序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理體制范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】集中式；檔案管理；意義；做法

檔案管理是在文章儲存、材料保管的基礎上提出的一項有效率有意義的管理手段，在我國檔案儲存歷史中起著至關重要的作用。我國《檔案法》明確規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理原則”。從此，集中式檔案管理應運而生?！凹惺健笔羌误w制、法律體制、社會體制為一體的綜合管理方式，為我國檔案管理事業的發展奠定了堅實的基礎。

一、集中式檔案管理概述

集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據我國法律規定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。

二、集中式檔案管理體制的意義

（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發展的基礎支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結束了我國長期以來復雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發展奠定了基礎，為實現檔案管理體制改革邁出了堅實的一步?！稒n案法》指出，統一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。

（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發展過程中，不乏會出現各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務。只有完成了這項復雜而繁重的任務，才能對社會發展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發展提供持續且有效的新鮮力量。

（三）集中式檔案管理體制對企業的意義。隨著我國科學的發展和科技水平的進步，我國企業依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發展，在發展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業中脫穎而出，就會迅速失去企業競爭力，從而導致企業破產重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業的進一步發展。

三、集中式檔案管理體制的具體做法

（一）建立健全檔案法規。近年來，我國對于檔案的法律法規缺乏統一要求，建立健全檔案法規體制迫在眉睫。我國各行各業都有自己的檔案管理辦法，在制定行業和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發，從而導致了各項檔案雜亂無章，如若長期執行可能會出現檔案丟失、遺漏等問題。因此，構建統一合理的檔案管理法律法規是檔案管理體制中最為重要的一個環節。

（二）檔案管理部門應優化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業管理的主要行政機關，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結協作，對檔案進行整合分析，進而實現合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統一領導、統一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統一的溝通，優化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。

（三）規范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質，優化檔案管理工作的程序是規范檔案工作的有效途徑。了解學習并且嚴格依據我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學習，更好地保證檔案管理工作的規范性和有效性。

（四）促進檔案的現代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數字多元化發展，檔案管理的重心也由傳統管理向數字化管理轉移。利用信息技術對檔案事業進行“集中式”管理，利用數字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應采取多元的現代化技術，利用數字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務能力。

四、結語

綜上所述，我們對集中式檔案管理體制有了更深層次的了解。該體制有利用國家的安全和完整，有利于社會的發展和進步，有利于企業的深化和改革。合理利用數字信息，對檔案進行集中式的管理和安全穩定的分析，還可以通過社會各方面的團結協作和緊密配合，使我國檔案事業協調健康發展，為我國檔案事業貢獻出強大的力量。

【參考文獻】

[1]唐漳先.對集中式檔案管理體制的思考[J].銅陵學院學報，2008.

[2]王巍.企業檔案集中統一管理[J].辦公自動化雜志，2015.

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[關鍵詞]企業檔案知識管理管理體制生命周期

一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：

(1)檔案一體化的目標

實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內容

文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術保障

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。

參考文獻：

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關鍵詞：多校區高校；二級管理體制；檔案管理

20世紀90年代高校改革拉開序幕，我國許多高校打破了高度集中的辦學體制，出現了辦學形式、辦學層次、自身功能及內部管理模式的多元化。在這種趨勢下，高校二級學院體制應運而生。它的出現，使得高校檔案管理面臨諸多挑戰，如何發揮檔案管理為教學、科研服務的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。

一、高校二級學院檔案管理的重要性

1.二級學院檔案管理工作承載了學校的歷史與未來

二級學院是學校一個相對獨立的教學單位，各項工作在學校統一部署下有自己的運行方式，形成的管理文件體現了教學管理水平和教學質量等等。學院的行政管理工作檔案如文件、工作計劃、工作總結、會議紀要等都是真實記錄二級學院的重要資料，反映了二級學院發展過程和取得的成就。根據學校檔案管理工作要求，對二級學院的重要資料一部分要交學校檔案室歸檔保存，一部分留在學院保存。對于這一部分資料二級學院必須進行有效的整理，形成二級學院的檔案資料。二級學院檔案是二級學院發展的歷史記錄，是二級學院成就的見證。二級學院檔案與校級檔案共同構成學校檔案的完整體系。

2.二級學院檔案管理工作提升了教學質量及教學水平

人才培養是高等學校三大功能之一，教學工作是各級各類高校的中心任務。二級學院是學校教學工作的具體組織者和實施者。院級教學檔案是在教師的教學活動、教學管理、科學研究、學生學習過程中形成的，包含有保存價值的文字、圖表、聲像、光盤等學院教學材料，是學院辦學指導思想、專業培養目標、專業設置和教學內容、方法、效果的真實記錄。教學檔案是學院在多年的教學實踐活動中逐漸積累形成的一系列原始資料，是學院教學活動和教學管理工作的縮影，是教學質量、教學管理水平的歷史記載，也是衡量學院教學質量、學術水平、管理水平的重要依據和憑證。這些檔案材料也從定性和定量兩個方面反映了二級學院的教學質量和教學管理水平。同時，高校教學活動的延續性和周期性，使得教學檔案具有通用性的特點。二級學院教學檔案材料對學院總結教學規律、開展教學研究、制定計劃、進行教學評估、教學檢查等都具有十分重要的參考價值。

3.二級學院檔案管理為教學評估提供了新借鑒

在新專業評估體系中，二級學院的教學檔案，它的原始性、真實性、準確性和完整性直接為評估專家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專業評估體系中，多個指標體系都涉及教學檔案關系。教育部制定的《普通高等學校本科教學工作評估指標體系》的各級指標與教學檔案也緊密相關。由此看出，二級學院教學檔案在本科教學評估工作中發揮著重要的作用。在對高校進行新專業評估和教學水平評估時，需要對學校的教學條件、教學狀態、教學效果等進行跟蹤調查和分析，而這些調查和分析主要來源于學校和各二級學院大量教學檔案資料的查閱。因此，重視二級學院教學檔案建設，可以為教學評估提供比較完整、系統和真實的信息和憑證，是搞好本科教學評估的重要基礎。

二、當前二級學院檔案管理存在的問題

1.多校區管理體制不統一

一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對二級學院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級學院自身管理制度不健全，檔案員對于檔案管理在頭腦中沒有一個明確的概念。多校區管理體制各異，增強了各校區管理人員的溝通交流的難度。同時，在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費現象。

2.二級學院的檔案資料丟失嚴重

一方面，教學檔案難以收集。目前二級學院教師一部分由母校教師兼職授課，另一部分向社會招聘。教師對二級學院檔案工作的重要性缺乏認識，材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師為應付差事，往往臨時突擊、草率整理，沒有統一的標準，有的歸檔材料無落款、無日期、無單位蓋章，有的沒有說服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高。另一方面，學校重要的文書檔案收集不全。二級學院作為高校辦學的一種新嘗試，產生了許多寶貴性經驗性的檔案，但由于機制問題，加上人員編制緊張以及不少領導檔案意識薄弱，只重視上級的紅頭文件，輕視本校自身形成的文件，使大量反映學校進程軌跡的文件都落在各職能部門的負責人或具體操作人的手上，沒有及時歸檔，造成檔案嚴重丟失。有些二級學院雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責不明確。有些兼職檔案員總是強調客觀原因，以在本部門承擔許多其它工作，難以抽出時間為由，未及時將檔案材料收集。有些二級學院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務，容易錯過收集時間，導致檔案的收集不全。

3.二級學院檔案管理人員素質不高

由于二級學院機制問題，人員編制緊張，就產生了用人上的隨意性，進而影響了其管理水平和效率的提高。二級學院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同虛設，沒能真正履行其職責。而二級學院兼職檔案員變動頻繁，新手不斷，每個新到崗的兼職檔案員對工作的熟悉畢竟要有一段時間。二級學院的兼職檔案員很少有機會接受檔案專業培訓，專業技術人員只占極小比例，復合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對獨立學院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進程及歸檔質量，制約了獨立學院檔案管理和建設工作的順利開展。

三、二級學院檔案管理的應對之策

1.采用科學的管理模式，提高檔案管理水平

打破目前高度集中的管理體制，管理機構要由學校檔案館和二級學院檔案室組成，可以根據學校和學院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務的模式。高校檔案館配置較高的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，通過網絡供校內外利用。每年資料上傳時間由學校檔案館定，或由學校檔案館與二級學院商量決定。二級學院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學校檔案館的服務器上，二級學院要保證文件的準確性，并要尊重文件作者隱私權和知識產權。上傳完畢后，由學校檔案館負責維護、管理。分散式管理模式是充分利用現有的網絡資源，通過校內發達的網絡，把形成的檔案信息，如博碩士論文集、教學方法與經驗等，通過網絡向其它高校和社會各方面公布，以積極的姿態為利用者服務。二級學院每學年固定時間將收集完畢的電子版教學文件，經審查，上傳至服務器上，并分門別類，定期更新維護。

2.強調規范管理，完善立卷歸檔制度

多校區檔案管理體制成立后，由于校區間的距離長短不一，給檔案管理部門之間的聯系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者，在機構和人事管理制度改革中，各部門應實行定編定崗，每一崗位都要有明確的崗位職責，在各部門兼職檔案員的工作職責中也要有做好部門檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡，如果立卷歸檔工作完全由專職檔案人員承擔，這將很難應付。因此，要堅持全面實行部門立卷制度，在分校區可根據實際情況設立分檔案室，這樣不僅有利于檔案的收集與整理，還可以暫時解決校綜合檔案室由于庫房緊張一時無法承受大量檔案進館的矛盾。檔案在分校區檔案分室保存一定時間后，再交綜合檔案室移交。同時校綜合檔案室的專職檔案員要定期往返于各校區之間，充當“聯絡員”，傳達上級文件精神，指導兼職檔案員進行部門立卷工作，并時刻了解各校區的檔案管理中存在的各類問題，及時給予解決。這樣，可充分加強與兼職檔案員間的聯系，使多校區高校檔案的管理更加趨于規范化、科學化。

3.積極開展宣傳教育，增強教職工檔案意識

二級學院的領導要改變觀念，重視和加強檔案管理工作。利用學院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價值和巨大作用。尤其是要通過教學評估中鮮活的事例，使教職工認識到檔案管理具有潛在和現實的巨大作用。在此基礎上培養一支結構合理、質量優良的專兼職檔案管理隊伍，要盡量通過各種途徑激發檔案管理者的積極性，例如通過形式多樣的檢查、評比、考核，在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進心，促進學院的檔案工作。

參考文獻：

［1］ 夏中.多校區高校檔案工作面臨的問題及對策［J］.鎮江高專學報，2005，（10）.

［2］ 毛麗君.二級管理體制下的高校檔案工作［J］.浙江檔案，2007，（4）.

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關鍵詞 企業 檔案管理體制 改革

企業的檔案管理工作主要是對企業的信息進行管理。隨著企業規模的擴大，企業的檔案信息逐漸增加，企業的檔案管理者需要不斷改革創新管理辦法來提高檔案管理工作的效率和管理水平。近年來企業對于檔案管理工作逐漸重視，檔案管理工作體制也需要不斷進行創新改革，更好地促進企業的發展。企業管理者逐漸重視檔案管理工作，對于企業發展對于檔案管理工作提出的新要求也有所重視，對企業的檔案管理體制進行有效地改革是當前企業管理者十分關注的問題。

一、當前企業檔案管理體制中存在的主要問題

企業的檔案管理工作主要是對企業的員工和企業的業務信息等進行有效地管理，保障企業的正常運行。企業檔案管理工作需要有科學的方法和高素質的管理人員，才能夠保障企業信息的安全有效，促進企業的健康發展。但是目前我國大多數企業的檔案管理工作都存在著一定的問題，對企業的發展造成了一定的影響。

（一）企業檔案管理工作效率低

企業的檔案管理工作對于企業的正常運行有著十分關鍵的作用，因此提高企業的檔案管理工作水平有著十分重要的作用。由于企業規模的擴大，企業人員逐漸增加，企業的業務量也逐漸增加，這對企業的檔案管理工作帶來了重大的挑戰。企業的檔案管理工作面臨眾多挑戰還沒有做出全面的改革，檔案管理工作的效率比較低，甚至會影響正常的工作進行，給企業的發展造成不良的影響。

（二）企業檔案管理人員的素質參差不齊

企業的檔案管理工作需要檔案管理人員進行有效地管理，檔案管理人員的總體素質對檔案管理工作有著至關重要的影響。目前企業規模的擴大，企業員工的數量逐漸增加，但是企業員工的素質水平并不相同。檔案管理人員更需要有較高的素質來勝任檔案管理工作。一方面企業管理人員對于檔案管理的專業知識比較欠缺。檔案管理工作需要專門的檔案管理人員來進行，但是大多數企業沒有專門的檔案管理專業的人員從事檔案管理，很多工作人員都不是科班出身，這對檔案管理工作造成了一定的影響。另一方面，檔案管理人員對于檔案管理的認識不足。檔案管理工作關系著企業信息的安全，對于企業的有序發展有著十分重要的作用。

（三）企業檔案管理體制不健全

企業的檔案管理工作不僅僅是對企業員工信息進行管理同樣對企業的業務進行管理，檔案管理工作關系著整個企業的發展。但是大多數企業的檔案管理工作沒有得到重視，企業的檔案管理工作沒有放在重要的位置上。一些企業的管理者沒有檔案管理的意識，導致企業的檔案管理工作形同虛設，這對企業的安全構成了嚴重的威脅。

二、如何進行檔案管理體制改革

隨著企業之間的競爭逐漸加劇，企業的管理者需要不斷進行企業改革，以促進企業的健康發展。當前企業的檔案管理工作對于企業的發展有著積極的作用，原有的企業檔案管理體制已經不能適應企業發展的需要，企業的檔案管理體制需要進行改革以提高檔案管理工作水平。

（一）加強對企業檔案管理工作的重視

檔案管理工作在企業發展中的作用需要得到應有的重視，才能更好地發揮企業檔案管理工作的優勢。一方面，企業需要加強對檔案管理工作的宣傳。對企業的員工加強檔案管理工作重要性的宣傳，提高員工對于檔案管理工作的認識，可以有效地提高檔案管理工作的重要地位，在今后的工作中使檔案管理工作發揮應有的作用。另一方面，企業管理這需要加強學習，認識到檔案管理工作的重要性。企業的管理者需要更加關注檔案管理工作，加強對檔案管理工作的認識，在今后的工作中關注檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的地位。

（二）提高企業檔案管理人員的素質

檔案管理人員的整體素質對于檔案管理工作有著十分重要的作用。檔案管理人員需要不斷提高自身的素質以滿足企業檔案工作發展的需要。一方面，需要對企業的檔案管理人員進行檔案管理專業知識的培訓。另一方面，對企業的檔案管理人員進行職業道德的培訓。

（三）提高企業檔案管理工作的水平

隨著檔案管理工作任務的增加，檔案管理工作面臨著重大的挑戰。檔案管理工作的水平需要進一步提高，才能更好地促進企業的發展。一方面，需要對檔案管理工作建立完善的制度規范。檔案管理工作需要有嚴格的制度規范才能更好地保障檔案管理工作的有序進行。檔案管理工作制度需要對檔案管理工作進行詳細的說明和規范，提高檔案管理工作的水平。另一方面，加強對檔案管理工作的技術支持。隨著網絡技術的發展，檔案管理工作也需要通過先進的技術進行管理，提高工作效率。網絡技術可以將企業的檔案信息進行有效地整理，檔案管理信息經過網絡系統的整合之后可以節約檔案信息的查找時間，同時也可以使檔案管理工作更方便進行。

三、結語

企業的發展對檔案管理工作提出了新的要求，需要企業不斷進行檔案管理工作的改革以適應企業的發展。檔案管理體制對于企業的檔案管理工作進行有效地規劃，健全當前的企業檔案管理體制對于企業的檔案管理工作有著十分重要的作用。檔案管理體制的改革需要充分考慮當前企業檔案管理工作中存在的問題，進行有效地改革，促進企業的健康發展。

參考文獻：

[1]姚漫春.企業檔案管理存在問題及對策分析[J].企業文化，2012，（1）.

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1 制定企業檔案工作制度的意義

建立規范、完善的企業檔案工作制度有利于更好地引導企業檔案工作走向良性循環，最大限度地為企業節省時間、人力和信息成本，它在促進檔案事業發展、完善檔案管理理論、提高企業管理效率、加快信息資源利用等方面都具有重大的理論和現實意義。

1.有利于促進國家檔案事業的發展

企業檔案工作制度的建立需要檔案行政管理部門的指導，在進行指導和相互交流的過程中，檔案行政管理部門可以更好地了解企業檔案工作的運行、管理模式，有利于其在今后的檔案工作管理過程中更加準確地找到自己的角色定位，明確其指導、監督和服務的職能。同時，企業檔案工作制度的建立，也可以為檔案行政管理部門制定與現代企業發展要求相適應的檔案管理制度提供參考，進而更好地推動國家檔案事業的發展。

2.有利于促進和深化企業檔案管理理論與實踐研究

企業檔案工作制度的制定涉及企業文化、管理理念、工作方式、業務流程等多個方面的內容，涵蓋了企業檔案管理工作的一系列理論與實踐。企業檔案工作制度的建立，其過程帶有很強的綜合性，它實際上就是促進企業檔案管理理論研究與實踐工作不斷耦合、適應的過程。因此，建立和完善企業檔案工作制度，有利于促進和深化我國企業檔案管理理論與實踐的研究。

3.有利于保證企業檔案工作與企業的同步發展

現代市場經濟的競爭激烈，在企業檔案工作中，動力不足、約束力不強等現象具有相當的普遍性，導致企業檔案工作明顯滯后于企業的同步發展，我們迫切需要在總結傳統企業檔案工作經驗的基礎上，結合企業自身發展的實際狀況，建立一套切實可行的企業檔案工作機制，使企業檔案工作在企業中得到切實有效的貫徹執行，從而保證企業檔案工作與企業的同步發展。

2 企業檔案工作制度的制定要求

不同類型、不同規模的企業對檔案工作制度有著不同的要求，但不管要求如何變化，關鍵還是要符合企業檔案工作的規律和發展需求，更好地促進企業檔案工作的發展。在制定企業檔案工作制度時，需考慮以下要求：

1.符合國家檔案法律法規的規定

由于企業產權變更等多種因素的影響，國家及其各級檔案行政管理部門為企業檔案工作的開展創造了十分寬松的外部環境，使得企業在檔案管理工作中具有很強的自主權，但自主并非任意化，企業不能認為檔案是其在生產、經營、管理活動中產生的，就可以任意處置，其檔案工作必須在國家檔案法律法規規定的范圍內進行。因此，企業檔案工作制度的制定必須要符合國家檔案法律法規的規定。

2.適應企業的發展需求

企業檔案作為企業在生產、經營、管理活動中形成的第一手資料，對企業的日常管理工作和領導決策具有重要的信息參考價值。因此，企業檔案部門在制定檔案工作制度時立意要更加高遠，要切實考慮企業的發展需求，將管理重心放在有關資產、產權、收益分配、客戶、合同等企業核心檔案上，要根據企業的類型和特點做好檔案編研工作。

3.尊重企業檔案工作的規律

企業檔案管理部門在制定企業檔案工作制度時要充分尊重企業檔案管理的個性化需求。這就要求其制度的制定要遵循企業檔案工作的經濟規律和價值規律，并與企業的總體發展水平相適應。企業檔案工作制度的制定首先要尊重經濟規律，堅持在市場的運行機制中接受檢驗，并不斷得到發展和完善。其次，企業檔案工作的制定要尊重價值規律。

3 企業檔案工作的制度建設措施

企業在進行檔案工作制度建設時應充分考慮到本企業的行業性質、規模、發展水平、企業文化等各種因素的影響，從本企業的實際狀況和發展需求出發，真正做到為企業的生產、經營和管理活動服務。

1.根據調研結果確定制度建設的范圍

企業檔案工作制度建設要與企業的總體發展水平相協調，這是滿足建設要求的基本準則。因此，在進行檔案工作制度建設之前，首先應了解企業的發展水平和相關需求。這就要求我們要對不同行業性質、規模和發展水平的企業進行調研，分析總結出制約企業檔案工作發展的主要問題，從而確定企業檔案工作制度建設的范圍。

2.學習國家檔案局的有關規定

目前，國家已經制定了《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列的檔案管理法規。企業檔案工作制度的建設可以借鑒和參照目前國家已經出臺的一些政策法規，避免走彎路。

3.向單位同行取經學習

由于企業的發展規模和信息需求各有差異，導致其檔案工作的水平也各有高低。規模較大的企業，其檔案工作制度建設相對比較全面、完善，而中小型企業由于受到各種條件的限制，其檔案工作制度的建設基本沒有開展或還處于初級階段。因此，中小型企業可以通過參觀學習等各種方式向具有典型示范意義的兄弟單位進行學習，從而帶動企業檔案工作制度建設整體水平的提高。

4.研究以往的檔案工作制度

目前我國檔案行政管理部門還沒有出臺專門針對企業的檔案管理制度，為了保證企業檔案工作制度的歷史性與科學性，可以對檔案工作開展較好的示范企業，以及本企業以往的檔案工作制度進行深入研究，從而為目前企業檔案工作制度的建設提供有效的參考借鑒。

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1 檔案管理概念綜述

1.1 檔案管理

簡單來說，檔案管理就是選取帶有標注性的資料進行存儲，進而借助資料進行某項社會活動的歷史再現，是對事物發展歷程和階段的忠實記錄，具有極高的借鑒和參考價值。其管理的對象是與社會活動相關的信息，包括文字、圖片、影像等。

1.2 檔案管理體制

從檔案管理的概念來看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現在兩個方面，一是檔案管理的工作內容極為寬泛，涉及到社會各領域，是對社會活動的微觀濃縮；二是檔案管理的時間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時間往往間隔數年，乃至數十上百年。這種內容和時間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對其檔案的搜集、管理和利用進行嚴格的限定，實現檔案管理工作的規范化，從而便于檔案管理。

2 國內現行的檔案管理體制類型分析

從管理架構分析，國內現行的檔案管理體制分為兩類，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。

2.1 分散式檔案管理體制

所謂分散式檔案管理體制是指對檔案進行分級管理。具體來說，首先，對檔案管理的內容進行整體匯總，形成基本大類；其次，按照大類進行檔案管理工作的區域分配，實現分級管理。當然，分級管理并不等同于各自為政，其管理條例和管理規范都是統一的，僅僅管理的空間區域存在差異。

2.2 集中式管理體制

顧名思義，集中式管理體制就是對資料進行統一匯總和統一管理，以此實現檔案的統一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發揮知識的規模優勢，對于檔案管理機構的發展有較為積極的促進作用。

3 我國檔案管理體制改革的難點問題分析

3.1 檔案信息總量龐大

檔案信息的數量與國土面積，社會活動活躍程度和檔案存在歷史呈正相關。中國作為歷史悠久、國土面積幅員遼闊，社會高速發展的國家，檔案信息長期保持高速增長態勢，導致檔案信息總量極為龐大，這對檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機制出現問題將導致龐大的檔案信息陷入混亂狀態，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設想的。

3.2 檔案類別復雜

縱觀中國的近現代史，社會經歷巨大變革，各種意識形態和思維方式層出不窮，導致社會活動呈現復雜化、多元化態勢，而且大多存在時間較短，更迭迅速，這造成中國的檔案資料類別復雜，如果沒有科學的管理體制作為支撐，極易出現檔案的無序管理，造成資料丟失、顛倒等，無法發揮檔案真實記錄歷史的作用。

3.3 檔案區分不明確

長期以來，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯誤的劃歸入其他類別當中，當中檔案的錯誤歸檔，影響檔案信息的明了性。

4 我國檔案管理體制改革的重點工作分析

4.1 檔案管理的認識提升工作

當前，許多單位和個人對檔案管理工作缺乏足夠的認識，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務工作，導致檔案管理工作得不到應有的重視，缺乏強有力的支撐，造成檔案管理缺乏開展基礎。針對此問題，應該加強檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標準限定等方式對檔案管理工作的內容進行明確，將其視為管理工作的重要構成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對檔案管理的認識。

4.2 檔案管理的機制創新工作

近些年，檔案管理的環境發生巨大的變化，這是社會發展和時代進步的結果，導致檔案管理的機制與社會現狀出現一定的脫節，影響檔案管理工作的順利開展和功用發揮。所以，應該加強檔案管理的機制建設工作，對現有的檔案管理體系進行制度、組織架構和管理流程的創新，構建高效的檔案管理機制，為檔案管理工作的順利開展提供科學的組織、制度和流程基礎。

4.3 檔案管理的信息化建設工作

21世紀是信息化時代，信息技術在社會各領域引發深刻的變革，作為對社會發展進行記錄的檔案管理工作，更應該進行檔案管理的信息化建設，借助先進的信息系統實現管理效率和質量的提升。此外，進行信息化建設也是檔案管理工作的發展需要，信息化社會的發展導致檔案的總量更為龐大，類型日趨豐富，要想實現科學管理就必須進行信息化建設，以信息化系統實現對信息化時代的信息管理。

篇(7)

檔案館原本的儲存方式是用利用紙質文件進行資料檔案的儲存和管理，但是在數字化發展極為迅猛的今天數字檔案館已成了社會發展的要求，同時也是檔案館發展的新方向。所謂數字檔案館簡單來說就是將信息的儲存還有查詢等用數字化的方式實現，同時和紙質檔案一樣，數字檔案館也一樣具備有查詢和檢索等功能，并且相比較于傳統的檔案館這些功能顯得更加的方便和快捷。此外，數字檔案館的主要依托是計算機技術還有多媒體技術的不斷發展進步。計算機技術的不斷發展使得超大型檔案存儲成為可能，此外在網絡技術的幫助之下檔案館的數據資料的支持可以跨越距離的限制和時間的約束。在需要的時候人們甚至可以實現隨時隨地的資料查詢和數據整理。所以說總體來說數字檔案館就是一個網絡化、虛擬化的檔案館，但是相比較傳統的檔案館來說，數字檔案館的存儲量更大、查詢起來更加方便還有管理起來也更加的安全。雖然數字檔案館的建設以及后期成果比較理想，但是在現階段數字檔案館的建設仍然還存在有一些問題。第一就是數字檔案館的建設需要相應的軟件設置和硬件設置的到位。數字檔案館和傳統檔案館的建設的一個很大的不同就是數字檔案館的建設工作需要高素質的技術人才作為建設基礎，數字檔案館的數據庫建設和后期維護管理都需要專業的高素質人才。第二，數字檔案館的數字系統需要具備有信息處理、儲存還有管理等一系列功能，這需要相應的網絡建設和系統建設，同時對于資源的整合利用還有目錄數據收集處理都有比較高的要求。第三就是數字檔案館的建設需要不斷的引進最新的技術，數字檔案館需要保證檔案數據的安全性，因此對于其保護系統需要定期升級維護。而且數字檔案館的管理手段也需要緊跟時代進步進行不斷的進步與改革。要不斷提高其自主獨立性。此外不僅僅是這些當面的建設，數字檔案館建設的相對應的保障措施也需要及時、準確的對檔案館建設提供幫助，確保檔案館的安全與正常運轉。

2數字檔案館的建設會產生的影響

2.1促進現行檔案管理體質重點的改變

傳統的檔案管理制度的重點放在保護檔案的安全不受損害，檔案的安全性處于標準要求之中。并且傳統檔案館在對于檔案整體的保護工作上還是比較有優勢的。但是這樣的檔案管理方式對于檔案本身的價值是一種削減。在這樣的檔案管理方式之中雖然其安全性可以得到有效的保證但是其利用價值卻沒有得到體現。而在數字檔案館的幫助之下檔案數據的安全性不僅能夠得到保證而且檔案的價值會得到更好的體現。而且數字檔案館本身的技術先進性對于檔案的使用方式也可以產生積極的效果，使得檔案的使用更加的凸顯靈活性和多樣性。

2.2沖擊現有的管理體系

數字檔案館的建設對于現行的管理體系會產生比較大的沖擊。傳統的管理體系對于檔案管理工作的進步會產生消極的作用。數字檔案館的建設沖擊的原有的管理體系，讓檔案館真正變成為人民服務的存在。此外數字檔案館中各部門之間的交流以及和外部部門之間的交流會變得更加的方便。

2.3促進相關職能的改革進步

傳統檔案館的職能分配在數字檔案館的沖擊之下也會出現改革情況。數字檔案館的建設工作需要各個部門之間相互努力配合，同時不僅要檔案館內部同心協力還需要外部人員的幫助。數字檔案館的建設涉及到的知識范圍比較廣，各個部門之間都需要給予相應的幫助，這個一個以技術為基礎進而推動整個檔案管理行業觀念革新和體制重塑的一個重大改革。

3對數字檔案館建設的建議

數字檔案館的建設需要注意到四個方面。首先是應該對數字檔案館的建設給予足夠的重視，這一點一方面是改變人們對于傳統檔案館的觀念，另外一種是對其建設提供足夠的人才支持。其次，數字檔案館的建設需要加強其共享性，讓檔案的價值真正的發揮出來。再其次是需要對數字檔案館后續的建設和發展進行人才儲備。最后是提高檔案管理工作的安全性，確保檔案的安全。

4結語