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篇(1)

一、電子檔案管理存在的問(wèn)題

信息的發(fā)展，使得“無(wú)紙化”管理進(jìn)入辦公室檔案管理的階段。傳統(tǒng)的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點(diǎn)。所以，對(duì)電子檔案的管理存在以下幾個(gè)問(wèn)題。

（一）電子檔案的歸檔問(wèn)題

電子檔案的歸檔主要的第一手資料來(lái)源于紙質(zhì)文件，每一份的紙質(zhì)文件都來(lái)自于各個(gè)辦公部門。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，并沒(méi)有檔案工作者的參與，而是有各個(gè)部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問(wèn)題的考慮并不全面等一系列的問(wèn)題。

（二）紙質(zhì)文檔跟電子文檔分離

很多企業(yè)在對(duì)電子檔案的管理中，認(rèn)為電子檔案可以完全替代紙質(zhì)檔案，所以忽略了紙質(zhì)檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個(gè)部門錄入管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案就不再保留，這給以后信息的核對(duì)帶來(lái)了很大的問(wèn)題。如果管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，不能及時(shí)備份，那么，信息將會(huì)永久流失。

（三）電子檔案存儲(chǔ)載體不安全[6]

現(xiàn)在的企業(yè)很多的電子檔案直接存儲(chǔ)在硬盤上，存取的方式十分簡(jiǎn)單，沒(méi)有備份，沒(méi)有加密，對(duì)硬盤的保存也沒(méi)有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲(chǔ)面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲(chǔ)成本低，方式簡(jiǎn)便，但是如果系統(tǒng)一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。

二、基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式

針對(duì)上面對(duì)現(xiàn)在企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題的分析，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，提出基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式。

各部門將紙質(zhì)文件一一歸檔，錄入各部門的分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中。各分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔進(jìn)行備份，并適時(shí)的更新，這些備份和更新也會(huì)同步到中心數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲(chǔ)更加安全可靠。

三、基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式流程

根據(jù)第二小節(jié)提出的基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式框架，結(jié)合企業(yè)文檔管理的實(shí)際，對(duì)電子檔案管理的流程進(jìn)行詳細(xì)的介紹。

（一）文檔錄入

文檔的錄入工作主要來(lái)自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性。

（二）權(quán)限設(shè)置

權(quán)限的設(shè)置并沒(méi)有的流程圖中展示出來(lái)。對(duì)于文檔的管理，權(quán)限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權(quán)限的約束，來(lái)防止不同部門對(duì)數(shù)據(jù)的更改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其原有的真實(shí)性。

（三）信息提取

信息提取主要對(duì)文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，提取對(duì)不同部門有效的信息。例如對(duì)于銷售部門的數(shù)據(jù)，相關(guān)的銷售明細(xì)等文檔就十分重要，這些數(shù)據(jù)的提取能夠減少相關(guān)人員的工作，比較直觀，正確。

（四）信息規(guī)范和備份

信息規(guī)范主要是在文檔的錄入等操作時(shí)需要建立一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)不同的電子文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，減少電子文檔因?yàn)楦袷降葐?wèn)題在存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的損失。備份是在數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的時(shí)時(shí)刻刻都存在的一項(xiàng)重要的任務(wù)。及時(shí)定期的備份，能夠在突發(fā)事件的發(fā)生時(shí)，進(jìn)行及時(shí)的反應(yīng)，降低電子文檔的損失。

篇(2)

電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。

二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)

檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。

一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。

二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。

三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。

四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。

三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)

檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。

一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。

二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。

三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。

四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。

五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。

六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。

四、結(jié)語(yǔ)

篇(3)

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn)：第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。

以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。

如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：

首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。

其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。

再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。

最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。

所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。

數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。

現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率;在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力;在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

電子檔案信息化管理需要員工具備專業(yè)的操作技能和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮魉剑瑢W(xué)校管理人員要跟上時(shí)代的步伐，對(duì)于電子檔案信息的管理要做好保密工作，要具有敏銳的嗅覺(jué)，要做好防范危機(jī)的意識(shí)，因此要提高資料管理人員的工作能力，還要加強(qiáng)工作人員對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題和危機(jī)冷靜處理的能力。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，資料不斷更新的速度越來(lái)越快，管理人員不能夠與外部脫軌，要嚴(yán)格把關(guān)資料的時(shí)效性、完整性、準(zhǔn)確性，這樣才能提高學(xué)校的數(shù)字化管理水平。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問(wèn)題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過(guò)文檔的形式來(lái)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒(méi)有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問(wèn)題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過(guò)加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來(lái)保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無(wú)法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過(guò)信息技術(shù)的利用來(lái)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來(lái)越龐大，就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來(lái)越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過(guò)程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來(lái)提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過(guò)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用來(lái)保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來(lái)提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問(wèn)題，管理人員可以通過(guò)規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來(lái)杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過(guò)對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來(lái)減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來(lái)有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來(lái)控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問(wèn)權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來(lái)降低電子學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來(lái)優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時(shí)通過(guò)設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險(xiǎn)，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬(wàn)一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

篇(5)

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護(hù)

1文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)

1.1紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性

紙質(zhì)檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有兩個(gè)特點(diǎn)，分別是穩(wěn)定性以及安全性，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性來(lái)源于紙張、顏料、染料的穩(wěn)定性，而紙質(zhì)檔案的安全性則來(lái)源于紙質(zhì)檔案上的字跡，眾所周知，每一個(gè)人的字跡都是有所區(qū)別的，所以紙質(zhì)檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質(zhì)檔案卻有一個(gè)特別顯著的缺點(diǎn)——不易保存，紙質(zhì)檔案的保存會(huì)受到保存地點(diǎn)、保存環(huán)境的影響，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護(hù)費(fèi)用，而且紙質(zhì)檔案在查閱、搬移等過(guò)程中或多或少都會(huì)有所損傷，除此之外，紙質(zhì)檔案還會(huì)害怕潮濕、火災(zāi)、水災(zāi)等不可控制的災(zāi)害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數(shù)據(jù)以及實(shí)際情況的記錄。

1.2電子檔案的存儲(chǔ)具有多樣性

電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術(shù)發(fā)展的大趨勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別就在于，電子檔案雖然存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更具體、更準(zhǔn)確。除此之外，電子檔案還可以進(jìn)行異地共享，檔案的使用不會(huì)受到地區(qū)、時(shí)間的影像，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進(jìn)行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理太過(guò)于繁瑣。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查詢時(shí)，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過(guò)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理。將檔案數(shù)據(jù)輸入進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，檔案在網(wǎng)上進(jìn)行管理，極大地促進(jìn)了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。

2加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)利用率

2.1文書檔案信息化機(jī)制的建立

電子檔案管理應(yīng)該建立健全的管理機(jī)制，首先檔案源數(shù)據(jù)的收集必須精確，檔案數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份、保存等必須保證和源數(shù)據(jù)相一致。除此之外，還應(yīng)該盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據(jù)國(guó)家規(guī)定來(lái)統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并創(chuàng)建相應(yīng)的電子檔案管理機(jī)制。此外，電子檔案管理工作人員的責(zé)任劃分也應(yīng)該依照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規(guī)范和準(zhǔn)確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯(cuò)的幾率。

2.2文書檔案信息化水平的加強(qiáng)

在地震局的防震減災(zāi)工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現(xiàn)有的防震減災(zāi)文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，文書檔案管理工作人員必須及時(shí)提升自身的技術(shù)水平，最大程度的滿足其工作需求。用現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)服務(wù)于當(dāng)前的防震減災(zāi)事業(yè)。電子檔案管理模式是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化的方向去發(fā)展，各個(gè)部門之間也應(yīng)該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進(jìn)防震減災(zāi)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全保護(hù)

3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內(nèi)容，工作人員不但要具備過(guò)硬的技術(shù)水平，還必須具備一定的綜合素養(yǎng)。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時(shí)收集、整理檔案資料的意識(shí)，查閱完檔案必須及時(shí)歸還原處，定期維護(hù)、檢查檔案是否有缺損。與此同時(shí)，還應(yīng)該定期給檔案管理的工作人員安排培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們多學(xué)習(xí)，努力提升自己的技術(shù)水平和能力。還要有足夠的職業(yè)素養(yǎng)，在管理的過(guò)程中，認(rèn)真負(fù)責(zé)每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。

3.2強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全防范

提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創(chuàng)建一個(gè)文書檔案管理的內(nèi)部平臺(tái)，用此來(lái)監(jiān)督和管理局內(nèi)重要的文書檔案；二，進(jìn)行電子文書檔案的備份和容災(zāi)，當(dāng)電子文書檔案受到損壞的時(shí)候，及時(shí)的采取補(bǔ)救措施，把損壞的檔案及時(shí)的修補(bǔ)和還原，讓文書檔案可以盡量恢復(fù)正常。

4結(jié)語(yǔ)

隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來(lái)。防震減災(zāi)工作不可能局限于一個(gè)地區(qū)，所以文書檔案的使用情況也會(huì)越來(lái)越頻繁。所以，如何創(chuàng)建出一種高效、科學(xué)的文書檔案管理方式是目前防震減災(zāi)機(jī)構(gòu)亟待解決的難題。電子檔案的出現(xiàn)不但滿足了目前防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展需求，還提高了防震減災(zāi)文書檔案的使用效率，可以為地震局相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的判斷依據(jù)。文書檔案的信息化發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，它可以提高防震減災(zāi)工作的準(zhǔn)確性，讓防震減災(zāi)工作中的文書檔案管理工作變得更科學(xué)、更合理、更準(zhǔn)確。

參考文獻(xiàn)

[1]張雪.事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(18):25-26.

篇(6)

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；文檔一體化

引言

檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問(wèn)題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價(jià)值的參考意義。

1 科學(xué)化管理的措施

1.1 文檔一體化

長(zhǎng)期以來(lái)，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過(guò)于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過(guò)程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理帶來(lái)嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，即從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)范化。通過(guò)對(duì)文書檔案實(shí)行超前控制，這樣一來(lái)使得文書檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的前處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；文書檔案的歸檔等操作過(guò)程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問(wèn)題，文件的修改只需通過(guò)鍵盤操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。再且，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無(wú)法能及的。同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理也是解決文檔分離，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來(lái)源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過(guò)程是一個(gè)交叉操作過(guò)程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒(méi)有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無(wú)法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄．動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用．同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人．?dāng)?shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

1.2.2 電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏活力，一般都是長(zhǎng)時(shí)間枯燥乏味地工作，正因?yàn)檫@樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時(shí)間不長(zhǎng)，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時(shí)由于麻痹較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯(cuò)誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

3 結(jié)語(yǔ)

新穎的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為文書檔案科學(xué)化管理的重點(diǎn)。正是基于這點(diǎn)，本文提出了文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等是實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對(duì)文書檔案的管理工作具有較高的參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

篇(7)

對(duì)于信息資源管理的重視最先興起與國(guó)外，這也就在時(shí)間上直接領(lǐng)先于我國(guó)，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進(jìn)水平。歐美國(guó)家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國(guó)家對(duì)于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來(lái)保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運(yùn)行。以美國(guó)為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個(gè)人的電子檔案信息，并督促政府對(duì)于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國(guó)家的信息安全，以《陽(yáng)光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會(huì)議法》）來(lái)確保政府信息的公開程度，切實(shí)保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對(duì)于個(gè)人的電子信息檔案安全，政府還出臺(tái)了《信息安全法》來(lái)對(duì)“國(guó)家安全系統(tǒng)”進(jìn)行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國(guó)家信息安全管理職責(zé)，并嚴(yán)懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實(shí)保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國(guó)還對(duì)社會(huì)電子檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計(jì)劃”來(lái)保護(hù)國(guó)家信息資源的安全。相比較歐美，我國(guó)的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進(jìn)程，但對(duì)于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機(jī)構(gòu)信息計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護(hù)，而對(duì)于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對(duì)電子檔案的憑證依據(jù)作用沒(méi)有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級(jí)政府以行政立法程序的啟動(dòng)促使了重行政立法、輕權(quán)力機(jī)關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無(wú)法以明確的法律思想來(lái)指導(dǎo)立法工作的展開。

二、理念指導(dǎo)：未能形成獨(dú)具特色的管理理念

電子檔案建設(shè)與管理本身是一項(xiàng)耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來(lái)指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補(bǔ)，既能確保檔案信息的原始性和真實(shí)性，又能確保其存儲(chǔ)壽命和無(wú)限擴(kuò)大的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實(shí)現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，推動(dòng)檔案建設(shè)信息社會(huì)化、信息公開程度地不斷提高。與國(guó)外先進(jìn)的管理理念相比較，我國(guó)現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無(wú)法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)，無(wú)法保障電子檔案信息的安全，無(wú)法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國(guó)外先進(jìn)的管理理念，我國(guó)在管理理念的建設(shè)上亟需革新。

1.實(shí)施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級(jí)階段便要對(duì)電子檔案管理進(jìn)行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價(jià)值，以歸檔標(biāo)識(shí)來(lái)確保檔案信息的安全，并方便了后期對(duì)于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和輸入過(guò)程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強(qiáng)檔案控制在檔案建設(shè)時(shí)就要對(duì)電子檔案進(jìn)行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價(jià)值、形成時(shí)間及方式等具體明細(xì)，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運(yùn)行漏洞：管理模式上的弊端