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內部控制合同管理精品(七篇)

時間:2023-05-15 18:15:02

序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇內部控制合同管理范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞:HRP平臺醫院合同管理內部控制信息化

一、醫院傳統合同管理情況

醫院傳統合同管理主要以紙質文檔的扭轉和保存為基礎。由各部門負責草擬合同,會同相關部門(采購、審計、財務等)對合同的完備性、合法性、可操作性等進行審核,審核無誤的合同再由各級領導簽字確認并加蓋合同專用章或公章。至此,合同正式成立生效并進入履約環節。當醫院需按合同約定履行付款義務時,由各部門的經辦人員負責填寫報銷單并完成簽字付款流程后交財務部付款。這種醫院傳統的合同管理模式,存在諸多弊端,比如:1.合同流轉的過程中經手人員多時間長,無法及時查詢某一份合同所處的狀態,導致合同簽訂的效率低下;2.無專門的部門對合同進行內容登記、統一的編號、歸檔,無法提供精細化的查詢和統;3.在后期合同履行的過程中常會出現因各種原因需變更原合同條款的情況,傳統合同管理由于均采用手工記錄,合同變更不留痕跡,給后期再查詢原始合同留下隱患。

二、基于HRP平臺的醫院合同管理內部控制信息化建設

(一)加強合同效期預警管理

在HRP平臺下,加強合同效期預警管理,是加強合同管理內部控制信息化建設的關鍵措施,注重合同效期預警管理,是內部控制信息化建設的關鍵一環。首先,加強合同效期預警管理需要將合同的簽訂日期、有效期以及生效日期甚至是保質期等關鍵信息錄入到HRP平臺系統中,設置預警信息,保證合同管理者可以在登錄HRP平臺后,就接收到預警信息,實現合同的有效管理,做好合同管理的內部控制工作,加強內部控制信息化建設。其次,在授權管理的情況下,及時采取針對性措施,防止出現合同采購超限等問題,節省人力、物力資源,保證合同處于有效期內,加強對合同效期的預警管理,保證合同履行效果。

(二)注重基礎功能設計

注重合同基礎功能設計,合理建立合同模塊非常重要,因此,在合同履行過程中,注重基礎功能設計非常關鍵,直接關系到合同的履行效果。注重基礎功能設計需要注意以下兩點,第一,需要對關鍵信息進行錄入、保存,通過審核、變更、續簽、凍結等一系列操作進行基礎功能設計,確保在HRP平臺系統下,合同管理基礎功能設計的合理性與有效性,保證合同功能的發揮,解決合同管理中存在的問題。第二,需要對合同條款、合同基本信息以及合同費用、變更歷史等內容進行了解,對合同全過程進行全面的了解,完善相關信息,進行登記管理,保證合同基礎功能的發揮。

(三)注重風險防范

在HRP平臺,風險防范占據著重要的位置,通過形成風險數據庫,可以對合同可能存在的風險進行梳理,對收支合同、采購合同以及科研合同等進行風險樹立,可通過審查環節,加大防范力度,進行重點防范,有效控制合同管理風險。除此之外,通過注重風險防范,可以對合同的審核過程進行了解,并將責任落實到個人,通過明確責任,防范風險,達到有效進行合同履行管理的目的,促進合同管理工作的順利開展。

(四)合同影印管理以及信息共享

通過信息化建設,可以為合同影印管理提供技術支撐,不僅提高了工作效率,還節省了儲存空間,為合同的集中管理創造了有利的條件。與此同時,在HRP平臺下,可以對合同進行影印化管理,將其統一儲存,方便合同管理工作的開展。另一方面,通過信息化建設、信息共享,可以將信息統一存儲在HRP系統中,在信息共享過程中,對合同進行全面的反映,方便合同管理工作的開展。

三、結束語

綜上所述,開展基于HRP平臺的醫院合同管理內部控制信息化建設具有重要的意義與價值,不僅有助于解決合同管理中存在的問題,還可以加強合同預警管理,有效開展風險防范工作,保證合同的有效履行,實現合同環節的風險防控,達到有效進行內部控制,降低醫院經濟損失的目的。

參考文獻:

篇(2)

【關鍵詞】內部控制;房地產;合同管理;方法

一、引言

房地產公司合同管理是房地產公司內部控制的重要內容。本文就內部控制下的房地產公司合同管理方法為主題,分別從房地產公司合同管理常見的問題以及完善房地產公司合同管理方法兩個角度進行分析,希望可以對我國房地產事業的發展起到一定的幫助作用。

二、房地產公司合同管理常見的問題

(一)合同訂立缺乏嚴格的審核程序,導致合同內容出現問題

目前,我國的經濟發展速度越來越快,房地產行業更是如火中天地發展著。房地產公司的每一項業務都離不開經濟合同,每一份合同都和房地產公司的經濟利益有很大的聯系,而近幾年房地產市場比較火爆,企業利潤可觀,一部分房地產公司往往忽視合同的管理,覺得合同管理不是公司的重要經濟行為。殊不知合同一旦出現了問題,會給企業帶來無法挽回的損失,對一些小企業甚至會出現滅頂的災難,究其原因,主要是合同管理不到位,在合同訂立方面是由于缺乏嚴格的審核程序,具體工作人員忽視合同中的一些細節問題,而導致合同內容不嚴謹、合同條款不合理造成的。

(二)合同執行過程中監管不到位,導致合同執行不力

在合同的執行過程中必須要有一些必要的監管行為,這樣才可以保證合同的順利執行,也可以降低房地產公司的風險。在實際工作中,有許多的房地產公司往往會忽視對合同執行的監管工作或者監管不是非常完善和科學。這樣一來容易造成合同執行不力,甚至出現合同違約的現象,給公司造成不必要的損失,所以,企業應當明白合同的執行并不是一個人或是一個部門的事情,在監管的過程中需要許多的部門一同來完成,這樣才可以保證合同及時有效地執行,確保公司的經濟利益不受損失。

(三)對合同管理缺乏正確的認識

由于合同的內容不夠嚴謹曾給某些房地產公司造成非常嚴重的麻煩,許多房地產公司也都予以借鑒,大多都提高了對合同制定的重視程度,但是大多數房地產企業尤其是一些小型房地產企業,在合同制定并簽訂結束之后便認為結束了,對合同后期的管理沒有統一的管理流程,僅僅只是將合同交給相關的人員,對合同未執行完畢的一些細節沒有后續跟進,更沒有對合同進行復審的環節,這樣除了制定和簽訂的人員之外,其他工作人員對合同的內容并不是很了解,很容易導致合同未執行完畢的部分出現拖拉、甚至違約現象,給企業造成不必要的損失。

三、完善房地產公司合同管理的方法

(一)建立起一套完善的適合本公司的合同管理制度

在內部控制下的合同管理部分,房地產公司需要根據國家相關法律法規的引導,并結合企業自身的特點和戰略目標,制定一套合理的適合自己的合同管理制度。合同管理制度對合同涉及的各部門職責要有明確的規定,對合同制定、簽訂、執行及后續管理各環節均要有詳細明確的規定,做到合同制定前、制定中、制定后均要有相應的監督機制,切實維護企業經濟利益不受損失。

(二)設立規范的組織機構

房地產公司要想管理好經濟合同需要建立規范的組織機構。首先,需要對相關員工進行必要的培訓工作,要讓他們在思想上對合同管理的工作加以重視;其次,需要建立一個專門的部門對合同進行嚴格管理,合同管理部門的人員必須是能力強、素質高、經過專業培訓的員工;最后,需要根據房地產公司的具體情況來制定合同管理體系,使企業的合同管理制度更加完善。

(三)加強對合同各個環節的監督管理

房地產企業想要加強對合同的管理,就必須加強合同各階段的審核監督工作。

1.加強合同制定前的管理。首先需要對制定合同的規范非常熟悉,對合同的訂立內容充分了解;其次,了解合同對方的各方面情況,確保對方當事人具備合同履約能力;另外,對于涉及專業技術或法律關系復雜的合同要組織法律、技術及相關人員參與談判。

2.對合同制定中的監督,要對合同的細節部分加以重視,防止在合同中出現漏洞,給企業造成不必要的損失。在這個環節要嚴格按照企業合同簽訂程序進行,相關部門及人員對合同按程序進行審核,特別注意合同的主體、內容和形式是否合法,合同內容是否符合企業的經濟利益,合同各項條款是否簽訂明確等。

3.合同履行過程中的監督及控制。一是如果在合同履行過程中發現條款有誤、對方有欺詐行為,或國家政策變更、市場變化等客觀情況發生,可能或已經對企業經濟利益造成不利影響時,應及時按程序上報并和對方協商變更或解除合同事宜。二是合同履行中有糾紛的,及時安排相關部門及人員與對方協商解決,協商無法解決的按約定選擇仲裁或訴訟。三是加強合同登記的管理和監督,定期對合同進行統計、登記和歸檔,詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。另外,定期將相關員工集結起來,讓他們總結在此段時間內合同各環節所遇到的問題和不足,并確定改進方案,防止以后出現同樣的問題。

四、結束語

隨著房地產行業的快速發展,企業管理方面便會出現各種各樣的問題,比較重要的一點就是合同管理問題。本文以內部控制下的房地產公司合同管理方法為題,分別從房地產公司合同管理常見的問題以及完善內部控制下的房地產公司合同管理方法兩方面進行分析,提出了一些對房地產公司來說相對適用的方法,希望可以為一些房地產企業加強合同管理方面有所幫助,從而達到提高房地產公司的經濟效益以及社會效益的目的。最后,衷心的祝愿房地產行業能夠順利發展,再上一個新的臺階。

參考文獻

[1]余宜林,張海東.合同管理在施工企業中的重要地位[J].交通標準化.2004(10).

[2]鄧亞吳,張濤.基于VaR方法對房地產公司樣本數據的建立[J].智富時代.2015(S1).

篇(3)

關鍵詞:企業內部控制 合同 風險 機制

限于管理理論、意識控制等方面的原因,部分企業合同的管理仍存在著諸多問題。因此,合理運用內部控制理論,加強對合同的監督管理勢在必行。

1 合同管理存在的主要問題

①合同歸口管理不到位,權責分配和職責分工不明確。合同管理實際運行中,法律事務管理部門、業務部門、相關職能部門之間缺乏有效的溝通機制,無任何部門或個人能掌握合同總體情況。②合同樣式不符合要求,要素表述不清晰。在合同樣式方面,有正式書面的格式合同,也有簡單的傳真件;在要素描述上有些條款缺少關鍵表述,有的對會簽意見大而化之等等。③合同動態管理如會簽、授權、履行監控程序缺失。許多企業在合同靜態管理、談判等前期階段能夠高度重視,但對合同簽訂之后的合同履行階段,則往往存在重視不足、管理不到位等情況。④合同執行后驗收、評價工作缺失。企業往往缺少對年度合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況分析評估,對分析評估中發現合同履行中存在的不足,沒有及時采取有效措施加以改進。

2 企業內部控制理論與合同管理風險辨識

2.1 指引第16號指出企業合同管理至少應當關注下列風險。①未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐,可能導致企業合法權益受到侵害。②合同未全面履行或監控不當,可能導致企業訴訟失敗、經濟利益受損。③合同糾紛處理不當,可能損害企業利益、信譽和形象。

2.2 從企業合同管理環節上至少應當關注下列風險。①合同準備階段,包括合同策劃、調查、初步確定商業對象、要約、談判及擬訂合同文本等程序。②合同簽署階段,包括征求法律顧問意見,按照權限分部門審核、會簽,簽署合同文本等。③合同履行階段,包括合同履行,跟蹤監督,變更或終止、糾紛的處理等程序。對合同履行情況及實施情況進行,及時反饋合同履行情況的最新進展,確保合同各方能夠完全、全面的履行合同。④合同履約后管理階段,包括合同履約情況總體評價、風險防控、歸檔保管等程序。建立合同履約后評價與考核評比獎懲制度,把履約效果與獎懲掛鉤,把存在的問題不足與風險管控結合,推動合同管理PDCA機制不斷完善,不斷提高公司對外經營的競爭力與誠信度。

2.3 基于內部控制理論的合同管理風險辨識。①內控觀念的局限性。受內部審計環境影響,部分企業一直將企業的內部控制過多的理解為企業的內部審計和財務管理。但對企業運營聯系最密切的合同管理與法律風險控制缺少足夠重視。②內控流程設計的局限性。部分企業或合同承辦部門認為企業內部控制流程的設計增加了企業的運營成本、影響經營效率,對于效益的改觀沒有太多幫助。③法人治理結構不規范。目前很多企業雖然在形式上建立了法人治理結構,但遠未達到內部權利制衡的效果。合同管理流程被架空,內部控制干擾因素過多,內控流于形式,甚至成為違規的遮羞布。

3 內部控制基本理論下的合同管理與風險防控

3.1 企業內部控制理論。企業內部控制理論的發展大致分為內部牽制、內部控制制度、內部控制結構與內部控制整體框架等幾個不同的階段。20世紀,內部控制活動大部分集中在制度的設計和審計方面。如美國相繼成立了全國舞弊性財務報告委員會和專門研究內部控制問題的委員會。

3.2 內部控制五要素與合同管理。①控制環境。任何企業管理的核心都是企業中的人及其活動,而人又是構成環境的最重要要素。明確組織中的每一個人都對內部控制負有責任,這種組織思想有利于將企業的所有員工團結一致,使其主動地維護及改善企業的內部控制。②風險評估。企業必須建立可辨認、分析和管理相關風險的機制,對經濟活動中各層級所面臨的風險加以管控。③信息與溝通。圍繞合同管理內外部環境的變化,必須建立與合同管理控制活動相關的信息與溝通系統。通過信息的交換與分析,對監督、控制進行調整,使企業內部控制越來越趨于完善。④內部監督。在成本與效益原則下,企業合同管理控制過程必須施以恰當的監督,通過監督考核機制對違規現象加以修正。

3.3 合同管理環節的風險防控。①合同準備。簽約主體風險防控。簽約主體合格是合同得以有效成立的前提條件之一,簽約主體風險的結果是合同無效或被撤銷。②合同談判。合同談判風險防控。談判是雙方在平等、自愿、公平原則下,磋商合同內容和條款,明確雙方的權利義務的過程。③文本起草。合同形式風險防控。合同形式可以分為書面形式、口頭形式和其他形式,是合同當事人意思表示的載體,應符合法律或有關部委審查備案的要求。如《合同法》規定,對借款合同、建設合同等應采用書面形式。④合同訂立。合同訂立前有關部門必須對文本進行審查會簽。合同文本審核是合同簽署的關鍵環節,其風險主要有是否違反國家有關政策法規,合同主要條款存在重大誤解,審查人員的職業技能與操守,審查意見或建議是否被采納。⑤合同生效。合同生效風險防控。經審核后的合同簽訂稿必須由企業法定代表人或被授權人簽署,加蓋企業公章后生效。其風險主要表現在:企業內部授權委托制度不健全,簽署權限不明確而造成越權簽訂;合同印章管理不當,隨意加蓋合同印章。合同簽署后被篡改等。主要管控措施:企業應當建立合同簽訂授權制度、專用章使用與保管制度。采取恰當措施,防止已簽署的合同被篡改。⑥合同履行。合同訂立后,企業應誠實守信的履行合同約定,并按交易習慣履行通知、協助、保密等義務。該環節的主要風險是當事人沒有恰當地履行合同中約定的義務。⑦合同變更(解除)。合同變更(解除)風險。其風險主要表現在:變更雙方意見不一致導致合同無法繼續履行,合同變更簽證不規范,涉及合同變更協商的書面協議未作為合同的組成部分等。主要管控措施:合同變更程序上應參照新訂立合同按權限履行審批手續,明確合同承辦部門對合同履行情況及效果的信息通報。⑧合同爭議。合同爭議是一方或雙方對合同條款履行提出質疑并要求予以解決處理。在發生糾紛時,雙方應采取有效措施防止糾紛的擴大和發展,首先通過和解或者調解解決爭議,盡可能避免訴訟。當事人不愿和解、調解或者和解、調解不成的,可以根據合同約定申請仲裁或向人民法院提訟。⑨合同終止。合同終止指合同當事人雙方在合同關系建立以后,因一定的法律事實的出現,使合同確立的權利義務關系消滅。合同履行的終止并不消滅當事人因此所應承擔的返還財產、賠償損失等責任,以及以后合同義務的履行。值得關注的還有合同終止后有關質保金與售后服務的繼續履行。⑩合同后評價。合同后評價是對合同管理各個過程一個整體的、綜合性的評定,通過評價有助于分析、總結企業合同管理中的經驗和不足,推動合同管理水平的提升。企業應當建立合同后評價與責任追究制度,對分析評估中發現合同履行中存在的不足,應當及時采取有效措施加以改進,對合同訂立、履行過程中出現的違法違規行為,應當追究有關機構或人員的責任。{11}合同歸檔。合同歸檔保管是完善合同管理的重要環節,通過對合同資料的編號、統計、分類、歸檔和借閱進行管理,保證合同資料(包括招投標文件、補充協議、合同文本、審查會簽單、監控視頻材料等)的完整性,避免合同資料缺失或被泄密、濫用。主要防控措施:明確合同管理人員職責,規范合同資料歸檔范圍、借閱審批、歸還手續等有關要求。

4 結束語

合同作為企業承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據,是企業管理活動的重要載體,也是企業風險管理的主要內容。企業需要運用內部控制理論對合同法律風險進行分析與控制,并建立一系列制度體系和機制保障,促進合同管理的作用得到有效發揮。當然,內部控制并不是要消除任何的可能性,也不存在完美無缺的內部控制。只有這樣,才能正確認識基于內控規范下的合同管理與風險防控工作,不斷提高經營管理水平和經濟效益,促進企業的事業不斷健康發展。

參考文獻:

[1]朱錦余.合同風險管理與內部控制――理論?實務?案例(企業內部控制與風險)[M].大連出版社,2010.

篇(4)

【關鍵詞】 合同管理; 內部控制; 過程導向

一、引言

在市場經濟環境下,合同已成為企業最常見的契約形式(劉玉廷,2010)。而在國際市場上,國際工程承包公司通過履行合同參與國際業務,所有的權利義務均由合同條款確定,項目的成功與否與合同簽訂及履行情況息息相關。目前全球經濟持續性低迷,對我國國際工程承包企業形成了巨大沖擊,利潤空間不斷縮小。通過合同內部控制管理項目風險并獲取合理合法的項目經濟預期,已成為目前國際工程承包企業的內生性需求。

2010年五部委共同制定并頒布了《合同內部控制應用指引》,該項指引以過程控制為導向,因此合同內部控制(以下簡稱“合同內控”)貫穿于合同調查、簽訂、履行、后評價的全過程,為企業建設、完善合同內控制度提供了理論依據。

本文擬以合同內控應用指引為理論框架,對國際工程承包企業的合同內控制度建設進行研究,其目標是通過全過程化的合同內控,針對國際工程承包企業的合同管理特殊需要,對其合同行為予以管理。

二、國際工程承包合同的管理特點

(一)合同管理的復雜性

國際工程項目合同隨項目參與各方特性各異,專業性強,文件眾多且內容涵蓋廣泛,合同管理作為一個管理各個項目參與方的接口,需要控制的風險點較多且情況復雜,因而合同內控的難度顯而易見。

(二)合同管理的重要性

在國際工程承包業務中,合同是協調管理項目各參與方行為的強制性契約準繩,是指導設計、施工、安裝調試、運營維修等項目各個環節工作的“圣經”,也是項目后期進行索賠管理的重要依據。因此,國際工程項目合同管理是整個項目管理的核心,是組織項目實施、把控項目質量、控制項目風險的重要手段。

(三)合同管理的持續性

國際工程合同期限少則一兩年,長則二十至三十年(如BOT項目),在此期間,合同管理貫穿始終,而且在合同管理時,還要從整體長期角度全面考慮國際工程項目實施中可能出現的各種因素,尤其要對項目風險進行充分的調查分析和預估。

(四)合同管理的嚴密性

國際工程承包業務作為一個多方參與的業務流價值增值鏈,項目風險隨著業務鏈條的增長不斷復雜化和多樣化,作為整合業務流程和價值增值的工程總承包,需要將項目風險在各項目參與方之間進行合理有效的分擔、傳遞、轉移和承受,由此必須要通過合同管理的方式,以合同條款對各方承擔的風險予以約定,以合同定價對承擔風險的合同方要求或給予相應的經濟補償。

三、國際工程承包公司合同內部控制環境分析

(一)工程承包公司合同內控的組織安排

合同內控的組織形式安排是內控執行有效的首要保障。國際工程承包合同歸口管理部門無疑應由承接工程的業務部門承擔,而成立專業素質高、協調能力好、善于把握全局的合同內控小組,是合同內控的重要組織形式。該小組以總經理或分管業務的副總經理為領導,業務部、技術部、法律部、財務部各部門抽調人員共同組成,必要時也應聘請外部專家參與。該合同內控小組應自項目合同前期調查起,對合同運作的全流程進行管理控制,對合同風險進行項目事前、事中、事后的全過程監控反饋。

(二)工程承包公司合同內控的分級授權審批

國際工程承包合同內控的分級授權審批機制包括兩類,一類是針對與項目業主簽訂的標志項目承接的項目主合同,為項目分級授權審批,對不同金額的項目需分級報經總經理、經理辦公會批準,如金額巨大且性質重要的項目,需報送董事會進行聯席審批。另一類是合同分級授權審批,是針對項目項下與除項目業主外的其他項目參與方簽訂的合同。鑒于國際工程承包合同的重要程度與合同金額并不直接相關,合同特殊性較強,因此,每個合同均需由項目負責人確認,經合同內控小組審核聯簽后,由合同內控小組的最高領導——總經理或分管副總經理審批。

(三)工程承包公司合同內控的信息平臺

由于國際工程承包項目的合同文本和過程文件眾多,信息平臺能夠切實提高合同內控的效率和效力,有利于合同內控的動態過程控制。該信息平臺的建設目標是保證與合同相關的各類信息,如合同檔案管理系統、合同付款審批系統、合同進度報告等,能在符合合同管理權限級別要求的同時,高效安全地共享、傳遞、處理和反饋。

四、基于過程導向的工程承包合同內控制度建設

(一)投標階段的合同內控

鑒于國際工程項目的復雜性,投標階段的合同內控管理是項目實施階段合同內控工作的基礎,其重要性不言而喻。本階段涉及的合同文本主要包括項目招標書、資格預審申請書、技術建議書和商務建議書。國際工程承包企業應根據項目招標書的要求,深入分析工程特性,重點研究設計技術方案和商務條款偏差,同時還要對各個可能的項目參與方(即潛在的合同方,包括業主和分包商)進行資質調查和履約能力分析,這個階段需要投入大量的精力和時間。國際工程承包企業在對項目進行全面分析調查的基礎上完成項目可行性調查報告,根據項目金額和重要性的不同及國際工程承包公司項目分級授權機制進行項目投標審批。如涉及投資事項,如BOO、BOT及資源開發等項目,還需報經公司內部投資審批流程批準。

(二)訂立階段的合同內控

1.與業主簽訂的項目主合同。國際工程承包公司在收到中標函后,進入與業主的合同談判階段,在這一階段,項目主合同將由前一階段的要約變為實際具有法律約束力的合同文本。本階段涉及的合同文本主要包括合同協議書、中標通知書、合同通用條款、合同專用條款、技術標準及規范、設計圖紙、價格清單、保函格式等。國際工程承包項目主合同文件審批應根據項目金額的不同,經合同內控小組審核聯簽后,根據國際工程承包公司項目分級授權機制確定審批人或審批機構。項目主合同簽約后,如業主、成本等情況發生重大變動及國際政治經濟環境發生重大變化,或者項目主合同超過一定時間還沒有生效,應在開立履約保函或辦理其他生效關鍵事項前進行合同生效評審,從而評價合同簽訂后項目主要風險因素的變化及其對合同執行的影響,明確應對措施。合同生效評審的管控流程比照項目主合同流程執行。

2.與其他項目參與方簽訂的其他合同,如分包合同、監理合同、保險協議、貸款協議、保函或其他擔保合同等。項目其他合同一般在總承包合同簽訂完畢后進行擬訂簽署工作,具體的簽署內容和時間由項目管理計劃確定。對于國際工程承包項目,由于項目部分重要參與方(如主要設計、土建、采購分包商、銀行等)在前期合同調查階段就已確定,甚至共同參與項目主合同的談判,對于這部分項目參與者的合同,往往通過議標方式確定,其他項目參與者還需通過招標方式確定后再進行合同談判。項目其他合同談判小組的成員應由參與項目主合同談判小組的成員組成或由其領導,以便通過合同條款將項目風險在各項目參與方之間進行分擔、傳遞和轉移。

項目其他合同文件審批應根據合同金額和重要性的不同,經合同內控小組審核聯簽后,根據合同分級授權機制確定審批人或審批機構,不應因合同量大減弱這一控制活動的控制力度。

(三)實施階段的合同內控

項目實施階段的合同內控,其目的是確保各個項目參與方都履行其合同義務,并確保自身的合同權利得到保障。

1.合同履行。國際工程承包合同的履行內控,其重要流程是在建立項目管理計劃下,對項目重大合同制定單個合同管理計劃,包括合同過程文件、交付內容和管理要求,該合同管理計劃應涵蓋整個合同過程的全部合同管理活動。負責合同管理計劃審批和監督的人員應為執行負責人的上級管理崗位或部門。

2.合同結算。由于工程承包項目資金安排的系統性,對合同結算風險的控制應始于項目業務部門提交合同付款申請之時,項目業務部門應結合項目預算、項目主合同收款進度、結匯情況、相關合同條款,綜合評價項目各類合同結算,防止超預算、超合同、超余額、超幣種的項目合同付款情況出現。財務部門應專設合同付款審批崗位,對合同付款進行復核并應定期將各項目的各個合同結算情況反饋給項目業務部門,以便查錯防漏。

3.合同變更。國際工程承包項目引發合同變更情況很多,項目合同變更管理應與項目整體變更控制相結合,尤其是項目主合同變更時一般也會引發項目其他合同的變更。合同變更的內部審批流程應比照合同簽訂的審批流程辦理,防止未經授權審批的合同變更。國際工程承包項目合同中對合同變更條款詳細約定的,實際變更發生時,應嚴格按照合同約定的文件和程序處理。合同變更后,項目業務部門應及時更新財務部門的合同備案,以便按照變更后的合同執行。

4.合同索賠。國際工程承包項目索賠方式應在合同條款中規定,索賠發生時按照合同規定的程序進行。由于索賠事項的特殊性、重要性和專業性,一旦合同需要通過仲裁方式進行索賠,需要法律部門的介入,必要時應建立業務、法律、財務三位一體的合同索賠小組,仔細衡量仲裁方式的價值和意義所在,并應報經公司管理層的審批同意。

總之,國際工程承包的合同內控建設和實施是一個復雜的系統工程,持續周期長,可變因素多,是強化公司業務、財務、法律三位一體,共同動態提升國際工程承包項目全過程管理精度的重要管理工具。

【主要參考文獻】

[1]財政部會計司.企業內部控制規范講解2010[M].北京:經濟科學研究社,2010:349-360.

[2]李鳳鳴.內部控制學(第二版)[M].北京:北京大學出版社,2012:311-317.

[3]馬穎.過程控制導向的企業合同內部控制系統研究[J].會計研究,2011(9):61-65.

篇(5)

【關鍵詞】行政事業單位 內部控制 風險評估 控制方法

我國財政部于2013年12月17日《行政事業單位內部控制規范(試行)》(下稱“控制規范”),并要求2014年1月1日起在各級黨的機關、人大機關、行政機關、政協機關、審判機關、檢察機關、各派機關、人民團體和事業單位實施。“控制規范”實施一周年之際,筆者擬結合工作實際,對“控制規范”有關內容談一點粗淺之見。

一、何謂內部控制

“控制規范”從國家制度角度將其定義為:“內部控制,是指單位為實現控制目標,通過制定制度、實施措施和執行程序,對經濟活動的風險進行防范和管控。”這里,“控制規范”有三個要點:一是,內部控制主體是單位,包括行政單位和事業單位;二是,實現內部控制規范的目標,亦即合理保證行政事業單位經濟活動合法合規、資產安全完整和使用有效、財務信息真實完整,能夠有效防范舞弊和預防腐敗,提高公共服務的效率和效果;三是,“控制規范”的內容,即制定控制制度,實施控制措施,落實控制程序,執行控制活動;四是,控制對象,即“控制規范”經濟活動的風險。

二、何謂內部控制規范

內部控制規范,內部控制規范表明是一種管理系統。它是財政部為了進一步提高行政事業單位內部管理水平,規范行政事業單位內部控制,減少貪污浪費,提高資金使用效率,加強廉政風險防控機制建設,根據《會計法》、《中華人民共和國預算法》等法律法規和相關規定制定的一種管理制度,實際上更是一種管理,內控的理想狀態是無需內控就可以遵守規章制度。

因此,作為實施的行政事業單位內部控制規范主要有三項內容構成:一是,建立健全行政事業單位內部控制規范應遵循原則有四項,主要有全面性原則、重要性原則、制衡性原則和適應性原則等原則;二是,風險評估與內部控制規范方法,即風險評估和控制方法。這些控制方法,包括單位組織層面,包括組織環境等內部控制的方法、業務層面內部控制兩個方面的控制方法;三是,監督與評價,監督是指自我監督,評價則包括有效性評價和自我評價。

三、行政事業單位內部控制規范的方法

(一)行政事業單位內部控制規范的重點

當前,我國行政事業單位內部控制存在的主要問題有:對費用支出缺乏有效控制。例如,這類支出主要會議費、水電費、辦公費、招待費等行政事業單位行政經費的支出,沒有或者很少有嚴格的控制標準;那怕有制定的內部經費開支標準,但仍較多采用實報實銷制,無法有效控制;固定資產重購置輕管理,如何在使用環節加以有效控制,似乎比較薄弱。例如,事業單位大額支出中的固定資產一般實行政府集中采購,采購環節得以控制后,但使用環節缺乏控制,管理上得不到有效控制。這種現象,在不少行政事業單位比較普遍;還有,事業單位財務管理弱化,會計工作只起到記賬、算賬、報賬的作用,在預算管理、資金管控等方面不起作用。甚至一些行政事業單位的會計工作與業務控制脫節,對單位“三重一大”事項的決策、實施過程和結果均不了解,不監督,也不能對業務部門實施必要的財務控制和監督,票據管理不到位,等等。針對這些問題,行政事業單位內部控制規范指出重點性控制。其業務層面重點主要有預算管理情況、事業單位收支管理情況、建設項目管理情況、政府采購管理方面、資產管理業務、合同管理情況和其他情況等七項內容。“控制規范”對這些重點控制對象分別進行針對性風險評估,梳理重點控制對象的缺陷、提出針對性風險控制方法,加以具體規范。

(二)行政事業單位內部控制規范的方法

“控制規范”列出內部控制的重點內容,根據控制對象,指出規范控制方法。例如,預算管理情況與預算控制方法對應、收支管理情況和政府采購管理情況與不相容崗位相互分離和內部授權審批控制對應、資產管理情況與財產保護控制對應、建設項目管理情況與內部授權審批控制、合同管理情況與內部授權審批控制對應等、政府采購管理情況與預算控制方法對應等。

1.事業單位預算管理情況。事業單位單位可以采用滾動預算或零基預算方式,與內部各部門間溝通協調,將預算編制與資產配置相結合、預算編制工作與具體工作相對應;一旦編制完畢,嚴格按照預算管理執行,按照批復的額度和開支范圍執行預算,進度有序,支出合理,決算報告編報應該真實、完整、準確、及時。實際工作中,事業單位從頂層開始,灌輸嚴格執行預算,按照預算管理財務的思想,加強預算控制,強化對事業單位收支活動的預算約束,使預算管理貫穿于單位經濟活動的全過程。

2.支管理情況。事業單位收支應嚴格按照有關財務制度要求,實行收入歸口管理,有關單位辦理收入業務時,及時向財會部門提供收入的有關憑據,財務部門辦理完畢,應加蓋“收訖”字樣。財會人員及相關人員應按照規定保管和使用印章和票據等;發生支出業務時,管理人員應對經濟業務的真實性、合理性、合法性進行審核,防止不法人員使用虛假票據套取資金的情形。事業單位應根據國家有關規定和單位的經濟活動業務流程,在內部管理制度中明確界定各項經濟活動所涉及的表單和票據,要求相關工作人員按照規定填制、審核、歸檔、保管單據。

3.府采購管理情況。政府采購管理主要包括按照預算和計劃組織政府采購業務,按照規定組織政府采購活動和執行驗收程序,按照規定保存政府采購業務相關檔案。事業單位針對這些要求,應當建立健全本單位政府采購預算與計劃管理、政府采購活動管理、驗收管理等政府采購內部管理制度,明確相關崗位的職責權限,確保政府采購需求制定與內部審批、招標文件準備與復核、合同簽訂與驗收、驗收與保管等不相容崗位相互分離。

4.產控制管理情況。事業單位資產應實行資產歸口管理,并明確使用管理責任,定期對資產進行清查盤點,對賬實不符的資產,包括盤盈、盤虧資產,都應該及時進行處理,使之賬實相符。同時,事業單位還應該按規定處置資產,單位應當對資產實行分類管理,建立健全資產內部管理制度。單位應當合理設置崗位,明確相關崗位的職責權限,確保資產安全和有效使用。

5.項目管理方面。事業單位基本建設項目管理應嚴格按照“三重一大”管理模式執行。建設項目主要包括按照概算投資,建立有效的招投標控制機制,嚴格履行審核審批程序,杜絕存在截留、擠占、挪用、套取建設項目資金的情形,按照規定保存建設項目相關檔案并及時辦理移交手續。為做到上述項目管理,事業單位應當建立健全政府采購預算與計劃管理、政府采購活動管理、驗收管理等政府采購內部管理制度。同時,各單位還應當明確相關崗位的職責權限,確保政府采購需求制定與內部審批、招標文件準備與復核、合同簽訂與驗收、驗收與保管等不相容崗位相互分離。

6.同控制方面。事業單位合同控制包括實現合同歸口管理、明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件,有效監控合同履行情況,建立合同糾紛協調機制等幾項內容。為加強合同管理,事業單位應當根據本單位實際,結合內部控制規范,建立健全合同管理制度,合理設置崗位,明確合同的授權審批和簽署權限,妥善保管和使用合同專用章,嚴禁未經授權擅自以單位名義對外簽訂合同,嚴禁違規簽訂擔保、投資和借貸合同。同時,單位還應當對合同實施歸口管理,建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制,實現合同管理與預算管理、收支管理相結合。

四、如何建立健全內部控制規范,提升效率、防范腐敗

建立健全內部控制規范,是行政事業單位提升效率、防范腐敗的前提。那么,如何如何建立健全內部控制規范,提升效率、防范腐敗?我們認為主要應做好如下幾項工作:

(一)學習內部控制規范,統一認識

首先要解決內部控制規范的認識問題。從單位領導開始,認識內部控制的概念,認識建立健全內部控制的意義和重要性,學習內部控制的內容框架。統一對行政事業單位內部控制規范有關問題的認識;其次,建立健全內部控制規范領導小組,依據內部控制規范,評估檢查評價內部控制規范實施情況。這個領導小組主要領導牽頭、各部門業務骨干參與,全員管控。

(二)制定內部控制建設計劃,為實施內部控制提供依據

建立行政事業單位內部控制規范,對初期沒經驗的單位來講,處于摸索階段,應作為暫行規定實施。其中期與短期計劃相結合,中期計劃明確階段性目標,短期計劃用于工作進度和效果的控制,并根據執行情況不斷進行計劃調整。

(三)明確單位各控制主體職責,制定職能規劃

單位內部各單位,乃至個人均有工作,有職責。根據工作職責,制定單位工作計劃、長遠規劃。

(四)梳理單位業務流程,檢查業務節點可能存在的缺陷

通過梳理單位業務流程,從制度上描述其運行流程,厘清單位業務的運行過程,并確定與職能規劃相關的重要業務和事項,依此檢查業務節點可能存在的缺陷或風險。

(五)根據風險,提出管控措施

梳理單位有關管理制度、管理文件,厘清現有的保障業務,檢查單位內部管理存在缺陷或管控風險,根據單位內部管理存在缺陷或管控風險以便有效開展的控制措施。

(六)對照內控規范,建立內部控制環境

對照“控制規范”,開展“內部環境”設計,規范業務流程,領導率先垂范、帶頭執行內控制度,完善治理架構;同時,對照“控制規范”,對重要業務進行風險分析、優化設計。一般而言,通過業務流程的梳理之后,試行一段時間后會發現一些問題,進而優化內部控制規范體系。

(七)檢查內部控制規范實施,評估內部控制規范

內部控制規范要點就在于明確對內部單位或個人分工、落實其責任,隨時檢查評估落實情況,建立內控規范建設工作考核機制。

最后,建立對內部控制有效性的監督評價機制是保證內部控制規范有效性前提,旨在督促內控建設工作體系;建立健全內部控制體系,不斷完善內部控制體系,不斷改進機制,以期達到保護資產安全完整,提升資產使用效率目標。

參考文獻

[1]方周文,張慶龍,聶興凱編著.行政事業單位內部控制規范實施指南(M).上海:立信會計出版社,2013.4.

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關鍵詞:內部控制;房地產;合同管理;方法

中圖分類號:F715.4 文獻標識碼:A

收錄日期:2016年3月8日

房地產公司合同管理是房地產公司內部控制的重要內容。本文將內部控制下的房地產公司合同管理方法作為主題,分別從房地產公司合同管理常見的問題以及如何完善房地產公司合同管理方法兩個角度進行分析,希望可以對我國房地產事業的發展起到一定的幫助作用,有效地推動房地產事業的發展和進步。

一、房地產公司合同管理常見問題

(一)合同訂立缺乏嚴格的審核程序,導致合同內容出現問題。目前,我國的經濟發展速度越來越快,房地產行業更是如火中天地發展著。房地產公司的每一項業務都離不開經濟合同,每一份合同的簽訂都和房地產公司的經濟利益有很大的聯系。由于近幾年房地產市場比較火暴,企業利潤可觀,一部分房地產公司往往忽視合同的管理,覺得合同管理不是公司的重要經濟行為,給予的重視度不夠。殊不知合同一旦出現了問題,會給企業帶來無法挽回的損失,對一些小企業甚至會出現滅頂的災難。究其原因,主要是合同管理不到位,在合同訂立方面由于缺乏嚴格的審核程序,在具體操作中,工作人員容易忽視合同中的一些細節問題,而導致合同內容不嚴謹、合同條款不合理,缺乏完整性和嚴密性,漏洞百出,問題層出不窮。

(二)合同執行過程中監管不到位,導致合同執行不力。在合同的執行過程中必須要有一些必要的監管行為,有專門人員處理、監督每一個環節,這樣才可以保證合同的順利執行,同時也可以降低房地產公司的潛在風險。在實際工作中,有許多的房地產公司往往會忽視對合同執行的監管工作或者監管不是非常完善和科學。這樣一來容易造成合同執行不力,甚至出現合同違約的現象,給公司造成不必要的損失,對企業的形象造成了影響。所以,企業應當明白合同的執行并不是一個人或是一個部門的事情,在監管的過程中需要許多的部門共同協作,相互配合完成,這樣才可以保證合同及時有效地執行,確保公司的經濟利益不受損失,樹立良好的企業形象。

(三)對合同管理缺乏正確的認識。由于合同的內容不夠嚴謹曾給某些房地產公司造成非常嚴重的后果,這給許多企業敲響了警鐘,許多房地產公司才給予重視,大多都提高了對合同制定的重視程度。但是隱性的危機仍然存在,大多數房地產企業尤其是一些小型房地產企業,在合同制定并簽訂結束之后便認為結束了,對合同后期的管理欠缺統一的管理流程,僅僅只是將合同交給相關的人員,對合同未執行完畢的一些細節問題沒有后續跟進,欠缺解決。同時更沒有對合同進行復審的環節。這樣除了制定和簽訂的人員之外,其他工作人員對合同的內容并不是很了解,很容易導致合同未執行完畢的部分出現拖拉、甚至違約現象,給企業造成不必要的損失,或者牽涉經濟糾紛。

二、完善房地產公司合同管理的方法

(一)建立一套完善的適合本公司的合同管理制度。在內部控制下的合同管理部分,房地產公司需要根據國家相關法律法規的引導,并結合企業自身的特點和戰略目標,制定一套合理的適合自己的合同管理制度。合同管理制度對合同涉及的各部門職責要有明確的規定,對合同制定、簽訂、執行及后續管理各環節均要有詳細明確的規定,做到合同制定前、制定中、制定后均要有相應的監督機制,保障相關企業與本公司的利益,切實維護企業經濟利益不受損失,獲得雙贏。

(二)設立規范的組織機構。房地產公司要想管理好經濟合同需要建立規范的組織機構。首先,需要對相關員工進行必要的培訓工作,要讓他們在思想上對合同管理的工作加以重視,時刻將合同的嚴謹性和條理化記于心中,作為標尺;其次,需要建立一個專門的部門對合同進行嚴格管理,合同管理部門的人員必須是能力強、素質高、經過專業培訓的員工,在實踐中嚴格執行,保障制度的執行;最后,需要根據房地產公司的具體情況來制定合同管理體系,既從宏觀把握全局,注重整個合同的完整性,又要注重合同中的每一個細節,著實處理合同簽署后的每一個環節的工作,使企業的合同管理制度更加完善,為企業的發展在合同環節掃除障礙。

(三)加強對合同各個環節的監督管理。房地產企業想要加強對合同的管理,就必須加強合同各階段的審核監督工作。

1、加強合同制定前的管理。首先,需要對制定合同的規范非常熟悉,對合同的訂立內容充分了解,把握每一個條款對雙方的利害關系;其次,了解合同對方的各方面情況,確保對方當事人具備合同履約能力,簽署的合同真實有效;最后,對于涉及專業技術或法律關系復雜的合同要組織法律、技術及相關人員參與談判,確保整個流程順利進行。

2、對合同制定中的監督,要對合同的細節部分加以重視,防止在合同中出現漏洞,給企業造成不必要的損失。在這個環節要嚴格按照企業合同簽訂程序進行,相關部門及人員對合同按程序進行審核,特別注意合同的主體、內容和形式是否合法,合同內容是否符合企業的經濟利益,合同各項條款是否簽訂明確,合同所涉及的雙方權利義務是否對,等等。

3、合同履行過程中的監督及控制。一是如果在合同履行過程中發現條款有誤、對方有欺詐行為,或國家政策變更、市場變化等客觀情況發生,可能或已經對企業經濟利益造成不利影響時,應及時按程序上報并和對方協商變更或解除合同事宜;二是合同履行中有糾紛的,及時安排相關部門及人員與對方協商解決,協商無法解決的按約定選擇仲裁或訴訟,通過法律途徑獲得最好的解決辦法;三是加強合同登記的管理和監督,定期對合同進行統計、登記和歸檔,詳細登記合同的訂立、履行和變更情況,及時將變化的信息更新。另外,定期將相關員工集結起來,讓他們總結在此段時間內合同各環節所遇到的問題和不足,并確定改進方案,防止以后出現同樣的問題,防患于未然。

三、結束語

隨著房地產行業的快速發展,企業管理方面便會出現各種各樣的問題,人事、財務、風險等各個部門都會存在不同的問題。但是比較重要的一點就是合同管理問題。合同管理在公司中舉足輕重,關乎企業的長遠發展和經濟利益,以及潛在的風險問題。本文以內部控制下的房地產公司合同管理方法為題,分別從房地產公司合同管理常見的問題以及完善內部控制下的房地產公司合同管理方法兩方面進行分析,提出了一些對房地產公司來說相對適用的方法,對解決該問題時可以給予相應的借鑒,希望可以為一些房地產企業加強合同管理方面有所幫助,解決了房地產公司中存在的潛在問題,解析了本領域的疑難雜癥,從而達到提高房地產公司的經濟效益以及社會效益的目的,促進房地產事業的可持續發展。

主要參考文獻:

[1]余宜林,張海東.合同管理在施工企業中的重要地位[J].交通標準化,2004.10.

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關鍵詞:內部審計 法律風險 控制 價值提升

一、法律風險概念及管理內容概述

法律風險是指基于法律、法規規定或者合同約定,由于公司外部環境及其變化,或者公司及其利益相關方的作為或者不作為導致的不確定性,對公司實現目標的影響。

法律風險管理是公司全面風險管理的有機組成部分,貫穿于公司決策和經營管理的各個環節。對具體的實施流程結合操作步驟進行細化后,分為法律風險識別、風險量化測評、風險分析評價、制訂控制計劃并實施、監督與檢查,法律風險管理采取閉環管理,每一年為一個更新周期。

二、內部審計在法律風險控制中的價值提升實踐

本文以W飛機制造公司的財務專項審計和內部控制審計為例,來具體分析內部審計在公司法律風險控制中的價值提升,進而為企業增加價值的實踐做法。

(一)背景分析

1.填報專業法律法規及法律風險事件,形成公司法律風險事件庫

公司法律風險分類框架包括19個類別,一級法律風險類別51項,二級法律風險類別82項。依據公司“法律風險分類框架”,法律風險管理辦公室最終辯識了562個風險事件,形成了公司的法律風險清單,公司法律風險事件較多的類別是采購生產(76項)、人力資源(74項)、工程建設(68項)、**產品項目(64項)以及財務管理(55項)。

公司重點關注法律風險領域6類,分別為客服管理法律風險、規章制度法律風險、商業秘密法律風險、合同解除及違約法律風險、產品管理法律風險和廉政管理法律風險,涉及35個法律行為。針對這35個法律風險行為,組織責任單位制定風險管控措施,并分階段進行跟蹤、考核。

2.以內部審計強化對法律風險管理的再監督

在建立風險事件庫的基礎上,公司管理層始終強調要強化內部審計對法律風險管理的再監督作用,內部審計作為一種獨立、客觀的監督管理活動,對公司防范法律風險有不可替代的作用,內部審計要深入主業保駕護航,在每年實施一系列財務專項審計和內部控制審計等監督工作的基礎上,積累審計工作經驗。

(二)主要做法

公司內部審計的目標是通過審計檢查評價公司內部各種業務的合理性及其執行的有效性,并對審計過程中所發F的重大問題進行法律風險防控并提出相關改進建議。

1.做好充分的審前調查,評估業務法律風險,確定重點審計領域

在開展對公司各業務領域的審計時,審計人員往往具備充足的會計、審計專業知識,卻缺乏專業的法律知識,這在很大程度上影響了審計工作開展的效率和效果。因此,在開展審計工作前,應做好充分的審前準備,了解與生產經營關系密切的法律法規,為在進行審計工作時保持敏感的法律風險嗅覺奠定基礎。

(1)初步了解七項法律體系,即憲法和憲法相關法、刑法、行政法、民商法、經濟法、社會法、訴訟與非訴訟程序法。

(2)根據內部審計業務范圍,初步確定法律法規依據,基本包括但不限于以下類別:①會計審計類41項規定;②經濟法、民商法類129項規定;③稅法參考法規類190項規定。

(3)公司審計部門加強“審前調查”,查找關鍵業務法律風險領域:一是搜集查看重要業務資料,摸清公司關鍵業務領域、規模及其涉及的重要法律風險;二是訪談關鍵人員,與法律風控人員進行充分交流,了解公司重大風險領域及風險管控情況等信息,與具體業務操作人員交流,了解重要業務交易方式、主要業務流程、關鍵崗位職責等信息;三是審計組根據查看資料和訪談了解到的情況,及時討論審議,評估關鍵業務法律風險、尋找審計切入點、確定重點審計領域,探討審計方法。

2.聯合專業力量,擬訂審計方案,確定審計重點和審計方法

為了有效彌補審計人員法律知識不足的缺陷,聯合公司法律風控專業人員組成審計組,為審計人員在公司重點業務類型、重點法律風險領域、風險管控特點、易出現管控缺陷的環節等方面提供業務指導,與審計人員一起共同擬訂審計方案,確定審計范圍,商討具體的審計方法,并全程參與審計過程。聯合審計組對公司財務專項審計和內部控制審計確定審計關鍵環節為審計重點,具體表現如下。

(1)財務專項審計關鍵業務環節。財務業務循環主要包括以下5個:銷售與收款循環、采購與付款循環、生產與存貨循環、人力資源與工薪循環、投資與籌資循環。除了貨幣資金會計科目以外,這5個業務循環對應了資產負債表和利潤表的所有其他會計科目。

(2)內部控制審計關鍵業務環節。根據集團公司內部控制應用指引,28項內部控制指引均為關鍵業務環節,其中屬于公司內部審計重點關注的19項關鍵業務有合同管理內部控制指引、存貨管理內部控制指引、固定資產內部控制指引、戰略規劃內部控制指引、人力資源內部控制指引等。

3.實施對公司財務專項審計和內部控制審計,有效控制法律風險

(1)財務專項審計。以下以抽取人力資源與工薪循環、銷售與收款循環、投資與籌資循環3個關鍵業務循環為例,說明在審計過程中關注的重大法律風險點并如何實施管控。

公司內部審計部門的年度財務專項審計任務是每年度的審計計劃之一,在2014年度對某集團公司以上三個業務循環的財務專項審計中,審計組確認了以下六個重大法律風險,其中第①項屬于人力資源與工薪循環審計內容,第②和③項屬于銷售與收款循環審計內容,第④、⑤和⑥項屬于投資與籌資循環審計內容。

這6個重大法律風險和整改情況分別如下:①部分職工未按勞動法簽訂勞動合同。C公司與D公司屬于不同的法人主體,無股權控制關系,而法人代表、經理人員等同一套班子成員,兩個公司共計5100人,均與C公司簽訂了勞動合同,其中有850人實際是D公司的人員。審計報告提出后,850人與D公司重新簽訂勞動合同,原合同終止;②其他應收款長期掛賬2,400.00萬元未清理,存在款項回收的法律風險。審計報告提出后,公司制訂了清理計劃,并協同法律部門實施了清欠工作,收回長期掛賬的款項共2,200.00萬元,剩余200萬元于下年度收回;③公司房產稅存在重大涉稅法律風險。公司沒有就房產稅免稅事宜在景德鎮地方稅局進行審批或備案,沒有取得地方稅務局關于軍品生產經營用房免稅的相關手續。審計報告提出后,公司補辦了相關手續,為2014年免交房產稅約400萬元實施了有效防控;④投資管控存在重大管控風險,對15家投資企業年均投資收益率為3.29%,審計報告提出后,公司組織了內部審計部門對被投資單位進行了專項審計,發現審計問題20條并實施了整改,有效實施了對投資法律風險的管控;⑤公司歷年來向已無產權關系的經營業績非常差的A企業提供了經營借款共計700多萬元,并簽訂了借款協議,款項回收存在重大法律風險。審計報告提出后,立即對A企業的經營借款終止,有效地將借款風險轉移給了A企業的母公司B公司;⑥截至2014年末,公司共有**項科研費研制項目超墊支,累計墊支1億多資金。審計報告提出后,針對科研費墊支數額較大情況,公司及時落實責任部門,負責與上級主管部門及時溝通、匯報,將未到位的資金盡快到位,有效降低了公司科研費籌資風險和緩解了資金壓力。

(2)內部控制審計。以下抽取對“存貨管理”和“合同管理”兩個內部控制的審計舉例,說明在審計過程中關注的重要法律風險點并如何實施管控。

第一,存貨管理的內部控制審計。為了進一步加強非正常存貨管理,有效防范非正常存貨的法律風險,2015年6月,審計部門實施了對公司非正常存貨管理情況進行了專項審計。在2014年11月公司年度財產清查填報的非正常存貨基礎上,審計組進行了整理篩選,通過公司信息平臺下發審計通知,要求各單位認真填報非正常存貨形成原因、擬處理建議等,結果如下:積壓呆滯2700萬元,殘損變質640萬元,技術淘汰320萬元,盤虧29萬元,合計3689萬元。

此次非正常存貨專項審計發現以下三項重要法律風險點:①2014年及以前年度公司財務部門沒有對存貨減值計提存貨跌價準備;②對因停產、技術淘汰等原因造成的積壓存貨處理不及時;③對單位內部可調劑使用的積壓存貨調劑態度不積極。

資產使用與監督部門有效實施了對這三項風險的跟蹤監督管控:①2015年12月31日,公司財務部門計提存貨跌價準備5500萬元;②某型號標準件、成附件1310萬元按需調劑給E公司,該積壓存貨均為進口件,質量較好,公司所屬子公司E公司業務范圍中包括對該標準件、成附件使用或銷售,以此盤活資產,減少資金積壓。

第二,合同管理的內部控制審計。為了進一步夯實合同管理基礎,防范合同法律風險,公司規劃部、財務部和紀檢監察與審計部組成聯合審計組,每半年對公司合同管理進行審計考核。考核內容包括合同簽訂、履行、變更及解除情況,合同對方資質審核管理情況,紙質合同歸檔情況,合同臺賬及檔案管理情況,合同發票管理情況,合同信息化系統中合同編制規范性和合同支撐材料上傳規范性等,共包括三個部分,第一部分是合同檔案管理、履行、變更、解除管理現場檢查(80分),第二部分是合同管理信息化系統檢查(20分),第三部分各職能部門會簽審核合同及時性。

2015年下半年針對20個業務單位合同管理審計考核結果,確認了4個重要法律風險:合同臺賬信息要素不全;合同發票管理制度體系不完善;合同付款憑證和資料報送不及時;合同簽訂時間滯后。

各有關單位針對以上風險實施了以下整改,起到了良好的合同法律風險防控效果:統一了合同臺賬模本,增加了合同到貨、報賬、付款等合同履行信息要素;建立了本單位合同發票臺賬;嚴格按照時間節點報送合同付款計劃和資料;嚴格執行先簽訂合同后履行義務。

(三)取得的實效

1.推動企業價值提升

一是公司從上到下法律風險防控意識得到進一步加強;二是推動了財務專項審計和內部控制審計體系的完善。

2.內部審計自身價值得到提升

將法律風險防控滲透到財務專項審計和內部控制審計各個關鍵業務環節,打破了對內部審計只會查查賬、看看表的固有認識,拓寬了內部審計的監督范圍,是對傳統內部審計概念的大膽創新和突破,是內部審計監督職能的有效拓展和延伸,提升了計人員的監督能力,進而提升了內部審計的監督價值。

三、內部審計參與法律風險控制的思考和建議

(一)以法律風險防控為切入點,將內部審計工作全方位并準確滲入到全面風險管理工作中

法律風險只是全面風險管理的一個組成部分,全面風險管理是個系統過程,內部審計在企業風險控制中的作用是不可或缺的,其職能只要體現在對風險管理的再監控活動中,同時進一步鞏固和加強公司全面風險管理體系的建設。

(二)完善審計人員專業結構,充實內部審計人員隊伍

內部審計要想有效參與公司業務風險控制,審計人員還應吸收具有風險管理、信息技術、法律、金融等專業知識背景的人員,充實內部審計人員的專業知識結構,進而能夠有效利用信息技術等手段創新審計方法,拓寬審計思路。

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