是，管理的信息化，加強現代信息技術的運用，將電子計算機廣泛應用于企業管理過程中，通過各種數學模型、計算機程序及數據庫等。二是要不斷地總結現有的經驗和教育，在歸納總結中不斷升化企業的管理水平；對于國內外先進的企業管理經驗，要給予積極借鑒和吸收。三是建立健全企業信息系統，實現信息收集、處理的自動化及高效化，及時全面地為企業的經營決策提供豐富有價值的信息和數據支持。四是，選擇合適的信息化管理軟件，并不斷地優化其管理功能，促進企業管理的集約化精細化及信息的共享。

參考文獻：

1．李昶．國有企業管理創新芻議[J]．經營管理者，2010，15，12-13．

2．朱新杰．開拓國有企業管理創新新局面[J]． 新疆師范大學學報（自然科學版），2010，1，22-34．

3．孫麗華，張野．談談國有企業管理創新的途徑[J]．黑龍江科技信息，2009，4，16-17．

4．趙玉蓮，李立宏．淺談國有企業管理創新途徑[J]．商場現代化，2009，4，32．

5．李文國．對國有企業管理創新的途徑探討[J]． 黑龍江科技信息，2008，33，19-20．

6．張國柱．對國有企業管理創新的思考[J]．商業文化（學術版），2009，9，9-11．