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篇(1)

論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔

 

OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費(fèi)用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。

一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：

1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時(shí)隨地都會(huì)受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會(huì)隨時(shí)受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地?cái)r截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動(dòng)。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。

2歸檔信息的脆弱：整個(gè)信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會(huì),整個(gè)企業(yè)猶如一部由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會(huì)迅速蔓延到其他部分。

3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：

1、歸檔管理應(yīng)該配備獨(dú)立的服務(wù)器和防火墻等安全措施

檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。

上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對(duì)象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時(shí)防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。

2、電子文檔應(yīng)以生效時(shí)間為歸檔時(shí)間

由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時(shí)進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實(shí)物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲(chǔ)其中排列，分存儲(chǔ)器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專門的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，

3、電子文件立卷方式為保存在獨(dú)立存儲(chǔ)器中

電子文件能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨(dú)立存儲(chǔ)器中。電子文檔的立卷直接以獨(dú)立存儲(chǔ)器為保管單位，集中保存在各個(gè)檔案庫(kù)，并且每個(gè)存儲(chǔ)器最好做1個(gè)以上的備份，備份存儲(chǔ)器放置于另一獨(dú)立地點(diǎn)。

因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時(shí)間上，產(chǎn)生于某個(gè)特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對(duì)象上，徹底改變了原來的案卷級(jí)方法代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以獨(dú)立電子文件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。

我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動(dòng)化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會(huì)越來越多，這變化又會(huì)促使檔案工作的理論和實(shí)踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會(huì)引起的變化，必然是一個(gè)歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)的提高，認(rèn)識(shí)過程中的缺陷，是完全能夠克服的。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒德軍，電子商務(wù)時(shí)代信息偽過剩及其對(duì)策．內(nèi)蒙古：北方經(jīng)濟(jì)，2009.4．

篇(2)

【關(guān)鍵詞】文檔管理;一體化

隨著新時(shí)期信息工作和檔案工作的發(fā)展，檔案學(xué)術(shù)界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國(guó)家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會(huì)上，是一種較為科學(xué)的管理理論，它的出現(xiàn)為檔案管理學(xué)理論注入了新的內(nèi)容。

一、實(shí)施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實(shí)行文檔管理一體化有其深刻的理論依據(jù)，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發(fā)展階段，是一個(gè)統(tǒng)一的連續(xù)體，在其信息內(nèi)容、物質(zhì)形態(tài)、基本屬性等方面是完全同一的，實(shí)施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化是信息時(shí)代檔案工作的全新的管理方式，是適應(yīng)電子文檔、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價(jià)值的電子文檔，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。縱觀目前國(guó)內(nèi)外關(guān)于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項(xiàng)目中，因?yàn)殡娮游臋n本身的特點(diǎn)決定了電子文檔需要進(jìn)行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會(huì)里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進(jìn)行一體化管理，這樣才能體現(xiàn)出檔案管理工作者的獨(dú)特作用，也才能給后代留下完整的有價(jià)值的真實(shí)歷史記錄。

（三）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化有充分的現(xiàn)實(shí)依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)證明。長(zhǎng)期以來，文檔分家的現(xiàn)象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費(fèi)，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時(shí)，我國(guó)的檔案工作者，除了專業(yè)的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時(shí)也是文件管理者，隨著新時(shí)期的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)了不同程度的文檔管理一體化，而國(guó)外也有很多實(shí)行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實(shí)行文檔管理一體化提供了借鑒和經(jīng)驗(yàn)。

（四）在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經(jīng)過文件流轉(zhuǎn)、處理完畢后，就可以歸檔進(jìn)入檔案信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行利用，文件及時(shí)轉(zhuǎn)化為檔案，使文件工作和檔案工作有機(jī)地結(jié)合起來。

二、實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化的必要條件

（一）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是文檔管理一體化的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無法進(jìn)行一體化管理，在制定標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)：第一，應(yīng)考慮文書、檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。第二，結(jié)合文書、檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔一體化管理的規(guī)范體系。例如，在對(duì)文檔管理一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，既要參照《國(guó)家公文格式》，又要參照《檔案著錄規(guī)則》，使文書、檔案的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個(gè)體系里來，特別是電子文檔的運(yùn)作、管理必須建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系，而且其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

（二）實(shí)行文檔管理一體化，必須改變?cè)袡n案管理的思維模式，探索更加適合計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進(jìn)程中，將會(huì)遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展對(duì)其推動(dòng)作用是超級(jí)大的，不可忽視的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的介入，給文檔工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的手工管理模式提出了挑戰(zhàn)，使得文檔工作管理模式的改革與創(chuàng)新成為一種必然。

（三）實(shí)行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為文檔管理一體化進(jìn)程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發(fā)也需要文檔人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。文檔人員要做好電子文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)，既要懂得計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)技術(shù)，也需要結(jié)合最新的檔案管理學(xué)理論、原則和檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

三、要加快文檔管理一體化，應(yīng)做好以下幾面的工作

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識(shí)。加快文檔管理一體化建設(shè)，要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使檔案信息化有個(gè)正確的引路人。作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和提高。努力把檔案信息化建設(shè)作為業(yè)務(wù)建設(shè)的一個(gè)首要工作，不斷完善和加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)，提高管理水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財(cái)力，配置軟、硬件要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展考慮，適當(dāng)提高配置能級(jí)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)展的步伐。同時(shí)，作為檔案部門，也要積極爭(zhēng)取多方支持，創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理，加快文檔管理一體化建設(shè)的發(fā)展。

（三）充分發(fā)揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發(fā)程中，往往疏忽檔案人員在開發(fā)過程中的作用。由于軟件開發(fā)人員對(duì)檔案管理的深層次認(rèn)識(shí)不足，僅憑自己有限的了解和“設(shè)想”編制軟件，不能開發(fā)出高質(zhì)量的文檔信息系統(tǒng)，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應(yīng)主動(dòng)參與文檔信息化軟件的開發(fā)工作。協(xié)同辦公平臺(tái)（簡(jiǎn)稱OA）作為企業(yè)信息化建設(shè)覆蓋面最廣的重點(diǎn)項(xiàng)目，是公司的信息結(jié)構(gòu)化、流程規(guī)范化、決策科學(xué)化、信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺(tái)。協(xié)同辦公平臺(tái)力求打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質(zhì)量。項(xiàng)目的實(shí)施是讓公司所有的利用者在同一個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息資源共享，構(gòu)筑公司協(xié)同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強(qiáng)管控，提高效率”的具體措施。從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管控轉(zhuǎn)型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實(shí)行OA系統(tǒng)以來，公司上下深刻體會(huì)到了信息化管理帶來的效益。公司開發(fā)了內(nèi)部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓(xùn)管理、獎(jiǎng)懲記錄、人事合同;還開發(fā)了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、商信息、聯(lián)系人信息、采購(gòu)信息、項(xiàng)目跟單記錄、合同管理、售后服務(wù)等。

1.無紙化辦公，改變時(shí)空觀念，提高工作效率。網(wǎng)上協(xié)同辦公管理系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和地點(diǎn)的限制，縮短了相關(guān)人員的審核、簽字等待時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了短信提醒服務(wù)。2.無紙化審批和管理節(jié)約了資源。在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對(duì)的差錯(cuò)，而且大大地節(jié)約了紙張成本。3.統(tǒng)一平臺(tái)，方便管理，達(dá)到了政務(wù)公開、信息透明，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地均可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱相關(guān)資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數(shù)據(jù)輸入、處理平臺(tái)。檔案室也抓住公司OA系統(tǒng)管理的機(jī)遇，提出了“按件歸檔，及時(shí)歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設(shè)計(jì)、歸案等全過程的監(jiān)控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉(zhuǎn)、辦文、行文、發(fā)文、文件歸檔、查閱、統(tǒng)計(jì)等，并能自動(dòng)跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號(hào)、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)等功能。通過該系統(tǒng)，檔案室對(duì)流轉(zhuǎn)完畢的文件做到及時(shí)自動(dòng)歸案生成檔案號(hào)包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網(wǎng)上查閱等檔案信息服務(wù)，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統(tǒng)不斷向深度、廣度推進(jìn)，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統(tǒng)向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統(tǒng)一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺(tái)階，以適應(yīng)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（四）重視調(diào)研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期投資，立足于公司工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此在編制規(guī)劃、方案前，必須作充分調(diào)研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發(fā)工作就越順利，也越有使用價(jià)值。

四、在實(shí)施文檔一體化過程中，應(yīng)把握住以下幾個(gè)環(huán)節(jié)

（一）運(yùn)用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中便設(shè)計(jì)在系統(tǒng)中。檔案工作提前介入到文件工作之中進(jìn)行前端監(jiān)督，保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確;從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制;數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率;能使檔案人員真正享受到自動(dòng)化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護(hù)電子文檔的真實(shí)性、可靠性、憑證性，對(duì)文件形成和流轉(zhuǎn)過程實(shí)行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，保證文件的真實(shí)性、憑證性和合法性。

篇(3)

一、基本要求

1．學(xué)生應(yīng)在實(shí)事求是、深入實(shí)際的基礎(chǔ)上，運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，獨(dú)立寫出具有一定質(zhì)量的畢業(yè)作業(yè)。畢業(yè)作業(yè)應(yīng)觀點(diǎn)明確、材料翔實(shí)、結(jié)構(gòu)合理嚴(yán)謹(jǐn)、語言通順。

2．畢業(yè)作業(yè)選題應(yīng)在所學(xué)專業(yè)范圍以內(nèi)，其形式為學(xué)術(shù)論文。

3．畢業(yè)作業(yè)要求統(tǒng)一使用電子文檔（Word格式）。

二、論文格式基本要求

1、標(biāo)題名稱（單列一行，宋體、小三號(hào)、加粗、居中）。

2、作者姓名和學(xué)號(hào)、班級(jí)（單列一行，宋體、五號(hào)、居中）。

3、論文摘要（另起一行，宋體、五號(hào)、加粗）

摘要即摘錄要點(diǎn)，是對(duì)論文內(nèi)容的簡(jiǎn)短陳述，提示論文的主要觀點(diǎn)、見解、論據(jù)或概括地簡(jiǎn)單介紹論

文的主要內(nèi)容。摘要文字要簡(jiǎn)明、確切。論文的中文摘要一般以200-400字為宜。（宋體、五號(hào)）

4、關(guān)鍵詞（或主題詞）（另起一行，宋體、五號(hào)、加粗）

關(guān)鍵詞是指用來表達(dá)論文全文主題內(nèi)容信息的詞語，一般選取3-5個(gè)詞語，之間用逗號(hào)隔開。（宋體、

五號(hào)）

5、正文（宋體、五號(hào)）

正文是論文的核心部分，也是論文的主體部分，其功能就是：展開論題、分析論證。正文的內(nèi)容就

是深入分析文章引言提出的問題，運(yùn)用理論研究和實(shí)踐操作相結(jié)合進(jìn)行分析論證，揭示出客觀事物內(nèi)部錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系及其規(guī)律性。正文撰寫的內(nèi)容反映出文章的邏輯思維性和語言表達(dá)能力，決定了論文的可理解性和論證的說服力。正文撰寫必須做到實(shí)事求是、客觀真切、準(zhǔn)備充分、思維邏輯清晰、層次分明、通俗易懂。文章層次結(jié)構(gòu)要分明，要有一級(jí)標(biāo)題和二級(jí)標(biāo)題。

一級(jí)標(biāo)題：一、二、三、??；（加粗）

二級(jí)標(biāo)題：（一）（二）（三）??（加粗）

三級(jí)標(biāo)題：1、2、3、??

6、結(jié)束語（宋體、五號(hào)、加粗）

結(jié)尾部分，文止而言盡，要照應(yīng)開頭，要體現(xiàn)全文的整體性。全文渾然一體，首尾呼應(yīng)，既可以給

人一種結(jié)構(gòu)上完整的感覺，又可以收到概括全文、突出中心，加深讀者印象的效果。結(jié)尾分總結(jié)式結(jié)尾、說明式結(jié)尾、號(hào)召式結(jié)尾等三種。應(yīng)與上段之間空一行。（宋體、五號(hào)）

7、參考文獻(xiàn)（宋體、五號(hào)、加粗）

列出與論文內(nèi)容相關(guān)的書籍資料目錄，至少包括：作者名、書名、出版社、出版日期等內(nèi)容。參考文獻(xiàn)專科不少于5篇，本科不少于10篇。用1.2.3.4.??表示。（宋體、五號(hào)）

四、論文字?jǐn)?shù)

本科，一般6000—8000字為宜。專科，一般4000---6000字為宜。紙張類型為：A4，行距為：1.5倍行距，頁(yè)邊距都為2厘米，標(biāo)題上空一行，下空一行，正文與關(guān)鍵詞之間空一行，正文與參考文獻(xiàn)之間空2行，參考文獻(xiàn)的序號(hào)樣式為：①、②、、、、

五、論文初稿上交時(shí)間

論文初稿（必須具備“二、論文格式基本要求”中的七個(gè)內(nèi)容）于2012年4月20日之前上交。初稿必須是打印稿（A4紙張，自己保存電子文檔，Word格式），并注明學(xué)號(hào)、專業(yè)、姓名、聯(lián)系電話、電子信箱地址。

上交初稿時(shí)另附選題理由（為什么選此題目，即寫此文的目的。300字以內(nèi)。）

！！！嚴(yán)禁網(wǎng)上原文下載或抄襲。如參考別人內(nèi)容，也不能太多。 ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

！！！論文需通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（有時(shí)間限制）上傳，因未按要求或未按時(shí)完成任．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．務(wù)，影響學(xué)業(yè)和發(fā)證，責(zé)任自負(fù)。 ．．．．．．．．．．．．．．．

聯(lián)系教師：李文祥手機(jī)：13974333413

QQ：1533692310郵箱：1533692310＠qq.com

篇(4)

一、業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

1．醫(yī)療業(yè)務(wù)招案管理意識(shí)不強(qiáng)。受到歷史因素的影響，在醫(yī)院檔案工作中的人員專業(yè)以及所從事的工作不符，對(duì)醫(yī)療檔案的知識(shí)了解不深，也沒有深人的認(rèn)識(shí)檔案信息。

2．對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案資料收集不夠全面。在醫(yī)院的管理中，關(guān)于醫(yī)院發(fā)展的各類紅頭文件收集較多，而對(duì)其他方面的檔案信息收集不夠全面，例如醫(yī)療活動(dòng)中各類資料、學(xué)術(shù)活動(dòng)中的各類報(bào)告文件，不同類型的論文以及科研課題等。一些醫(yī)院人員對(duì)此類文件資料不夠重視，認(rèn)為其不需要?dú)w檔，而當(dāng)這部分相關(guān)人員不在此崗位時(shí)，相關(guān)的資料也會(huì)隨之丟失，致使醫(yī)院中的檔案資料不夠齊全，無法將歷史真實(shí)的反映出來。

3．思想觀念較為落后，缺乏創(chuàng)新意＾只。檔案工作效益具有滯后性的特點(diǎn)，許多檔案工作者將檔案工作視為對(duì)文件的管理，沒有深入了解檔案工作的內(nèi)容、任務(wù)以及性質(zhì)，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展社會(huì)化、系統(tǒng)化以及專業(yè)化的特點(diǎn)沒有加深了解，認(rèn)為單純的做好立卷、歸檔、鑒定以及保管工作就可以了。在實(shí)際工作中遇到的突況，往往無法有效捕捉，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無法對(duì)檔案工作的新局面進(jìn)行開創(chuàng)。

4．在電子檔案的管理中沒有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力。在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的同時(shí)，隨之出現(xiàn)了電子文檔，從載體形式、歸檔方法、本質(zhì)屬性以及來源都與紙質(zhì)文件存在較大區(qū)別。在計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中，電子文檔屬于最后一個(gè)文本，在草稿以及印稿上不存在差別，也不存在正比與副本的差別，文件與襠案之間界限也較不清晰。使用者可以借助機(jī)器，對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制。檔案是由文件發(fā)展而來這一概念較難理解。而現(xiàn)階段，檔案界所研究的新課題就是如何確定電子文化的原始記錄性以及憑證，電子文件是否可以當(dāng)做檔案使用，能否具備法律憑證，這些問題決定著電子文件是否能夠向檔案轉(zhuǎn)化，對(duì)檔案的本質(zhì)屬性也有了新的詮釋。針對(duì)此問題，多數(shù)檔案管理者無法應(yīng)對(duì)。

二、對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理工作的建議

1．對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理工作需加大重視力度。業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)檔案以及業(yè)務(wù)維修檔案是醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的主要構(gòu)成部分。在日常工作中，對(duì)業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)檔案的建立以及整理需要進(jìn)行重視，在業(yè)務(wù)檔案中，需要真實(shí)的反腴業(yè)務(wù)的需求、論證、驗(yàn)收、運(yùn)行以及維修情況，從而使檔案管理工作更加健全以及完善。面對(duì)新形勢(shì)，還需對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)的檔案管理工作新規(guī)律進(jìn)行探索，深入了解業(yè)務(wù)檔案的管理工作，使醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案能夠與醫(yī)院的發(fā)展相適應(yīng)。在醫(yī)院檔案的管理中，需要將業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)、臨床使用以及故障維修與其相融合，充分利用醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)質(zhì)量、運(yùn)行狀態(tài)以及檢測(cè)維修情況進(jìn)行定期或者不定期的檢查，使醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用得以充分發(fā)揮。

2．將醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域拓展開。對(duì)于醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案來說，其能夠提供多方面的服務(wù)。借助使用以及記載醫(yī)療業(yè)務(wù)，對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)狀況完好率、利用率、維修率以及報(bào)廢率進(jìn)行查閱，對(duì)維修科室的醫(yī)療業(yè)務(wù)維修工作起到了一定的督促作用。并利用效益分析，對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行分析處理，從而將業(yè)務(wù)新功能開發(fā)出來，使業(yè)務(wù)的利用價(jià)值能夠得以提升。

3．對(duì)專兼取檔案管理員進(jìn)行培養(yǎng)，使其具備較高素質(zhì)。現(xiàn)階段，兼職檔案員隊(duì)伍發(fā)展尚未穩(wěn)定下來，行政人員也在實(shí)施輪崗制，人員更換較為頻繁，綜合檔案室應(yīng)該對(duì)人員調(diào)動(dòng)情況做好深入了解，做好新老員工的定期培訓(xùn)工作，使其的綜合素質(zhì)都能夠得以提升。

4．將機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，對(duì)網(wǎng)絡(luò)加以健全。做好檔案管理工作保證了醫(yī)院檔案管理組織建設(shè)工作的順利＃展，檔案管理部分的工作水平直接影響醫(yī)院的整體管理水平。在檔案的管理工作中，需要聘用兼職人員做好檔案資料的收集以及整理工作、檔案的移交工作＾

篇(5)

1）畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)書：指導(dǎo)教師在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)書，提交后傳輸?shù)较抵魅芜M(jìn)行審核。如果審定不通過，則返回到指導(dǎo)老師處修改，重新審定。審定完畢后，學(xué)生方可查看閱讀。2）開題報(bào)告：學(xué)生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫開題報(bào)告，填寫完畢后，提交給指導(dǎo)老師進(jìn)行審定，填寫意見。如果審定不通過，則返回到學(xué)生處修改，重新審定。3）外文翻譯：學(xué)生在開題報(bào)告完成時(shí)間內(nèi)完成外文翻譯，提交給指導(dǎo)老師進(jìn)行審定。如果審定不通過，則返回到學(xué)生處修改，重新審定。

2畢業(yè)設(shè)計(jì)檢查

畢業(yè)設(shè)計(jì)開始后指導(dǎo)老師要定期對(duì)學(xué)生輔導(dǎo)和答疑，檢查學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)度和質(zhì)量，所有檢查進(jìn)程均在系統(tǒng)中留有痕跡；注重加強(qiáng)學(xué)生的思想品德教育和良好工作作風(fēng)的培養(yǎng)，對(duì)思想渙散、學(xué)習(xí)態(tài)度不夠端正的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)批評(píng)教育，對(duì)違反紀(jì)律的要及時(shí)上報(bào)學(xué)院。檢查主要包括：1）每周指導(dǎo)老師和學(xué)生分別填寫畢業(yè)設(shè)計(jì)指導(dǎo)記錄表：學(xué)生填寫上周完成情況，指導(dǎo)教師填寫下周計(jì)劃，最后自動(dòng)生成畢業(yè)設(shè)計(jì)論文手冊(cè)中的《本科生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）指導(dǎo)記錄》。2）學(xué)院也要組織前期、中期、后期三個(gè)階段的檢查，前期重點(diǎn)檢查指導(dǎo)教師到崗情況、條件是否具備、任務(wù)書撰寫和下達(dá)情況等；中期重點(diǎn)檢查開題報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)度、教師指導(dǎo)等情況；后期重點(diǎn)檢查畢業(yè)設(shè)計(jì)質(zhì)量和答辯情況。3）學(xué)校教務(wù)處層面的檢查分為隨機(jī)抽查和重點(diǎn)復(fù)查兩方面：每年組織教學(xué)專家對(duì)當(dāng)年畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)書和中期檢查等通過系統(tǒng)隨機(jī)產(chǎn)生被抽查學(xué)生名單，并直接調(diào)用顯示學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)情況以及導(dǎo)師的指導(dǎo)情況。對(duì)于中期檢查也可以采用委派專家組到各學(xué)院進(jìn)行答辯檢查的方式進(jìn)行；重點(diǎn)復(fù)查主要是復(fù)查往年的畢業(yè)設(shè)計(jì)情況，找住存在的問題。

3畢業(yè)設(shè)計(jì)結(jié)題

學(xué)生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，提交論文相關(guān)的所有資料：論文、附錄、源代碼等所有資料，這些資料都以附件的形式提交到系統(tǒng)中。論文手冊(cè)不需要提交，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成。指導(dǎo)教師在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，填寫《指導(dǎo)教師評(píng)語》。由于系統(tǒng)的模板是統(tǒng)一的，所以可以保證畢業(yè)論文的統(tǒng)一格式、統(tǒng)一封面。

4畢業(yè)設(shè)計(jì)評(píng)閱與答辯

具備指導(dǎo)教師資格的老師組成認(rèn)真評(píng)閱和答辯專家組，組織論文的評(píng)閱和答辯工作，確保論文評(píng)閱質(zhì)量和答辯效果。按照有關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)，評(píng)定學(xué)生的畢業(yè)論文和答辯成績(jī)，并填寫《本科生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）評(píng)閱教師評(píng)語》和《本科生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）答辯小組評(píng)語》、《答辯記錄表》、《成績(jī)匯總表》等。由系主任完成論文評(píng)閱教師、答辯的分組。論文的評(píng)閱工作是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，評(píng)閱教師可以調(diào)出學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)全過程的文檔的留痕，即畢業(yè)設(shè)計(jì)全過程相關(guān)的所有文檔資料。2.8優(yōu)秀論文評(píng)選與總結(jié)學(xué)院提交優(yōu)秀論文名單，完成畢業(yè)設(shè)計(jì)工作總結(jié)。對(duì)于優(yōu)秀畢業(yè)論文可以采用：學(xué)生申請(qǐng)、導(dǎo)師推薦的方式，由專門的評(píng)優(yōu)專家組對(duì)其進(jìn)行答辯。

5過程化畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

1)用戶：系統(tǒng)用戶分為教務(wù)處、各院長(zhǎng)、各院教學(xué)辦、各系主任、指導(dǎo)老師、學(xué)生6類用戶，每類用戶的功能和權(quán)限是不同的。2)時(shí)間設(shè)定：畢業(yè)設(shè)計(jì)各階段起止時(shí)間的設(shè)定，可以分為兩種時(shí)間：一個(gè)是教務(wù)處處設(shè)定的時(shí)間范圍、一個(gè)是各院設(shè)定的時(shí)間范圍。各院設(shè)定的時(shí)間范圍不能超過教務(wù)處設(shè)定的時(shí)間范圍。要求各類文檔必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，避免目前存在的"最后答辯前提交論文的時(shí)候再編寫或修改任務(wù)書、開題報(bào)告、指導(dǎo)記錄表、中期檢查表等文檔"。3)通知系統(tǒng)：教務(wù)處、院、系、指導(dǎo)教師可以分別通知，學(xué)生可以看到所有與自己相關(guān)的四個(gè)級(jí)別的通知。4)過程監(jiān)控：教務(wù)處、院、系三級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)自己的權(quán)限對(duì)本單位學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)控、隨時(shí)查看相關(guān)文檔。支持隨機(jī)抽查學(xué)生名單。5)統(tǒng)計(jì)分析：教務(wù)處、院、系三級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)自己的權(quán)限對(duì)畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析；可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生各種文檔的提交情況，大大減輕領(lǐng)導(dǎo)和老師的工作量。6)雷同論文檢查：通過內(nèi)容匹配檢索重復(fù)度較大的論文，避免論文抄襲現(xiàn)象。7)在線指導(dǎo)：教師可以在線與學(xué)生相互對(duì)話、相互傳輸文件，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程指導(dǎo)。8)同一入口：實(shí)現(xiàn)與《教務(wù)系統(tǒng)》同一個(gè)登錄入口，擴(kuò)充現(xiàn)有教務(wù)系統(tǒng)的功能。9)文檔模版：教務(wù)處、學(xué)院可以分級(jí)對(duì)模板格式進(jìn)行設(shè)定，設(shè)定后指導(dǎo)教師、學(xué)生只能在規(guī)定的區(qū)域填寫內(nèi)容，其他區(qū)域?qū)o法修改，從而保證格式的統(tǒng)一。10)成果共享：類似于萬方數(shù)據(jù)庫(kù)中的碩士、博士畢業(yè)論文，將所有本科上共享，提供多種查詢方式。這樣既做到了資源共享又可以給學(xué)生以震懾，避免抄襲論文。11）角色+權(quán)限+院系控制：教務(wù)處可以對(duì)各類文件模板、審批流程、文件提交日期限制進(jìn)行設(shè)定，設(shè)定后將影響全校各院系；還可以通過"權(quán)限設(shè)置"模塊將該權(quán)限授權(quán)給學(xué)院進(jìn)行學(xué)院的個(gè)性化設(shè)置。院系對(duì)模板、審批流程、限定日期等進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置后，只影響本院系。

6結(jié)束語

篇(6)

    摘要:文章系統(tǒng)分析了PDF文檔的特點(diǎn),根據(jù)開發(fā)"粵北地方文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)"的方法和實(shí)踐,指出圖書館制作特色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)首選PDF文檔。

中圖分類號(hào):250．74

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B

文章編號(hào):1006-1525(2004)01-0046-03

國(guó)家數(shù)字圖書館是依托互連網(wǎng)連接起來的全國(guó)各地圖書館電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)群,其信息基礎(chǔ)由國(guó)家圖書館藏文獻(xiàn)信息、網(wǎng)絡(luò)信息、各地圖書館藏特色文獻(xiàn)信息構(gòu)成。全國(guó)各地的地方特色文獻(xiàn)是國(guó)家數(shù)字圖書館中具有重要意義的信息,地方圖書館盡快設(shè)法將這些信息數(shù)字化是國(guó)家數(shù)字圖書館工程的重要基礎(chǔ)。下面是我館以PDF文檔格式制作"粵北地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)"的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

1什么是PDF

PDF是Adobe公司開發(fā)的一種電子文檔格式PortableDocumentFormat的簡(jiǎn)稱,這是一種可移植的結(jié)構(gòu)化通用文檔格式,它可以將任何文字、表格、顏色、圖形圖像、超文本鏈接、聲音、動(dòng)態(tài)圖像等信息封裝在一個(gè)電子文檔中,而不管創(chuàng)建該文檔所使用的應(yīng)用程序和平臺(tái)。AdobePDF是出版業(yè)新興的工作流程標(biāo)準(zhǔn)。

PDF文檔是通過一系列對(duì)象序列來構(gòu)造的,PDF對(duì)象包括直接對(duì)象（DirectObject）和間接對(duì)象（IndirectObject）。直接對(duì)象通常有布爾型（Boolean）、數(shù)值型（Number）、字符串型（String）、名字型（Name）、數(shù)組型（Array）、字典型（Dictionary）、空對(duì)象（Null）、流對(duì)象（Stream）等基本類型,間接對(duì)象是經(jīng)過標(biāo)識(shí)了的PDF對(duì)象。一個(gè)PDF文檔包含了一個(gè)或多個(gè)頁(yè)面,而每一頁(yè)都可以包含文檔、圖形和圖像。一個(gè)典型的PDF文件包含文件頭、文件主體、交叉引用表和文件尾4個(gè)部分。文件頭（Header）位于PDF文檔的第一行,它表明當(dāng)前文件使用PDF規(guī)范的版本;文件體（Body）中包括構(gòu)成文件間接對(duì)象的一個(gè)序列,這些對(duì)象代表文檔中的各個(gè)組件,例如字體、頁(yè)數(shù)和圖像等,交叉引用表（Cross-referenceTable）則是為了能對(duì)間接對(duì)象進(jìn)行隨機(jī)存取而設(shè)立的一個(gè)間接對(duì)象地址索引表,它給出了所有當(dāng)前文件使用對(duì)象的入口地址,即字節(jié)偏移量,以便系統(tǒng)隨機(jī)訪問不同的對(duì)象;文件尾（Trailer）中包含了交叉引用表的起始地址和其中的對(duì)象總數(shù)、文檔中Catalog（目錄）對(duì)象的對(duì)象號(hào)以及加密等安全信息,根據(jù)文件尾提供的信息,PDF的應(yīng)用程序可以找到交叉引用表和整個(gè)PDF文件的目錄對(duì)象,從而控制整個(gè)PDF文檔。

2PDF的特點(diǎn)

目前國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展,已有多家文獻(xiàn)數(shù)字化處理系統(tǒng),據(jù)筆者所知,DIPS數(shù)字文獻(xiàn)處理系統(tǒng)、TRS系統(tǒng)等都是性能出色的系統(tǒng),而價(jià)廉物美的AdobeAcrobatReader制作利用PDF文檔確實(shí)是最好選擇。用PDF制作電子文獻(xiàn)只需安裝:(1)中文操作系統(tǒng);(2)任何字處理軟件，排版軟件，圖形軟件;(3)中文4．0版本以上的AdobeAcrobat。ActivePDF公司還了以ActivePDFServer為中心PDF工具包。ActivePDFServer是一個(gè)服務(wù)器軟件,可以讀取幾乎所有Windows應(yīng)用文檔,并把它們轉(zhuǎn)換成PDF格式。該服務(wù)器軟件有標(biāo)準(zhǔn)版和專業(yè)版兩個(gè)版本,專業(yè)版支持PDF加密解密。軟件包的其他工具還有DocConverter(能將280多種文檔轉(zhuǎn)換成PDF)、Web Grabber(能將HTML轉(zhuǎn)換成PDF)、Spooler(打印服務(wù)器的PDF文檔)等。

PDF是從頁(yè)面描述語言PS（PostScript）發(fā)展而來,具有與PS幾乎相同的頁(yè)面描述能力和相似的描述方法。但與PS不同的是,PDF除了能描述復(fù)雜版面外,還具有交互功能（如超鏈接、交互表單等）、頁(yè)面隨機(jī)存取及圖形字體仿真描述等特性。因此,PDF不僅適合印刷出版,而且也適合電子出版,是全世界電子版文檔分發(fā)的公開實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。

PDF與在電子出版中占統(tǒng)治地位的HTML語言相比也有自己明顯的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)了紙張印刷和電子出版的統(tǒng)一。排版后的內(nèi)容生成PDF文件,則能在交付印刷的同時(shí),進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化發(fā)行。此外,PDF還有下列優(yōu)點(diǎn):

(1) 容易制作和利用---大眾化

制作PDF格式的多媒體電子圖書目前主要有三種途徑:第一是應(yīng)用專門的PDF制作工具軟件進(jìn)行制作;第二是將包含有Postscript頁(yè)面描述語言的文件轉(zhuǎn)換成PDF文檔;第三是利用轉(zhuǎn)換工具把其他格式文件（如DOC、HTML等）轉(zhuǎn)換成PDF文檔。

  (2)跨平臺(tái)應(yīng)用---通用性

集約的PDF文件比原來的源文件小很多，以致在Web上下載文件的同時(shí)可以快速地顯示頁(yè)面。PDF獨(dú)立于軟件、硬件和創(chuàng)建的操作系統(tǒng)平臺(tái),任何人都可以使用免費(fèi)的AdobeAcrobatReader在任何電腦、任何系統(tǒng)平臺(tái)上共享、查看、瀏覽和打印,并具有強(qiáng)大的全文檢索功能。

  (3)高效的瀏覽和打印---所見即所得

壓縮的AdobePDF文件比源文件小,每次下載一頁(yè),可以在網(wǎng)頁(yè)上快速顯示,而且不會(huì)降低網(wǎng)絡(luò)速度。創(chuàng)建PDF者可以加入書簽,Web鏈接來使PDF文件容易瀏覽,讀者可以直接使用電子化的便箋、高亮度顯示、下劃線等來對(duì)PDF文件進(jìn)行標(biāo)注。不管你的顯示器是何種類型,PDF文件精確的顏色匹配保證忠實(shí)再現(xiàn)原文。讀者可以放大或縮小一個(gè)文件以適應(yīng)屏幕和自己的視覺,PDF文件可以放大到800%而絲毫不損失清晰。由于PDF文件是以PostScript語言圖像模型為基礎(chǔ)，它將忠實(shí)地再現(xiàn)原稿的每一個(gè)字符、顏色以及圖像,正適合特色文獻(xiàn)載體種類繁多、形式各異的數(shù)字化要求。PDF文檔無論在哪種打印機(jī)上都可保證圖形精確、顏色準(zhǔn)確的打印效果。

(4)高安全加密特性---版權(quán)保護(hù)

  使用Acrobat5．0軟件,可以輕松添加書簽,設(shè)置安全選項(xiàng)以及生成微型AdobePDF預(yù)覽視圖,Acrobat5．0還可以在網(wǎng)頁(yè)瀏覽器內(nèi)使用"數(shù)字簽名",從而對(duì)AdobePDF文檔加上評(píng)語或?qū)ζ溆枰詼?zhǔn)核。對(duì)PDF"加密"可以控制敏感信息的可訪問性，能夠控制機(jī)密文件的訪問權(quán)限,防止PDF被改動(dòng)或打印。"數(shù)字簽名"更可對(duì)審閱過程的每一步進(jìn)行控制。由于PDF文檔具有的種種優(yōu)點(diǎn),使它成為出版界的新寵,目前網(wǎng)上的電子出版物大多采用PDF文檔格式發(fā)行。利用PDF格式制作特色文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)可以保留發(fā)表出版時(shí)的原版原式,圖文并茂,既可以直接打印,也可以下載保存。

3用PDF文檔制作特色文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)

  鑒于PDF的上述優(yōu)點(diǎn),我館在建設(shè)"學(xué)院科研成果管理系統(tǒng)"和"粵北地方文獻(xiàn)全數(shù)據(jù)庫(kù)"時(shí)就選用PDF文檔格式,建設(shè)和運(yùn)行的效果良好。

3．1PDF文檔制作

安裝了Acrobat之后,在Windows控制面板中的"打印機(jī)"中會(huì)出現(xiàn)兩種Acrobat的虛擬打印方式---AcrobatDistiller以及AcrobatPDFWriter,通過我們的反復(fù)測(cè)試,建議使用PDFWriter來打印中文電子文檔,原因有二:第一,打印出的PDF文檔體積小;第二,比Distiller可以更快速地制作。

特色文獻(xiàn)通常表現(xiàn)為論文、專著、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)表格、繪畫圖片、音像制品,多表現(xiàn)為文本文件、HTML文件、DOC文件、JPG或RTF文件等等,這些文檔都可以轉(zhuǎn)換成PDF格式文檔。根據(jù)我們的實(shí)踐,建議能轉(zhuǎn)換成DOC文件的盡量使用MSWord來制作PDF文檔。需要注意的是,使用Word排版,正文文字選擇"黑體,五號(hào)"或者"宋體加粗,五號(hào)"為最佳打印字體,標(biāo)題及其他文字大小、顏色可以自定義,但是字體最好也要選擇上述兩種字體。圖片建議選擇JPG或者GIF圖像,不推薦使用BMP圖像。Word文檔的頁(yè)面大小最好為16開、32開或者B5,因?yàn)閷?duì)于A4這樣的大小,一行上的文字會(huì)容納很多,這樣不利于讀者閱讀。

如上所述,AcrobatPDFwriter可將任何格式的文檔轉(zhuǎn)換成PDF文檔,它是一個(gè)模擬的"打印"驅(qū)動(dòng)程序,即在客戶應(yīng)用程序中調(diào)用打印命令,以"打印"文件的方式創(chuàng)建PDF格式的文檔。PDFwriter的使用方法是:首先安裝該軟件,安裝完成后在Windows打印機(jī)設(shè)置的列標(biāo)上將增加PDFwriter;然后啟動(dòng)應(yīng)用程序并打開用于轉(zhuǎn)換的文件,在菜單或工具欄中選擇"打印";在打印機(jī)名稱菜單上選擇PDFwriter;接著選擇目標(biāo)目錄并為PDF文檔取名;在填寫完相應(yīng)的信息后,PDFwriter將會(huì)自動(dòng)生成PDF文檔。AcrobatDistiller是一個(gè)可以用來制作和編輯PDF格式文件的高端PDF文檔生成器,利用它可以將Postscript文件轉(zhuǎn)換成PDF文檔。AcrobatPDFmaker則是一個(gè)系列工具,例如AcrobatPDFmakerForWord97可在Word97中直接將編輯好的DOC文件轉(zhuǎn)換成PDF文檔,轉(zhuǎn)換過程中PDFmaker會(huì)將Word文件中的一些信息和結(jié)構(gòu)相應(yīng)地轉(zhuǎn)換成PDF文檔中的信息和結(jié)構(gòu),比如將Word中的頭部轉(zhuǎn)換成PDF書簽,將Word中的URL轉(zhuǎn)換成PDF的網(wǎng)頁(yè)鏈接等等。對(duì)于掃描輸出或其他圖片格式則可通過Adobe公司推出的Photoshop6．0保存為JPG或者GIF圖像后轉(zhuǎn)換成PDF文檔,以確保文檔最小化。

單擊"打印"按鈕開始打印,PDFWriter進(jìn)行簡(jiǎn)單的文字預(yù)處理以后會(huì)要求選擇輸出PDF文件的保存路徑,之后等著PDFWriter打印文檔就行了。這里要注意保存路徑選項(xiàng),我們的經(jīng)驗(yàn)是建立專項(xiàng)目錄樹。

3．2PDF文檔組織管理

  對(duì)制作好的PDF文檔腳本,必須進(jìn)行一些必要的處理,包括超級(jí)鏈接、書簽、注釋、文檔初始化、電子信息加密等屬性設(shè)置,提取目錄索引標(biāo)識(shí)。然后對(duì)眾多的PDF文檔分類組織。運(yùn)行Acrobat,打開PDF文檔腳本。

首先是加入超級(jí)鏈接,對(duì)需要加入超鏈接的文字設(shè)置超鏈接的外觀、位置和讀者點(diǎn)擊超鏈接時(shí)的顯示方式、效果和將發(fā)生的事件;其次是加入書簽,書簽的作用旨在快速的定位文章定的部分,某種情況下可以起到目錄作用,因?yàn)锳crobat支持書簽的拖拽操作,即您可以將一個(gè)書簽"拖動(dòng)"到另一書簽上,建立書簽的邏輯關(guān)系;第三是加入注釋,注釋的作用很多,最主要是對(duì)文檔或者文檔的某個(gè)部分的說明;第四是對(duì)文檔初始化屬性的設(shè)置,選擇"BookmarksandPage"單選項(xiàng),其他選項(xiàng)使用默認(rèn)值;第五是文檔加密設(shè)置,如果希望用戶需要密碼才能閱讀,請(qǐng)選擇"PasswordRequiredtoOpenDocument",輸入用戶打開文檔時(shí)需要的密碼。建議選擇"PasswordRequiredtoChangePermissionsandPasswords"選項(xiàng),即只有制作者才可以修改文檔信息及文檔安全性密碼。雖然現(xiàn)在有很多軟件是用來破解PDF文檔密碼的,但是想輕易地破解也并非易事。在EncryptionLevel(加密級(jí)別)中可以選擇使用的加密級(jí)別:包括40-bit和128-bit兩種方式,其中128-bit只能針對(duì)5．0版本,所以建議選擇40-bit即可,以確保文檔的向下兼容。應(yīng)選擇"NoChangingtheDocument",即不允許用戶修改文檔中的任何部分。如果需要禁止用戶打印和復(fù)制文檔中的文字和圖片可以選"NoPrinting"、"NoContentCopyingorExtraction,DisableAccessibility"選項(xiàng)。最后要做的是保存所做的修改。

如果想對(duì)PDF文檔內(nèi)容進(jìn)行編輯和修改,可使用AdobeExchange,利用它可以在文檔中添加超文本鏈接、書簽、小書頁(yè)圖標(biāo)、表格等,也可以在文檔中插入、刪除、復(fù)制或者移動(dòng)一個(gè)或多個(gè)頁(yè)面。

3．3PDF文檔的閱讀與管理

PDF支持任意字符檢索,與TRS、TBS檢索系統(tǒng)配套更是完美的數(shù)字化文獻(xiàn)集合。AcrobatReader是我們閱讀PDF格式文檔的較好選擇,這是一個(gè)免費(fèi)軟件,可直接從網(wǎng)上下載。AcrobatReader既可以獨(dú)立運(yùn)行,也可以作為瀏覽器的插件（plug-in）對(duì)PDF文檔進(jìn)行在線閱讀。如果計(jì)算機(jī)中已經(jīng)安裝了Netscape瀏覽器,則在安裝AcrobatReader時(shí)安裝程序會(huì)自動(dòng)將其作為插件插到Netscape中;如果使用IE瀏覽器,則要在程序安裝完成后,將目錄"＼Adobe＼AcrobatX．0＼Reader＼browser"中的nppdf32．dll文件拷貝到IE的插件目錄"＼InternetExplorer＼Plugins＼"中,并重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī),這樣就可以在瀏覽器中像瀏覽HTML網(wǎng)頁(yè)一樣方便地瀏覽PDF文檔了。

AcrobatReader為用戶提供了多種形式的瀏覽窗口,有"單頁(yè)面"、"頁(yè)面+書簽?zāi)夸?和"頁(yè)面+書頁(yè)圖標(biāo)"等顯示方式,既可以全屏瀏覽,也可以單頁(yè)瀏覽。它還提供了翻頁(yè)功能,可利用菜單、滾動(dòng)條,右鍵菜單、方向鍵等進(jìn)行翻頁(yè),可選擇首尾、前后及指定頁(yè)號(hào)翻頁(yè)。AcrobatReader的頁(yè)面多級(jí)縮放功能可以按12．5%到1600%的比率進(jìn)行縮放,使用戶選擇合適的比例閱覽。此外,它還提供了復(fù)制的功能,點(diǎn)擊工具欄中含"T"字樣的"TextSelectTool"按鈕,通過拖拉鼠標(biāo)選定要復(fù)制的文本范圍,點(diǎn)擊復(fù)制后就可以粘貼到需要的地方了。要注意的是,如果在制作PDF文檔時(shí)設(shè)定了"不允許選擇文本和圖形"的安全保護(hù),則不可能復(fù)制,這對(duì)需要保護(hù)的文檔非常有用。

3．4知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題

由于PDF文檔易于傳輸,且在獲得了免費(fèi)閱讀軟件后可進(jìn)行隨意瀏覽,給PDF格式電子文獻(xiàn)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)帶來了極大的挑戰(zhàn)。針對(duì)這一問題,Adobe公司推出了面向出版商和發(fā)行商的安全出版系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括AdobePDFMerchant和AcrobatReader的WebBuy插件兩部分。其中PDFMerchant是作為服務(wù)器端的程序,WebBuy插件是客戶端程序,通過兩者配合使用來確保網(wǎng)上出版物免遭盜版。PDFMerchant的功能是為準(zhǔn)備傳送的PDF文檔加"鎖",當(dāng)讀者試圖利用AcrobatReader閱讀上了"鎖"的文件時(shí),會(huì)提示無權(quán)閱讀該文件內(nèi)容的信息,并詢問你是否愿意購(gòu)買文件內(nèi)容,在點(diǎn)擊購(gòu)買之后,PDFMerchant就會(huì)直接將用戶帶到出版商或發(fā)行商的站點(diǎn)上,在完成購(gòu)買后,網(wǎng)站就會(huì)配合AcrobatReader將文件內(nèi)容和閱讀許可發(fā)送到讀者用戶的計(jì)算機(jī)上。當(dāng)然,這個(gè)系統(tǒng)只是針對(duì)出版商和發(fā)行商的。如何保護(hù)自己制作的全文數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)益,堵住盜版的漏洞,目前還沒有現(xiàn)成的解決方案,但是至少我們可以為PDF格式的電子文檔加"鎖",當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶將其下載并進(jìn)行閱讀時(shí),要求用戶輸入相關(guān)使用權(quán)信息（如身份證、閱覽證等號(hào)碼）,并要求信用承諾不將此書用作商業(yè)用途,然后才將內(nèi)容顯示出來,具有一定的保護(hù)作用。

目前,數(shù)字圖書館建設(shè)如日中天,圖書館可以將從網(wǎng)絡(luò)上下載或者購(gòu)買的電子文獻(xiàn)、館藏的諸如"學(xué)校科研成果"、地方文獻(xiàn)等特色文獻(xiàn),對(duì)其進(jìn)行著錄和標(biāo)引之后組織成電子書庫(kù)提供給讀者。PDF文檔格式作為全世界電子版文檔分發(fā)的公開實(shí)用標(biāo)準(zhǔn),是建設(shè)特色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),為用戶提供內(nèi)容豐富、圖文并茂的電子文獻(xiàn)之首選。

參考文獻(xiàn):

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［2］ ［2］李慧．PDF文檔與多媒體電子圖書［J］．晉圖學(xué)刊，2001，（1）．

［3］ ［3］深藍(lán)色系統(tǒng)．PDF電子書簡(jiǎn)要制作方法〔EB／oL〕．http：／／lib．haiyang．net．cn／ebook／multi／bl．HTM

［4］ ［4］肖明．PDF文檔的閱讀與生成工具［J］．電子與電腦,2000,(1)．

篇(7)

關(guān)鍵詞：水利工程，紙質(zhì)檔案電子化，電子化過程

 

1、紙質(zhì)檔案電子化的意義

所謂紙質(zhì)檔案電子化就是利用現(xiàn)有高科技手段將紙質(zhì)檔案信息作電子化處理，生成電子文件進(jìn)行存貯，采用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和開發(fā)利用。目前，我院所保存的大多數(shù)水利工程檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)載體形式存在，雖然其信息可直接讀取，易于保持其原始性和真實(shí)性，但其不易增刪，信息存貯量小，遠(yuǎn)距離傳播速度慢，共享性差，并且還面臨著人為和自然因素的損毀。而紙質(zhì)檔案電子化以后，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

紙質(zhì)檔案電子化能有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案原件。在我院現(xiàn)存的檔案中，可在利用過程中，有的仍然采用直接提調(diào)和查閱的使用方法，既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其使用壽命。而對(duì)那些需要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。

紙質(zhì)檔案電子化能改善檔案的利用方式。紙質(zhì)檔案原件的電子化副本以其積極的、動(dòng)態(tài)的特性改變了長(zhǎng)久以來的檔案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。利用者可以不用到檔案室來，通過任何一臺(tái)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就能利用到檔案室內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。

紙質(zhì)檔案電子化為檔案走向數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。數(shù)字化檔案管理無疑是未來各級(jí)各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的電子化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化將是其“館藏”的重要組成部分。

2、水利工程科技檔案的電子化過程

2.1科技檔案電子化的原則

為保證電子化科技檔案的質(zhì)量，在電子化過程中，我們應(yīng)該堅(jiān)持以下原則[1]：真實(shí)性、完整性和有效性。

真實(shí)性。真實(shí)性指按規(guī)定對(duì)電子化后電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成前的原始資料一樣。只有真實(shí)的資料才能正確的反映水利工程，指引我們得到正確的研究結(jié)論。錯(cuò)誤的資料，則會(huì)誤導(dǎo)視聽，導(dǎo)致對(duì)水利工程上的偏失，不真實(shí)的資料，比沒有資料更可怕。

完整性。論文格式。完整性指電子化后電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。如果資料殘缺不全，就有可能犯以偏概全的錯(cuò)誤，甚至失去研究?jī)r(jià)值。

有效性。有效性指電子化后電子文件具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

2.2文字資料的電子化

文字資料的電子化主要分文字整理、文字錄入、文字校核三個(gè)步驟。

首先，要將所要電子化的文件重新整理，把字?jǐn)?shù)較少，文字清晰可辨的水利工程文件歸為一類；把字?jǐn)?shù)較多，文字有些模糊或是紙張已經(jīng)破損致使文字缺漏的水利工程文件歸為一類。也可將平時(shí)查閱次數(shù)較多的水利工程文件歸為一類，查閱次數(shù)較少或是鮮有查閱的水利工程文件，以達(dá)到分清主次，突出重點(diǎn)。

其次，就是文字錄入。此環(huán)節(jié)為文字資料電子化的重點(diǎn)步驟，應(yīng)認(rèn)真處理。字?jǐn)?shù)較少的文件可以采取人工打字錄入。字?jǐn)?shù)較多的文件建議采取OCR（光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)）處理。它通過光學(xué)掃描儀和計(jì)算機(jī)的配合，經(jīng)OCR軟件將圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算分類后，將圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)內(nèi)碼，可以極大減輕數(shù)據(jù)錄入工作的強(qiáng)度，提高數(shù)據(jù)錄入的速度。論文格式。處理方法為先將文件用掃描儀掃描得到一個(gè)影像文件，然后用識(shí)別軟件（作者使用的軟件為漢王）進(jìn)行識(shí)別，之后就能得到一個(gè)文本格式的電子文檔，最后就可以進(jìn)行保存。此項(xiàng)技術(shù)對(duì)打印的文件識(shí)別精度很高，對(duì)手寫文件識(shí)別精度一般。

最后，就是文字的校核。對(duì)于錄入的電子文檔，應(yīng)找專業(yè)人士進(jìn)行校核。校核的內(nèi)容包括：文字的正確。應(yīng)檢查人工打字是否有文字輸入錯(cuò)誤，應(yīng)檢查識(shí)別處理文件是否有沒有識(shí)別的文字，是否有識(shí)別錯(cuò)誤的文字。文字的規(guī)范。老的科技檔案字體不是很規(guī)范，有很多繁體字、簡(jiǎn)化字及以前應(yīng)用的術(shù)語文字，這些都應(yīng)該進(jìn)行核對(duì)，應(yīng)盡量使用簡(jiǎn)體字、規(guī)范字和現(xiàn)用的術(shù)語文字，以免今后使用中出現(xiàn)概念問題。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。還應(yīng)注意一些缺損文件的缺字問題，應(yīng)及時(shí)查漏，請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行核實(shí)。

2.3圖紙資料的電子化

圖紙資料的電子化與文字資料的電子化步驟相似，但其具體的操作程序較文字資料的要相對(duì)繁瑣一些。論文格式。

首先，將各種需要電子化的圖紙分類。將一些能夠清晰辨認(rèn)，圖紙沒有損壞的圖紙資料歸為一類；將基本能夠辨認(rèn)，但有些地方需要補(bǔ)充的圖紙歸為二類；將已經(jīng)不能夠完全辨認(rèn)或破損嚴(yán)重的圖紙資料歸為三類。這樣一來，就能夠?qū)⒉煌N類的圖紙進(jìn)行不同程序的操作，有助于節(jié)省時(shí)間，提高效率。

其次，就是圖紙的掃描與補(bǔ)充工作。將圖紙直接用掃描儀進(jìn)行掃描，在掃描的過程中，要保存原始比例，切勿自由縮放，縮放容易引起原始資料的失真。掃描之后形成電子格式的圖片。檢查一類圖紙的掃描狀況，如果效果能夠達(dá)到查閱要求即可。二類圖紙由于可能缺少一部分的信息，固應(yīng)進(jìn)行一定的處理，可以用圖片修改工具進(jìn)行補(bǔ)充完整，以滿足原圖所要擁有的各項(xiàng)基本要素。三類圖紙掃描之后的圖片處理起來就比較復(fù)雜一些，需要專門的圖片處理。可以找專業(yè)的描圖人員將掃描圖片用軟件進(jìn)行原圖勾描，將破損的地方及模糊不清的地方以正確的理論及方法進(jìn)行人工補(bǔ)充，但一定要盡量保存原圖的信息，有改動(dòng)的地方或根據(jù)圖紙情況自行補(bǔ)充的應(yīng)及時(shí)向?qū)I(yè)人士或負(fù)責(zé)人員進(jìn)行詢問匯報(bào)。完成電子化的圖紙可以進(jìn)行

最后，就是電子圖像的校核。這一環(huán)節(jié)關(guān)系到今后電子圖像的可用性，所以務(wù)必要細(xì)致的檢查每一張圖片與原圖紙的匹配程度，盡量達(dá)到100%相同。有些原圖紙已經(jīng)無法再進(jìn)行查閱復(fù)制的，可以將電子版的圖紙重新打印成底圖，方便今后的工作。

2.4電子檔案的管理

建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實(shí)干部隊(duì)伍，二是加大教育投入，對(duì)與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

封存的電子檔案不得外借；利用時(shí)使用復(fù)制件；查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定；聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過檔案部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)用戶使用權(quán)認(rèn)可后，才能提供利用。

參考文獻(xiàn)：

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