序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇人事檔案和畢業檔案范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞: 中職畢業生 人事檔案管理 問題 對策

中職畢業生檔案內容包括:學生學籍登記表、軍訓登記表、中考報名表、在校成績表、中職畢業生登記表、黨(團)材料、在校期間在校表現、體檢表、畢業生介紹信等。中職學校肩負著為國家培養技能人才的重任,面對激烈的人才市場競爭,中職學生比普通本科院校的學生面臨著更大的挑戰。中職畢業生人事檔案是學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對中職畢業生的人事檔案管理,對深化教學改革,提高教育質量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證,有著十分重要的意義。但由于種種原因,有些畢業生身份丟失,影響自己的職業生涯。

一、中職畢業生人事檔案管理中存在的問題

1.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。

2.檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業生檔案,只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號,導致檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業生提供優質服務了。

(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創新意識,在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業管理人員不僅應具備傳統技能,而且應具有信息技能,特別要加強計算機應用能力的學習,為檔案現代化管理提供準確快捷服務。

二、中職畢業生人事檔案管理的對策

為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用,為廣大的畢業生提供高效、優質的服務,畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:

1.規范中職學生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務質量,強化對畢業生的檔案觀念教育。中職必須對學生人事檔案的價值重新定位,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業生人事檔案管理,嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位,暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達,杜絕隨意擱置。中職學校要加強對畢業生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。

2.創新管理模式,實現現代化的檔案管理。首先,要增強創新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應用于人事檔案管理工作當中,信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。

3.采取措施實現中職畢業生人事檔案的動態管理。中職畢業生人事檔案動態管理,是指在檔案管理的生命周期內,注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現全程與全方位的管理思想,強調管理過程的延續性和科學性,結合管理活動的各個環節,輔助現有信息技術,不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態,產生最佳的效果。中職畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術,結合傳統的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式,以達到目標與過程的統一。

4.加大人事工作力度,徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行,畢業生擇業時間進一步延長,根據這種情況,應加大為廣大畢業生實行人事的力度,使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續做好“個人”的基礎上,積極向各高校聯系,宣傳人事政策,并制定對畢業生實行人事的優惠政策,對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善,對畢業生的轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責任。

5.整合資源,規范檔制管理。一個人的經歷和事件,不一定會在一時一地,所以,對大中專畢業生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個人、有關部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個人的學歷、技術職務、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經歷等方面的材料,有關部門和單位都有義務向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。

6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網絡化。在一定的授權范圍內,有關單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內,個人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營造一個公開、公平的環境。

7.優化服務,“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務的意識,提高服務質量;要創造方便、快捷的檔案轉遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關部門一起拓展服務的范圍,讓這些管理對象也享受社會發展的成果。目前,應該積極尋求有關部門的支持,先期成立流動人員黨支部,搞好黨員管理;設立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。

參考文獻:

[1]馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社,2003.

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論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。 

 

 

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題 

 

（一）人事檔案內容失真 真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。 

（二）人事檔案材料不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。 

（三）人事檔案管理政出多門 現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。 

（四）人事檔案利用范圍狹窄 人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議 

 

（一）提高檔案管理人員素質 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。 

（二）完善人事檔案管理制度 人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。 

（三）采用信息化管理手段 信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。 

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。 

 

參考文獻： 

[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[j].就業與保障，2006（2）. 

[2]呂春影.人檔案管理中存在的問題及完善措施[j].蹼陽職業技學學報，2004（11）. 

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關鍵詞：高校 畢業生 人事 檔案 管理

隨著科學信息技術的迅速發展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據。信息技術的快速發展和現代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現實檔案工作的發展要求，因此，高校畢業生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。

（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內容

高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

（二）實施檔案電子化

目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。

三、總結

總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。

參考文獻：

[1]王兆宇.高校畢業生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學理論，2011，(12).

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【關鍵詞】高校學生 檔案 管理

建好高校學生檔案，做好學生檔案管理工作，為畢業生就業提供服務，具有重要作用和意義。二十一世紀，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強。如何做好新時期畢業生檔案管理工作就成為一項重要任務。

一、目前學生檔案管理中存在的問題

真正能證明畢業生學習經歷的就是檔案，學生生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生檔案，歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。但是就目前學生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：

㈠隊伍建設

高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分，管理隊伍建設還未引起足夠重視，此項工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務重，沒有充足的時間管理好檔案。

㈡檔案管理不規范

檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象。學生檔案多數分散在各院系管理，達不到集中統一、規范管理的要求。學生入校檔案入柜，直到畢業前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現檔案不規范、不統一、把關不嚴、移交手續不規范，嚴重影響學生檔案質量。同時，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學生提供優質服務了。

㈢檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于一些簡單的檢索管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

㈣畢業生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學生畢業后，不一定馬上就業，也有的畢業生就業后，就業的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業生不知道自己會不會長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業生對檔案隨意處置，或放在學校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉到人才，但不定期繳費；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升、辦理社保、事業單位和國有企業招聘考試以及各地方對大學生的優惠政策等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學畢業后，無論工作的情況如何，要先把個人檔案的事情處理好。

㈤地區性政策限制。有些地區的人事機構不接收非本地戶口的畢業生檔案，使一些在當地就業的學生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。

二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

㈠提高學生對檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大學生生充分認識到，學生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。

㈡加強檔案管理工作的科學規范化管理

一、要有專人負責檔案管理工作，尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續性，建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。

二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業生檔案應重新整理，如發現材料有缺失或相關內容不符，應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊。建立多種檢索方式，便于查找與利用。

三要及時完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合相應的制度，將學生在校期間的材料及時歸檔，包括成績單、鑒定表、畢業生登記表以及能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理。

隨著高校擴招，學生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現代化的高等教育快速發展相比，已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發展的趨勢，提高現代化管理水平，充分利用信息化、網絡化等先進技術，來提高檔案管理工作的效率。

綜上所述，在新時期做好高校學生檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們義不容辭的責任。

參考文獻

[1]傅榮校，檔案管理現代化.浙江大學出版社

[2]楊國祥，檔案管理學.機械工業出版社；第1版

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按照“人檔分離”和集中統一的思路，建議將政府人事檔案部門所屬的人才交流機構、勞動部門所屬的就業服務機構、教育部門所屬的畢業生就業指導機構以及政府其他部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，重組成立政府所屬的人事檔案管理中心（或者叫公民文件中心），統一管理社會各類人員的人事檔案（公務員人事檔案除外）。該機構為不以盈利為目的的參公管理的全額撥款事業單位，憑借機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性，提供面向整個社會的公共人事服務。該機構的服務內容涵蓋：人事檔案法規咨詢、政策解答；人事檔案管理服務，包括人事檔案管理、人事檔案材料收集和歸檔、人事檔案整理等；人事檔案接轉，包括開具《調檔函》，接收、審核檔案材料，建立人事檔案電子信息登記備份；人事檔案轉遞；接辦各類政審，包括公檢法辦案審查，公務員錄取政治審查，事業單位錄取政治審查，各類招錄用政治審查，研究生招生政審，直系親屬入黨外調，加入派政治審查等；出具各類證明，包括存檔證明，近期表現證明，工齡核定，工作記錄證明，黨員情況證明，其他相關證明；查（借）閱人事檔案。

二、建立自收自支的公益型事業單位，提供定制型人事服務

在改革開放年代，人事制度在選人擇業中發揮了重大作用，為促進人才市場的培育和發展提供了政策依據。建議在確定屬于基礎性的、為公共利益服務的人事檔案公共服務范疇之后，應將圍繞人事檔案管理派生出來的、屬于特定服務的、非公共服務范疇的人事業務劃歸為人事業務，作為人事檔案公共服務的補充部分，由人才交流機構（或者叫人事事務所）根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，提供相關服務。人才交流機構為自收自支的公益型事業單位，提供的人事業務為有償服務。具體而言，人事業務（有償服務）可以包括：

1.代辦職稱評審業務：專業技術職稱初定、專業技術職稱申報評審、專業工作年限證明等；

2.代辦轉正定級手續：高（中）等學校畢業生見習期考核鑒定表等；

3.出具各類證明：工齡核定（購買房改房專用）、經濟適用房購房申請、內地的中國居民赴港工作同意書、教師資格申請人思想品德鑒定表、《上海市居住證》人員人事檔案核實情況表、工作履歷證明（辦理非轉農）等；

4.出具各類公證信息：出生公證、學歷公證、親屬關系公證等；

5.查（借）閱人事檔案：因公出國（境）政審手續等。

三、設立社區化管理中心，管理戶籍衍生業務

依托于人事檔案管理而派生的集體戶籍掛靠業務，曾經作為畢業生就業落戶、人才引進、人才流動等管理工作的重要配套環節，為各類人才解決后顧之憂發揮過重大作用。基于建立人事檔案管理中心的大前提下，建議對此類業務逐步梳理剝離，由所屬地社區成立戶管中心，實現人戶一致的大社區化管理，從而提高服務的專業性，降低戶籍、婚姻、教育等相關服務的管控難度。剝離的戶籍管理業務可以包括：

1.集體戶口遷入初審：人才引進程序、出具《同意落戶證明》等；

2.集體戶口遷出；

3.常住人口登記卡日常管理；

4.出具各類證明，如身份證遺失證明等；

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一、人事檔案管理服務“短板”突顯

人事檔案收存了人員履歷、鑒定（考評）記錄、政治歷史、黨（團）關系等個人信息，以及獎懲情況、任免（職）、工資收入等私密信息，以權威文件材料的方式記錄員工個人成長、思想發展的過往，能體現當事人家庭背景、從事專業、個人發展等各個方面的內容情況。簡而言之，人事檔案是個人信息的儲存庫，概括地反映當事人經歷全貌。基于人才流動頻次加快、方式愈加多樣化等現實，以傳統人工方式對人事檔案實行管理的“短板”越來越突顯。以湖南省人才流動服務中心為例，截至目前，受托管檔案高達19萬份，且每年新增檔案均在30%以上。量的迅猛增加，進一步帶來管理中存在的矛盾和問題。

1.軟件系統更新滯后于硬件設施建設

當前，經批準有人事檔案管理權限的絕大多數為政府所屬人才中介服務機構，經長期運營發展，與人事檔案總量相匹配的硬件設施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設施、系統上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務中心目前的人事檔案管理系統系21世紀初期配置，近十年來，人事檔案數呈幾何倍級增長，使用的管理服務系統卻沒有及時升級，出現原始檔案信息不能加入管理系統，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統外遠程查詢、受理無法實現等情況。由此帶來諸多管理服務中的不便，導致優質人事檔案管理服務不能到位。

2.信息化程度不高制約服務水準提升

隨著上世紀末高校持續“擴招”，高校畢業生總量近年劇增，處在“擇業期”的大中專畢業生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數人事檔案都進入工作地或居住地所在的人才服務機構。這批高學歷、高素質檔案托管人使用網絡的頻次非常強，大多都習慣使用網絡處理個人有關事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項只能往返于人才機構和居住地之間，既給機構前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當事人增加了較大的辦理成本。

3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費

長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務辦理程序、服務通道等方面存在一定的滯后，導致當事人對個人檔案不關心、不重視。這也是人才服務機構每年都出現相當數量的“死檔”、“無人檔”的關鍵原因。另一方面，一部分民營企業對員工檔案不重視，沒有認識到通過檔案了解員工相關情況從而達到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費。

二、加快人事檔案管理信息化建設有效途徑

檔案資源對企業、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計算機和網絡通信技術的迅猛發展和應用，傳統檔案管理與服務方式已經不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數量的劇增，以信息化建設為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務機構的必然選擇。要建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網絡系統，建設一個有限開放性檔案管理系統，把檔案信息轉化為可利用的社會資源，便于企業更快捷方便尋找合適人才。

1.加大資金投入，開發一整套人事檔案管理系統

隨著流動人員及大中專畢業生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數量成倍增加，現行管理系統已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統勢在必行。

這套系統既要包括內部管理系統，又包括遠程使用、服務系統。內部管理系統將檔案原有的基礎數據重新導入，并在現有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數據庫，讓常規性查閱利用、統計、調取等實現自動化，替代現行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠程管理系統應將存檔人員檔案基本信息上傳至網絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質量。從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業技術力量，開發建設市場化人事管理系統，將獲得比投入更大、更有效的產出，實現遠程服務和資源共享。

2.加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能

實現檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統只是基本，要實現長期穩定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質高水平的檔案管理人員。

人事檔案管理操作人員不僅需要具備較強的業務素質，而且要具備操作并使用管理系統和網絡安全的防護措施能力。這些能力的具備和提升，需要人事檔案管理機構加強對管理人員的培訓力度，創造更多的培訓交流機會，使管理人員提升自我業務水平和能力。同時，管理人員也要在思想上樹立正確的檔案管理信息化意識，能夠充分認識到檔案信息化建設的重要性，積極配合信息化建設步伐作出能力調整，有意識地加強自身檔案管理信息化方面的學習，提升自身業務技術和業務能力，增強工作的責任心和使命感。

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關鍵詞:農業科研單位 干部人事檔案 管理工作 創新開展

干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分,是黨和國家歷史資料的核心內容,也是國家檔案的組成部分。干部人事檔案是干部職工個人經歷、思想政治、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的真實記錄,是干部人事工作的重要基礎。而農業科研單位,作為我國農業人才的集散地,也是增強我國綜合國力的重要領域,其干部人事檔案工作就顯得尤為重要。新形勢下,如何加強科研單位對干部人事檔案的管理,充分發揮干部人事檔案的作用,為科研單位提供強有力的人才支撐,是每一位干部人事檔案管理工作者面臨的新課題。現以中國熱帶農業科學院(簡稱熱科院)為例,圍繞以下幾方面簡要談談如何創新開展干部人事檔案工作。

一、干部人事檔案管理工作基本情況

近年來,熱科院高度重視干部人事檔案管理工作,在農業部的直接領導和指導下,認真組織院屬單位學習和貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《農業部干部人事檔案管理辦法》等有關規定,遵循“統籌協調、分類管理、分級負責”的原則,加強基本條件建設,不斷提高業務工作水平,并以開展全院干部人事檔案工作自查、檢查和調研為契機,理順干部人事檔案管理工作。通過認真履行干部人事檔案管理宏觀指導職能,健全機構、規范制度、加強指導,推動全院干部人事檔案管理水平不斷提高。

截至目前,全院共管理人事檔案5863冊,其中干部人事檔案1844冊(在職干部1354冊、離退休干部490冊);此外還管理著在職及退休工人檔案3878冊,其他人員檔案141份。全院在職局級干部由農業部統一集中管理,在職處級干部、高級專業技術職務人員和院機關工作人員的人事檔案由人事處統一集中管理,其他人員人事檔案由各院屬單位負責集中管理。人事處除管理相關干部人事檔案外,還負責全院人事檔案管理工作的統籌協調、監督指導工作。

二、農業科研單位干部人事檔案管理存在的問題

經過調研分析,當前科研單位的干部人事檔案管理工作中存在的主要問題如下:

1.人事檔案管理力量薄弱。目前,各科研單位干部人事檔案一般由組織人事部門的檔案室管理,大部分管檔人員都是兼職人員,管理力量薄弱。按照干部人事檔案管理的有關規定,對于收集歸檔的材料要及時做好登記備案,在一個月內進行歸檔,并定期整理裝訂。僅熱科院人事處就負責管理481位干部的人事檔案,每年各種與工資調整、評優表彰、職務任免、職稱晉升、業務進修、學歷提高、年終考核等有關工作而形成的資料約 2000余份,僅材料歸檔一項業務,每年都需要把所有的案卷梳理一至兩遍。另外,熱科院每年新引進近300名高校畢業生或調入的科技干部的人事檔案必須經過人事處審核后方能轉至各單位,檔案中所缺材料必須及時與原單位索要,歸檔材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新增材料,整檔工序的繁雜,管檔人員常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、簡單、重復性的勞動,使得檔案管理人員沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息,也不利于檔案的安全管理。

2.人事檔案收集不完善。干部人事檔案管理工作材料收集管理不夠嚴格,不夠完整。大部分科研人員歸檔意識不強,有的人員畢業好幾年,學籍材料始終保留在個人手中,或是放在學校里;收集來的材料常規的多,重復的多,但諸如科研成果、業務獎勵、著作和高質量的論文等能體現科研人員個人業務水平的材料少。新進人員由高校轉入時的檔案材料基本都是零散狀態,需要重新分類整理。而從企業調入的工作人員普遍缺少與工作經歷相關的材料,如干部履歷表、招工(聘用)合同、考核表、工資表等材料,導致單位難以為其按事業單位標準確定工資。

3.人事檔案歸檔不規范。隨著科研單位不斷加大科技人才引進、培養、選拔、使用工作,干部人事檔案在專業技術崗位和領導職位升遷方面是一項主要的參考依據,這就要求每份材料的來源和內容一定是真實可靠的。然而,在工作實踐中發現,有些人填寫履歷表時,年齡、工齡、學歷填寫時有出入,有的僅僅參加了課程培訓班或專業證書班,在填表時卻寫成大學本科或研究生;還有些檔案材料或是紙質很差,甚至用圓珠筆寫,字跡模糊;有的年度、階段或掛職考核、考察、評鑒材料,不規范,不嚴格,對干部的評價沒有具體化、客觀化,不能真實地反映本人的實際情況;歸檔紙張沿用16K辦公用紙,但由于歷史原因,部分干部人事檔案尺寸標準不統一。

4.人事檔案信息化不高。目前,各科研單位干部人事檔案管理大都以紙質檔案為主。管理人員疲于應付各種檔案材料的收集、整理、裝訂,沒有時間和精力對檔案材料進行信息化處理,導致檔案材料反映的信息無法發揮最大效率,難于及時給領導在人事方面的決策提供參考。目前,熱科院院屬17個單位已初步建立檔案管理系統,在職人員的基本信息,行政職務、專業技術職務晉升、工資變動情況等信息已錄入計算機系統內,大大提高了人員信息的查詢效率,但仍然存在信息采集不完整,信息維護不及時等問題。

5.人事檔案重視程度不夠。長期以來,不少科研單位對干部人事檔案的重要性認識不足,對待檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,沒有真正列入工作考核指標;管理人員不到位、經費不到位、監理不到位、規章制度不健全。一些檔案管理人員缺乏主動性和創新意識,不能及時更新觀念,提高自身的思想素質和業務素質,不能積極發揮干部檔案的自身優勢與潛力,限制了人事檔案的開發利用工作,制約了人事檔案工作的創新發展。