序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理工作現(xiàn)狀范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

[關(guān)鍵詞]煤礦檔案管理；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）27-0346-01

引言：檔案管理是煤礦工作中十分重要的一塊，我們有必要對其重要性進(jìn)行了解。

一、煤礦檔案的重要性

1、煤礦檔案是歷經(jīng)多年的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)專業(yè)性較強(qiáng)的煤礦檔案能夠幫助煤礦企業(yè)進(jìn)人一種科學(xué)生產(chǎn)和科學(xué)管理的狀態(tài)。X中煤礦檔案進(jìn)行綜合分析，可以全兩掌握礦井的延革和演變情況，為新設(shè)備、新技術(shù)的應(yīng)用提供借鑒和依據(jù)。

2、煤礦檔案是煤礦安全生產(chǎn)的歷史載體煤礦檔案作為歷史的記錄、知識的載體，記載著礦井安全生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，匯集著最原始、最可靠的大量蓿息，內(nèi)容包含行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、基本建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)等方面。同樣，煤礦檔案對于指導(dǎo)生產(chǎn)、服務(wù)礦井、記錄企業(yè)發(fā)展過程具有無可替代的作用。

二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、檔案方面的管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案方面的管理工作可以算是一項(xiàng)十分繁雜與專業(yè)的工程，因而，這就對檔案方面的管理人員提出了更高的要求，這就需要這方面的管理人員水平以及技能都較高，并且還需要具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，同時，在掌握好檔案管理的理論方面的知識才能促進(jìn)檔案方面的管理工作更為高效的開展。一些檔案管理人員不具備專業(yè)知識，有的以其他工作為主，以檔案資料的監(jiān)管工作為輔。在一些工作的態(tài)度方面，大多事業(yè)單位工作的檔案方面的管理人員仍舊是停留在最初的手寫水平之上，對于當(dāng)前的現(xiàn)代化的自動化辦公的相關(guān)管理知識缺乏正確的認(rèn)識以及掌握。這些方面的問題也就導(dǎo)致了相關(guān)的工作人員在工作當(dāng)中往往只是應(yīng)付了事，毫無責(zé)任心可言。

2、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不完整

媒礦檔案應(yīng)客觀完整記錄煤礦各方面的工作，為煤礦發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多煤礦普通存在的現(xiàn)象，一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞；二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要此外，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得煤礦檔案管理工作的開展難度進(jìn)一步加大。

3、領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度

不夠不得不承認(rèn)，現(xiàn)階段我國檔案管理工作還是存在一定的問題的。其中一個問題就是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對一項(xiàng)工作的進(jìn)展將會有很大的影響。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度高，那么這項(xiàng)工作開展的相對來說將會比較順利。如果領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高。那么這項(xiàng)工作幾乎不會有什么進(jìn)展。然而，在現(xiàn)階段我國各大企業(yè)或者部門對檔案管理工作的重視程度并不是很高。這也導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展的舉步維艱。

三、煤礦檔案管理工作的對策

1、重視檔案管理工作的安全性、法制化

一方面，煤礦檔案管理工作要高度重視安全性。一要重視檔案的日常管理工作，如防火防盜、定期自查排查，重點(diǎn)檢查存在安全事故的隱患并進(jìn)行有效管理，確保檔案安全；二要重視電子檔案安全，通過備份、密碼訪問設(shè)置、建立電子檔案歸檔制度等加強(qiáng)電子檔案的安全保障；三要做好檔案的保密工作，檔案管理人員在思想上提高檔案安全意識，強(qiáng)化安全防范意識和責(zé)任意識，在行動上要提綱檔案管理技能，認(rèn)真做好文件的收發(fā)及整理工作，嚴(yán)格按照保密法做好檔案的保密工作，保證檔案安全利用。另一方面，要高度重視檔案管理工作的法制化，不斷提高檔案管理人員的檔案法制觀念。二要逐步健全完善檔案管理制度，明確檔案管理工作的目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任和權(quán)限，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度等，并嚴(yán)格考核檔案管理人員工作情況并對其進(jìn)行有效監(jiān)督，增加檔案管理人員的法制化操作和規(guī)范。參與重大生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等活動的頻率和機(jī)會，從而對檔案的及時歸檔進(jìn)行有效監(jiān)督。

2、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

一方面要加大硬件投入，推進(jìn)煤礦檔案的信息化建設(shè)。硬件上要及時更新，配備專門的計(jì)算機(jī)、存儲器、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等，同時還應(yīng)配備專門的信息化辦公室，實(shí)施檔案的信息化建設(shè)工作。另一方面，要加大軟件投入，如建立數(shù)字查詢系統(tǒng)等方便對檔案資源的查詢；建立安全密鑰系統(tǒng)保障檔案資源的安全性，以加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作帶動檔案信息化建設(shè)，以檔案信息化帶動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，進(jìn)而帶動檔案工作整體水平提高。同時，要注重對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，組織其認(rèn)真學(xué)習(xí)并實(shí)施《電子文件歸檔管理暫行辦法》，注重檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)的相互結(jié)合和促進(jìn)，正確認(rèn)識和把握關(guān)系檔案發(fā)展的一系列問題

3、加大資金投入力度

多年來，我國科學(xué)技術(shù)一直高速發(fā)展著，并且也越來越成熟，在人類的生活工作中都應(yīng)用了新型的技術(shù)和新型的設(shè)備，那么檔案工作也應(yīng)該如此，把先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)和新設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中。可是我國每個區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有所不同，所以目前使用的某些檔案管理設(shè)備不能滿足實(shí)際需要，因此各個相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該充分重視起來，幫助某些單位向有關(guān)機(jī)構(gòu)組織申請經(jīng)費(fèi)，完善檔案管理工作的環(huán)境、引進(jìn)新技術(shù)新設(shè)備，達(dá)到建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)。各相關(guān)部門應(yīng)該組織研究出一套科學(xué)的、完備的、合理的檔案管理體系，方便實(shí)行統(tǒng)一的策劃和協(xié)調(diào)，節(jié)約工作時間，節(jié)省人力物力財(cái)力的費(fèi)用。最終有效的提升事業(yè)單位的工作效率。

4、建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度也是提高檔案管理工作效率的有效措施。具體可以從以下幾個方面入手：首先對以往的檔案管理工作進(jìn)行分析總結(jié)。對以往的檔案管理工作進(jìn)行分析與總結(jié)，可以找出以往工作中存在的漏洞與問題。這樣可以對癥下藥，更好的解決問題；然后根據(jù)總結(jié)結(jié)果進(jìn)行檔案管理工作制度的制定。在制定制度的過程中，一定要盡可能的詳細(xì)。不能在制度上給大家可趁之[2]；此外，進(jìn)行制度的試推行工作，試推行工作是正式推行前的準(zhǔn)備工作。在試推行期間，要不斷的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題；最后就是對檔案管理工作制度的推行工作。在正式推行的過程中也是需要不斷的對制度進(jìn)行改革與完善的。時代在不斷的發(fā)展，制度也會隨著時代的發(fā)展逐漸的暴露出一系列的問題。因此對制度不斷的改革與完善是一項(xiàng)非常重要的工作

5、增強(qiáng)檔案服務(wù)意識

一方面，要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，要認(rèn)識到煤礦檔案管理工作的最終目的是要為煤礦生產(chǎn)、技術(shù)和安全等服務(wù)，具備主動服務(wù)意識，努力為煤礦的技術(shù)、安全等提供信息支援。另一方面，要不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量，實(shí)際工作中，要調(diào)查、預(yù)測煤礦企業(yè)各部門的檔案資源需求類型、內(nèi)容、方式、時間、頻率，并進(jìn)行整理匯總，根據(jù)各部門的檔案資源需求逐次開放檔案資源，做到主動服務(wù)，保證各部門查詢檔案資源的便利性和及時性。此外，還應(yīng)通過培訓(xùn)和脫崗學(xué)習(xí)等提高檔案管理人員的專業(yè)和道德素質(zhì)，提高其檔案服務(wù)和管理工作的專項(xiàng)技能，同時增強(qiáng)其服務(wù)的意識和工作的責(zé)任心。

結(jié)束語

總而言之，煤礦的檔案管理工作十分的重要，相關(guān)部門應(yīng)加大對這一工作的重視，切實(shí)做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

篇(2)

關(guān)鍵詞：工程檔案;歸檔;聲像檔案;

中圖分類號：TU712;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01

一、工程檔案的內(nèi)涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設(shè)活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證;又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程的重要組成部分。

二、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）工程檔案歸檔困難，不符合科學(xué)成套要求。工程檔案的內(nèi)容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設(shè)項(xiàng)目從前期的可行性研究報(bào)告到竣工驗(yàn)收結(jié)項(xiàng)報(bào)告，中間要經(jīng)歷項(xiàng)目審批、工程招投標(biāo)、建造施工、質(zhì)檢驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，一般要經(jīng)歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理企業(yè)、政府等相關(guān)部門，這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。有些環(huán)節(jié)的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內(nèi)容不成體系，成套性差的現(xiàn)狀。

（二）工程檔案部分內(nèi)容流于形式，不符合客觀準(zhǔn)確的要求。施工建造階段的建筑材料強(qiáng)度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進(jìn)度調(diào)整等諸多涉及工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)會產(chǎn)生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務(wù)相當(dāng)繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應(yīng)付，檔案內(nèi)容記錄過于簡單，關(guān)鍵問題交代不清楚。比如混凝土強(qiáng)度測定時，實(shí)驗(yàn)條件及方法只簡單的表述為“符合規(guī)范要求”，但《規(guī)范》中對實(shí)驗(yàn)方法要求的規(guī)定較寬泛，具體的操作將對實(shí)驗(yàn)結(jié)果產(chǎn)生較大影響。因此，應(yīng)當(dāng)在檔案中詳細(xì)描述實(shí)驗(yàn)的溫度、濕度、加荷速度等細(xì)節(jié)，從而最大限度地保證工程檔案的準(zhǔn)確性。走訪發(fā)現(xiàn)，還有少部分施工企業(yè)由于管理混亂，導(dǎo)致工程檔案內(nèi)容缺失，為了竣工驗(yàn)收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內(nèi)容與實(shí)際情況有較大出入

（三）工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，極大制約了檔案價值地有效發(fā)揮。傳統(tǒng)的工程檔案管理模式是以手工操作為主，將大量的以紙質(zhì)為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會的要求了，工程檔案價值的挖掘必須依靠先進(jìn)的信息交互工具。利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達(dá)到以工程檔案為重要參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目的動態(tài)管理和全過程監(jiān)控。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)來看，凡是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實(shí)際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。

（二）深入施工現(xiàn)場編制檔案。工程建設(shè)、規(guī)劃和管理的依據(jù)在于檔案管理工作的加強(qiáng)。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實(shí)。檔案管理人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場，調(diào)查和分析擬建的工程項(xiàng)目。在開工階段、材料試驗(yàn)階段、分項(xiàng)工程交接時，應(yīng)在事前設(shè)置提醒制度。相關(guān)人員的變動資料應(yīng)當(dāng)及時移交，工程資料在移交發(fā)包方之前要做好把關(guān)。層層落實(shí)責(zé)任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實(shí)。而對于那些大型或投資較大的工程項(xiàng)目，深入現(xiàn)場時要和建設(shè)單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。

（三）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗(yàn)收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場至少設(shè) 1～2 名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場檔案資料，并配合工程技術(shù)人員完成相關(guān)任務(wù);按照《細(xì)則》要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實(shí)上下功夫。

（四）規(guī)范聲像檔案管理，便于查閱。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)的各階段，各監(jiān)理、施工單位都會產(chǎn)生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時，相應(yīng)電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項(xiàng)目劃分，從單元、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的圖片資料，按照統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式，形成一套系統(tǒng)、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

（五）加大檢查和監(jiān)管力度。提高工程檔案的管理質(zhì)量，還需做好工程檔案資料的檢查和監(jiān)管。在工程開工之后，工程質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)下到項(xiàng)目部，對項(xiàng)目部制訂的檔案資料進(jìn)行檢查。找出其中的問題后及時解決。建設(shè)企業(yè)檢查項(xiàng)目進(jìn)度、安全、質(zhì)量時，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質(zhì)量。在工程收尾完工時，建設(shè)企業(yè)要組織相關(guān)部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進(jìn)行調(diào)動手續(xù)的辦理。評報(bào)優(yōu)質(zhì)工程時，企業(yè)要將檔案資料的完成情況當(dāng)做考核內(nèi)容。檔案資料完成較好，則予以獎勵。有過失，則進(jìn)行通報(bào)批評。

參考文獻(xiàn)：

[1]張燕. 淺談基建項(xiàng)目工程檔案管理的對策[J]. 科技廣場. 2011（10）

篇(3)

關(guān)鍵詞 醫(yī)保 檔案管理 現(xiàn)狀及對策

醫(yī)療保險檔案管理工作是醫(yī)保機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于醫(yī)療保險參保人員登記、醫(yī)保基金征繳、個人帳戶管理、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（藥店）資格確定、參保人員住院、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院醫(yī)療費(fèi)用審核及報(bào)銷等項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，體現(xiàn)著醫(yī)保機(jī)構(gòu)的管理水平，代表著醫(yī)療保險部門的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系著廣大群眾的切身利益。因此，認(rèn)真分析當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作的現(xiàn)狀，充分認(rèn)識加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理工作的重要性，不僅是檔案管理工作的必然要求，而且是提高醫(yī)保機(jī)構(gòu)科學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。

一、醫(yī)療保險檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識淡薄。就醫(yī)保檔案管理工作而言，雖然各級醫(yī)保機(jī)構(gòu)都加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，提高了認(rèn)識，配備了專（兼）管理人員，加大了投入，但由于對檔案工作認(rèn)識不高、宣傳力度不夠等原因，個別領(lǐng)導(dǎo)存在著重業(yè)務(wù)工作、輕檔案管理工作的傾向，在思想上仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情；加之不少工作人員檔案法規(guī)知之甚少，檔案管理整體意識仍然薄弱，以致在日常檔案工作中，普遍存在檔案資料殘缺、行文不規(guī)范、收檔不及時、紙張大小不一、電子文檔儲存方式雜亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，也嚴(yán)重制約著醫(yī)保事業(yè)的健康發(fā)展。

2、資料收集不及時，歸檔不齊全。由于醫(yī)保工作專業(yè)性強(qiáng)，特別是自覺不自覺地形成的條塊分割的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，使日常醫(yī)保檔案管理工作往往存在著各自為陣、獨(dú)自存留的現(xiàn)象，致使檔案資料收集不及時，入檔不齊全，甚至還有一些有價值的必須歸檔的檔案資料被遺漏或遺失。例如，因?yàn)榱鲃尤丝趨⒈n案未及時建檔或歸檔不夠及時，直接造成了跨年度移交歸檔和查閱困難的問題；還有為了查詢方便，個別業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不及時移交資料，致使這些有利用價值的資料常常散存在各業(yè)務(wù)承辦部門，有的甚至流落到個人手中，造成了部分檔案空缺或散失，影響著檔案的完整性，影響了檔案的利用，更影響著提高醫(yī)保的社會化服務(wù)水平。

3、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理不規(guī)范。近年來，雖然各地醫(yī)保機(jī)構(gòu)按照上級部門的有關(guān)要求，配備了專（兼）職檔案員，形成了較為完整統(tǒng)一的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。但在實(shí)際工作中，不少檔案管理人員沒有受過檔案專業(yè)教育，往往是只經(jīng)過短期檔案培訓(xùn)或未培訓(xùn)的非專業(yè)人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。這些人員檔案知識貧乏，管理水平有限，有的甚至連哪些資料應(yīng)該及時收集歸檔、整理檔案資料有什么要求也不清楚，更談不上規(guī)范管理。

4、管理手段落后，管理方式陳舊。在科技快速發(fā)展的今天，仍有不少醫(yī)保機(jī)構(gòu)還在運(yùn)用手工抄寫的檔案立卷歸檔工作，重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案的現(xiàn)象依然存在。在日常發(fā)文收文、收集整理、立卷歸檔、保管利用等方面仍沿用傳統(tǒng)的陳舊管理方式，既耗時費(fèi)力，又影響著檔案工作的達(dá)標(biāo)升級和科學(xué)規(guī)范。

5、環(huán)境較差，硬件設(shè)施不齊全。主要表現(xiàn)為檔案室環(huán)境條件較差，個別醫(yī)保機(jī)構(gòu)沒有專用檔案室，有的醫(yī)保機(jī)構(gòu)雖有檔案室，但簡陋狹窄，“六防”設(shè)備不配套，現(xiàn)代化設(shè)備少，難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

6、檔案管理軟件系統(tǒng)不配套。近年來，隨著醫(yī)保范圍的不斷擴(kuò)大，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案急劇增加，但由于醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案管理軟件落后或不配套，出現(xiàn)了電子檔案與手工紙質(zhì)檔案并存，且手工重復(fù)抄寫、超負(fù)荷勞動高于計(jì)算機(jī)處理信息的現(xiàn)象。如在辦理新參保人員登記手續(xù)時，業(yè)務(wù)人員要憑借紙介質(zhì)參保資料，一字一筆地將每個參保者的基本信息錄入計(jì)算機(jī)生成參保人員的基本信息；在整理歸檔時，又要按照檔案管理電子目錄的要求再重新錄入形成檔案資料，這種繁重的手工操作不但費(fèi)時費(fèi)力，而且阻礙著檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、加強(qiáng)醫(yī)療保險檔案管理的對策

1、大力宣傳檔案法規(guī)，不斷提高檔案意識。一要領(lǐng)導(dǎo)重視，真正將醫(yī)保檔案管理工作放在重要地位，納入日常工作規(guī)劃，列入年度目標(biāo)管理考核之中，做到經(jīng)常檢查、定期考核、獎懲兌現(xiàn)；二要加大宣傳，大力宣傳檔案工作的重要性，不斷提高廣大干部的檔案意識。三要積極動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對日常檔案資料的收集、保管、整理和歸檔工作。

2、建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配齊配足檔案管理人員。要建立由一名領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使醫(yī)保檔案工作做到橫向有人抓，件件有人做，確保各項(xiàng)檔案工作任務(wù)的完成。同時要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，配齊配足責(zé)任強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的管理隊(duì)伍。

3、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，打好檔案工作基礎(chǔ)。在抓好組織領(lǐng)導(dǎo)、配備人員和業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，要高度重視檔案工作的制度建設(shè)，進(jìn)一步完善諸如《醫(yī)保檔案工作崗位責(zé)任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》等，并強(qiáng)化檢查落實(shí)，把各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

4、制定切實(shí)可行目標(biāo)，實(shí)施統(tǒng)一管理。醫(yī)保機(jī)構(gòu)要因地制宜，制定檔案達(dá)標(biāo)升級規(guī)劃和具體措施，加大對檔案工作的管理力度，實(shí)現(xiàn)對各種門類和載體形式的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到各種檔案資料集中保管，統(tǒng)一規(guī)范管理。

5、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在醫(yī)保檔案管理工作中，要努力做到硬件和軟件同步發(fā)展，配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等設(shè)施，即使檔案盒、資料袋等也要在尺寸、規(guī)格、材質(zhì)等方面符合檔案行政管理部門的規(guī)定要求，使檔案管理工作達(dá)標(biāo)不升級，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

6、提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案的社會服務(wù)功能。檔案的利用是形成檔案的終極目的，醫(yī)保檔案更是如此。因此，要充分利用方便快捷的自動化檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科學(xué)論證、糾正偏差、動態(tài)調(diào)整、參保帳戶查詢、費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)等方面的作用，不斷擴(kuò)大服務(wù)面，提高醫(yī)保檔案的利用率。

總之，醫(yī)保檔案管理工作只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度，科學(xué)管理，服務(wù)社會，積極適應(yīng)時展的要求，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能推動醫(yī)療保險事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇(4)

一、企業(yè)信用檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）未體現(xiàn)信用檔案的價值。信用檔案和其他類型的檔案不一樣，可以為企業(yè)創(chuàng)造更大效益。企業(yè)只有保證信用檔案的真實(shí)性與完整性，才有利于籌集到發(fā)展所需資金，獲得上游原材料生產(chǎn)供應(yīng)商的信用，并贏得消費(fèi)者的認(rèn)可，從而提升產(chǎn)品的銷售額，實(shí)現(xiàn)利潤的提升。但是當(dāng)前很多企業(yè)忽視了信用檔案，資料收集、整理和歸檔不及時，不能將信用檔案應(yīng)有價值體現(xiàn)出來。

（二）信用檔案收集不及時。企業(yè)信用檔案具備分散性特點(diǎn)：一是體現(xiàn)在實(shí)體分散性上，主要是因?yàn)槠髽I(yè)信用檔案構(gòu)成主體較多，包括政府部門、企業(yè)和社會其他組織與個人，因?yàn)樾庞脵n案實(shí)體比較分散，所以極大增加了企業(yè)信用檔案管理工作難度。二是體現(xiàn)在外在形式的多樣性上。企業(yè)信用檔案主要由各種合同、會計(jì)原始憑證、賬單、評估報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告等構(gòu)成。由于檔案管理人員對信用檔案分散性特點(diǎn)認(rèn)識不到位，因?yàn)槭占ぷ鏖_展不及時，影響了信用檔案的完整性。

（三）信用檔案管理缺乏時效性。在企業(yè)發(fā)展過程中，生產(chǎn)規(guī)模逐步擴(kuò)大，新產(chǎn)品研發(fā)速度也會加快，從而產(chǎn)生大量信用檔案。這需要企業(yè)及時對新的信用檔案進(jìn)行歸檔，并銷毀過時的信用檔案。對于企業(yè)信用檔案管理工作而言，是一個動態(tài)的過程，需要確保其時效性，不斷補(bǔ)充并更新信用檔案內(nèi)容。而很多企業(yè)對此認(rèn)識不到位，導(dǎo)致信用檔案管理時效性不強(qiáng)，很難提升檔案的利用率。

二、企業(yè)信用檔案管理工作的對策

（一）完善制度，科學(xué)管理。企業(yè)信用檔案具備分散性特點(diǎn)，需要將相關(guān)資料收集完整，否則會對今后的利用帶來不利影響。企業(yè)信用檔案構(gòu)成主體除了自身以外，還包括政府相關(guān)職能部門、社會組織與個人等，為更好地管理企業(yè)信用檔案，政府需要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，確保檔案資料更具時效性。而企業(yè)檔案管理人員也要主動轉(zhuǎn)變過程，及時對信用檔案進(jìn)行補(bǔ)充，銷毀已經(jīng)過時的信用檔案。

（二）落實(shí)制度，夯實(shí)基礎(chǔ)。企業(yè)要做好信用檔案立卷、歸檔等工作，這些都是信用檔案實(shí)體管理工作內(nèi)容，涉及鑒定、收集與整理等環(huán)節(jié)。在企業(yè)信用檔案鑒定中，主要包括檔案真實(shí)性與具體的價值，需要以發(fā)展、全面的觀點(diǎn)進(jìn)行判斷，將信用檔案保存價值確定下來。因?yàn)槠髽I(yè)檔案具備分散性特點(diǎn)，所以在收集工作中，需要確定相關(guān)主體的收集范圍，避免發(fā)生重復(fù)、不全面收集的情況。企業(yè)要將檔案管理部門職責(zé)明確下來，確保在出現(xiàn)問題后可以找到相關(guān)責(zé)任人，讓信用檔案的收集更加完整，便于更好地開展整理工作。信用檔案實(shí)體管理重點(diǎn)內(nèi)容就是要做好整理工作，并非是把所有信用檔案單獨(dú)歸類整理，而是要根據(jù)全宗原則立卷，同時編制專題目錄，為今后的利用提供方便。

（三）合理開發(fā)，規(guī)范利用。為提升企業(yè)信用檔案管理工作成效，需要認(rèn)真做好收、管、用等方面的工作，同時在收集、積累和形成的同時，還要確保保管的規(guī)范性。信用檔案與一般檔案不一樣，有很獨(dú)特的地方，需要重點(diǎn)保管好信息內(nèi)容，避免發(fā)生泄密的問題，否則會對企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。企業(yè)要在做好保管工作的基礎(chǔ)上，加大對信用檔案資源的開發(fā)力度，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的提升。企業(yè)要想將信用檔案資源充分利用起來，需要對信用檔案信息進(jìn)行加工與二次開發(fā)，及時開展檔案編研工作，這樣既能夠減少成本投入，還可以提升效益。企業(yè)通過由信用檔案制作成的各種多媒體文件，有利于在社會上宣傳企業(yè)文化，促進(jìn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。

（四）培養(yǎng)員工，提升素質(zhì)。當(dāng)前，企?I信用檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，這對檔案管理人員的要求更高了，不僅要具備檔案管理專業(yè)方面的知識，還要懂得計(jì)算機(jī)操作方法。對此，企業(yè)要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們能掌握更多現(xiàn)代化知識，并積極引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理方面的人才，滿足企業(yè)信用檔案管理工作的要求。而對檔案管理人員而言，也要主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時展步伐，從而更加勝任企業(yè)信用檔案管理工作，并將信用檔案應(yīng)有價值體現(xiàn)出來。

篇(5)

1 現(xiàn)狀分析

1.1 部門間信息系統(tǒng)無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通

當(dāng)前多數(shù)高職院校的各個業(yè)務(wù)部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無法實(shí)現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導(dǎo)致了檔案信息重復(fù)開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導(dǎo)致信息無法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，主管人員要求具備高級及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負(fù)責(zé)人大多來自學(xué)校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實(shí)習(xí)人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識和水平，會使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步加快

信息時代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)、方便等特點(diǎn)將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費(fèi)很長時間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識不強(qiáng)，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強(qiáng)，在獲得獎勵和成果時沒有承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補(bǔ)開證明，費(fèi)時費(fèi)力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機(jī)制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級別的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強(qiáng)檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學(xué)校來說，檔案管理工作要做到對過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學(xué)校應(yīng)出臺措施，將校內(nèi)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點(diǎn)的管理軟件進(jìn)行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。另外，對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應(yīng)通過掃描等數(shù)字化手段盡快進(jìn)行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。

2.3 加強(qiáng)檔案意識的普及和宣傳力度

檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識，提供檔案的管理和查詢服務(wù)，提升工作態(tài)度和服務(wù)成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強(qiáng)師生對檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識，讓全體教職工和學(xué)生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。

篇(6)

關(guān)鍵詞 聲像檔案；電視臺；記錄

中圖分類號G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號 1674-6708（2011）48-0063-02

聲像檔案可以很方便地收集、存貯、整理、傳遞信息，以其生動、活潑的動態(tài)展現(xiàn)在人滿面前深受人們的喜愛，在電視臺中更是節(jié)目記錄的重要載體，是電視專題、新聞背景的資料組成部分。如《開國將帥》就是使用了大量的珍貴的歷史鏡頭，聲情并茂的回憶了當(dāng)時的真實(shí)情景，全面，客觀，真實(shí)的展現(xiàn)了一代開國將帥的一生豐功偉績。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案管理存在混亂的現(xiàn)象，諸多問題也隨之產(chǎn)生，影響了聲像檔案的價值。因此，有必要加強(qiáng)聲像檔案的管理，特別是對于電視臺來說，具有更重要的意義。

1 聲像檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識不強(qiáng)

對檔案管理的意識不強(qiáng)是引起檔案管理混亂的主要原因， 聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求，但是大部分單位都不重視檔案管理，對聲像檔案沒有進(jìn)行及時的整理和歸檔，檔案管理的意識不強(qiáng)，導(dǎo)致很多重要的聲像檔案資料丟失。據(jù)相關(guān)調(diào)查，從錄音、錄像帶的歸檔狀況來看，相當(dāng)一部分單位都存在同一盤磁帶（碟）反復(fù)使用的情況，原始錄音（像）并未保存下來。檔案意識模糊，聲像檔案難以及時、完整歸檔。

1.2 設(shè)備陳舊，聲像檔案保管差

如今科學(xué)技術(shù)已經(jīng)飛速發(fā)展，多媒體技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在聲像領(lǐng)域，例如數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備越來越多地運(yùn)用到我們的實(shí)際工作中，但是實(shí)際工作中還是存在用老方法進(jìn)行聲像檔案管理，僅有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余單位普遍現(xiàn)象是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，導(dǎo)致聲像檔案難以長久保存。

1.3 管理手段落后

對于電視臺的檔案管理，音像資料必須緊跟形勢需要，圍繞社會重大事件、重大活動，以音像資料為媒體，主動為電視宣傳提供服務(wù)。但是管理水平落后會制約聲像檔案的保存，在聲像檔案管理中存在各個單位之間的管理水平各異，有的單位沒有聲像檔案設(shè)備配置、專職人員隊(duì)伍建設(shè)，或者有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案未能集中統(tǒng)一管理。

1.4 聲像檔案管理制度不健全

對于部分單位而言，管理制度不健全，沒有進(jìn)行集中的管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施，形成隨時移交的現(xiàn)象，科室分散保管或個人保存，各科室一年一次移交檔案室，或是存在無歸檔的現(xiàn)象，聲像檔案的管理有的單位處于無章可循的自由形成、處理狀態(tài)。

2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的思考

2.1 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人員的檔案意識

聲像檔案管理的工作要要對涉及產(chǎn)生聲像檔案部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到認(rèn)識到位，責(zé)任明確，工作落實(shí)，加強(qiáng)有關(guān)人員的管理意識，加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)干部的宣傳，爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出良好的檔案工作氛圍，對于電視臺的管理意識，要加強(qiáng)人員進(jìn)行音像資料管理的書籍及報(bào)紙、雜志方面的新信息的學(xué)習(xí)，發(fā)揮文化優(yōu)勢，加強(qiáng)同行交流，結(jié)合各個臺的特色，開展多種形式的交流，并以音像資料為媒介，體現(xiàn)電視臺自身的風(fēng)韻，展現(xiàn)電視宣傳的勃勃生機(jī)。

2.2 加強(qiáng)聲像檔案資料的保管

要加強(qiáng)聲像檔案的管理就首先就要對檔案資料進(jìn)行妥善保管，要設(shè)立專門檔案室、陳列柜，對聲像檔案進(jìn)行接收、分類、整理、編目、保管和提供利用。音像資料通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)制作而成，各單位應(yīng)設(shè)置專門的聲像檔案室，配備聲像檔案消磁柜、電腦、光盤刻錄機(jī)、防潮柜、倒帶機(jī)等，使聲像檔案達(dá)到控濕、恒溫、防磁和防震、防光、防火的保存要求。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，以使其達(dá)到能夠長期保存。電視臺聲像資料的來源大概可分為自辦新聞、新聞專題播出帶、自攝資料帶、收錄資料帶等，可根據(jù)出品地進(jìn)行編目，還可根據(jù)劇名字?jǐn)?shù)編目，根據(jù)電視劇開頭一個字的拼音字母分類，如a、《愛又如何》，b、《包青天》，d《大上海》，隨時為本臺制作重大新聞和新聞專題提供可用的歷史資料。聲像檔案的保管中的錄音（像）帶要采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，盡量延長聲像檔案的壽命。

2.3 實(shí)行集中統(tǒng)一管理

聲像檔案要提高管理水平，首先積極培育提高聲像資料工作者整體素質(zhì)的支撐點(diǎn)。現(xiàn)代化的管理手段只有與具備現(xiàn)代化管理思想和現(xiàn)代科學(xué)技能的管理人才相結(jié)合，才能發(fā)揮出它的最大優(yōu)勢。管理人員要定時或不定時的對聲像檔案形成部門的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)，加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度。電視臺的聲像檔案管理，要著眼于樹立形象，形成特色，提高電視臺本身的知名度進(jìn)行專題素材的開發(fā)，音像資料室通過對音像資料的收集整理，可更好地滿足制作部門的需要，為他們提供所需要的專題素材，使節(jié)目更具有縱深感和歷史感。對于歸檔的音像成品，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，制定有效的配套措施，按照分類方案科學(xué)規(guī)范地排列檔案。針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。

2.4 建立健全聲像檔案管理機(jī)制

要改變聲像檔案管理混亂的情況要建立健全聲像檔案管理制度，上級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)出臺相關(guān)政策，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定出一套嚴(yán)格的制度，強(qiáng)化規(guī)范管理。并要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行落實(shí)，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動，防止分散流失，杜絕歸為己有，電視臺要將每天播出的新聞按內(nèi)容分成工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通運(yùn)輸、城市建設(shè)等類別，各臺再根據(jù)實(shí)際建立一個規(guī)范實(shí)用的數(shù)據(jù)庫，確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3 結(jié)論

聲像檔案是單位記錄歷史的重要文件，是今后工作研究的重要依據(jù)，我們一定要加強(qiáng)聲像檔案的管理工作，確保檔案的齊全完整。

參考文獻(xiàn)

篇(7)

Abstract： With the development of the society， archives management work is becoming more and more challenging. This article analyzes the current situation and problems of university archives management and discusses how to work well， finally provides countermeasures.

關(guān)鍵詞： 高校；文書檔案管理；現(xiàn)狀；對策

Key words： university；archives management；current situation；countermeasures

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）29-0160-02

0 引言

文書檔案作為信息的最原始記錄，具有重要作用，雖然現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)具有同樣存儲的功能，由于文書檔案本身具有安全性、隱私性和不易管理等因素，因此目前來講計(jì)算機(jī)存儲不可能完全替代文書管理，尤其是在高校的行政管理事務(wù)活動中文書管理是必不可少的。所謂的文書檔案即由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，文書檔案是檔案的重要組成部分，它既是對一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中有著至關(guān)重要的作用。

另外，衡量文書檔案價值的關(guān)鍵因素是文書檔案的質(zhì)量，文書檔案在行政管理中有著非常重要的作用。在高校機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作中，或多或少地也存在一些問題，影響著文書檔案管理工作的正常進(jìn)行，接下來將討論高校文書檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題。

1 高校文書檔案管理現(xiàn)狀與問題

1.1 文書檔案管理存在的主要問題

1.1.1 文件材料收集不太齊全 文書檔案是為了保存學(xué)校在各項(xiàng)工作與活動中所形成的有價值的文件材料的原始記錄，供后人查閱借鑒。高校對文書檔案管理較為苛刻，但是想保存齊全的檔案資料非常困難，一般的文書檔案都缺乏完整性，很難真實(shí)有效的反映出高校的全部信息。一些檔案支離破碎會影響后續(xù)的編史修志工作。如果文書檔案得到了修復(fù)，就能系統(tǒng)而準(zhǔn)確地反映學(xué)校的發(fā)展歷史和過程，為學(xué)校下一時期的發(fā)展提供依據(jù)。而目前高校文書材料收集不齊全體現(xiàn)在以下幾個方面：①文件存儲量小、不完整；②短時間內(nèi)的材料全，距離久遠(yuǎn)的少；③大部門文件比較全，小部門的文件較少；④紅頭文件較全，一般資料不全；⑤歸檔的檔案文件載體較小；⑥行政辦公室材料保存齊全，圖書館收集資料樣本少；⑦缺乏有效的變化記錄。

1.1.2 公文格式不規(guī)范 文書檔案都需要有一定的格式，與企業(yè)公文不同，需要具備相關(guān)的學(xué)校管理工作專業(yè)知識。參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》撰寫公文才具備相關(guān)的格式規(guī)范，而高校公文格式不規(guī)范主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①公文撰寫標(biāo)題不規(guī)范；②文件用紙不規(guī)范；③撰寫字體不規(guī)范；④公文撰寫復(fù)制粘貼嚴(yán)重；⑤公文公章不規(guī)范。

1.2 造成高校文書檔案問題的主要原因

1.2.1 一方面是管理意識薄弱、管理手段落后，部門的管理員崗位設(shè)置不合理，使得文書管理并不規(guī)范，檔案收集效率也大大降低。

1.2.2 另一方面，高校檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，文書管理人員流動性較大，使得文書管理并不連續(xù)，長此以往會使得文件材料的缺失和不完整，不能系統(tǒng)完整地反映單位的歷史全貌。

1.2.3 隨著高校辦學(xué)條件的改善和計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。目前，在文件材料的歸檔上往往有兩種傾向：①只存軟盤，不打印文字材料進(jìn)行留底保存，就某些檔案室目前的保管情況來看，恐怕很難達(dá)到長久保存的目的，這就是多媒體資料存儲的缺陷。②有些文件資料存入軟盤，但只是通過計(jì)算機(jī)打印出來，卻未經(jīng)檔案室登記、蓋章和編號等，因此檔案室就無法掌握資料的進(jìn)出，使得整個檔案入檔過程變得很不規(guī)范。除此之外，計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)問題也會導(dǎo)致資料的丟失以及無法補(bǔ)回，資料的齊全度也會受到影響。

1.2.4 文書檔案管理人員素質(zhì)不高 文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作質(zhì)量如何完全取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)和對工作的責(zé)任感。缺乏檔案管理的知識會使得檔案管理不符合原則性，案卷保管期限劃分混亂或者全宗檔案收集不齊全導(dǎo)致文書檔案管理工作不能順利進(jìn)行。部分檔案管理人員不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。

2 提高高校文書檔案管理工作效率對策

2.1 檔案管理應(yīng)重視突破 一直以來，傳統(tǒng)管理方法一直束縛著管理，導(dǎo)致高校的檔案管理工作變得簡單而死板。管理人員總是以舊有的意識來看待文書檔案管理工作覺得檔案管理工作即是收發(fā)檔案和存檔保管，只要資料不泄密就算是做好了檔案管理工作。想要突破固有的低效率檔案管理現(xiàn)狀就必須尋求突破創(chuàng)新。首先就應(yīng)該從普通的管理人員開始，采取科學(xué)的管理方法來克服管理中的缺陷，克服傳統(tǒng)的思維。創(chuàng)新才可以使得檔案管理方法來適應(yīng)時代的需求。只有足夠重視檔案管理以及制度的創(chuàng)新，才能使高校文書檔案管理工作質(zhì)量得到提高。因此，在新時代的形勢下，高等院校的領(lǐng)導(dǎo)者和文書檔案管理工作人員就必須突破舊觀念，創(chuàng)新對文書檔案管理工作的認(rèn)識。只有這樣，才能提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也才能夠發(fā)揮其在整個管理工作中應(yīng)有的作用。

2.2 走創(chuàng)新之路，做好內(nèi)部改革 文書檔案管理的工作人員不能循規(guī)蹈矩，堅(jiān)持走創(chuàng)新之路就是打破循規(guī)蹈矩找到解決問題的新方法。想要做到檔案管理工作的創(chuàng)新就必須基于內(nèi)部的改革，通過績效考評給予工作人員一定的物質(zhì)獎勵有利于檔案管理人員更好地為高校內(nèi)部檔案管理服務(wù)。

管理方法的創(chuàng)新，使我國在政治、經(jīng)濟(jì)、文化各方面都得到了長期有效的發(fā)展，在這新形式下，高校各學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)更需要趁著這股東風(fēng)在文書檔案工作管理的方式方法上謀求創(chuàng)新，科學(xué)的管理方法和創(chuàng)新的管理方式才能提高工作效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的有序進(jìn)行。比如檔案管理加入現(xiàn)代信息化設(shè)備，提高效率的同時降低檔案管理工作的難度。打造一個“文檔一體化”信息化管理系統(tǒng)，通過資料備案和系統(tǒng)管理的方法，把文件資料自動錄入到檔案庫中，從而實(shí)現(xiàn)公文處理和檔案歸檔的全程管理。這在保證工作質(zhì)量的前提下有效地提高了工作人員的工作效率，節(jié)約人力資源的同時，文書檔案管理工作人員的素質(zhì)也可以通過培訓(xùn)得到提高。

管理制度是另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動檔案管理工作的質(zhì)量和效率兩不誤。高等院校要想做好文書檔案工作必須采取科學(xué)合理的管理制度，就要嚴(yán)格實(shí)行部門立卷的歸檔制度。西南民族大學(xué)就采取了加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理來提高管理工作的效率和質(zhì)量。在2004年建立了集“文書、教學(xué)、學(xué)生”等檔案管理為一體的綜合檔案館，加大經(jīng)費(fèi)的投入給辦公條件巨大的支持，學(xué)校還成立了專門的檔案管理工作小組，大大提高了工作人員的積極性和管理效率，這證明了管理制度的創(chuàng)新是提高檔案管理效率和質(zhì)量的保證。

3 結(jié)語

文書檔案管理工作是各個高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新時期面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，高校文書檔案管理工作應(yīng)繼續(xù)完善管理制度，為文書檔案管理提供制度保障。檔案管理人員也應(yīng)突破舊觀念的束縛，尋求文書檔案管理方法的創(chuàng)新，并不斷提高自身的專業(yè)技能水平，這樣才能更好地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理服務(wù)。

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