序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理服務內容范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】新形式；檔案管理；創新服務

檔案是社會信息資源的重要組成部分，在社會生活中具有較高的應用價值。出于促進社會和諧、健康發展的考慮，應當在新形勢下積極對檔案管理服務予以創新，使之與時俱進，為檔案在社會生活中的有效應用奠定基礎。因此，新形勢下檔案管理創新服務具有現實意義。

一、新形勢下檔案管理服務面臨的挑戰

從新形勢角度來看，檔案管理服務所面臨的挑戰包括：（一）服務觀念的挑戰。社會發展非常顯著的特點是信息化，信息化在社會經濟、社會政治、社會文化、社會科學、社會生活等方面都有所體現。此種情況下，要想使檔案在社會服務中保持較高的應用價值，就需要對檔案管理服務的觀念予以調整，如此才能為檔案管理服務指明方向，便于檔案管理服務的創新。（二）服務內容的挑戰。在市場經濟體制改革不斷深化的背景下，人們逐漸意識到知識和信息的掌握是推動自身良好發展的關鍵。基于此，越來越多的人參與到知識學習、信息瀏覽中來。此種情況下，為了滿足社會及個人需要，應適當的調整檔案管理服務的內容，如調整檔案收集的范圍、創新檔案查閱方式等。（三）服務手段的挑戰。在計算機、網絡、多媒體、信息技術已經廣泛應用于人們生活工作中的情況下，人們越來越青睞于智能化設施的使用。此種情況下，為了滿足社會及個人的需求，檔案管理服務手段也將面臨智能化的挑戰，即如何借助計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來創新檔案管理服務手段，提高檔案管理服務水平，更好地服務于社會及個人。

二、新形勢下檔案管理的創新服務

綜上所述，要想在新形勢下提高檔案管理服務水平，必然要對檔案管理服務的理念、領域、手段予以創新。具體措施如下：（一）服務理念方面的革新。對于檔案管理服務理念的革新，應當以市場經濟體制為準，提出市場化管理的服務理念。如此可以在檔案管理服務的過程中，詳細分析檔案資料在市場之中的具體應用，進而制定檔案共享機制，對檔案資源按照需求進行分類，并組織廣大人民群眾共同保護檔案資源，便于檔案資源的共享。詳細了解檔案資源是否滿足市場應用需求，進而有針對性地開發檔案資源，以便更好地服務社會及個人；統計檔案資源在市場中應用情況，進而按照利用程度對檔案資源進行層次劃分，以便明確檔案事業的發展方向，為推動檔案事業持續健康的發展奠定基礎。（二）服務領域方面的革新。新形勢下實現檔案管理創新服務，還要對服務領域予以革新，即：1.擴大信息服務主體范圍。上文已經提及社會發展的顯著特征之一是信息化，這使得檔案部門要面對服務增多，既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。相應的檔案管理服務應當擴大服務主體范圍，尤其是在信息服務方面。2.發展檔案產業。出于提高檔案資源利用率、促進社會良好發展的考慮，檔案工作人員需要對檔案資源予以開發，這也是推動檔案事業持續健康發展的重要舉措。當然，要想保證檔案信息服務能夠持續進行，還是要創建檔案信息服務產業，如此才能以服務社會和個人為己任，有針對性地開發檔案資源，良好的共享檔案資源。3.實現資源共享。的確，目前檔案管理服務已經注重檔案資源共享。但是從社會及個人需求角度來看，檔案資源共享程度不高，致使很多檔案資源無法獲得。為避免此種情況對檔案管理服務的消極影響，還應當積極構建檔案數據庫及平臺，將收集、整理、加工的檔案資源第一時間保存在數據庫之中，便于各部門或個人查找、閱覽、下載。（三）服務手段方面的革新。為了使檔案管理創新服務能夠在新形勢下真正服務于社會及個人，滿足社會及個人的需求，還需要對管理服務手段予以革新，即：1.檔案館網站的建立可以為檔案資源的查詢提供便利。也就是利用計算機技術、網絡技術、信息技術等來創建檔案網站，那么人們只需要注冊個人賬號，就可以登錄網站，搜索和查閱檔案資源。2.建立電子檔案數據管理中心。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。換言之電子檔案數據管理中心，可以對檔案資源予以有效的管控，避免部門或個人查閱檔案資源受阻。

三、結束語

基于本文一系列的分析，可以確定新形式給檔案管理服務帶來的沖擊較大，使檔案管理服務的理念、內容、手段等方面面臨挑戰。此種情況下，應當積極對檔案管理服務予以創新，使檔案管理服務理念、領域、手段向信息化方向進行轉變，滿足社會及個人的需求，進而推動檔案事業持續健康的發展。

作者:王立敏 單位:內蒙古興安盟文化體育新聞出版廣電局

【參考文獻】

[1]郭玉英.對新形勢下檔案管理創新服務的思考[J].黑龍江史志,2013(21):143.

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（一）電子檔案普及。傳統的高校檔案以紙張為主，其管理服務模式是以手工操作為主，該模式工作效率低、耗時多、工作內容繁瑣、容易出錯。隨著計算機科學的不斷發展和應用的普及，電子文件出現在日常管理工作中。電子文件是以計算機為基礎進行記錄、存儲、處理的文件，而電子檔案是電子文件進行保存的一種形式，是一種海量存儲。因此，計算機技術的不斷發展，推動了電子檔案的普及。

（二）信息時代高校檔案管理逐步向信息化過渡。各高校的建設有很大的差異性，使得高校的電子檔案建設存在一定的差別，然而，隨著計算機的普及程度越來越高，各高校都在一定程度上開展了電子檔案的建設任務，學生可以通過高校的校園網對個人的檔案信息進行查詢，校方可以對學生的電子檔案進行管理，計算機的應用使得高校檔案管理模式更加簡單、便捷。

（三）高校檔案管理服務模式多樣化。信息時代高校檔案管理服務模式有信息化、智能化的特點，同時也易于實現，使得檔案管理范圍不斷拓展，管理工作更加方便。

二、信息時代高校檔案管理服務模式創新的必要性

（一）信息時代對高校進行檔案管理的客觀需要。隨著學生信息的不斷增大，數據信息量逐漸加大，如果根據傳統的檔案管理模式，采用紙張對學生的信息進行記錄，查詢學生的檔案信息會更加困難，加大了相關工作人員的工作量，而且工作效率不高。而信息時代的到來，為高校的檔案管理模式帶來了新的機遇。

（二）高校檔案管理服務手段的需求。傳統高校檔案管理以手工查詢為主，這與信息化時代的需求是相悖的，而利用計算機對電子檔案進行檢索，是提高工作效率的手段，同時也是時展的需求。為了利用計算機進行高校檔案管理，必須對管理服務模式進行創新。

（三）高校檔案管理服務方式的需求。傳統的高校檔案管理服務的特點是單一的、被動的，在這種方式下，工作效率與信息化時代利用計算機進行管理的效率是有很大差距的，傳統的檔案管理模式不能滿足信息化時代的服務需求，因此需要對高校檔案管理服務模式進行創新，使其能夠跟上時代的步伐，滿足檔案管理的要求。

三、信息時代高校檔案管理服務模式創新的具體措施

（一）提高相關工作人員的素質。提高高校檔案管理工作人員的素質是對工作人員的首要要求，工作人員只有具備較高、較全面的素質，才能更好的進行工作創新，才能更好的適應信息化時代的需求。受傳統檔案管理模式的影響，對檔案管理人員的計算機水平不夠重視，工作人員不能很好的對計算機進行操作，從而不能順利的熟悉利用計算機進行檔案管理的工作步驟。

（二）健全相關的工作規范。網絡已經成為信息時代信息交換最快速的途徑了，在網絡中，人們迫切地尋找著適合管理自己的數字化檔案信息。傳統的紙質為基礎的檔案管理已經不適合管理數字化檔案了，所以必須健全相關的工作規范。第一步就是把紙質檔案進行數字化建設。即將所有檔案以數字方式存儲到存儲器中。對一些珍貴的、重要的或者說是利用頻率高的、容易受損的檔案優先進行數字化的加工。第二步就是搭建網絡平臺。信息化能夠進行的基本條件就是建立檔案室的內部局域網同時將其接入到互聯網或者外部網。第三步就是指定規范、政策或者標準以適應網絡特點。最后一步就是要堅持一體化原則和雙歸檔原則。一體化就是文檔一體化原則；雙歸檔就是電子和紙質檔案檔原則。

（三）創新滿足社會需求的服務手段。第一步檔案資源建設要著重加強以服務民生。作為檔案事業可持續發展的基礎，全面加強檔案資源建設是高效檔案服務管理部門的首要任務可采取多項措施，如主動記錄，征集檔案等，加大館藏檔案的增長幅度，不斷完善館藏結構。第二步是開展網上服務如建立檔案室網頁。以網站為基礎的高校檔案管理服務可以進一步加快建設檔案信息資源數據庫建設的步伐。第三步是數據管理中心的建設。數據管理中心集中管理各單位的電子文件用以實現信息的資源共享。最后，在線服務的建立。在網上進行快速通信和信息交流，提供咨詢服務和查詢服務是高校檔案管理服務能夠提供的服務方式。

（四）拓展適應社會的服務領域。將信息服務擴大化是首要任務。隨著科學技術的不斷發展，人們從事的活動與研究越來越復雜，所以高校檔案管理服務不僅可以為高校內部服務，還應該能夠為社會各方面服務。將高校檔案管理服務的重心轉移是重中之重。高校檔案管理服務的重心不再只是檔案管理員，更應該是檔案信息財富的提供者，更是擁有者。最后，新的檢索系統及檔案網絡的建立。在國家信息化的進程中，高校檔案管理服務應該發揮其應有的作用，充分利用現有網絡資源來實現檔案的遠程服務。

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關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

1前言

從多個方面分析傳統檔案管理方式已經難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作，導致檔案管理工作效率低下，在規定的時間內無法有效檔案管理工作，并且，經常出現檔案丟失的情況。此外，部分管理人員在檔案管理過程中過于關注工作進度，忽視創新管理思路，自然難以提高檔案管理工作效率，為了改變這一管理現狀，以下提出創新檔案管理觀念、應用信息化檔案管理方法、落實創新的檔案管理服務方式等措施，進一步提高檔案管理工作有效性和實效性。

2落實創新的檔案管理制度

早期，在檔案管理過程中因缺少嚴格的規章制度和創新的機制，導致檔案管理人員在規定的時間內無法有效完成歸檔工作和保存工作，并且，不注重按照規范化的流程整理檔案，各種檔案擺放在一起，非常混亂，難以快速找到所需的檔案，不僅增加其查找困難，同時也會造成檔案管理效果不理想，對此，事業單位要落實創新的檔案管理制度，并且要做到如下幾點：（1）要求檔案管理人員在開展工作之前，應結合工作量制定檔案管理計劃，做到有計劃地完成檔案管理工作，同時對于在工作中表現出色的人員，應給予獎勵，如，發放相應的獎金，獎勵透明化、公開化，做到公平對待所有管理人員，能夠調動管理人員認真做好本職工作。（2）在進行檔案管理時，應依照規范化的流程進行細致的工作，對于違規人員予以處罰，創新的檔案管理制度中明確提出獎勵標準和處罰機制，做到獎罰分明，能夠提高檔案管理工作的效率，有利于進一步做好檔案管理工作[1]。

3創新檔案管理理念

新時期，事業單位對檔案管理工作提出了新的要求，因此，管理人員必須創新工作思路，改變傳統的管理理念，落實全新的檔案管理工作，促使管理人員積極轉變落后的管理觀念，在實際的工作過程中貫徹落實事業單位提出的要求，自覺創新思路，并且不斷學習新的管理方法，才能促進自我不斷進步，進而做好檔案管理工作，不僅獲得事業單位的認可和滿意，同時落實不斷學習理念，將這一全新的觀念落實到工作中，其能夠積極向身邊優秀的同事學習，進而為了促進自我勝任檔案管理工作，管理人員在事業單位的激勵下，主動學習檔案管理方面的知識，在實際的學習中轉變落后的工作思路，同時注重落實創新的管理方法，深入落實的過程中積極學習全新的管理方法，并且與同事相互取長補短，相互促進、互相幫助，不僅形成共同合作的觀念，同時樹立不斷學習的理念。管理人員自覺創新檔案管理理念，有利于推動管理人員不斷進步，進而勝任檔案管理工作，可見，創新和改變落后的管理觀念非常重要[2]。

4運用信息化檔案管理方法

過去，在檔案管理工作中所運用的管理方法比較陳舊，并且需要耗費較長時間才能完成歸檔工作，難以高效完成檔案管理工作，對此，事業單位的管理人員在實際的工作中必須做到與時俱進，調動管理人員有效運用互聯網，并且在運用過程中落實信息化檔案管理方法，靈活運用計算機、網絡，完成檔案分類、整理文件等工作，在短時間內即可完成歸檔工作，同時，還可以運用信息技術加密檔案，提高檔案的嚴密性和保密性，防止檔案內容泄露出去，以此確保檔案保存完好[3]。因此，在新形勢下，檔案管理人員應緊跟時展的步伐，在實際的工作中學會運用信息化檔案管理方法，并在應用過程中取代落后的管理方式，以發揮信息技術的優勢，能夠快速分類檔案，之后，應用信息技術將不同的檔案保存在不同的文檔中，保存后可以備份、加密、上傳，充分利用信息技術進行檔案管理工作，創新檔案管理方法的同時，方便管理人員整理、分類檔案，有效提高檔案管理工作效率。

5創新檔案管理服務方式

當前，事業單位在發展過程中要格外關注檔案管理工作，在關注的同時，在檔案管理中必須創新管理服務方式，管理人員在清楚要求后，積極運用電腦登錄在線服務系統，不僅可以在線溝通檔案管理方面的經驗，還可以利用在線服務系統發送各個部門需要的檔案，無需耗費時間傳送，通過運用在線服務系統，在線提供服務，既創新了檔案管理服務方式，又發揮在線服務功能，有利于提高檔案管理利用率。同時，方便管理人員發送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件。可見，檔案管理部門創新管理服務方式，以一種全新的管理服務模式進行檔案管理工作，其利用在線服務系統，整理、發送檔案，在線提供檔案信息，創新了檔案管理服務方式的目標，以此提高檔案管理水平[4]。

6結束語

新時期下，事業單位要注重創新檔案管理觀念，在實際的管理過程中要求管理人員應相互學習，取長補短，這樣才能不斷進步，并強調在進行檔案管理工作時，必須學會運用信息化管理模式，管理人員在明確要求后，積極轉變管理理念，同時主動創新管理服務方式和管理方法，在實際的工作中運用全新的管理方法高效歸檔、分類，有效提高檔案管理工作質量。

參考文獻

[1]張寧.新形勢下事業單位檔案管理規范化分析[J].辦公室業務，2019（08）：100-101.

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一、改進高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時代現代信息技術的迅猛發展,加快了社會數字化、電子化、網絡化的進程,越來越多的電子文檔應運而生,高校的館藏模式由傳統單一的紙質檔案向電子檔案轉化,檔案管理正在逐步實現信息化,檔案從實體管理向信息管理轉變,管理范圍更加擴大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業發展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現檔案所具有的價值,就必須大膽改革創新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務手段的發展需要,同時也是服務方式的現實需要。傳統高校檔案管理服務手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時代賦予我們的發展要求,而這些又直接關系著檔案管理服務模式的創新。而傳統高校檔案管理服務方式往往是單一式和被動式的,已遠遠不能滿足信息化的現實需求。信息時代變革高校檔案管理服務方式就必須改革創新高校檔案管理模式。

二、實現改革高校檔案管理模式的具體設想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質。檔案工作人員的自身素質高低直接決定了其創新精神的強弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發展的步伐,樹立競爭參與意識,以創業取代守業,以經營取代“看攤”,把握時代脈搏,為學校教學、科研工作保駕護航。其次,要不斷提高檔案工作者的業務技能。培養和造就一支高素質的創新型檔案工作隊伍,就是要努力培養適合檔案館數字化和現代化需要的復合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通信技術、多媒體技術及檔案專業技能。這是檔案干部隊伍建設的時代之需,當務之急。

第二,創新工作方式,健全工作規范。新形勢下,校園網、局域網、互聯網已經成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的數字化檔案信息,以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已不再適用數字化檔案管理,必須創新工作方式,建設工作規范和標準,加快紙質檔案數字化的進程。這個過程要分幾步走,首先在引進先進的檔案管理軟件的基礎上,將所藏檔案進行全面數字化處理,這里包括的檔案內容是整個學校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠的已經受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進行數字化加工,實現檔案信息資源數字化數據庫,這是檔案信息化建設的重要基礎工作,也是一項會出現各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時,要構建網絡實體,建立檔案部門內部局域網,并接入外部網或者互聯網,制定相關的、適應網絡運行特點的規章制度,以便在網絡環境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運行能力,對電子文件管理規范,有章可循,這是檔案信息化得以進行的基本條件,做到檔案信息服務利用網絡化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅持文檔一體化、紙質檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實現數字化校園對檔案管理提出的必然要求,學校在規劃和組織實施辦公自動化時,要將檔案管理現代化納入其中,統籌考慮,統籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發展。

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檔案是對生產實踐活動最原始最真實的記錄，對于企業而言，加強檔案管理，也是為了能夠在企業生產經營和管理中，保存對企業發展有價值的各類文件資料。隨著我國檔案管理工作理念的逐步更新完善，在企業內部推行個性化的企業檔案管理，已經成為企業檔案管理的主要趨勢，這也是擴大企業檔案管理服務內容，提高企業檔案工作服務企業發展水平的現實需要。

二、企業檔案個性化管理概述

企業檔案管理中的個性化，主要是在企業檔案管理工作開展過程中，突出重點和針對性，尤其是在檔案管理工作具體開展過程中，需要充分考慮檔案用戶對于檔案資料信息和內容在不同時期的不同要求，完善跟蹤、收集、管理等相關工作。企業個性化的檔案管理主要體現在兩方面：一方面，在企業檔案管理工作開展實施過程中，應該徹底轉變傳統單一的檔案管理服務方式，根據企業檔案不同用戶的不同信息需求，提供針對性個性化的服務，特別是需要充分利用現代化的檔案信息技術，提升檔案檢索、查閱、使用的主動性，實現檔案利用率的最大化。另一方面，由于隨著現代企業經營發展理念的逐步變化，企業內部不同部門對于檔案信息的需要呈現多樣化的趨勢，尤其是個體化方面差異越發明顯，企業實施個性化的檔案管理，也就要求在檔案數據庫的建設方面，應該注重做好有關信息的分類整理等。

三、當前企業檔案管理工作中存在的問題分析

（一）企業的檔案管理理念陳舊。目前，有的企業對于內部的檔案管理工作重視不足，尤其是在檔案管理理念上，仍停留于傳統的紙媒檔案上，對于信息化的檔案管理體系建設重視不足，投入不夠，造成了企業檔案管理工作的整體效率不高。尤其是造成了企業在檔案管理中對于檔案資源的開發利用不夠的問題還比較突出。（二）企業的檔案管理模式不科學。有的企業在檔案管理工作的開展過程中，沒有結合企業的實際情況制定完善的檔案管理體系，尤其是檔案管理機構設置不完善、檔案管理基礎設施建設落后、檔案管理工作制度缺失，造成了檔案管理工作的整體現狀基礎較差，整個檔案管理工作的制度化、規范化水平不高。（三）檔案管理工作人員的能力水平有待提升。檔案管理工作是一項技術性專業性很強的工作，特別是在檔案管理信息化時代，更是對檔案管理工作人員的整體素質能力提出了較高的要求，但是目前有的企業對于檔案管理工作人員缺少應有的教育培訓，影響了檔案管理工作的高效開展。

四、加強企業檔案個性化管理的措施

（一）健全完善企業檔案管理工作制度。在企業內部實施個性化的檔案管理，前提條件就是企業的管理層應該重視檔案管理工作，這就要求企業的管理層必須轉變檔案工作理念，注重加強檔案管理信息化的建設，充分發揮好檔案工作服務企業發展的作用。同時，在企業的檔案管理工作開展過程中，還應該注重完善有關的檔案管理制度，特別是檔案管理工作規范、檔案管理業務實施細則、檔案管理責任制度等，通過健全完善的制度設計，確保企業檔案管理工作的順利開展。（二）針對企業的實際完善檔案管理工作流程。在企業個性化的檔案管理工作開展過程中，應該注重結合企業的實際情況，尤其是企業的檔案用戶等對檔案資料的不同要求，完善檔案的歸集、整理、歸檔等有關工作。首先，應該注重完善個性化檔案的分類管理，尤其是根據企業內外部不同層面對于信息資源的主要需求、檔案管理權限設置等，分類制定個性化的檔案管理服務，以多樣化的檔案表現形式、資源類型等提高檔案利用率。其次，應該實現個性化的檔案檢索，通過設置檔案管理信息系統在線檔案檢索、導航服務，同時簡化檔案檢索方法、入口、系統等，降低檔案查詢檢索的難度，提高查詢效率。第三，應該注重發展智能化的檔案管理服務，也就是根據企業內部檔案用戶背景不同、偏好不同、業務不同等，對檔案查閱檢索實現動態調整，進而提高檔案工作服務的針對性。（三）著力提升企業檔案管理的規范化水平。改進企業的檔案管理工作，提高企業個性化檔案管理水平，關鍵還在于不斷提高企業檔案管理的規范化水平。在具體的操作實施過程中，一方面企業應該根據自身的實際發展狀況，重點制定企業檔案管理工作計劃，特別根據檔案法律法規、、企業檔案標準、企業檔案制度等對當前的企業檔案管理工作進行調整。另一方面，應該注重重點提高企業檔案管理的信息化水平，特別是把檔案管理與現代信息技術相結合，通過辦公自動化、管理信息系統、客戶關系管理、供應鏈管理、企業資源計劃等應用系統，提高企業檔案管理工作效率。（四）不斷提升企業檔案管理工作人員的素質。檔案管理工作人員的素質能力水平直接關系到企業檔案管理質量，在檔案管理工作的實施開展過程中，應該注重加強對企業檔案管理工作人員的教育培訓，特別是像涉及到企業檔案管理的企業文件材料歸檔范圍、企業檔案編制方法、電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案統計年報、填報方法、檔案案卷整理及標準格式等，加強專業化教育培訓，不斷提高企業檔案管理工作人員的專業技能。同時，還應該注重在知識管理、大數據、云計算、物聯網、內容管理等新理念、新方法和新技術方面，加強對檔案管理工作人員的系統培訓，確保檔案管理工作人員能夠提高檔案的有效識別、全面搜集、科學加工和充分運用能力，最大程度地發掘利用檔案信息資源及其中蘊藏的隱性知識。

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關鍵詞：氣象記錄檔案檔案管理現代化

一、氣象記錄檔案工作存在的主要問題

要分析氣象記錄檔案工作存在的主要問題，首先要確定氣象記錄檔案工作的評價標準。一般來說，氣象記錄檔案工作的根本價值即為其評價標準，原因在于不論具體的檔案工作內容與方式如何，如果不能實現氣象記錄檔案工作的根本價值，就不能被認為是有效的工作。綜合國家有關氣象及檔案法規對氣象記錄檔案工作的定位、多年來延續的氣象記錄檔案工作的對象與內容及氣象事業發展對檔案工作的需求，筆者認為，氣象記錄檔案工作的根本價值主要包括兩方面內容：一是集中統一管理氣象記錄檔案，維護檔案的完整與安全；二是長期穩定地提供氣象記錄檔案信息，充分發揮氣象記錄檔案潛在與現實價值。

依此標準對氣象記錄檔案工作內容、方式、效果等現狀進行分析可以發現，長期以來的氣象記錄檔案工作主要存在以下問題：

（一）氣象記錄檔案的現有保管條件不能滿足其永久保存的需要

氣象記錄檔案是對天氣要素狀態的原始的歷史記錄。它不僅是氣象業務科研發展的基礎資料，還是我國氣象文明建設的主要成果之一，是我國國家文明、民族文化建設的重要組成部分。維護其完整與安全不僅關乎到當前氣象事業的科學發展，更是關乎到氣象文明延續的大計。然而，在觀念上認識不夠、思想上重視不足、經費上支持不力、技術上掌握不精等主客觀因素的作用下，當前多數氣象檔案管理機構的氣象記錄檔案保管環境控制設施難以達到有效的防光、防盜、防潮、防火、防有害氣體、防磁等檔案保護要求，不能滿足永久保存的需要。

（二）以形式管理為主的工作內容對氣象記錄檔案服務的支持嚴重不足

從當前氣象記錄檔案工作的主要環節來看，其工作內容的主要特點是：以檔案的形式管理為主，包括氣象記錄檔案的收集、整理、存儲、鑒定、統計、編目、保管、提供利用、可讀性檢測、備份、轉儲、數字化等工作。這種以形式管理為主的工作內容，一方面在有限人力與資金支持的情況下，有利于確保檔案實體的完整、安全、有序；但另一方面，在綜合、具體反映檔案信息內容及其與檔案實體、臺站信息等對應關系的檔案元數據制作、檔案背景信息制作等檔案內容管理方面存在不足，使得氣象記錄檔案的檢索缺少了必要的、具體空間、時間、要素等信息的精確支持，用戶無法從當前各類途徑準確、完整地獲知檔案管理機構保管的所有氣象記錄檔案信息，從而嚴重降低了檔案的提供利用效率。

（三）非自動化的工作方式嚴重降低了檔案管理與服務的效率

由于缺少適用的自動化檔案管理平臺，當前氣象記錄檔案工作內容如收集、整理、存儲、鑒定、統計、電子氣象記錄檔案可讀性檢測、檔案元數據管理、庫房環境監測與調控、檔案提供利用等主要以人工或半人工方式為主。應該說，這種非自動化的工作方式，在以形式管理為主要工作內容的情況下，能夠基本滿足工作需求。但由于存在時效性不強、受人為主觀影響較大、發生錯誤概率較高等缺點，無法勝任追求時效性、準確性、多樣性的內容管理與服務工作。

（四）以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方式導致了較差的工作效果

以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方式對檔案服務的支持、檔案管理與服務效率的提重不足，從而不僅嚴重制約了檔案信息價值的發揮，嚴重降低了檔案工作應有的作用與價值，更是嚴重阻礙了用戶需求的滿足，降低了氣象記錄檔案工作對氣象事業發展應有的基礎支撐作用。

二、氣象記錄檔案工作的重新定位

就任何一項有意識的管理活動來說，目標決定過程，角色定位決定了任務與職能。因此，對氣象記錄檔案工作的角色定位決定了包括工作內容與方式、人員及設備、資金配備等在內的氣象記錄檔案工作的全部內容。

（一）氣象記錄檔案工作的既有定位

不論是從當前氣象記錄檔案管理部門、人員及任務分工，還是從檔案工作實際內容與方式來看，氣象記錄檔案工作始終扮演著“檔案形式管理”的角色。在這種角色定位下，專門的氣象記錄檔案管理員更多情況下只是一般的倉庫管理員，始終處于氣象資料工作的邊緣；氣象記錄檔案工作的主要目標也僅為保證氣象記錄檔案的完整、安全與有序，主要工作要求是不發生丟失、焚毀等重大安全事故，而工作內容、方式乃至人員、資金、設備配備等依照主要目標與工作要求來設計與開展。

正是這種“檔案形式管理”的角色定位導致了當前氣象記錄檔案工作的重點放在形式管理方面，而對檔案服務工作的支持嚴重不足，從而最終阻礙了氣象記錄檔案價值的發揮。

（二）氣象記錄檔案工作的重新定位

隨著我國經濟、社會等各方面的快速發展，國家與社會對氣象事業的要求越來越高，從而對作為氣象事業主要支撐資源之一的氣象記錄檔案需求的時效性、準確性等要求也越來越高。但是，當前“檔案形式管理”的定位已經遠遠不能滿足氣象事業發展的需求，必須對其重新定位。

筆者認為，依據氣象記錄檔案工作兩個評價標準，應將其定位為“檔案內容管理”的角色。

所謂“檔案內容管理”角色定位是指氣象記錄檔案工作不僅要進一步維護檔案的完整、安全與有序，切實有效地實現“形式管理”的全部功能，而且要以用戶的檔案檢索需求為對檔案內容信息進行著錄、提取、加工的導向，制作檔案實體形式特別是內容屬性的元數據信息作為用戶查找、獲取檔案的橋梁，制作檔案形成背景信息（如臺站沿革信息、數據處理信息等）作為用戶評判檔案質量的依據，并在此基礎向用戶提供直接或間接的氣象記錄檔案信息服務。

那么，如何才能實現新的氣象記錄檔案工作定位呢？筆者認為，要做到這點，必須全面啟動氣象記錄檔案現代化建設。

三、氣象記錄檔案工作現代化的內涵

所謂氣象記錄檔案工作現代化是指為充分實現氣象記錄檔案工作的根本價值以滿足現代氣象事業對氣象記錄檔案工作的各項需求，而對氣象記錄檔案工作目標、內容、方式等的運行狀態所作的調整與改變。其顯著特點是在目標、內容、方式等各方面突出對氣象記錄檔案信息服務的支持。

（一）氣象記錄檔案工作現代化的目標

氣象記錄檔案工作現代化的目標即為完全實現其存在價值，也即在保證氣象記錄檔案完整、安全、有序的基礎上，為用戶提供響應及時、內容豐富、方式多樣的檔案內容信息服務。

如前所述，雖然檔案管理工作與檔案服務工作同為氣象記錄檔案工作的兩個主要工作內容，但現有檔案管理的內容與方式主要圍繞檔案的形式管理展開，對檔案服務的支持力度不夠。氣象檔案工作現代化的目標就是要在進一步提高檔案形式管理效果的基礎上，加強對檔案內容的管理，把對檔案服務的支持放在全部工作的突出位置，為充分發揮檔案價值創造條件。

（二）氣象記錄檔案工作現代化的重點

氣象記錄檔案工作現代化的內容是在進一步對檔案形式進行有效管理的基礎上，做好檔案的內容管理與服務。重點是把檔案元數據及其形成背景數據、數字化氣象資料等電子氣象記錄檔案資源建設及自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺建設放在檔案工作的顯著位置：

1.氣象記錄檔案元數據信息建設

長期以來，氣象記錄檔案元數據以檔案實體為基本描述對象，內容主要包括實體特征信息及其對所含數據內容信息的概括信息。這種以描述實體屬性為主，以描述內容屬性為輔的“檔案實體元數據”的典型代表是《氣象數據集核心元數據（QX/T 39-2005）》。該行業標準詳細規定了氣象數據集核心元數據的著錄項目與規則。應該說，其對數據集實體作為一個整體的描述是非常完整與規范的，能夠較好地指導數據集實體元數據制作，但由于是對空間、時間、要素屬性等關鍵信息的高度概括，用戶必須借助其他相關信息才能準確知道該數據集具體包含哪些臺站、區域、時間段的資料，從而一方面大大降低了檔案元數據在用戶服務方面的可用性，另一方面也不利于用戶資料使用效率的提高。

要改變“檔案實體元數據”在數據服務領域面臨的困境，適應“檔案內容管理”的角色定位，氣象檔案工作必須調整既有的“檔案實體元數據”制作模式，而將元數據制作重心轉移到以描述數據內容屬性為主，以描述數據實體屬性為輔的“檔案內容元數據”上來，從而在對檔案內容信息全面、準確描述的基礎上，實現對檔案內容信息的完全控制，最終為氣象檔案服務效率的提高提供有力的信息支持。

2.氣象記錄檔案背景信息建設

氣象記錄檔案背景信息是反映氣象記錄檔案形成過程的信息，它是評判檔案質量的重要參考依據。其內容根據檔案種類不同而不同：若其為未經加工的原始氣象觀測資料，則其背景信息主要是指包括形成臺站及儀器設備信息等在內的臺站沿革信息；若其為原始氣象觀測資料的加工產品，則其背景信息不僅包括臺站沿革信息，還應包括加工處理信息（包括加工處理所使用的質量控制技術、數據選取方法以及對數據改變的依據等信息）。

雖然當前臺站沿革信息的制作正快速進行，但仍有包括解放前歷史臺站在內的大量臺站沿革信息制作尚未開展，也未將對數據的加工處理信息納入背景信息的范疇作為檢索對象。總體而言，背景信息的建設任重而道遠。

3.歷史氣象資料數字化建設

由于氣象業務科研對氣象數據的處理基本實現了自動化，必須將存儲于紙張、縮微膠片等載體上的氣象數據數字化為可計算機編輯處理的電子文件。目前，我國已經制定全國氣象記錄檔案數字化的規劃，各部門檔案數字化工作正在快速進展中。但要實現所有檔案的數字化，建設可用的數字化產品，仍需投入更多的時間與資源。

4.自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺建設

檔案管理服務的方式取決于其工作平臺，自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺能夠有效提高管理服務的科學性、規范性、準確性及時效性，從而從根本上提高管理服務工作效率。自動化是指氣象記錄檔案從收集、整理、保管等形式管理，到內容信息著錄、提取等內容信息管理與服務全部工作環節的完成、銜接主要由氣象記錄檔案管理服務平臺自動完成；規范化是指各個工作環節的開展與銜接要以標準規范為依據；安全化是指氣象記錄檔案工作的全程既要保護檔案的實體安全，又要保證其內容信息安全，杜絕實體損毀和內容泄密的發生。

安全化是基本原則，沒有檔案實體與內容的安全，氣象事業的發展乃至國家安全都會面臨嚴重威脅；規范化是基本保障，沒有各個工作環節的規范化，檔案工作受個人主觀影響較多，管理服務平臺建設及實際工作的科學合理性及銜接性就難以得到可靠保證；自動化是建設核心，沒有各工作環節的自動化，工作的質量與效率就難以得到有效提高。

四、氣象記錄檔案工作現代化的建設內容

根據氣象記錄檔案工作現代化的本質要求，要實現現代化必須做好以下四方面工作：

（一）建設電子氣象記錄檔案資源及其支撐資源

著力建設同時滿足管理與服務需求的氣象記錄檔案元數據庫、氣象檔案背景信息數據庫，推進檔案數字化，加強對通信系統中各類未歸檔原始觀測資料的收集，為檔案服務提供豐富的數據支持。

（二）建設自動化、規范化的檔案實體安全保障系統

重點建設符合檔案“九防”要求的庫房環境自動化監測、調控系統，建設庫區、利用區的安全監管系統，為檔案實體與內容的完整與安全提供可靠的硬件保障。

（三）建設自動化、規范化、安全化的氣象記錄檔案管理平臺

重點建設自動化氣象資料歸檔（包括收集、分類、存儲等環節）、保管、與可讀性檢測、備份及建設氣象記錄檔案元數據及背景信息數據自動化管理（如增刪、修改、檢索、備份）系統，為檔案的完整、安全與有序及各類數據資源制作提供有力的平臺支撐。

（四）建設自動化、規范化、安全化的氣象記錄檔案服務系統

重點建設基于檔案元數據、背景信息數據的數據檢索、提取、處理與推送的檔案服務系統，為用戶檢索、評價、使用檔案數據提供有效的系統服務。

五、小結

篇(7)

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新途徑

在我國社會行政體系中，事業單位是我國行政服務體系的重要組成，是黨和國家行政服務職能發揮的重要機構。在事業單位運營管理中，檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，是服務于事業單位各項管理工作的重要活動。受我國社會主義國家事業單位發展需求，傳統的檔案管理方法已經不能滿足事業單位的實際需求，因此需要企業不斷創新并完善檔案管理體系。以科學的管理方法及現代檔案管理理論，指導事業單位檔案管理工作。

1 事業單位檔案管理的意義分析

事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，是提高事業單位工作質量及工作效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業單位運行情況基礎。隨著現代檔案管理工作理論研究及經驗的豐富，事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。以此滿足地區經濟發展中對事業單位工作的需求，滿足新時期事業單位改革后的運營管理需求。

2 事業單位檔案管理的創新途徑

2.1 以事業單位檔案管理現狀及問題的掌握確定工作方向

在事業單位檔案管理的創新與完善中，首先需要對事業單位檔案管理現狀及問題進行調研與分析，以此為基礎確定檔案管理創新途徑及內容，促進工作質量的提高。因此，事業單位應首先對自身的檔案管理進行調研與分析，發現事業單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執行，保障檔案管理創新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創新途徑及方向應針對檔案管理現狀及問題進行制定，促進事業單位檔案管理能力的提升。

2.2 創新檔案管理制度，強化事業單位檔案管理能力

針對事業單位檔案管理現狀及問題，事業單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創新方向與內容。針對事業單位檔案內容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內容進行創新，結合數字化檔案管理技術應用情況，提高事業單位檔案管理能力。

2.3 創新檔案管理服務手段，提高事業單位檔案利用率

在我國事業單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業單位檔案管理中應注重服務手段的創新，利用事業單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業單位領導對檔案管理工作的重視。

2.4 創新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力

在我國事業單位的運營過程中，許多事業單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現代事業單位的檔案管理創新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業單位間的合作需求、建立聯合目錄及共享體系。通過聯合目錄方式的應用，使事業單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯網數字化檔案管理實現信息的互通，促進事業單位檔案管理服務能力的提高。

2.5 創新事業單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力

針對我國事業單位數字化檔案管理需求、針對事業單位檔案管理人員素質現狀，我國事業單位還需要創新檔案管理人員培訓機制。結合事業單位信息化檔案管理實施現狀、結合檔案管理工作時間，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。

2.6 強化保密機制創新，促進事業單位檔案管理能力的提升

在事業單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內容。隨著數字化、現代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業單位面臨著檔案管理保密工作創新需求。根據數字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸等相關制度的建立，規范檔案管理人員保密工作。同時，對數字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數據庫及網絡安全問題帶來保密問題，促進事業單位檔案管理能力的提升。

3 完善事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展

在事業單位檔案管理創新中，必須建立創新方案評測體系。通過創新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析。確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性，避免創新方案編制不合理、內容不合理等影響事業單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業單位還應加強創新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發揮創新主動性，保障創新方案及創新內容符合實際需求，促進事業單位檔案管理創新能力的強化。

4 結論

在我國現代事業單位改革腳步不斷深入的今天，事業單位檔案管理工作面臨著諸多的問題。如何提高事業單位檔案管理能力、加快事業單位檔案管理創新，是新時期事業單位檔案管理工作的重點。針對現代檔案管理理論發展情況、針對數字化網絡化檔案管理需求，事業單位應加快檔案管理信息化建設，加快相關人員的培訓與培養。利用信息化技術提高事業單位檔案管理及服務質量，滿足新時期事業單位檔案管理需求。

【參考文獻】