時間:2023-08-15 16:53:03
序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇財務需求分析范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
關鍵詞:高校 財務管理 需求
在我國,隨著"教育信息化建設工程"的深入,近幾年來,國內高校為了適應社會與技術的發展,財務部門的信息化建設有了十分迅猛的發展,已經廣泛地應用于學生收費、教學經費管理、科研收支管理以及財務查詢等領域,并且取得很好的效果。目前高校財務管理信息化建設還處于初期階段,現就高校財務管理系統需求進行如下分析:
一、總體目標
(一)實現學校財務管理工作信息化
財務管理以計算機網絡為基礎,以管理系統為依托,將財務有關的賬務處理、工資管理、學生收費管理、固定資產管理、財務信息管理等工作聯成一個整體,使財務的管理過程規范化,信息搜集、處理更迅速、準確。
(二)建立集中統一的基礎數據庫
建立工資、學生收費、固定資產等信息數據庫,實現網絡數據共享,對財務信息數據進行統一管理,為日常的財務管理、領導決策提供可靠的信息技術支撐。
(三)利用現代化的管理技術,保證數據的一致性與完整性
利用現代化的計算機網絡通訊技術,合理運用數據庫管理技術,提高數據處理的及時性,保證數據使用的準確性,實現一次性錄入,可以多次使用和共享,保證數據的一致性和完整性。
(四)有良好的可靠性,可維護性
財務管理系統應該具有良好的容錯能力,必須有強烈的抵御外界干擾能力。同時在總體分析設計的基礎上,根據業務發展的需要可以比較容易地修改與擴充功能。
(五)系統易學習,易操作
系統應具有良好的人機界面、操作方便易學,不僅財務專業人員能夠輕易掌握使用,非專業人員通過系統附帶的簡單使用說明即可掌握使用。
二、功能需求
(一)學院的組織結構和財務數據流
財務管理系統與普通財務軟件的很大不同在于財務管理的集成化。這種集成化不僅體現在財務系統內部之間,而且還要保證財務管理與供應鏈中的其他系統緊密結合。大部分高校的機構設置相同,是一個金字塔型的結構:金字塔的最高層是高校的最高管理者;中間層是高校的職能機構,用于對學院的日常事務的管理,如人事處、財務處、教務處、學生處等;第三層是教學部門,由二級學院和系部構成,主要任務是執行教學活動。
根據學校的業務流程和管理形式,信息流大致有兩類:第一類是教學數據信息流,包括教師信息,學生個人信息,學生課程學分信息,學生費用信息等;第二類是高校的管理信息流,包括人事組織信息,財務信息,項目經費的支出等信息,高校的各種政策信息等。
這兩類信息流是隨著學院的業務流程和管理模式產生的,綜合整個學院的信息流,不難分析出這兩類信息的發生是伴隨著學生入學,以及學生接受教育過程而產生的,信息數據主要包括學生的學雜費、職工的工資獎金、設備購置費等等,信息的傳遞是靠手中的各種單據,最后各種信息通過報表的形式匯聚到學院的職能部門,最后數據的匯集地是財務部門。
(二)財務管理系統的主要業務
財務管理系統的核心作用是為學院財務管理、學生繳費管理、員工工資管理等提供有力的系統支持。因此,學院的財務管理系統不僅僅局限于傳統意義上的財務資金管理,而是根據與核心財務業務的密切程度,將資金預算與支出管理、學生學費與繳費管理、教職工工資與工作量管理以及資金經費項目管理等功能都集成在一起。同時,財務綜合管理系統與學院其他系統如學生管理系統、教務管理系統等都有數據的交互。在本系統中,根據用戶的角色,可以處理多種財務業務信息,例如系統設置、資金項目管理、學生收費管理、教職工管理、財務信息查詢等。
(三)功能需求說明
根據上述用戶操作流程的分析,可知系統主要的功能需求有:資金項目管理、教職工管理、學生繳費管理、財務信息查詢等。
1、資金項目管理
財務管理不是傳統意義上的會計電算化業務處理,主要是在現有高校財務管理軟件的基礎上,提取、歸集、相關數據、報表等,為領導決策提供準確、及時的財務信息。通過部門指標控制和管理以實現學院的分級財務管理。
資金項目的范圍管理,是指對不同來源的資金項目、科研課題經費可報銷內容的管理。范圍管理是作好資金管理的基礎。以學院發展建設經費、人員經費、教學經費、科研經費、后勤運行經費等幾項主要的資金項目為例,不同的經費項目允許報銷的內容是不同的。
2、教職工管理
學院教職工的工資管理主要包括工資管理和工作量結算管理兩部分業務。
為了體現按勞分配、優勞優酬、多勞多得的基本原則,根據教職工的職稱、崗位、績效等項目,工資的各項數額劃分不同的等級。教職工崗位、職稱數據通過人事管理系統獲得。
工作量結算管理主要是對教職工的工作進行量化評估,對教職工工作量津貼的結算也是按照教職工的職稱、崗位劃分不同的標準,按照完成工作量的數量,乘以每個工作量的津貼數給付工作量津貼,作為對教職工工作的報酬。學院教職工工作量主要包括教學工作量、科研工作量、非教學工作人員工作量等,這部分數據直接從現有的科研管理系統、人事管理系統、教務管理系統提取,來自于教務管理的排課、課程調整、論文指導、論文評審等環節,人事管理環節,科研項目申報審批環節。
3、學生繳費管理
學生的繳費管理主要由每學年開學時收取的學費和其它收費項目構成。
不同學歷、專業、學制學生有不同的收費標準,學費的標準主要根據學生所在級、層次、專業、師范生標志來確定的。學生的所在年級不同,可能收費標準不同,學生的層次和專業不同,收費標準也可能不同,這部分數據來自于教務管理系統中的學生注冊和選課模塊,根據學生用戶的學籍信息生成收費項目。此外,學生在校期間還會有額外的收費項目,例如超額用電部分的電費扣繳、住宿費等。
三、數據需求
用戶的需求具體體現在各種信息的提供、保存、更新和查詢。這就要求數據庫結構能充分滿足各種信息的輸入和輸出。收集、整理基本數據、數據結構以及數據處理的流程,組成一份詳盡的數據字典,為后面的具體設計打下基礎。
四、性能需求
(一)穩定性要求
由于財務管理系統數據流量大,特別是用戶查詢并發操作頻繁。因此,需要穩定性來確保系統的可靠性,要求系統在出現故障,例如網絡異常等情況時要有相當的處理機制和恢復機制,從而提高系統的實用性。
(二)安全性要求
系統在實現時必須進行信息資源的有效保護,針對不同的應用需求,采取不同強度的安全保密方式,在必要時才去數據加密存儲/傳輸、數字簽名、身份認證和存取控制;在網絡層面上采用軟硬件的防火墻、日志服務器、入侵監測系統以及安全管理制度,建立防病毒、防攻擊的系統安全體系。
(三)易用性要求
考慮到校園網內大部分的非專業用戶,系統要提供層次清晰、友好的功能界面,提高平臺的可操作性和人機交互功能,方便用戶的使用。
(四)系統高度的開放性和擴充性
平臺應提供各種必要的標準接口,以便學校可根據需要隨時增加功能,使系統可隨著學校的需求擴展進行相應的軟件的配套升級;在系統容量上系統應該具備良好的擴充性,應對隨時增長的用戶規模。
課題來源:cwzx201143
參考文獻:
[1] 史庭俊 朱建明 馬建峰,網絡系統安全和容錯模型的建立及分析[J] 計算機工程與應用,2002,14:19-20
關鍵詞:物流系統;UML;Visio
中圖法分類號:TP311 文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2011)22-5376-02
The Analysis and Design of the Logistics System Based on UML
WANG Ling, HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: In the Systems Development Life Cycle, requirement analysis is the foundation of the software development, the and function design is the key, determine the success of the software development. This article adapts the modeling tools of Visio 2007, and combines the UML(Unified Modeling Language) theory to complete the functional analysis and design of logistics system using case diagram, class diagram, state chart and sequence diagram, which provide the solid foundation for the following system realization.
Key words: logistics system; UML; visio
1 概述
隨著企業的發展、企業的規模越來越大、業務越來越多,物流企業管理的很多問題也會隨之而來,例如信息溝通不暢,業務處理效率低,項目管理混亂等。這些問題的出現直接影響了企業的進一步發展。解決這個問題的途徑是建立企業物流管理系統,實現企業的信息化,從而提高公司的整體管理水平和運作效率。UML不僅支持面向對象的分析與設計,還支持從需求分析開始的軟件開發的全過程。本文將利用UML對物業服務系統建模。
2 UML建模語言
UML(Unified Modeling Language,統一建模語言)是一種標準化的圖形建模語言,它是面向對象分析與設計的一種標準表示。由視圖(views)、圖(Diagrams)、模型元素(Model elements)和通用機制(general mechanism)等幾個部分構成。在軟件開發建模的各個階段,UML發揮了重要作用,常應用在信息系統、技術系統、嵌入式系統等的開發建模過程[1]。
使用UML進行系統的分析與設計主要是在需求分析階段根據用戶需要實現的功能畫用例圖,在根據功能實現的步驟畫活動圖;在設計階段進行類分析,繪制類圖,并對每個用例從類的交互概念上面繪制順序圖或者協作圖,并根據類的使用情況設計內外部接、數據庫等方面。
3 Microsoft Visio建模工具
UML常見的一種設計工具是Microsoft Visio。Visio解決方案通常將模擬現實世界的 Visio 形狀與解決具體圖形問題的 Visio 程序相結合。Visio 程序可以創建圖形、分析圖形、在圖形與外部數據源之間傳遞信息或識別應用程序中發生的事件。
使用Visio 2007與UML相結合可以從不同的視角為系統的架構建模,形成系統的不同視圖,主要包括:用例視圖(use case view),強調從用戶的角度看到的或需要的系統功能;邏輯視圖(logical view),展現系統的靜態或結構組成及特征;開發視圖(concurrent view),體現了系統的動態或行為特征;組件視圖(component view),體現了系統實現的結構和行為特征;展開視圖(deployment view),體現了系統實現環境的結構和行為特征[2]。
4 物流系統需求分析
傳統的需求分析采用功能分解的方式描繪整個系統的組成,雖然分解了功能模塊,但缺少參與者與系統的交互行為,同時設計與需求容易混淆,在系統功能之間關聯要用其他文檔描述,分割了系統功能所在應用環境,基于UML的需求分析能夠較好的解決這些問題[3]。
4.1 總體功能描述
通過市場調查為本系統設計的相關功能模塊有:用戶管理、運力管理、承運任務管理、財務管理、公告管理、信息查詢、輔助功能等,其中用戶管理包括對用戶信息的添加、刪除、修改和密碼找回,以及對用戶權限的分配和驗證;運力管理主要包括對車輛信息的管理和對駕駛員信息的管理;承運任務管理主要包括承運單信息管理、貨物信息管理、客戶信息管理;財務管理主要包括對財務信息的管理和成本核算;公告管理主要是對企業公告信息的添加、刪除、修改等功能;而且根據物流管理系統的業務需要設計部分輔助功能,如車牌所屬地的查詢和國道信息的查詢等。
4.2用例分析
1)分析系統的角色(參與者)
使用用例來分析系統,首先需要確定的是系統的角色,即參與者。參與者是代表與系統交互的人、硬件設備或另一系統[4]。參與者并不是軟件系統的組成部分,它存在于系統的外部。經過對物業服務公司日常主要業務的分析,可得出此系統的基本使用者主要有四類:管理員,承運業務員,調度員,財務人員。他們參與以上模塊中一種或多種工作活動。
A.管理員:主要負責對客戶信息、貨物信息、承運任務、車輛信息、駕駛員信息、成本核算、公告信息、用戶信息進行相關的管理。負責全局統籌與監測。
B.承運業務員:主要負責對客戶信息、貨物信息、承運任務進行相關的管理。例如添加、更新相關的客戶信息、貨物信息;刪除存在但已經用不到的客戶信息、貨物信息、承運任務信息等。
C.調度員職責:主要負責對車輛信息、駕駛員信息進行相關的管理。例如添加、更新相關的車輛信息、駕駛員信息;刪除存在但已經用不到的車輛信息、駕駛員信息等。
D.財務人員:主要負責對財務信息、成本核算的管理。財務人員主要對訂單的成本、利潤、以及運費等與財務有關的信息進行記錄和保存,方便進行財務核算。
2)分析系統用例
用例是用來規定系統或部分系統的行為,它描述系統所執行的動作序列集,并為執行者產生一個可供觀察的結果。根據以上對物流系統的總體功能描述,以及系統的角色分析,可將此物流系統劃分為以下幾個功能模塊:
A.用戶管理:此模塊主要負責用戶的注冊、找回密碼、用戶的添加。通過添加不同角色的用戶來實現用戶權限的管理。
B.運力管理:此模塊主要負責車輛信息管理和駕駛員信息管理。主要操作有:對車輛信息、駕駛員信息進行添加、修改、查詢、刪除。
C.承運任務管理:此模塊主要有承運業務員對貨物信息、客戶信息進行添加、修改、查詢和刪除的操作。通過此模塊業務員可以對承運單進行相應的處理。
D.財務管理:主要負責財務信息管理和成本核算。
4.3 繪制活動圖
下面以系統的承運業務為例,通過繪制活動圖來分析承運業務的流程。物流管理信息的業務流程是客戶有托運需求,承運業務員在與客戶的溝通中開出訂單,此訂單分為承運單和貨物信息兩方面,承運單中記錄貨物的收況,貨物信息則記錄貨物的詳細信息;此后調度員查詢車輛信息,為此訂單分配車輛,并對此車輛信息進行跟蹤管理;財務人員則對此訂單的成本進行核算,并與利潤和運費等信息一起存儲,以方便企業的財務核算。在此基礎上業務員還要對客戶信息進行記錄,以加強溝通,方便企業業務的拓展。
5 物流服務系統設計
順序圖(序列圖)用于捕獲系統運行中對象之間有順序的交互,強調的是消息交互的時間順序,描述了對象實現全部或部分系統功能的行為模型。順序圖由生命線和消息組成。
序列圖從時間的角度描述了用戶使用系統的全過程,及進行操作過程的先后順序。經過對系統的分析得出系統有五類用戶,普通用戶沒有管理權限,車輛調度員完成對車輛和駕駛員信息的管理,承運業務員完成對承運單、貨物信息和客戶信息的管理,財務人員完成對財務信息的管理,管理員可以對所有信息進行管理。為了保證信息的安全性,對每類用戶分別設計頁面以實現對自己相應模塊的信息管理。
下面用序列圖的方式來說明部分用戶實現系統功能的行為模型。此圖用來詳細說明部分用戶對系統操作的順序。如圖2所示。
6 結束語
本文通過使用UML建模語言展開對物流管理系統的分析與設計,首先對系統從總體上進行分析,接下來通過繪制用例圖、活動圖進行需求分析,通過繪制類圖和順序圖進行設計,從而完成系統的分析與設計過程,為物流管理系統程序的具體實現打下了堅實的基礎。
參考文獻:
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[關鍵詞]項目概念階段;管理理論;實踐應用;研究
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.170
[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)12-0-02
1 企業工程項目概念階段管理的必要性與可行性
1.1 企業工程項目概念階段管理的必要性
第一,解決工程項目管理實際問題的需要。企業工程項目概念階段管理有助于企業進一步改善對投資機會的把握、有效降低項目的風險等級、提升項目的投資收益能力。第二,企業自身發展的需要。市場的全球化發展要求企業必須充分尊重和遵循科學規律來管理、發展、壯大自身實力。第三,企業應對外部競爭的需要。企業為改善自身產品的內在質量和外在形象,對自身的流程再造、方法改進、設備更新等都須依靠技改項目對企業進行大規模的“手術”,而項目概念階段的科學管理對項目整個周期的全面管理是至關重要的。第四,企業工程建設項目的科學化和規范化管理的需要。加強企業工程建設項目概念階段的科學管理有利于提升企業科學管理的整體水平。
1.2 企業工程項目概念階段管理的可行性
第一,企業技改工程建設項目的大型、復雜、一次性活動、周期長、容量大、環節多等特點,特別適用也更能顯示出項目管理技術應用的優越性。第二,應用項目管理技術對企業工程項目概念階段進行管理更能有效控制項目的質量、進度和費用等關鍵因素,是非常可行的。
2 企業工程建設項目概念階段科學管理的基本步驟
2.1 需求識別
需求識別具體包括以下4方面的內容。
2.1.1 需求收集
2.1.2 需求識別
需求識別是對分類需求進行識別,最后形成與項目有關的確定需求。對項目的需求識別方法有許多,本文采用需求分析表(如表2)的方法對所有收集來的需求打分。
通過填寫需求分析表,按項目需求識別邏輯關系,依據需求分析表打出的分值來判定每一項需求是否為項目有關的確定需求,并在需求收集與識別表中填寫“需求列表”項(列)。
2.1.3 關鍵需求
關鍵需求在確定需求明確后,采用集體討論或廣發問卷的方法認定。認定后,將其序號填入項目需求收集與識別表的“關鍵需求”項。次要關鍵需求和關聯需求通過同類方法確定。
2.1.4 需求建議書
項目的需求建議書通過描述需求收集與識別過程來編制,最終提出項目關鍵需求和建議書結論,同時提出需求分析建議。單一性項目也可不提供需求建議書。
2.2 項目構思
項目構思即按項目關鍵需求編制項目總體方案,可委托專業咨詢單位完成。構思步驟如下:根據年產量確定流量規模―關注土地、總投資等約束―擬制流程和布局,適當考慮新技術和設備―關注建筑的安全距離―就近布置動力、能源等輔助設施―確定建筑主體參數―考慮建筑的協調感、美化需求等因素―考慮消防、環保等要求―補充、完善未明確的外延和內涵―多構思方案的討論、篩選―方案總體定型、確認―提出成本組成、資金籌措和調配方案―資源約束條件和風險識別及其化解預案―運營預期的經濟效益―運營預期的社會效益―項目實施與管理的基本關注要素。
構思完成后,以文字描述結合圖形的方式提交構思總體方案,包含設備表、投資表、經濟預期、總體進度等。
2.3 可行性論證
主要論證項目的技術先進性與適用性、經濟合理性與贏利性、實施的可能性與風險。基本步驟有以下幾點。
2.3.1 能力測算及選型
確定生產規模,依據工作制度、分班制度、保養制度計算設備綜合利用系數等,形成設備或裝置的初步選型。
2.3.2 建設場地論證
項目布局應結合項目用地、內外部現有設施、人流和物流等情況,考慮資源流動最短、盤活現有資源、協調周邊環境、足夠的安全距離等因素。
2.3.3 財務評價
第一,評價依據。財務評價的依據為最新的《建設項目經濟評價方法與參數》、國家現行財稅制度、建設方實際財務數據等。
第二,基礎數據的確定。(1)生產規模及產品方案:產品綱領包括所有產品的類型與名稱,評價時長包含建設期和達產期。(2)項目計算期及生產計劃安排:明確項目計算期年限,包括建設期年限、建設與生產的關系、何時達到設計能力、運營期為多少年等。(3)資金使用計劃:根據設定的項目實施進度計劃,提出項目建設投資擬安排在幾年內全部完成建設和調試、逐年的資金投入比例,并形成資金使用計劃與籌措表。(4)流動資金:依據行業及地方對流動資金的估算要求,按實估算項目流動資金,可采用分項詳細估算法等,并明確流動資金的來源。(5)利用原有固定資產和流動資金情況,對利用情況和數量進行說明。(6)盈余公積金:明確提取方法與提取比例。(7)評價參數:產品生產融資前的稅前財務基準收益率。
第三,營業收入與成本費用估算。(1)總成本測算:提出外購原材料、主要材料、燃料及動力、工資、折舊、修理費及其他費用等的數據,說明數據來源的方法及參照依據、預期等,形成項目的總成本費用估算。(2)營業收入、稅金、利潤測算:對單位產品的銷售價格、稅金、利潤測算,結合產品綱領形成總利潤額,并提出各項數據的測算原則和依據。
第四,財務分析。(1)盈利能力分析:計算指標包括增量投資、全部投資。提出財務評價指標表現出的具體意見,增量投資及全部投資的財務內部收益率與基準收益率的對比情況表明項目的盈利能力情況;財務凈現值對比情況表明項目盈利能力情況;項目投資回收期與基準投資回收期對比情況表明投資回收能力情況。需附項目投資財務現金流量表(增量投資、全部投資)等。(2)償債能力-資產負債分析:編制資產負債表,明確新項目投產時資產負債率、流動比率、速動比率等,提出項目投產后各年上述指標變化情況,明確表明項目的償債能力及快速償債能力情況。(3)財務生存能力分析:編制項目財務計劃現金流量表,得出計算期內的投資、融資和經營活動所產生的各項現金流入和流出,計算凈現金流量和累計盈余,提出計算期內各年資金平衡和盈余情況,表明項目凈現金流量是否可維持正常運營和實現財務可持續性的情況。
第五,不確定性分析,包括盈虧平衡分析和敏感性分析。
(1)盈虧平衡分析的(以生產能力利用率表示)盈虧平衡點BEP(%)公式為:年固定成本/(年營業收入-年可變成本-年營業稅金及附加)*100%=A%。即當生產負荷超過A%時,本項目可以盈利。(2)敏感性分析分別就產品價格、經營成本、建設投資和產品產量等因素,對項目全部投資稅前財務內部收益率的單敏感性分析,形成敏感性分析表和敏感度系數分析表。分析提出各因素變化對項目投資稅前財務內部收益率的影響程度,并將變化因素按敏感程度排序;提出這些因素在一定變化范圍內,所有稅前財務內部收益率指標與基準收益率對比情況,明確表明項目總體風險情況。
第六,財務評價結論。通過對財務分析、不確定性分析的結果,從財務角度明確表明項目的盈利能力、清償能力和抗風險能力、財務效益情況。最終說明項目在財務上的可行性。
2.3.4 社會影響分析與評價
實施項目對企業核心競爭力、經濟效益的影響,實施項目對社會效益的影響、符合國家和地方的政策情況,特別是資源、環境、安全等方面。
2.4 提出項目建議書
內容包括:建設的可能性與必要性、市場分析、選址、建設條件、建設方案、節能、環保、消防、安全、衛生、實施方案、投資估算、經濟分析與評價、社會影響分析與評價等。
3 企業工程項目概念階段管理的實施保障
3.1 制度保障
規范的程序、嚴格的管理,是工程建設項目管理上水平、上臺階的重要保證。項目的管理制度必須在概念階段或之前完成建立。
3.2 建立流程化的信息化平臺
建立包括客戶、項目、報價、合同、回款、售后、費用、日程、公告、知識庫、備忘錄、個性網址、郵件、圖表統計、自動提醒、團隊管理等功能模塊的信息平臺,對項目管理具有較強的管理和重要的指導作用。
3.3 組織全面、正確的項目需求識別
項目需求識別的過程按邏輯關系的先后分為3個步驟(過程),即項目需求的收集、項目需求的識別、擬制項目需求建議書。把握好項目的需求,以項目的關鍵需求為重點展開,考慮如投資、環境、約束、成本、技術和基本風險等相關因素形成總體方案的構思。
3.4 確實抓好項目的可行性論證工作
技術分析論證是否確實落實并滿足項目需求;投資分析論證是否贏利;風險評估識別風險和化解方法。
3.5 提高項目投資估算的準確性
一是要盡可能識別項目的需求,二是要盡可能細化項目方案,三是要提高項目方案的論證水平,四是適當考慮市場因素對投資的影響。
3.6 加強企業的項目管理培訓工作
項目管理培訓應納入到企業正常的管理培訓中,注重項目的全過程培訓,必須在概念階段或之前完成。
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關鍵詞:用戶視角;財務信息化;問題研究
中圖分類號:TP311 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2017)14-0011-02
隨著信息化技術的發展和給人們帶來的便利,現在企業許多管理業務都滲入信息化管理,其中財務管理也積極實施了會計電算化或者ERP,不斷完善財務信息化,使得財務管理水平和提供服務質量得以提高。
1財務信息化的內涵
財務信息化,最早起源于美國企業里運用計算機輔助財務人員的設計思想,后來相繼出現了會計電算化、MRPII等,后來美國Gartner公司在《ERP:下一代MRPII的遠景設想》中首次提出“ERP”,這種面向企業流程的信息化資源管理模式產生巨大影響,許多跨國公司紛紛上馬ERP項目,使得財務信息化融入到企業財務管理,實現企業所需求的管理。
財務信息化就是利用先進的信息技術和現代化的管理手段,以會計信息系統為基礎,將資金流、物流、信息流集成,對其全過程實施信息化,借助網絡平臺實行財務核算、分析、控制、決策和監督等功能,從而提高財務管理水平和能力,為企業管理信息化提供支撐。財務信息化不單是會計電算化,它是一項系統工程,需要從企業的頂層設計和不同用戶的需求出發,統一規劃、統一標準,實現數據共享與開放,將財務管理信息化納入企業的信息化建設整體工程中,從單位內外需求出發,構建功能,實施其建設和應用。
2基于用戶視角的財務信息化現狀分析
2.1什么是基于用戶視角的信息化
信息化建設與應用離不開用戶的參與,沒有用戶的信息化就不是信息化,因此實施財務信息化必須從財務內外用戶的需求和思維出發,統籌實施信息化。也就是既要為企業內部財務人員提供良好的辦公應用平臺,又要為非財務人員提供有效的財務信息,充分體現的財務信息的價值。
基于用戶視角就是為了適應用戶類型、信息需求的多樣化,從各類用戶的角度去分析問題、解決問題,轉換角色,滿足不同需求,尋求融合點和差異性,提供最優質信息化服務。
2.2現行企業財務信息化應用現狀分析
財務信息化隨著信息技術的應用已融入到企業財務管理,也得到財務管理人員的擁護和支持,帶來了許多優質的服務。通過企業調研,在信息化應用中各用戶信息化應用水平得以有效提高,隨著企業整體信息化的推進中暴露出功能單一、標準不一、數據獨立等問題,制約著信息化的建設和應用。主要問題如下:
1)“財務信息化亦是會計電算化”觀念依舊存在
由于財務人員和管理者對財務知識熟悉,而對信息化認識和理解層次不一,單一的從財務人員覺度出發,認為“財務信息化就是會計電算化”,只要本單位財務部門擁有可以在電腦上記賬的財務核算軟件就行,對于非財務人員、企業其他部門對財務相關信息的需求就不在考慮,由財務人員根據專業知識自行解決。
這樣使得企業采取購買的用友、金蝶等財務軟件實現了會計記賬電算化,有些也引入了ERP,但由于財務信息化專業人員匱乏,作用發揮不足。沒有從單位的頂層去思考問題,沒有從財務內外人員的需求去應用財務信息化,因此普遍還是會計電算化,沒有真正意義的財務信息化,不能理解什么是財務信息化。
2)功能單一,不能滿足多用戶多需求
許多企業的財務信息化局限于財務工作的電算化,只能滿足財務人員的需求和使用,實現會計電子記賬、查詢、統計,得到財務人員的積極支持與參與。
在實際工作中,一個企業內外部不同程度的對財務信息提出了許多需求,需要財務部門提供更多的務信息,從而實施有關決策。在這樣情況下,許多財務系統數據只能由財務部門人員整理、分析、匯總后提供,不能讓授權用戶根據各自需求借助信息網絡查詢有關財務信息,一定程度上增加了工作量、降低了時效性。財務信息不能適應各類用戶需求,致使財務信息化還局限于內部,沒有擴展性,沒有實現真正的財務信息化。
3)財務信息化建設和應用缺乏頂層設計、統籌規劃,各自為政
很多企業都在建立或擴展財務信息化,投入大量人、財、物,基本實現了財務核算信息化、業務流程信息化、查詢信息化,一定程度上推動了信息化進程。但從建設和使用中來看.由于財務部門缺乏信息化專業人員的指導和參與,只有外購軟件功能,今天需求什么就買什么,沒有統一的標準,各系統數據不銜接,信息化是分散的、缺乏整體性,使得重建設輕規劃、重購買輕開發,財務信息化凌亂,出現好幾個系統同時運行,效率低下。
4)財務信息化基礎數據標準不一,數據共享和開放性差
國家有關部門先后出臺了中國財務軟件數據接口標準98001號、會計電算化工作規范等財務數據標準,對于財務軟件的開發與應用起到了規范作用,從會計核算上講現行的財務軟件在財務專業上基本實現了統一標準。但在企業內部對職工個人信息、往來款項單位、部門信息、輔助賬等沒有統一標準,各自為政,許多財務系統與人事系統、供應鏈系統、財務物資等相分離,不能實現統籌。即使現在的ERP應用雖然統一了企業管理,但往往被動接受軟件開發商的制約,不能適應事業發展需求,財務信息化的效用發揮不理想。
比如:人員的編號、部門的編號等(當時只考慮3位,沒有考慮4位),財務部門自行編制,沒有實現一個單位統一規劃,統一標準,使得數據的格式、采集方式等不一,財務數據與其他業務數據不能實現共享,需要重新分析、整理,使得工作量加重、資源冗余。許多單位由于對財務軟件系統缺乏系統的認識,在做基礎數據時沒有標準可循,結果是為了用而建立,無前瞻性,沒有考慮數據的可展性、可修改性、可維護性,導致只要改正數據,就要重新設計、研發系統,投資巨大、浪費嚴重,數據的不繼承性,使得財務信息化推動不力,制約財務信息化發展。
5)缺乏信息安全防范,存在數據安全隱患
由于財務部門人員基本都是財務相關專業畢業,缺乏信息化管理和網絡安全管理的專業人員,財務系統的管理依賴于外部單位或者其他信息管理中心,使得財務信息安全防范處于被動局面。有些企業為了適應用戶的需求,不同程度的實現了網絡財務信息查詢與處理,這給財務數據的安全和保密帶來了安全隱患。為了防止信息外泄,只能財務管理共享其數據,不能其他用戶開放使用。
6)財務管理體制不規范,制約信息化建設進程。
實施財務信息化,必須有科學、規范的系列財務管理。不管是自行研發、外購,都需要企業管理規范,由于信息化是對工作業務流程的再造,如果管理體制不健全,只能實現簡單電子記賬,信息化建設不能有效啟動和實施。
7)財務信息化專業人才缺乏,人才隊伍建設不健全
企業要進行信息化建設和應用,必須有專業技術人才支撐。現在財務管理人才濟濟,對財務業務熟練,但對信息化的理解只能是道聽途說,在對業務流程再造中缺乏信息化專業角度思考,使得信息需求分析不準,不能適應不同用戶需求。某種程度上,現在許多企業重視財務人員,大量引進、培養會計、財務高級管理人員,而對具有數據采集、數據挖掘、系統分析、系統維護等能力的財務信息化人才培養和引進不夠。普遍認為信息化人才只要會研發軟件、維護軟件就行,對于既懂財務又懂信息化的復合人才培養、重視力度不夠,制約信息化建設。
3統籌規劃,面向多用戶需求,推進財務信息化建設
隨著社會各項事業的發展,各單位開始重視財務信息化建設和管理,紛紛投人人、財、物建設信息化,對存在的問題進行分析、研究,做好頂層設計,按照系統工程的原理和方法,從多用戶角度出發,統籌規劃,合理布局,有序推行財務信息化。
3.1觀念更新,科學管理,拓展內涵
要解決好信息化建設所存在的問題,首先要從觀念上更新,財務信息化不再是簡單、傳統意義上的會計電算化,不單是為了解決財務管理、財務人員工作電子化的問題。是一項系統工程,需科學規劃,從企業內外用戶需求出發倒逼信息化建設。企業領導層、財務人員、其他用戶都要從思想上重視財務信息化,在工作業務中支持,做好用戶需求分析和數據采集,完善工作業務信息化流程再造,積極參與、配合信息化建設。
3.2做好面向多用戶視角需求分析
信息化是面向用戶服務的,做好需求分析調研至關重,不能急于求成,盲目使用幾套系統就可以了。財務信息化建設離不開用戶需求,除了滿足財務人員的需求外,也應滿足非財務人員的需求,使得財務不單是會計信息化,而是有關的事務需求信息化。比如:各種方式的資金網絡平臺和查詢(網銀、代扣、現金、第三方支付平臺)、報賬信息的查詢、工資薪酬的查詢、產品成本的分析與控制等。
需求調研需要按分工、需求人員進行整理、匯總,并且在整個信息化建設中不能終止,伴隨信息化的建設進程。按需分類、收集信息資料,采取E-R、用例驅動等分析法做好需求分析,要從財務人員角色和非財務人員角色出發分析,需求財務專業信息與非專業信息的融合點。
3.3統籌規劃、突出重點、分步實施
財務信息化是項系統工程,而不是簡單的開發、購買幾個財務軟件就可以實現的,作為財務部門必須從企業信息化的整體布局,綜合考慮,要將其納入企業信息化中的一個重要組成,更好的為各級、各類用戶提供所需求的財務信息,使之工作效率和服務質量體驗最好體現。
同時在實施財務管理信息化工程中,需從企業整體工作出發,有重點、有步驟的實現會計信息化、物資供應信息化,在逐步實現信息查詢系統化、統計分析等等,為各類用戶提供所需要的財務信息。
3.4統一數據標準,實現數據共享和可擴展性
數據是信息化建設和應用的關鍵,沒有數據就沒有信息化,沒有數據標準的信息化是混亂的,最終導致數據冗余、工作任務加重,各類用戶抵制信息化的建設和應用。
1)首要遵循國家出臺的有關財務軟件的功能規范、數據標準,從財務專業管理上規范財務核算,不能違反國家政策法規。
2)要對企業內部基礎數據從實際需求出發,結合有關行業標準,規范本單位數據標準,同時注意數據的可擴展性和可使用性。比如人員編號:要設置幾位編碼、編碼規則是什么、是否便于記憶、要與人事部門相統一,方便人員的流動性。
3)統計數據導人、導出標準及格式,主要采取EXCEL、TXT等,方便數據的二次處理和分析。
4)數據類型設置盡量采取單一模式,文本或者抵蹈袷劍其他格式盡量少使用。
3.5建立統一認證,注重系統安全,核心數據與網絡相分離的查詢機制
財務信息不在單一為財務人員提供服務,需要為非財務人員提供服務,需要按照他們的需求轉換專業財務術語,提供可識別的財務信息。可以采取統一認證體系(CA)等,防止非法用戶竊取財務數據。所以在財務內部可以采取物理隔絕方式,財務核算數據只限財務人員使用,非財務人員可以采取定期數據共享上傳。也就是財務內部數據服務器與對外數據數據器相分離。
3.6加強財務信息化人才培養
財務信息化的建設和應用離不開專業人才的支撐,企業應加強既懂財務又懂信息化的人才培養。可從信息化專業人才中選取一批進行財務知識培養,為財務信息化的建設、應用、維護提供強有力的支持。
摘 要:一個理想的財務管理信息系統設計前提是充分調研目標企業整個運作的全部流程,了解日常業務操作需求、目標企業的文化特色及特殊流程業務。除了業務方面的需求以外,還有財務管理信息系統的功能方面的需求需分析清楚。本章以L公司作為調研對象,做業務需求、功能需求和安全需求分析,為財務管理信息系統的設計與實現做準備工作。
關鍵詞:中小企業;財務信息化;需求設計
一、業務需求分析
中小型企業與大型企業相比較,安置勞動人數較多,投資彈性和就業容量明顯高于大型企業。但尤其小型企業的管理制度不規范,缺乏強制性,加之受人為因素影響,企業在管理上層層受阻。
目標公司L是一家制作乳制品的中小型企業,屬于快速消費品行業。L公司具有中小型企業的特點,管理不規范,制度條例受人為因素影響,執行力度不強,管理層與業務層溝通理解存在差異。L公司從生產到銷售的業務流程比較長,中間缺少控制監管的點。結合財務管理理論知識和L公司現有模式的業務操作,得到以下調研結果。
(一)總賬模塊
總賬也稱之為分類賬,是財務核算的核心部分。每筆業務的發生會產生相應的會計憑證,財務人員根據憑證下明細賬,明細賬每一種會計科目的數額匯總后登記到總賬中。
(1)記賬憑證分類和憑證來源:L公司的記賬憑證一共有5種格式,分別是現金收款憑證、現金付款憑證、銀行存款收款憑證、銀行存款付款憑證和轉賬憑證。憑證來源包括自制和外部兩種。
(2)日常賬務處理及賬務調整方式:日常賬務處理L公司主要兩種,收到貨款和費用報銷。
(3)L公司業務涉及的憑證處理:每月L公司需要處理的憑證有800多張。銷售、采購、庫存業務涉及的憑證處理主要分為銷售成本、收入和采購入庫三種情況。銷售成本是當生產成本核算后,關聯銷售出庫匯總生成憑證。收入這部分的賬務處理是月末核對銷售與出庫數一致后,關聯銷售發票自動匯總生成憑證,借記應收賬款,貸記主營業務收入和應交稅金。采購入庫的處理是財務部收到采購部提交的驗收單、客戶送貨單、增值稅發票、領導審批同意的報銷憑證,檢查入庫數量、金額是否一致后,關聯入庫單生成采購發票,核算后生成采購憑證。
(二)應收模塊
應收賬款是由公司的銷售業務產生,比如銷售原材料、產成品、提供服務,從而形成的債權,需要從客戶收取的款項,未來計入銷售收入。
(1)L公司客戶的種類:客戶的種類有現代渠道零售商、經銷商、團購客戶、零售小店客戶。L公司主要客戶對象是經銷商,經銷商的比例占到30%多。
(2)是否對客戶進行信用管理:L公司對客戶做了信用管理。經銷商實行先款后貨與信用額度相結合,對未超過信用額度的客戶不發貨,實行先款后貨的客戶無款不發貨。現代渠道、學生部有賬期,在賬期內的客戶可以對其發貨。
(3)稅務發票的種類:稅務發票有兩種:增值稅發票55%和普通發票45%。
(4)運費金額怎樣核算?運費對應的稅金怎樣核算?
L公司物流分自有物流運輸和第三方物流。自有物流是公司自己的奶罐車負責運輸,它的費用是當月歸集車輛費用。第三方物流的費用是次月按合同結算運費,一般情況計算公式為:運量*單價=運費。
運費對應的稅金為7%,實際支付運費的93%計入運費,7%作為進項稅。
(5)L公司的壞賬計提方法:按賬齡分析法和賬齡分析法結合個別認定法計提,每季度計算壞賬金額,做憑證。如圖所示,表3-1是L公司的壞賬計提方法,按照年限來劃分計提的比率。1年以內按5%壞賬計提,1~2年按照15%計提,2~3年按照30%計提,3~4年按照50%計提,4年以上按照100%計提。
(三)應付模塊
應付賬款是由公司的采購業務產生,比如購買原輔材料、備品備件、辦公用品、固定資產,從而形成的負債,需要支付貨款給供應商。
(1)供應商的分類和數量:L公司供應商按供應品類分,比如牛奶供應商、包材供應商等。數量在500家以上。備注:供應商的發票沒有分類,供應商的發票是按批次輸入的,供應商發票一般和采購申請、采購訂單和收貨單進行核對。
(2)其他應付賬款的種類:主要是收客戶經銷權保證金、送奶員押金、供應商質量保證金、展示柜押金、瓶箱押金。
(3)供應商的預付款處理:L公司供應商的預付款是按合同,由采購部門填寫預付賬款付款單,交由領導審批,然后在總賬做憑證。
二、功能需求分析
基于L公司的業務需求和功能分析,以及特殊業務的表述,可對系統中不同模塊的功能進行集中結構化。系統主要分為四個模塊,總賬模塊包括單據錄入、憑證修改、憑證沖銷和單據查詢。資產模塊包括資產的創建、修改和顯示。應收模塊包括開具發票、收取客戶保證金、查詢客戶余額和客戶貨款清賬處理。應付模塊包括發票校驗和付款清賬。
三、L公司財務管理信息系統的設計
經過一些調整后,最終確定出的功能模塊有應收、應付、資產和總賬四大塊。客戶發票處理流程用于銷售會計銷售發票的核對以及差異處理,體現財務部門與銷售部門之間流程的銜接。銷售部門在系統內進行開票分為兩種情況:一種情況是對發貨過賬后,另一種情況是在月底的時候匯總,本流程討論的是第一種情況。本流程執行的前提是銷售部門的系統發票已開出并完成自動過賬。
根據L公司的業務需求分出了主要流程,包含供應商預付款處理、供應商發票處理、保證金收取金額、員工借款和備用金處理,這些業務都會涉及應付款項,另外還有費用報銷和發票校驗也會觸發付款清賬。
供應商預付款流程滿足了供應商預付款作業的管理需要,從業務部門申請付款到系統中相應的作業處理過程。為了保證設備、備件采購(修復)預付款的及時準確,在確保預付款安全運行的前提下,需完善預付款的職責管理,完善預付款審批管理程序。設備、備件采購(修復)預付款按照預付款、進度款、提貨款、質保金比例數額確定。
L公司比較特殊是生物性資產的處理,牧場的牛群屬于生物性資產,牛群中小牛和母牛的資產管理是不一樣的,小牛屬于未成牛,需要喂養,隨著天數變大,資產會不斷變大。而母牛是育成牛,隨著天數變大,會有折舊的賬務處理。L公司財務管理信息系統月結功能,財務人員每月月底必須進行財務賬務結轉,以便合理歸集當期費用、統計當期成本、計算當期收入并出具當期報表。
[關鍵詞]臨床信息系統;業務流程;設計模型;數據信息流;系統功能模塊;
[中圖分類號]C931.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158(2013)06-0471-02
1 引言
隨著計算機科學技術和網絡通信技術的不斷發展和結合,與電信、銀行、電力等行業相比較,醫院的信息化程度比較滯后。但是,通過近幾十年的發展和醫院對信息數字化的重視,醫院信息系統也取得了不斷的進步和發展。在信息化高速發展的今天,醫院信息管理的數字化和信息化是當今醫院發展的必然要求,臨床醫學的管理信息化也不例外。這也使得數字化的信息管理成為醫院在激烈的競爭中的重要標示。
目前國內許多醫院已經建設了醫院信息系統。但是相比較國外醫院信息系統的建設和發展,國內醫院信息系統起步較晚,而且時間較短,成熟度有待發展,其中,臨床醫院部分的信息管理部分表現較為突出,即臨床信息系統。
本文以市人民醫院的實際項目為依托,以臨床信息管理為主要研究內容,對醫院的信息系統進行了需求分析和可行性分析,進行了系統的框架設計和結構實施。系統采用了能滿足醫院的總體需求的靈活性和安全性較高的B/S架構,以及采用了目前比較流行和成熟的J2EE的技術架構。
2 系統需求分析
數字化醫院臨床信息系統(clinical Information System,CIS)設計與研究的目的是為了解決現有臨床系統中存在的問題和提高醫院臨床的工作效率。因此,系統的相關設計與研究都是為了實現這一目標,包括系統流程設計和功能設計。完整的系統功能設計可以通過自頂向下的需求分析來完成,而需求分析的首要工作是分析醫院臨床信息管理的整個業務流程。
2.1 業務流程
根據普通患者到醫院就診的過程,可以將其看病的基本業務過程概括為:第一,掛號;第二,到相應科室找醫生就診,醫生根據患者病情進行相關檢查、并開具處方;第三,到劃價處劃價,并到收款處交醫費;第四,憑付款醫藥單到藥房取藥。
對于需要進行住院治療的重病患者,則需要辦理住院手續:第一,進行住院登記并交納住院押金,以及等待床位安排;第二,到病區主治醫生處接受診療;第三,進行住院常規檢查以及按主治醫生的治療方案進行治療,待治療結束方可辦理出院手續出院。
在患者的整個就醫業務過程中,醫院所做的工作是對患者就診過程中所產生的數據進行分類、統計、匯總、計算和分析,并生成各類報表文件,然后將各類報表文件進行歸檔交由各個科室進行管理,并在規定的時間段內對相關數據報表進行上報。
2.2 需求分析
根據醫院臨床信息系統的業務流程、管理機構和功能結構,對醫院臨床信息系統的相關職能部門進行了需要分析的研究。
(1)對管理層的需求分析
(2)系統的相關使用人員的需求分析
(3)系統的維護人員的需求分析
(4)科室的需求分析
(5)患者的需求分析
(6)軟件的需求分析
3 系統設計
數字化醫院臨床信息系統的設計是依據醫院臨床信息管理系統進行設計的。下面將從系統的總體設計思想和總體設計兩方面進行分析和研究。
3.1 設計思想
為了克服以往醫院信息管理系統(Hospital Information system,HIS)存在的以財務核算為中心和以病人為中心的模式的弊端,可以采用以病人為主,以服務質量為輔模式的臨床信息系統(Clinical Informationsystem,CIS),即以病人信息管理為中心,兼顧人、財和物品的管理,不僅能使醫院分散的處理能力高度集成化,而且能使系統促進醫院服務質量的改善和提高醫院醫療隊伍的建設和發展。
3.2 設計目標與原則
系統的總體設計要遵循實用性原則、先進性原則、可擴展性與可維護性原則,安全、可靠性原則和標準化原則,以及方便快捷的輸入輸出原則。系統的總體設計目標以真實、可靠和精確的數據為前提,以有效的管理方法為核心實現醫院臨床信息的共享管理,支持醫院醫護人員的臨床活動,收集和處理病人的臨床醫療信息,豐富和積累臨床醫學知識,實現病歷的電子化,并提供臨床咨詢、輔助診療、輔助臨床決策,提高醫護人員的工作效率,為病人提供更多、更快、更好的服務,以此來進一步改善醫院的服務質量和單位形象。
3.3 設計模型
數字化醫院臨床信息系統的構建必須嚴格按照衛生部頒布實施的《醫院信息系統基本功能規范》來設計、研究、建立、維護和運行。要建立可靠的醫院臨床信息系統來管理好醫院的人財物,需要用到成熟可靠的計算機技術和局域網絡技術來規劃,比如可以采用成熟的基于J2EE的技術架構來滿足醫院的總體需求;采用XML技術使結構化的病歷更加完全和完善;以及采用LIS、PACS/RIS系統實現數據集成和共享,實現數據的高度集成。從系統的設計和規劃,可以建立現代化的數字化醫院臨床信息系統的模型,如圖1所示。
4 系統具體設計
根據醫院臨床信息系統的需求分析、設計目標、設計思想和設計模型,對臨床信息系統進行了具體設計和詳細構造。
4.1 臨床信息系統的信息分類與關系
臨床信息系統的信息主要包括業務流程中產生的業務信息、患者個人信息、患者就診產生的費用信息和系統管理信息。其中,業務流程中產生的業務信息主要是指完成某個業務或者一系列業務所產生的信息,比如病人的掛號信息、病人的人院登記信息、藥品劃價信息等。此類信息屬于系統的局部信息。患者個人信息和就診產生的費用信息是患者在就診期間產生的信息,在整個系統中屬于共享信息,可以歸類為全局信息,或者基本信息。對全局信息和局部信息的處理所得到的信息為管理信息。
4.2 臨床管理信息流
臨床管理信息流是整個系統的業務中心,也是各項醫務活動中的中心,醫院的各項醫務活動都是以臨床管理為中心和重點。因此,臨床管理信息流分為患者信息流和就診費用信息流,以此可以設計和構建整個系統的各個功能模型。患者信,息模型主要包括患者信,息、掛號信,息、住院信息、就診信息和診斷與治療信息等;費用信息模型主要包括患者就診過程中所產生的診斷、手術、藥品等各類費用。因此,整個臨臨床信息系統的數據結構依賴于患者信息流和就診費用信息流。這也使得二者成為系統構建的中心和重點。
4.3 患者信息結構
根據臨床管理信息流中的患者信息流,對患者信息的結構進行設計。
4.4 就診費用信息結構
根據臨床管理信息流中的就診費用信息流,對就診費用信息的結構進行設計。
4.5 系統總體功能模塊
根據系統的業務流程、設計目標和系統信息類別,以及系統信息流,可以設計和構建系統總體功能模塊圖。
5 總結
通過對醫院臨床信息系統的設計和研究,對數字化醫院臨床信息系統的需求分析、設計目標和框架設計等有了深入的理解和熟悉,并對醫院的各項數據業務有了比較深入的熟悉,通過一系列的分析和研究,已經認識到目前醫院臨床信息系統建設存在的主要問題和將要努力的目標和研究方向。希本文的研究工作能夠為相關研究者提供理論和技術參考。
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一、ERP適應企業管理新需求
1、更富有彈性扁平化的企業組織結構管理要求隨著信息時代和知識經濟社會的來臨,促使企業以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。與之適應,原來金字塔式的職能型層次式組織結構已越來越成為組織發展的障礙,而將由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。建立更富有彈性的流動性組織,組織成員來自不同的部門也可能是企業外部門專家、顧問。企業管理已超越企業本身固有的框架。ERP系統的不斷發展和改良,目前許多系統已具備高度的彈性可支持隨時調整的組織結構。
2、供應鏈管理(SupplyChainManagement)要求在面臨更加激烈的市場競爭中,企業越來越注重產品的研究開發、質量管理、營銷擴張和售后服務等來建立企業的競爭優勢。但同時企業也越來越發現在日趨分工細化開放合作的年代,企業僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得被動,而必須把同經營過程有關的多方面如上游的原材料供應商和下游的客戶等納入一個整體的供應鏈中。供應鏈管理體現了以市場需求為導向的管理思想,將客戶要求、企業內部資源以及上游供應商資源整合在一起。
ERP軟件系統設計的基本思想也正是將企業的業務流程視為建立在企業價值鏈上的供應鏈,將企業內部劃分成多個相互協同作業的子系統,如:生產制造、財務、營銷、質量控制、人力資源等。ERP可對供應鏈上所有環節如:訂單、采購、庫存、計劃、制造、質量控制、運輸、分銷、服務、維護、財務、人事等進行有效管理。現代企業管理更強調動態地對企業執行控制實時分析企業動態利潤,掌握即時信息。ERP在對整個供應鏈管理中也更強調了對資金流和信息流的控制,從而上升到價值鏈的控制。
3、支持企業全球化、多元化經營管理要求目前,世界經濟一體化和國內經濟全球化潮流不可逆轉。一國企業跨出國門走向世界,開展跨國經營是企業發展所向。實現全球范圍內多工廠、多地點的跨國經營必然需要良好的資訊管理工具,以即時且精確地掌握各地的生產進度、發貨狀況與財務資源狀況等,以最快的速度滿足顧客需求。而ERP正適應了這一需求。另一方面,企業為了適應市場的快速變化也紛紛提出“柔性制造”,從單一的生產向混合型生產發展,生產方式多種多樣,這需要用不同的方法來制定生產經營計劃。而ERP正好能滿足這種生產環境,滿足企業多元化經營的需求。
4、知識管理的要求在知識經濟社會,知識管理日益為企業家所重視。知識管理就是為企業實現顯知識和隱性知識等各種知識資源共享提供便捷安全的途徑。其目標是力圖能夠將最恰當的知識在最恰當的時候傳遞給最恰當的人以便使他們作出最好的決策。顯性知識易管理和存儲,但隱性知識是雇員取得經驗的體現則難以掌握,是企業面臨的重要課題。知識型企業對外部需求作出快速反應、明智地運用企業資源并預測外部市場的發展及變化。要實行知識管理建立一個能交流信息的技術系統是基礎,而ERP正提供了這種基礎。在這個日趨講究協作溝通的年代,ERP正如ISO9000一樣,已成為企業選擇合作伙伴的必要基本條件之一。ERP是企業走向二十一世紀建立全球競爭力的通行證。
二、我國企業ERP實施步驟及應注意的問題
ERP是一套將組織內部及外部相關聯的所有資源加以整合的軟件系統,其所需投入的人力物力財力據已實施企業的經驗來看都相當可觀。企業運用ERP應根據企業的具體情況科學合理地實施ERP,讓ERP發揮出最佳的經濟效益。現結合筆者參與SAP公司R/3系統在一家高科技公司實施的體會探討我國企業實施ERP一般要經歷的幾個階段及各階段應注意的問題。
第一階段:企業自身診斷需求分析階段
ERP系統不僅僅是一項先進的信息技術系統,也體現著管理思想在具體管理中的應用,同時ERP的實施需要各部門的通力協作。為了使ERP系統符合本企業的管理特點和管理需求,也必須對本企業作一徹底的需求分析。為此本階段通常要做的工作有:
(1) 管理思想和管理觀念的自檢與轉變
目前大型的ERP系統都是國外的軟件產品,而我國企業的管理模式、管理制度及企業文化都同國外企業有較大的差異。在引進實施ERP的過程中,許多企業都有這樣一個目的——學習ERP中包含的國外企業的先進管理思想;事實上即使沒有這樣明確的目的也會潛移默化達到這個效果。但另一方面不要認為外國的東西都是對的都是好的;要注意企業管理及企業文化上的差異性,在二次開發中結合自己的管理特點,取其精華為我使用。從實施經驗看,在項目實施前,尤其是高層管理者作好管理自檢尤其必要,知道企業要什么而不要什么,這樣也有利于整個項目的順利實施。當然管理思想的轉變作相應的宣傳是必要的。
(2) 企業系統功能需求分析
該項工作是本階段的重點工作,通常要花去相當大的精力。系統功能需求分析是指企業徹底分析生產制造、市場營銷、財務管理、人力資源管理等各環節的管理特點和系統功能需求,主要針對現行體制中的不足及所需的信息,制定出本企業的系統功能需求方案報告,以便指導系統選型與用戶化二次開發。許多企業在決定實施ERP之前,往往可能是總裁需要一份即時動態的財務報告或人力資源情況表,但對于項目組來說企業系統功能需求分析將直接關系到ERP實施的成敗和經濟效益,所以必須要同各部門通力合作,做大量的調研工作,還要反復修改方案。有條件的企業可以請專門的機構進行咨詢,或吸取已實施ERP企業的經驗,但大量的工作還必須由了解本企業管理狀況的項目組人員來完成。在共性的基礎上,考慮本企業管理的獨特性需求并作深入分析,只有這樣才不會在系統試運行后才發現具體的管理要求沒有得到滿足而大費周折浪費財力、物力。從經驗看,企業系統功能需求分析工作做得越細致好,而且必須經過反復論證。
(3) 預算系統所需的人力、物力
在系統功能分析的基礎上,結合企業的規模及管理現狀,合理地確定ERP項目所需的人員和資金,并作出相應的預算報告,同時還要初步確定項目組成員。對于許多企業來說,為實施ERP項目配置專職的工作人員是相當困難,所以許多項目組成員可能是身兼數職,因而項目組成員的穩定性和受訓程度是應該一開始就注意的問題。
第二階段:系統選型購買階段
第一階段工作的基礎上形成企業ERP系統項目方案報告在得到公司高層批準后即可進入ERP系統選型購買階段。ERP系統項目方案報告是指導本階段選型購買的基本文件,這階段的工作有:
(1) 參觀已實施ERP系統企業演示系統
在企業欲購買某ERP系統前,最好到已實施該系統的企業實地參觀并聽取其實施意見和經驗。這可以向該系統提供商提出要求并給予安排(一般會安排到管理制度、企業文化差異不大的企業)。通過系統演示,企業可以了解該系統是否滿足企業的功能需求,在此基礎上挑選出性能/價格比最優的系統。
(2) 定型和簽訂購買合同
一旦選定了系統,接下來便是根據企業的自身需求情況制定系統采購計劃,簽訂相應的系統采購合同。這一階段可由相應的公司法律顧問和財務人員介入,以便保障公司利益規避相應的經濟風險。
第三階段:系統導入階段
ERP系統的導入,依據企業的不同需求和復雜程度不同,項目周期少則一年多則二三年不等。該階段的主要工作有:
(1) 系統軟硬件的安裝調試
對于具有良好的網絡環境和高素質人才的企業,這不是一件難事。關鍵要同系統供應商及時協調溝通以便于即時供貨,以免延誤項目進度。基礎條件較差的企業可以部分依賴于咨詢機構完成同時配置本企業項目組成員,這樣可以培養本企業的員工,簽訂合同時就可以列入這一條。
(2) 項目組成員培訓
ERP系統必須適合本企業的管理特點,在導入階段系統的二次開發用戶化是一個重要的工作,主要有賴于本企業項目組成員來完成,所以項目組成員培訓應先行。為了保證項目的進度,培訓工作還可適當提前,當項目引進合同簽訂后就可進行。
(3) 系統二次開發用戶化工作
二次開發是系統實施中最為復雜和關鍵的一步,此項工作要花去項目組大量的時間,可依據系統功能需求方案報告對于系統中沒有而企業必須要有的功能需求進行;對于不適合的功能或保留不用或去除。在此項工作之前要做好系統參數原始數據的采集,這也是一項數據量相當大的工作,對于一個有成千上萬名員工的公司來說采集初始化員工檔案信息是一個工作量巨大的工作。要分析系統所有參數、理解參數的定義、采集參數原始數據、進行系統參數設置;有相應的管理信息系統的企業,可做好相應系統數據庫的接口。
(4) 最終用戶培訓
完成以上工作前后期間要安排所有最終用戶按照權限定義和責任范圍整行分批培訓。最終用戶包括系統的操作者和系統的維護人員。
(5) 系統試運行