序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理學論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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作為我國圖書情報科研和教育的重要陣地，南京大學信息管理學院歷史悠久。從1913年克乃文先生開設圖書館學專業教學已經具有90多年的歷史，從1927年李小緣先生和劉國均先生創建圖書館學系也有84年的歷程。作為國內圖書情報事業的開創者和推動者之一，南京大學圖書情報和檔案管理學科一直秉承“誠樸雄偉，勵學敦行”的辦學理念，埋頭苦干，奮發圖強，推動各項工作穩步前進，在學科建設和人才培養等方面取得了豐碩的成果。

目前，南京大學信息管理學院擁有信息管理與信息系統、圖書館學、檔案學和編輯出版學4個本科專業，圖書館學、情報學、檔案學、編輯出版學和信息資源管理5個碩士點和博士點，是國內最早擁有圖書館學、情報學、檔案學、編輯出版學和信息資源管理博士點教育的3所高校之一，擁有圖書館、情報與檔案管理一級學科博士授予權，并建有一級學科博士后流動站。其中，情報學為國家二級重點學科（2003年），圖書館、情報與檔案管理是省一級重點學科（2007年）。2010年，新增圖書情報和出版學兩個專業碩士學位授予點，2011年順利完成二級學科博士點備案。2011年，南京大學信息管理學院正式加入國際iSchools組織，成為亞洲地區第三家加入該組織的教學機構。

經過多年的發展，師資隊伍規模和學歷結構得到大幅發展，師資隊伍更加年輕化。從創系時的6名教師發展到教職員工56人，其中專職教師和研究人員45人。在師資隊伍中，教授22人，副教授15人，講師8人，博士生導師13人，各類領軍人才12人次。現有在校學生1 171人，其中本科349人，研究生196人，夜大或成教學員464人，其他學員162人。2002年以來，累計承擔各類縱向項目89項，各類委托項目和橫向項目94項，累計科研經費2 700多萬元。其中，2004年以來承擔國家社科重大、教育部重大和重點招標項目5項，重點項目4項。2002-2011年全系共發表學術論文1 880篇，專著48部，SCI、SSCI和A&HCI以及EI論文42篇，獲得各種獎勵27人次，綜合實力和整體研究水平已經進入國內先進行列。

南京大學信息管理學院還建有國家信息資源管理南京研究基地、中國人文社會科學評價國家創新基地、國家新聞出版總署南京大學人才培養基地和國家保密局南京人才培訓分基地等一批國內有影響力的基地和平臺，建成了情報學重點實驗室、信息分析和知識服務實驗室、信息數字化集成實驗室、競爭情報研究實驗室、多媒體技術研究實驗室以及南京大學信息技術研究所、南京大學信息產業研究所、出版科學研究所等8個研究所（室）；2008年7月以后又陸續組建了保密實驗室、電子編輯工程實驗室、檔案現代化與信息安全實驗室、信息資源管理實驗室和信息檢索教學實驗室等5個研究機構，與國家圖書館、中國科技信息研究所、中國出版集團等戰略合作伙伴正籌建數字圖書館聯合實驗室和網絡出版實驗室。

因此，南京大學信息管理學院是前輩先賢和教職員工多年辛苦耕耘、堅持守候的結果，是南大信管人艱苦創業、勵學敦行的結果，也是學校和業內同仁長期關心扶持的結果。在南京大學信息管理學院的成立慶典上，國務院學位委員會圖書情報與檔案管理學科評議組第一召集人、武漢大學信息資源研究中心主任馬費成教授，中國社會科學院學部委員、國家社會科學基金圖書館、情報與文獻學評審組組長黃長著研究員，國務院學位委員會學科評議組成員、南京大學信息管理學院戰略合作伙伴、中國科學技術信息研究所所長賀德方研究員，以及武漢大學、北京大學、中國人民大學、中山大學、南開大學、華中師范大學、吉林大學等國內兄弟高校院系負責人等都對學院的成立表示熱烈祝賀，并對學科建設和學院發展寄予厚望。南京大學信息管理學院的成立，是對南京大學圖書情報與檔案管理學科發展的肯定，但僅僅是“萬里走完了第一步”，是新起點、新號角。南京大學信息管理學院院長孫建軍教授代表學院表示還將進一步深化學科發展，加強團隊建設，注重凝練，突出優勢學科、優勢方向的優先發展地位，在圖書情報與檔案管理學科建設中有所作為；繼續以質量建設和創新服務為抓手，深化國際合作，繼續推進“知情意互融、教學研合一”的教學理念，積極培養社會需要的高級專門人才，服務社會經濟發展；與校內外兄弟院系、企事業單位和科研機構加強溝通、緊密合作，彼此促進，抓住文化繁榮的時展契機，抓住交叉學科與新興學科的大好發展機遇，又好又快地推進學科發展。

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論文關鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質介質為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質工具。

邏輯，體現的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質，認識現實的結果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區別比較

（一）管理對象

在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術學》等。傳統《檔案保護技術學》的基本內容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設備、技術圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。

電子檔案產生之后，邏輯管理就占據了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質介質還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內容和它的內部信息。

（二）勞動特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現上有所不同：

由于管理對象是實際的物質介質，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發展，人類思想的進步，我們應該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應該是一種科學化的管理，傳統檔案保護技術學的發展，就是最好的佐證。

隨著信息技術的發展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉換成了計算機系統的勞動。計算機系統的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變為完全自動化的計算機及計算機網絡系統的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內涵及時間問題。

在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內容等。

在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環節，腦袋中直接浮現出某某文件名或者具體的信息內容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態中查找并調閱想到的東西。

（五）哲學特征

檔案物理管理針對的是一個現實的物質世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統實態檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現實物理管理的超越的基礎上的。

三、結束語

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。

在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質載體和信息內容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質性的信息被非本質的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質載體與信息內容的矛盾關系統一體中，物質載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經歷了一個漫長的物理管理時代。

參考文獻

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

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[關鍵詞] 就業分析;需求評價;指標體系;體系優化

[中圖分類號] G40 [文獻標識碼] A 文章編號：1671-0037（2015）08-46-6

Optimation Strategy on Archival Majors’Cultivation System Driven by Employment Analysis and Skill Needs Assessment

Yang Jiayi

（Zhengzhou Institute of Aeronautical Industry Management， Zhengzhou， 450015）

Abstract：As the core constitution of National Strategic Resources， Archives faithfully recorded and servedas the reference in the course of technology and economic construction in China. Therefore， personnel staffs ofarchival majors should be the main training objects of the nation. With archival majors inZhengzhou Institute of Aeronautical industry Management as the research objects， employment data from 2008 to 2015 are collectedand analyzed to investigate the causes of change. Moreover， index system of business demand level involving basic skills， professional skills and expanded skills of archival science isconstructed according to businessneeds. According to employment and demand indicators， existing professional training system is examined andoptimized in order to cultivate more new talents of Archival majors to satisfy the needs.

Keywords：employment analysis; needs assessment; index system; system optimization

檔案專業是一個小眾專業，目前全國只有三十多所學校開設，但檔案在我國科技與經濟建設過程中，起著忠實記錄、參考借鑒的作用，是國家戰略資源的核心構成，檔案專業應該成為國家重視的專業，從事檔案專業的人員，應該是國家重點培養的對象。論文以鄭州航空工業管理學院檔案學專業為研究對象，分析該專業從2008年到2015年的就業數據，研究轉變原因，并根據企業技能需求，構建涉及檔案基礎技能、專業技能和拓展技能的企業需求層次分析指標體系。根據就業與需求指標，審視現有專業培養體系，進行優化，從而培養更適用需求的檔案專業新人才。

1 檔案專業就業數據分析

鄭州航空工業管理學院檔案專業成立較早，是河南省僅有的兩個檔案專業之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業數據具有代表性。

通過調研，該專業從2008年到2015年的就業情況發現，其主要的就業方向為單位辦公室8.25%，企業檔案管理部門12.875%，各航空集團、研究所等事業單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務的各公司15.5%，考取公務員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。該專業2008年到2015年，就業方向情況變化如圖1和表1所示，而各就業方向，從2008年到2015年的變化，如圖2所示。

圖1中，橫軸為年度，縱軸為比例，各柱體為就業方向。可以看出，在2008年，就業去向最多的是事業單位的檔案部門和企業檔案部門，但是，這兩個就業方向的比例逐年下降，2009年非檔案崗位的比例超過事業單位檔案部門，2014年，考取研究生的比例也超過了事業單位檔案部門，自2014年，從事非檔案崗位和考取研究生的比例成為最高的就業方向。

圖2中，橫軸為各就業方向，縱軸為比例，各柱體為2008-2015年度信息。其中，在各單位辦公室工作、各企業檔案部門和檔案服務公司就業的比例略有下降，但變化不是很大;在事業單位檔案部門下降比較多，接近10%。考取公務員的比例，本來人數就不太多，現在變化也不大，但也在下降;考取研究生和在非檔案崗位工作的比例逐年增加，增加比例接近一倍。

2 就業方向變化剖析

根據上述數據，分析就業去向變化的主要原因有如下3個方面：

2.1 就業政策拓寬就業領域

檔案專業的學生，2010年左右，就業集中于事業單位、國企的檔案部門，大約在2010年以后就業方向比較分散，表明市場經濟規律同樣適應于專業針對性較強的檔案專業，專業對口觀念有所淡化，多向就業，多向選擇的就業政策，拓寬了檔案專業學生的就業領域，這一點可以從圖2中，非檔案崗位的就業比例逐年增加中獲知。而且，自2011年開始，鄭州航空工業管理學院信息科學學院，與工業和信息人才交流中心，聯合舉辦信息技術培訓，每年都有5名檔案專業的學生參與，最后從事信息系統開發工作，占培訓人數的58.14%。雖然該校此專業招生為文理兼收，但主要以文科為主，但經過專業培訓和技能培訓，也可以從事純粹的理工科的工作。

2.2 檔案崗位特點與擴招加大了對口就業難度

與其他行業相比，檔案崗位具有穩定性、長期性等特點，不管是事業單位還是企業，與檔案管理相關的崗位較少，如鄭州航空工業管理學院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負責學生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1人。職工工作最短的16年，最長的30多年，自作者進入該單位工作到現在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數每年卻在增加，比如鄭州航空工業管理學院的檔案專業，以往一屆學生只有檔案專業2個班級80人和專升本1個班30人左右，但這幾年來，不但增加了一個新的方向――建筑工程檔案管理方向，而且檔案學專升本的人數劇增，2015屆檔案相關畢業生達到300余人，人數增加了三倍。鄭州大學的檔案學本科專業，2012級錄取30人，后轉專業2人，剩余28人，2013級錄取35人，2014級錄取40人，人數在三年內增加了三分之一。因此，檔案崗位特點與近幾年的檔案專業人數增多，加大了對口就業難度。

2.3 企業檔案管理工作專業意識不強

據調查，目前只有中大型的國企和事業單位，在招聘檔案管理人員時，才有限的考慮檔案專業的學生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業的學生，不但要負責檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作[5]。據了解，中航工業鄭州某公司2015年招聘的兩名檔案專業學生，還要進行和企業主要業務相關的技能培訓。這對檔案學專業的學生來說，雖然是一個有利的現象，但大多數企業的檔案管理人員，多數由其他人員兼任，比如文秘專業。隨著數字檔案管理等新技術的發展，雖然對這些非檔案專業人員提出了更大的挑戰，但通過培訓和學習等，基本上能滿足簡單的管理要求，因此，并沒有專門為此去招聘檔案專業學生，這就造成檔案管理工作中，檔案專業的人員比例很低，而檔案專業的學生，專門從事檔案管理工作的人員比例也很低，這反映了在目前絕大多數企業中，檔案管理工作專業意識不強。

2.4 提高學歷、改變專業方向成為緩解就業壓力的新途徑

在圖2中，考取研究生的比例增加了一倍多，從7.3%增加到17%。而在對該校此專業大三學生的調研中，發現有接近二分之一的學生在準備考研，了解其考研動機和方向，居然有不少學生認為目前所學知識不夠，希望通過提高學歷來提高就業能力，希望通過改變學習方向，來改變知識結構，從而能更好地就業，說明提高學歷、改變專業方向的目的主要是緩解就業壓力。

3.技能需求層次指標體系構建

3.1 技能需求架構

企業對檔案專業的技能需求比較多，但主要包括基礎技能架構、專業技能架構、發展能力架構三個方面，因為檔案工作比較煩瑣，且需要耐得“寂寞”，因此，需要增加工作情商技能架構。

基礎技能架構應該是所有專業都應該具有的，也就是綜合素質，包括溝通技能、組織技能、學習技能等，對于檔案專業來說，更包括文書寫作技能。專業技能架構主要是企業、單位對大學生在完成具體檔案業務方面的技能需求，這也是培養體系優化的重點方向，而且隨著環境的變化不斷改進。發展技能架構則考慮大學生工作后的發展，是迅速提高業務能力、職務職稱的關鍵，包括創新技能、職稱規劃技能等。工作情商技能架構主要包括思想品德、個人修養、工作作風、協作意識等。

3.2 技能需求層次分析指標體系

根據企業技能需求架構，在遵循評價指標體系構建原則的情況下，最終確定一個具有1個一級指標、4個二級指標和25個三級指標的技能需求層次指標體系，如表2所示。

3.3 基于評價體系的分方向技能需求

專業技能需求是專業培養的重點，根據上述指標體系，通過到單位人力資源進行實地調研、對已經畢業的學生進行問卷和電話跟蹤、訪談高校從事就業管理工作人員等方式，獲得各就業方向的專業技能需求如下：

3.3.1 單位辦公室

檔案學專業的學生，應聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實主要是辦公室文員的崗位，因為企業認為檔案學的同學，具備了辦公室工作的基本素養和技能需求，且不少企業并沒有為企業領導配備秘書，因此辦公室文員也經常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關的工作職責和技能需求包括四個方面：一是單位文件的起草撰寫、文件收發、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作;二是添購辦公設備、辦公用品的計劃編制和申購手續工作，辦公設備、辦公用品的發放使用的管理;三是企業員工的入職、請假、調動、辭職手續，全面負責員工考勤工作;四是企業員工人事檔案材料的建立、完善。

3.3.2 企業、事業單位的檔案管理工作

此方面的工作技能需求，符合學校的培養方案，尤其是鄭州航空工業管理學院此專業學生的培養方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業比例降低，但依然是主要的就業方向。在此方向，除了傳統的文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統計、檢索等基礎工作之外，現在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數字化與信息化工作等新的業務技能[2]。

3.3.3 公務員和事業單位

近幾年來，各級別政府、事業單位招收檔案專業的公務員和職工的比例略有下降，但檔案專業的學生，可以考取與專業相關的其他崗位，準備公務員和事業單位考試的學生比例，僅次于考取研究生的同學。檔案專業的學生，除了考取各級政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學生，除了本專業的理論知識之外，還需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務禮儀、國際政治、軍事、經濟形勢等課程。考取事業單位的學生，還要熟知文書學、秘書學等相關課程[3]。

3.3.4 檔案服務公司

檔案服務公司是這幾年新興的從事各機關、企事業單位的檔案整理業務的公司，具體工作主要包括8個方面：①文件與檔案管理技術咨詢、交流;②文秘與檔案人員實用技術傳授服務;③檔案館、室信息化、智能化建設;④工程文件編制與檔案整理;⑤檔案工作達標升級業務指導;⑥各種文件與檔案數字化技術服務;⑦文檔管理軟件開發與技術支持;⑧文檔用品與設備銷售等。這些企業招聘的學生，除了檔案相關技術外，還注重學生的打字速度，要求工作仔細認真，嚴謹周到，但因為大多數工作主要是檔案數字化，所以待遇不高，且需要經常長期出差，因為人員流動性比較大。

考取研究生和從事非檔案崗位的學生，則根據學位方向和崗位的具體技術要求，有不同的自我學習和培訓內容。但經調研發現，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學生從事有技術含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級助理等方面。

4 檔案專業培養方向剖析

4.1 檔案就業市場逐漸廣闊需要全面人才

近幾年來，國家和各單位對檔案的重視程度越來越高，不但要求高級別大規模的企業應該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強檔案力量，發揮檔案作用。除了傳統的編史修志之類的工作外，認為在民生政事決策、科學發展觀建設等方面，也可以發揮其重要的憑證和參考作用。2008年5月1日起開始實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規定“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”、“行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息”。這些要求需要檔案人員除了具備傳統的檔案技能外，還需要掌握信息收集、分析和挖掘能力。

4.2 檔案管理技術日新月異需要新技能

檔案信息化和數字化的普及，不僅僅包括傳統檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數字化;數字檔案整個生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術、軟件技術、網絡技術和數據庫技術;從檔案的多媒體展示到新媒體展示和全媒體展示，又需要檔案人員具備較強的數字檔案使用技術[4]。上述技術不但對檔案管理人員提出技術挑戰，對檔案專業的培養方案、培養環境也提出了更高的挑戰和要求。

4.3 檔案服務功能提高需要

現如今，檔案除了傳統的參考和憑證作用之外，在服務社會、服務民生方面，也開始發揮積極的作用。有價值檔案的整理;民生檔案的有償或免費提供;社會保險業務檔案、城鄉居民最低生活保障檔案、農村五保戶供養檔案、民事訴訟檔案、農村土地承包經營權確權登記檔案、集體林權制度改革檔案等群眾關切的檔案服務等工作，內容多且雜亂;檔案主動服務、上門服務、全面服務等理念的提出等等，都體現出檔案工作的社會化服務功能越來越強，分工越來越細，所提供的服務越來越專業，這就要求檔案人員不但“術業有專攻”，而且還要具備較強的組織能力、社交能力和工作熱情[5]。

5 檔案專業培養體系優化

根據上述研究，提出就業分析與企業需求評價驅動檔案專業培養體系優化策略

5.1 就業需求驅動的培養體系優化

除了傳統的檔案學相關課程之外，應該建設少部分符合就業需求的課程，直接面向就業單位，減少就業單位在招聘之后的繼續培訓時間，提高畢業生的實際“上手”能力。根據往年就業方向和就業前景與趨勢分析，應該設置三個新的課程模塊：

5.1.1 辦公自動化模塊

此部分在原有課程體系中，僅包括大一時設置的48個課時的計算機基礎，而且學習內容比較多，考試也為理論考試，學生難以提高，而且不少高校和專家甚至認為，目前的電腦普及率比較高，這方面的知識學生早已經自學了，從每年指導畢業生論文中可以看出，其實此方面的能力，各個專業的學生都比較差。

5.1.2 電子商務模塊

隨著“互聯網+”和雙創的提出，不少檔案學專業的學生，將電子商務作為創業的方向，這不但是畢業之后的選擇趨勢，不少在校生也在課余兼職。但主要因為選擇方向不清晰，跟風隨大流的思想占據主流，所以失敗較多。

5.1.3 社交能力培養模塊

不管是從事檔案管理工作還是文員行政工作，現在的檔案管理都提倡“走出去”、主動服務，這就要求檔案管理人員需要具備較強的溝通能力、組織能力和協調能力，這不僅需要學生自己在學校里參加社團當班干部培養，更需要專業的課程體系進行指導，增加針對性。

5.2 技術發展驅動的培養體系優化

檔案數字化和數字檔案已經成為檔案管理的主流工作，在現代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的所有階段，都充分需要技術支撐。這需要增加三個方面的課程模塊：

5.2.1 數字檔案加工課程

數字檔案的加工，不僅包括簡單的掃描處理，還包括對加工內容偏斜度、清晰度、失真度等的質量處理，對影響內容的雜質進行去污處理，對藍圖的消藍處理，對大幅檔案的拼接處理，對影像、動畫檔案的采編，對實物檔案的智能3D處理等。

5.2.2 數字檔案安全管理課程

安全管理涉及加工的安全、存儲的安全和使用的安全。主要需要學習備份技術、加密技術、確認技術、訪問控制技術等相關課程。

5.2.3 數字檔案使用技術

如今，數字檔案的使用，不僅包括在電腦上閱讀，還包括在專門的檔案閱讀器上使用，展示的形式，除了平面展示，還包括以多媒體、全媒體等技術支撐的立體展示。

篇(4)

一、科技檔案管理的作用

1、科技檔案的管理有利于促進科研工作的發展。

信息與知識是經濟發展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果。詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據。從這個意義上，完整、系統、準確的科技檔案對科學研究是必不可少的。

2、有利于促進科研管理的決策。

科技檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了科研活動的原貌與進步，是提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據，實現科技檔案管理的科學化、規范化、現代化，促進科研工作的持續發展。

3、有利于促進科研成果的利用和推廣。

科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統、準確的記錄科研活動的全過程，更為重要的是為進一步的項目開發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。

二、科技檔案管理中存在的問題

科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業性強的特點，又有載體多、內容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴重影響了科技檔案的質量和開發利用。

1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。

多數單位和部門把精力集中于基礎設施建設、提高科研創新能力上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發展中的作用。首先受傳統觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關緊要；還有的是擔心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規定和要求，從而使科技人員只片面強調科學研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。

2、歸檔材料質量不高，完整性、系統性較差。

科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務書和相關協議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結驗收鑒定階段的工作總結、技術報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復印件多，原件少等問題。

3、檔案制度缺失，歸檔工作職責不明確。

科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。

4、檔案管理人員業務素質偏低，專業性較差。

長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業務指導不到位。多數檔案管理人員都是身兼數職，沒有經過正規檔案管理部門的教育與培訓，以至于業務素質偏低，專業性不強。對科技檔案歸檔內容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質量和數量。

三、加強科技檔案管理的對策

針對當前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的管理，充分發揮科技檔案的作用。

1、增強檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。

檔案意識是人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔起科技檔案歸檔的職責；其次，檔案管理部門要積極開發科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。

2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規范化。

建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規章制度，制度應包括科研項目從開始到結題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。

3、提升檔案管理人員綜合素質，強化工作服務能力。

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關鍵詞：土地檔案管理;問題;解決措施

中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085

1檔案以紙質存儲，不便查閱

在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優盤等為主，電腦容易中毒，而優盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。

2 檔案利用率低，達不到最大利用率

檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。

3檔案管理人員專業水平不足

有些地區檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態度，加強檔案管理，提高管理人員的專業水平，發揮檔案的應有價值和社會效益。

4 對檔案的重視程度不夠

檔案所發揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。

5 檔案管理人員管理意識薄弱

土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。

6土地檔案管理力量相對薄弱

土地檔案管理不被重視，導致從業人員流失嚴重。甚至有些地區采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業素養不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。

7檔案門類不夠豐富

有的地區只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統性和完整性。

檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

重保管輕利用。一些地區在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區的土地資源規劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

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遠程教育是建立在現代信息技術基礎上的新型教育模式，整個教學過程離不開網絡，都采用遠程網上教學形式，因此，檔案管理一改以往紙質檔案統領天下的局面，更多地采用電子檔案．歸檔形式從過去的物理歸檔，轉變成邏輯歸檔，即在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。遠程教育具有獨特的招生、教學、管理、實踐、評估環節，檔案管理在不同環節也會存在著不同的特點與要求。遠程教育作為新生事物，從產生、發展到完善有一個過程，遠程教育檔案實行配套管理是遠程教育發展成熟的一種表現。

一、關于招生檔案的管理

1．新生報名。遠程教育發揮自身的獨特優勢，從新生入學招生就采用網上報名。首先，招生人員登錄招生信息網免費注冊、輸入用戶名和密碼、填寫報名信息、檢查報名信息、確認提交、自動生成報名號、打印報名表、網上支付報名費，形成基本信息表。每個注冊的用戶名，只能填報一次，考生可以修改一些基本信息，但不允許修改招生單位、報名點和考試方式等關鍵信息。為了彌補不能修改關鍵信息，一旦發現錯誤或用戶名密碼遺失，可重新注冊一個用戶名，并重新填報報名信息，生成新的報名號，網上報名成功后，系統會返給考生一個9位數的報名號，表明網上報名成功。

如重新填報則可能生成多份基本信息表，這些都儲存于招生系統中，隨時可供檢索查詢，系統生成的正式報名表才是招生的最終檔案，一份為書面形式交給考生，另一份為電子版，并作為錄取新生的重要依據，并作存檔與網上查詢用。正式報名表反映招生錄取的結果，與報名登記表、身份證、學歷證書、錄取通知書，作為完整的招生檔案保存。例如：奧鵬遠程教育中心將報名資料移交教學管理部門，對于委托奧鵬遠程教育中心管理學生學籍檔案的合作高校，教學管理部門須對該校學生入學檔案資料進行歸檔保管，對于未委托奧鵬遠程教育中心管理學生學籍檔案的合作高校，教學管理部門須及時將學生的入學檔案資料以安全方式傳送至有關合作高校。非學歷教育學生與學歷教育學生的入學檔案資料一起存放，收集、審核、存檔、管理方法相同。非學歷教育學生轉入學歷教育后，其所有報名資料須按學歷教育的入學要求進行提交，并重新對其入學檔案進行存檔和管理。

2．新生錄取。由于現代通訊工具越來越發達，新生錄取后可以通過電子郵件、手機群發短信及時通知考生，這種形式方便查詢，應用靈活，但不利于長久保存。因此，招生檔案雙套制管理，招生過程采用電子檔案，招生結束后將考生的紙質人事檔案調入錄取院校，兩者均可作為新生入學后組織教學、實施管理的重要依據。新生入學高校登記表反映生源所在地，是新生的主要檔案。這一階段，檔案兩種形式取長補短，電子檔案應用靈活，紙質檔案有利于長久保存。

二、關于遠程教育教學過程的檔案管理

遠程教育教學過程也有著自己的特點，教學過程檔案內容具體，行政文件較多，以書面為主，較傳統。而教學過程檔案有非實時性的網上答疑電子記錄，實時性的值機答疑電子記錄，網絡課件，經網絡的作業系統，畢業論文，畢業設計。電大開放教育以電子郵件提交作業，進行BBS網上討論，網上答疑記錄，教學資源共享，以上采用邏輯歸檔。另外，教學記錄本，小組活動記錄，形成性考核以書面形式存在，作為教學過程檔案的補充。

在教學過程中牽涉到許多具體問題的處理，各個環節都有針對性的處理方式和規則。教師檔案信息的公開，考慮到對教師的影響一般內部交流，不作公開討論。教學文件以書面為主，為方便起見可在網上同步掛出供查閱，這是教學質量的保證。督導檔案兩種形式并存，既以書面形式發放至各部門，又掛于網上便于公開監督。學生學習的檔案既以書面形式發至學生手中，又公布于網上便于學生隨時隨地地查詢。

1．第一種典型的教學模式為：教材自學＋課件學習+網上導學+網上答疑討論+課程作業+模擬試題測試+學習中心導學輔導＋集中考試+畢業論文。采用完全學分制，學分積累，彈性學習期限，以學員為中心，個性教學與班級教學相結合，輔以必要的面授輔導，學生可自主掌握學習時間和學習地點，學員可在方便的時間任何地點通過互聯網或當地學習中心訪問遠程教育中心的學習平臺。

為了適應遠程教育的特點，必須有學習平臺強大的理論支持。除了參考文獻，互聯網鏈接提供了廣闊的學習平臺，開展開放的信息交流，學習平臺在設計上充分考慮了該課程具有開放性的特點，具有信息交流功能和學習交流功能。在系統中設計了眾多的用戶角色，校外的用戶可以通過游客的身份對本系統進行訪問，可以看到本校學生的作業設計和課程成果，同時可以對這些設計和成果進行評論，當然也可以進行相關問題的討論，而這些言論是不做任何限制的，通過整合平臺，學生可以協作共享地學習和交流。

良好的管理與支撐平臺，不僅能為學校開展學習提供完善的技術支持，還為學習過程評價提供了實在的依據，保障整個學習有條不紊、共享協作、持續性地向前發展。以浙江大學遠程教育學院匯海遠程教育管理平臺為例，分招生管理、教務管理、學生管理、教學管理、考務管理幾個模塊，不僅有一流教師的教學課件，網上實時答疑，平臺提交作業，BBS網上討論，畢業論文平臺、畢業設計平臺、提供網絡課件，同時具有管理和查詢的功能，學籍、成績、評優、處分情況均可查閱，新生入學、在校學習狀態(在學、休學、退學)和表現、畢業情況一目了然，系統中包含了新生登記表、每年小結、學生管理、優秀學員評比表、考試管理、畢業成績單、畢業登記表(含往屆生管理)、短信平臺發通知。這些信息都以電子檔案和書面檔案兩種形式存在，電子檔案有利于查詢和邏輯歸檔，書面檔案作為日后學生人事檔案的材料，畢業后轉離學校。

2．第二種教學模式：由于遠程教育天網(衛星網)、地網(互聯網)同步實時教學、網上點播，點播具有更強的選擇性和針對性，學生可根據標題或分類，來選擇所需要的課程。教學資料本身就是很好的教學檔案，教學資料分為書面教材、書面測試以及以現代技術做保證的網頁、課件、網上實時答疑。兩種形式都是為保證教學服務的，書面形式為傳統形式，網上的資料隨時隨地可以查閱，網上電子檔案實行的是邏輯歸檔。

學習為主，學生在教材自學和多媒體課程(光盤版或網絡版)自學的基礎上，通過互聯網進行網上答疑、討論、做作業、課程輔導等，同時輔之以部分集中輔導的教學模式。最后參加在當地集中進行的課程考試。或利用衛星網、互聯網等現代科學技術手段組織教學。采用網上課件教學、課堂視頻實時教學、發放教材及光盤等形式進行學習，并提供網上作業、網上答疑、網上討論，學生平時可到當地校外學習中心集中收看定期播放的課堂視頻實時課件，也可直接訪問學院網站，點播教學課件自學，獲取有關學習資料。這些教學過程資料 以電子形式存在，方便查閱和網上邏輯歸檔。

3．第三種典型的教學模式為：主要采用互聯網及分散式教學模式，學生在家、在工作單位、在任何時間，都可通過網絡進行業余學習。主要教學環節和形式如下：“網上導學”教師在網絡課堂的交流園地中導學資料，包括開篇導學、階段導學、日常輔導和考前輔導等。“自主學習”包括紙質材料和多媒體課程自學。多媒體課程一般包括網絡版和光盤版兩種形式，分別用于在上網或不上網條件下的課程學習，主要內容由課程大綱、教師講解、相關案例、背景資料、例題分析、綜合練習等學習欄目和書簽、小字典、筆記本等學習工具組成。“網上答疑”通過常見問題庫、教師信箱、交流園地、值機答疑等方式進行。“網上討論”通過網絡教室中的交流園地(BBS)，在師生之間和同學之間進行。“課程作業”作業以題庫形式管理，分階段設置，學生隨機抽取，網上提交作業。“課程考試”根據課程的不同特點采用不同的考核形式，主要有：閉卷考試、開卷考試、網上提交論文等，其中閉卷及開卷考試在本地教學服務中心集中進行。“學術講座”根據教學需要定期組織巡回教學活動或網上實時學術講座。“畢業論文”本科層次學生在完成課程學習后需進行畢業論文寫作，通過網絡與指導教師交流，完成論文提交。

網上的教學資料采用電子檔案，可供學生隨時隨地在網上查詢，網上電子檔案實行邏輯歸檔，有利于再次利用。

三、遠程教育管理過程的檔案管理

學生檔案是學生在校期間各個方面真實記錄，是學生畢業后用人單位對學生在籍學習情況了解的可靠依據。一般基本情況材料包括：高中階段學生檔案，入學登記表(學籍表)，體檢表，學籍卡分手工和電腦兩種，在校學習成績總表，畢業生成績單，學生行為綜合考評表，獎懲材料，每年小結，優秀學員評比表，畢業成績單，畢業生登記表，授予學位證明，畢業設計、畢業論文業務總結，入團志愿書，黨建材料。在籍學生檔案由學生管理部門統一保管，畢業生檔案轉至學生工作單位或學生戶口所在地的人才交流市場，申請自費出國學生檔案在辦理離校手續時，必須將本人檔案轉出學校，并出示檔案接收依據。

由于遠程教育的異地性，教育管理呈松散型，既有相對集中又有分散管理，管理工作同樣要制定一系列規范。教學管理檔案有：教學計劃、教學大綱、教學實施計劃、課程免修、獎勵學分、轉專業轉教學中心的各類申請材料。學籍管理實行以完全選課制、彈性學習期限制和預約考試制為核心的學分制管理。學生可根據自身情況、結合教學計劃及考試計劃，自主選課，靈活安排學習時間。有的院校每年舉行四次課程考試，實行考試預約制度，學生可根據自身情況、選擇參加任何一次考試。每門課程，最多可參加三次考試。在學習期限內，按教學計劃修滿規定學分，即可畢業。(群發短信)學分制，在松散管理中，網上管理突顯遠距離的特點，這一階段，電子檔案占主導地位，充分發揮其優勢，并備以書面檔案做補充依據。學生學習的檔案既以書面形式發至學生手中，又公布于網上便于學生隨時隨地地學習―以上電子檔案采用邏輯歸檔。

四、遠程教育實踐環節的檔案管理

學生通過課堂學習，目的是把學到的知識應用于社會實踐，因此，遠程教育的實踐環節是必不可少的一個環節，實踐環節起著承上啟下的作用，為適應社會的需要，學校制定出實踐環節教學工作的意見，如實驗教師授課規則等。遠程教育實踐環節應該理論和實踐并進，文經類課程社會實踐調查資料和報告，理工類課程原始數據實驗報告、實驗成績單、實驗報告、實驗考核成績、實驗情況記錄單、實綱、實習手冊，都是實踐環節的檔案。這一階段基本是紙質書面檔案，書面檔案采用物理歸檔，作為學籍檔案的重要組成部分，列入成績單。

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【關鍵詞】文檔管理;一體化

隨著新時期信息工作和檔案工作的發展，檔案學術界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上，是一種較為科學的管理理論，它的出現為檔案管理學理論注入了新的內容。

一、實施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實行文檔管理一體化有其深刻的理論依據，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發展階段，是一個統一的連續體，在其信息內容、物質形態、基本屬性等方面是完全同一的，實施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發展趨勢。

（二）實現文檔管理一體化是信息時代檔案工作的全新的管理方式，是適應電子文檔、電子檔案管理發展的必然要求。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價值的電子文檔，必須要歸檔保護。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實現文檔管理一體化。縱觀目前國內外關于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項目中，因為電子文檔本身的特點決定了電子文檔需要進行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實現文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進行一體化管理，這樣才能體現出檔案管理工作者的獨特作用，也才能給后代留下完整的有價值的真實歷史記錄。

（三）實現文檔管理一體化有充分的現實依據和經驗證明。長期以來，文檔分家的現象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時也是文件管理者，隨著新時期的發展需要，實現了不同程度的文檔管理一體化，而國外也有很多實行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實行文檔管理一體化提供了借鑒和經驗。

（四）在網絡環境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經過文件流轉、處理完畢后，就可以歸檔進入檔案信息管理自動化系統進行利用，文件及時轉化為檔案，使文件工作和檔案工作有機地結合起來。

二、實現文檔管理一體化的必要條件

（一）實現文檔管理一體化，要加強標準化建設。文書檔案工作標準化是文檔管理一體化的基礎，沒有統一的標準，則無法進行一體化管理，在制定標準化時：第一，應考慮文書、檔案的國家標準。第二，結合文書、檔案的行業標準，形成文檔一體化管理的規范體系。例如，在對文檔管理一體化系統設計時，既要參照《國家公文格式》，又要參照《檔案著錄規則》，使文書、檔案的標準統一到一個體系里來，特別是電子文檔的運作、管理必須建立一套標準化的體系，而且其嚴格程度和對系統性的要求，也遠遠超過紙質文件的標準化體系。

（二）實行文檔管理一體化，必須改變原有檔案管理的思維模式，探索更加適合計算機管理的現代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進程中，將會遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計算機自動化系統技術的發展對其推動作用是超級大的，不可忽視的，計算機網絡的介入，給文檔工作帶來機遇的同時，也對傳統的手工管理模式提出了挑戰，使得文檔工作管理模式的改革與創新成為一種必然。

（三）實行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調整自己的知識結構。計算機網絡技術成為文檔管理一體化進程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發也需要文檔人員熟練掌握計算機技術。文檔人員要做好電子文檔管理系統的開發，既要懂得計算機設計技術，也需要結合最新的檔案管理學理論、原則和檔案管理方法與技術，才能為加快實現檔案管理自動化建設提供充足的技術支持。

三、要加快文檔管理一體化，應做好以下幾面的工作

（一）加強領導，提高意識。加快文檔管理一體化建設，要提高領導的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領導，必須要不斷加強業務知識的學習和提高。努力把檔案信息化建設作為業務建設的一個首要工作，不斷完善和加強檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務質量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠的發展考慮，適當提高配置能級，以適應檔案管理現展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創造條件實現文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設的發展。

（三）充分發揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發程中，往往疏忽檔案人員在開發過程中的作用。由于軟件開發人員對檔案管理的深層次認識不足，僅憑自己有限的了解和“設想”編制軟件，不能開發出高質量的文檔信息系統，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應主動參與文檔信息化軟件的開發工作。協同辦公平臺（簡稱OA）作為企業信息化建設覆蓋面最廣的重點項目，是公司的信息結構化、流程規范化、決策科學化、信息標準化的基礎平臺。協同辦公平臺力求打通企業內部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質量。項目的實施是讓公司所有的利用者在同一個平臺上實現信息資源共享，構筑公司協同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強管控，提高效率”的具體措施。從傳統管理向現代化管控轉型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實行OA系統以來，公司上下深刻體會到了信息化管理帶來的效益。公司開發了內部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓管理、獎懲記錄、人事合同;還開發了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、商信息、聯系人信息、采購信息、項目跟單記錄、合同管理、售后服務等。

1.無紙化辦公，改變時空觀念，提高工作效率。網上協同辦公管理系統徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關人員的審核、簽字等待時間，實現了短信提醒服務。2.無紙化審批和管理節約了資源。在網絡上實現跨時空的資源共享與數據交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節約了紙張成本。3.統一平臺，方便管理，達到了政務公開、信息透明，實現了隨時隨地均可在權限范圍內查閱相關資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數據輸入、處理平臺。檔案室也抓住公司OA系統管理的機遇，提出了“按件歸檔，及時歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設計、歸案等全過程的監控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉、辦文、行文、發文、文件歸檔、查閱、統計等，并能自動跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統計等功能。通過該系統，檔案室對流轉完畢的文件做到及時自動歸案生成檔案號包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網上查閱等檔案信息服務，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統不斷向深度、廣度推進，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺階，以適應公司經濟發展的需求。

（四）重視調研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設是一項長期投資，立足于公司工作的長遠發展，因此在編制規劃、方案前，必須作充分調研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發工作就越順利，也越有使用價值。

四、在實施文檔一體化過程中，應把握住以下幾個環節

（一）運用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動化系統中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運轉過程中便設計在系統中。檔案工作提前介入到文件工作之中進行前端監督，保證檔案信息收集完整、系統、準確;從文件生產到歸檔全程控制;數據信息重復利用，提高工作效率;能使檔案人員真正享受到自動化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護電子文檔的真實性、可靠性、憑證性，對文件形成和流轉過程實行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，保證文件的真實性、憑證性和合法性。