序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理概論范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠

很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發中更好的發揮作用。

（二）畢業生檔案管理模式不規范

很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質有待提高

隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。

二、高校畢業生人事檔案管理的對策

（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度

高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。

（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作

高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。

（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務

由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。

（五）規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全

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一、如何完善檔案管理

（一）對檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對檔案管理工作的熱愛之情。“干一行，愛一行”，想要干好這項工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態度是做不好檔案管理工作的。

（二）對檔案管理的完善，還要具備檔案學的專業知識。這是做好檔案管理工作的前提條件。

對檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業知識，這樣才能科學地管理檔案，確保檔案管理工作有質有序地展開。檔案館員要認真學習和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項規章制度辦理檔案管理事項。這樣才可以熟練運用各項制度處理工作中的管理事項和突發事件。

（三）隨著科學技術的發展，檔案管理手段更加先進和多樣化，檔案館員更要具有熟練應用現代化設備的技能，其中能夠熟練運用計算機是最基本的一項技能。

計算機的運用已經取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變為手工檢索與計算機網絡并用的方式。檔案館對檔案的整理、編目、保管、外調等方面實行計算機管理，既省時省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運用計算機網絡進行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項突破性進展。部分檔案館還開展了網上共享、網上閱讀、網上導航以及在線咨詢等業務。網絡在檔案管理中發揮著舉足輕重的作用。

四、現代社會是知識的時代，知識是社會發展的動力，所以檔案館員還要具備多學科知識，這樣才能更好地完成檔案管理工作。

檔案館是以檔案信息服務于社會各界的科學文化事業機構。檔案的涵蓋面廣，學科涉及各個領域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關的知識及其發展動態，才能對網上的信息進行準確的鑒別，有針對性地提供所需的相關檔案和信息，自如地應對參考咨詢工作。隨著與國際交流和合作的機會日益增多，對英語的掌握也是必需的。外語是當今檔案館員知識結構中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時代對檔案館員提出的一項基本要求，以保證檔案館在知識日顯重要和網絡迅猛發展的時代與時俱進，不斷提高和發展。

檔案管理不但對檔案館員提出了要求，對檔案館員的需求也要有相應的安排和宏觀的考慮，要制定規劃，立足長遠。

二、對檔案管理人才的需求

（一）檔案方面管理人才的引進也是檔案管理應該考慮的一項重要問題，要有長遠目標，制定系統、全面的人才培養與引進機制。

（二）對于檔案管理的崗位，要根據實際情況，按需設崗，根據人員的學歷、擅長、知識結構、素質安排具體的崗位，擇優錄取，以達到人盡其才。

（三）檔案館員的分工要向專深方面發展，以滿足深層次服務的需要。檔案館員的知識更新是要不間斷地進行的，需要不斷地改進和推進，在工作實踐中不斷改革和創新，這樣才能滿足不斷發展的新形式，才能按需提供服務。

（四）要給予檔案館員學習和交流的契機，可以根據不同需求有計劃地進行在職培訓和脫產學習，參加學術科研活動，這樣可以擴大視野，提升檔案館員的科研水平和學習水平，使理論水平和學術水平得到升華，提高檔案館員自身的服務意識和素質，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進行全面提升。還可以對檔案館員進行崗前培訓和輪崗培訓，補缺和拓寬檔案館員的知識層面。

對檔案管理水平的提高就是對檔案館員知識水平和服務水平的提高，這是館員一個自我提高和提升的過程，除了注重自身的學習和修養，用知識豐富自己外，還要有創新意識，以更好的服務對檔案進行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。

【參考文獻】

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[2]王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學出版社.

[3]薛四新.現代檔案管理基礎.機械工業出版社.

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改革開放以來我國在各地、各部門開展的檔案管理工作對檔案管理現代化的程度有顯著提高，進一步促進了檔案部門間的信息交流和資源共享，不僅使檔案服務變為開放服務同時也擴大了檔案服務的范圍，將檔案利用的范圍也從未國家擴展到為全社會服務。檔案信息數字化使檔案資源實現網絡檢索和遠程共享，為使用者提供各種數據，如養老保險金，婚姻情況、住房公積金等等還包括大量與民生緊密相關的檔案信息，檔案知識管理使這些信息破除了空間與時間的局限，切實給民眾帶來了便利。同時檔案信息化具有廣泛的內容，它包括了有序整理檔案資源、開發利用檔案信息資源、建設檔案信息數據庫和網絡、制定促進檔案信息資源開發利用的政策法規、建設檔案信息化人才隊伍等領域，而并不單單是網絡化、信息化。

二、信息化建設存在的問題

（一）數據的差異性。檔案館收錄的檔案內容一般由不同的單位、部門組成的，而各個單位和單位之間所使用的數據庫往往也是不一樣的。由于各個數據庫中數據的來源、屬性以及內部結構和處理方式都是各種各樣的，就會使得收入進檔案館的資料更為復雜化。

（二）較大的分散性。大多數情況是同一個主題的資料往往分散在不同的部門之中，如民營企業有稅收報表，國企也有稅收報表，在通過單位移交入館的過程中出現了重復的信息、沒有區別的數據，檔案館擁有大量的信息資源，面對如此之多的信息量，對于該如何將這些巨大的數據量進行篩選、合理管理，從而進行進一步的加工，再加以利用最終使得這些數據能夠和社會形成知識共享。

（三）管理的延后性。通過對國外檔案信息化的研究，檔案事業的信息化的重點在對于檔案的管理，而并不是所謂的信息化，檔案信息化的面臨的最重要的問題應該是對在具體檔案管理中使其業務更簡單、更優化、同時進行重組。以前的管理制度，已經不再適應當今檔案管理的工作，也不再適應與社會的發展。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

（一）完善電子文件歸檔管理。將各種不同類型為載體的檔案以數字化的形式進行處理、轉換，同時也要注重在平時的工作中對本單位的一些相關電子文件進行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而確保最終產生的電子文件能夠完整、真實、有效。并且要加大研究，進一步完善出電子檔案在接收、保管、利用等方面的技術方法，使得我們在今后的工作中能夠制訂出一套完善的電子檔案管理辦法。

（二）提高檔案人員業務水平，向專業型邁進。人為因素是保障檔案系統現代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現今的檔案管理領域始終存在著大量精通檔案方面的專業知識同時又了解軟件開發的復合型人才的缺口，所以如何提高檔案團隊的工作水平，創造出適應不同工作崗位的內部管理機制已經成為如今檔案領域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機制，充分調動人員的積極性，同時建立激勵機制，提高人員的主觀能動性，并且合理設置人員崗位。

（三）運用現代化管理模式，達成資源共享。檔案工作主要是以部門的工作為重心并且關注熱點為中心，來組織和提供信息的。當今社會已經是網絡化、數字化的時代，要檔案系統實現信息共享、信息共建的目標，我們必須更加完善檔案的現代化管理工作，包括選擇需滿足通用化、規范化以及包容性的檔案管理軟件。因此，對于檔案信息化建設我們必須要用長遠的眼光，實施穩步的規劃的同時要逐步落實。要具體問題具體分析的采用信息技術，注意各個所在行業實際性的區別。同時在技術應用上要確保所使用的軟件包含通用性、靈活性和連續性的特點，從而防止檔案信息化系統造成信息的流失現象。

四、對于加強檔案信息化建設的思考

目前我國國民經濟迅速發展，電子政務正在不斷發展，信息化的檔案工作也要緊跟步伐。在當今檔案信息化資源呈快速增長的態勢，過去陳舊的檔案管理辦法已經不再適應當今社會的需求，對于越來越多的檔案信息資源，為適應新型試的需求我們只有通過數字化的管理，走網絡化的信息建設道路，這樣才會促進社會經濟的繁榮發展。

作者:張凱麗 單位:上海大學

參考文獻:

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[3]馮惠玲.張輯哲.檔案學概論[M].北京:中國人民大學出版社,2001:37.

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關鍵詞：檔案理念　檔案工作　關系

隨著我國改革開放的深入和經濟的不斷發展，檔案不斷地得到應用。特別是高校隨著五年一次評估的深入，“幕后英雄”――檔案更是發揮著極其重要的作用。但由于多種原因，目前檔案理念仍然較為淡薄的現象在高校依舊存在，檔案理念問題已成為制約高校檔案工作發展的關鍵問題。

一、檔案理念與檔案工作的區別

檔案理念，是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，也就是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。

檔案工作，是指管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統，是檔案室和檔案館對檔案信息資源的管理與開發工作，也就是通常所說的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統計等項工作。

二、檔案理念與檔案工作相互影響、相互制約。有著不可分割的密切關系

首先。強化檔案理念對檔案工作有著巨大的推動作用。有檔案理念，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求，方便存檔立卷等。也就是說，檔案理念越強，越有利于檔案材料的有效收集，越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，從而最大限度地滿足利用者的需求。其次，檔案工作又反作用于檔案理念。做好檔案服務工作，搞好檔案各方面事業建設，是增強人們檔案理念的關鍵。如：高校檔案，是指高等院校在從事教學、科研及管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括學生檔案、學籍檔案、教學檔案等。高校檔案工作是高校各項工作中不可缺少的基礎環節，也是衡量教學、科研、管理和其他各項工作水平的重要標志之一。做好檔案管理工作，對于總結、探索和改革學校教學、科研及管理工作的規律，提高教學質量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意義。誠如有些論者所言：“可以毫不夸張地說。一所學校的檔案文化就是這所學校整體文化的基石。”因而，要做好高校的檔案管理工作就必須加強教職員工和檔案管理工作者的檔案理念。

三、檔案理念與檔案工作應協調發展

由于多種原因，目前高校檔案理念較為淡薄的現象仍然存在，特別是院(系)二級檔案保管單位在檔案管理方面還存在著許多問題：第一，一些院(系)領導檔案理念薄弱以致沒有完整的行文制度，沒有檔案文件的傳閱制度。看完文件后就放到自己手里，不能及時歸檔，有時隨手亂放，造成文件的丟失。第二，檔案管理人員基本是兼職，由院(系)辦公室人員負責。由于辦公室工作頭緒多、繁雜，不可能進行系統的管理，而這些人員往往又未受過檔案管理工作培訓，檔案理念又較為薄弱，不夠注重檔案的及時收集、整理、歸檔，特別是科研檔案和教學檔案更是如此。第三，整理不力。在檔案分類上，采用實用性存放，沒有根據檔案的性質進行規范分類整理，而是自己覺得有用就留下來，無用的就丟掉，造成檔案材料收集不齊全。第四，不注意檔案及時移交，致使某些檔案材料缺乏連續性。由于人事的變動，造成檔案的缺檔現象嚴重。第五，不注意對檔案材料的妥善保存，致使原始的紀錄在一段時間之后紙質變黃發脆。字跡模糊無法辨認，變成一堆廢紙。特別是五年一次的本科教學評估更需要檔案的完整性、規范性。針對這些問題，要想盡快改變現狀，筆者認為應從以下幾個方面著手：

1　加強宣傳力度

檔案的宣傳介紹是社會公民認識檔案的基礎，因此高校應增強院(系)教職員工和檔案管理人員的檔案理念，特別是加強領導對檔案管理工作的重視。高校還應組織檔案管理人員學習國家有關法令，學習《檔案法》、《保密法》，認識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入日常的工作中。

2　完善制度

改變過去那種沒有行政管理制度和傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案管理工作有據可查、有法可依，有規范的指導，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。

3　加強培訓

檔案工作者是檔案專業人員，也是檔案管理的主體。增強檔案工作者的檔案理念是強化全社會檔案理念的核心，也是搞好檔案工作的保證。因此，必須對檔案工作人員加強培訓、以提高素質。

(1)甘于奉獻。檔案部門特別是院(系)檔案管理人員，人員少，任務繁重，工作瑣碎，又有很多是兼職，如果不具備奉獻精神，是不能搞好檔案工作的。所以，一個檔案工作者，首先要樹立全心全意為人民服務的思想，熱愛本職工作。具有奉獻精神。

(2)具有高度的責任感、業務能力和計算機能力。文件轉化為檔案是一個專業性極強，而且程序極為復雜的過程。它直接影響檔案工作的質量。每一卷檔案的收集、分類、裝訂、編目、管理都有非常嚴格的要求，這就要求檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護技術。過去院(系)檔案工作紊亂很大程度上是由于檔案管理人員檔案理念淡薄，對檔案工作不甚了解，不知如何進行收集、整理、分類、歸檔，對于檔案的檢索與服務更是不甚了解，因而我們必須對他們進行業務培訓。如：《檔案學概論》、《科技檔案》、《檔案管理學》、《保護技術學》、《文書學》等進行系統的培訓。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息技術的更加廣泛的應用，許多新型載體的檔案出現了，也正如錢學森同志指出的：“現在圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應當是信息專家或信息工程師，是信息系統的建設者，也是信息使用的向導者和顧問。”這正是強調了檔案管理工作者應加強學習，提升業務水平，成為適應新形勢下合適的檔案工作者的重要性。

4　利用現代化手段管理檔案

早已有論者指出：“隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化。”利用現代化手段管理檔案，既是檔案工作發展的必然，又是提高檔案管理水平和工作效率的一項重要措施，院(系)領導應積極為檔案管理工作創造條件，購置先進設備，使檔案管理工作的現代化水平和效率提高到一個新層次。

5　搞好檔案的開發利用

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關鍵詞：企業檔案 檔案管理 檔案數字化

引 言

檔案數字化理論的研究始于美國，隨著信息技術與網絡技術的飛速發展，逐步波及到發展中國家。國內檔案數字化工作還剛起步，還處在探索與論證階段，對檔案數字化建設的研究也剛剛起步，且主要集中在數字檔案館建設的研究，以及一些專門檔案數字化建設的研究，對企業檔案數字化的研究甚少。

檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數字化建設則是檔案信息化建設中的重要內容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此，探析企業檔案數字化建設具有十分重要的意義。

1.檔案數字化建設概述

檔案數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。①數字化的優點有檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全等。

1.1檔案數字化建設的必要性

第一，檔案數字化是提高企業工作效率的要求。數字化檔案建設完成后，企業領導、各部門以及相關資源共享單位就能通過網絡查詢檔案的電子文檔信息，避免了傳統文檔在使用上的麻煩，不用多次重復地把相同的紙質檔案到處傳遞、收回，這樣可以節省檔案管理者很多的時間，同時大大提高了工作效率，降低了檔案信息利用的成本。

第二，數字化建設是檔案管理工作的必然要求。庫存的紙質檔案實現數字化、電子化管理，既是各企業單位檔案管理部門實施國家檔案事業“十一五”規劃的要求，也是促進檔案管理現代化、信息化的具體舉措，對企業檔案管理實際工作具有重要意義。檔案實施數字化管理后，不僅優化了檔案管理的手段、方法，而且提高了檔案的利用率，同時還可以大大提高企業的形象。

1.2檔案數字化的內容和實施步驟

1.2.1檔案數字化的內容

檔案數字化的內容從程度上看包括檔案目錄的數字化（建立檔案目錄數據庫）和檔案全文的數字化（將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件）。具體講，包括：提高檔案標準化、規范化水平，即檔案業務要規范，檔案標準要建立健全并真正實施；提高系統的整體水平，檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力；抓好數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。

1.2.2檔案數字化處理的實施步驟

①檔案整理。檔案整理人員要檢查檔案案卷及文件的完整性，檢查卷內頁號是否完整無誤，發現有誤及時糾正，發現沒有頁號的正確添加。②

②掃描（錄入）準備。如果具備掃描條件的企業，要準備好掃描儀，并與計算機正確連接；如果通過手工錄入的，要備份好歸檔的文件夾，以保證電子文檔的妥善保存。

③正式掃描（錄入）。打開計算機內的紙質檔案數字化制作軟件，根據實際情況準確選擇好各個參數。掃描參數一般包括亮度值、分辨率、顏色值、頁面大小、掃描方式、存儲格式等。手工錄入的內容應當按順序、分類進行。

2.新技術環境下企業檔案數字化工作面臨的挑戰

2.1檔案管理人員素質和檔案管理水平有待提升

很多企業從領導者到檔案管理者，對檔案管理工作不夠重視，對檔案管理業務不夠熟悉，檔案管理素質普遍不高。有的企業為了節約成本，一個行政文員或秘書不僅要做行政文秘工作，辦公室日常事務處理，還要做檔案管理工作，缺乏專業的檔案管理人員，因此企業的檔案管理水平就上不去。企業各種檔案實行現代化管理，人的因素起到關鍵作用，沒有穩定的、具有檔案專業知識和計算機基礎知識的隊伍，企業的檔案現代化管理、數字化管理就很難在面上鋪開。

目前，許多企業在檔案管理配備專業人員的穩定性和專業人員對檔案工作的適應性方面，還不能完全符合項目檔案現代化管理的要求。如我公司在工程項目建設過程中，施工、監理單位對項目檔案的規范整理水平還參差不齊；各項目業主及所轄縣區建設指揮部在管理項目文件材料收集的完整性和征地拆遷材料整理的規范性、及時性等方面，還有太多不盡如人意的地方。加之對檔案的數字化建設缺乏必需的硬件支撐，因此與檔案現代化管理的要求相距甚遠，檔案數字化建設更是遙不可及。

2.2電子檔案的網絡化管理存在問題

電子文檔之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。網絡化帶來的突出問題是，企業在辦公自動化網絡的建設中沒有檔案部門參加，而一些檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。因此，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少。例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10%的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10%。而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現在的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，企業電子檔案的丟失將難以避免。

2.3電子檔案的真實性、安全性難以保障

電子文檔具有操作方便、傳遞快速等特點，但也有一些缺點，如：電子文檔對軟件硬件設備的依賴；不能直接讀取，信息與載體相分離；病毒侵害；容易被更改，數據容易丟失；存儲電子檔案選用的載體不耐久；保證電子文檔真實性的技術過于復雜，不易于采用等。電子文檔的這些缺點，使得它的真實性、安全性難以保障。加上實際工作中，檔案管理方法的失誤或單一，如：從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文檔時，忽略采集背景信息和元數據；多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法等，電子文檔的真實性和安全性受到了更多的影響。

3.企業檔案數字化建設的對策

3.1打造高素質的數字化檔案管理隊伍

全力打造一支高素質的檔案管理隊伍，配備一批既懂項目檔案管理又懂計算機信息技術的復合型人才，才為企業檔案現代化管理奠定人才基礎。

3.1.1提高檔案工作者的綜合素質

檔案數字化建設要求檔案工作者不僅有牢固的檔案專業知識，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，還要求掌握現代信息技術如數字技術、信息存貯技術、計算機通信、數據庫及網絡技術，并具有其他專業領域的相關知識。檔案工作者的業務素質高低關系到檔案數字化建設的成敗。

因此，企業領導要高度重視，采取積極措施應對檔案管理人員素質較低的問題：（1）引進檔案管理專業人才。企業應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作。（2）對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；（3）培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。

3.1.2加強對檔案使用者的培訓

在電子環境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息。同時，企業檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。

3.2完善數字化文件歸檔制度

第一，加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業的使用已經十分普遍，各種電子文檔也日趨增多。很多企業沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數字化建設的成本。企業應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔。

第二，建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業每天處理的數字化文件不斷增多。如果企業檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響。

3.3加大網絡檔案信息資源的開發和整合

檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發利用的加速器。檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向。計算機網絡技術的發展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸。

隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生。面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網。僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。

3.4加大數字化檔案信息數據庫建設的力度

檔案數據庫建設是檔案數字化的重要組成部分，是實施檔案信息化和建設數字檔案館的基礎工作。

第一，加大檔案信息資源數據庫建設的力度。數字化檔案信息資源數據庫是數字化檔案信息利用的基礎條件，檔案信息數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見。檢索性數據庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網上檢索途徑；文件性數據庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。③

第二，加大電子文檔管理系統建設的力度。電子文檔管理系統是以網絡化應用為基本特征，是以數字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、審批、簽發、歸檔等操作的軟件應用系統。該系統不僅能夠通過掃描、數碼攝像等方式將以傳統物理形式存在的各種信息進行數字化轉化，而且能夠對新生成的數字文件的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監控。

結 語

檔案數字化建設是一項系統工程，需要長期的努力和摸索，需要企業領導者高度重視。企業要結合自身實際，不斷采取措施，加強檔案數字化建設工作，為我國檔案信息化的深入做出貢獻。本文提出的打造高素質的數字化檔案管理隊伍、完善數字化文件歸檔制度、加大網絡檔案信息資源的開發和整合以及加大數字化檔案信息數據庫建設的力度等措施，希望對企業檔案數字化建設有一定的借鑒意義。

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注 釋：

①馮惠玲,張輯哲.檔案學概論.北京：中國人民大學出版社，2001年版

②朱錚.紙質檔案數字化制作系統.山西檔案，2005（3）

③ 梁榮憲，任鑫，國明晨.關于檔案數字化建設的幾點思考.山東檔案，2003年第4期

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【關鍵詞】檔案管理安全；發展現狀；存在問題；解決辦法

隨著計劃經濟體制的消亡，企業，尤其是事業單位發生了根本變革。但是，計劃經濟時期產生的企業檔案管理體制卻沒有隨之發生變化，它與新型的現代企業制度發生了激烈的碰撞，使得相當數量的企業檔案工作一直處于被動局面，受到嚴重削弱。檔案管理的安全問題日趨嚴重，加強檔案管理安全刻不容緩。

1.檔案管理的概況

檔案管理包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。其中包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

2.我國檔案管理安全存在的主要問題

2.1基礎設施不完善， 人員素質有待提高

目前，檔案管理自動化的設備并不完善，如計算機和網絡基礎設備缺乏，在系統安全方面，現有的技術手段也是難以保證的。檔案管理自動化工作是所有環節緊密結合的，是不同環節的有機結合， 只有所有的工作都高效有序的做好了， 所有的工作的鏈條都能夠接起來了， 檔案管理自動化的系統才能全面高效的運轉。

其次，專業人員的缺乏也是檔案管理自動化面臨的問題之一。檔案管理自動化需要有一定綜合能力的全能型人才，要想做好檔案管理自動化的工作還需要有一定的管理能力和充足的知識儲備。這樣才能有效地實施檔案管理自動化， 提高工作效率。目前仍有很多的辦公人員還不適應檔案信息管理自動化的要求， 其素質與檔案信息管理自動化技術的要求仍有差距。

2.2規章制度不健全

檔案管理自動化管理問題是所有檔案信息管理自動化工作的重中之重， 俗話說“沒有規矩， 不成方圓”。目前中國的很多企業并沒有成文的“檔案信息管理自動化管理條例”、“檔案信息管理自動化安全方案”和“檔案信息管理自動化檔案”， 還有就是對于企業的員工培訓并沒有給出行之有效的培訓方案。對于網絡的管理也是沒有成文的相關規定。這樣的后果是極其嚴重的。

3.做好檔案管理安全工作的方法和措施

3.1政府有關部門加強對檔案管理安全的監管力度

我國目前出現的諸多檔案管理安全隱患，歸根結底還是有關部門對此問題監管不嚴的后果，雖有相關的法律法規，但是這些法律法規并沒有做到對檔案管理安全問題的全面規定，很多細枝末節是法律所忽略的，這也就是為檔案管理安全埋下了很大的安全隱患。還有很多問題由于所涉及的有關部門較多，造成了無人理會的狀況，讓問題得不到解決，在檔案管理安全問題日益嚴重的今天，這些無人理會的問題也就等于一顆定時炸彈。

維護我國事業單位檔案管理安全需要有關部門做出努力。檔案管理安全管理的問題較為復雜，涉及的部門也非常多，政府應該出臺明確大法律法規對各部門需要履行的職責做出明確的規定，并嚴格的監督其工作的進行，是檔案管理安全工作做到有法可依，執法必嚴。對于一些處于部門之間，或者橫跨多個部門的檔案管理安全問題，政府也應該出臺相關的明確規定，是問題的解決都可以落實到人，明確的方法手段，和嚴格的執行是解決我國目前檔案管理安全存在問題的重要方法。

3.2重視檔案管理科技的研發

我國的電子信息技術雖然近幾年取得了突飛猛進的成績，但是檔案信息管理領域的一些尖端技術，我們并沒有掌握。這不利于我國檔案管理安全事業的進行。其實，很多檔案管理安全的問題也可以從改進檔案信息管理技術的層面進行。

在檔案信息化進程中，一是要對現存檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用。三是要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務。四是要采取內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。五是要根據電子信息技術的不斷完善與進步，對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。六是要雙管齊下，在檔案信息化完成之前，實行的是紙質檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質檔案，又要按信息化要求數據化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實現全部意義的檔案信息化，建成數字檔案工作運行體制，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年或者更長的時間。

4.結語

我國的事業單位檔案管理科技水平與發達國家相比有一定差距，要維護我國的檔案管理安全，這需要我們每個人的努力。以上是筆者結合多年從事檔案管理相關工作的一些經驗之談，希望得到大家的認可和支持。

【參考文獻】

[1]陳智為主編.檔案行政管理概論.中國人民大學出版社，1991：20-22，21-22.

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關鍵詞：檔案；保護技術；災害預防

世界各國都或多或少地有檔案制度，但是任何一個國家的檔案都沒有中國的檔案要更為重要。我國的檔案不僅應用在科學技術、軍事領域，并且在民生和社會領域都起到十分重要的作用，與每一個中國人的日常生活都休戚相關。但是由于計算機技術在新世紀前后才普及開來，傳統的檔案仍然以紙質的形式保存，在保存過程中極易發生破壞甚至損毀。再加上當前各種全新檔案形式的出現，做好檔案保護工作和對于自然災害的預防對于檔案管理工作來說就顯得尤為重要。

1 檔案及檔案保護概述

對于檔案的定義來說，學界迄今為止并沒有定論，多數專家學者認為，檔案就是個人、機構、組織在日常活動中產生并保存的記錄、文件和資料。對于該詞的起源，有學者認為源于清初，有學者認為源于古代中國，這兩種觀點迄今為止都沒有確實的證據予以證實。

檔案具有非常重要的作用，歷史檔案是記載歷史內容的最直接最真實的載體；個人檔案是每一個中國人接受教育的憑證，也是就業、干部提拔、進行醫療等活動必不可少的參考資料；科學技術檔案是記載科學技術的第一手資料；統計檔案是記載各項統計數據，指引國家和各級政府作出經濟決策的重要依據。基于上述檔案的重要作用，檔案保護工作的重要性也就不言而喻。優秀的檔案保護和災害預防手段是確保檔案完整、準確保存下去的前提，是檔案管理工作中最為重要的一個環節。

2 檔案保護技術研究

檔案保護技術，顧名思義就是采取各種手段和方法來延長檔案的壽命，是檔案免受各種因素的影響造成破壞和損毀，從而最大限度地使檔案能夠長久保存和流傳下去。本文所討論的檔案保護技術一律指的是傳統紙質檔案的保護，對于當前時代產生和發展的電子檔案在所不問。

當前檔案保護面臨著新的挑戰。其一，檔案的類型越來越多樣化。拋開電子計算機信息資料不算，紙質檔案、錄音錄像資料、照片、磁盤、膠片都成為了當前重要的檔案類型，類型的多樣化也給檔案保護工作帶來了更多的難題；其二，檔案的數量不斷增長且增長速度非常迅速。檔案數量增長是毋庸置疑的，因為隨著社會的發展，個人、機關、機構和組織產生的各項活動也越來越多，檔案數量只會越來越多；其三，檔案保護工作的發展跟不上時展的腳步。不管是有意識還是無意識，當前社會發展過程中檔案管理工作并沒有達到應有的重視程度，檔案保護的手段非常陳舊，完全不能適應不斷發展的檔案工作；其四，檔案人才越來越其稀缺。由于檔案管理工作本身的特殊性，年輕人對于檔案管理工作的積極性并不高，檔案管理工作出現人才斷層。

筆者認為，檔案保護工作應當從以下幾個方面做起：其一，做好檔案保護技術評估。“凡事預則立”，做好檔案保護工作，首先要對因地制宜地對本地檔案管理工作進行系統的評估，分析對于檔案管理影響最大的因素到底是資金、還是人才，到底是硬件條件、還是軟件技術等等；其二，要做好日常檔案保護工作。要對檔案進行分級管理和保護，對于特別珍貴和特別重要的檔案資料，實行優先級較高的保護和修復。并且要定期、不定期地對檔案數量進行統計，制定好長期的保護計劃；其三，加大資金、技術、觀念和人才等多個方面的投入。要想做好檔案保護，必要的資金、先進的技術、符合時展潮流的觀念和綜合性檔案管理人才都是不可或缺的。

3 檔案災害預防研究

對于檔案保護來說，檔案災害是擺在檔案管理者面前的最重要的核心問題。檔案災害指的是因自然因素或者人為因素造成的，能夠給檔案造成不同程度破壞力的各種災害的總稱。檔案災害的主要類型包括：（1）氣候災害，包括臺風、洪水、地震、沙塵暴、泥石流、塌方等等；（2）工業事故，包括核泄漏、各種爆炸、大氣和水污染等等；（3）人為災害，包括縱火、決水、電力破壞等等；（4）環境因素災害，包括電線老化、檔案室存放易燃易爆物品、消防設施不完善等等；（5）計算機系統問題，包括計算機病毒、硬盤故障、木馬等等。

對于檔案災害的預防來說，筆者認為應當從以下幾個方面做起：其一，從制度上予以規范。當前我國現行《檔案法》于1987年制定，于1996年修改，最近一次修改距今已經有20年之久，其中的很多規定在當前的檔案管理實踐中已經落后，新的《檔案法》亟需出臺。只有從法律層面進行規制，才能夠切實有效地面對檔案災害預防過程中出現的各種問題；其二，建立起應急處理機構，無論在任何時候，一旦出現可能影響檔案安全性的災害，能夠第一時間消除影響或者進行檔案轉移，最大限度地將各種災害對于檔案造成的不利影響降到最低；其三，加大資金投入，要采用更為先進和有效的檔案災害防護手段，例如建立隔水、防火、防爆炸的檔案保存空間。除此之外，還要研究檔案的修復技術，對于部分損毀的檔案能夠做到及時有效的修復，提高應急技術的研發，以提升緊急情況的應對能力。

4 結語

我國由于地域廣闊、人口眾多，治理國家的難度非常大。而系統的檔案制度，使得每一個中國人最基本的教育、醫療、就業等與日常生活息息相關的內容都能夠以檔案的形式保存下來，極大促進了社會的穩定，大大降低了社會管理和治理的難度。隨著計算機技術和網絡技術的不斷成熟，未來電子檔案將會讓檔案的輸入輸出與保存都變得更加便捷，但是對于老舊檔案的電子化來說，還是一個較為漫長的過程，傳統檔案的保護和災害預防仍然是今后相當長一段時間內檔案管理工作的重要內容。當然，限于閱歷和水平問題，本文還有很多不到位的地方，希望能夠得到大家的批評指正。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2006.

[2]胡金玉.汶川地震中受災檔案的保護與搶救及其啟示[A].2011年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集[C]，2011.

[3]高宏偉.天津市檔案保護工作現狀分析及對策研究[D].天津：天津大學，2014.