序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇數字檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、數字檔案信息資源的共享設計

實現數字檔案信息資源共享是數字檔案管理平臺設計的根本目的，是減少重復勞動，多頭建設，實現資源有效整合和廣泛利用的重要途徑。“警務數字檔案管理平臺”，遵循了數字文件信息和檔案信息的形成規律和利用特點，實現了數字檔案資源全過程的共享管理。

1．數字檔案信息資源的共享建設。數字文件建設共享是數字檔案信息資源共享的首要環節。如何充分利用機關在工作中形成的大量數字文件，建立數字檔案信息資源，避免檔案部門重復勞動、重復加工是數字檔案管理平臺設計與實現的一個重要課題。“警務數字檔案管理平臺”根據全程管理和前端控制的原則，將包括文件的著錄、分類和歸檔鑒定等檔案基礎工作都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行，各部門數字文件在形成之后，通過公共數據控制與交換平臺，向數字檔案管理平臺移交。實現了數字文件信息資源形成過程的自動過渡與高度共享。

具體做法是：(1)建立數字文件規范及歸檔標準。我們明確規定，凡已建或在建的各類信息管理系統，都必須加入標準規范的歸檔功能模塊。(2)建立公共數據控制與交換平臺。在各類系統的基礎上，集中建立公共數據庫，用于與各系統進行訪問與交換。(3)建立數字檔案接收平臺，自動接收來自于公共數據控制與交換平臺歸檔的數字文件信息。警務數字檔案管理平臺通過網絡與其建立了連接。用戶在自己的業務系統中工作辦理完畢后，系統對形成的數字文件通過建立的標準自動分析研判，向數字檔案管理平臺提交歸檔，實現了真正意義上數字文件信息的共享和文檔一體化管理。

2．數字檔案信息資源的共享管理。數字檔案資源的合理布局是實現數字檔案資源共享管理的基礎。江蘇省公安系統下轄13個市級公安機關、120多個縣(分)局公安機關和2000多個基層公安派出所，按傳統的做法，每個單位都建立獨立的檔案管理系統，其人財物的投入是可以想象的，而且也不符合數字資源集中管理和有效整合的客觀要求，也會對共享利用造成比較大的困難。

“警務數字檔案管理平臺”在設計和實現上采取了相對集中與分散相結合的管理模式。一方面，為了節省投資和提高效率，采用相對集中建設模式，將檔案軟件、服務器平臺、數據資源集中在省、市公安機關(根據需要也可建設在縣、分局)。省廳的服務器集中存儲廳機關及直屬單位的數據和提供數據管理服務；市級公安機關的服務器負責市局機關、縣分局和基層派出所的數據管理和全文信息服務。另一方面，縣、分局以及基層派出所任何客戶機都可以通過公安信息互聯網訪問市局機關的中央服務器提供的數字檔案管理平臺，進人檔案管理與檔案利用服務。

采用相對集中和分散相結合的管理模式，其優越性十分明顯：一是節省了大量的經費，實現了資源存儲的優化，減少了數據冗余。二是便于提高用戶的查詢效率。用戶查閱某人的違法犯罪信息即可通過該市的數字檔案管理平臺查詢，從而避免了過去挨家挨戶查詢既費時又費力的現象產生。三是實現了網絡上的業務指導功能。省市檔案部門可以通過檔案平臺監測下轄檔案部門的系統，指導工作的開展。

3．數字檔案信息資源的共享利用。實現數字檔案信息資源共享利用是數字檔案管理平臺設計和實現的根本目的。“警務數字檔案管理平臺”在設計數字檔案資源利用共享方面，實現了多種共享利用的方式。

一是采取了多樣化的檢索方式。從檢索手段上講，既有通過檔案平臺檢索模塊進行的檢索，又有通過警務綜合查詢平臺查詢的功能；從檢索方式上講，既能實現各類檔案數據庫檢索、全文檢索，又能實現多數據庫的關聯檢索和跨平臺多數據庫的關聯檢索；從檢索效果上講，既能檢索到各類檔案數據信息，也能檢索到全文信息、多媒體信息等。

二是實現了開架式的閱覽服務。為便于用戶了解和瀏覽機藏檔案類型和具體內容，“警務數字檔案管理平臺”設計和實現了開架式的瀏覽服務方式，當用戶通過數字檔案管理平臺進入開架式服務功能時，就像走進開放式的圖書館一樣，用戶可按菜單隨意點擊某類案卷或某份文件，系統自動顯示其卷內文件目錄和全文信息。

三是建立了專題信息服務平臺。專題信息服務平臺設計和提供了兩項服務內容：一是用戶可以直接查詢由檔案部門編研的各類專題文件信息匯集，通過點擊相應的專題，系統顯示各類專題的文件信息和全文信息；二是用戶可以自設專題進行智能化檢索并列出相應的專題文件信息和全文信息。

二、智能化設計與檔案辦公自動化

智能化設計是實現檔案辦公自動化的重要途徑，也是衡量數字檔案管理平臺質量優劣的重要標準。所謂智能化設計就是運用自動控制的原理對數字檔案管理的全過程實現自動化管理，最大限度地減少人工干預的設計方案。其基本原理是，將根據有關標準制定的參照系統輸入計算機，由計算機自動比照參照系統對檔案工作各項環節進行自動化處理。方法是必須建立一套指標完備的參照系統。“警務數字檔案管理平臺”在數字檔案的接收、處理和分析評估等智能化設計方面進行了有益的探索。

1．數字檔案接收的智能化設計。就是根據檔案歸檔范圍和歸檔標準，制定一套能夠為計算機識別的、與輸人的數據文件進行比對匹配，將符合條件的數據文件自動接收歸檔的參照系統。“警務數字檔案管理平臺”實現的基本思路是：將歸檔接收模塊前置到OA系統或各類業務信息系統中，當用戶在OA系統或各類業務系統中輸入、處理文件信息工作完成時，系統自動將這些數據文件與接收歸檔前置模塊中的參照系統進行比對匹配，將符合歸檔條件的數據文件自動導入到數字檔案管理平臺。接收歸檔的指標體系主要是依據“檔案類型劃分及編號規則”、“檔案歸檔范圍與不歸檔范圍”以及“公安專業檔案管理規定”等規定辦法以及歸檔指標的相關內容，并結合檔案工作的實踐制定出來的。包括是否歸檔、歸檔類型、歸檔類別、歸檔年度等20多個主要指標體系。

接收歸檔的智能化設計的主要特點是：一是將接收歸檔與文件形成和處理融為一體，實現了文檔一體化；二是當用戶數據文件形成處理完成時，也就是接收歸檔之時，實現數據文件的形成、處理與接收歸檔同步實時完成；三是數字文件信息接收歸檔的整個過程，避免了人為的干預，由系統按照歸檔指標體系自動審核把關，實現了檔案接收歸檔的自動化。

2．數字檔案處理的智能化設計。數字文件信息進入檔案管理平臺后，即要對其進行處理，形成數字檔案資

源。數字檔案處理的智能化設計包括整理排列、自動編目、自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”等內容設計。

(1)數字檔案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要確立整理排列的原則、方法和要求。“警務數字檔案管理平臺”確定的方法是：①整理排列的原則。分為二種，即保管期限一年度一組織機構和年度一保管期限一組織機構排列。供用戶選擇。②整理排列的方法。分為三種，一是先按“文件形式”排列，然后按“專題”排列，再按“形成日期”順序排列；二是先按“專題”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”順序排列；三是全部文件按“形成日期”順序排列。各種排列方式由用戶選擇。③整理排列的要求：在第一種、第二種方法中。同一文件形式下，將屬于同一類型的文件排列在一起。如同一文號的文件、同樣形式的統計報表、簡報等文件和同一組織活動(如會議文件等)的文件。當用戶對某一年度組織機構的檔案進行整理排列時，系統自動按用戶選擇的整理排列的原則、方法和要求列出文件目錄，也可以進行局部微調。

(2)數字檔案的自動編目。系統列出文件目錄后，用戶確定編號規則如全宗號―類別號―目錄號―機構號―件號，并輸入第一份檔案的檔號，系統自動編寫其他檔案的檔號，并以歸檔文件目錄的形式輸出結果。為了減少實體紙質檔案加蓋歸檔章和填寫歸檔號的工作量，提高文書處理人員的工作效率，系統設計了自動打印歸檔章功能。具體方法是：①事先用黏和度較高的不干膠紙(A4)印制歸檔章式樣；②在系統中設置打印歸檔章功能；③當整理編目工作完成后，套打歸檔章；④文書處理人員按歸檔文件目錄和歸檔章編號粘貼在實體紙質文件上。

(3)自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”。數字檔案整理編目工作完成后，按規定必須要編寫“整理歸檔年度報告或稱為年度整理歸檔說明”，警務數字檔案平臺設計了自動編寫的方法。在平臺中建立基礎數據庫，把全宗名稱、全宗號、全宗地址、變化情況，主要負責人，內部機構調整等情況建立基礎數據。當整理歸檔工作完成后，系統自動形成整理歸檔年度報告或歸檔說明。

3．數字檔案分析評估的智能化設計。對數字檔案的接收、處理和利用進行分析評估，是數字檔案管理平臺建設的重要內容，也是提高數字檔案和數字檔案管理平臺建設水平的極其重要的方面。數字檔案分析評估智能化設計包括數字檔案數量、質量分析、數字檔案利用分析和實時自動監控等內容。

(1)數字檔案數量、質量分析。①數字檔案數量統計分析。警務數字檔案管理平臺設計了多種靈活的統計分析功能，包括各類檔案機藏量統計、年度歸檔量統計、各類數據和電子文件數量統計、各類檔案藏柱圖、曲線圖等等。②數字檔案質量分析。對接收或形成數據的質量從各方面進行統計分析。例如，數據項目接收或錄入結構齊全情況統計分析、機讀目錄差錯率統計分析、各用戶形成數據質量和差錯率統計分析等等。③數字檔案質量控制。即由計算機自動比照制定的質量標準對檔案數據進行規范。警務數字檔案平臺制定和運用了100多種項目的數據標準，如全宗名稱、各類檔號結構、分類號、責任者、形成日期、性別、居民證號等等標準。當平臺接收或錄入的數據出現質量問題時，系統自動將存在的問題統一找出來并進行自動修改或手動修改，以保證機讀數據內容的準確性。

(2)數字檔案利用分析。一般檔案管理系統對于網上查檔利用僅以點擊率來統計。這種分析方法既不準確，也難以說明問題。“警務數字檔案管理平臺”設計了一套比較科學的檔案利用統計功能，從檔案利用數量、利用類型、利用目的和用戶等多方面進行統計分析。尤其是平臺將用戶上網查檔點擊詳細信息和全文信息數作為計數單位，相比點擊率統計而言，較為準確與科學。

(3)實時自動監控。通過利用公安機關建立的統一的身份認證和識別系統，對公安機關的上網用戶進行自動認證和識別，并在監控功能上實時滾動式顯示用戶姓名、上網時間、操作的功能內容，用戶的IP地址等等，使檔案工作人員能夠直觀地監控網上用戶的操作情況，一方面起到安全防范的作用，另一方面也為上網用戶的研究提供了可靠的依據。

三、關聯檢索的設計及其應用

關聯檢索是一種智能檢索方法，是在普通檢索的基礎上，運用關聯技術方法，通過查詢某一條信息將有相互關聯的其他信息同步顯示。其在數字檔案管理平臺中的應用，不僅能夠減少重復檢索的次數，提高工作效率，而且也有利于提高檢索的完整性和準確性。

“警務數字檔案管理平臺”設計和實現了三種形式的關聯檢索：

1．內聯檢索―互動式檢索。內聯檢索是指數字檔案管理平臺內部各數據庫之間關聯檢索。按照傳統的檢索方法，用戶查閱某方面的檔案，既有可能在一類檔案中，也有可能分布在其他檔案類型中。用戶除了檢索某一類檔案外，還得二次甚至三次檢索其他類型和其他構成形式的檔案。內聯檢索避免了傳統方法，它使用戶通過一次檢索達到實現查詢多類檔案、獲得多種結果的目的。它的基本原理是，在檔案數據建設過程中，對具有相同聯系的檔案數據通過特定的字段項目建立聯系，當系統查詢這一字段項目時，與之相關聯的檔案數據信息就會自動調出。“警務數字檔案管理平臺”實現的內聯檢索分為兩類：一是漸進式檢索，即實現了檔案構成單位從案卷信息一卷內文件目錄信息一案件信息一人員信息一全文信息等漸進式的檢索閱覽。無論用戶從哪個角度進行查詢，均可以關聯相關信息。這種漸進性檢索完全模擬了人工瀏覽案卷的方式，使用戶仿佛就是在翻閱檔案一樣。二是橫向式檢索，即實現了不同檔案類型之間的關聯查詢。內聯檢索技術的應用，使得不同類型檔案數據庫的關聯查詢成為可能，從而大大提高了工作效率和查全率、查準率。

2．橫聯檢索一綜合性檢索。橫聯檢索是指數字檔案管理平臺與其他信息管理平臺各數據庫之間的關聯檢索。公安機關普遍建立了數量較多的信息管理系統，如人口、違法犯罪人員、案件信息等系統。各系統之間都保持相對獨立的關系，用戶要了解一個人的全面情況，就必須要進入各個系統分別檢索一次，既浪費了大量時間，又難以保證檢索的全面性和準確性。

橫聯檢索屬于一種綜合性、跨平臺的檢索方法。它的基本原理是：從各類系統中抽取最常用的數據項目組成公用數據(索引)庫，并建立與各個系統之間的關聯，構成統一、規范、普遍關聯的綜合信息查詢系統。用戶通過該系統可以查詢機關各類系統的數據和相關信息。實現橫聯檢索的基本要求：一是必須要有共用的數據建設標準和檢索項目；二是各類系統必須要有相同的項目作為關聯的條件；三是最好使用相同類型的數據庫管理軟件；四是需要建立各個系統數據與公用數據(索引)庫之間的數據同步，維持公用數據(索引)庫中的數據與各個系統數據之間的關聯。

3．縱聯檢索―分布式檢索。縱聯檢索，亦稱為分布式檢索或廣播式檢索。是指分布在不同地區、不同單位的數字檔案管理平臺的檢索系統通過約定的通信協議進行數據交換，將這些孤立檔案檢索系統組建成為一個協同運作的分布式系統。整個分布式系統以公安機關的隸屬關系構成層次結構，來自上級的檢索任務將自動的逐級分散到各級的檢索服務器上，每個檢索服務器完成本單位的檢索之后，將檢索結果逐級上報，最終形成綜合檢索結果。這種分布式廣播檢索在用戶看來就像是從一個單一的系統中檢索完全一樣。

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【關鍵詞】檔案管理；數字化檔案；RSA算法

1.引言

與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。我們要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，加快電子檔案建設，逐步實現檔案管理的數字化。與此同時，數字檔案的加密自然也在檔案管理數字化過程中起著越來越重要的作用。RSA算法是世界上第一個既能用于數據加密也能用于數字簽名的非對稱性加密算法。它易于理解和操作，流行甚廣，經歷了各種攻擊，至今未被完全攻破。

2.數字檔案管理中的安全問題及其應對措施

2.1 數字檔案管理的安全問題

與傳統檔案相比，數字檔案具有以下主要特點：數字檔案信息的可變性、數字檔案載體的脆弱性、數字檔案信息與載體的相分離性、數字檔案對系統的依賴性、數字檔案內容傳輸的網絡性、數字檔案信息組織形式的網狀性等。數字檔案的這些特性，對數字檔案的管理與安全維護提出了更高的要求，如何做好數字檔案的安全管理工作，是目前檔案界必須認真研究和探討的問題。網絡、計算機、存儲器和信息系統是數字檔案生存的基礎，也是引發安全問題的風險基地。目前數字檔案在長期安全保存中存在的主要問題有：數字檔案的長期安全存取問題、計算機系統的不安全性問題、數字檔案的真實性問題、安全技術滯后的問題、安全管理滯后的問題。本文主要針對數字檔案管理中的安全性問題和真實性問題進行探討和研究，通過使用RSA對數字檔案進行加密，來確保數據傳輸過程中的安全性問題和真實性問題。

2.2 數字檔案的安全管理技術

要解決上述問題，主要有兩種方案，一種是采取保證數字檔案安全的管理措施，如建立健全檔案信息網絡安全的法律法規、建立完善數字檔案的安全管理制度等。另一種方案是應用能夠保障數字檔案安全的技術措施，如加密技術、防火墻規則設置技術、入侵檢測技術和簽署技術等。

密碼技術是網絡安全技術的核心，是提高網絡系統數據的保密性、防止秘密數據被外部破析所采用的主要技術手段。采用加密技術可以確保數字檔案內容的非公開性。加密技術通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息，以達到保護數據安全的目的。

RSA算法是世界上第一個既能用于數據加密也能用于數字簽名的非對稱性加密算法。由于它易于理解和操作，所以流行甚廣。算法的名字以發明者的名字命名，他們是：Ron Rivest，Adi Shamir和Leonard Adleman。雖然RSA的安全性一直未能得到理論上的證實，但它經歷了各種攻擊，至今未被完全攻破。

在RSA算法中，我們先要獲得兩個不同的質數P和Q做為算法因子，再找出一個正整數E，使得E與（P-1）*（Q-1）的值互質，這個E就是私鑰。找到一個整數D，使得（E*D）mod（（P-1）*（Q-1））=1成立，D就是公鑰1。設N為P和Q的乘積，N則為公鑰2。加密時先將明文轉換為一個或一組小于N的整數I，并計算ID mod N的值M，M就密文。解密時將密文ME mod N，也就是M的E次方再除以N所得的余數就是明文。

2.3 RSA加密算法

RSA算法是最著名的公開密碼體制。基于大數分解的難度，其公開密鑰和私人密鑰是一對大素數的函數，從一個公開密鑰和密文中恢復出明文的難度等價于分解兩個大素數之積。因此可以確保RSA算法的安全性。RSA算法過程：首先是設計密鑰，然后是對消息加密，最后是對密文解密。

3.基于RSA加密算法的數字檔案管理

為確保檔案信息在使用過程中的可靠性、安全性及真實性，在管理者與使用者，創建者與管理者之間利用數字簽名技術實現雙方身份的確認，并保護數據，防止偽造，確保檔案管理部門與其他部門之間信息的收集與安全管理。

3.1 密鑰的生成與管理

（1）設計公私密鑰（e，n）和（d，n）

（2）英文數字化

將明文信息數字化，并將每塊兩個數字分組。假定明文英文字母編碼表為按字母順序排列數值，如表2所示。

則得到分組后的key的明文信息為：11，05，25。

（3）明文加密

用戶加密密鑰（3，33）將數字化明文分組信息加密成密文。由CMe（mod n）得：

因此，得到相應的密文信息為：11，26，16。

（4）密文解密

用戶B收到密文，若將其解密，只需要計算MCd（mod n），即：

用戶B得到明文信息為：11，05，25。根據上面的編碼表將其轉換為英文，我們又得到了恢復后的原文“key”。

（5）安全性分析分析

RSA的保密性基于一個數學假設：對于一個很大的合數進行質因數分解是不可能的。若RSA用到的兩個質數足夠大，可以保證使用目前的計算機無法分解。即RSA公開密鑰密碼體制的安全性取決于公開密鑰（n，e）計算出秘密密鑰（n，d）的困難程度。RSA的安全性取決于模n分解的困難性，但數學上至今還未證明分解模就是攻擊RSA的最佳方法。出于安全考慮，建議在RSA中使用1024位的n，對于重要場合n應該使用2048位。

3.2 實現RSA加密算法的C源程序

程序運行結果及相關說明如下：

主函數實現求N的歐拉數、由公鑰求解私鑰、加密解密選擇以及相應的密文明文輸出。子函數candp實現加密解密時的求冪取余運算，fun實現e與t的互素判斷，已驗證e是否符合要求。程序主體參考了網上的相關RSA算法程序，我對其中e的合法性判斷、主函數實現的順序以及相關提示信息做了補充與修改并加上了注釋，這樣程序可讀性更強，運行時更容易操作，思路也更加嚴密。

當P=43，q=59時，對134進行加密，運行結果如下：

4.結論

本文主要介紹了數字檔案系統及其特點和存在的安全隱患、數字加密技術及RSA加密算法的具體內容，并在此基礎上用源程序實現了RSA算法，最后論述了基于RSA的數字簽名系統。該算法具有較高的安全性和可靠性，并確保信息在傳輸中的完整性和不可否認性等，為數字檔案的管理提供了必要的條件。

參考文獻

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關鍵詞：數字檔案館;建設;檔案管理;體質;影響;對策

在數字信息技術迅速發展的現狀下， 檔案信息的管理需要一不新的管理體制滿足現狀對于信息的需求， 數字檔案館的建設勢在必行。數字檔案館的發展技術已經有了一定的研究， 這對于數字檔案館的建設是有積極作用的。面對全球的數字化發展， 以及發達國家的相關信息體制建設， 我們也必須加快信息化進程， 而數字化就是對信息化的充分利用。對于檔案管理這種高度機密和繁瑣的管理， 數字檔案館的建設是提高傳統檔案管理的有效手段和提高使用率的現實之舉。

一、數字檔案館概述

數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。數字檔案館的含義有廣義和狹義之分。廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。

數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制，并從全程管理和最優化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

二、數字檔案館的建設內容

數字檔案館建設的主要內容有：①按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。②開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。③全面推進館藏檔案基礎數據庫建設，優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。④應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。⑤運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。⑥配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。數字檔案館的建設需要實現檔案信息的數字化，檔案管理的現代化，檔案利用的網絡化。數字檔案館的新內容、新方式、新體系，必然對現有的檔案管理體制產生影響。

三、數字檔案館建設現狀

目前我國的數字檔案館建設在安全平穩的進行中，但由于檔案工作的特殊性，數字檔案館建設也面臨著很多問題。首先就是數字檔案館建設沒有一個宏觀的整體規劃，并沒有實現數字檔案館建設和政府的政務系統同步規劃，檔案的信息采集、信息利用、信息安全維護等等都需要有宏觀的規劃和指導，但現階段還沒有實現。其次是經費不足，因前期的規劃不到位，之后的經費投入也就無法進行，數字檔案館建設需要大量的經費作為支撐，否者沒辦法進行。還有就是數字檔案館建設需要大批專業人員參與，但是由于檔案保密的要求，不能直接外聘人員或轉包出去，所以培養內部人員就是當務之急，必須提高檔案館的人員素質以適應數字檔案館建設的需要。最后就是對數字檔案的使用和共享利用還需要進行論證，我們沒有多少經驗，因為數字檔案館建設還在摸索階段，信息共享的安全性也要長期調研，因此這項工作進展緩慢。盡管數字檔案館建設會有很多問題，但是這并不能阻礙數字檔案館的建設工作的開展。

四、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

首先， 傳統的檔案管理體制， 都是以檔案的保管為主要內容， 體制的核心是如何防止檔案信息泄露， 并且在整體的檔案上有所提高， 這樣一種管理體制的弊端是體現不出檔案本身的實際價值。我們對于檔案信息的管理是為了在保證機密不被泄露的同時可以充分得到利用， 提升使用價值， 因此需要轉變為檔案服務管理。數字化檔案館的建設就是在于借助網絡的力量提升檔案利用效率， 并且活化檔案使用方式。數字化檔案館的建設就是對傳統檔案管理體制控制方式的一種沖擊和完善。其次， 對于檔案管理體制在運行上的影響就是改變行程層級的管理體系， 當然對于這種行政層級的管理體制在對于檔案的監控和規范上是有著積極作用的， 但是這種傳統的模式容易陰礙檔案管理工作的進步與檔案使用價值的地位。數字檔案館的建設影響了這種傳統模式在對檔案利用上的限制， 真正以服務者的姿態借助數字系統， 可以加強與相關行業和部門的交流溝通， 而不再是一種僅僅是收集規范的老傳統。再次， 是對于檔案管理工作中的相關職能分配的影響。傳統的檔案管理體制都是統一由檔案局作為管理部門的， 不管是哪個檔案管理部門都是從屬于這個系統，數字檔案館的建設和發展是檔案局各個部門都需要參與的。總之，數字檔案館是將實現眾多的檔案資源庫群與檔案信息處理中心，促使檔案用戶群的聯系更加緊密，從而共享更為充分，使用也更為便捷，這些都是檔案管理體制適應時代的創新和發展。

五、數字檔案館檔案管理的有效對策

（一）提高對于數字檔案館建設的重視程度

隨著信息技術的進步，檔案用戶對檔案的查閱與適用的服務要求勢必提高，同時檔案部門自身提高工作效率的要求也需要對傳統的檔案管理進行技術和體系的創新，還有數字檔案館的特有優勢是傳統檔案館所無法匹敵的，所以我們必須重視數字檔案館的建設和普及工作。

（二）加大對人才的培養

數字檔案館其系統和技術具有高度專業化，因此要引進專業人員對數字檔案館的技術支持工作進行專項負責，同時要對在崗在職的其他人員進行定期培訓，為數字檔案館的建設和運營提供人員支持， 這對于檔案管理體制的改革和完善非常重要。因為數字化的建設是信息高度集成的過程， 需要高度專業的技術人員進行建設， 因此必須要做好人才的引進和儲備。并且在對使用中的管理人員加強數字化的培訓和支持。

（三）檔案的存檔、調閱安全工作要高度重視

檔案是相關單位和個人重要的資料，如果出現不合理使用和非法侵害，造成的損失將是無法估量的，有的甚至會導致國家重大利益的損失，這也是為什么檔案管理工作采用數字化管理步驟緩慢的重要顧慮。所以，我們在建設和管理數字檔案館的時候，首先要攻克的課題就是檔案的安全工作，不僅要做到安全存放，按管理級別安全查閱，保證不受到惡意技術的攻擊，做好系統的防毒工作，同時檔案的備份處理也是很重要，不可忽視。

六、總結

總之，對于檔案管理體制的一種完善和改革， 數字檔案館的建設影響意義是深遠的， 它對現代化建設中資源的需求利用必然會起到積極的作用。我們在進行數字檔案館建設的同時要加強各個方面的分析和研究， 找到正確的對策， 為我國檔案管理工作的健康、穩定、有序、安全地發展做出貢獻。

參考文獻：

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0 引言

隨著信息技術的高速發展，企業辦公模式發生了巨大變化，計算機信息系統已經成為企業運營的重要工具，企業生產活動的許多檔案文件都以電子版的形式存在，一些企業已經實現了無紙化辦公。企業信息載體呈多元化發展，不再局限于紙質資料，圖像、視頻以及聲音等多媒體技術的應用，給企業的檔案管理工作提出了新的要求。目前企業檔案管理工作機遇與發展并存，深入利用信息技術，構建數字檔案館符合企業檔案管理要求，對提升檔案管理水平具有重要作用。

1 企業數字檔案館建設的必須性以及意義

數字檔案館從本質上來講屬于檔案信息管理平臺，包含檔案資源庫、檔案信息資源處理中心、用戶管理平臺等。數字檔案館具有館藏資源數字化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多優勢。數字檔案館是信息技術在檔案管理工作中的進一步發展，具有較大的應用價值。

對于企業而言，檔案資料是其發展的歷史記錄，包含重要的技術以及商業資料等，具有獨特性、獨有性，在企業的發展過程中具有重要作用。企業數字檔案館建設集成了傳統檔案館的各種職能，如檔案保管、檔案查詢、市場服務等，利用先進的信息技術，整合企業的檔案資源，使企業檔案服務模式和體系能夠得到優化。數字檔案館利用集成系統，將企業檔案信息資源系統與檔案館的服務體系相連接，提高了企業檔案館的服務水平，使企業檔案管理工作更加高效、便捷。

企業數字檔案館與企業的局域網平臺相鏈接，構建只針對企業內部的檔案資源庫，并且依據局域網上的各類資源，形成數字檔案館的整個數據庫，企業員工可以在局域網下查找自己局限內的資料，不受時間和空間的限制，最大限度地提升了企業檔案資源的利用率，使其更好地為企業服務。數字檔案館實現了企業檔案資料數字化、信息資源共享化以及數據傳輸網絡化，提高了企業檔案資料的利用率，充分發揮了檔案資料的經濟價值和社會價值。因此，構建企業數字化檔案管理，符合檔案管理發展趨勢，為我國檔案管理工作注入新的活力。

2 企業數字檔案館系統分析

2.1 企業數字檔案館總體構架

數字檔案館管理系統集成了傳統檔案館的全部職能，利用先進的信息技術、智能技術、數據庫等形成完整性的管理平臺。企業數字檔案館依據企業資料的特殊性要求，合理設計其總體框架，應用較為普遍的如圖1所示。

2.2 企業數字檔案館功能模塊

依據數字檔案系統的主要職能，可以將企業數字檔案管理體系劃分為兩大子系統，即檔案后臺管理以及檔案知識門戶。檔案后臺管理主要指的是檔案管理員以及系統維護人員對數字檔案館的日常管理和維護；檔案門戶是企業員工檢索與借閱資料的窗口。企業數字檔案館包含的職能依據企業特色而決定，本文對列舉的數字檔案館功能模塊都是較為普遍的，企業數字檔案館的一般功能模塊如圖2所示。

2.3 企業數字檔案館系統性能需求

企業數字檔案館系統的構建是根據企業檔案管理的具體需求所決定的，實用性是企業數字檔案館系統建設必須要遵循的原則。同時數字檔案館從本質上來講屬于信息化管理平臺，其系統必須易于維護、操作簡單，并且反應速度快，以便更好地服務于企業發展。根據以上系統要求，數字檔案館系統必須具備以下性能：

一是安全性能。企業的檔案資料與社會公共檔案資料相比具有明顯的差異，其管理內容中涉及一些商業機密或是核心技術，因此數字檔案館系統必須具有較高的安全性，以滿足檔案資料保密性要求。系統的運行必須安全穩定，防止出現數據丟失或損害的情況。并且在系統中還要構架完善安全體系，依據身份認證和有限授權技術，實現數據傳輸、存儲分析過程中的安全性。

二是數據完整性。為防止數據丟失及破壞應用軟件與相關數據分離或共享，系統通過分配權限、設置權限級別、區別對待相關用戶，保證數據庫管理系統自身提供的安全性。系統平臺的安全性主要是操作系統、計算機和網絡體系的安全性等。

三是系統可擴充可維護性。體系結構設計、軟硬件平臺的確定需要考慮可擴充、可維護性來滿足系統維護所占的比重大的特點。應用系統的設計及開發考慮標準化、模塊化及靈活性和可擴充性，達到程序復用的目的，根據需要修改某個模塊、增加新的功能以及重組系統的結構對數據庫表的修改維護可以在很短時間內完成。

3 企業數字檔案館建設過程中注意問題的分析

企業數字檔案館的構建，有助于提高企業檔案資料的利用率，使其更好地服務于企業發展。但是在企業數字檔案館建設的過程中，一定要遵循企業的實際需求以及企業的信息化水平，嚴禁盲目復制其他成功案例。企業在數字檔案館建設過程中一定要注意以下問題：

3.1 依據企業實際，科學建設

數字檔案館的構建是一項系統工程，包含的工作種類較多，其影響因素也較為廣泛。當前數字檔案館系統主要受到企業資料種類、范圍，企業信息化水平以及企業檔案館經濟投入的制約，系統的構架不是想當然的，必須具有相當的技術條件、經濟條件以及組織條件。因此在建設數字檔案館時一定要依據企業的發展實際，循序漸進地開展。企業必須做好數字檔案管理系統建設規劃，只有在保證規劃的科學性、可行性以及可靠性的基礎上才能正式開展建設工作。企業數字檔案系統的實現不是一蹴而就的，需要在實際的管理中不斷磨合和完善。

3.2 注重檔案管理工作的實際需要

企業數字檔案管理系統構建的根本目的就是要滿足檔案管理工作以及職能的要求，提高企業檔案資料的利用率，使其更好地為企業發展提供服務。因此數字檔案館必須具有檔案館館的基本職能，這也是數字檔案系統構建的主要著手點，實現企業檔案資源數據庫與應用服務體系的完美結合。換言之，企業數字檔案管理系統必須具備較高的實用性，這也是數字檔案館建設的根本原因。

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科學界將文字的出現作為界定文明的重要標志，通常人們把文字出現以后的歷史稱之為人類文明史，而把文字出現以前的歷史算為史前史。歷史學家通過文字的載體，推斷人類文明的起源。為了記錄文字、為了有效地存儲知識、為了準確地傳播訊息，從古至今人類通過各式各樣的物理載體來記錄信息。古代人類的文字主要記錄在甲骨、獸皮、青銅器、木櫝、竹簡、錦帛等上面。而漢代造紙術的出現，使人類的文字載體逐漸開始以紙張為主。隨著第三次工業革命的推進，電子計算機技術被廣泛地運用到人們的日常生活中，文字也出現了新興的載體，如磁帶、縮微膠卷、光盤、U盤等。文字載體的變化使得檔案載體也發生了變化，檔案開始了數字化的進程。

1 數字檔案的構成

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經完全普及到人們生活和工作的背景下，數字化檔案已經成為一個不可避免的趨勢。不論是將紙質檔案數字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現在需要面對的考驗。

1.1 紙質檔案電子化

紙質檔案在很長的一段時間內占據檔案載體的主要組成部分，多數基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質檔案為主。將這些紙質檔案轉化成數字檔案需要硬件設施，而管理數字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關數字化的設備。

在沒有足夠的軟件及硬件設施的支撐的情況下，可以利用現有工具對紙質檔案進行初步梳理，為將來紙質檔案數字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關鍵信息，形成詳細的數字化目錄信息。數字化目錄可以更精準的捕捉到關鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應的紙質檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔心文件內容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應的軟件及硬件設施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數字檔案進行系統的管理。在通過掃描儀、微縮設備等硬件設備將紙質檔案轉化成數字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉換的過程中沒有出現信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質檔案完成轉換后，檔案工作人員在軟件中將數字檔案與檔案目錄進行一一對應鏈接。在檔案管理系統中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關的數字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統中獲取所需信息，并可實現多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設備已經融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統提交申請流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。在有重大活動、事件的時候，人們喜歡通過攝像機、照相機等對生活、工作進行直觀的記錄，由此產生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩定性較高，容易受到磁性等影響，而不當使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發生問題前做好相應的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數字檔案的一種，是歸檔內容的一部分，導致這一部分數字檔案的缺失。檔案工作人員應當對此加以重視，督促相關人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過去人事任免等通知公告都是以紙質文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質文件。現在的企事業單位很多都是通過OA系統（或其他內部系統）進行人事任免、節假日休假等通知的。這些通知會打印成紙質文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統（或其他內部系統）做數字時代的產物，為現代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統會記錄各節點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統（或其他內部系統）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統的檔案歸檔范圍并不包括后臺數據，這也是檔案工作人員需要加強關注的。

檔案的數字化不僅需要配備計算機、服務器、掃描儀、縮微設備等硬件設施，還需要數據庫、管理制度的跟進。沒有硬件設施，紙質檔案無法完整地轉化成數字檔案；沒有相應的管理制度，數字檔案就會處在失控的狀態。數字檔案的轉化和儲存需要依靠硬件設施，而數字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統。

2 檔案管理系統的建設

檔案的最終目的是利用，如何管理數字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統需要可以按不同身份設置不同權限，具備瀏覽目錄、瀏覽內容、下載及打印等幾種不同權限，并記錄瀏覽、下載及打印數字檔案的人員名單和時間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進行權限申請或查找原件等后續工作，不需要檔案工作人員對檔案是否歸檔等信息再行確認。記錄瀏覽、下載、打印數字檔案的人員、時間的這一功能可以更好地掌控數字檔案的走向。由于一個部門的員工的權限一般都是一致的，系統需要能夠批量進行權限設置，這樣可以避免檔案工作人員無謂的重復勞動。對跨權限的查閱，系統需要能夠對文件進行特定人員及時間開放的設定。

管理保密性高的數字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數字檔案區別對待。數字檔案在檔案管理系統中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內容進行存儲。為了保證檔案內容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。

定期對檔案管理系統的數據進行備份。注重數字化檔案的備份，對系統內的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統崩盤、防火墻漏洞等導致數據的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對待重要數字檔案，可以進行異地備份。“5?12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財產損失，也對檔案造成了無可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災害、人為災害都有可能會讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數字檔案的優缺點

由于數字檔案的虛擬性、可復制性強、載體多樣等特點，使其具有優于紙質檔案的便利性和一些無法回避的缺陷性。我們要認識到數字檔案的優缺點才能做好數字檔案的管理工作，在提供數字檔案利用的同時，保證數字檔案的完整與安全。

3.1 數字檔案的優點

數字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網絡暢通的地區，依然可以通過檔案管理系統查閱到臨時所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過去紙質檔案所無法做到。

數字檔案復制性強，可以填補紙質檔案在備份方面的缺失。就時間、人力等方面而言，數字檔案備份比紙質檔案備份更為快捷方便。而數字檔案也可以作為紙質檔案的備份，起到間接保護紙質檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對紙質檔案的磨損，盡可能地保護檔案原件。

數字檔案載體體積小，儲存信息量大，可以極大地節省空間，也更便于異地備份。U盤、光盤、移動硬盤等存儲設備體積較小，存儲容量最大能達到幾TB 。數字檔案與傳統紙質檔案存儲等量檔案所需的存儲空間可謂天壤之別，這一點為異地備份提供了巨大的便利。

數字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過去紙質檔案通常只能通過檢索卡片等人工檢索方式進行檢索，檢索效率較低。而現在，紙質檔案及數字檔案都可以通過計算機技術的機器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數字檔案的缺點

數字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺。這就需要檔案工作人員對歸檔的數字?n案進行鑒別，判斷歸檔文件的真實性。對已歸檔的數字檔案進行權限設置、備份等防篡改措施。同時，紙質檔案也要妥善保管，在數字檔案受損、遺失的時候，能夠做到及時修復、補充的作用。

數字檔案的可復制性強、傳播性好、信息流轉速度快，這也導致數字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數據庫具有強大的防火墻，防止外部網絡攻擊和入侵；同時也需要完善數字檔案的管理制度，防止內部的篡改和泄漏。

數字檔案的載體更新換代速度較快，對硬件設備依賴性強。十幾年前主流的儲存載體是軟盤，現在又有多少電腦能讀取軟盤內的信息。所以檔案工作人員需要定期對數字檔案的儲存載體進行檢查、更新，避免發生由于無法讀取載體導致檔案信息的缺失。

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關鍵字：數字化檔案管理 管理效率 信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

基于數字化的檔案管理工作是指利用信息技術將檔案信息轉換為數據信息，并進行存儲、傳輸、共享以及銷毀的管理過程。數字化檔案管理是檔案管理信息化的產物，信息化技術普遍應用的時代促使檔案管理要實現信息化，檔案信息要實現數字化管理必然要依賴于信息技術的發展。然而，數字化檔案管理雖然是科學進步的表現，適合社會發展現狀，但是它本身也具有一些缺點。那么，數字檔案管理工作應做到揚長避短，即數字檔案的優點充分利用，而將電子檔案的缺點克服掉。

基于數字化檔案管理的優點

提高了檔案管理效率

檔案的管理工作主要包括歸檔、驗收、保管、提供利用等內容。傳統的紙質檔案在進行管理時，每一項工作的完成都必須通過人工，手動的查找，然后記錄，并手動的歸位存檔，當領導查閱時，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國土資源的業務工作較多，因此，檔案的數量的也較多，復雜程度也較多，管理工作就變得異常復雜，因此，傳統的檔案管理方式具有管理效率低的缺點。而電子檔案管理依托與信息技術，無論對檔案進行哪些工作，只需要在系統中點擊相應的按鈕即可，其管理效率大大提高。

豐富的檔案管理的類型

傳統的檔案管理只能保存紙質文檔，紙質文檔對于信息的存儲具有很大的局限性。而基于數字化檔案管理系統可以實檔案管理類型的多樣化。國土資源業務方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對于比較重要的國土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對信息的描述也是不一樣，顯然比紙質文件保存的信息更具有說服力，更有保存價值。

擴充檔案管理的數量

傳統的檔案管理工作管理的紙質檔案，因此，檔案的數量受到了局限。國土資源的業務檔案一年一年的累積下來，不但要占用較大的空間，同時也查閱、歸檔工作等也要花費更多的人力，因此，檔案管理的數量是十分有限的。而基于數字化的檔案管理系統管理的文件都是數據文件，它主要存儲到硬件存儲器上，可以是硬盤，也可以是光盤，一張小小的光盤就可存儲35000萬字萬字，相當于A4紙的23萬張，由此可見電子檔案可以有效的減少存儲空間。這樣，更加全面的、詳細的檔案管理信息就可以得已保留。

電子檔案管理的缺點

存儲時間短，容易被破壞

數字檔案管理系統存儲的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲在存儲器上，存儲時間與傳統的紙質存儲時間相比短很多。紙質的檔案信息存儲，如果不發生火災等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環境因素，保存期限長達幾十年甚至上百年。然而電子存儲器中光盤的存儲時間理論上只有20年，并且它有存儲還會受到磁場等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲器上的信息卻有可能由于操作的操作不當而被刪除。

保密管理的難度加大

檔案信息的管理一項的重要職責就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲在電子存儲器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規范的檔案管理系統還可以有效的實現檔案的保密工作，如果沒有檔案管理系統，或者是檔案管理系統的權限設置存在問題，那么，檔案信息的保密工作就不易實現。對于國土資源的業務信息來說，它是具有一定的保密級別的，這就為基于數字化的管理系統提出了規范、安全管理的更高要求。

依賴于計算機系統實現

基于數字化的檔案管理系統是信息技術的產物，它也必須依賴于計算機與網絡上才能實現相應的管理。那么，這就意味著它不能脫離計算機與網絡來進行工作，這就要求國土資源數字化檔案管理系統的實現要具備較好的計算機硬件條件和網絡環境，還要有熟練運用計算機技術和網絡技術的專業人才，實現檔案信息的查詢與調閱可以在計算機網絡上的管理，因此，計算機系統的性能就必須是可靠的，網絡系統的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計算機技術實現的，但是這種完全依賴于計算機的做法也是它的缺點。

基于數字化的國土資源業務檔案管理工作如何揚長避短

基于數字化檔案管理中的存儲制度應揚長避短

對數字檔案進行管理時，要充分的發揮數字電子檔案易于存儲，可以實現多處類型文件的存儲并且存儲量大的優點。而要克服掉存儲時間短，數據容易被破壞的缺點。可以建立一個完善的數字檔案存儲制度，將國土資源的業務相關信息的數字檔案分成幾個存儲等級，再按存儲等級的不同分別備份多個文件，送交不同部門進行管理。對于已經存儲的信息要定期進行檢查，如果出現數據讀取錯誤，一定要及時的采取補救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質檔案備份的方法。數字檔案的存放也要定期的進行檢查，除了基本的檢查外，還要對磁化環境進行檢查。

基于數字化的檔案管理中的保密管理應避短

數字檔案的保密管理是其管理內容的一大難題。由于采用數字檔案管理方式，很多單位都會將大量的信息進行存儲，大量的、數量繁多的信息進行管理起來十分不方便，如果沒有信息管理系統的使用，其保密性必然受到影響。加強電子檔案的保密管理，首當其沖的就是建立數字檔案信息化管理系統，設置系統訪問權限，還地專機專用。其次是要制定嚴格的查閱制度，對于越權查閱的行為堅決的制止，并根據情節嚴重與否提高批評建議。

基于數字化的管理檔案中的管理內容要適宜

數字檔案的管理數量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優點，但是不能將所有的數據不做甄別與挑選，一股腦的存儲在計算機或存儲器上。對于國土資源的業務信息而言，如前面所述，存儲的內容多、全面有有利的一面，但是也要依據一定的規則，數字檔案的管理內容也要做到適宜，既內容要具有存儲的價值，數量也要適宜，無論信息社會如何發達，電子存儲容量也是不斷擴充，但是總不能把所有的過去全部記錄下來，總不能把工作中的一切都記錄下來。因此，檔案內容的選擇工作還是必須要進行的環節。

基于數字化的檔案管理中檔案的銷毀工作要規范

數字檔案信息如果存儲的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數字檔案的銷毀工作一定要規范，制定出嚴格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

國土資源的檔案管理實現數字化是眾多單位面臨的一個共同的議題，上面分析的數字檔案管理的優點與缺點，也是眾多檔案管理工作中都會遇到的問題。基于數字化的檔案管理雖是社會檔案管理的必然趨勢，但是，適應發展趨勢的情況下克服其缺點，才能利用好信息技術，讓信息技術為我們的工作與生活服務。

參考文獻：

[1]曾嶸 .電子檔案管理中的問題及其解決對策研究[J].新一代：理論版.2011(7)

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一、企業數字檔案集中管理的必要性分析

1.符合法律法規要求

《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，由此可見企業數字檔案集中管理是符合法律法規要求的。

2.數字檔案集中管理有利于企業檔案的安全

對于電子文件，其生成者更關注的是電子文件的現行價值，由于其業務活動的需要，生成者對其真實性、可靠性負責，當電子文件進入數字檔案階段，如無專人管理，很可能出現不存檔、隨意改動、銷毀等現象。數字檔案集中到企業數字檔案館后，企業檔案館擁有專業的檔案管理人員和較好的技術條件，可以保證數字檔案的妥善保管，實現數字檔案長期有效管理，有效防止數字檔案的隨意刪改和銷毀，保證數字檔案的真實性和可靠性。

3.有利于檔案信息共享，提高數字檔案利用

效能企業的數字檔案雖然產生時相對獨立，但利用時常常是綜合利用。如一項產品檔案，前期的合同及各種批文通過企業的OA系統生成并存儲，設計、生產、物料、質量等產品數據由各信息系統生成后集成至企業的PDM系統，會計數據由財務管理系統生成并存儲，相應的聲像材料由企業的宣傳部門生成并存儲。實行數字檔案集中管理后，所有的數字檔案集中至企業數字檔案館，由于它們同屬一個產品，數字檔案具有有機聯系，企業的相關機構在需要利用時，可以便捷地從數字檔案館中檢索出該產品，并通過授權合理利用該產品的各類數字檔案，可顯著提高檔案的利用效率。

二、企業數字檔案集中管理策略分析

1.建立企業數字檔案管理標準和規范體系

由于企業的電子文件是從企業不同的信息化平臺上產生的，電子文件對其產生的軟硬件環境有一定的系統依賴性，如簡單地將其拷貝收集必然造成其不可識讀性。所以實現數字檔案的集中管理首先應統一企業的數字檔案管理標準和規范，根據國家檔案局的《數字檔案室建設指南》要求，數字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)、《檔號編制規則》(DA/T13)等國家標準或地方規范的要求，應參照《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)設置、捕獲電子文件元數據，參照《基于XML的電子文件封裝規范》(DA/T48-2009)對電子文件與其元數據進行封裝。企業參照國家和地方的標準法規建立企業數字檔案管理標準和規范體系用以指導企業的數字檔案工作。2.制定企業數字檔案歸檔范圍企業數字檔案的來源主要是：(1)各信息化業務系統產生的電子文件轉化為數字檔案，如OA系統、PDM系統等；(2)各種數碼設備人工采集的數碼文件，如數碼照片、錄像等；(3)實體檔案數字化產生的數字檔案。理清數字檔案的來源并有針對性地制定企業數字檔案的歸檔范圍是進行數字檔案集中管理的保證，制定歸檔范圍之前需要對企業的各個業務環節進行調研，統籌分析，并結合傳統檔案的歸檔范圍來進行制定，一方面要盡可能地包含各個信息化業務平臺產生的對黨和國家、社會、企業具有保存價值的各類電子文件，另一方面也要結合企業的具體情況，對于部分暫時直接轉化為數字檔案有困難的檔案，可先期采用實體檔案數字化轉化的方法生成數字檔案。企業數字檔案的歸檔范圍應經企業機關及下屬機構會簽，并以紅頭文件形式發放到企業機關及下屬機構，成為數字檔案集中管理的行動依據。

3.對數字檔案進行全生命周期管理

1940年，美國檔案學者菲利普•布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。數字檔案的真實性、完整性、安全性控制貫穿了文件生命周期的全過程，電子文件在其生命周期的全過程中都會有數據被篡改、版本變化、格式過時、計算機軟硬件升級、存儲介質破壞等風險，因此，在電子文件的形成階段就應從管理和技術兩個方面采取措施對其進行前端控制，將形成的電子文件的鑒定工作前移，對完成鑒定的電子文件進行實時歸檔，確保數字檔案的真實性、完整性和安全性。

4.采用數字檔案集中式存儲、分布式共享模式

數字檔案的集中管理和有效利用是企業數字檔案管理工作的目標，企業的數字檔案集中管理可采用集中式存儲、分布式共享模式。數字檔案收集環節，在企業的內部網絡支持下，通過相應的檔案信息化系統，實現企業數字檔案館(室)與機關及各下屬機構實時進行數字檔案的匯總、移交、傳遞，并且通過信息系統提供的元數據策略及電子文件完整性校驗策略同時歸檔其元數據信息，并對電子文件的完整性進行校驗；鑒定整理環節，將校驗后的數字檔案經鑒定、整理后集中存儲在檔案管理服務器中；數字檔案利用環節，再次在企業內部網絡支持下，通過相應的檔案信息化系統，分布于企業各個工作崗位的終端實現數字檔案的共享利用。這樣實現了數字檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計和利用全過程無縫連接，也可同時確保數字檔案的長期保存與利用。

5.建立數字檔案集中管理安全機制

數字檔案集中管理過程中，檔案信息通過網絡收集、存儲、共享，與傳統的庫房檔案管理模式相比，面臨著更大的安全風險，因此需要建立數字檔案集中管理安全機制。首先應建立數字檔案安全運營組織機構，然后制定相應的制度對數字檔案工作流程和操作過程進行規范，增加認證授權、應用訪問控制，從而保證數字檔案的整體性、安全保密性，同時從有效預防、可靠保護、安全檢測、監督管控、有效應急處理等工作環節入手構成閉環管控體系，建立涵蓋防御系統建設、監督管控體系、容災備份處理系統、快速應急處理、技術支撐平臺的安全保障系統。數字檔案的備份工作尤其重要，在進行容災備份處理時應有效地設置數據冗余，進行異地備份處理，并可采用熱備處理及磁帶機等進行安全備份。數字檔案集中管理是企業數字檔案館發展的必然趨勢，只有實現數字檔案的集中管理，企業數字檔案資源的安全才能得到保證，數字檔案才能更好地為企業的發展提供服務。

參考文獻：

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[2]趙豪邁，寇曼.數字檔案集中管理策略初探[J].檔案與建設，2014(12)