序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇采購管理總流程范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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摘 要 本文主要針對ERP系統(tǒng)的特點及含義進行研究，對基于ERP采購管理的內容、業(yè)務流程、特點進行詳細全面的論述，重點闡釋了ERP系統(tǒng)下采購管理與傳統(tǒng)采購管理之間的不同與存在的優(yōu)勢。

關鍵詞 ERP系統(tǒng) ERP系統(tǒng)下的采購管理 傳統(tǒng)采購管理

Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）是ERP的全稱，指在信息技術基礎上建立的，企業(yè)決策層作為系統(tǒng)化管理思想的，為員工提供決策運行手段的管理運營平臺。 ERP是在MRP（物料需求計劃）的基礎上發(fā)展形成的新一代集成化信息管理系統(tǒng)，ERP在一定程度上擴展了MRP的使用功能，它的供應鏈管理作為它的主要內容和核心思想。ERP系統(tǒng)主要包涵財務、物流、人力資源等核心內容模塊。

ERP系統(tǒng)具有如下特征：（1）各業(yè)務系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的高度共享性，源數(shù)據(jù)在某一系統(tǒng)中單次輸入便可永久使用。（2）信息技術和先進管理思想的結合體，對企業(yè)業(yè)務流程進行了有力的完善與優(yōu)化。現(xiàn)今90%的國有企業(yè)都在實施ERP系統(tǒng)管理，它的應用方面具體有：采購管理方面，利用ERP對信息強有力的處理能力，實現(xiàn)優(yōu)化采購流程，降低運營成本的目的。

一、采購以ERP系統(tǒng)為基礎的管理方式

用大型國有上市公司的ERP系統(tǒng)進行舉例， 對以ERP系統(tǒng)為基礎的采購管理模式進行大致論述。管理采購模塊的內容有：管理需求計劃、管理詢/報價、管理合同、管理采購訂單、管理采購接收和驗收、管理采購付款、管理供應商評價等七個部分。采購管理業(yè)務流程的內容有：編制生產(chǎn)部門制定的物料需求計劃與物資采購與物料需求計劃綜合性達到平衡;物資庫存領用，無庫存物資編制采購的計劃申請單、編制詢價單，上傳至網(wǎng)上的報價平臺讓供應商網(wǎng)上報價并接收報價，編制報價單，確定供應商之后簽訂詳細的供貨合同，對采購訂單進行編制，確定物資的到貨驗收部分，若驗收不合格的予以辦理退貨手續(xù)，若驗收合格的訂單，倉庫應該辦理接收手續(xù)，對付款申請單進行準確的編制，包括發(fā)票接收單、物資驗收單、合同、付款申請單等送交財務處辦理結算手續(xù)，最后予以供應商評估管理。

ERP系統(tǒng)結合采購管理模式內容和周密的業(yè)務流程，可對該系統(tǒng)平臺下采購管理模式的特點進行歸納整理：

（一）以計算機系統(tǒng)為主體的管理系統(tǒng)，既定流程的嚴格遵循，保證系統(tǒng)的正常運行。按照設定的采購流程進行采購是采購人員執(zhí)行工作時要掌握的要點，采購完成后要提交審批，審批合格后整個業(yè)務才能全部完成。

（二）ERP系統(tǒng)是以計算機為媒介的，物料采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總、對比分析、都可以通過它掌握其具體規(guī)律，以便對物料采購價格的趨勢進行全面的把握與趨勢， 更深層次的為中化采購，集約化管理奠定穩(wěn)固的基礎。

（三）每一種物料在系統(tǒng)中都要限定最大的儲存量和最長的儲存期限。 當庫存超越最大值時，提示信號就會在系統(tǒng)中發(fā)出并提示，這樣就能讓采購人員及時的采取糾正措施，明確經(jīng)濟訂貨量。

（四）采購時間在網(wǎng)上報價系統(tǒng)中有了明確的縮短，采購成本明顯降低，網(wǎng)絡評估機制完善的內置，便于收集與保存采購信息。

（五）訂立采購合同，制作完成采購訂單之后，查詢途徑在系統(tǒng)中方法多樣，便于跟蹤采購合同執(zhí)行。

（六）物料的入網(wǎng)供應商在ERP系統(tǒng)內的都需經(jīng)過準確的認證，建檔品質要審查合格，若條件不符，ERP系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。

（七）付款程序的嚴格控制。系統(tǒng)將在付款前自動進行相關的對比，對物料規(guī)格、合格數(shù)量、交貨日期與采購單進行詳細對照。必須各個方面都符合后付款程序才能執(zhí)行，對不良資金流出進行嚴格控制。

二、傳統(tǒng)采購管理的模式特點

傳統(tǒng)采購管理模式一般以人為主體，采購計劃的申請與執(zhí)行過程都由采購人員負責全部完成。主要特點有：按需要的量采購。采購人員詢、報價一般用電話、 傳真等通訊方式與供應商進行溝通交流，有時進行上門采購。采購過程中，采購人員可任意選取物料供應商，較自由與隨意。采購信息和原始采購記錄信息保存較為困難，信息透明度低，人為操作業(yè)務因素影響較大。

三、ERP系統(tǒng)的采購管理模式與傳統(tǒng)采購管理模式的對比

ERP系統(tǒng)下采購管理模式和傳統(tǒng)采購管理模式對比后，ERP系統(tǒng)的采購管理模式更加完備，可以對現(xiàn)代化管理的要求進行滿足，主要表現(xiàn)在：管理流程的改進，標準化運作的實現(xiàn)

ERP系統(tǒng)是管理軟件中的先驅，也是現(xiàn)代化管理理念的體現(xiàn)。在控制庫存方面，傳統(tǒng)的采購行為要按量采購，在ERP系統(tǒng)平臺管理下，由于安全庫存量已經(jīng)在系統(tǒng)內設定，采購人員按照系統(tǒng)提供的參考數(shù)據(jù)執(zhí)行采購工作便能萬無一失。應用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的整個采購過程都在不斷規(guī)范化和標準化。ERP系統(tǒng)下，基礎數(shù)據(jù)只需單次錄入便可全過程的實現(xiàn)共享，對保證數(shù)據(jù)的一致性、 及時性和真實性起到了很大影響。

結束語：

引進ERP管理系統(tǒng)，對現(xiàn)代企業(yè)管理來說是一個重大的變革，它對企業(yè)管理的理念進行了整合，再生了業(yè)務流程，對資源配置進行全面的優(yōu)化，實現(xiàn)過程的規(guī)范化標準化與合理化。

參考文獻：

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1、信息技術對物資計劃的管理

物資計劃管理包括兩個方面，一是物資需求計劃管理，二是物資采購計劃管理。前者物資需求計劃管理主要指結合企業(yè)物資需求合理編訂計劃。對企業(yè)的物資需求進行分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)物資需求可分為獨立需求與相關需求，獨立需求多由企業(yè)內部各個部門提出，相關需求則是自然生成。企業(yè)物資需求是企業(yè)物資管理活動產(chǎn)生的基本原因，只有需求產(chǎn)生，管理活動才會產(chǎn)生。后者物資采購計劃管理主要指對企業(yè)物資采購計劃進行編制，保證物資采購質量。物資采購的前提條件是物資需求，物資管理工作中，工作人員一定要等到物資需求計劃編制完成之后，再實施物資采購計劃編制和采購管理。如果引進信息技術，物資計劃管理工作結構能得到快速優(yōu)化，物資需求與物資采購計劃的審批工作也會開展得更好。

2、信息技術在物資采購管理中的應用

采購是企業(yè)物資管理的第二環(huán)節(jié)，對企業(yè)物資管理質量和管理工作效率有直接性影響。結合企業(yè)物資管理實踐分析，企業(yè)物資管理和財務管理之間的聯(lián)系是票據(jù)，所以在執(zhí)行物資采購管理工作時，一定要做好票據(jù)管理。信息技術引進之后，企業(yè)采購票據(jù)管理實現(xiàn)了信息化，票據(jù)管理業(yè)務流程變得更加完善，且信息技術可將財務管理與物資管理相結合，使技術人員同時掌握財務和物資兩個方面的情況，實現(xiàn)票據(jù)或企業(yè)訂單的全稱電子化管理。信息技術應用于企業(yè)物資采購管理以后，物資采購計劃編制工作變得快捷、簡單，采購訂單管理效率變得更高，管理行為更加規(guī)范，切實保證了企業(yè)物資采購管理質量，適當降低了物資采購成本，為企業(yè)創(chuàng)造了經(jīng)濟效益。

3、信息技術在庫存管理中的應用

庫存管理主要是對物資入庫與出庫的管理，入庫管理主要是在物資驗收之后的錄入入庫單的管理;出庫管理則是各物資需求部門依照原有的需求計劃來領取所需材料，物資管理部門核對其發(fā)料單并做好錄入出庫單的工作。企業(yè)的財務部門要對企業(yè)的入庫單與出庫單進行定期的稽核，并建立有效的財務憑證，把物資管理和財務管理充分結合起來。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)物資管理中的應用

1、ERP系統(tǒng)的概述

ERP系統(tǒng)是以信息技術為基礎，依照比較系統(tǒng)化的管理模式來為企業(yè)的員工以及決策層的決策提供有效的平臺。這種集成化的管理信息系統(tǒng)是在物料需求計劃的基礎上發(fā)展而來的，它對物料需求計劃進行了必要的拓展，并且把供應鏈管理作為其核心思想，在實施管理的過程中突破了傳統(tǒng)的企業(yè)邊界，由供應鏈的范圍來入手對企業(yè)的各種資源進行管理。

2、ERP系統(tǒng)的具體流程設置

ERP系統(tǒng)主要包括需求管理、采購管理以及庫存管理三個環(huán)節(jié)。各種物流需求是由各個部門、車間以及班組按照設備的改造、大修、檢修和其他計劃而提出的需求計劃，如果具備計劃系統(tǒng)集成，那么各種物流的需求計劃可以自動形成。如果沒有專門的計劃系統(tǒng)，那么則需要通過手工申請來完成物料需求，然后物料管理部分對其進行匯總處理，然后和物料管理系統(tǒng)及實時庫存對比，經(jīng)過系統(tǒng)自動計算生成物料需求報表。采購環(huán)節(jié)是指從物料需求到物料入庫的過程，主要包括物料需求報表、采購計劃、采購訂單、招投標以及采購入庫這幾個環(huán)節(jié)，要做好采購管理工作必須要強化信息管理以及流程管理，這樣才能夠保證采購業(yè)務的公正、公平、及時與高效。

三、小結

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[關鍵詞]石化項目 采購 要點 建議

石化企業(yè)物資采購管理是一項比較復雜的工作，要保證所有進入工程項目的物資都是合格品，保證工程施工質量項目必須及時準確地做好工程物資供應的計劃、采購、訂貨、運輸、檢驗、保管和發(fā)放工作。采購是一個工程項目開展的關鍵環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的業(yè)務資金支出在總資金中的比例超過60%，采購環(huán)節(jié)的開展對于工程的整體開展都有著極為深刻的影響意義，采購質量是確保工程質量以及安全的基礎。采購的開展效率對于工程成本控制起到?jīng)Q定性的作用，同時采購這一環(huán)節(jié)的工作也能最明顯的反映出企業(yè)內部的廉政管理。文章從采購管理的角度，分析采購物資管理在石油工程建設領域的一些問題及對策。

1石化工程項目中采購管理的關鍵

（1）在石化工程成本中，機械設備以及生產(chǎn)原材料占據(jù)了很大的比例，同樣也在采購資金中占據(jù)了較大的比例。用于采購機械設備以及生產(chǎn)原材料的費用通常情況下會占到投入資金總額的5%到70%；

（2）在石化工程項目中，采購期間一般較長。從剛開始的采購方案實際直到石化工程項目完全投入使用，通常情況下需要3年到5年的時間；

（3）在石化工程項目中，采購貨物供應也許較長的時間。重要的設備從訂貨到最終貨物供應時間通常會達到一年之久，甚至會超過一年半的時間；

（4）石化工程項目的采購管理工作，會受到很多問題的影響。采購人員素質、技能水平、空間位置、以及經(jīng)濟市場等問題都會對采購管理工作的開展帶來很大的影響作用。

（5）采購方法包括定量采購、定期采購和精益采購三種方式。這幾種方法，需要靈活選擇使用。2石化工程項目采購應重點注意的問題

在石化工程項目中，采購環(huán)節(jié)是非常系統(tǒng)繁雜的工作過程，想要獲得良好的采購管理效果就應重點注意下面幾個問題：

2.1采購工作流程的合理化

項目開工之前，就要制定切實可行的采購策劃和采購流程，來指導整個項目的采購工作。具體采購工作流程如下：構建組織一調研市場和分析需求一確定采購策略一編制采購計劃一接收請購文件一分類整理請購書一確定合格供應商名單一招標或詢價一報價評審或評標定標一召開供應商協(xié)調會一簽訂采購合同一調整采購計劃一催交、檢驗、包裝及一現(xiàn)場交接一資料歸檔一采購總結。

2.2做好采購工作流程中各階段的工作

在采購工作流程中，采購工作的每一個階段都有重要的環(huán)節(jié)需要關注。在準備階段，建立組織和調研市場是最為關鍵的。只有搭建高效的組織構架，配置合適的采購人員，才能發(fā)揮組織個體的能動性，提高組織的整體效能。在實施階段，建立合格供應商的評審機制，在評審中重視實地調研和行業(yè)經(jīng)營業(yè)績十分重要。只有把擁有真實業(yè)績的供應商列入合格供應商序列中，才能保證后續(xù)的招標或詢價工作有落腳點。在收尾階段，設備、材料現(xiàn)場交接時關鍵，嚴格的交接程序可以及早發(fā)現(xiàn)問題，為工作整改保留有合適的時間。

2.3加強全流程成本控制

成本控制是采購工作的重要任務。但是項目采購不同于日常的采購，項目采購不僅重視單一貨物的采購價格，而且更加重視采購整體的采購成本和預期的采購效益，也就是項目采購更加重視設備體系的同一性，重視供應商的實力，重視產(chǎn)品質量控制能力、重視采購貨物的交貨進度和供應商的售前、售后服務價值，強調所采購貨物在生產(chǎn)裝置中長期的使用成本最低和可能產(chǎn)生的效益最大。這樣，項目采購的成本控制更加強調全流程成本控制。

3全流程成本控制的主要措施和方法

3.1實施項目預算制

在項目采購開展之前，市場部門通過對所要采購的設備和材料的市場行情進行調研，或者對類似設備的構成成本進行分解分析，形成設備和材料的預計采購價格。采購部門在實際進行采購時，匯總分析實際進行的招標或詢價中收集到的貨物的價格。通過相互比較，分析產(chǎn)生偏差的原因，并采取糾正或改進的措施。通過采購價格預測算控制，控制采購成本在合理范圍內浮動，有效控制成本的無序增長。此外，通過對項目資金支付建立預算制度，控制資金的支付進度和總支付金額，可以有效降低資金的占用成本，提高資金的利用效率。

3.2建立市場信息跟蹤機制

項目采購因為采購時間跨度大，建立健全的市場信息匯總分析機制，全面熟悉市場和深入分析市場走勢，為相關采購決策提供有益的參考。不論是傳統(tǒng)的采購方式，還是現(xiàn)代的采購活動，決定采購成本的要素中，價格問題是核心問題。從經(jīng)濟理論上講，商品價格是對商品質量的間接反映。商品價格越高，說明商品質量越好，相對而言，購買量減少。但是，我們知道，商品價格是由商品價值和價值規(guī)律波動兩方面影響。而在商業(yè)項目采購中，考慮的不單是價格問題，還包括供應商整體的信譽和服務水平。對于企業(yè)而言，一方面要加強在價格上與供應商談判，靈活通過報價、招標尋求供應商、建立長久合作機制、批量購買等方式降低購買價格；另一方面，及時詢價，做好產(chǎn)品市場調研，力求做到價格與價值相統(tǒng)一。

3.3加強項目全過程成本控制意識

在工程開展的過程中始終堅持成本控制的原則。在進行工程項目方案設計的過程中，對工程所用設備以及生產(chǎn)原材料要進行嚴格的把關，明確工程開展所需，利用合理的設計方案確保采購成本得到有效的控制。在采購工作的開展時期，要加大和供應商之間的聯(lián)系力度，關注工程所需重點設備的生產(chǎn)與制造，確保設備的質量符合工程開展的要求，從根本上保使設備質量得到保障，避免投入使用之后因為故障維修所造成的成本增加。在工程項目開展的最后階段，要注意設備在工程現(xiàn)場的交接工作。嚴謹?shù)脑O備交接能夠及時的反映出存在的問題，確保充足的時間用來解決問題。對生產(chǎn)所余存的原材料要正確的處理，避免采購環(huán)節(jié)帶來的成本上升。經(jīng)過工程開展過程中系統(tǒng)化的成本控制，達到減少工程總投入資金的目的。

4選擇技術實力雄厚和管理規(guī)范的供應商

注重供應商的選取以及管理對于采購管理工作的開展而言是至關重要的。供應商的對于所采購貨品的質量、效率以及成本的掌控都起到了決定性的作用，正確合理的供應商管理是確保工程順利開展的關鍵性因素。在選擇供應商的時候要從實力、規(guī)模、以及規(guī)范程度等方面綜合考量，并以雙方利益為前提進行長期穩(wěn)定的合作，這樣一來企業(yè)能夠創(chuàng)造更佳的采購效率。所以在確定供應商的時候，要注意下面幾個問題：

（1）從各個渠道采集關于供應商的信息，同時進行整理歸類；

（2）對于關鍵物品的供應商，要到商家內部實地調查，并注意與供貨商的想法溝通：

（3）在企業(yè)內部建立完善的供應商審核制度，明確供應商決定流程以及準則；

（4）和優(yōu)秀的供應商之間建立長期穩(wěn)定的合作關系；

（5）根據(jù)企業(yè)自身情況規(guī)劃適合的供應商需求方案。

6建立完善的績效考核制度以及獎勵制度對采購管理工作的意義

建立完善的績效考核制度對于采購管理工作的開展有著十分重要的意義，在績效考核制度的建立中，應注意以下幾點問題：

（1）明確采購環(huán)節(jié)績效評判的準則；

（2）注重采購工作實踐環(huán)節(jié)的表現(xiàn)；

（3）將采購環(huán)節(jié)對供應商實施的管理工作納入績效考核的標準；

（4）系統(tǒng)的評定采購人員在采購過程中對投入資金的掌控；

（5）加大對負責采購的員工有關績效考核知識的培訓力度。建立完善的績效考核制度，能夠使采購工作效率的評測更加系統(tǒng)化，看到工作開展中的不足，并尋求有效的應對措施予以及時的彌補。

建立完善的獎勵制度同樣也能促進采購管理工作更加有序高效的進行，獎勵制度可以使采購管理工作者和采購人員之間彼此信任，激發(fā)采購人員的工作熱情，增強采購人員的工作責任心，避免因采購人員疏忽帶來的損失等問題。在對采購人員的工作開展進行公平的評測之后，肯定采購人員所帶來的企業(yè)效益，同時對采購人員工作的開展過程也要給予多加的重視，綜合的考評采購人員所做貢獻，并實施系統(tǒng)的獎勵政策，培養(yǎng)企業(yè)人員工作積極性及忠誠度。項目采購活動需要根據(jù)需求定，物料需求計劃的應用，采用計算機軟件分析手段，做出計劃。與傳統(tǒng)采購管理相比，對采購部門可以及時確定物料需求信息、增加成本核算與財務管理功能，采購過程明確而高效。在石化工程項目采購管理工作開展的過程中，建立完善的獎勵制度，不僅能夠更好的激發(fā)采購人員對工作的熱情，增強采購人員對企業(yè)的責任心，能夠以公司利益為前提注重投入資金的掌控力度，同時可以對采購環(huán)節(jié)的職務犯罪問題進行有效的解決。

6采購方法管理需考慮的問題

對于采購方法包括定量采購、定期采購和精益采購三種方式。這幾種方法，需要靈活選擇使用。所謂定量采購就是當企業(yè)外購物資庫存量下降到一定程度時，定量采購，只與庫存量有關；定期采購是指每次采購時期固定，但采購量根據(jù)實際需求訂貨；而精益采購方式，通俗講就是通過供應商方式采購，該方法是當今多數(shù)企業(yè)首選方法，簡單高效，可以隨時根據(jù)市場信息，選擇采購數(shù)量和時間，供應商的角色相當于企業(yè)的原始生產(chǎn)基地和倉庫，問題在于如何選擇與供貨商的合作方式以及如何選擇高品質的供應商。

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1.1采購流程的改進措施

企業(yè)在實際采購中發(fā)生的成本主要包含采購成本、購貨成本、待料成本以及倉儲成本。施工企業(yè)應重點管控采購成本以及購貨成本，以最少的成本提供具有高質量的物料，用以確保施工生產(chǎn)的實際需要。企業(yè)的采購流程并不應是簡單的成本問題，而應是按照企業(yè)實際需要購進優(yōu)質材料的問題。企業(yè)想要在日益激烈的環(huán)境中謀求發(fā)展，就必須要結合采購管理要點，全面而系統(tǒng)地考察自身采購業(yè)務，并根據(jù)具體情況適時改進采購流程，通過不斷提升采購水平，從而更快地適應變化中的市場環(huán)境，提升企業(yè)生存能力。企業(yè)利用全新采購管理的設計方案，并實行“物資分類、職能設計、供應商選擇及管理”等辦法，消除原有采購流程中的弊端，更好地處理企業(yè)采購過程中存在的問題。

1.2物資采購分類的改進措施

物資采購作為供應鏈物流管理的端口，其具有至關重要的作用。通常物資分類在一定程度上對采購方式與庫存策略起到?jīng)Q定性作用，采購的物料不同相應的管理策略也就會不同，合理分類物料是抓好采購管理的第一環(huán)節(jié)。若企業(yè)需要采購很多種類的物料且供應商的數(shù)目也很多，這時企業(yè)沒有充分時間及資源和供應鏈中每位成員建立伙伴關系，并且這種伙伴關系的建立也是沒有必要的。所以，在物料采購網(wǎng)中，企業(yè)應全面分析物資屬性及其在施工中的重要作用以及與生產(chǎn)的具體關系，并按照物資種類的不同來選擇不同的采購流程及策略，以此達到降低采購成本、提升采購效率的目的。

1.3不斷針對采購計劃進行管理

針對采購計劃進行的管理是物資采購管理中的基本內容，同時也是進行物資采購的主要根據(jù)和基礎。管理采購計劃是采購過程中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其主要目的是確定采購物資的規(guī)格、品種、數(shù)量、質量、市場價格、供應商以及訂貨時間等。當前鐵路工程項目對于采購計劃的管理工作不夠重視，這使得采購計劃的可變性增大，因此應務必加強物資計劃管理工作以及物資消耗定額管理工作。從大量實踐經(jīng)驗來看，企業(yè)唯有利用計劃管理、計劃采購，憑借最小的資金占用與勞動消耗，才能夠保證生產(chǎn)的順利實施。

1.4合理選擇供應商

對于供應商的選擇而言，它是做好供應商管理工作的基礎，同時還是進行采購過程中的一項重要工作。在供應商的選擇問題上，應始終堅持三個優(yōu)先的原則，即源頭廠家優(yōu)先的原則，在沒有前者的情況下堅持總優(yōu)先的原則，在沒有前兩者的情況下應堅持質量、價格優(yōu)先的原則。與此同時，還應堅持公示范圍廣、邀請招標對象多、詢價采購范圍寬的基本方針。3.5保持和供應商方面的合作關系利用和供應商之間的合作關系，可提升貨物供應的質量與水平，降低低劣產(chǎn)品帶來的經(jīng)濟損失，共同減小了成本及共享利潤，確立了和諧的合作關系。同時，雙方共同提供技術以及管理方面的經(jīng)驗及技巧，形成經(jīng)驗共享的合作機制，并可在此基礎上提升雙方的供貨水平以及管理水平。此外，通過和供應商建立長期合作關系，能夠有效提升自身的市場競爭力水平。

2結語

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[關鍵詞]管理信息系統(tǒng) 采購管理 系統(tǒng)分析

一、引言

隨著高等教育的發(fā)展,國家和高校自身的科研經(jīng)費投入越來越多。而這些科研經(jīng)費中大部分資金都是用來購買儀器設備。與此同時,對儀器設備采購的管理工作也應加強。依靠傳統(tǒng)的手工處理方式來管理儀器設備的采購數(shù)據(jù),既難以做到及時性也難以保證數(shù)據(jù)的準確性。

為此,我們根據(jù)管理信息系統(tǒng)的相關理論和最新發(fā)展動態(tài)對高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統(tǒng)進行了研究。

二、系統(tǒng)分析

運用結構化分析方法,對高校設備實驗室處的儀器設備采購流程進行了調查,高校實驗室建設儀器設備采購管理的業(yè)務流程分析如圖1所示。

從業(yè)務流程圖上可以看出高校設備實驗室處的儀器設備采購管理主要有以下幾個方面的管理功能:

1. 項目計劃制定:首先將各學院根據(jù)學校下達的年度學科與實驗室建設經(jīng)費額度申報的建設項目及相關內容導入設備處的項目庫中,處辦公室對申報的項目進行受理、匯總、歸類,然后將分類整理好的建設項目申請分送分管校長、教務處、學科學位建設處等相關部門。在分管校長主持下,相應職能部門審定建設項目及內容。設備實驗室處的處長對審定通過的項目進行審核,審定項目時將項目的控制金額與對應經(jīng)費卡的余額進行比較,立項審定后不準修改,且生成采購計劃初稿交給采購計劃編制人員。

2. 采購計劃編制:設備科的采購計劃編制人員根據(jù)已審定的項目所生成的采購計劃初稿并結合實際具體情況來編制最終的采購計劃。實際中某些大型儀器是由若干個零部件構成,有時往往需要對這些零部件分批購買,這就需要對采購計劃進行拆分。由于各學院申請的項目中有相同的儀器設備,因此需對這些相同的儀器設備推薦同一供應商和執(zhí)行人,這就需要對采購計劃進行組標打包。此外還可對項目的具體儀器設備選擇相應的執(zhí)行方式,審核后的采購計劃不準修改。

3. 合同管理:合同是設備處根據(jù)已審核的采購計劃與供應商簽定的。因為合同是針對儀器設備簽定的,而一個項目可能包括多種儀器設備,或多個項目都含有同種儀器設備,所以一份合同可與多個項目對應,一個項目也可與多份合同對應,合同和項目之間是多對多關系。設備科根據(jù)采購員招標結果履行儀器設備采購合同。合同審核后,對應的采購計劃就相應地被執(zhí)行,且審核后的合同不準修改。

4. 付款管理:付款管理包括合同付款管理和學院自購付款管理。合同付款管理主要是對合同的每批付款進行記錄,并減少相應經(jīng)費卡的余額。學院自購付款管理是對學院送來的自購申報單進行核查,并減少相應經(jīng)費卡的余額。

5. 校撥經(jīng)費管理:設備處需要對學校給經(jīng)費卡的每次劃撥進行記錄,并增加相應經(jīng)費卡的余額。

6. 統(tǒng)計查詢:設備處的領導需要對儀器設備采購的各種相關信息進行綜合統(tǒng)計查詢,以便進行分析比較。

三、系統(tǒng)設計

1. 功能結構設計

功能結構設計主要是對系統(tǒng)的功能進行分解。功能結構圖就是按功能從屬關系畫成的圖表,圖中每一個框稱為一個功能模塊。高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統(tǒng)的功能結構圖如圖2所示。

2. 數(shù)據(jù)庫設計

本高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統(tǒng)嚴格按照第三范式[2]的要求來設計數(shù)據(jù)表,后臺數(shù)據(jù)庫名cggldb,該數(shù)據(jù)庫包含了8張表:經(jīng)費卡表、學校劃撥經(jīng)費表、建設項目表、建設項目明細表、采購計劃表、合同表、合同明細表、付款記錄表。

四、系統(tǒng)實現(xiàn)

1.開發(fā)模式選擇

我們選用C/S模式開發(fā)高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統(tǒng),因為C/S模式充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢,將任務合理分配到 Client端和Server端來實現(xiàn),降低了系統(tǒng)的通訊開銷,而且交互性強、安全性可以得到可靠的保證。

2.開發(fā)工具選擇

我們選擇Microsoft Vc++6.0進行前臺軟件的開發(fā),選擇Microsoft SQL Server 2000進行后臺數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。

五、結束語

實現(xiàn)系統(tǒng)后,運用該系統(tǒng)對某高校的設備實驗室處儀器設備的采購進行管理,它加強了設備處信息的共享、提高了儀器設備采購管理工作的效率。但該系統(tǒng)只適用于局域網(wǎng),所以在滿足網(wǎng)絡需求方面的不足是系統(tǒng)的一大缺陷,這同時也指出了系統(tǒng)今后改進的方向。

參考文獻:

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1.1原來的物資供應中心組織結構

在2012年以前，貴陽供電局的物資部門為物資供應中心，是科級車間,按工作分工分為3個班組，計劃采購班、保管班、綜合班。計劃采購班負責全局所有各類所需物資的采購工作，包括簽訂合同、催運催交、支付貨款、供應商管理、工程結算及所有環(huán)節(jié)中的協(xié)調工作;保管班負責物資保管、物資出入庫管理和人庫檢驗等工作;綜合班負責生產(chǎn)外的其他工作管理。這樣的工作分工在長期的工作實踐中，越來越體現(xiàn)出其不足的一面，工作重心過于集中、工作權重過于偏移、個別班組工作任務過重、其他班組重視不夠等等問題不斷涌現(xiàn)。

1.2 目前責陽供電局物流服務中心組織機構

2012年貴陽供電局將原來的物資供應中心更名為物流服務中心，升級為處級部門，成立了四個科室：計劃采購科、履約品控科、物流配送科、綜合科，并將整個物資管理工作劃分到了4個科室，每個科室都有負責相關的物資管理工作，不再是一個科室全權負責到底，新的分工帶來了新的面貌D.

1.3 貴陽供電局物流服務中心職責

地市級供電局的物資部門,是本單位物資管理的歸口職能部門和物流服務部門，其中計劃采購科的職能是：

(1) 對一、二級物資,負責配合實施物資集中采購工作計劃；負責本單位物資需求預測計劃的管理、上報以及需求計劃的匯總、組織審查和上報工作;負責審核縣區(qū)級供電企業(yè)報送的物資需求計劃和資金計劃,匯總并上報;負責實施本單位和所屬縣區(qū)級供電企業(yè)物資利庫需求計劃的調撥工作;負責制定本單位物資采購資金計劃，并上報;負責統(tǒng)計、分析物資采購供應信息;負責簽訂合同及完成審定流程后交與履約品控科。

(2) 非一、二級物資，單項物資金額在5萬元及以上的負責物資合同和履約管理，貨款支付;負責實施本單位和所屬縣區(qū)級供電企業(yè)物資利庫的調撥工作;負責物資品質控制和監(jiān)造管理以及配合公司有關抽檢、監(jiān)造工作。單項物資金額在5萬元以下的負責參照省公司零星采購管理辦法執(zhí)行。

1.4 省公司對貴陽供電局需求計劃管理的要求

貴陽供電局物流服務中心計劃采購科的需求計劃管理嚴格按照省公司管理辦法執(zhí)行。

(1) 遵循“加強預測、提前介人、分級管理、準確需求”的原則。

(2) 物資分為項目物資(包括基建工程、大修技改工程）與非項目物資（包括備品備件、應急物資、低值易耗品、工器具、應急物資等)兩大類。

(3) 項目物資:采取及時管理辦法（JIT)，按照把握項目進度流程管理,以零庫存、實現(xiàn)供應鏈戰(zhàn)略綜合效益最大為目的，訂貨要求準確需求和準確采購’采取供應商直送為主，干線運輸?shù)呐渌筒呗浴?/p>

(4) 非項目物資:采取材料需求計劃(MRP)，按照凈需求計算流程管理,要求保持一定庫存，定額配置、動態(tài)補充，追求效率優(yōu)先原則，采取自取、物資部門或第三方物流配送，配置急救包和應急配送等策略。

(5) 物資需求計劃管理是指對物資需求計劃的預測、編制、審批、執(zhí)行、檢查等全過程的管理，具體執(zhí)行《貴州電網(wǎng)公司物資計劃管理實施細則》。

1.5 省公司對責陽供電局物資采購管理的要求貴陽供電局物流服務中心計劃采購科的物資采購管理嚴格按照省公司管理辦法執(zhí)行。

(1) 各級采購活動,須遵守國家的有關法律、法規(guī)及公司相關規(guī)章制度，遵循“公開、公平、公正、誠實信用”的原則。

(2) 局物資實行集中統(tǒng)一采購和分級管理，執(zhí)行貴州電網(wǎng)公司統(tǒng)一的采購策略、采購標準、工作流程、采購平臺管理,提高設備質量和采購工作效率，降低采購成本,實現(xiàn)規(guī)模效益。南方電網(wǎng)公司一級采購目錄及貴州電網(wǎng)公司二級采購目錄以外的物資,由貴陽供電局物流服務中心計劃采購科負責依據(jù)貴陽供電局招標中心下達的中標結果組織采購。

(3) 基于不同的物資需求特性制訂不同的采購方案。

2.工作取得的成效及亮點

2.1重組機構、專業(yè)分工、強化管理

全新的分工,強調了需求計劃管理的重要性，讓計劃采購科從繁冗的低水平具體事務和日復一日的簡單操作中解脫出來，調整工作重心，強化過去忽視了的管理控制，能有更多時間和精力研究物資需求規(guī)律和供應市場形勢,改變原來對供應商缺乏深人了解及對合同執(zhí)行過程缺乏有力控制等方面的力不從心，即強化了需求分析、市場研究、供應商關系管理和過程控制等專業(yè)化管理職能;二是打破了物資采購的核心權力過分集中于一個科室（崗位），改變了采購工作質量和水平完全依賴于個體覺悟和能力高低的狀況。

2.2改變工作重心，加強需求管理

貴陽供電局物流服務中心計劃采購科改變工作重心,加強需求管理，努力配合網(wǎng)公司和省公司的集中統(tǒng)一采購工作。通過對需求計劃的加強管理，截至2013年低，貴陽供電局需求計劃準確率已達到99%，離需求計劃準確率100%的目標值不遠，但仍有一段距離，需進一步提高需求計劃申報準確率。

2.3 構建集中統(tǒng)一的采購管理體制

隨著網(wǎng)公司、省公司的集中統(tǒng)一采購體制的不斷實施和完善,體現(xiàn)出了集中統(tǒng)一采購的優(yōu)越性，在實施的過程中，能有效的縮減供應商數(shù)量,供應商的保供能力明顯增強，為與供應商建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關系奠定了基礎。貴陽供電局在對局自主采購的這類物資也實行了集中統(tǒng)一采購管理體制和分級管理，同樣體現(xiàn)出了集中統(tǒng)一采購的優(yōu)越性，提髙了貴陽供電局對供應商的管理。

3.存在的問題及解決思路

(1) 貴陽供電局物流服務中心計劃采購科的全體科員要統(tǒng)一思想,接受先進理念，擯棄傳統(tǒng)觀念，改變工作重心,努力在《貴陽供電局管理提升活動實施方案》的“工作實施階段”要求的時間里學習、理解、接受這些先進的管理體制和運行機制，并在不斷的實踐中推進、優(yōu)化、創(chuàng)新這些先進的管理體制和運行機制，堅定不移地推進改革，快速使貴陽供電局的采購管理工作由業(yè)務操作型向管理控制型轉變。

(2) 貴陽供電局物流服務中心計劃采購科現(xiàn)在的重點工作是管理控制，工作的重心是物資需求計劃管理，而不再是采購，主要是物資需求研究，供應市場分析，是對物資需求計劃的管理控制,這些方面在過去是被嚴重忽視的薄弱環(huán)節(jié)。

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[關鍵詞]采購；采購管理；供應商開發(fā)和管理

[中圖分類號]F253.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-9646（2011）1-2-0046-03

一、企業(yè)采購管理概述

企業(yè)采購管理[1]是指為保障企業(yè)物資供應而對企業(yè)采購進貨所進行的管理活動，是對整個企業(yè)采購活動的計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制活動，是整個物流活動的重要組成部分。采購管理的具體內容，包括制定采購活動的管理、對采購人員的管理、采購資金的管理、運儲的管理、采購評價和采購監(jiān)控，還包括建立采購管理組織、采購管理機制、采購基礎建設等。

企業(yè)采購管理與采購是有區(qū)別的。采購是為完成指定的采購任務而進行具體操作的活動，一般由采購員承擔，其使命就是完成采購主管布置的具體采購任務。采購管理不但面向企業(yè)的全體采購員，而且也面向企業(yè)的其它組織人員，一般由企業(yè)采購部承擔，其使命就是保證整個企業(yè)的物資供應，其權力是可以調動整個企業(yè)的資源。可見，采購員是對于自己的采購業(yè)務進行管理。但是這種管理，和一般的工人對于自己工作的計劃安排一樣，屬于操作層面的作業(yè)管理；而采購管理是指站在企業(yè)的立場上，對整個企業(yè)采購活動的管理，包括對采購員和具體采購業(yè)務的管理。

企業(yè)采購管理的目標是：“降低采購成本、提高采購效率、保證采購質量、加強采購監(jiān)督，降低法律風險，防范法律糾紛，在促進采購的公平、公正、公開建設的同時，提高集中管理水平和企業(yè)的經(jīng)濟效益。”

二、企業(yè)采購管理的挑戰(zhàn)

企業(yè)采購管理總是伴隨著企業(yè)的全球化發(fā)展和信息技術的更新而發(fā)展。由于現(xiàn)代企業(yè)朝著集團化和專業(yè)化兩個方向發(fā)展和大量新興信息技術的出現(xiàn)，以致新產(chǎn)品、新材料、新技術、新市場的快速出現(xiàn)，使得采購管理未知數(shù)多、未定數(shù)大；技術發(fā)展變化快、市場價格變化大、產(chǎn)品研發(fā)時限短、產(chǎn)品生命周期短，使得采購管理的反應時限短；信息傳播和市場變化迅速、全球性競爭、全方位經(jīng)營，使得采購管理的不易掌握和質量成本要求高。因此企業(yè)采購管理具有以下挑戰(zhàn)：

1.傳統(tǒng)價格=成本+利潤之公式已不再適用，導致采購成本不易估算和掌握；

2.市場材料價格和市場變動頻率高、變動幅度大，導致采購作業(yè)時間和實際需求量不易控制；

3.單一貨源多，貨源變異性大，貨源規(guī)格不易確認，導致采購對貨源的決定貢獻度低；

4.技術進展迅速，專業(yè)能力不易掌握，導致庫存風險高和對供應質量掌控能力差。

面對挑戰(zhàn)，企業(yè)只有堅持以動態(tài)變革的思想實現(xiàn)采購隨需而動，從而實現(xiàn)簡單的交易到戰(zhàn)略合作采購的發(fā)展、以成本為目標到以價值創(chuàng)造為目標的轉變、被動接受采購指令到自行預測調整的轉化、從單一的購買行為到策略性采購供應鏈管理的變革。

三、企業(yè)采購管理發(fā)展的趨勢[2]

企業(yè)采購管理核心是供應商開發(fā)和管理，其基本準則是“Q.C.D.S”原則，即質量（Quality）、成本（Cost）、交付（Delivery）、服務（Service）并重的原則。企業(yè)采購管理發(fā)展的過程就是企業(yè)和供應商之間關系逐步強化和完善的過程，從低價值的隔臂關系（Arm’s length relationships）到高價值的合作關系（Collaborative Relationships）的發(fā)展，雙方在互信交易的基礎上營造無障礙的溝通環(huán)境，建立良好、長遠、雙贏的供應商伙伴關系[3]。

（一）交易管理標準化

交易管理（Transaction Management）是初級的采購管理，企業(yè)與供應商之間為簡單的買賣關系，供應商充當販賣商的角色。其特征為：圍繞著采購訂單(Purchase Order)與供應商進行較容易的討價還價；僅重視如價格、付款條件、具體交貨日期等一般商務條件；被動地執(zhí)行采購和技術標準。其核心思想為訂單管理。

公司的采購是通過采購員進行的。首先由采購員組織供應商的認證工作，通過上門調查、產(chǎn)品認證、試生產(chǎn)、供貨跟蹤等手段，在供應商資料庫中確認能供應產(chǎn)品的供應商。之后，在某一約定的時間段內，通過電話詢問或招投標的方式，得到供應商的報價并挑選其中報價最低的作為中標者，與之進行后續(xù)的合約工作。該采購過程較長、重復工作很多，一般適用低值、常用物品的采購，并已經(jīng)形成了一套標準的采購流程控制。該階段企業(yè)應該重視對供應商的合約履行及準時付款，達到獲得供應商最佳配合的目的。

不過該模式在面臨新興技術和產(chǎn)品快速更新的時候，它不適應于價格變化快的產(chǎn)品，往往會使企業(yè)在經(jīng)濟上受到損失。

（二）競爭管理集中化

競爭管理（Competition Management）是中級的采購管理，企業(yè)與供應商之間為傳統(tǒng)的競爭合作關系，供應商充當合格供貨商的角色。隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗總結以及管理技能的提高，管理人員意識到供應商管理的重要性和集中采購的必要性。其特征為：圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應商建立長久的關系；加強對供應商其它條件的重視，如訂單采購周期、送貨、經(jīng)濟批量、最小訂單量和訂單完成率；重視供應商的成本分析；開始采用投標手段；加強了風險防范意識和成本控制管理。其核心思想為以團隊運作為主的區(qū)域集中采購。

公司的采購是把采購需求匯總起來，由各個采購團隊負責特定領域內的物料采購，尋找合適的供應商，達到節(jié)約成本的目標，確保材料的充足供應。一是引入競爭機制發(fā)揮批量采購優(yōu)勢，實行以招標、議標、電子商務采購的方式。二是對不符合招標條件的物料實行會簽制的自行采購，使采購業(yè)務公平、公正、公開。三是建立健全采購決策、采購權限、采購審批等程序，指定專門部門對采購計劃和采購全過程的審核和監(jiān)督，更好地規(guī)范了采購行為，降低了采購成本。該階段企業(yè)應該重視集中化采購，達到節(jié)約采購成本的目的。

不過該模式在面臨世界經(jīng)濟的網(wǎng)絡化和全球化的時候，公司之間的競爭變成供應鏈之間競爭的時候，怎樣在供應商不斷增多的同時有條不紊地管理供應商？怎樣在壓低供應商價格的同時和供應商保持良好關系？怎樣在降低物料采購成本的同時保持產(chǎn)品的優(yōu)異質量？怎樣在統(tǒng)一供應商標準的同時不失采購的靈活性？

（三）供應鏈管理共享化

供應鏈管理（Supply Chain Management）是中高級的采購管理，企業(yè)與供應商之間為伙伴型合作關系，供應商充當合作伙伴的角色。其特征為：與供應商建立策略關系；更加重視整個供應鏈的成本和效率管理；與供應商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對消費者的影響；尋求新的技術和材料替代物，OEM方式的操作；更為復雜和廣泛的應用投標手段。其核心思想為與供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，讓供應商早期參與采購需求的分析和開發(fā)。

公司的采購流程劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調兩個環(huán)節(jié)，戰(zhàn)略采購包括供應商的開發(fā)和管理，訂單協(xié)調則主要負責材料采購計劃，重復訂單以及交貨付款方面的事務。戰(zhàn)略采購就是合理選擇供應商,并與之建立戰(zhàn)略合作伙伴關系,要求供應商進入制造商的生產(chǎn)過程；小批量采購；實現(xiàn)零庫存或少庫存；交貨準時,包裝標準；信息共享；重視教育與培訓；嚴格的質量控制,產(chǎn)品國際認證。該階段企業(yè)應該重視供貨商的先期參與運用供貨商的專業(yè)知識以及經(jīng)驗來共同設計開發(fā)新產(chǎn)品，達到降低成本和加速產(chǎn)品上市時間的目的。

隨著企業(yè)全球化采購的深入，供應商早已不是以前的小供貨商，而是企業(yè)的戰(zhàn)略聯(lián)盟者（Strategic Alliance）。對于這些不再俯首帖耳、有時甚至還會高高在上的“伙伴”們，如何才能讓它們?yōu)楣镜臉I(yè)務做更大的貢獻呢？

（四）戰(zhàn)略采購隨需而變

戰(zhàn)略采購（Strategic Procurement）是高級的采購管理，企業(yè)與供應商之間為策略聯(lián)盟合作關系，供應商充當聯(lián)盟者的角色。其特征為：集成采購戰(zhàn)略；加強供應鏈管理；優(yōu)化解決方案；高效的項目管理；深層次的戰(zhàn)略管理；針對公司和客戶需要，對自身關鍵性材料或服務的需求進行戰(zhàn)備部署，與認證的供應商結成戰(zhàn)略聯(lián)盟，在研究開發(fā)階段進行合作，以減少制造中的意想不到的問題，共同面對市場的競爭與挑戰(zhàn)，取得市場上的購買優(yōu)勢。其核心思想為增強企業(yè)核心業(yè)務，對自身沒有能力做或雖有但成本高于業(yè)界水平的業(yè)務進行外包管理。

公司的采購是以基于網(wǎng)絡技術的電子采購，從根本上重新構架企業(yè)的采購模式，徹底改變企業(yè)的供應鏈，在企業(yè)與供應商之間形成無縫的訂單履行信息流，從而優(yōu)化采購流程、提高工作效率、縮短采購周期、減少過量庫存、降低采購管理成本、降低采購產(chǎn)品價格、增進企業(yè)間的合作，使交易雙方均能獲得長期的收益。而且，電子采購的過程是與企業(yè)其它系統(tǒng)優(yōu)化整合的過程，從而使成本節(jié)約的幅度及改進過程的效益更加凸顯。該階段企業(yè)應該重視對供應商的培訓，視供應商為在外工廠的延伸，與供應商擁有共通的語言，達到企業(yè)和供應商聯(lián)合的持續(xù)性改善的目的。

戰(zhàn)略采購的具體形式是企業(yè)和具有“戰(zhàn)略聯(lián)盟伙伴”地位的供應商確立相對長期穩(wěn)定的供需關系，而不是每一次采購均實施招標操作程序，以此降低雙方乃至整個供應鏈的營運成本，達到“雙贏”目的。應該說，“戰(zhàn)略采購”是“競爭采購”的深化，是一種更高層面的、企業(yè)之間形成供應鏈關系的、雙方“雙贏”的采購模式。

四、結論

企業(yè)的生存與發(fā)展關鍵在于選擇合適的供應商（RightSupplier），在確保合適的品質下（Right Quality），與合適的時間（Right Time），以合適的價格（Right Price），購入合適數(shù)量的商品（RightQuantity），以企業(yè)最低成本生產(chǎn)最想要的產(chǎn)品。采購管理作為企業(yè)提高經(jīng)濟效益和市場競爭能力的重要手段之一，它在企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位日益受到國內企業(yè)的關注。一個企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展，很大程度上取決于其采用何種采購管理方式。中國企業(yè)要在競爭激烈的國際市場上站穩(wěn)腳跟，就必須依據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和信息技術的更新狀況，適時調整企業(yè)采購管理策略，最大限度地合理利用社會資源，并且最大限度地利用企業(yè)自身的、包括無形的和有形的資源，適時、適地、適量地進行采購。

參考文獻

[1]徐杰等.《市場采購理論與實務》,中國鐵道出版社,2001年7月.

[2]IFS項目組.PTP(Procure to Pay)專刊,3ms.省略,2008年5月.

[3]鄧俊良.《新競爭時代中的采購管理實務》,大眾計算機,2005年4月.