序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇倉庫檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：數據倉庫;檔案工作;信息化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）02-0144-02

1 數據倉庫的概念及檔案信息的特點

隨著信息化進程的不斷推進，當今人類社會正逐步步入一個以科學技術為主導的知識經濟時代。而檔案工作作為一種社會現象，伴隨著歷史車輪的前進，其自身技術手段與管理模式也在不斷的更新之中。但這種變化反過來卻又無法滿足人們對檔案信息的科學性、系統性、集中面向主題的現實需求。為此，檔案工作可以引入數據倉庫技術來解決這一矛盾。

數據倉庫概念最早是由Devlin和Murphy在上世紀八十年代提出的，而數據倉庫之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中為數據倉庫所下的定義則被人們廣為接受。他將數據倉庫定義為：“一個面向主題的、集成的、隨時間變化的、非易失性數據的集合，用于支持管理層的決策過程”。由此概念我們可以發現數據倉庫的一些重要特性，即面向主題性、數據集成性、數據的時變性、數據的非易失性、數據的集合性與支持決策作用。如果我們將這些特性與檔案工作內容相結合，便可得出在數據倉庫環境下，檔案信息具有的特點：

①檔案信息內容面向主題，并以某種數據集合的形式存儲。在數據倉庫中檔案信息的存儲并非面向某一具體應用程序，而是以主題為歸類標準，每一主題面向一個宏觀的分析領域，例如：檔案工作中不同性質的檔案、檔案來源所在地、檔案流轉方式以及檔案用戶各項具體信息等均可作為主題組織數據，一切以便于有效檢索利用為宜。②來源于不同結構和系統的檔案信息的數據結構與編碼的標準是統一的，并且具有某種程度上的綜合。③檔案信息中存在保存價值的歷史數據具有穩定性。④檔案信息隨時間推移而不斷增長，且數據單元都具有時間標記（時間戳）。⑤對檔案信息資源的數據挖掘可以用來預測用戶需求，提高檔案工作的社會服務能力，推動社會的發展與進步。

檔案信息的這些特點對于檔案工作的開展是非常有利的，如果將這種特點具體到檔案管理工作的各個環節中去，并結合數據倉庫的體系結構，便可大致構造出以下的流程模式如圖1所示。

2 檔案的收集工作

該步驟對應于數據倉庫的源數據部分。從所收集檔案信息的來源角度我們可以把源數據分為外部檔案信息和內部檔案信息兩部分。所謂外部檔案信息即不為本數據倉庫所屬機構所操作、擁有、控制的檔案信息及其元數據;內部檔案信息則與之相反，包括機構內的各種信息以及信息的元數據。從所收集信息的載體形式角度我們則可將源數據劃分為紙質文件信息與電子文件信息。為了提高檔案的管理、檢索、傳輸與利用效率，大多數具有保存價值的紙質檔案，在保證其真實性與完整性的前提下，通常會進行數字化處理，將其轉換為電子文件，與紙質檔案一同進行雙套制保管。檔案的收集工作除了要面向歷史，反映人類社會原始的歷史記錄之外，更要以信息主體的需求為本，大力豐富和優化館藏資源。

3 檔案的整理、鑒定工作

由于檔案信息最初收集到一處時是雜亂狀態，需要進一步條理化，有序化，區分具有不同保存價值的檔案信息入庫保管。在這一過程中，由于檔案部門使用的軟件型號不一，規格各異，無法相互兼容，致使源數據可能是來自不同的數據庫系統和操作系統，在編碼、特性、命名規則等方面具有差異性。

①需要針對多個數據源，使用合適的技術進行數據抽取。②對于抽取得到的數據進行數據轉換。在轉換過程中，第一步要對不同數據源的數據進行清理，排除多個系統中抽取出重復檔案信息的可能，檢查多個數據源之間編碼或者壓縮格式的矛盾，然后實施數據轉化，將抽取到的數據進行標準化，并按主題組合。③將匯總完畢的數據裝載到數據倉庫之中。在此處，數據裝載包括兩個層次，第一層是在數據倉庫設計和建設完畢的時候使用大量時間將大量數據裝載到數據倉庫中;第二層是在數據倉庫開始工作后，繼續收集來自不同信息源的檔案信息，并按數據倉庫的要求對其進行轉化之后追加到數據倉庫中。

4 檔案的保管工作

數據倉庫正式運行之后，我們同樣面臨著傳統檔案工作檔案的保存與管理問題。由于檔案信息內容具有不同的保存價值與保密程度，所以需要進行分級管理。這就涉及到數據倉庫中的數據分區問題。恰當的數據分區可以提高系統的安全性和穩定性，提高數據倉庫各種數據處理功能的效率，使得數據增長和管理的實現變得容易。通常依據檔案在數據倉庫中的時間特性標準來進行系統層與應用層劃分，將不同歸檔時間、不同保管期限的檔案區分開來，利于保管與利用。在數據倉庫中，數據被組織為早期細節級、當前細節級、輕度綜合級和高度綜合級四個級別。源數據最初通過集成進入數據倉庫時，處于當前細節級，根據系統需要，再對當前細節級的數據進行輕度或高度的綜合，得到的綜合級別稱為粒度，粒度設計的好壞，則直接影響數據倉庫所要存儲的數據量以及系統能回答的查詢類型，所以，為滿足不同層次的需求，數據倉庫在組織數據的時候，一般需要根據當前狀況進行多粒度級設計。對檔案的銷毀工作也是檔案管理中不得不面對的步驟。對于一些喪失保存利用價值的檔案如果繼續保存在數據倉庫中，不僅占用存儲空間，對其的維護工作也是一項相當大的系統開銷。為此，數據倉庫中的數據，一旦老化（保存年限已經滿足檔案信息最初進入數據倉庫時所預設的年限），便進入早期細節級，系統管理人員可以請相關人士對檔案做出鑒定，如有繼續保存價值則可存檔到一個更低持久性、但更大I/O承受能力的始終可用以進行用戶查詢的子系統中，如無保存價值，則即刻銷毀。

5 檔案的利用工作

檔案的服務利用是檔案工作的總目的，充分利用檔案信息資源，可以提高政府機關行政效率、提升企業競爭力、增強信息優勢、推動社會政治經濟科學文化發展。由于檔案服務對象的年齡層次不同、智力水平不同、知識結構不同，于是用戶對檔案信息的需求也不盡相同。這給檔案利用服務工作提出了很大的挑戰。基于數據倉庫的數據挖掘技術、聯機分析處理技術（OLAP）、多維數據庫管理系統等技術可以改善面向用戶的服務質量。通過對數據的分類挖掘和聚類挖掘可以獲得隱藏在檔案信息中、人們所感興趣的有用的信息和知識，解決數據過量但可用信息匱乏的矛盾。通過建立基礎事實表與維表的范式，可以建立多維空間，通過鉆取、卷起、切片。切塊與旋轉等基本活動讓用戶可以從不同角度、不同細節程度觀察數據，拓寬用戶的視野。

數據倉庫技術是在傳統的數據庫基礎上發展起來的，以上僅僅是一些數據倉庫知識加諸于檔案管理過程中構建的一種簡單模式，數據倉庫技術在檔案管理領域的廣泛推展和使用還需要大批的尖端技術人員的開發與相應軟硬件系統的配合才能完成。

參考文獻：

[1] 馬費成.信息管理學基礎[M].武漢：武漢大學出版社，2008.

[2] 陳京民.數據倉庫原理、設計與應用[M].北京：中國水利水電出版社，2004.

[3] Paulraj ponniah（美）.Data warehousing fundamentals[M].北京：電子工業出版社，2004.

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企業檔案是企業管理的一項基礎性工作，也是企業持續健康發展的重要保證，它是企業發展成長的歷史見證，更是企業不可替代的資產和財富。為保證檔案管理工作的制度化、規范化，公司制訂了比較完備的檔案管理制度，如檔案管理辦法、檔案分類方案、保密制度、安全制度、統計臺帳、檔案交接制度、檔案借閱制度等，使檔案管理工作與企業現代化管理同步發展。

目前，我集團下屬有四個分公司，各分公司都有自己的檔案管理人員，由集團檔案室統一進行管理，有檔案管理專職人員4人。整個集團的設計工作量很大，但同時設計人員大量的時間花費在查找資料、查閱圖紙、更改審批等環節上，真正用于設計的有效時間不到40%；分散存放的圖紙等技術資料難以有效控制和管理，技術泄密時有發生；各設計者之間、產品與生產、采購、銷售、供應等部門之間信息流通不暢，技術資料分散存放在設計者本機上，難以集中收集，無法實時共享。針對以上的種種問題，我集團出資引進了《Caxa圖文檔管理20__》系統軟件，提高了檔案工作中對技術檔案資料的管理。下面對該軟件進行詳細概述。

CAXA圖文檔20__概述

CAXA圖文檔是面向中小型離散制造企業，為工程技術部門提供易于部署易于使用的數據管理平臺，重點解決各種圖紙和文檔的安全和共享問題。CAXA圖文檔結合CAXA電子圖板、實體設計、工藝圖表等CAD/CAPP軟件工具，可為中小企業提供較為完整的創新設計與協同管理解決方案。

CAXA圖文檔采用電子倉庫對圖紙和文檔進行集中管理， 并在管理時提供數據加密等安全性措施；在數據集中管理的基礎上，實現圖紙版本管理，支持快速查詢；針對機械制造企業，系統提品結構管理，以結構樹的形式描述產品部件、零件間的裝配組成關系；在數據共享的基礎上，CAXA圖文檔支持零部件的借用和復制， 幫助工程師在基礎產品上快速構建新產品；CAXA圖文檔還支持到產品數據管理系統(PDM) 的升級

CAXA圖文檔20__系統特點：

文檔安全

系統提供多種安全手段， 包括數據加密、本地不保留文件、封鎖CAD 系統的另存功能等多種手段， 配合系統本身的權限設置等，提供多級的安全控制手段。

圖紙導入

對大量的歷史圖紙， 系統支持從明細欄和標題欄中提取信息，自動構造產品結構樹， 并把相應的圖紙導入到電子倉庫中。此功能對DWG圖紙同樣適用。

在線操作

在電子圖板、AutoCAD 等CAD 系統中嵌入圖文檔管理菜單， 設計人員能直接執行查詢、出庫、入庫、保存等操作，在CAD環境下完成對數據的管理。

CAXA圖文檔20__的主要功能和特點

安全管理

包括的子功能模塊有用戶管理和數據加密。用戶管理中有人員管理、

角色管理、相關用戶管理，權限設置可以控制到零部件級；數據加密包括電子倉庫中文件格式的加密、電子倉庫所在目錄的加密、CAD內文件輸出控制等。

產品結構

結構樹是面向離散制造業用戶的主視圖，系統以結構樹的方式組織零部件，圖紙和文檔圍繞零部件進行組織。結構樹建立可以通過CAD圖紙信息提取和手工兩種方式建立。

文檔管理

包含對圖紙和文檔的管理，圖紙指的是CAD系統產生的二維圖紙、三維模型等各種電子圖型文件，文檔可以是各類電子文件。系統提供共享的文件夾對文檔進行分類管理。

版本控制

版本管理與文檔的生命周期相關聯，生命周期包含有新建、入庫、出庫、、重、歸檔等階段，對應的文檔有版本和工作版本之分。支持版本回滾和清除。

數據查詢

數據查詢在數據集中管理的基礎上，實現對企業設計數據和信息的查找。輸入查詢條件，服務器則把所有符合條件的結果返回給客戶端，對于查詢結果可以直接利用。

數據重用

為提高新產品的設計效率，對現有數據的應用，其中主要包括兩方面的內容，一是借用現有零部件和圖紙；二是復制現有零部件和圖紙，在原有圖紙的基礎上進行修改。

報表統計

CAXA圖文檔提供的報表類型有：產品明細表、 部件明細表、自

制件明細表、外購件明細表、標準件明細表，并提供分類報表。明細表報表格式由用戶定制。

支持工具

CAXA圖文檔提供的工具包括批量入庫、圖紙出庫、拼圖打印、表單定義、報表定義等。

系統運行在局域網環境下；

支持Windows98以上操作系統；

客戶端普通PC，128M以上內存；

服務端推薦PC服務器，1G以上內存；

服務端需要安裝SQL Server數據庫

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一、倉儲檔案痕跡化管理的重要性

（一）檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎。倉儲管理工作實際上就是一個過程控制工作，要保證在倉庫當中發生的一切行為都受到科學掌控，已達到預期目標。過程控制的方法和依據就要從痕跡化管理的檔案中來，因此，檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎。

（二）檔案痕跡化管理對于倉儲管理工作具有一定的經濟價值。信息時代信息的綜合數據具有一定的經濟價值，尤其在倉儲行業當中，數據是倉儲管理工作的主要輸出結果，數據的來源以及走勢都對整個倉儲事業有著重要價值，甚至有的帶有密級，有的具有一定的經濟價值。

（三）檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。倉儲管理工作繁瑣但呈現出一定的規律性，掌握其規律并制定相應的痕跡化記錄，構成倉儲檔案痕跡化管理，不僅與倉儲管理的動態性相契合，并且有利于提高效率，因此檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。

二、倉儲檔案痕跡化管理的原則

（一）標準化。結合倉儲工作實際，按照標準化工作流程建立和管理倉儲檔案。統一定制或采購不同類型的機關痕跡文檔所需要的記錄載體如標注卡、統計表、流轉袋的格式、材料。通過規章制度、暫行管理辦法等形式劃定痕跡化記錄的時間、范圍、具體條目等內容，制度化地制定各?記錄的名目，是保證痕跡化管理科學和效率的前提。

（二）時效化。痕跡化管理的重要價值就在于時效性強。只有在各個時間環節做好倉儲動態情況的控制，才能保證倉儲管理工作有條不紊，也才能在此基礎上獲取綜合信息，對倉儲物資做出綜合分析，從而對倉儲工作作出正確抉擇。

（三）精準化。倉儲工作繁瑣復雜，器具物資的維護、物資裝卸過程以及倉庫的消防安全系統都離不開檢查檢錄，且必須精確化。唯有精確化，倉儲檔案痕跡化管理才有意義，否則檢查記錄只是流于形式，則失去了實質。完善管理體系和明確的崗位職責劃分，形成職責分工，將個人崗位職責內容細化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明確，也更加方便平時工作痕跡的完善和保存。

三、倉儲檔案痕跡化管理方法

關于痕跡化管理的概念，陳舜平先生在《痕跡化管理芻議》一文中指出：“痕跡化管理就是讓所有的管理都留下印記，即使是小小的一個環節、步驟都要留有痕跡，以便以后有證可查，還可理解為對管理痕跡的管理，即對于實施管理時所做的記錄、圖片、電子檔案等都需要收集、整理、分類、保存等，以備今后考察。”

（一）采用信息化技術，提高檔案信息化管理技術。除了紙質文檔，加強電子文檔、照片、光盤等多種方式，注重新科技的提升來加強倉儲檔案痕跡化管理。其一，運用電子文件管理系統的設置、捕獲新科技提升文檔痕跡化管理技術。其二，運用數字檔案室系統的審計跟蹤新科技提升倉儲檔案痕跡化管理技術。運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理。

（二）建立倉儲檔案痕跡化管理常態化機制。要切實履行倉儲檔案痕跡化管理，就必須制定相應的規章制度，建立倉儲檔案痕跡化管理常態化。通過制度管理實現崗位全痕跡信息管理對崗位行為實施全方位的監測、追蹤、記錄、收集、挖掘、處理全部管理行為痕跡信息，從而減少無形信息的流失，降低信息不對稱，進而實現信息對稱或接近對稱，提高倉儲檔案痕跡管理效率。

（三）提高檔案痕跡化管理人員專業技能。首先，加強專業技能培訓。第二，加強宣傳教育。最后，通過平時工作中的點滴痕跡、“以小見大”地觀察和衡量成員工作的方法、結果和個人的能力，同時加入績效考評的標準當中，通過各種材料、數據和獎勵等平時的痕跡的支持，鞏固工作人員個人專業技能的提升。

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關鍵詞 檔案管理 自動化 信息倉儲 網絡存儲

在網絡環境日益廣泛化、復雜化的今天，如何有效地應用信息倉儲技術為高校檔案管理服務是一個值得研究的課題。信息倉儲擁有數字化資源、網絡化存取和分布式管理三個基本要素，應該說正好和高校檔案管理自動化的要求相吻合。高校檔案管理系統自動化的特點是：實現與網絡及各種通訊系統的完美聯結；存儲具有數據安全性、響應速度及擴充性；滿足數據的可訪問性需求。鑒于篇幅，本文主要談談檔案管理系統中的信息倉儲技術以及相關建設和應用問題。

一、用于高校檔案管理系統中的信息倉儲技術

信息倉儲技術主要涉及到數據網絡存儲技術和數據倉庫等。根據檔案管理系統的規模，這里主要介紹數據網絡存儲技術。依據其出現時間的先后，大致可將數據存儲技術的發展分為4個階段：直接附屬存儲(DAS)、網絡附屬存儲(NAS)、存儲區域網(SAN)和IP存儲(IPS)。

1、DAS。20世紀90年代以前，存儲產品大多作為服務器的附屬設備通過電纜直接連接到各種服務器，這種形式即是DAS。DAS完全以服務器為中心，不帶有任何存儲操作系統。DAS方式是長期以來大多數服務器采取的方式。主機通過專用接口與存儲設備相連接，透過RAID技術將這些單個硬盤，按RAID level組合成更大的硬盤。當主機需要訪問存儲設備時，主機發出指令給存儲設備，存儲設備根據指令進行相應操作，將數據返回給主機，或者將主機傳輸過來的數據寫入到磁盤。DAS中存儲設備可以是磁盤驅動器，也可以是RAID子系統，或是其他存儲設備。

DAS技術的數據安全性差，難以備份/恢復；性能一般，可擴充性差，容量有限；數據被存放在多臺不同的服務器上，難于訪問，不支持不同操作系統的訪問。DAS技術成本低廉，易于安裝，但需停止用戶現有系統，且難以維護，存儲利用率低。

2、NAS。20世紀90年代出現了NAS技術。NAS包括存儲部件和集成在一起的簡易服務器管理軟件。NAS是一種將分布、獨立的數據整合為大型、集中化管理的數據中心。NAS通常在一個局域網上占有自己的節點。在這種配置中，一臺NAS服務器處理網絡上的所有數據，將負載從應用或企業服務器上卸載下來。集成在NAS設備中的定制服務器系統可以將有關存儲的功能與應用服務器執行的其他功能分隔開。NAS設備的物理位置靈活，通過物理鏈路與網絡連接。NAS無需應用服務器的干預，允許用戶在網絡上存取數據。

NAS的特點是，易于備份/恢復；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無限制，數據被整合并存放在相同的存儲器上，易于訪問，支持不同操作系統訪問。NAS技術成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率較高。

3、SAN。SAN是允許在存儲設備和處理器（服務器）之間建立直接的高速網絡連接，通過這種連接實現只受光纖線路長度限制的集中式存儲。SAN可以被看作是存儲總路線概念的一個擴展，它使用局域網和廣域網中類似的單元，實現存儲設備和服務器之間的互聯。SAN具有高傳輸速度、遠傳輸距離和支持數量眾多的設備等優點。采用了專用的拓撲結構，不能直接使用通用的IP網絡連接各個SAN存儲網絡。目前，多數供應商的SAN解決方案大多采用光纖通道技術，即FC—SAN。

SAN技術的特點是，易于備份/恢復；性能極高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數據被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統一的用戶訪問界面，易于訪問，但不支持不同操作系統的訪問。SAN技術成本昂貴，需要長時間的設計和安裝，且難以維護，存儲利用率很高。

4、IP存儲。IP存儲技術就是以高速以太網連接為基礎，通過IP協議進行數據交換的存儲技術。它將SCSI協議映射到TCP/IP協議上，使得SCSI的命令、數據和狀態可以在傳統的IP網上傳輸，其支持數據塊形式的I/O訪問和共享存儲。它采用IFCP和iSCSI協議，由于光纖通道已經包含了SCSI協議，這種方法無需重大技術改造，就能滿足協議的要求。

IP技術的特點是，易于備份/恢復；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數據被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統一的用戶訪問視圖，易于訪問，支持不同操作系統訪問。IP技術成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率最高。轉貼于 

二、基于IP存儲的高校檔案管理系統建設

在網絡存儲中，FC—SAN在某些方面具有無可比擬的優勢，如性能極高，可擴充性強等，使其能夠滿足高校檔案管理系統大規模數據存儲的需要，但光纖通道存在著成本昂貴和互操作性問題，這是一般高校檔案管理系統所不能承受的。而NAS技術雖然成本低廉，但卻受到帶寬消耗的限制，無法完成大容量存儲的應用，而且系統難以滿足開放性的要求。針對以上技術的缺陷和不足，根據國際上基于IP的存儲設備已日漸成熟的情況，業內提出了一種既有NAS和SAN技術的優點，又能克服兩者缺點的存儲網方案，即基于IP的SAN。它由兩部分構成，第一部分是利用IP互連設備構成存儲區域網SAN，第二部分是通過SAN中的交換機多路接入局域網LAN回路，形成一種廣義的附網存儲NAS，存儲設備都是商用的NAS設備以及iSCSIi設備，或通過轉換橋將SCSI和FC設備轉換為IP接口，接入基于IP協議SAN中。它采用最廣泛的TCP/IP作為網絡協議，既具有NAS易于訪問的特點，又有專用的存儲網絡架構。因此，基于IP的存儲網絡可以利用以太網技術和設備來構建專用的存儲網絡，由于使用了以太網設備，其成本大大低于使用光纖交換機的SAN網絡，而且保持了SAN的傳輸速率高且穩定的優點。用戶在這一技術中，面對的是非常熟悉的技術內容，即IP協議和以太網，而且各種IP通用設備保證了用戶可以具有非常廣泛的選擇空間。事實上，由于IP存儲技術的設計目標，就是充分利用現有設備，使傳統的SCSI存儲設備和光纖存儲設備都可以在IP—SAN中利用起來。隨著帶有IP標準接口的存儲設備的出現，我們可以單純使用本地IP存儲技術，來擴展已有的存儲網絡，或構建新的存儲網絡。以千兆甚至萬兆以太網為骨干的網絡連接，保證了本地IP存儲網絡。由于采用的是IP協議，與LAN和互聯網的連接是無縫的，遠程備份十分方便，效率工作很高。基于IP的SAN在性能及功能上都具有突出的優勢，是目前高校檔案管理系統建設中存儲區域方案設計的首選方案。

三、高校檔案管理信息倉儲系統建設中若干問題分析

推進高校檔案管理系統自動化的目的在于開發應用，離開促進應用水平的提高，就脫離了實際。筆者以為，推進高校檔案管理系統自動化的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與檔案管理自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。總體來說，應該注意以下幾點。

1、檔案信息倉儲建設首先必須提高檔案標準化、規范化水平。當前，高校檔案管理系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案管理系統自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、檔案信息倉儲建設要著眼于提高系統的整體水平。根據系統論思想和集成化要求，檔案管理系統自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、檔案信息倉儲建設要有重點地抓好數據庫建設。目前檔案管理自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4、檔案信息倉儲建設必須慎重選定技術路線。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案管理自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行成熟的、適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合學校的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

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第二條本辦法適用于糧食部門的國家糧油倉庫（包括糧管所、站，國家糧油加工廠、飼料廠等）。其他部門糧油倉儲設施的管理，可參照本辦法執行。

第三條糧油倉庫的倉儲設施，是完成國家糧油經營任務最基本和最重要的基礎設施之一。建設好、管理好、使用好倉儲設施是各級糧食部門和糧油倉庫的職責，也是糧油倉儲企業管理的基本任務之一。

第四條本辦法所稱糧油倉庫的倉儲設施，包括倉庫產權區內的土地、貨場、曬場、各類倉房、油罐（池）、罩棚等糧油儲存設施和專用鐵路線、專用碼頭、庫區內外專用道路、圍墻、護坡、供電、供暖、給排水、器材庫、藥品庫、消防設施、計算機管理系統以及烘干、維修、清理車間檢驗、調運、保管、經營業務用房等生產附屬設施。這些設施均屬國有資產。

糧倉機械的管理，除按《國家糧油倉庫倉儲機械管理辦法》執行外，還必須按本辦法的有關規定管理。

第五條本辦法所稱倉儲設施管理，是指各級糧食倉儲行政管理和糧油倉庫的管理部門，依據國家的有關法律、法規和政策，對其建設、布局、使用、維修保養、轉讓、改用、占用、報廢和拆除等活動所進行的協調、監督、引導、服務以及對計劃的審批、控制所進行的管理。

第六條在糧庫經營機制向市場經濟過渡期間，糧庫倉儲設施的管理，亦必須按此辦法執行。出現問題要及時向商業部報告。

第七條各級糧食行政管理部門和糧油倉庫，要將倉儲設施的管理納入部門和單位的工作計劃，設專門機構或專職人員開展日常管理工作，定期研究倉儲設施管理的重大問題，檢查指導倉儲設施的管理工作。

第二章倉儲設施的建設

第八條糧油倉庫網點的布局，應有利于商品經濟的發展，促進糧食生產的發展。庫址選擇必須符合糧源充足、交通便利、糧食流向合理，有利于防汛、防火，有利于經營管理、經濟效益好的原則。新建和擴建糧油倉庫都要進行充分的經濟技術可行性論證，并按有關規定經主管部門審批。

第九條糧油倉庫規模的確定應根據所處經濟區域，糧食產銷發展趨勢，在上級主管部門的指導下，制定中長期發展規劃，并據此繪制建設規劃總平面圖，報經上級主管部門批準。庫內布局要貫徹一次規劃、分期實施原則，一般不能隨意更改或變動。如確需修改，亦應上報批準。

第十條糧油倉庫新建專用鐵路線、專用碼頭、倉容量250萬公斤以上的倉房（包括筒倉）、30萬公斤以上的油罐、日處理量10萬公斤以上的烘干車間，購置鐵路、公路專用車輛、水路專用船只等，須報經省、自治區、直轄市糧食主管部門批準。其他倉儲設施的新建和購置的審批權限，由省、自治區、直轄市糧食主管部門自定。

第十一條在倉庫建設中，無論新建、擴建或改造，無論資金的來源渠道如何，凡在庫內進行的建設項目，都必須符合庫區統一規劃布局。

第三章倉儲設施的使用和維修保養

第十二條糧油倉庫要科學、合理使用倉儲設施，在保證其完好、安全的前提下，盡量提高利用率。一個倉庫的容量利用率，不得低于設計容量的90％。

第十三條糧油倉庫的所有倉儲設施都要分別建立檔案，其檔案內容至少應包括下列項目：

（一）項目名稱、編號及固定資產財務資料；

（二）建設及投入使用的時間；

（三）庫區平面布局、設計圖紙及有關資料；

（四）審批文件、建設（制造）單位、驗收單位及驗收資料；

（五）工程預、決算資料；

（六）實際技術指標、設計技術指標及運行使用狀況；

（七）大、中、小修及技術指標的有關資料；

（八）其他有關資料。

倉儲設施檔案的建立、保管、使用和保存年限等，要按照國家檔案管理的有關規定執行。

第十四條糧油倉庫要在上級主管部門的組織指導下，根據設計生產能力和技術狀況，對各類倉房、油罐（池）、烘干車間等制定科學的使用定額，并嚴格遵照執行。任何人不得隨意降低或提高使用定額，嚴禁破壞性使用，以保證設施的正常運轉。

第十五條定期組織有關技術人員和管理人員，對倉儲設施的使用和安全狀況進行檢查，一般每六個月檢查一次。對儲糧倉房等主要設施要及時維修、保養，對露天金屬結構的設施，要定期進行防銹蝕處理。

第十六條糧油倉庫提取的倉儲設施折舊資金、更新改造資金、大修理資金等，必須專款專用，不得挪作他用。

第四章倉儲設施的轉讓和改用

第十七條國家糧油倉庫的倉儲設施，屬國家財產，任何單位和個人不得擅自轉讓、改用和占用。糧油倉庫作為國營企業，有使用庫內倉儲設施的權利，也有維護保養和管好的義務。

第十八條因特殊情況，確需撤銷、合并或改用、占用糧油倉庫倉儲設施的部分或全部時，必須按下列規定辦理：

（一）因農業結構調整、交通條件變化等原因需要撤銷、占用或合并的庫點，必須首先由庫點所在地糧食主管部門，提出撤、占、并的報告，經省、自治區、直轄市糧食主管部門批準，并辦好有關財務、檔案的手續后方可生效。凡撤、占、并1500萬公斤以上（含1500萬公斤）倉容的庫，省、自治區、直轄市糧食主管部門在審批前必須征得商業部的同意。

（二）因國家重點工程建設、城市規劃等，需要全部或部分占用糧油倉庫區域（包括設施）時，必須首先由占用部門根據上級政府或主管部門的批文提出可行性報告材料，并同意在適當地點補償占用糧油倉庫相應的場地及其儲糧設施的條件下，再由庫點所在地糧食主管部門提出報告，經省、自治區、直轄市糧食主管部門批準后才能生效。凡占用1500萬公斤以上（含1500萬公斤）倉容的糧油倉庫，省、自治區、直轄市糧食主管部門在審批前必須征得商業部的同意。

（三）糧食部門的糧油加工工業、飼料工業、食品工業、多種經營等的發展，需要建廠時，提倡倉、廠結合，統籌規劃，但一般條件下應自行征地建設。因特殊情況需要改用、占用糧油倉庫部分場地和倉房時，必須在符合庫內總體布局并實行固定資產有償轉讓或使用的前提下，由建設單位所在地糧食主管部門提出可行性研究報告，并附上倉儲部門的意見，經省、自治區、直轄市糧食主管部門批準后，方可生效。

第十九條在現有糧油倉庫中，屬于占用市（地）級以上文物保護單位的教堂、寺廟等宗教活動場所，當地政府又要求歸還的，省、自治區、直轄市糧食主管部門可以根據有關規定批準部分或全部退還，但地方政府一般應在適當位置補建相應倉容的倉房。

第二十條糧油倉庫內已有的糧油加工、食品加工、飼料加工廠，凡財務與倉庫脫鉤，單獨核算的，對加工廠所占用的場地和倉房，既可采用固定資產劃轉方式，也可采取每年收取土地和倉房使用費的辦法，收取的費用主要用于倉儲設施的改造和建設。凡財務沒有與倉庫脫鉤，只是作為倉庫本身開展多種經營的項目，也必須符合庫區總體規劃，合理布局，保證倉庫安全，并經上級主管部門同意后才能進行。

第二十一條國家糧油倉庫倉儲設施，在滿足本業使用的前提下，企業可對其暫時空閑的設施，開展代儲代運業務，收取合理費用，但不得危及庫存糧油、倉儲設施以及人身安全，不得轉讓產權。

第五章倉儲設施的報廢和拆除

第二十二條倉儲設施的報廢和拆除，一般應同時具備下列條件：

（一）已達到或超過設計使用年限，并提足折舊費；

（二）經技術鑒定確認無修理和使用價值。

因地震、臺風、洪澇等自然災害和設計建造質量等原因，雖未達到報廢年限，但經有關部門的技術鑒定，確認無使用和修理價值的，也可視同具備報廢條件。

第二十三條對容量250萬公斤以上的倉房、30萬公斤以上的油罐（池）、日處理量10萬公斤以上的烘干機、鐵路專用車輛等規模較大設施的報廢，必須由省、自治區、直轄市糧食主管部門負責審批，并報商業部備案。其他設施報廢的審批權限由省、自治區、直轄市糧食主管部門自定。

篇(6)

【關鍵詞】人事檔案管理問題思考

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。

2.管理水平不高，管理手段落后

隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。

在設備配備上，融辦公、閱檔、倉庫為一間，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。

3.人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

4.人事檔案材料制作不規范

近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》《晉升職稱審批表》《先進工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

5.人事檔案利用工作水平較低

就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一。

二、對人事檔案管理工作的思考

1.提高認識，加強領導，進一步做好人事檔案管理工作

單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

篇(7)

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業單位的一項工作很多情況下不被重視，特別是一些領導干部對這項工作認識不夠，認為檔案整理工作就是簡單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級檢查能混過關就行了，因此導致檔案管理工作在事業單位變得異常消極和被動，難以高質量的服務事業單位建設。

其次，事業單位每年會產生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要歸檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項巨大的工程，其中一些無關緊要的材料，就是在浪費人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個事業單位都設有獨立的檔案管理部門，有相應的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業水準，缺乏后期培訓，對于工作的內容處于一種模糊的狀態，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業單位只安排一名工作人員來做這項工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無法得到及時的整理歸檔，可想而知，工作的效果會大打折扣，更不要說對事業單位的整體發展做出貢獻了。

三、檔案材料制作不符合規定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國對檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規定，但是，很多事業單位不按照規定來制作檔案材料，一方面導致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強對檔案的保護，檔案應存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業單位將檔案室設在陰暗潮濕的一樓倉庫，無防盜窗、無鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國檔案法明確規定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現實情況卻不容樂觀，很多事業單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無保密性可言。

針對以上檔案管理中出現的問題，事業單位應當積極找到相應的解決方法并付諸到實際行動中來，作為事業單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點著手：

六、加大對檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關系到事業單位的每一個工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領導更應該以身作則，遇到檔案管理人員不專業或者不足的情形時，要及時配備；檔案管理制度不完善時，要盡快做出調整。

七、加強對管理人員專業性的培養

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會相應做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓以適應工作中的變化。

八、檔案材料整理規范化

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整，主要包括對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設施

檔案質量的好壞直接依賴于它的保存設施，為了使檔案處于一種安全合適的儲存環境，就需要做好檔案的基礎設施建設，建立專門的檔案庫，使用標準的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數據能夠完整的保存，還應當配備計算機和相應的技術管理人員。

十、強化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項工作上應當持嚴肅認真的態度，做到盡職盡責，杜絕出現隨意翻看、涂改檔案的情形，對非檔案管理工作人員，應當向其做好檔案保密的宣傳工作，每個人都能做到自覺遵守要求。

結 語