時間:2023-10-07 15:44:35
序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇采購的合同管理范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
隨著社會主義市場經濟體系的逐步完善,企業的物資供應環境市場化的傾向十分明顯,但其經濟合同管理的手段相對落后,尤其是對各種數據的處理上手工操作還占較大比例,這在瞬息萬變的市場經濟條件下很難適應。為此,探討物資采購合同管理的方法,對于改進企業的財會工作迫在眉睫,至關重要。
一、完善物資采購合同管理的框架及條款
任何一種管理形式都有其特有的框架和結構,經濟合同也不例外,物資采購合同管理框架是以市場經濟和物資供應為前提進行的,主要由四部分構成,即思想體系、組織體系、制度體系、效益評價體系。
第一,思想體系包含了四個方面的內容:(1)體系的宏觀基礎即有秩序的市場經濟和物資供應管理體制;(2)體系的價值序列為法-理-情;(3)體系的立足點為自律和自衛;(4)體系的理論基礎即知識性,包括法律、法規、系統控制、信息論、電腦技術、效益分析;邏輯性,包括目標設立與優化、人才培訓、機構制度完善、標準化和實踐等,時間性,包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。
第二,組織體系的主干是:主體決策-業務制衡-全程控制。一是審批采購計劃和訂立合同;制訂合同管理制度;解決合同簽訂履行中出現的問題;研究決定對合同管理人員的獎懲等。二是設立專門的合同管理機構,承辦經濟合同管理的具體任務;三是各業務部門配備一批熟悉業務知識和具有豐富合同管理經驗的專(兼)職合同管理人員,負責管理本部門的合同,向上反饋合同管理信息等。
第三,制度體系主要包括:(1)合同歸口管理制度,即對本單位合同實行由專門合同管理機構全面統一管理合同的制度。(2)合同授權委托制度,對外簽訂合同一律由其法定代表人進行書面授權委托,授權人或復人在規定的權限、范圍、期限內簽訂合同。(3)合同審查制度,即規定各有關部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準、審查時限,保證合同正確簽訂履行的制度。(4)市場調研和市場競價制度,即在合同訂立前對合同標的價格、質量和廠家品牌等進行市場調研,了解市場行情、采取招議標訂貨、批量訂貨、等方式,優選供應廠商,努力追求物資的功能價格比最優化。(5)主體資信調查制度,即在合同訂立前對對方的主體資格,履約能力、信譽情況及委托人等進行認真考察,并逐一建立起客戶檔案。資信調查的主要內容有:對方單位是法人還是其他經濟組織,是個體工商戶還是農村承包經營戶;對方單位的地址、規模、性質、主管部門、成立的時間、注冊資金數額;通過審查營業執照,看合同標的是否屬于對方經營范圍,確保有履約能力;企業法人代表人或負責人品性、學識是否優良t委托人資格是否真實,合法,手續是否齊全t通過稅務部門咨詢,看對方近三年經營效益狀況,對方所持的營業執照是否在有效期內,是否每年及時參加了年檢。(6)文本審查制度,文本審查是簽約的實施階段,其目的是保證合同合法、合理,維護本單位的合法權益,因此在文本審查時要嚴格把握。 (7)履約檢查制度,其目的是通過將履行情況與合同約定相比較,找出兩者之間的差距,以便及時采取補救措施。履約檢查的主要內容有:看是否按合同約定方法、時間、地點進行了標地物交付;看價款或酬金支付是否嚴格遵守合同規定,是否有逾期現象;看貨物包裝是否符合合同要求;如發生違約或糾紛是否追究對方單位的違約責任,糾紛發生后是否按合同約定方式或法律法規方式解決。如需向人民法院或向仲裁機構申請仲裁,是否在有效期內辦理或申請仲裁手續。(8)限額審批制度,對于不同類別的物資采購合同在審批會簽后,規定限額以上的合同還要分別由主管領導或部門負責人簽批,再由合同部門審核蓋章后方可生效。
第四,效益評價體系包含三個方面的內容:(1)評價的指標體系。(2)效益的評價方法。(3)合同成本的構成。
二、實行全面合同管理
在研究和建立合同管理模式時,要注意其可操作性,不脫離現狀又不停留于現狀,從現狀向既定的目標過渡。力求現實性與超前性相統一,理論性操作性與實際可操作性相統一,既滿足現實應用的要求又為以后的發展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現象羅列和一般化經驗總結上,要著力于目標管理和系統論、信息論、控制論等現論的運用上,由此可達到以下三個目的:(1)探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標;(2)制訂一個具有整體性、層次性、協調性和開放性的完整管理體系;(3)確立一個具有動態的,受信息調節而又符合法律規范的控制體系。
在企業的對外經濟合同中,應把所有的物資采購業務納入合同管理,把主要注意力集中到提高企業整體效益上,對反映經濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求:一是規范使用合同文本。二是實行合同全過程管理。三是運行業務合同化機制。。
關鍵詞:煤礦物資;合同管理;目的;對策
煤礦企業物資采購合同管理是指煤礦企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為,煤礦物資采購合同作為實現煤礦物資采購工作的載體,能直接決定煤礦物資采購的質量、效果和效率等。尤其是隨著煤炭行業的疲軟、煤礦企業之間競爭的日趨激烈和煤炭資源兼并重組步伐的加快,煤礦物資采購合同管理工作在煤礦物資供應管理工作中的作用日益凸顯。如何做好煤礦物資采購合同管理工作已經是擺在煤礦企業面前不可避免的話題。
一、加強煤礦物資采購合同管理工作的主要目的和意義
1.加強合同管理已經成為建立現代企業制度的重要內容。隨著我國煤炭資源兼并重組進程的加快,大型煤業集團、產煤基地已應運而生。建立現代企業管理制度已經成為不可回避的嚴峻而深刻的問題。煤礦物資供應管理制度是煤礦企業建立現代企業管理制度的重要組成部分,而煤礦物資采購合同是煤礦企業進行物資供應管理工作的重要環節,其重要性日益顯著。
2.加強合同管理能夠明確雙方權利義務,保證各方在合同履約過程中盡職盡責,共同推進合同履行,規范市場交易行為。煤礦企業與供應商之間通過合同對雙方行為加以約束,通過簽訂煤礦物資采購合同,確定了雙方就采購物資這一行為的經濟法律關系,簽約雙方之間的責任得以明確,都需全面履行采購合同中所規定的權利和義務,共同推進合同履行,規范市場交易行為。
3.通過加強合同管理以規避、防范風險。在煤礦物資的采購過程中,由于雙方對合同的理解不一致、供應商未能及時送貨或供應商送貨時,需求部門卻無處安放、合同本身有模糊不確定之處等原因,出現糾紛是難免的,而加強合同管理就成為解決交易雙方糾紛的重要依據。
二、目前煤礦企業物資供應合同管理工作中存在的主要問題
1.合同管理風險認識不足、意識不強。許多煤礦企業存在重視合同文本,輕視合同管理的情況,缺少根據合同履行的進展實時進行動態跟蹤管理;對合同管理缺乏相關風險管理的機制和手段。
2.合同簽約主體不當。合同簽約主體首要條件應當是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人,另外合同文本簽約主體名稱必須與營業執照上企業名稱保持一致,不能有錯字、漏字等。
3.合同條款表述不嚴謹、不全面。合同講究咬文嚼字,表述不嚴謹就容易發生歧義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。表述不全面往往是漏掉違約責任,這樣一旦發生違約,在合同中看不到違約如何處理的條款。
4.只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同,一般是煤礦物資采購的商務合同,從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同,一般指的是煤礦物資技術協議等。煤礦物資技術協議等是商務合同的重要組成部分,是必須依附于商務合同才能存在。
三、解決合同管理中存在問題的對策
1.煤礦物資買賣合同模板必須經企業法律顧問部門審核。企業通過簽訂合同建立民事法律關系是一種民事法律行為,涉及大量的法律專業問題,必須經過專業人士審核無誤后方可進行下一步操作。
2.建立健全合同管理制度。要使煤礦企業合同管理規范化、科學化、法律化,首先要從完善制度入手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。通過建立合同管理制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等都處于有效的控制狀態。
3.加強合同管理人員的培訓教育。合同管理人員業務素質的高低,直接影響著合同管理的質量。尤其是煤礦行業涉及到的煤礦物資品種多、樣式雜,合同管理人員通過學習培訓,可以掌握專業知識、合同法律和簽約技巧,增強了合同管理人員的責任感,提高了其法律意識,全面提升合同管理人員的素質。
4.重大合同嚴格審查管理。按照 “三重一大”決策政策和原則,把對煤礦企業的生產經營活動和經濟效益影響大的物資采購合同做重點處理,做為煤礦物資采購合同的重點管理對象,從合同的采購項目論證、對方當事人資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程,都由法律顧問等部門參與,嚴格管理和控制,預防合同糾紛的發生,有效維護企業合法權益。
關鍵詞:原燃料結算合同管理降低采購成本
1采購結算
1.1大宗原燃料采購結算的特點鋼鐵企業生產,消耗的物料品種繁多,結算方式多樣。對于大宗原燃料的結算一般采取優質優價的方法。優質優價包括“按質論價”結算和“按質論量”結算。按質論價結算,就是在原燃料采購過程中,以供需雙方簽訂的工礦產品合同的價格為基礎,依據與合同相關的計價條款和原燃料的實際檢驗結果確定原燃料的最終結算價格;按質論量結算,是不依據物資的檢斤量做為最終結算量,而依據檢斤量與理化檢驗結果確定的干基量確定最終結算價格的結算方法。大宗原燃料采購結算的特點是緊扣合同,根據合同條款規定,確定不同的結算方式。
1.2采購結算與合同條款鋼鐵企業原燃料產品的合同條款一般有標的、數量、質量標準、價款及交貨時間,驗收標準、質量加減價約定、運輸方式、結算方式及違約責任等內容。其中合同價格、質量加減價條款和驗收標準是結算的的重要依據。
1.2.1合同價格:即合同的的基價,其他有效成份的加減價都在此基礎上進行。通常合同的基價有三種:含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2驗收標準:①計量、化驗均以買受方為準,按日結算(按批次結算)。②計量、化驗均以出賣人為準,按日結算(按批次結算)。③計量以買受方為準,化驗結果按出賣人方結算。④計量以出賣人方為準,化驗結果按買受方結算。
1.2.3質量加減價條款約定的內容鋼鐵企業大宗原燃料合同根據物料有效成份的不同,加減價方式不同。通常在結算當中按合同加減價方式的不同,我們把結算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優質優價結算的核心內容。
1.2.4運輸方式:汽車運輸或火運。
1.2.5結算方式:①一票結算,開據17%增值稅票。②兩票結算。即含稅包干到廠價減運費,其余開據17%增值稅票。
1.2.6爭議解決方式:當合同雙方發生爭議時,雙方協商解決,協商不成時,在需(供)方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項:①合同履行有效期。②其他未盡事宜,雙方協商解決。
1.3原燃料采購結算員的工作程序①審定合同:結算員收到業務科簽定的采購合同,必須仔細閱讀合同條款,認真推敲。②收集資料:收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據,了解掌握企業調價及合同條款變更、異議處理情況。③結算:結算員按照合同結算條款類型,根據審核后的原始憑據各種數據指標和對應關系,計算采購價格出據結算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業合同管理指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為,是市場經濟的外在表現,通過合同管理,現代企業在市場中實現平等的制約和權利,從而為當事人營造一個公平的環境。
在市場經濟條件下,市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對我方不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2企業合同管理中存在的問題
2.2.1合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確,容易發生歧義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同,需要靠準確明晰的合同文字作載體。可以說,合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。
2.3企業合同管理中存在問題的主要原因:
2.3.1認識根源對合同與合同管理的關系缺乏認識,合同產生在合同管理的前期階段,在這一階段往往受到高度重視,一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了,因此,合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題,前期階段所出現的問題,多數是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2法律意識:企業的從業人員的合同法律意識不強,最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關系,想怎么寫就怎么寫,想怎么簽就怎么簽,缺乏依法訂立和履行的意識,以致造成不少失誤和損失。我們說,合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據,也就是說合同要依法訂立。
2.4加強合同管理,把好合同結算關合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容;而是一種全過程、全方位、科學的管理,現代企業若能對合同實施有效管理,將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務,也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過程,把好合同的結算關。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化,首先要從完善制度入手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質。合同管理人員的業務素質的高低,直接影響著合同管理的質量。通過培訓不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧,堅持持證上崗和年檢考核制度,增強合同管理人員的責任感和合同法律意識。合同管理員應該是既懂業務又懂法律的人員擔當,可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監督和結算管理。采購結算是合同履行的主要環節和內容,采購部門結算人員同財務部門密切配合;把好合同的結算關至關重要,這既是對合同簽訂的審查,也是對合同履行的監督。
3充分發揮結算作用,完善合同結算條款
做為原燃料供應的源頭部門,為充分發揮結算的作用,我們幾次號召全體業務員對合同進行自查、自糾,對合同條款進行全面整理、調整結算方式,規定更為合理的獎扣區間。發揮集團整合優勢在保證供需雙方利益的基礎上,進一步完善合同管理,堵塞業務漏洞,有效地降低了采購成本。
3.1防止以次充好,改變月加權平均結算為單批結算方式結算中我們發現,月加權平均結算與單批結算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂,并且處罰比獎勵力度大的采購合同,其結果尤為不同。供應商如果按月加權平均結算,在一個結算周期所送的煤平均不超標就可能有獎勵,常常逃脫其中個別超標批次的處罰,有可能以次充好,不能保證進廠原燃料質量的均衡性。為此,我們協助業務科對此類合同結算條款進行了修訂,噴煤灰、硫指標月加權平均結算變為單批次結算,一個化驗批次一個結算價格,顯示質與量的對應結算,為供需雙方創造公平的競爭環境。
3.2針對精粉水份嚴重,合同條款規定加倍扣水曾有一階段,進廠精粉出現了水份嚴重超標,致使儲料廠無法碼垛,入爐料配比不準,對入燒穩定性產生影響。為了加強進廠原料的質量,提高入燒爐料的穩定性,綜合各方意見,從合同上加以約束,即:“水份≤12%時,按化驗水份干基結算;12%<水份≤14%時,按公式[12+(化驗水份-12)×1.5]扣除水份進行干基結算;14%<水份≤16%時,按公式[15+(化驗水份-14)×2]扣除水份進行干基結算;水份>16%時,拒絕進廠。”水分大于12%加倍扣罰,水分超標現象及時得到遏制。
3.3保證爐況順行,結算條款規定球團返礦不付款球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大,對高爐的冶煉產生一定的影響。優化粒度組成的的關鍵是篩除小于5mm的粉末,一般<5mm的應不超過3%-5%。
為此,我們建議合同結算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標部分不予結算。”這一結算方式的改變,使進廠球團礦的含粉率大大減少。
3.4規定合理磅差,嚴謹供貨合同各大礦務局煉焦煤的結算以對方發貨時的檢斤為準,我公司的檢斤化驗只作為下轉廠礦成本的依據,雙方檢斤化驗結果存在較大誤差,雖然在煤的采購中礦務局煤炭結算以對方為準是全國慣例,但我公司承擔著較大的途耗及化驗結果不符帶來的經濟損失。如何約束礦務局的質量檢驗結果?我們從實現的時間上,要求對方在發出物資時立即報出水份。經過大量的數據統計分析研究,我們對雙方水分差超過4%的月份做了統計,及時與供方溝通協商決定,我們在合同中增加“水分差超過4%的部分,雙方各承擔一半損失。合同生效后,制約了對方化驗水分過高現象。
3.5發揮集團整合優勢,及時調整計量檢斤結算辦法2008年上半年,鋼鐵企業發展勢頭強勁,原料價格一直上揚,焦炭和有些煉焦煤種一度出現緊張的局面。為了保證生產的正常進行,個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步,例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標準規定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結果為準”。
2008年6月30日河北鋼鐵集團有限公司成立,我們認真分析市場變化,把握市場價格走向,掌握各鋼鐵企業的采購信息,充分利用集團優勢、從8月26日始,焦炭、部分1/3焦煤的檢斤、化驗結算方式改成以買受方為準,降低因供方檢斤、化驗為準可能在途耗、化驗誤差方面帶來的“潛在”經濟損失。
[關鍵詞]國際化 政府采購
一、加快國際化政府采購管理信息化建設
加快國際化政府采購信息化建設,是適應社會信息化、采購管理數字化的內在要求。 國際化政府采購信息化建設就是按照應用網絡化、信息共享化、數據標準化、傳輸實時化的目標,在進口用戶、進口歸口管理部門和采購機構之間,國家有關政府、商和地方企業之間分別構成一個信息網,實現進口物資管理遠程操作及資源共享,進一步增強國際化政府采購管理全局性、可視性、科學性和精確性。
1.信息基礎設施建設。完善采購業務部門硬件設施建設,統一規劃、統一制度、統一標準,做到各單位于進出口管理網絡之間安全、高效的物理接口聯合,實現各單位之間的互聯互通,以便在網上進行進口任務的申報與審批、命令的下達等業務工作,縮短任務等待時間,提高工作效率。
2.應用軟件建設。從三個層次開發國際化政府采購應用軟件,上層是戰略決策層,中間層是物資進口業務管理層,下層是物資采購業務層。戰略決策層主要依托國家兩級數據庫中心建立查詢和輔助決策系統,實施對國際化政府采購全局性管理;物資進口業務管理軟件系統主要在省部級進口管理部門使用,信托兩級數據中心和各級實體的數據平臺,完成匯總、上報、審批、出證等進口業務;物資采購業務層則依托保障實體統一的數據處理平臺,完成物資進口匯總、申報等業務。
3.網絡安全建設。包括設備安全、網絡安全、運行環境安全、信息安全等。安全建設實現五個目標:(1)保密性,組織非法用戶進入信息系統;(2)可控性,控制授權范圍之內的信息流向和行為方式;(3)可審查性,對所有的訪問留下記錄,確保有據可查;(4)完整性,確保所有的操作都有合適的授權;(5)可恢復性,對各種破壞和意外都能恢復數據和服務。
二、規范國際化政府采購合同管理
1.成立專門的合同管理機構。健全組織,明確職責,是實現國際化政府采購合同管理組織基礎,是實現規范化、制度化管理的基本要求。根據我國合同管理現狀與國際化政府采購發展趨勢,要建立國際化政府采購合同管理機構,對國際化政府采購合同實施全面的監督、檢查、審計,下設法律、技術、經濟財務等相關組織,行使管理職責。
2.建立完備的合同管理法規體系。建立完備的合同管理法規體系,加強國際化政府采購合同管理,首先要求有一套完善的法規制度體系,只有從法治入手,才能增強合同管理力度,提高合同履約率,實現國際化政府采購的目的。當前,應針對國際化政府采購合同管理中存在的具體問題,加快《國際化政府采購合同管理制度》等法規的制訂,統一規范國際化政府采購活動,彌補目前國際化政府采購合同法律環境薄弱之不足,有效指導現行國際化政府采購合同管理。
3.采取科學的合同管理方法。在經濟全球化的條件下,國際化政府采購合同管理要立足于市場經濟,采取科學管理的手段,實現依法管理。要本著提高效率,簡化程序的目的,逐步完善國際化政府采購合同管理的評估制度,實現國際化政府采購合同管理手段信息化。
4.加強國際化政府采購質量管理
國際化政府采購質量管理包括采購行為的質量管理和采購物資的質量管理。
(1)采購行為的質量管理。采購行為質量就是采購行為的效率問題。國際化政府采購是一項十分復雜的工作,涉及的部門和環節比較多,要協調的關系也比較多,效率問題更顯得重要。近年來,政府的各個機構不斷精減,都是以提高工作效率為目的的,一個效率高的組織才是成功的組織。因此,在國際化政府采購質量管理中,就要求我們平時工作中形成定期總結制度,對國際化政府采購工作進行總結,及時協商解決進口工作中存在的問題與不足。
(2)采購物資的質量管理。采購物資的質量是國際化政府采購工作成敗的重要因素。從國外采購的物資一般是技術含量高的或是國內稀缺的物資,具有不可替代性。花大量的錢買到一些不能用的東西,而且在特定條件下,不能排除敵對勢力的滲透,在一些技術含量高的物資裝備備上做文章,那后果就更嚴重了。所以,我們必須對所購物資進行質量檢查驗收。在物資裝備入境時,組織專家隨同海關人員進行技術檢查,發現問題及時報告。
5.完善國際化政府采購監督機制
建立和完善有效的國際化政府采購監督機制才能保證國際化政府采購長期、持久的廉潔公正,才能使國際化政府采購管理順利進行。
(1)實施法律監督。要建立嚴格的國際化政府采購法律制度,以法規規范權力,促使采購過程依法進行,做到事前預防,事后懲罰,保證國際化政府采購活動規范,提高采購效率。
關鍵詞:公立醫院;精細化;合同管理模式;成效
根據2014年1月1日起實施的財政部《行政事業單位內部控制規范(試行)》規定,內控體系的目標是:“合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整,有效防范舞弊和預防腐敗,提高公共服務的效率和效果。”公立醫院合同管理作為內控體系的重要內容,其目標與內控體系的整體目標是一致的,將合同管理作為重要抓手,完善醫院內部控制體系,驅動管理體制變革,建立規范化管理格局,使醫院具備強大的生命力[1]。
一、公立醫院傳統合同管理存在的問題
1.缺乏歸口管理。公立醫院各部門根據需要組織采購和簽訂合同,沒有歸口管理部門會導致合同分布零散、編號不統一、登記不全面、無專人負責等混亂現象,使合同管理工作缺乏統一的指導,醫院不能及時發現其中的風險和問題,一旦出現糾紛容易陷入被動。2.采購行為不規范。公立醫院采購方式有公開招標、邀請招標、談判采購、詢價等,要根據采購的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經嚴格的采購程序便確認了合作方,甚至當合作事項正在進行或已完成后才開始著手合同事宜,嚴重違反了相關采購規定,而且由于缺乏合同條款的約束,部門對合作事項的把控力度不強,難以全面實現工作目標、維護醫院利益。3.財務預算、付款等功能難以實現。預算管理是醫院財務管理的重要手段,付款功能是財務執行出納和監督職能的關鍵環節,醫院財務部門如未充分參與合同管理工作,會導致全面預算管理落實乏力、經營情況難以監控、資金使用缺乏計劃。4.院內審核流程長。雖然多數醫院有內部合同審核流程,但涉及的管理部門較多,從采購到最終簽訂合同,經辦人員需要將合同資料分別送達多個管理部門審核簽字,大量的時間消耗在審核環節。5.無制式合同。在沒有符合醫院特點的制式合同文本可供參考的情況下,科室在采購和合同談判過程中容易被對方單位的思路影響,甚至直接使用對方單位的合同模板,導致合同條款不能有效維護醫院權益。6.缺乏法律專業支持。醫院合同種類多樣,要在國家法律法規和政府政策規定的框架下簽訂執行,需要專業性強、知識面廣的法務人員對合同條款進行全面把關、及時解決相關糾紛。
二、公立醫院精細化合同管理模式的建立
1.組織結構。(1)三級管理、內外聯動。一是完善法人治理結構,理事會負責決策醫院重大事項,醫院領導分管各職能管理部門,醫院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請知名醫療行業律師事務所高管作為理事會外部理事,參與醫院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請律師團隊擔任常年法律顧問,從事具體的法務工作。這樣,醫院內部明確了職責,外部可以獲得多層次、團隊式的法律服務,從源頭上規避了法律風險,可以及時評估風險并制定應對預案,使防控和解決風險成為醫院的常規工作。(2)各部門分工明確、專崗專責。在醫院領導總負責下,形成了醫院管理研究室為合同管理中心,紀檢、審計處和財務處為監督機構,其他職能管理部門負責各自職責范圍內合同事項的權責架構。醫院管理研究室設合同管理專員,對接各部門和律師;合同主管部門及會審部門設合同經辦人或審核專員,實行“經辦人—主任”二級審核制。這樣,將責任落實到專部專崗,有利于各部門有效配合、相互牽制,提高相關人員工作責任心。2.制度建設。(1)醫院內部規章制度。根據國家法律和廈門市相關規定,出臺了醫院《采購管理辦法》《經濟合同管理辦法》和相關解釋文件,并適時修訂。《采購管理辦法》詳細規定了采購流程、預算管理、采購方式的選用、標準采購程序、監督檢查等相關事項;《經濟合同管理辦法》明確規定了合同的訂立、履行、變更、補充、解除、法律責任等事項;解釋文件對采購和合同經辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內容進行詳細的解讀和政策提示。(2)常年法律顧問服務協議。通過招標的方式聘請常年法律顧問,雙方簽訂《常年法律顧問服務協議》,約定常年法律顧問對醫院提供合同和規章審改、出具律師意見、參與項目會議和商務談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓等服務。3.合同審核流程。建立“對外經濟合同審批流程”,將合同發起、會審、流轉、審批、修改報批、簽訂、執行等環節納入流程管理,尤其對風險分值最高的“合同審核”環節進行重點把控[2]。(1)醫院管理研究室作為合同歸口管理部門,負責四個重要節點的審核:采購程序符合規定、會審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會審意見執行。通過關鍵節點的把控,確保了審批流程滿足醫院的要求,實現合同管理的目標,即提高合同質量、把控醫院風險、促進醫院發展、維護國有資產安全和提高管理水平。(2)財務處、審計處和其他相關職能部門(如有必要)承擔了院內會審合同的重要職責,保證了審核的專業性、合理性,使具體的合同條款符合醫院實際發展需要。(3)將合同審核與簽訂流程合并,縮短流程線路,減少合同簽訂前的不必要環節,提高了管理效率。(4)審計處、紀檢監察辦公室全面監督采購、合同審核和簽訂流程,并根據需要組織專題審計,保障合同管理工作滿足合規性的要求。(5)常年法律顧問從法務和合規角度對合同逐字逐句進行審核,保證其專業性和獨立性,與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結合。4.財務全面預算和資金收支管理。(1)全面預算管理是采購和簽訂合同的“總閥”,醫院財務處通過預算的編制、審批、執行、調整、考核、決算等工作控制經濟活動的全程,各部門獲批準的預算內采購項目可以按醫院采購和合同管理辦法執行,預算外項目必須經相應審批流程批準,對符合“三重一大”規定的項目必須經醫院黨政聯席會集體討論決策后方可執行,從而對各項目嚴格把關、監督落實[3]。(2)資金收支管理是監督合同履行的重要手段,醫院各部門在合同履行過程中,依照合同條款和財務審批流程,申報付款申請并獲得領導批準后,將合同、發票、審批報告等憑據送交財務處,財務處按財務制度和合同條款嚴格審核其真實性和合法性后,方可辦理價款結算和賬務處理。5.制式合同庫。醫院合同雖然數量多、專業廣,但總體而言還是可以進行區分。合同歸口管理部門請各專業部門提供各類型合同過去簽訂的版本,組織財務處、審計處、其他管理部門(如有必要)、法律顧問會審,建立制式合同庫。目前已建立制式合同,涉及醫院運營管理及對外合作的各個方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規、雙方的權利義務、各項風險、糾紛解決等內容,主管部門與合作方可以就模板進行協商、談判,撰寫具體合同內容。制式合同為經辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購等工作效率,為醫院避免了大量合同風險,保障了醫院的合法權益。6.信息系統OA無紙化審核。充分利用信息化手段,在醫院OA系統中設計開發電子“對外經濟合同審批流程”。各會審部門能同時在線審核,方便快捷,提高了審核速度。簽章系統、密鑰系統、防篡改系統的搭配使用,使合同審核過程可有效追溯,審核痕跡和附件可永久保存、無法篡改。同時,便于建立合同管理大數據庫,對合同管理各節點、時點的行為數據進行大量保存,使精準管理行為分析成為現實,可輔助經營決策[4]。7.存檔管理。合同編號及存檔工作是醫院合同管理的重要環節,便于合同的查找、賬目核對和審查審計。首先,對所有合同實行四級編號,即“院區號—部門號—年號—合同號”,編號一經確立不可隨意變改;合同發起部門在歸口管理部門的監督下,對本部門發起的合同進行編號。其次,存檔工作由各部門各司其責,發起部門負責從采購到合同簽訂、執行的所有文件資料的保管,并且將簽訂合同的紙質版送往院辦、財務處存檔,廉潔協議報紀檢辦公室存檔,電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時,合同審核經手部門要存儲經手環節的相關資料。
三、公立醫院精細化合同管理模式的成效
1.推動醫院內控建設。通過明確組織、健全制度、梳理流程、嚴格財務、實施模板、使用信息系統和存檔管理,建立了以防范風險管控為核心,歸口部門和責任部門為主體,監督監管部門為引導,醫院內部管理為基礎,法律顧問有效服務為支撐,全業務覆蓋、全過程監控的公立醫院合同控制實施體系,夯實了醫院對業務層面的控制,推動了內控體系的完善。2.保障醫院經濟活動的開展。隨著醫療事業的快速發展,以合同管理為重要組成的醫院內控體系和外部法務協助為醫院發展提供了強大的支撐。通過預防、識別、分析各種風險,制定、實施相應的措施,做好事前防控風險和事中管理風險的工作,提高了醫院防范和管控經濟活動風險的能力,保障了醫院日益活躍的對外經濟活動。3.穩健保全國有資產。精細化合同管理模式實施以來,在醫院合同量持續增長的背景下,通過對合作方資質、資信、履約能力、權利義務、違約條款和糾紛解決等方面進行全面的審查和落實,保證了醫院利益、國有資產的安全和完整。
參考文獻:
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合同管理指合同當事人為實現訂立合同的目的,根據本單位的實際情況,依據《合同法》等有關法律法規,開展的與合同的簽訂、履行、救濟、完成等一系列民事法律行為相關的管理。為更好的進行合同全面的管理,筆者認為應注重以下合同管理關鍵環節的內部管理與控制:
1.上級機關下達的科研任務類合同。因此,對于科研類合同的評審,應有科研主管部門、財務審計部門的參與。而此類合同的條款多數比較固定少有改動,通常根據政府、上級機關、軍隊的模板簽訂,法律條款的審核工作略微簡單。
2.科研任務分包、技術外協類合同。因此,需要有科研主管部門、財務審計部門、質量管理部門的參與。該類合同還要重視合同的起草工作,注意合同條款的約定應嚴于承接的科研任務合同或橫向技術服務合同。
3.采購合同。科研事業單位采購類合同可分為儀器設備等固定資產采購和原材料采購,根據國家相關規定,科研事業單位固定資產購置需要在中央政府采購網完成,超過一定金額的,需要采取招投標方式完成,相關的采購流程完善,合同條款統一制定,對于此類合同可以相對簡化內部評審流程,并由單位資產采購部門參加評審。原材料采購類合同,因采購次數多,形式比較固定,建議制定適合本單位采購要求的合同模板,簡化評審。
4.合作協議等框架類合同。簽訂此類合同一般為進行長期戰略合作,合同權利義務條款比較寬泛概括,多數未規定金額條款。此類合同如為科研協作類,重點關注合作的總體戰略規劃,各部門的協調配合工作,應由科研管理部門參與評審。如為對外技術服務類,則應注意合同條款的起草,技術服務的內容、知識產權歸屬、付款方式等條款的規定。因該類合同履行時間長,項目一般較大、甚至關系單位的未來發展,建議由單位相關負責人參與評審工作。
5.其他維持單位日常運作類合同。此類合同涉及范圍廣,但對單位的總體運作經營的影響偏小,主要注意合同的起草審批工作,對于需要經常簽訂的合同可以制作合同模板,簡化審批流程。
6.重視合同授權簽字審批及用印程序。合同自雙方當事人簽字、蓋章之日起生效。日常工作中,經常發生由未經法定代表人授權的經辦人簽字,并加蓋無法人資格的業務部門章的現象,此類合同雖不致無效,但屬于效力待定合同,需要其法人追認后方生效。
7.重視合同執行的監督管理。很多單位在簽訂完合同后便覺得萬事大吉,不再重視合同的后期履行情況。而簽訂合同的最終目的在于實現合同履行、獲得履行成果。因此,應重視合同的執行情況,定期對合同執行情況進行檢查,遇到合同履行異常,組織有關部門聯合調查攻關,避免風險、減小損失。
8.合同檔案管理。合同執行過程中,應及時對合同從簽訂到履行完成過程中產生的相關資料進行備案、歸檔。以便出現糾紛時,盡快收集取證及時維護自身權利,避免、減小不必要的損失。
二、完善科研事業單位合同管理的幾點建議
筆者結合實際工作中發現的問題,提出以下幾點關于科研事業單位合同管理內部控制的建議,以供合同管理工作的參考。
(一)加強、完善全周期合同管理制度
合同訂立的過程涉及供應商的選擇、合同的起草、審批簽訂、履行等較多環節,風險防范工作有一定的難度,只有規范合同管理制度流程,有章可循,才能達到風險控制的目的,減少不必要糾紛或損失的發生。建立健全全周期合同管理制度應包括以下幾個方面。
1.建立合格供應商管理制度。合同管理部門應根據本單位對外簽訂合同的性質,涉及的產品或服務的質量要求,制定相應層級的供應商管理評審程序,對有意合作的供應商的主體資格、資信財政狀況、研發生產供貨能力等進行全方位評價。并建立合格供方名錄,完善入庫評審、復審、出庫、比選等制度程序。
2.建立合同審批評審制度。合同管理部門應對本單位的合同進行分類管理,制定不同審批層級的合同評審流程,抓大放小,優化管理流程,重大合同應多部門聯合會簽或會議評審,并明確各參與評審部門的職責,只有建立層次清晰、分工具體、職責明確、程序規范的合同審批評審制度,才能使合同的簽訂、履行、監督、糾紛處理等各個環節處于有效控制的狀態。
3.合同授權簽字及用印管理制度。合同授權簽字制度意在規避越權簽署合同的情形,應根據本單位的實際情況,分類制定合同的授權簽字程序,對于重大合同由法定代表人簽署,科研合同可授權分管科研的所領導或科技管理部門負責人簽署,一般事務性合同或數額較小、數量多的技術服務合同可授權業務部門負責人簽署。合同印章管理人員應嚴格審核合同簽署人權限,禁止在空白合同上加蓋公章或合同章,加蓋騎縫章防止合同內容、頁碼被替換的現象發生,并妥善保管印章,做好用印登記工作。
4.建立合同履行監督、糾紛處理制度。建立合同履行臺賬,及時跟蹤合同履行的進展,監督合同的執行情況,并建立合同履行異常的報告機制,及時應變履行異常,第一時間搜集取證,避免合同糾紛的發生。
(二)加強合同管理信息化系統建設
運用信息化系統的便捷、高效、智能的特點,可以節省紙質審批的人力物力資源,提高合同管理的效率。合同管理信息系統可涵蓋合同管理的全過程,建立從供應商管理、合同臺賬管理、合同審批評審程序、合同履行監督程序的全生命周期管理。并應包含統計分析功能,便于相關部門統計數據,監督檢查。另外,還應建立預警機制,監督合同執行的進度、合同分期付款時間節點的預警。
(三)重視合同管理信息系統與其他管理系統的對接科研事業單位的合同管理信息系統應與科研管理系統、資產采購管理系統、財務管理系統、質量管理系統等相對接,實現資源、數據共享,信息有效融合,以合同貫穿整個項目審批全過程。避免各個管理信息化系統互為孤島,造成業務流程被分割,重復審批現象的發生。
三、結語
作為企業生產以及經驗管理的重要內容之一的合同管理,其關系到企業生產以及經營活動的許多方面,而對于電力企業的物資管理而言,物資合同管理更是核心內容。相比一般的企業物資,電力系統企業更加專業與特殊,且物資的消耗量非常大。想要減少物資合同管理不善而導致的經濟損失,那么電力企業就必須加強系統物資相關的合同管理才行。
2電力系統相關物資合同管理中的不足
在當下的電力系統其相關物資合同的管理當中,還有一些不足之處存在:①表現在當在進行相關物資采購的時候,沒有辦法準確掌握市場情況。電力系統其市場由于受到各種因素的影響,價格容易出現大波動,而這樣的情況就很容易導致負責物資采購的工作人員對于市場行情沒有及時且準確的掌握,也無法做到采購時候正確判斷價格的差距,以致于出現了物資合同評審偏差的情況。②在電力系統其物資合同的管理當中,有關合同管理的認知還存在一些不足之處。由于不少管理部門都存在忽視合同在前期時候的管理工作,而當物資合同簽訂以后又可能并不重視后期管理,這就很容易影響到物資合同其整體的管理水平以及管理效果。一般而言,物資合同其管理包含了至多內容,直到合同期限到了都應該做好管理工作的,而如果對于合同管理存在錯誤認知就很容易忽視管理工作,即使合同出現了變動也無法第一時間做到相應的變化。倉儲管理沒有落實到位也是電力系統其物資合同的管理當中還存在的問題,實際上,電力物資其造價并不低,且有比較明顯的特殊性,這就導致了對倉儲管理提出更高要求。在一些電力工程的建設項目當中,其物資管理可能是交給承包商進行代保管的,而這種做法就可能會受到承包商本身管理水平或者責任意識的影響,而導致物資出現損壞的情況。甚至在物資進行發放以及使用期間,還可能出現沒有做到合理發送進而導致物資的管理出現混亂情況,嚴重的情況下還可能導致合同糾紛的出現。當在對電力系統其物資合同進行管理時,合同內容若是本就不嚴謹,那么合同管理將會容易出現摩擦或者糾紛。
3電力系統相關物資合同管理的加強辦法
想要加強電力系統相關物資合同管理,第一需要對市場行情做到即時并且全面的掌握,為此,電力企業應該進行專員安排對市場情況做好調查,從而對物資價格做到更加全面的了解。此外,關于供應商其相關的物資供應的能力、本身的信譽度以及市場相關信息都是需要了解和掌握的。專員對收集的市場信息,還應該做好總結工作,并且出具相應的調查報告,這樣才能讓企業高層以及系統總部在相關的審核工作中擁有便利,對于相關物資的采購也可以帶來方便。當出現了采購價格和市場實際價格之間差異很大的情況,應該做好追責工作,也要降低損失。第二,應該將電力企業其相應的合同管理水平進行提升。通常情況下,電力行業相關企業都屬于大型企業,那么為了使得電力系統相關物資合同的管理水平進行提示,無論是管理制度的建立還是完善都是不可或缺的。對于電力企業而言,因為合同管理是需要工作人員來進行操作的,那么對于工作人員綜合素質的提高無疑就是對合同管理其水平的提升。為此,則可以對相關人員進行專業培訓,或者是進行綜合素質更高的專業人員的招聘,再配合定期培訓來保證工作人員的專業水平與技術發展相符合。第三,應該對物資倉儲相應管理水平也進行提升。物資倉儲相關管理的加強,能夠使得合同糾紛得到降低,也能夠令物資出現損失的情況減少。對于電力企業而言,相應的物資管理制度的建立與健全,也是物資其倉儲管理水平提升的方式之一。除此之外,在進行建設期間,相關的物資與材料在上報之后都應該將采購以及倉儲之類的工作落實到位。與之相關的物資信息可以進行共享,讓不同的管理人員都可以進行查看從而使得物資調用更加方便。提升物資倉儲其管理水平,對于物資的質量以及物資的安全來說,都有好處。
4結束語
電力物資相關管理的重要內容之一就在于電力物資相應的合同管理,它甚至影響著電力系統的管理發展。想要讓電力系統其管理得到更好的發展,無疑需要根據管理當中存在的不足之處,提出相應措施不斷進行改善。
作者:趙武成 單位:國網吉林省電力有限公司通化供電公司
參考文獻:
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