序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理要求范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】 醫院管理  電子檔案  問題  對策

        隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

        1  醫院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責不明確，管理線條多

        醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

        1.2  醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

        由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質有待提高

        由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫院的檔案管理網絡

        醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

        醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

        2.2  制定相應的電子檔案管理制度

        要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

        2.3  加強培訓，提高認識

        檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

        隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。 

參 考 文 獻

[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.

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1.1電子檔案的管理不規范

隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。

2信息時代電子檔案管理的策略

2.1建立相關電子檔案管理規范

醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。

2.2加強電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強對電子檔案的安全管理

制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質

電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。

3結語

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企業檔案部門要更好地迎接新技術革命的挑戰，就必須從現在開始盡快認清形勢，順應時展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，加強對企業電子檔案的管理，以適應企業檔案管理工作發展的要求。在這種形勢下，企業電子檔案如何管理也就成了企業檔案部門面臨的新任務、新課題。

一、企業電子檔案管理存在的問題

（一）對企業電子檔案管理重視不夠。

少數企業領導錯誤地認為企業電子檔案管理就是收收管管的事務性工作，和企業安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領導的不重視和部分企業的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導致企業電子檔案會出現歸檔不及時、遺漏等現象的發生。

（二）企業電子檔案管理規章制度不健全。

一些企業電子檔案管理規章制度不健全，企業電子檔案管理規章制度相對滯后，對企業電子檔案管理的要求不夠明確，使企業電子檔案管理往往無規可蹈、無章可循，不能滿足企業電子檔案管理的需要。由于缺乏企業電子檔案管理規章制度，現有規章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規定，一旦電子檔案出現受損情況時，往往無法通過相應的法律法規進行有效的界定。有些企業雖然已經建立了一些管理規章制度，但是在實際的執行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，企業電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡；另外，互聯網病毒也會侵入到企業電子檔案管理系統，并在網絡中不斷擴散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現丟失、打不開、無法正常使用等情況。

（四）企業電子檔案管理人員素質有待提高。

很多企業電子檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，缺乏較強的專業知識和技能，對電子檔案管理也是相當的陌生，進而在實際工作過程中經常會出現各種各樣的問題。從目前來看，許多企業檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，企業電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，無法對電子檔案進行有效管理，企業檔案隊伍的素質與企業電子檔案管理的發展還不相適應。

二、加強企業電子檔案管理的對策

（一）提高對企業電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業從上到下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業電子檔案管理做好，就必須說服企業領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發展。

（二）健全企業電子檔案管理的規章制度。

企業電子檔案管理僅有理念引導和技術支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標準與規范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規章制度。這些規章制度的制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，反映企業檔案信息化的應用水平。對于企業來說，必須不斷健全現有的電子檔案管理相關規章制度，將責任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進行嚴格和全過程的管理和控制。要通過完善規章制度，探索企業電子檔案管理規范化的道路。

（三）確保企業電子檔案的絕對安全。

對電子檔案面臨的信息安全問題，企業必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統內部設置專門的訪問控制技術，即要求必須輸入密碼才可進入，此外，還應該構建文件的備份和恢復系統，一旦發生信息的丟失，只需?_啟這個系統就能將丟失的信息恢復。對各種網絡病毒進行預防，要建立防火墻、入侵檢測系統等措施，進而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，也要提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險。

（四）強化企業電子檔案管理人員的素質。

企業電子檔案管理是一項需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的工作，要求企業電子檔案管理人員不僅具有檔案學基礎理論知識及專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通信設備來操作網絡化管理信息系統。為此企業要以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強企業電子檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業知識和技能，使他們掌握最新的管理技術，進而能夠做好電子檔案管理。

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紙質檔案管理

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點?；谶@種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。

參考文獻

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（一）高校各級領導和基層組織檔案管理意識薄弱

高校各級領導和基層組織檔案管理意識薄弱，主要表現在：第一，不嚴格遵守《檔案法》和《檔案法實施辦法》中關于權利和義務的約定。第二，沒有對檔案的管理建設進行全面地規劃，有的甚至不配合各級檔案機構和人員的工作。第三，在公文起草和簽發中使用鉛筆、圓珠筆等不符合檔案管理要求的書寫工具。

（二）高校電子檔案服務的層面狹隘

許多高校的電子檔案管理部門把為學校的黨政部門服務作為其主要任務，狹隘的服務面導致電子檔案的利用率低。電子檔案的管理人員缺乏積極主動的服務意識。在業務上表現生疏，盡管是電子檔案，查閱的速度還是偏低。這些都會直接影響檔案的利用率。其次，高校在電子檔案方面的宣傳力度不夠，師生對電子檔案的使用意識模糊。

（三）專業管理人才缺乏，技術水平落后

目前，根據調查，90%以上的高校電子檔案管理人員沒有接受過專業的、系統的、正規的計算機網絡知識培訓。他們缺乏專業系統的電子檔案管理知識。同時，高校也缺乏先進的技術設備及相關的軟件。相對與高校優秀的教學資源來說，大部分高校在電子檔案管理方面的計算機水平是落后的。

（四）電子檔案存在安全隱患

網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是通過重重傳輸分段傳送至目的地的，其中的任何站點都可以攔截、讀取或者破壞信息。同時，網絡與應用技術的發展日新月異，隨著新技術的產生會不斷產生新的應用方式，而安全技術總是在對抗中產生的，是滯后的。因此，這就給電子檔案的管理帶來了不安全的因素，甚至會產生泄密的風險。這樣就會給電子檔案的管理造成一定的影響。

二、解決高校電子檔案存在問題的對策

（一）加強和提高領導對電子檔案管理的重視和關注

領導對電子檔案管理的重視和關注是搞好高校電子檔案管理的基礎。電子檔案管理工作是一項瑣碎、細致的工作，做起來是很不容易的，這就需要全體師生的理解和配合。同時，電子檔案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的積極配合。因此，領導的支持和配合是很有必要的，領導越是重視和關注對電子檔案的管理，老師和同學們的檔案意識就越強。首先，高校領導應該把電子檔案管理列入議事日程，做到有計劃、有條理、有記錄、有總結。其次，是切實解決電子檔案管理中涉及的人、財、物等。第三，建立相關的電子檔案管理制度，由專人負責電子檔案的管理，從而真正做到關心電子檔案、形成電子檔案、保管電子檔案，使電子檔案管理處于良性循環狀態。

（二）拓寬高校電子檔案服務層面，提升服務質量

高校電子檔案的管理人員首先應該改變服務理念。要具有創新精神、創新意識和創新能力?？朔ぷ髦薪虠l主義和經驗主義的禁錮，積極改變不適應電子檔案發展的條條框框。逐步樹立競爭意識、用戶意識和科技意識，為高校電子檔案管理打下良好的思想基礎。第二，要根據高校教師和學生的需求，建立跟蹤服務、預約服務、查詢服務等不同的服務類型。第三，改進服務方法，更新服務手段。隨著高校體制的改革和發展，電子檔案已經變得越來越重要。這就要求電子檔案管理人員將那些重要的、使用頻率高的電子檔案整理出來，利用網絡傳遞、發送信息，實現資源的共享。

（三）提升電子檔案管理人員素質

電子檔案的管理人員作為電子檔案管理的主體，其素質高低直接影響電子檔案管理的進行。有學者認為：“可靠的政治素質、高尚的道德素養、必備的專業知識、良好的心理素養、精湛的技術素養和較強的科研素養是對電子檔案管理人員提出的新要求”。因此，高校電子檔案管理人員必須提高自身的素質。首先，需要電子檔案管理人從思想上認識到檔案管理的重要性。其次，要具有高度的責任感、創新能力和計算機知識。第三，電子檔案管理人員要不斷用新知識充實自己，不斷提高專業知識和業務能力。

（四）加強網絡保護，提高信息安全

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[關鍵詞]電子檔案；存在問題；解決對策

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0211-01

前言

電子檔案管理工作應順應時代的步伐步入信息網絡管理時代，具備方便與高效的同時，也迎來了一系列的安全問題。電子檔案的安全問題是目前面臨最大的挑戰。以下就筆者根據多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題及解決對策進行闡述。

一、當前電子檔案管理存在的問題

筆者結合多年的電子檔案管理工作經驗，通過分析及總結，發現當前電子檔案管理存在如下問題：

（1）領導對電子檔案管理重視不夠。

就某企業建設管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個大型單位成立了，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領導不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統，導致整理編目時的不規范，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。就該企業建設管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說要求安裝空調，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調，不能保證室內的溫度。

（2）部分職工對檔案管理工作不夠理解。

因為部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用――檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現得非常不情愿。從這些現象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任（不想簽字就是一種逃避責任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

（3）電子檔案管理風險大。

由于電子檔案管理涉及到網絡信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

二、解決當前電子檔案管理存在問題的對策

根據電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當前電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：

（1）領導要高度重視電子檔案管理工作。

單位領導要關注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，并對電子檔案進行規范歸檔，保證檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關設備設施。

（2）加強單位職工對電子檔案管理工作的理解。

單位領導在要單位全職會上，強調檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認識到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如企業哪里出現問題，要及時查到找建設時的各種檔案資料，根據檔案資料及時進行分析總結，查找出現問題可能存在的原因。

（3）加強電子檔案管理人員的計算機技能培訓。

電子檔案管理人員的計算機水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護等外，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。

（4）制定電子檔案管理制度。

為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格而起到預防事故發生、信息機密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員根據實際情況制定。如規定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統的電腦等配備。需要查閱相關資料，應由檔案管理人員直接操作。

（5）做好消除風險的準備。

由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風險，所以時時做好消除電子檔案的風險準備是很有必要的。特別是在計算機維修的時候一定要做到全面監控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風險降到最低。如有些系統對計算機的異常反應比較敏感，就要采取有效的策略來預防和應對潛在的問題，盡量清除風險，做到安全防護，保護數據完好。如何做好消除風險的辦法呢？一是讓風險及時得到分散。因為電子檔案信息具有系統性、網絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。如建立聯機配置模式，通過共享或備份而轉移電子檔案信息，也可以實施購買安全可靠的保修，跟建立系統的服務商簽訂合同等來分散電子檔案風險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網絡供應商立下可靠協議，讓他們提供的計算機等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關注的文檔信息，根據OAIS（開放檔案信息系統）提供數據結構、檔號組合、信息展示、報表、統計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現新的檔案信息應用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發信息包），將元數據、數據結構、內容、規則信息組合形成檔案信息包，幫助實現數據交換、統一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數據、格式標準前置于前端信息生成系統，形成完整、符合標準的SIP（提交信息包），調用Web Service服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力。采用Flash 3D技術遠程動態展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數量統計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

三、結束語

總之，電子檔案管理是企業建設和其它工作順利完成的有效保障，管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，加強業務學習，學會分析電子檔案管理中存在的安全風險，并采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全保障。

參考文獻

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電子文檔是科技發展的產物，現代化企業中，辦公自動化的實現，使得電子文檔的應用更加頻繁，也促進了電子文檔的發展。檔案管理工作中，電子文檔的應用，是檔案工作進入辦公自動化時代的體現，這是檔案管理事業的一個新起點，因此，做好新時期的檔案管理工作，不管是對社會，還是對企業，個人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應用計算機網絡技術，實現對資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質量，還促進了我國檔案事業的進一步發展。文章分析了電子檔案管理的優勢和缺點，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。

二、電子檔案管理的優勢

對一個事物產生興趣的前提，是了解它的優勢和特點。電子檔案管理，作為新時期社會建設中重要的工作內容。其強大的存儲能力以及時效性，是人們廣泛關注它的關鍵。電子檔案還能實現資料的統一整理，存儲以及調取。對于各種資料信息能夠快速的分門別類。對其經行整理，編輯和存儲。

1、在歸檔時間上具有及時性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。

2、歸檔方式的準確性。電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、在管理方式上具有科學性。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可查找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲介質具備了存儲密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點，使得電子檔案有效地節約占用空間；由于計算機技術在檔案管理工作中的作用得以充分發揮，檔案管理員可以通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的檔案管理工作中解放出來，從而有效地提高工作效率。

三、電子檔案的不足

1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲、傳輸、查閱等過程中容易被計算機病毒和黑客的攻擊，導致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。

2、電子檔案對檔案管理人員要求比較高隨著計算機技術和網絡技術的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計算機操作水平，還要具有專業的檔案管理知識，更要有較強的工作責任心。因此，電子檔案對檔案管理工作者的業務能力和業務知識提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學習，適應新時期檔案管理工作的需要。

3、電子檔案的原始性不易判斷確認在計算機上文件很容易被復制和修改，檔案的真實性容易失真，有時真假難辨。同時，電子檔案內容的完整性很難保障，編輯時容易造成丟失。

4、電子檔案的可讀性問題

隨著計算機和信息技術的不斷發展，新技術在不斷的應用于社會實踐中，可能導致電子檔案的可讀性受到影響。

四、做好電子檔案管理的措施

1、建章立制，嚴格按照檔案管理的規章制度，設置不同的權限，利用技術手段保護好檔案的真實性、完整性、價值性等。檔案管理人員應按照電子檔案管理辦法和標準來規范電子檔案的管理工作，實行文件管理和電子檔案管理統一領導和規劃。制定統一的、科學的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門、各單位按照不同的權限等級級別對電子文檔進行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實性、完整性和價值性。

2、加強檔案管理人員的學習和培訓。每一個檔案管理者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應具有熟練的計算機使用和操作水平。加強對檔案管理人員政治素質的培養，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責任心。

3、嚴格控制電子檔案的修改、轉換，保證電子檔案的真實和完整。可以通過將電子文檔設置為只讀文件或對文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保文檔的安全性。

4、加強電子檔案的安全管理。一是在辦公自動化系統內外設置隔離，通過路由器、防火墻等將內外網隔離。二是對使用權限進行審核，對利用權限進行認定，向系統注冊登記。三是通過對電子文檔進行備份，以確保文檔的安全。

5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開發，建立電子檔案網頁網站，加強電子檔案管理的學習、交流和提高。總之，要加大檔案管理信息化建設，使檔案管理逐步數字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設，同時也要注重軟件建設，從而使檔案更好的為社會經濟建設服務，促進人類社會更好更快地發展。