序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理基礎與實務范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

[關鍵詞]高職秘書專業 文檔管理 教材建設 內容構建模式

[中圖分類號] G712 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）11-0048-02

文檔管理類課程是高職秘書專業的主干課程，各院校大多開設“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業教材建設的重點項目。受制于專業特點、學生就業崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業文檔管理類教材在內容構建上應追求適合于高職秘書專業學生就業實際的模式。本文以實證為基礎對目前出版的高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式做一些分析。

一、“文書工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業出版社2010）、《企業文檔管理》（崔淑琴，暨南大學出版社2010）等。

最早的高職秘書專業文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內容構建的主要模式沿襲至今。這種模式實際上將教材分為前后兩大相對獨立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實際上主要是機關文書工作）的內容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發文、整理與歸檔等環節和內容，即傳統文書學的內容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內容構建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結構而成。這種模式的構建主要基于“文書與檔案的特殊關系”，認為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結”。各版本在結構上基本沒有太大差別，內容上基本以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理為構建基礎，其中某些內容往往又和秘書（應用）寫作教材中的相關內容交叉或重復，如公文格式及常用文書寫作。

崔淑琴、李艇主編的《企業文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業”這個定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研、經營和管理等活動的真實記錄，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業運作及管理等各方面發揮著重要的作用”的角度，介紹“適應企業特點、體現企業規范化和科學管理水平的檔案體系”內容，區別于以往同類教材以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理內容為構建基礎的做法，介紹了企業現行文書及其形成、企業文書管理工作和企業檔案的收集與整理、鑒定、保管與統計、開發利用、檢索與編研，以及企業檔案現代化管理、企業特殊載體檔案、企業文檔管理軟件應用，還特別介紹了中外合資、合作經營企業與中小型企業檔案管理的特點。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業實踐，如企業現行文書的形成分別介紹了企業黨群工作和行政管理文書的形成、企業產品科技和基建設備文書的形成、企業生產技術和經營管理文書的形成及國家標準公文格式自動排版系統，明顯不同于以往版本。企業文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機關特點的收文、發文等各個環節，而是立足企業文書運轉實踐的簡潔說明。還有像中小型企業檔案管理的特點等內容也是此前版本鮮見的。

二、“檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《檔案管理學簡明教程》（王立維，浙江大學出版社2004）、《檔案工作實務》（吳廣平，北京大學出版社2008）、《檔案管理技能訓練》（陳琳，機械工業出版社2009）、《檔案管理實務》（樓淑君，重慶大學出版社2010）、《檔案管理實務》（何屹，北京大學出版社2010）等。

這種模式的內容設定就是檔案管理活動的一系列環節和內容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統計、專門檔案管理（人事檔案管理、會計檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結合專業特點等作出了一些調整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實務》采用“項目導向、任務驅動”的編寫模式，除項目一“檔案與檔案工作”（相當于概述）外，項目二至項目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會計檔案管理、特殊載體檔案管理；項目七至項目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內容則沒有納入；項目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設與管理、檔案事務所的創建。陳琳編著的《檔案管理技能訓練》以訓練貫穿全書，但內容設定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。

三、“信息工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《商務秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國勞動社會保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實務》（余紅平，外語教學與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉，浙江大學出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國人民大學出版社2011）等。

這種模式出現較晚，版本總體數量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內容構建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲、信息傳遞、信息開發與利用服務、信息決策服務與反饋等內容。檔案管理部分仍如常規。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構建，體現了文檔管理類課程教學及教材建設在內容選擇上的新探索。事實上，大多數院校在教學實踐中還是傾向于前兩種模式的。

此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。

四、兩個需要深入思考的問題

上述三種高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式，既有傳統認知的延續，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業教學，或者說更有利于學生未來就業？由于各院校課程設置、課程目標等不盡一致，難以也不宜作出統一的評判。但著眼于今后的教材建設，下述兩個問題需要進行深入思考。

一是文檔管理類教材內容構建要以學生就業實踐為基礎。高職秘書專業學生就業的主要去向是中小型企業，而非大型企業、黨政機關或專業檔案機構。中小型企業文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設立了專門機構并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業學生到中小型企業就業，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業文檔管理類教材的內容構建應以中小型企業文檔管理工作實踐為基礎，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設對中小型企業文檔管理工作進行深入研究的契機。用大型企業乃至黨政機關或專業檔案機構的工作方法指導中小型企業的文檔管理工作是不現實的，將屬于本科層面的內容簡單橫移到高職秘書專業教材中來也是不切實際的。目前許多高職秘書專業文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內容并未見少，不自覺地還存在追求學科化和系統性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。

二是文檔管理類教材中相關內容的組合與銜接要更科學。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應進行更深層次的探究。如文書工作的內容基于傳統文書學的內容，事實上在追求效益和講求效率的企業管理運行機制下，由于受人員規模等因素制約，中小型企業的文書工作不可能像大型企業乃至黨政機關那樣繁雜，所以目前基于黨政機關特征的文書工作內容其實與學生就業崗位實踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規則等內容往往與秘書（應用）寫作類教材存在交叉或重復。同時，組合在一起的內容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因為文書檔案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨“擺放”，這是教材編寫者應該進一步要做好的工作。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設述評[J].蘭臺世界，2008，11（下）.

[2] 樓淑君，鐘小安.檔案管理實務[M].重慶：重慶大學出版社，2010.

篇(2)

關鍵詞:資料管理秘書教學內容拓展

一、資料管理是企業秘書工作的重要內容

資料管理是現代企業秘書的經常性工作，也是現代企業秘書工作的重要內容。資料管理既不是傳統意義上的文書工作，也不是通常意義上的檔案管理，文書工作與檔案管理無法涵蓋資料管理的內容。盡管資料與文書、檔案有著諸多相似之處，但更存在明顯的區別。文書是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料，其本質屬性是現實執行性，從其形成和使用范圍角度一般分為公務文書和私人文書。檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等文書和信息材料，其本質屬性是原始記錄性，從其形成領域的公私屬性角度一般分為公務檔案和私人檔案。而資料則是為協助工作的完成留存備查的一切公開或內部的不同載體形式的文字、圖片、聲像材料等，具有較強的相對性和動態性。資料是現實中最接近檔案，與檔案關系最為密切的概念，但是二者不是等同關系，在某種意義上講，檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案的意義在于存史、備考和社會利用，資料的意義對于組織而言則在于以備查考來協助工作的完成。資料管理相對于文書工作和檔案管理，是企業秘書一項既與其他工作融合又相對獨立的日常工作。

在現代企業秘書工作中，有大量的日常資料需要管理，即對資料進行收集、整理、保管、加工、檢索和利用，使其有利于現實工作的完成。從資料的類型來看，秘書需要管理的資料大體上可以區分為公司公用資料和個人專用資料兩類。前者一般包括:常用的政策規定、條令、制度等;政府頒布的出版物如經濟白皮書等;行業和協會的資料;國家和地區的統計資料;客戶資料;各種業務手冊如國外出差指南等;商業應用文文集;市內飯店、賓館、會展場地、交通等基本資料;重要經濟動態剪報;各種名錄如社會名人錄等;本單位人員通信錄等等。后者一般包括:工具類資料:如字典、詞典，最新飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊、地圖冊，重大紀念日列表等;上司指示記錄:秘書整理并得到確認的上司以比較隨便的口頭指示方式做出的批示;上司的資料:秘書為上司保存的一些往來書信、報告原稿、談話記錄等。很顯然，上述這些資料對于某個企業來講，既屬于文書，也屬于檔案;對于這些資料的管理，既不是文書工作的范疇，也不是檔案管理的范疇，但卻是企業秘書工作的不可缺少的內容。

二、資料管理在高職秘書專業教學中的缺位

但是，當前高職秘書專業教學則大多漠視了資料管理的內容。大多數高職院校秘書專業開設的主干課程秘書實務，仍以傳統的“辦文、辦會、辦事”來結構，雖然越來越加強“辦事”的份量，但專門訓練學生資料管理能力的則不多見。以人們習以為常的名片為例，名片管理其實是企業秘書資料管理的一項不可忽視的重要內容，因為名片是記錄客戶信息的重要載體之一，秘書一般要負責上司和自己在公務和個人交往中獲取的各種名片的整理工作，只要與組織業務或辦公室業務可能有聯系的人員的名片都應當保存并進行有效的管理。但是，在目前的高職秘書實務課程教學中基本上將名片管理的內容忽略不計，所以學生既沒有名片管理的意識，也不懂得名片管理的方法，在上崗工作后無法自如應對這份看似簡單的工作，無法使其發揮更大的效用。秘書實務課程教學講了很多內容，甚至有的內容不符合高職學生的上崗需求，但是對于包括如名片管理在內的資料管理的教學則是空白。

除秘書實務課程教學外，傳統的文檔管理教學(開設文檔管理的課程，編寫文檔管理的教材)也無從談起資料管理的內容。目前高職秘書專業教學中，文檔管理課程的大體思路都是從文書工作和檔案管理兩部分來著眼，文書工作部分著重介紹文書的形成、處理、整理與歸檔等內容，主要圍繞公務文書展開，以《國家行政機關公文處理辦法》及《國家行政機關公文格式》等為依據;檔案管理部分著重介紹檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等內容，主要圍繞公務檔案展開，以《中華人民共和國檔案法》及《歸檔文件整理規則》等為依據。實事求是地講，這種文檔管理課程的內容建構并不完全適合高職秘書專業學生就業上崗的實際需要，也不符合高職教育的就業導向的要求，因為高職秘書專業學生的就業去向基本上企業尤其是中小企業，所以現行文檔管理的教學內容存在著職業指向不清、缺乏針對性和適用性的問題。而工作中需要的資料管理的相關內容則又處于缺位狀態，在一定程度上導致了高職秘書專業教學內容的錯位。

三、高職秘書專業教學要拓展資料管理的內容

資料管理是秘書專業學生就業上崗后接觸較多的工作，應該使學生在專業學習階段系統地學習相關的知識與技能，訓練其資料管理的能力。但資料管理的內容既不存在于秘書實務課程教學之中，又被排除在傳統的文檔管理課程教學之外，基于這樣的事實，我們提出在高職秘書實務課程教學中要拓展資料管理的內容，或者對傳統的文檔管理課程的教學內容進行改革，合理融入資料管理的內容。有三個問題需要特別注意:

一是要重視資料管理的教學。高職秘書專業教學要與時俱進，在教學過程中應該根據高職秘書專業學生就業的去向和崗位需求，適時調整教學內容，有的要刪減，有的要拓展，料管理教學內容當屬后者。我們必須認識到資料管理在現代企業秘書工作中的重要性，認識到科學有效地管理資料的能力是高職秘書專業學生就業上崗所需的基本能力，在專業教學中要及時地予以拓展，滿足企業對秘書人才能力的要求。其實，現在很多企業的招聘啟事中多有“資料管理員”職位的招聘信息，這應該對高職秘書專業教學以有益的啟示。

二是要加強相關教材的建設。教材建設是專業教學改革的基礎和保障，由于資料管理一直被秘書專業教學所忽略或遺漏，所以，以往的秘書實務教材或文檔管理教材往往都不涉及資料管理的內容。到目前為止，對于資料管理做比較系統介紹的當屬陳祖芬主編的《職業秘書資料與檔案管理教程》(清華大學出版社，2008)，這是一個可喜的開端。但此類教材的建設空間還很大，有待于進一步結合企業資料管理的實踐進行開發，或者在秘書實務教材中增加資料管理的內容，或者開發融資料管理于一體的新型文檔管理教材。

三是要注重教學方法的適用。由于資料管理與檔案管理相似，其過程也是收集、整理、保存、加工和利用等幾個方面，眾所周知，傳統的檔案管理教學由于主客觀原因往往無法回避枯燥乏味的問題。資料管理盡管相對于檔案管理要靈活，但教學中還是要強調針對高職學生的學習特點等因素，注意教學方法的適用性，如采用案例教學、實例教學、模擬教學等，應該更能激發學生的主動性和參與性，尤其要加強實訓教學的比重，回避傳統的講授法帶來的癥結，這需要任課教師自身多學習、多思考、多實踐。

基金項目:教育部高職高專文秘類專業教學指導委員會2008年度科研課題“高職秘書實務教學內容的選擇與拓展”(項目編號WJ08021)。

參考文獻

[1]陳祖芬.職業秘書資料與檔案管理教程[M].北京:清華大學出版社，2008.

[2]中國高等教育學會秘書學專業委員會.中國秘書崗位資格證書教程[M].北京:中國人民大學出版社，2006.

篇(3)

關鍵詞：檔案規范；測評；工作

江中公司通過狠抓檔案管理基礎設施建設、建立健全檔案工作網絡、完善檔案制度建設、規范檔案管理，以精益求精、一絲不茍的態度系統地開展檔案工作，得到了檔案工作測評組專家的認可，并取得了優秀的成績。公司檔案工作順利通過測評，將進一步促進提高我省高速公路營運公司檔案工作的規范化、科學化管理水平。本文通過介紹公司開展企業檔案規范測評工作的經驗，淺談該如何開展本項工作。

一、檔案規范等級測評工作主要做法

江中公司將測評項目作為提升企業管理規范化水平的重要契機，以“讓檔案走進我們的日常工作，讓檔案規范成為我們的工作習慣”為目標，全力以赴推進檔案規范建設工作。

1.領導親自掛帥，組建高素質工作團隊

江中公司領導高度重視檔案規范工作，總經理和檔案工作分管副總親自掛帥，抽調公司文秘檔案骨干組成核心成員，各部門兼職檔案員全力參與，并聘請咨詢公司提供配合支持，組建一支高素質的工作團隊，為推動測評項目順利實施奠定了堅實基礎。在2011年測評項目籌備初期，江中公司先后組織工作團隊到兄弟單位考察，學習借鑒檔案規范管理經驗。公司重視檔案骨干人員的配備與培養，配備專職檔案員，各個部門另設置1名兼職檔案員，并落實骨干人員待遇，擴寬他們的崗位空間，提升了他們的工作熱情。公司不斷給檔案人員賦予重任，提供各種鍛煉機會，加快培養檔案骨干人員盡快成為測評項目，乃至今后檔案工作中能獨擋一面的業務能手，有效保障了檔案人員隊伍實力。江中公司經營班子以身作則，密切關注測評項目的進展情況，主動參與每次測評檢查工作，及時協調解決重點難點問題。公司總經理親自來到檔案庫房改造現場，為光源的合理設置提出寶貴意見。在經營班子的帶動下，公司上下形成了一股合力，對測評項目鼎力支持，使測評項目得以順利推進。

在項目進展中，江中公司更及時主動向上級主管部門匯報進展情況，積極尋求專業指導。并多次邀請省檔案局、省交通集團和建設公司檔案室領導指導檢查。

2.設立專項經費，保障測評項目實施整改

江中公司在2012年初的董事會上，正式將測評項目列入2012年度重點工作，并獲董事會批準專項預算。在測評項目實施過程中，江中公司先后完成了辦公設備更新、庫房改造、密集架配置及消防排煙系統改善等多個項目。在檔案信息化建設上，江中公司從電腦、復印機、打印機等硬件，到新軟辦公自動化系統（升級版）和檔案管理系統，一應配置到位。為檔案信息化的實施提供保障。江中公司不僅給予測評項目資金上的大力支持，在具體項目實施上亦一絲不茍，務求實效。

3.全面運用新標準，完善公司檔案管理體系和管理制度

江中公司依據《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》要求，完善了公司檔案管理體系。明確檔案工作是企業管理的基礎性工作，是各項業務和活動的有機組成部分，納入經營班子工作議事日程，納入公司規章制度及工作流程，納入各部門和全員崗位責任制。并建立了以檔案室為核心，各部門專（兼）職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。

江中公司以新標準為指南，從管理實務中找契合點，修訂適用好用的公司檔案管理制度。目前修訂完成的檔案管理辦法，涉及各業務門類，形成了15個檔案工作操作規程。期間，多次組織制度修編調研活動，向各職能部門廣泛征集意見。例如，召開《檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表》討論會提供了不少補充意見；組織檔案庫房消防演練則為修訂檔案庫房應急預案提供了寶貴、直觀的現場素材。

在認真完善制度的基礎上，江中公司亦認識到只有制度的運用到位才能使好制度煥發生命力，助益企業管理。江中公司先后組織了2期檔案知識培訓班和2期檔案園地，宣貫檔案知識和制度。并制作了廣譜性的檔案知識宣傳手冊，幫助公司機關管理人員快速全面地掌握基本的檔案概念和簡易制作流程。下一階段，還將分門類制作檔案教程視頻，共享在OA系統的資源中心。從而掃除檔案業務學習的盲區，使人人隨時隨地都能學檔案，使檔案規范成為員工的工作習慣。因為唯有此，才真正意義助益了企業規范化管理。

4.規范準確完成實物整改，信息化建設提升檔案管理現代化水平

江中公司嚴格按照歸檔流程和規范化的要求，把好檔案收集、整理關，提高了公司檔案的歸檔率，確保了檔案的規范準確。

江中公司全方位、積極地推進檔案信息化，務使檔案查詢利用便捷、快速，范圍廣泛。江中公司積極開展計算機條目錄入與全文掃描工作，建立了庫藏全部檔案的案卷級、文件級目錄數據庫。并對全部文書檔案、路橋建設綜合文件、竣工圖、專項養護檔案進行全文掃描，與檔案系統實現原文掛接。并對辦公自動化系統和檔案管理系統進行了無縫銜接，實現了電子文件整個生命周期的控制。

5.激發員工參與熱情，保持檔案工作的可持續發展性

在整個測評項目實施過程中，江中公司堅持通過培訓講座，檔案園地，知識競賽、廣譜性宣傳手冊等多渠道向員工普及檔案知識，提升檔案意識。使員工明白“檔案與我們息息相關，讓檔案走進我們的日常工作”，“檔案工作并不難懂，讓檔案規范成為我們的工作習慣”。掃除了意識上的誤區和知識上的盲點，員工們的參與熱情有很大提高，自動自覺參與到檔案工作中來。

江中公司還建立了檔案工作考核制度，有效調動起部門及專（兼）職檔案員的工作積極性。公司明確將各部門和專（兼）職檔案員的檔案工作情況與季度績效考核成績掛鉤，與年終獎金掛鉤。考核工作由檔案室組織，重點從檔案工作完成的效率、質量以及檔案業務學習參與度等方面進行考核。

在上述措施的作用下，公司機關員工尤其是專（兼）職檔案員積極參與到測評項目中來。他們的檔案業務技能也得到了鍛煉提升。這不僅有利推動了測評項目的順利實施，亦為保持檔案工作的可持續發展奠定了基礎。

二、開展企業檔案工作規范等級測評的體會

江中公司從2010年開始籌備測評項目，到2012年正式實施并完成自查工作，歷時近3年時間。期間，克服了項目初期員工檔案意識淡薄，檔案人員素質參差不齊，制度不完善等等困難。但在上級領導、專家的關心指導下，和公司全體參與人員的共同努力下，該項工作始終在一個比較好的狀態下進行。今天的整改成果來之不易，我們也有一些切身體會。

（1）測評項目提升了公司檔案工作規范化水平。健全的體系，完善的制度，有章可循的實操方法，明亮整齊的檔案庫房，業務良好的檔案工作人員，可以說，通過測評項目的實施，江中公司檔案工作的面貌煥然一新。其中帶給我們的規范化精髓，并由此延展至公司其他業務領域，令公司管理水平更上一個臺階。

（2）檔案意識的提高是關鍵。江中公司上下現有一共識：讓檔案走進我們的日常工作，讓檔案規范成為我們的工作習慣。通過這次測評項目，改變了以往大家認為檔案與己無關的想法，也改變過去收集整理檔案粗枝大葉的做法。公司內逐步形成人人重視檔案的良好氛圍。

（3）需要積極探索新標準與企業管理實務的契合點。江中公司的檔案工作仍在發展階段，經驗還非常有限。需要積極探索，找準新標準在企業管理實務中的落腳點，為企業管理發展服務。

篇(4)

專業培養目標：培養掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關法律知識，從事法律文秘業務的高級技術應用性專門人才。

專業核心能力：法律文秘操作技能。

專業核心課與主要實踐環節：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務、訴訟法概論、應用寫作、法律文書、秘書學基礎、檔案學基礎、社會學基礎、網絡技術與辦公自動化、電子信息管理、社會調研、應用文寫作、秘書業務訓練、辦公自動化設備使用、文秘業務綜合實訓、畢業論文等，以及各校的主要特色課和實踐環節。

就業面向：國家機關、企事業單位、法律服務部門的文秘及相關崗位。

本專業培養具有必備的法學和文秘專業的基本理論知識和法律職業崗位文秘工作技能的復合型高等應用性專門人才。

主要課：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現代漢語與基礎寫作、秘書理論與實務、計算機與應用。

修業年限：基本學制三年，最長修業年限五年。

培養目標：本專業主要培養具備法律事務執業能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應用復合型人才。學生畢業時，要求取得國家秘書職業資格證書。

主要課：大學英語、英語視聽說、專業英語、秘書實務、檔案管理、企業管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經濟法、公司法、稅法、電子商務、商務談判、溝通技巧、多媒體技術應用、網頁制作等。

專業特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環節，培養學生復合型多元化的職業能力。

職業前景：學生畢業后，既能勝任各類企事業單位的法務助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業，還能從事各類企事業單位的行政助理和商務管理工作。本專業就業面廣，適應性強，并有潛力成為高級管理人才。

培養目標和要求

(一)培養目標

培養擁護黨的基本路線，法律文秘專業第一需要的德、智、體、美全面發展的高技能人才和高素質的勞動者，學生應在掌握專業必備的基本理論知識和專門知識的基礎上，重點掌握從事本專業領域實際工作的能力、技術和技能，具有良好的職業道德和敬業精神。

(二)素質、知識和能力基本要求

1. 素質基本要求

堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結合作，遵紀守法，愛崗敬業，具有高尚的社會公德和職業道德;具有本專業的基本理論知識，掌握本專業的高新技術和技能;養成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調控、建立和諧人際關系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養成良好的衛生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質達到國家大學生體質健康標準。

2. 知識基本要求

(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。

(2)掌握法律專業知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。

(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。

(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。

(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規則和法律法規。

(5)掌握公共關系、社交禮儀的基本知識和基本規則。

(6)掌握法律公文及其它常用應用文的寫作知識。

(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現代化辦公設備進行法律文秘事務運作。

3. 能力基本要求

(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。

(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。

(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。

(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。

(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。

(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。

(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調解和解決一般法律問題的能力。

(8)公關活動策劃能力和人際溝通、接待協調能力。

(9)運用計算機進行辦公事務處理、法律秘書實務活動的能力。

(三)證書要求

1.獲取相應的普通話等級證書。

2.獲取全國大學生英語應用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。

3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。

4.秘書資格證書。

5.爭取獲得汽車駕駛證書。

6.爭取獲取法律秘書相關等級證書。

就業崗位(群)

高職院校法律文秘專業是為司法行政機關，檢察院、法院、基層法律服務部門及社會輸送熟練掌握法學基本原理、具備文秘業務能力、富有創新精神的“應用型”、“技能型”、“管理型”等職業人才。本專業學生應在具備文秘專業知識、法學基本理論和專業知識的基礎上，重點掌握從事法律文秘業務的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業道德、優良的警務素質的綜合職業技能人才。

畢業生主要從事行政機關、企事業單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關工作，辦公室事務工作，會議組織和服務工作，協助領導處理政務、商務及日常事務工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務所的律師助理，法律服務所、企業法律顧問處的司法文秘，鄉鎮、街道辦和社區的法律服務人員，也可從事國家機關、社會團體的法律秘書培訓和法律文秘教學工作。

主要課介紹

1.秘書學概論

該課為專業必修課，在整個學科體系中居于提綱挈領的地位。主要講授秘書職業的性質、特點、能力要求和工作內容，及秘書職業的國際發展情況。目的是讓學生熟悉秘書日常工作程序及相關工作方式、方法，具備較強的實際操作能力，成為從事秘書工作的實用型人才。

該課的前修課為《管理基礎與實務》;相關后續課為《秘書實務》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。

2.秘書實務

該課為專業必修課，以培養學生辦會、辦事、辦文、辦活動為核心的管理服務技能為目的。主要講授秘書工作的實際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學和項目載體教學，以能力本位精神貫穿教學過程，從而使學生全面掌握秘書實務的各項內容、工作程序、方式方法，強化學生的各種現場處理技能，以適應企業、商務、機關使用單位專職秘書崗位的工作需要。

該課的前修課為《管理學》、《秘書學概論》，后續課為《辦公室實務與管理》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。其中80%的學生須考取初/中級秘書資格證書。

3.文書學概論

該課為專業必修課，以培養應用型、操作型文秘人才為目標。通過文書學基礎理論知識的講授和相關技能的訓練，使學生掌握文書和文書工作的基本知識，并按照公務文書的形成、運轉、立卷、歸檔的工作程序，使學生掌握文書工作的基本技能和非紙質公文的基本知識，具備在基層黨政機關、企事業單位從事公文處理、信息管理的業務素質和工作能力。

該課系《秘書學概論》、《秘書實務》相關后續課，是對秘書學的專業細化。

4.管理學基礎

該課為專業基礎課。主要講授權市場營銷的管理、戰略和策略，結合營銷實踐，進行具體的操作和策劃活動，提高學生的理論和實踐能力。并使學生了解現代企業管理中的組織設計與流程管理、決策、計劃、控制、創新管理以及管理溝通與管理信息活動的組織等，逐步使學生樹立起重要的現代企業管理意識和管理觀念，提高管理的決策能力。

該課為《秘書學概論》、《秘書實務》、《檔案管理實務》的基礎

5.法學概論

該課為專業基礎課。主要講授一般的法，特別是當代中國社會主義法的產生、本質、特征，形成作用、發展、制定和實施等概念、原理和知識。通過該課的學習，幫助學生掌握法學的基本概論、原理和知識，幫助他們增強社會主義民主和法制觀念，使學生形成關于現代法律的基本理念和價值，具備對法律以及法律現象進行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實踐中準確理解和運用法律打下良好的理論基礎。

該課為后續課《法律文書》打下基礎。

6.法律文書寫作

該課為專業必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內容、格式和寫作要領等基本的寫作知識。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監獄執行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關內容。通過學習使學生在具備法律和寫作基本知識的基礎上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監獄工作以及律師業務工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養學生的應用法律操作技能。

該課的前修課為《基礎寫作》、《應用文寫作》相關課。

7.民法原理與實務

該課為專業必修課。主要講授民法的調整對象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關系，民事法律行為，，訴訟時效，人身權，物權，所有權，共有權，用益物權，擔保物權，債權，民事責任。培養學生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學思維和民法學實務的基本訓練，具備運用民法學知識分析和解決民事法律問題的基本能力。

8.刑法原理與實務

該課為專業必修課。主要講授刑法的概念、性質、體系、解釋、制定根據、任務、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構成、特殊形態以及正當防衛、緊急避險;刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節罪特別是種罪的概念、構成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養學生運用刑法理論并根據刑法規定分析和解決實際刑事案件問題的能力。

9.辦公自動化

該課為專業必修課，以培養現代秘書計算機信息運用技能為目的。主要講授辦公自動化的涵義、辦公自動化系統的功能和模型，以及Windows 98、Word20xx、Excel20xx、Powerpoint等軟件實際應用技能。通過課堂講授和實際操作，使學生在網絡上進行各種操作并建立簡單的局域網技術，具備運用網絡處理信息技能，掌握現代化通迅技術和文件處理之電傳、復印、自動檢索、微機處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進入中小型企事業單位能迅速適應辦公自動化環境打下良好基礎。

該課終結考核要求是通過省計算機一級考試。

10. 知識產權法

該課為專業必修課。主要講授國際及我國知識產權法發展的現狀及相關規定，講授著作權法，商標法和專利法的有關理論和知識，尤其是商標專用權的法律保護以及專利權的法律保護。通過學習，使學生了解知識產權法的基本知識和理論，國際、國內知識產權的現狀，掌握著作權法、專利法、商標法的調整范圍和特征和知識產權法的主要法律規范，增強他們分析和處理有關知識產權問題和案件的能力。

11.行政訴訟法學

該課為專業必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原則、制度與規則，掌握行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原理，培養學生能夠運用相關原理解決和處理行政事務及行政爭議的能力。

12.勞動法

該課為專業必修課。主要講授勞動法學的基本理論、基本知識和基本概念，尤其是我國現行的勞動法的基本理論、基本制度、基本原則，培養學習者運用所學的勞動法理論和知識以及勞動法律、法規、政策來分析和解決現實生活中的實際問題的能力，能運用所學的知識保護勞動者的合法權益，維護社會主義市場經濟的勞動制度。

該課為《法理學》、《商法原理與實務》、《經濟法學》相關法律學科的后續課。

篇(5)

關鍵詞：存在問題；管理創新；對策

中圖分類號: C29文獻標識碼：A

1 引言

隨著辦公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的管理和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業管理服務。

2 管理檔案存在的問題

（1）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分領導對檔案在企業中的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領導還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。[1]

（2）檔案工作缺乏制度化的管理

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術檔案，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入、更換，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷歸檔過程中，存在著分類不準確，卷內文件與目錄順序不符，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室都規辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（3）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

3 企業檔案管理原則

（1）統一領導，分級管理

企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

（2）維護企業檔案的完整與安全

維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部生產經營和各項工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業檔案的完整和安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守企業檔案中所含的事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

（3）便于企業和社會對企業檔案的有效利用

企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。 [2]

4 企業檔案管理創新

（1）要具備現代化的觀念

計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

（2）要有先進的設備和技術

目前，就大多數檔案館特別是基層檔案館來說，先進設備不可能引進。因此，我們一方面要不失時機地爭取相關部門的支持，力爭改變我們的設備條件，為現代化打下基礎，同時也應不失時機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實際相結合，在檔案管理和提供使用中發揮作用。這方面的重要任務，一是充分利用現有設備，使之充分發揮效用，總結經驗，培養人才；二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進一步引進設備創造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發，在保管條件、翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段。現有的檔案管理人員如果不能適應工作的需要，要通過組織培訓及業務學習等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。總之，在購買和采用現代化設備上，必須以相關人才的調入和培養為前提，因為沒有懂技術的相關人才，設備不可能充分發揮作用。另外，購買和引進設行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發揮作用。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。[3]

5 檔案管理對策

（1）加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，按照檔案達標的要求，制定和完善檔案管理的整體規劃，使企業檔案工作順利進行。

（2）加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

按照檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室庫房、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（3）提高檔案管理人員管理水平

加強對管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

6 結束語

檔案管理工作是與單位事業同生存、共發展的不可缺少的管理內容，是專業性很強的工作。做好檔案工作就是對企業生產經營發展的推進，是企業發展的基礎。我們要與時俱進、開拓創新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。

參考文獻

[1] 姜淑芬.文書工作與檔案管理[專著]，吉林大學出版社,2011

篇(6)

關鍵詞：水務局；檔案管理；檔案管理科學化

隨著經濟、社會的迅速發展，信息技術的日新月異，提高檔案管理科學化水平已經成為新時期檔案工作的重要課題。水務局作為我國重要的行政管理部門，其檔案管理的科學化水平直接關系到全局的行政管理效率和管理體制的與時俱進。提高檔案管理的科學化水平有助于提高全局的工作效率和管理水平。我黨提出“以科學發展為主題”，堅持科學發展觀，對新時期的檔案管理工作提出了更高的要求。水務局要在該指導思想的指導下提高檔案管理的科學化水平。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。

一、檔案管理及檔案管理科學化的內涵

探討提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學化的理論內涵。檔案管理指檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象，對其進行統一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務支持的工作，就其本質來說，它是一項管理性、服務性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個部門工作效率和管理水平的一個重要指標。檔案管理科學化指的是部門的檔案管理工作要在科學理論和科學方法的指導下進行和不斷向前推進，并且要有科學制度保障檔案管理工作向規范化、制度化、信息化推進，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。

二、提高檔案管理科學化水平的必要性

1. 提高檔案管理科學化水平是水務局順應時展的必然要求

我黨歷來重視堅持與時俱進，水務局的檔案管理工作也要與時俱進，順應時展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來越重要，直接影響著部門決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務局面臨著越來越重的檔案管理任務，為了進一步促進水務局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時俱進，必須要提高檔案管理科學化水平。同時由于信息技術的日新月異，當今時代已經是信息全球化的時代，信息技術的廣泛運用為檔案管理帶來了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應用及傳播等都帶來了深刻變革。信息技術給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機遇，檔案工作系統化、數字化、網絡化以成為檔案管理的發展趨勢。但是信息化也為檔案管理帶來了新的挑戰，例如，如何從技術上提高檔案的安全性、穩定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實性和準確性都是水務局需要面對的挑戰。水務局必須要站在信息技術發展的前沿，與時俱進，不斷用新的信息技術改進檔案管理工作的同時加強對檔案的有效管理。

2. 提高檔案管理科學化水平是推動水務局檔案管理順利進行的必然要求

目前水務局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經取得良好的成績，但是仍然存在一些問題需要解決。這些問題主要表現在：首先，缺乏先進的檔案管理理念指導檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲存，目前水務局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進一步加強電子檔案館的建設；最后，檔案管理人員素質還需進一步提高，例如水務局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學化水平是水務局解決這些問題，推動檔案管理順利進行的必然要求。

三、提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇

1. 樹立先進的檔案管理理念，創建科學的檔案管理機制

先進的檔案管理理念是實現檔案管理科學化的指導思想，是推動檔案管理工作系統化、科學化、先進化的基礎。檔案管理工作要在先進的檔案管理理念指導下開展。與此同時水務局要創建科學的檔案管理機制，這是提高檔案管理科學化水平的關鍵和制度上的保證。水務局需要構建制度健全、管理規范的檔案管理機，并且完善檔案管理工作責任制，重視發揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門，檔案管理工作者要增強責任感和使命感，使整個檔案工作規范化、制度化、標準化。

2. 提高檔案管理信息化水平

隨著信息技術的迅速發展，信息技術已經滲透到各行各業。檔案管理信息化是檔案工作不斷進步、 提高科學化和現代化水平的重要措施。因此水務局需要加大對檔案管理的投入，加強檔案管理信息化的基礎設備建設，要運用現代電子計算機，提升檔案的電子化、自動化水平，并建立計算機檔案管理系統，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應用現代通訊技術，實現檔案信息傳遞網絡化。運用現代信息技術促進對檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過程中出來加強硬件設備之外還要加強系統建設，建議職工檔案管理信息系統，完善檔案管理數據庫的建設。總之，水務局需要通過提高檔案管理信息化推動檔案管理工作的科學化。

3. 提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來進行操作的，因此檔案管理人員素質的高低制約著檔案管理工作的科學化水平。檔案管理工作需要一批高素質、現代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學化的發展和檔案管理本身的復雜性和系統性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務局檔案管理人員在新形勢下必須要進一步提高自身素質。水務局可以聘請檔案管理方面的專家加強對檔案管理人員的培訓，在培訓過程中根據檔案工作者的部門不同、能力不同，提高培訓的系統性、針對性和專業性。并以現代化的技術要求為標準，注重對檔案管理人員的知識和技能培養，使他們能夠更好適應與檔案管理現代化、科學化的要求。同時還需要引進檔案管理方面的高素質人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進一步提高檔案管理的科學化水平。

四、結語

提高檔案管理科學化水平是水務局在新形勢下所面臨的重要課題。水務局的檔案管理科學化水平直接關系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理規范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。希望本文的研究對于水務局以及其他部門、單位提高檔案管理科學化水平有借鑒意義。

參考文獻

[1] 肖秋惠. 檔案管理概論[M]. 武漢大學出版社，2009.

篇(7)

關鍵詞：地鐵工程檔案 信息化 管理

隨著信息技術的發展，信息技術在現代社會發展中作用越來越突出，已經成為衡量社會發展的重要標志。信息化發展要求地鐵實現網絡化管理，地鐵工程檔案管理的信息化是適應地鐵信息化發展而建立起來的，是地鐵網絡化管理的必然選擇。建立地鐵工程檔案信息化管理，不僅能夠減少對人力物力資源的浪費，也能夠提高工作效率。

1.地鐵工程檔案信息化的概述

地鐵工程檔案貫穿與整個地鐵施工過程，從項目開始到項目結束，在這中間產生的各種有價值的、應該實現歸檔的、具有保存意義的文件資料。在地鐵工程中，資料的歸檔的范圍很廣泛，包括項目的規劃報建、項目招標、土地建設施工、各種機電的安裝和維修、軌道的安裝及工程設備的安裝、設備的購買、對工程的驗收，工程監理等。工程檔案管理在工程驗收和工程維修方面發揮著重要作用，是工程日后進行查閱的重要資料憑證。工程檔案管理有利于加強工程質量控制、追究質量責任，并且在工程的維修、擴建方面有重要的引導和參考價值，對整個工程的建設和完善都發揮著重要作用。工程檔案管理信息化是通過計算機完成的，使檔案信息具有再次參考的價值。工程檔案管理信息化將檔案資料由紙質形式變為微機軟件的形式，這一過程的實現，主要是對檔案資料進行進一步的搜集，對資料進行一定的篩選并進行不同程度的加工而完成的。工程檔案管理信息化的建立能夠提高工程的質量和效率，檔案信息化的建立和完善也可以加快檔案資料數字化和網絡化的進程，使檔案信息的接收、檔案信息的傳遞和存儲融為一體，使檔案信息資源的共享成為可能；傳統檔案信息處理的手工模式，使得整個檔案的編寫花費時間過長，在最后的檢索階段也不能實現快捷性，這在一定程度上影響了信息的時效性。工程檔案管理信息化，通過計算機方便快捷的完成對檔案的加工處理及檢索利用，提高了工程檔案信息的時效性；工程檔案管理實現現代化后，可以實現對其文本的多次復制，方便其他部門的使用，同時信息化還有利于提高經濟效益，檔案管理實行信息化后，能夠有效提高檔案信息處理加工的經濟效率，原因在于信息的充分利用能夠有效的節約經費。

2.加強地鐵工程檔案信息化管理的策略

2.1豐富檔案信息資源，加強地鐵工程檔案管理

在建立地鐵工程檔案管理的過程中，要首先明確工程檔案管理的工作流程，充分利用信息資源，因為檔案信息資源建設的好壞直接影響檔案信息化管理的水平，是檔案信息化管理的重要內容。一是要實現電子文件的準確、可靠，電子文件要與紙質文獻同時進行，并嚴格按照紙質檔案數據進行建檔。在確保電子文件可靠性的同時，還要加強地鐵工程檔案電子文件的監督指導，只有確保電子文件在制定過程的準確性、在文件鑒定和文件歸檔過程中的完整性，才能保證文件的真實性、資料信息的有效性，才能真正為地鐵工程建設提供可靠依據。地鐵工程管理部門有利的領導也是加強工程檔案建設的重要措施，為了確保電子文件在資源上的可靠和準確性，可以建立檔案管理網絡，使整個工程的建設連成一個整體，使地鐵施工各部門進一步了解電子文件，并實現對于電子文件的重視。二是實現電子文檔歸檔，電子文件應當同紙質文檔同時歸檔，同時，電子文件還應該加入到檔案數據庫和本機數據庫中，使工作人員在查閱的過程中，更加便捷，節約時間提高效率，充分發揮電子文件的優越性。三是要想充分發揮信息的積極作用，努力實現檔案數據庫的建設，同時還要加強件數據庫的建立，將數據進行有效整合，為檔案的信息管理帶來便利，并進一步提高儲存的安全性。為了更加方便電子數據的查找，還要積極建立和完善檔案目錄數據庫，使計算機檔案目錄與檔案資料一起進行歸檔。地鐵工程建設復雜，涉及到城市、線網、交通、消防、安全等各個方面，檔案范圍廣闊、數據繁多，因此可以在地鐵工程信息化過程中要建立檔案目錄中心，為檔案的數字化做準備。四是為了充分實現檔案的信息化，應該制定地鐵工程檔案管理手冊和錄入、修訂、考核、管理等工作流程，使信息化建設建設有“依”管理有“據”，保證信息資源的充分利用。五是加強檔案信息化基礎設施的建立，只有建立了完善的檔案信息化基礎設施才能有效的實現檔案信息化，同時，實現檔案目錄數據也需要穩定的基礎設施系統做后盾。建立穩定、可靠的局域網，配備掃描機、打印機等，完善計算機設備，保證網絡中的每臺計算機都能夠快速、便捷的查詢文獻資料，提高檔案利用率。規范的檔案管理系統軟件，能夠更加方便的實現地鐵電子檔案資料的查閱和瀏覽，因此，可以通過電子檔案信息基礎設施的建立來進一步實現信息資源的利用。

2.2健全信息管理制度，加強地鐵工程檔案管理

傳統的檔案管理制度主要是適應于紙質檔案管理，要想進一步跟上信息化的步伐，完善地鐵工程檔案，就要建立新的地鐵工程檔案管理制度。為了確保工程檔案資料的有效、準確性，就要對工程過程中產生的各種工程文件資料進行及時的記錄、整理。建立各種管理措施，使文件的接受、采集、保管等環節得到進一步的完善，使電子檔案在移交的過程中能夠得到完整的保護，使資料在過程中得到充分利用。還要建立操作技術管理制度，使操作技術規范化，檔案信息化處理要建立在規范、統一的標準之上。網絡化的建立都要以一個標準為前提，只有按照標準進行構建才有可能實現操作的規范化，地鐵檔案信息化的建立也要有一個實行標準，只有這樣才能保證地鐵工程檔案建立的可靠性、有效性。要想實現檔案管理的科學化、規范化，可以建立統一的檔案管理制度，為信息的輸入和輸出、工程項目的進一步管理、規范做好基礎。要想實現電子檔案的安全，就要加強檔案安全管理，完善檔案安全管理體系。進一步監督電子文件歸檔工作，實現文件資料的真實性；為了確保檔案數據庫的安全，還要努力實現計算機檔案管理系統的管理，為檔案數據安全提供有利的環境；為了實現地鐵檔案數據庫的安全，可以加強對地鐵內部局域網的管理，同時還要嚴格控制外網，對兩者實行嚴格的分離。在實現設施安全管理的同時，檔案信息化安全還要提高工作人員信息安全意識，同時防止人為的信息外露。為了實現人員的安全管理，在檔案的管理中要嚴格遵守法律規范，執行《檔案法》的有關規定，切實做好安全保密工作。

2.3提升檔案人員素質，加強地鐵工程檔案管理

地鐵工程檔案管理實現信息化，這就需要打破以前傳統的管理方式，在管理中加強信息技術要求，不管是檔案信息的搜集、接收、整理還是歸檔，都需要工作人員具有較高的計算機技術。要想實現高水平的檔案信息化，檔案人員應該充分實現檔案知識與計算機技術的結合，實現兩者的優化組合，充分體現檔案信息化的優勢。在檔案信息化的管理中，管理人員應該具備網絡安全保護技術，保護網絡安全，防止檔案信息外泄，同時防止外界惡意的黑客攻擊，從而實現檔案信息的安全。工程檔案信息化還需要培養檔案網絡服務、數據庫分析和軟件開發等方面的人才，實現檔案在管理、檢索中的信息化。要想改變傳統的檔案管理方式，還需要加強建設工程檔案信息化管理培訓，為檔案信息化培養高素質人才，不僅實現對現有員工的培養，還可以從外引進檔案信息化管理方面的人才，優化管理人員的知識結構，實現人員內部的互相學習，進一步提高管理水平。地鐵工程檔案管理部門還要加強對地鐵公司一些專業部門的培訓力度，實現一些二級單位檔案管理人員的信息化培訓，使他們增強檔案管理理論和技能以及地鐵工程建設的相關知識，同時也要加強計算機技術的培養，進一步實現地鐵工程檔案知識與計算機知識的融合。同時還要實現檔案管理人員理論與實踐相結合，經常帶領他們到地鐵施工現場，進行一些實踐知識的講解，幫助他們理解檔案管理中的一些理論知識，使其在工程檔案檢查中具有獨立判斷的能力，真正履行其職責，實現檔案信息化的有效管理。在提高知識能力的同時，還要加強檔案人員的工作責任感，增強檔案信息的保密性，在信息的搜集、整理過程中認真負責，實現檔案信息的完整、有效。在培養、引進人才的同時，還要經常進行經驗的交流，實現經驗互補，彌補自身知識的不足，共同探討工作規律，實現信息化管理的不斷創新。

3.總結

在我國城市建設在急速發展，城市規模也在不斷擴大，地鐵成為城市化建設的重要標志，地鐵工程檔案管理是保證地鐵質量，進行日后地鐵修改、整頓的重要依據。隨著信息化的發展，地鐵工程檔案管理也在不斷與時俱進，檔案管理信息化已經成為檔案管理的主要發展趨勢，它不僅具有節省人力、物力資源的優勢，也能夠實現檔案查閱的快速、便捷，更有利于檔案信息的儲存，加強地鐵檔案信息化建設，提高電子文件的歸檔質量，實現檔案的信息化管理，是信息時代檔案現代化管理的需要。

參考文獻：

[1]鄧代先.工程檔案信息化之路[J].科技檔案，2008（1）：18220.

[2]楊公之.檔案信息化建設實務[M].北京：中國檔案出版社，2003.