序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇員工檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：企業員工 檔案管理 對策

企業員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的員工身份無法核定、有關政策無法落實、員工退休手續無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。

一、企業員工檔案管理的基本情況

1.企業員工檔案的管理方式

以油田企業為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業員工檔案管理的普遍模式。

2.企業員工檔案包括的內容

企業員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學歷及培訓材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業審批表、 退休（退職）審批表等。

二、當前企業員工檔案工作存在的問題

1.現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應

企業員工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業領導班子成員檔案，由各級組織部或企業工委代管；部分企業中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業還是按計劃經濟時期的管理方式將企業員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度，給企業的員工檔案管理工作帶來不便。

2.企業員工檔案管理工作制度不完善

個別企業以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。

3.企業員工檔案管理不規范，利用率低

一是企業員工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。

二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已調離本單位，但其員工檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。

三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。

四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內容鑒定和工作開展帶來影響。

4.檔案管理人員素質不高

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業員工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全

檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。

三、加強企業員工檔案管理的對策

1.創新員工檔案內容，嚴把進檔材料質量

創新員工檔案內容，就是要轉換檔案材料內容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴格把關，真正要做到“六不歸檔”：即不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、填寫不符合規定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。

2.創新管理方式，實現員工檔案管理數字化、現代化、信息化

紙質檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質型員工檔案在傳遞過程中易導致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質型檔案轉換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。

3.創新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化

要從企業的實際出發，建立科學合理的員工檔案管理制度。明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責任和義務，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎懲分明，從而調動檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時的補充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學，檔案的借閱應根據具體情況具體分析，嚴格保密制度，只有維護了企業員工檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理利用，為企業人力資源管理提供更好的服務。

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導讀：全年共整理檔案2套，送往市組接收驗收合格，收集零散檔案439份，查閱檔案66人次。在負責的部內計算機及辦公設備的管理維護上，能夠做到有條不紊，有問題及時解決或送修，保證了工作的順利進行。工作中我從不計較個人得失，工作分工不分家，尊敬領導，團結同事，樂于助人，時刻以一名黨員的標準嚴格要求自己，工作表現是有目共睹的，得到了上級領導及同事的認可和好評。

在十六字精神的鼓舞下，我勵精圖治，各項工作都有了新進展。

一、參加各類業務學習培訓，業務水平邁上新臺階。

年初，參加了為期4天的檔案員培訓，課上我認真做筆記，課后提問消化，不但順利完成了培訓任務，還幫助和輔導別的學員完成了實踐課程，并取得了結業證書。隨著全市遠程教育網絡站點陸續建成，我參加了歷時3天的站點技術人員培訓，因掌握培訓內容較好，還被委任為唯一的一位老師助教，協助老師并教導其它學員較好地完成了培訓任務。之后，還參加了市城區通訊員培訓班，在對信息與新聞有一定了解的同時，也全新認識了通訊的重要性和幾種基本形式，信息報送工作有了較大進步，下半年共報送信息4次。年末還參加了黨內統計干部的學習培訓，培訓歷時7天，培訓中我能充分利用專業知識，在學習中融會貫通，并在電腦共享被禁止的情況下，利用映射為學員們開通資源，較好地協助老師完成了教學。

二、在區委、區政府的正確領導下，各項工作開創新局面

三、堅持以“三個代表”重要思想為行動指南，政治思想取得新突破

積極參加各種形式的政治理論教育，善于提練和總結。年5月至7月借調解放思想大討論辦公室期間，負責思想政治宣傳工作，參與各階段活動實施和總結，無論思想或是政治理論水平都有飛速進步；之后，在學習貫徹“三個代表”重要思想再掀新活動中，能夠認真學習領會，再創新成績，撰寫的總結在《組工快訊》第39期發表；積極參加以公道正派為主要內容的“樹組工干部形象”集中學習教育活動，完成各階段總結和整改，政治素質得以提升；還于今年10月參加了入黨積極分子入黨前理論培訓班，取得了優異的成績，并于今年年底被發展成為預備黨員。

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一、薪資管理、社保公積金方面：

每月按時完成工資的核算和編制，遇到節假日主動加班加點確保員工工資能夠準確、及時發放；

按時完成社保年審、年檢工作，在年審過程中實現順利通過， 經過近兩年的實踐操作，現對社會保險網絡申報、年審流程、社保法律條文及西安市高新社保局各類社保業務流程，從門外漢逐步掌握、熟悉待遇報銷、養老轉移等操作流程及規范。

及時辦理公積金的增減變動、轉移、員工公積金支取等相關手續。

為全體員工辦理團體意外傷害險，及時做好新增人員的參保、離職人員的變更、出險后的報案、理賠資料準備等工作，確保員工的合法權益，同時有效降低公司管理風險。

二、招聘、公司內部競聘、員工入職手續辦理方面：

在人員招聘方面，通過加強內部、外部招聘渠道建設，全方位及多渠道整合內外資源，最大化的拓展人才資源渠道，同時加強個人在人力資源招聘方法方面的學習和培訓，積累招聘面試經驗，使促公司招聘工作專業化、流程化、標準化。加強對應聘人員工作能力的把控確保公司新聘員工的質量。2014年全年共計招聘入職員工 86人、離職25人，最大化的保障公司正常的生產人力需要。

在干部選拔方面，完成了中層、班長競聘及考察工作，選拔了一批有能力、有想法、有干勁、有經驗的優秀干部、班長上崗。這次競聘動員充分，組織得力，給廣大員工提供展示自我的平臺，也為公司發現人才，儲備了人才。對新聘中層的考察中，著重考察了各中層的崗位職責履職情況、工作任務完成情況以及工作作風廉政建設等方面，此項工作使人力資源管理上了一個新臺階，也為公司日后干部選聘積累的寶貴的經驗。

員工入職管理方面，規范入職流程、完善人員內部檔案資料，強制入職體檢，使員工入職管理水平得到了有效提升。

三、教育培訓工作

2014年培訓工作主要堅持公司育人理念，培養公司復合型人才為己任，重點提高公司人員整體職業化素質及職業情操，掌握現代管理知識與能力，為工作開展注入活力。2014年培訓方面主要開展以下工作：

（1） 積極組織新員工入職培訓，提高入職人員對公司文化規章制度了解，融入公司集體及團隊生活。

（2）開展公司操作層技術培訓、新“ERP”系統操作培訓、交通事故預防、處理培訓、銷售人員能力提升培訓，激發員工掌握新知識、新思想，合理應用知識及針對性培訓，收到了良好的效果。

（3）規范試用期員工轉正管理工作。2014年施行員工轉正面談制，實現了對員工試用期工作能力的有效評估，也對我個人開展人力資源工作起到了良好作用。

四、勞動合同方面

配合內控部起草了勞動合同，所有條款都仔細推敲，避免漏洞，并經律師的嚴格審查，與員工簽訂了全員勞動合同430余份，即維護了員工的利益，也保護了企業的利益，達到雙贏。

五、印信管理方面

嚴格執行公司用印制度，把好公司用印關，杜絕公章濫用、不規范使用等現象，確保印信使用管理。全年未出現用印違規現象。

六、工會方面

在工會方面，組織了3·12扶貧村植樹活動；關心職工生活，慰問生病員工，為有紅白喜事的員工送去慰問金等；關愛員工身體健康，全年組織了兩次員工健康體檢；關注員工子女教育，為不滿14歲的員工子女發放六一兒童節書卡；積極組織參加集團羽毛球比賽及舉辦的“第九屆拔河比賽”，并在拔河比賽中取得第二名的好成績，體現了新達公司團結向上的精神風貌。

七、檔案管理

嚴把檔案、資料借閱管理關，杜絕公司檔案、資料丟失。及時督促未返回的商砼合同、各類協議，2014年度共計收文128份、發文 45 份，返回商砼合同 24份、各類協議 75 份,同時在陳莉萍的配合下，完成所有歸檔文件的電子版條目錄入及歸檔工作。

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【?P鍵詞】企業；人事檔案管理；重要性；提高措施

【Keywords】enterprises； personnel file management； importance； measures to improve

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0125-02

1 現階段企業人事檔案管理常見問題分析

1.1 對于企業人事檔案管理不夠重視

雖然人事檔案管理在企業發展過程中占據重要地位，但其并不會產生直接、明顯的經濟效益，故而一些中小型企業及少數大型企業不重視人事檔案管理工作，不能認識到人事檔案管理背后的實際意義，從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙著企業人事檔案管理工作的良性發展。

1.2 人事檔案管理模式落后

改革開放以后，我國進入社會經濟快速發展時期，各類中小型企業紛紛成立，市場經濟逐漸發展完善，相應增加了企業人事檔案管理的工作內容，并提高了對于企業人事檔案管理的實際要求。但目前我國企業相關人事檔案管理工作，仍以紙質檔案和人工管理的傳統管理模式為主，工作效率低，檔案管理質量差，并且受紙質檔案自身局限性影響，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現代企業的實際發展需求。

1.3 管理機制靈活性不足

現代企業管理理念中，人才資源占據重要地位，直接決定了企業的市場競爭力和企業的未來發展，增加了企業對于優秀人才的實際需求，促進了企業用人方式的靈活發展。這種環境背景下，企業員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰。傳統的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業用人模式，表現出較為明顯的不適應性和局限性，無法發揮人事檔案管理工作的實際效用。

2 人事檔案管理對于現代企業發展的重要性分析

2.1 企業發展層面的重要性分析

人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要組成，在企業發展中占據重要地位，企業管理者需要通過人事檔案管理工作進行專業性的數據分析，從而深入了解企業員工的發展狀況，并對內部員工綜合能力、專業素質做出客觀準確的評價，從而提高企業發展決策的科學性和實效性。就企業人才招聘而言，科學、系統的人事檔案管理可以為企業提供更具價值的招聘參考信息，從而幫助企業快速完成招聘，提高員工招聘效率和質量[1]。

2.2 個人發展層面的重要性分析

對于企業員工而言，企業人事檔案即等同于其個人的職工檔案，其中詳細記錄著員工在企業工作各個階段的工作表現，既是員工職業生涯的真實記錄，也是員工個人發展規劃的重要參考。隨著企業用人方式越來越靈活、多樣，對于企業人事檔案管理提出了更高的要求，客觀要求企業加強自身人事資源管理，以協調員工與企業的發展關系，實現企業與員工間的共贏發展。

3 企業加強自身人事檔案管理工作的有效措施分析

3.1 提高對內部人事檔案管理的工作重視

人事檔案是一種獨立的檔案資料，通常由員工檔案、干部檔案等內容組成，人事檔案詳細、真實地反映出員工個人的職業歷史和工作現狀，是企業了解員工信息及企業招聘決策的重要信息參考，在現代企業發展過程中具有重要作用。因此，企業管理者需全面重視內部人事檔案管理工作，并將其作為公司發展重點工作，與企業戰略發展相關聯，以充分發揮企業人事檔案管理的實際效用，促進企業經濟效益的穩定發展。

3.2 創新認識檔案管理理念和管理模式

傳統觀念下，企業普遍將人事檔案資料視作為一種過期的文件資料，并不能認識到人事檔案管理工作的內在價值，管理觀念落后導致檔案管理規范性差，且缺乏對于人事檔案信息價值的深度挖掘。新時代背景下，企業需積極創新自身人事檔案管理理念，充分認識并重視信息資源對于企業發展的重要性，為各項人事資源管理提高措施的有效落實，奠定扎實的基礎。

從檔案管理模式的角度分析，企業應全面推動人事檔案管理的信息化建設發展，通過信息技術、計算機技術以及互聯網技術等先進技術的應用融入，提高人事檔案管理的工作效率和質量，進而深度挖掘人事檔案內在價值，促進企業進一步發展。首先，企業應在傳統紙質檔案基礎上，構建員工電子檔案系統，利用現代計算機設備實現基礎的信息化管理功能，從根本上改變檔案管理的查詢及編輯模式，提高信息的傳遞效率；其次，企業應在電子檔案基礎上，擴展員工個人信息平臺，及時上傳員工個人工作信息，如工作考核、工作成果、獎懲等，以提高人事檔案管理的時效性和針對性；最后，企業需科學規范人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業內部人事檔案資料遭到泄露和篡改[2]。

3.3 完善企業人事檔案管理制度

系統、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障，企業應從人事檔案管理發展需求和企業員工基本特征入手，結合人事檔案管理信息化建設發展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，確保企業人事檔案管理的每一項工作操作均“有理可依，有章可循”，從而規范人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優化措施要求，提高人事檔案管理工作的針對性和科學性，促進企業經營管理效益的良性增長。

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隨著社會和經濟的不斷發展，事業單位進入一個發展的不同階段，檔案管理的改革迫在眉睫。新階段對檔案管理提出的要求不只是收集文件和做好資料，而且要指導事業單位的規劃和發展。所以事業單位的檔案管理就要從管理設備、產品、方法，還要考慮管理工作者的各個方面，來推進新時期下檔案管理的各個方面的改革，與時俱進，有利于事業單位的發展。根據新時期創新檔案管理的現狀，本文根據檔案管理提出一定的建議，為事業單位的進一步發展貢獻一定的力量。

關鍵詞：

事業單位；檔案管理；建議

現在科學技術發展的速度比較快,事業單位在檔案管理的工作中也要緊緊追隨時展的步伐,在具體的工作中對檔案管理進行創新,通過運用科學管理的規律和一些成功的案例,把各種比較有用的檔案信息資源整合起來加以利用,進一步提高服務的質量,有利于檔案工作的科學化、規范化、現代化。檔案管理也能夠體現一個單位發展的歷程,記錄發展的具體情況,檔案憑借信息的可靠性、原始性、技術成果的可重復性和可查性等讓它發揮更大的價值。在這種情況下,提高單位檔案管理工作的創新性,來實現檔案管理的信息化,為單位發展創造新的機遇和空間是非常重要的。

一、新時期事業單位檔案管理現狀

1.事業單位對檔案管理工作不是很重視，管理理念不先進

一些事業單位的領導者沒有重視的檔案管理，把它簡單的視作整理資料，認為檔案管理不是很重要，沒必要投入太多的人力和物力，不利于檔案管理工作的進行。能夠看出檔案管理過程不夠規范，檔案管理工作不是很重視。

2.事業單位檔案管理制度不健全

一些事業單位都有制度混亂的情況，不夠清晰，員工在整理檔案的過程中經常不知道怎么入手。事業單位制度只不過是走個形式，沒有得到真正的實施，制度的制定也沒有具體到負責人，檔案管理制度跟不上單位的發展，長時間下去嚴重阻礙了事業單位的可持續發展。

3.事業單位檔案管理手段過于陳舊

事業單位檔案管理的設施不夠先進，硬件設施不齊全，資金投入不多，檔案管理過程管理手段落后，現代化程度不高。現在的計算機技術和科學技術都得到很大的發展，但許多事業單位的工作人員還是在使用傳統的資料整理方法，方法的局限性對事業單位檔案管理工作產生不利的影響。

4.事業單位檔案管理人員水平和素質偏低

事業單位在招聘檔案管理人員的過程中，沒有一套合理的選拔機制，而且在招聘的過程中對學歷和工作經驗也沒有硬性的要求，導致招聘的檔案管理工作人員專業性和能力不是很高，影響工作質量。

二、新時期創新檔案管理的建議

1.創新管理理念，事業單位提高對檔案管理的重視

事業單位應該創新管理理念，事業單位的領導要重視檔案的管理，加大檔案管理的宣傳力度，讓每個員工意識到檔案管理的重要性，讓員工積極參與到管理工作上，讓員工發揮工作的積極性和主動性。領導要給優秀的員工一定的獎勵，創造一個良好的工作環境，讓每一位員工肯定自己，能夠積極發揮自己的作用，投入到事業單位的發展，為單位發展貢獻力量。

2.加大資金投入，引進科學的管理手段

政府應該利用更多的方法引入資金，能夠引進更多的先進的管理設備，為管理檔案的工作人員提供學習機會和培訓機會。因此，第一步做好工具的創新，這是創新管理方法的關鍵步驟，也就是新時期下要求檔案管理人員利用計算機技術的科學性、準確性，提高他們的計算機的操作能力，有利于檔案的自動化歸檔和電子化處理的快速進行。在對檔案工作保密的基礎上，做到對檔案信息資源的開發，也就充分利用新時期網絡技術，緊緊圍繞事業單位檔案管理的核心工作，然后總結工作經驗，有利于保證信息的準確性和真實性。

3.完善和創新事業單位檔案管理機制，提高信息利用率

事業單位在制度的制定上要同國家的法律條文一致，不僅能夠做到對內部員工的約束，也能實現對單位領導的約束，避免管理機制的形式化。檔案管理機制的完善和創新要對每一環節的每一分工都要面面俱到，要包括具體的工作準則、管理要求、應急預案和人性化的懲罰獎勵等，這樣有利于提高檔案管理人員的警惕性，能夠做到對檔案的妥善處理和保密，甚至在很大程度上降低了檔案管理風險。檔案管理制度應注重于信息安全管理制度的建設，當今社會是信息化的社會，這就使得很多電子文檔極易受到網絡病毒的攻擊和入侵，信息安全制度能夠起到全方位保護的作用。

4.加強員工內部培訓，提高員工綜合素質

事業單位在進行招聘的過程中，要做好人才選拔關，即積極引進專業的人才，不受到編制內的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業知識，以實現人才為我所用。其次要建立完善的內部競爭機制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現象存在，事業單位的檔案管理部門就可以設立末位淘汰機制，對于每次業績都不突出的員工，實施警告、教育和開除的機制，提高其他員工的重視。定期對檔案管理員工進行培訓。對于新員工，要做好崗前培訓，使他們盡快熟悉工作的內容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的，提供更加專業化的培訓，實現人才的成長。

5.加強硬件設施建設

要加大信息化經費投入,加強硬件設施建設,實現裝備和技術的現代化。要配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備,運用這些設備來縮微檔案資料,進行數字化、科學化處理及保存。檔案部門要利用現代化的檔案管理模式,挖掘各方面的潛力,發揮自己的專業水平,有效利用信息技術滿足社會各界的需要。要將檔案管理轉化為經濟效益,通過信息技術的廣泛運用,創造出更為可觀的社會效益和社會價值,給檔案工作注入新的活力和生機,為檔案工作的現代化提供持續有力的支持。

總的來說，事業單位的檔案管理不只是對事業單位自身的發展有一定的積極作用，對社會的發展也是至關重要的。這就要求每個事業單位的領導和工作人員不只是在思想上重視檔案管理工作，而且還要應在具體的工作過程中，積極尋求新的解決思路和方法，來提高事業單位的檔案管理工作的效率，進而讓事業單位更加適應經濟的發展和進步。所以，這需要事業單位領導和工作人員堅持不懈的努力和探索，才能真正做好本質工作，為實現中華民族的偉大復興貢獻一份力量。

作者：劉奉莉 單位：煙臺市中心血站

參考文獻

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【關鍵詞】 人事檔案 高職院校 檔案管理 科學管理

高職院校的人事檔案是真實反映高職院校在人事活動中所形成的檔案文件，它集中體現了教職員工的個人履歷、崗位晉升、道德品質、學歷內容、工作業績等檔案管理文件，它集中以文字、表格以及其他記錄形式進行整理收集。在當前新的社會形勢下，充分要求高職院校的人事檔案工作必須牢固樹立“以人為本”的管理理念，加強檔案管理的信息化建設，深入開展人事檔案工作服務于組織人事部門，謀求其在高職教育改革和經濟建設中發揮的指導性作用，積極探索高職人事檔案管理的有效途徑與方法，實現人事檔案管理的現代化功能。

一、新形勢下人事檔案管理的核心價值

在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：

1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息

高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。

1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質

目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業水平、教研能力和敬業精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經歷，可以真實反映一個人的道德品質和業務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數據。

1.3輔助高職院校的教職員工行政管理

隨著國家越來越重視職業技術教育，高職院校的規模日漸龐大，所涉及到的專業科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調整、崗位輪換和獎金發放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。

二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑

在新的社會形勢和發展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。

2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性

當前社會已經進入到飛速發展的信息化時代，每天都會產生大量的信息數據，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。

2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質

檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業素質的培養，積極參加專業技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。

2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系

當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調閱和整理，也體現在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調閱管理的便利，節省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調轉和便捷。

通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現在兩點：一是可以實現人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數字化的人事檔案信息網絡化，從而實現人事檔案管理系統化、資源化和信息化，實現教育體系內人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。

三、總結

綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現，高職院校的辦學規模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現人事檔案的有序流通和共享，真正實現人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規范性與合理性。

參 考 文 獻

[1]許文君.大數據時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版）.2015（04）

篇(7)

關鍵詞：信息化管理；檔案管理人員；素質提升

檔案材料是記載每位員工成長、學習、工作與其他經歷的原始資料，對每位員工的原始資料進行真實記載、完整收集、分類整理、密封保存就是人事管理工作員工的一項基本任務。隨著現代市場經濟中人才流動的不斷加速，相關機構在進行人才招聘、人才調查、人事考核時，就需要了解這位員工在以前的政治立場、思想品格、技術能力、工作業績與較為重要的原始材料，這就凸顯出檔案材料對員工過去以往經歷的重要性，故此，每個單位都應高度重視員工的檔案管理工作。隨著現代科技的發展，一些信息化、網絡化技術也開始運用于檔案管理工作之中，檔案管理信息化就對相關工作人員提出了更高的要求，我國的檔案管理工作人員都應積極應對信息化管理的客觀要求，正視自身存在的不足，加強學習，提升工作業務素質，提升檔案管理的信息化水平。

1 信息化管理對檔案管理工作人員的能力要求

1.1 業務操作能力

我國檔案管理正處于從紙質化管理邁向信息化管理的關鍵時期，對相關工作人員業務操作能力的要求也越來越高，每位工作人員除了具備一些基礎的操作技能之外，比如文書立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案保護等，還應具備一定的計算機操作能力，熟悉相關軟件的操作程序；此外，隨著人才國際化的程度不斷加深，我國檔案管理人員還應具備一定的外語運用能力，具備查閱國際人才檔案材料的能力，以及把我國尖端人才的檔案材料翻譯為外國語言的能力等。

1.2 檔案管理能力

檔案管理是一種綜合性、復合型的工作，不僅僅涉及到檔案材料的收集與整理，更為重要的是對檔案材料進行鑒定、保管、開發、統計以及綜合利用等管理性工作，因此，檔案管理人員必須具備相應的管理能力，全面統籌好檔案材料的綜合管理工作，把這些管理程序做到完美銜接，便于相關人員進行查閱和利用，提升工作效率。

1.3 持續學習的能力

信息技術的發展速度已經超出了人類的想象，信息技術的推出層出不窮、各種操作軟件升級換代的節奏和頻率大為提升，這就要求檔案管理人員具備持續學習的能力，樹立起終身學習的理念，不斷學習各種操作軟件的使用要領，還應學習統計學、管理系、古典文獻學、以及本專業的相關知識，提升自身理論素養，力爭使自己成為一名復合型檔案管理人才。

2 信息化管理背景下我國檔案管理工作存在的不足

2.1 一些員工對檔案管理信息化的認識不到位

檔案管理信息化是伴隨著現代信息技術的發展而出現的，檔案管理工作覆蓋面強、工作量巨大，涉及到方方面面面的內容，檔案管理人員需要與人事、財務、后勤、工會、管理階層等部門打交道，長時間處理一些繁瑣、枯燥的工作，工作量的巨大往往使得一些工作人員忽視了對信息技術的學習，對檔案管理信息化的認識也不到位，很多員工的檔案管理工作仍處于書面抄寫、紙質管理的初級階段，這就使得一些檔案管理工作的工作效率難以得到有效提升，工作人員也付出了艱辛的勞動，但檔案管理質量整體仍然偏低，這就是值得深思的現象。

2.2 一些單位對檔案管理信息化的重視程度不高

檔案管理信息化不僅僅是一種時代趨勢，更為重要的是各種信息技術的應用，需要相關單位進行大量的資金投入，購買相應的設備與操作軟件，還應準備相關設備的維護與保養費用、軟件的升級服務費用，然而，檔案管理是一項基礎性工作，并不能帶來直接的經濟效益，一些單位管理階層就找種種借口，輕視檔案管理過程中各種信息技術的應用，這其實是對檔案管理信息化的重視程度不夠，這就在整體上不利于我國檔案管理信息化的發展進程，使得我國檔案管理工作整理上落后于西方發達國家。

2.3 一些員工對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作不僅僅是檔案管理機構的內部事務，更是一項社會性、整體性事務，需要每位員工、每個人員、相關單位的配合與合作，檔案材料是對一個員工過去成長、學習與工作情況的總體衡量，是考核一個員工最為直接的原材材料，檔案材料涉及到每個員工或個人就業、升遷、就職、提干、述職等等情況，每個員工都應重視和配合檔案管理人員的工作，然而，一些員工對檔案管理工作的重視力度不夠，認為檔案材料是可有可無的事情，檔案管理人員隨意寫上幾頁紙就可以了，有些高校畢業生為了圖省事，干脆把檔案材料找個地方隨意一放，以后去另外一個城市或單位就業時，不及時辦理檔案調動手續，這不僅僅為相關檔案管理機構與工作人員帶來不便，也為自己的發展造成了一些不利因素。更有甚者，有些員工或個人長期忽視自己的檔案材料，連自己的檔案在哪里都不知道，這就造成了自己工作情況檔案材料的斷檔，檔案管理人員就無法對其做出全面的記載，如果這名員工向往更高層次的單位發展時，檔案材料就會成為一種瓶頸，這種情況帶來的后果就會相當嚴重。

3 檔案管理信息化對相關工作人員的要求

3.1 按照信息化的要求來進行檔案管理

相關單位的領導干部和管理階層應加強對檔案管理工作信息化重要性的認識，強化領導決策對于檔案管理工作的影響及作用，加大對檔案管理部門的資金投入，確保信息化檔案管理所需要的硬件設備與軟件程序，認真落實相關的檔案管理制度，充分認識到人事檔案管理在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法、創新工作模式，將責任落實到人，讓檔案價值從靜止狀態轉變為動態，滯后性轉為超前性，從而實現檔案工作價值。

3.2 建立適合信息化需要的檔案管理制度

檔案工作制度要體現合理性、科學性，建立的規章制度要符合單位特點和檔案管理實際，具有可操作性，其建立要以方便實用，簡便易行，可操作性強為目標，加快檔案管理信息化和網絡化的進程，為檔案利用者搭建便捷、快速服務平臺，提高服務水平和質量，在檔案鑒別過程中，能明辨是非，堅決把虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

3.3 按照信息化的要求加強檔案管理工作隊伍建設

新形勢下，檔案管理工作有了新的進展，因此也需要檔案管理人員的素質能夠隨著信息化的進展而有所提高，相關工作人員應不斷學習，提升自身素質；每家單位也應做好檔案管理人員的培訓管理工作，培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑。首先，要促進培訓的經常化、制度化。實踐中很多單位對于檔案管理人員缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發展計劃或年度工作計劃，有針對性開展培訓工作，確保實效。其次，要注重培訓方式多樣化。以往大都采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強，要結合參觀訪問、實習交流等多種形式，培訓效果將會更加突出。

檔案管理信息化是我國檔案工作的發展趨勢，每家單位和相關人員都應按照信息化的要求來加強檔案管理工作，提升工作效率，提高我國檔案管理的整體水平，為用人單位發現人才、培養人才和使用人才做出應有的貢獻。

參考文獻