序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇基建檔案工作計劃范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：基建檔案；管理；發展

基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基建檔案具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，基建檔案的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。

1.加強領導，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起"內外"有別而又相互統一的檔案管理網絡。"內"就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設項目開始，就積極介入。

2.建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規則

制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時，立卷要規范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰,同時根據基建文件材料的形成規律,對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3.加強對有關人員的培訓

一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協調、缺乏基建方面專職人才、施工企業一般比較重視工程質量和進度等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓，要求做到統一的要求、標準與格式，嚴把檔案質量關，要求做到技監與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態收集、嚴把質量，同時要求檔案人員，要根據工程進度，緊密與參建單位的經理、施工人員等聯系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

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摘 要 改革開放以來，我國的經濟水平與綜合國力有了明顯的提高，基層事業單位的發展也有了明顯的提高，基建檔案的收集管理是一項涉及范圍非常廣，并且內容非常復雜的工作，檔案收集的數量和內容也是非常費時、費力的。同時，基建檔案的收集和管理在企業中是非常重要的，需要單位內部上下人員一致重視，特別是企業的領導要高度重視，不斷增強相應的管理意識。本文通過對基層事業單位基建檔案的管理建設進行了研究，為加強基建檔案的收集與管理制定了明確的方針政策。

關鍵詞 基層事業單位 基建檔案 收集 管理

基建檔案是在基建管理與基建工程項目活動中形成的，保存非常有價值的文字、圖表和相關材料，它是一項工程建設的真實反映，也是工程建設發展的重要依據。基建單位的內容是比較單一的，載體也是附有多樣化的特點，但是隨著科技信息的快速發展，基建檔案的內容、形式、載體也發生了比較大的變化。完整的基建工程要經過很多個階段，涉及的部門也很多，所以收集的工作會很困難。基建檔案管理部門，要加大工作力度，對檔案的收集要全面、準確，避免造成企業不必要的經濟損失。

一、加強企業單位的領導，建立檔案組織

為了更好的提高基建檔案管理工作，各單位的領導要高度重視，首先要從思想上抓好基建檔案工作，主要是從兩個方面入手，一是：監督方面；二是：管理方面。單位的領導要給予多方面的支持與幫助，要求基建檔案管理部門以標準化、規范化的工作標準，進行檔案的收集、整理、存檔和利用等工作[1]。建立有效的檔案管理組織，是行政管理工作的重要組成部門，也是必須完成做好的一項基本工作，因此，單位的各部門領導要把工作落實到相應每個部門，明確相關人員與部門的職責，制定適合基層事業單位發展管理的規章制度，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案管理工作，作為基層事業單位的重要任務列入到工程條款中。同時基層事業單位的領導要支持、鼓勵檔案管理人員到現場去收集檔案資料，保證手機的資料完整準確，檔案收集人員要對自己的工作負責，增強進取心，為單位奉獻自己的力量。

二、建立基建檔案管理制度體系，編制合理的方案與規則

基層事業單位為了有效的對基建檔案進行收集與管理，建立一套健全的檔案管理制度體系是非常重要的，所以，基層事業單位要加強檔案的管理工作，對制度的制定要健全，對工作的執行要堅決，同時要按照檔案管理的法律法規及國家規定的標準，對收集到的文字、圖片、聲音、圖像等資料，在方便于管理與利用的前提下，進行科學合理的分類整理，將整理完的資料設置相應的歸檔類目[2]。對一些工程建設的檔案要根據本單位的實際情況具體分析，制定出適合本單位發展的基建檔案管理制度，這樣不僅使檔案收集人員對資料的收集有明確的范圍，還更好的掌握檔案收集的基本要求與基本內容。

在對檔案資料進行收集與整理時，要保證收集的資料內容完整、準確，要以這樣的標準作為工作目標，重視檔案資料上的收集工作與管理工作。為了保證基建工程的檔案齊全、完整、準確，就要將基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結等各個環節聯系起來[3]。對基建文件材料的內容、數量等形式進行系統的整理，使檔案資料發揮文件齊全、方便管理、分類準確等功能。

三、加強對基建事業單位的相關人員培訓

基建事業單位發展的好壞，與基建檔案管理的好壞有關，而基建檔案管理的好壞，不僅與基層事業單位的檔案收集制度是否健全有關，還與領導的思想觀念、檔案管理人員的專業水平息息相關，同時檔案資料的組織者，對檔案收集的重視程度也是至關重要的。由此可見，為了更好地對基建事業單位進行檔案資料的收集與整理，對相關人員的專業技術培訓非常重要。由于某些單位的領導和技術人員的檔案收集意識比較薄弱，各部門之間的工作也不協調，所以針對出現的這一現狀，相關的管理部門要根據本單位的特點，加強對檔案人員的培訓，將一些國家制定的檔案管理標準列入到工作人員的學習中去，同時還要遵守國家制定的法律法規，不斷增強法律意識[4]。基建事業單位根據單位發展的狀況，領導可以聘請在檔案管理方面比較有權威的專業人士，對公司員工進行技術培訓，提高業務能力，增強責任意識，提前做好計劃，主動出擊，在提高檔案收集的效率時，還要保證檔案收集的質量。

四、推動檔案工作的法制化，落實好宣傳工作

目前，許多企業的檔案管理形式都在不斷的創新中，如果要把檔案法制宣傳規劃到全年工作計劃中去，就要認真制定好宣傳計劃，采取多樣化的形式，再通過多家媒體進行宣傳，這樣不僅能強化監督指導功能，還能提高檔案的工作效率。在企業工程項目建設中，經常會出現項目檔案損失或者檔案不完整的現象，這在一定程度上，對檔案管理工作造成了比較大的安全隱患[5]。如果檔案管理工作出現問題，并且造成了不必要的經濟損失，就要由檔案行政管理部門對其給予行政處罰，情節比較嚴重的工作人員，直接由司法機關追究其刑事責任。為了防止這類現象的發生，企業的主管部門與業務指導部門，要做好各自的工作，定期或者不定期的進行檢查，檢查好每個項目的管理工作，制定監管機制，領導要控制好有法必依、執法必嚴、違法必究的局面，使基層單位基建檔案工作朝著規范化、標準化的方向發展[6]。

五、提高基建檔案管理的硬件建設

基層事業單位的整體規模相對較小，有時經費的投入會不足，造成沒有多余的經費去專門對基建檔案進行管理。對于出現的這一現象，企業單位就要在檔案新一年的預算中，將基建檔案收集管理工作考慮進去，增添一些對工作有幫助的設施，例如：檔案盒、書夾、卷盒、圖紙保存袋等設備。國家經濟在不斷的發展，科技也在不斷的進步，為了適應現代化的要求，實現傳送網絡化、儲存數字化、管理自動化等一系列標準，必須對其進行大量的資金投入。基層事業單位只有考慮到這些因素，才能最大限度的延長檔案使用壽命，最后才能發揮基建檔案在工程建設和生產中的作用。

六、加強文字檔案的收集工作

在基建工程項目中，每個階段都要將最初的設計方案作為指導，其中文字材料也起到了非常關鍵的作用。文字材料不僅是對圖紙進行解說，還是對工程項目建設進行詳細的記錄。因此，相關的工作人員必須認真對待每個項目涉及到的文字材料，按照一定的順序排列下來，整理保存好，這樣更便于以后的查閱。

結束語：

近年來，隨著改革開放的腳步不斷加快，基建事業單位的發展也有了明顯的效果。其中，基建檔案的收集與管理是一項非常重要的工作，基建檔案的收集涉及的范圍非常廣，內容也比較全面，所以檔案收集與管理工作進行的也會比較困難。針對出現的這一狀況，單位領導與相關的管理部門要高度重視起來，健全單位的規章制度，將各部門的工作要落實好，提高工作人員的專業技術水平，提高檔案的管理效率，保證檔案的收集質量。

參考文獻：

[1] 楊光明.論基層事業單位基建檔案的收集與管理[J].城建檔案，2012（7）：75-76.

[2] 朱里香.淺談加強基層事業單位基建檔案管理[J].科教導刊，2013（19）：235-236.

[3] 張克非.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].理論觀察，2014（5）：125-126.

[4] 鄒猛.淺議基層事業單位招聘工作中存在的問題及對策[J].大陸橋視野，2014（12）：21-22.

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城市建設檔案（簡稱“城建檔案”）是城市規劃建設管理工作的重要組成部分。為貫徹落實建設部《城市建設檔案管理規定》（部令90號）和《城市房地產權屬檔案管理辦法》（部令101號）等規定，進一步加強城建檔案的管理，適應我省加快城市化進程的需要，特通知如下：

一、提高認識，健全城建檔案管理機構。加強城建檔案管理工作是保證城市規劃建設和管理安全、正常運作的重要保障，城建檔案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的環節，各級城市規劃建設行政主管部門要提高對城建檔案工作重要性的認識，抓住機構改革的有利時機，采取措施進一步建立健全城建檔案管理機構，充實管理人員，配備相應專業技術人員。設市城市應設立城市建設檔案館；中心鎮及經濟發展較快、建設量較大的鎮也應設立專門的城建檔案館（室）。未設立專門城建檔案館（室）的城鎮，城鎮規劃建設行政主管部門要指定專人負責收集和管理本地區的城建檔案，并接受上級城建檔案館的業務指導，加強對城建檔案的收集和管理。要多渠道爭取城建檔案館的經費來源，探索城建檔案有償使用的途徑，爭取將城建檔案的管理經費列入地方財政。各市城建檔案館要加強對縣、鎮城建檔案館（室）的業務指導和人員培訓工作。

二、進一步做好城建檔案的收集和管理。各級城市規劃建設行政主管部門要把城建檔案工作列入建設事業發展規劃，發揮其在城市規劃、建設和管理中的作用，促進城建檔案事業與城市建設同步發展。建設工程竣工驗收備案制度是保證城建檔案完整、準確、及時接收的重要手段，各級建設行政主管部門要認真貫徹省建設廳印發的《廣東省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收及備案管理實施細則（試行）》（粵建管字[*]35號）和《轉發建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令，切實加強工程檔案管理工作的通知》（粵建管字[*]105號）精神，支持城建檔案館（室）對竣工工程進行檔案預驗收。無城建檔案主管部門出具的建設工程竣工檔案驗收認可證明的，不能辦理竣工驗收備案手續。同時，要積極做好有關文件的宣傳工作，進一步提高建設單位以及勘察、設計、施工、監理等單位對工程檔案工作的認識，督促做好工程檔案收集和整理，并按規定及時向城建檔案館移交。

城建檔案的收集和管理要嚴格按照建設部第90號、101號令的要求進行。城建檔案的著錄和歸檔整理必須嚴格按照國家頒布的《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》的要求進行。

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一、考核范圍

全縣教育系統各核算點。

二、考核內容

（一）會計機構和會計人員

1．機構與人員管理。學校應按規定設置會計機構，配備會計人員。

2．財會人員任職條件：會計機構負責人必須取得會計從業資格證書、具備會計師以上專業技術資格或從事會計工作三年以上工作經歷；財會人員必須持會計從業資格證書上崗。

3．內部控制管理。會計崗位職責明確，內部控制制度健全，不相容崗位嚴格分離，并嚴格執行回避制度和稽核制度。

4．工作交接管理。會計人員調動工作、離職或因其他原因暫時不能工作時，必須與接管人員交接手續。出納由單位負責人和本單位會計負責監交，會計由主管部門財務管理人員和單位負責人負責監交。

（二）日常財務管理

1．預算編制管理。各核算點應嚴格按照全縣預算編制口徑編制年度部門預算。其中涉及項目預算的，應根據項目的輕重緩急并結合年度工作計劃進行編制，預算編制做到科學化、精細化。

2．決算編制管理。各核算點應當及時核對年度預算數，清理各項往來款，清查各項財產物資，如實編制年度部門決算報表，保證帳表相符，并在財政規定的時間內上報。

3．專項經費管理。所有項目資金都必須按照批準的用途使用，不得與日常經費混淆；因特殊情況需要改變用途的，必須書面報請教育主管部門和財政部門批準后，方可調整使用。專項經費根據批準的預算額度、規定的開支標準和開支范圍以及用途，按照實際發生數列支。

4．日常經費管理。單位的財務收支由財務部門統一管理，不得設立帳外帳，也不得未經批準另外開設銀行帳戶，現金支付必須符合現金開支范圍的規定。所有支出都必須做到內容真實，票據合法。

5．債權債務管理。未經主管部門批準，學校不得舉借債務，也不得將資金外借或為他人提供擔保。

（三）政府采購

1．采購預算管理。各核算點應嚴格按照政府采購管理規定編制年度政府采購預算，嚴禁未編采購預算而進行采購。

2．采購程序管理。凡屬政府采購的項目都應按法定程序辦理政府采購。嚴禁先采購后審批行為。

（四）資產管理

1．資產配置管理。嚴格按照《自治縣行政事業單位國有資產管理試行辦法》（政規〔〕2號）第三章相關條款進行單位資產配置，并做好資產驗收、登記、錄入、帳務處理等工作。

2．資產使用管理。加強財產物資的管理工作，建立資產管理責任制，對實物資產進行定期清查，做到帳帳、帳卡、帳實相符。

3．資產處置管理。所有資產處置活動都必須履行相關報批手續，未經財政部門批準，不得擅自處置單位資產。

4．資產信息化管理。及時將各類國有資產信息資料錄入到資產信息管理系統，建立資產登記檔案，并嚴格按照財政規定的行政事業單位財務會計報告的格式、內容及要求，對其占有、使用的國有資產狀況定期做出資產統計報告。資產統計報告要做到真實、準確、及時、完整。

（五）基建管理

1．基建經費管理。所有基建撥款只能專款專用，未經主管部門和財政部門批準，不能挪作他用。

2．基建項目管理。基本建設項目都必須遵循基建管理的相關規定，包括立項、報批、規劃等相關手續必須齊全。

3．基建決算管理。基本建設項目辦理項目竣工財務決算手續前，必須進行基建評審工作。單位憑批復的竣工財務決算資料登記固定資產。

4．基建檔案管理。單位的基建檔案必須收歸財務室統一管理，基建檔案包括立項報批資料、項目建設資料、工程決算資料等。

（六）非稅收入管理

1．非稅票據管理。單位在取得非稅收入時，必須使用合法的非稅收入票據并建立票據專管員制度。

2．收入項目管理。各種收費項目和標準必須是依法批準設立的，嚴禁亂收費。

3．收入收繳管理。所有非稅收入（包括資產處置收入）都必須納入預算管理，按規定繳入國庫或財政專戶，并實行收繳分離；單位要建立收入臺帳，保證票款相符。

（七）日常工作管理

1．財務核算管理。嚴格按照《會計法》、《預算法》、《國庫集中收付制度》等法律法規進行業務核算。做到科目使用正確，經濟業務確認與計量準確，財務報表真實可靠，財務分析有針對性和相關性。

2．報表報送管理。各核算點應按照規定的形式和內容在規定的時間內及時上報各類報表及其他相關資料。

3．新機制財務核算管理。及時準確更新系統數據，財務數據實行動態管理，每月的10日前上報上月財務數據。學校基本信息分春秋兩季及時更新。

4．政務公開工作管理。各核算點按照財政與編制政務公開的固定格式準確及時上報公用經費、貧困生生活費補助、校舍維修改造和免費教科書等相關資金公示資料。

5．資助資金管理。加強學生助學金工作管理，嚴格按照程序進行申報，資料收集完整，發放名冊簽字手續完整。資金發放及時，專款專用，嚴禁截留挪用。

6．國庫集中支付管理。按時申報支付額度，嚴格區分財政直接支付與授權支付范圍；根據財政審核下達的支付方式及支付內容支付資金。

7．每學期協助完成學校食堂財務的清理、審計工作。

8．及時完成布置的其他臨時工作。

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[關鍵詞]工程結算；審計；職責；變更管理

隨著我國教育事業的發展，教育系統的基本建設投資不斷增加。為了提高建設資金使用效率，控制工程造價，教育部文件要求高校審計部門加強建設工程結算審計，未經過結算審計的建設工程，財務部門不予支付工程尾款。因此，許多高校在工程項目施工承包合同的專用條款中，明確寫明“該工程的結算價款以學校審計部門審定的工程結算價款為準，財務部門以此為依據支付工程款。”這就意味著，學校審計部門乃至其委托的具有造價資質中介機構參與到了由學校基建處為管理主體的建設工程相關管理中，那么，基建處在這種管理模式中充當什么角色，具有什么職責？配合審計工作把控的重點是什么？

一、基建處在工程結算審核中缺位或不到位，導致結算審計工作戰線漫長，效率低下、質量不高

通常，基建處是高校負責校舍擴建、基礎設施改造的主責部門。目前，大多高校基建處采取項目負責人負責制的項目管理模式，項目負責人對建設工程項目全過程、全方位管理，即從立項到竣工交付使用全過程，從工程質量、進度控制、合同管理到造價控制進行綜合管理。而結算審核是建設項目造價控制的一項重要內容，也是項目管理中一個重要環節，更是項目管理負責人一項重要工作職責。但許多基建處管理人員在這個問題的認識上存在偏差，認為結算審計是審計部門的工作，不是基建處負責的內容。認識決定行動，這種不正確的認識，必然使得基建人員管理不到位或缺位，導致總包單位遞交的結算材料的真實性、準確性出現問題。

（一）結算書內容不全面

一般情況下，建設項目竣工驗收后，由總包單位牽頭，分包單位和相關參建單位共同參與工程結算，最終由總包單位編制一套完整的工程結算書，結算書應該包含建設項目所有的建設內容。如果總包單位沒有認識到這一點，或沒有相應的授權，總包單位會按照自己的理解只完成自己承包范圍的工程結算。對于有專業分包部分的結算不予理睬，或者是總包一份結算書，分包一份結算書，總包沒能及時將分包結算整合進項目的總體造價中。這樣一份工程結算書遞交到審計部門，待審計初審不過關再退回，再要求總包單位改進或者重新編制，如果依舊沒有基建管理負責人統籌，確定結算范圍和內容，單憑總包一方的力量，很難把結算編制工作做好。

（二）工程變更等資料不夠真實、全面

施工過程中發生的工程變更是編制、審定工程結算的重要支撐依據，是工程項目管理中一項重要內容，應該有嚴格的變更審批程序。工程變更文件應該有標準的格式文本。實際工作中，基建管理人員忙于協調項目進度等事情，對工程變更停留于討論或在施工現場決定后，立刻執行，沒有及時完善相應的審批手續，結算時才發現有的變更單，只有施工單位和監理單位簽署，建設單位沒有簽署。為什么建設單位沒簽署，要幾方人員共同回憶確定。如果主要負責人或經辦人發生變動，變更事件無從回憶，容易演變成扯皮事件。另外，基建管理人員不重視變更資料的保存和保管，出現丟失。結算時，審計人員只能審核施工單位手中的變更材料。在這種主動權完全掌握在施工單位手里的情況下，算的只有是良心賬啦。

（三）竣工圖編制不規范

針對竣工圖編制格式和精細度，專門有一套建設標準。實際工作中，施工單位受利益最大化的意識驅動往往對施工圖只稍加修改，或者僅編制增加工程量部分的圖紙，對減少工程量部分不予標注。如果監理單位未能將圖紙與現場實際核對，草草簽字，建設單位重視程度不夠，不認真審核，只扮演搬運工的角色，就會造成竣工圖與現場實際不符被審計審核后再返工的現象。

二、基建管理部門加強施工過程管理，以積極的姿態協調參建單位，配合審計部門高質量完成結算審計

高校的建設工程由基建處負責項目管理，審計部門對建設工程的竣工結算審計。這種管理模式從本質上講是加強投資控制，保證建設資金發揮應有的效率，避免不必要的浪費。同時，也是防范高校基建領域發生腐敗和的內控手段。從實踐看，結算審計所涉及的工作內容，與建設工程項目管理中造價控制中的結算審核，沒有很大區別。但其效力遠比結算審核大，因為它上升到了審計的高度。所以，基建部門要把控好以下工作重點，以積極的姿態全力配合審計部門做好結算審計。

（一）明確職責，規范竣工結算工作流程

建設項目竣工驗收后，基建處應該組織相關參建單位開展竣工結算編制工作。為保證竣工結算全面、真實、準確，避免隨意性，基建處應委派專人負責此項工作，明確其職責。最好是項目負責人擔當，這樣做有兩個好處：一是全面了解項目情況，二是具備協調各方關系、推進結算編制工作的能力。除明確專人負責外，基建處還要規范工作流程，具體包括：納入結算的工程范圍、具體要求、工作計劃、負責人等。工作計劃非常重要，結算編制工作計劃中要特別明確總的完成時間以及重要節點工作完成時間和責任人，以便隨時檢查落實情況。以計劃為抓手推進工作，能起到事半功倍的效果。

（二）做好結算初步審核

按照結算工作流程，通常由總包單位依據自己的工作內容和各分包結算書編制出工程結算報告。這份初始的結算報告不能由基建處管理人員轉手遞交給審計部門，而是要由基建處組織專門人員進行初審。初審工作主要是兩項，其一是初步審核結算包含的內容是否全面，其二是初步審核支撐材料是否真實準確。如果基建處中有專職的造價管理人員，這個人不管是否在這個項目小組中，一定要參加。造價人員可以從計價組成的角度，初步核查是否存在漏項或計價嚴重失實。通過初審且總包單位已經作了必要的調整和修改后，基建處負責人審定，形成正式完整的工程結算書，由基建處報送審計部門。

（三）認真配合審計部門工作

目前，許多高校審計部門委托社會專業機構開展此項工作。社會專業機構技術力量強，業務數量多，大都希望在比較短的時間完成審計工作。這種思路對學校來說也是好事情，但給基建處的配合工作提出了較高的要求。所以，基建處要派專人、以積極的姿態全力配合，及時按照審計要求完善、補充各項結算資料。最好每周召開一次協調會，處理審計單位與施工單位發生的爭議問題，對每一項能夠及時解決的問題，形成會議紀要。未能及時拍板的，約定一定的時間內答復和確定。配合審計的同時，基建管理人員的協調能力也會得到鍛煉和提高。

（四）加強施工過程管理

建設項目開工前簽訂的合同、施工過程中形成的各項工程變更、隱蔽工程驗收、暫估價材料設備認價、工程量確認等文件是編制和審計工程結算的重要支撐材料和依據。上述過程文件簽訂是否規范、是否嚴格執行直接影響結算審計工作的難度和質量。所以，基建處要采取如下措施，做好與工程結算有關的各項管理工作。

（1）規范工程變更管理。規范工程變更要把握好兩方面：一是嚴格規范工程變更流程，尤其是涉及資金增加的變更，更要履行一定的工作程序。如要經過專家和相關參加單位論證必要性和可行性、施工單位編制預算或估算價、相關材料齊全后，經過基建處或學校領導層決策，才能簽訂工程變更。二是每一份變更單，都要有相對應的一份預算，基建處留存一套完整的變更單及預算資料。所有的變更單要按照專業分類編號整理，專人保管或者項目負責人妥善保管。

（2）規范合同簽訂和執行。合同簽訂這個環節，要特別重視專用條款內容。要在專用條款中寫明確定主材暫定價的規則、流程，以及要求施工單位配合的申請、市場考察等。對于達到國家規定招標規模要求的，專用條款應寫明建設單位應參與招標文件的審查、定標等。合同執行過程中，基建處管理人員要密切關注合同執行情況，需要修訂合同條款的，要及時修訂，避免結算審計時引起爭議。

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第一章　總則

第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。

第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。

第二章　管理體制

第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。

本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。

第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。

第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。

第三章 檔案管理

第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。

第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。

（一）歸檔的文件材料齊全完整。

（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。

（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。

（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。

第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。

（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。

第四章 檔案保護

第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。

第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。

第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。

第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。

第五章 檔案的統計和利用

第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。

第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。

第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。

本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。

第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。

第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。

第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。

（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。

（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。

（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。

第七章 獎勵與處罰

第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。

（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。

（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。

（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。

第八章 附則

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民政局基建檔案室設在民政局辦公樓的五樓，共有1間總面積達20多平方米，根據統計2007年以來，我局涉及民政項目檔案48 盒 483 件,其中烈士紀念園一期項目資料6盒58件。

（一）加強檔案法規學習，夯實檔案工作基礎

為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規知識，不斷提升自身素質。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規劃和年度工作計劃當中。同時落實了自查責任制，明確了各項工作職責，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學習，提高工作人員素質。我局利用中心組理論學習平臺組織中心組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規知識，組織學習《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養法》、《四川省婚姻登記辦法實施細則》等，利用周一學習日機會組織全局干部職工學習檔案法規，形成了全局領導干部帶頭學習檔案法規的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養登記業務及婚姻收養檔案管理培訓；四是積極干部職工參加檔案法律法規知識有獎競賽，以熟練檔案法規知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發生，同時積極配合檔案部門進行法制宣傳活動。

（二）強化組織管理，確保檔案工作落到實處

近年來，首先為切實加強對檔案工作的領導，我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關股室負責人為成員的民政局檔案工作領導小組，具體負責指導檔案管理工作；并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到了年頭布置時有任務，大小會議上常安排，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。二是配備了專門文書檔案和業務工作人員，負責文書及業務檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到要及時總結匯報。五是建立健全各項制度。我局結合實際，為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，建立健全了檔案管理制度，制定了檔案管理歸檔制度、保管制度、移交制度、保密制度、崗位責任制度、獎懲制度、工作守則等一整套的制度，進一步完善了檔案管理的各項工作規章。在實際工作中我們利用制度的穩定性和執行制度的嚴肅性有效規范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴格執行各項管理制度，使每個管理環節落到實處。二是強化制度執行情況督促檢查，在檢查指導考核收養登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規和工作制度執行情況，發現問題立即整改，確保各項檔案法規和制度貫徹落實無偏差。

（三）加強基礎設施建設，保障檔案資料安全保管