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辦公自動化論文精品(七篇)

時間:2023-03-08 15:27:48

序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇辦公自動化論文范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。

辦公自動化論文

篇(1)

關鍵字:歸檔,恢復,帶庫,存儲池,策略域,層次存儲管理

1.引言:

帶庫是理論上的無限量存儲,適用于大容量視頻數據的存儲,在視音頻服務器基礎之上增加帶庫存儲是一種更加高效安全的方式。

2.系統優勢分析:

2.1可靠性:視頻節目以數字的形式存儲,不會象傳統的錄象帶存儲方式那樣因為天長日久而有損失或失真;同時采用的多級故障自恢復技術,可以保證任一個服務器壞了,均可以用其余的視音頻服務器把丟失的數據毫無損失的恢復出來,保證安全播出。

2.2效率:帶庫讀出的數據通過SCSI通道進入帶庫管理系統,并行地按20MB/S存入緩沖區,然后通過DataMover把并行數據轉換成串行的16OMb/S,再通過數據分配器,分別到100Mb/S自適應網絡通道上進入視音頻服務器。此種方式的速度是普通方式的3-20倍,若用12Mb/S播出方式,可達3-10倍的素材歸檔和恢復速度。

2.3跨平臺:HDTV,SDI的MPEG-2的壓縮數據流或DVB、ATSC的數據流均可按規定的格式正確地解讀,裝載到視音頻服務器上用于播出。帶庫僅僅是存儲數據,從帶庫至視頻服務器的數據流通道并不改造數據。在我們早期準備的過程中發現不管是普通的VCD文件還是DVD文件,異或是MPG格式,均可正常播放,但是在傳送的過程中,不可以對視頻文件進行壓縮,否則文件會丟失或由于另一種策略導致文件增大許多,不能達到預期的效果。

2.4管理策略:多種管理策略以保證存儲的安全與有效,比如層次存儲管理是把歸檔池,備份池,空間管理池,磁盤池按一定的層次進行存儲,如果某個存儲池空間不夠,那么文件將直接存儲到它的下一個層次存儲池,這樣就避免當某個存儲池由于空間不足而造成的文件丟失或損壞。策略域管理,它定義歸檔/備份文件的保存時間,當再次歸檔/備份時是否將原來的文件覆蓋,存儲的目的地是哪一個存儲池,存儲過程中文件可否更改,歸檔/備份文件與哪種管理類相聯系,當存儲池中所存儲的文件占用已達到總容量的多少才將文件轉移到帶庫中。這些都是策略域規定好的,并不需要人手動執行,非常高效方便。

2.5網絡化播出:充分利用現有的互聯網絡的優勢,通過網絡把素材完全共享,讓一個客戶端上載的素材供多個用戶使用,這樣的系統也會易于擴充。在網絡上傳輸速度每秒可達1.5MB,感覺就象使用本地機器一樣。通過網絡存儲管理服務,提供自動的,中心預定的,策略管理的備份,歸檔及空間管理。這樣不僅可以提高工作人員效率,減少人力物力,保證節目的播出效果,還可對節目進行安全有效的管理。

3.系統實現方案:

此套系統是在視音頻服務器的基礎上增加了帶庫服務器,還有相關的數據庫服務器。

3.1軟件平臺:服務器端是:WindowsNTServer4.0,SybaseSystem11,TivoliStorageManager。工作站端是:WindowsNTWorkstation,SybaseSystem11,VisualC++6.0,Delphi4.0,Infopower4.0。

3.2硬件平臺框架圖:

3.2.1主備服務器

它是網絡中心數據庫。由眾多的數據模型組成。為了保證高可靠性,采用了雙機熱備份方式。主備機運行時互相實時檢測。任何一臺服務器出現故障時,可完成自動檢測,自動切換,再線修復。

3.2.2主備播出機

為了保證高可靠性,每個播出頻道均采用主備播出機同步播出控制。主備播出機在未進行播出前,它與服務器網絡相連,可以服務器中調出播出表單,也可在播出機上現做播出單,一旦主備播出機開播,播出站自動與網絡斷開,網絡中的任何異常均不會影響播出控制的正常進行。

3.3.3.準備站

可有多臺準備站。它主要完成以下幾項任務:視音頻服務器和檔案庫中的素材是大量的。可達幾萬或十幾萬條索引素材庫管理維護,如何維護管理,方便使用極為重要。準備站中有專門的素材庫管理,提供了素材的編輯、檢索、預覽等功能,更好的管理資產,最大限度的發揮投資效益。或把帶庫中的素材根據播出需求上載到視音頻服務器中,用于準備播出。

4.軟件包功能模塊舉例:數據上載軟件包(VTR驅動、素材信息入庫)

5.軟件界面介紹:界面一,素材之間進行交換,使用兩個視音頻服務器可以減少素材的多次上載,提高空間利用率。界面二,素材歸檔,把目前不需要的視頻素材傳送到帶庫中,等到將來需要的時候再重新上載。歸檔過程如下,文檔管理系統接受自動播出系統的歸檔命令后,首先在視頻服務器中查找要歸檔的文件,并作好歸檔準備;向數字中心存儲帶庫查詢空間,并檢索是否有重復的歸檔文件;建立讀寫DMA處理;歸檔處理。完畢后,向自動播出控制系統返回應答信號。界面三是素材恢復,把在帶庫中存在而視頻服務器上目前沒有的素材送回視音頻服務器恢復數據過程與歸檔動作序列是類似的,區別在于數據的方向是從數據中心存儲帶庫進入文檔管理系統緩沖區,再從該緩沖區進入視音頻服務器。事實上,歸檔與恢復過程可并行同時進行。

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中小企業辦公自動化系統的設計與實現

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align=center>素材間交流界面

素材歸檔界面

素材恢復界面

6.結束語:為了提高播出效率,自動化控制,網絡化播出是未來發展的趨勢,它不僅在可靠性上,而且在中心控制、數據共享、多頻道播出、使用便捷等眾多方面均比單機自動播出控制具有絕對優勢。網絡化自動播出控制系統,它可同時兼容模擬和數字的播控系統。國內北京有線電視臺已經采用它,在國外大中電視臺已得到廣泛應用,也必將在國內逐步普及。

參考書目:

[1]劉松海著《VisualC++編程指南》國防工業出版社出版社1998.10

[2]IBMCorp著《TivoliStorageManagerOnlineInformation》IBMCorp2000.7

[3]國家廣播電視總局《有線電視數字技術教程》有線電視技術雜志社2000.6

[4]夏云著《現代計算機網絡技術與應用》科學出版社1998.11

[5]MarcoCantu著王輝譯《Delphi高級開發指南》電子工業出版社1998.8

[6]Microsoft著希望圖書創作室譯《MicrosoftSQLServer6.5程序員指南》科學出版社1997.10

[7]微軟公司著希望圖書創作室譯《MicrosoftWindowsNT4.0核心技術》宇航出版社1998.1

[8]董雋著《Delphi4使用與開發指南》人民郵電出版社1998.11

篇(2)

網絡普及相當迅速,使得計算機被大量的普及,特別是在辦公中,有很多辦公都需要利用計算機來進行處理。在這場變革之中,多媒體手段因為網絡傳輸環境的需要得到了重大的發展,使得其在傳輸使用上更加的方便,為辦公自動化提供了更為方便的途徑。在網絡環境下實現的多媒體技術,有一個十分重要的前提就是保證在使用者能夠接受的品質的前提下,將數據量十分龐大的多媒體信息進行壓縮,達到最大程度的減小,使得這些多媒體信息能夠在網絡中快速的傳輸。但是在進行壓縮時很多都是以犧牲多媒體信息的品質來作為代價的,因此不能夠奢求通過這些方法能夠達到傳統的多媒體視覺和聽覺的要求。在進行傳輸時,不僅僅需要對多媒體文件的大小進行控制,同時網絡中的多媒體還支持“流”傳輸方式。這種傳輸方式中,信息的接受者能夠在完全接受到完整的信息前就可以對已經收到的部分信息進行處理。這種接受、處理同時進行的方式,能夠很好的解決多媒體在網絡上傳輸的問題。

二、多媒體術在辦公自動化中的應用

(一)辦公自動化基本概念

辦公自動化技術是當前信息社會發展的一個十分重要的標志,辦公自動化技術將人、計算機以及信息這三者結合成為一個有機的辦公體系,構成一個為辦公業務進行服務的人機處理系統。通過利用先進的機器設備與技術能夠讓辦公人員充分的利用各種辦公信息資源,并讓這些資源能夠進行共享,使得辦公效率能夠得到有效提高,讓辦公室業務能夠從事務層進入到管理層中,甚至是輔助決策層,讓管理提高到一個嶄新的水平上。

(二)辦公自動化中能夠使用的多媒體技術

辦公自動化中,信息處理相當重要。所謂的信息管理就是對信息系統進行監督與控制的過程。在辦公自動化系統中就是要實現采集、輸入、處理、復制、分發、存儲、銷毀信息等。表格處理是辦公自動化系統中的重要內容。表格主要是由三部分組成,分別是表首、表體和表尾。表首主要包括了表頭與表首標志,表體則是表格的實體,是反映出該表的真實用途的主要信息,而表尾則主要是包含有各種腳注信息。表中所存儲的數據類型主要是文字型數據與數值型數據這兩種,而這也是辦公中常用的兩種類型的數據。在計算機中進行表格處理,通過鍵盤和鼠標在屏幕上完成表格的設計、處理、制作等全部操作,實現了表格處理中各個環節的自動化。語音處理是多媒體技術中的一項很重要的內容,主要分為語音合成與語音識別技術。語音合成是對人的語言生成過程進行模擬,而語音識別則是模仿人的語言識別過程。語音識別系統的復雜性主要與以下三方面的因素相關:詞匯表的大小;是能夠識別任何人講話還是只能夠識別使用該系統的人的講話;只能夠識別孤立的單詞還是能夠識別連續不斷的講話。語音系統的復雜性將會影響到整個辦公系統。圖形圖像處理技術的應用能夠有效的提高辦公的效率。計算機的圖形處理功能指的是利用計算機進行圖形設計與處理。圖像處理功能是指能夠輸入照片、簽字等圖像,并能對這些圖形進行分析處理。數據壓縮技術。多媒體應用到辦公自動化中往往會產生非常大的數據量。因此,不僅僅需要對存儲器容量進行增加,還需要使用數據壓縮技術來減少存儲所需要的容量。數據壓縮主要可以分為兩種類型,一種是無損壓縮,另外一種是有損壓縮。所謂的無損壓縮指的是壓縮后的數據能夠進行重構,并且重構后的數據與原來的數據完全相同。有損壓縮則是指的壓縮后的數據能夠進行重構,但是重構之后的數據與原來的數據相比有所不同,但是卻不會讓人對原始資料中所要表達的信息造成誤解。有損壓縮通常用于重構信號不一定非要和原始信號完全相同的場合。當前所常用的壓縮軟件有WinZip和WinRAR這兩種。例如視頻會議(NetMeeting)就是一種基于網絡的全新的信方式,由微軟公司開發。它能夠用于視頻會議,其功能十分強大,集成了許多有用的功能方便用戶上網使用,如實時語音、視頻、共享程序、白板、發送文件等。

篇(3)

1.開發周期長、成本高

計算機系統的管理更為復雜,要求專業化,并對系統的應用要求各業務單位是多種多樣的,加上辦公自動化管理系統是市場化程度低,可直接應用于企事業的軟件缺陷,因此當系統的發展,可能可以從其他系統借力不大,需要新的發展,和一個時間周期長于正常發展,需要投入一定的人力和物力資源。另一方面,由于一些單位管理標準違規行為,在辦公自動化管理系統的發展,遇到困難和阻力較大,需要重復的設計結構,造成人力和財務資源的巨大浪費。

2.系統通用性兼容性差

該系統需要不斷更新和維護在應用過程中,由于維修人員技術水平的限制,導致文件不規范,通用性差的系統。體系文件同步系統投入使用后產生的,它是在工作過程中使用的辦公自動化系統的設計和實施管理的人員,是后續工作載體。如果文檔缺乏或不詳細,將在項目管理實施的維護和管理對后期的使用上帶來嚴重后果。

二、提高計算機系統信息管理的方法

辦公自動化系統充分利用計算機一些技術來操作的,因此辦公質量覆蓋整個企事業單位辦公的工作過程,涉及各部門的人員,管理,物流管理,包括文件管理,信息收集和分發,文件管理,監督和管理等,因此辦公自動化系統的質量將對這些鏈接的重要影響。

1.采用科學化和工程化的方式進行系統開發

發展的科學和工程為導向的系統在辦公自動化系統的發展方式,按照軟件開發過程中的工程需要,通常需要按以下階段:系統的軟件工作流程設計;是否實施研究技術具有可行性;分析系統的用戶需求;根據設計要求和技術要點,編程和調試的具體細節的詳細設計;根據設計要實現的目標,維護更新必要的驗收評價。為了確保系統設計的質量和發展和概要設計階段的分析,需要投入足夠的精力,因為這個階段包括許多決定性的工作要做。因此,時代的發展必須根據實際需求和計算機的技術手段做深入調查安排,完成系統分析,制定出切實可行的系統目標。使用標準化程度高的軟件開發工具和環境,可以保證降低錯誤率,提高開發效率,提高軟件可移植性。

2.提高各級管理人員的信息化意識

參與有了辦公自動化系統的開發人員,能夠充分地實現辦公自動化辦公,系統的最終目的是實現管理的科學化,提高辦公效率,讓他們意識到需要對發展負責,鼓勵他們積極地參與系統的開發和建設。作為領導者,需要從大局出發,了解系統的戰略目標和信息需求,確定直接參與系統目標,有效地組織人民,金錢和物質的供應,確保良好的協調工作。最后,由于各級管理者主要是制度建設,他們更了解系統的應用程序和業務需求,知道如何設計可以使開發的系統易于操作,所以無論是質量標準需要評估他們的最終審批系統。

3.充分利用發揮內網微博的實時即用性

可應用于微博技術在辦公自動化系統中,微博的實時播放功能的使用,最新的進展可以實時各部門;行政部門的最新通知實時;后勤部通過微博功能預警信息為第一次或討論的話題。每一個員工辦公自動化系統可以與公司相關的信息,信息共享,研究和討論互動的工作,以充分發揮微博功能,促進單位同事相互理解,提高團隊合作,相互作用的影響。

4.培養專業計算機技術隊伍,提高管理水平

在開發系統主要由人事單位使用,所以應用效果是由管理單位的限制,整體水平影響很大,因此,使用單位需要設定一個合理的機制,健全和完善有關規章制度,明確崗位職責分工,使管理工作程序,服務更標準化,以提高管理質量管理和質量體系。

三、結語

篇(4)

>> 使用Lotus Domino/Notes設計基于WEB結構的OA系統 基于Lotus Domino/Notes的辦公自動化系統權限控制的實現 淺析利用LOTUS DOMINO平臺開發永煤集團OA辦公自動化系統 一種基于lotus Notes的OA系統在高校辦公中的應用 基于Lotus Domino/Notes的專家會簽系統的設計與實現 基于Lotus Domino群件的工作流管理信息系統開發 基于Domino Lotus藥品檢驗管理系統中安全技術的研究 基于Lotus Domino/Notes的工作流技術在辦公自動化系統中的應用研究 IBM Lotus Notes/Domino技術在辦公自動化系統中的應用 基于Lotus平臺下的高校OA系統設計與實現 基于Lotus平臺的高校辦公自動化系統的設計與實現 基于Lotus Notes的辦公自動化系統的分析與設計 基于Lotus Notes的企業辦公自動化系統的研究 基于Lotus Notes的高校辦公自動化系統設計與實現探討 基于IBM domino平臺的辦公自動化系統的設計與實現 基于數據庫的OA辦公系統的研究 基于SOA的移動OA系統設計與實現 基于Domino的辦公平臺Web應用改造 基于智能手機系統的“掌上OA辦公系統”的研發 基于WEB技術的辦公自動化(OA)系統的設計與實現 常見問題解答 當前所在位置:.

[4]張強,李峰,宮衛濤.開發基于IBM Lotus Domino的Web 2.0應用的最佳實踐[OL].[2008.7.10].https:///developerworks/cn/lotus/domino-web20-app/.

[5]PhoneGap介紹[OL].http:///component/content/article/34-phonegap-news/88-phonegap-introduction,

作者簡介:代冉(1982-),女,湖南寧鄉人,信息中心科員,工程師,碩士,研究方向:計算機軟件與理論。

篇(5)

關鍵詞:高校 自動化辦公系統 現狀分析

中圖分類號:G6 文獻標識碼:A 文章編號:1007-9416(2013)03-0088-02

1引言

當今社會已步入信息時代,信息技術與網絡技術的迅速發展改變了人們的生活方式。2010年7月頒布的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010—2020)》明確指出,信息技術對教育發展具有革命性影響,必須予以高度重視。到2020年,基本建成覆蓋城鄉各級各類學校的教育信息化體系,促進教育內容、教學手段和方法現代化。

高校是整個社會知識繁衍和人才聚集的重要基地,擔負著教學、科研和服務社會的重要職能。為進一步推動我國高校系統辦公自動化建設,教育部決定用3至5年時間,不斷推進和完善各級教育行政部門、各級各類學校的辦公自動化建設,逐步建立覆蓋全國教育系統的辦公自動化和信息網絡。浙江省和寧波市教育局相繼下發相關文件,要求加強高校辦公自動化系統(簡稱OA系統)的建設。因各高校辦公自動化的具體情況不同,建設水平也參差不齊,有些高校辦公自動化建設步伐緩慢,“有路無車”或“有車無貨”[1]。針對近年來寧波市高校辦公自動化系統運行狀況,對寧波市17所高校進行了問卷調查、走訪等方式進行研究。共發放問卷調查150份,其中回收105份,有效問卷90份。

2 數據分析

通過問卷和訪談調查,對高校辦公自動化建設現狀進行描述分析,并運用定性與定量相結合的方法,用數據分析高校辦公自動化建設中的問題,提出高校辦公自動化建設實施對策。

2.1 數據來源

從調查對象分析,顯示他們都具有至少本科以上學歷在學校已經工作5年及以上者達到81%,熟悉OA系統,并在OA系統的使用中擔任事務型、管理型和決策型等不同角色,數據更具較高的代表性和說服力。

2.2 辦公系統在建設過程遇到的問題

據調查,寧波市已有98%的高校使用OA系統。在各高校OA系統建設過程中,高校遇到了類似的問題,其中技術水平不夠占29%,依賴傳統辦公占40%,資金、硬件設備不夠31%。人員技術和傳統辦公思想的影響是辦公系統建設的最大瓶頸,其中資金、硬件設備是建設的基礎,校領導重視程度也是系統建設的重要影響因素(如圖1)。

2.3 辦公系統運行情況

目前,較多高校的辦公室實行對外兩塊牌子即黨委辦公室和校長辦公室、對內一套班子即學校辦公室的體制。本文中將黨委辦公室和校長辦公室作為一個整體即學校辦公室來對待,簡稱校辦。校辦圍繞學校的中心工作,積極發揮參謀助手、決策和監督作用。校辦是OA系統的中心,負責信息的上傳下達。OA軟件和各種OA子系統的發展,促成了如電子表格,文字處理,文檔管理,文件檢索,電子郵件等多種辦公室信息處理的應用。目前OA系統在高校中主要運用見圖1,寧波地區的高校基本上能實現部分或全部上述功能,主要集中在辦公自動化管理。各高校在運用過程中都存在類似問題(見圖2):信息缺乏共享、應用缺乏有效集成、用戶缺乏統一接口等,無法進行異地辦公也是目前的一大難題。

2.4 學校領導對辦公系統建設運用的重視情況

經調查,寧波市高校領導對辦公系統的重視程度指數為3.88,屬中等重視程度。高校領導是公文處理的核心主體,是實現辦公自動化的橋梁,其對辦公自動化改革意識的強弱直接影響高校自動化建設進程的快慢。高校領導和部門領導應加以重視,自上而下帶動OA系統建設。

2.5 辦公系統的安全

由于校園辦公流程中各種網絡工具的使用以及和Internet頻繁的鏈接,OA系統被破壞的概率也大大增加。系統最常受到的威脅主要有:假冒內網的IP地址,登錄內網,竊取和篡改信息;利用網絡傳輸協議或操作系統的漏洞攻擊網絡;獲得網絡的超級管理員權限,竊取信息或破壞系統;在傳輸鏈路上截取信息;物理破壞等。我們在享受OA系統帶來高效便捷的同時,也深受安全威脅之苦[2]。我們對高校OA系統的防護措施調查情況如下圖所示(圖3)。

系統安全是使用的前提,辦公自動化軟件應通過各種安全措施來保證系統和信息的安全保密,軟件通過用戶標識、身份驗證、數據存取權限、文件密級等手段對文件閱讀、傳遞、審批、歸檔過程進行嚴格限制,保證公文信息安全。目前各高校針對OA系統的安全性采取的主要措施如圖4。

3 高校辦公自動化沒有達到完善趨勢的原因

寧波地區辦公自動化實踐中最大的不足是忽視了技術與管理的結合,缺乏圍繞信息技術的管理新思想和新理論的創新,沒有融入科學的管理理念和方法。主要原因:一是對辦公自動化的本質作用理解不深,辦公自動化的本質是以提高決策效能為目的的認識不明確;二是忽視了辦公自動化發展的基礎,認為只要有了先進的技術和設備,就可以實現辦公自動化,其實辦公自動化發展必須依賴兩個基礎,那就是科學管理和信息積累;三是技術條件的制約,也使辦公自動化建設難以達到預期目的[3]。

4 對策

網絡作為信息資源的“高速公路”,辦公自動化迅猛發展勢在必然。高校管理要提高辦事效率和管理效能,須借助計算機網絡等現代化辦公手段,實施辦公自動化管理。

首先,提高領導重視程度,加強對系統定期升級、維護。高校領導是決策者,是公文處理的核心主體,是實現辦公自動化的橋梁,其對公文處理辦公自動化改革意識的強弱直接影響高校自動化建設進程的快慢。高校領導應加以重視,自上而下帶動OA系統建設。

其次,培養技術與管理復合型人才,加強人員培訓,提升各類人員使用系統的能力。由于知識和專業差異,一般高校系統維護由技術中心工作人員負責承擔,這使得操作者和維護者之間存在工作矛盾。通過培訓,操作者在熟練掌握各種現代辦公設備的使用的基礎上,對系統維護進行學習和演練,使其逐步提升使用系統能力。

最后,考慮開展云計算服務。云計算機訪問幾乎無限制的儲存和容量并根據需要進行擴展的可能性,它具有的優點是無需購買、升級、維修和維護硬件設施,不會發生硬盤崩潰情況。

5 結語

高校辦公自動化建設與應用,不僅是學校信息化建設的必經階段,更是高校綜合實力與管理水平的重要體現之一。需要人們在思維、管理、制度等方面經歷一次深層次的變革,將辦公自動化系統廣泛應用到高校管理的實際工作中,進而有效整合學校資源,提升管理平[4]。

參考文獻

[1]肖晶.論高校雍公自動化策統建設的條件及實施成效—以海南大學為例[J].視角,2008,(10):102.

[2]陶艷紅.我國高校辦公自動化現狀分析和對策研究[D].華中農業大學碩士論文,2004.

篇(6)

關鍵詞:辦公自動化 ;Lotus Domino

中圖分類號:C931.9 文獻標識碼:A

一、B集團公司辦公自動化系統的現狀分析

集團公司辦公自動化系統設計所用的軟件平臺有數據庫SQL Server 2000、開發工具包JDK1.6、服務器Tomcat 6.0,瀏覽器IE 6.0都是開源的其中操作的細節和配置都易學。本系統的工作流程就是基于Struts下,分為以下步驟:

(1)瀏覽器向服務器發出請求,Controller獲得這些請求。

(2)Controller根據配置文件struts-config.xml中的定義將這些請求發送到相應的Action,對應圖中的Model。

(3)Action完成相應的業務邏輯處理后,將處理結果返回到Controller。

(4)Controller再根據配置文件struts-config.xml中的定義將處理結果顯示到用戶視圖View。

二、B集團公司現行辦公自動化系統存在問題的成因分析

結合近幾年運行效果的比對,對B集團公司辦公自動化系統存在的問題原因進行了梳理,具體分析如下。

1.辦公自動化系統建設相關的基礎建設不足

信息資源的采集和利用是實施辦公自動化的前提。由于集團公司辦公自動化的資源整合力量不足,為建立信息數據庫建設所需要投入的人、財、物不充分,導致了信息采集渠道不通暢、信息利用效率不高、信息管理復雜的現狀。

同時,因為缺乏建立統一信息化標準(信息化標準主要涉及到信息編碼、網絡通訊協議、操作系統、網絡結構等),造成眾多公司各開小灶——閉門造車。辦公自動化發展急需加快基礎投入,規范統一標準。否則,一方面導致了大量的資源浪費;另一方面,也無法真正地實現互聯互通、資源共享,“大網”不見有,“小網”遍地開花的現將不會得到根本改變。

主要原因分析:投入不足,特別是硬件設施的升級與軟件的及時更新,都未能跟上業務與系統發展的需要與步伐。

2.辦公自動化的網絡基礎和整體資訊平臺發展不足

電子辦公發展的必然結果是從獨立分割到共享集成,從“一站式”到“一網式”“一表式”。網絡硬件設施和辦公資訊平臺是電子辦公的資訊載體和資源中心,作為網絡的基礎設施,辦公資訊平臺為集團內各公司、各部門之間,集團公司與社會之間的溝通架起橋梁。

目前B集團公司辦公自動化網絡環境普遍存在帶寬偏低,資訊堵塞的現象,無法滿足辦公自動化的發展要求。辦公自動化網站出現了“三多”現象—“空站”多、“老站”多、“死站”多,具體表現為“三不”—建設“不合格”、更新“不及時”、資訊“不完備”。

主要原因分析:存在“重建設,輕維護,輕升級,輕配套”的問題,系統建設與更新不及時,特別維護未跟上,系統信息的清理與歸檔更未跟上,造成垃圾信息、過期信息等大量存在。

3.企業員工未能全面有效運用系統

大多數企業員工不懂得自己在部門里怎樣應用好辦公自動化系統。辦公自動化對企業員工的知識、技能提出了更新、更高的要求,特別是要求企業員工掌握現代的通信技術的網絡技術,而現代通信和網絡技術日新月異,使得多數企業員工難以跟上知識和技術發展的步伐。從企業員工的文化知識來看,經過2003年的公司成立至今,集團公司有65%以上的人具有本科學歷,但在下屬企業,則相對較低,近10萬名企業員工中,擁有本科以上學歷的人只占20%。即使一些學歷較高的企業員工,計算機操作方面的技能仍較欠缺。所以,B集團公司下屬企業(特別是三級單位)急需能熟練掌握電腦和其用途的企業員工,也急需培訓出能專門從事網絡維護和信息管理的專業技術人員。

主要原因分析:一是對企業員工缺乏相應的專業技能培訓;二是缺乏相應的運用考核,特別是定量指標的考核。

4.與辦公自動化系統相關的規章制度尚未完善

辦公自動化系統的運行及管理缺乏正式的規章制度。辦公自動化系統的健康、有序的發展離不開一個完整、統一的規章制度管理。為保障集團公司辦公自動化的發展,許多信息化發展水平高的企業制定了專門的規章制度。而B集團公司在辦公自動化的統一管理方面嚴重滯后,目前只是對信息出臺了一些限制性的規章制度,而對于如何促進辦公自動化的發展,使用電子簽名和3G移動辦公,認證網上身份、郵件、審批的效力還沒有制定相應的規章制度,這在一定程度上也制約了辦公自動化的發展。同時,對信息網絡安全的預防、監督和責任追究沒有完整的制度。因此,管理制度和安全規定的欠缺成為辦公自動化實施的瓶頸。

主要原因分析:配套的企業運營中與辦公自動化需要的規章制度未能及時跟進,從而削弱了辦公自動化的實際運行效果,更是造成了資源的浪費。

完善B集團公司辦公自動化系統的對策

1 、加強辦公自動化氛圍的培育

一是著力培育辦公自動化氛圍。企業文化是現代企業的核心競爭力之一,也是企業可持續發展的根本保證。企業文化管理是以人為本、以價值觀塑造為核心,以誠實守信、知識創新和學習型組織為主要內容的現代管理模式,企業文化管理必須在發展戰略上做到與時俱進、超越創新,才能在企業未來的發展中發揮出自己獨特而持久的文化效用。

二是加強使用環境建設。使用環境是成功與否的基礎,決定了公司的總體態度。所以培育辦公自動化系統氛圍,必須加強環境各層面的建設與提高。包括:決策層的引領示范,管理者的素質與管理哲學,確立業務人員的地位確立。

三是關注員工的培養和教育,要相應地建立健全員工培訓和教育制度。加強對員工的培養和教育,應是辦公自動化建設中的重要內容,引導各級管理者自覺遵守辦公自動化規范,發揮管理者的引領和示范作用,最終達到辦公自動化“外化于形,內化于心,固化于行”,最終形成良好的辦公自動化氛圍。

2、 加大辦公自動化系統建設投入力度

一是持續加強信息化人才隊伍建設。要明確信息化工作崗位序列,培養和打造人員配比合理、自主可控的信息化管理、建設、運維和安全的隊伍;加強復合型人才隊伍建設,開展全員信息化培訓,重點加強企業中層以上領導干部信息化培訓;對較高層次的信息化人才開展職業生涯設計;廣泛開展各種形式的信息化建設、應用、運維技能競賽和崗位練兵活動,進一步提高信息化人員專業素質和崗位能力。

二是結合實際,加大深入開發力度。建設辦公自動化系統,考慮到集團業務流程的特點,一般采用在原有系統軟件原型基礎上二次開發的方式進行建設。具體來說,由管理軟件商提供軟件,由集團或者軟件開發商安排專人在此軟件平臺上根據實際情況進行二次開發,軟件開發商提供技術支持。 對于目前B集團辦公自動化建設進度來說,應以簡單、實用為原則,不要求面面俱到,具備基本功能即可,但需保持今后升級提高的能力。通過建設,為B集團今后的信息化建設積累經驗,打好基礎。

三是擴大辦公自動化系統的覆蓋范圍。全面提高辦公自動化系統對主要業務的覆蓋面,重點加強辦公自動化系統內的集約化人財物管理、國際化運營、輔助分析決策、經濟運行監測分析和全面風險管控等業務信息系統的建設和應用;積極推進信息技術在研發設計、生產過程控制、節能減排、安全生產和應急管理等關鍵生產環節的應用。全面普及企業資源計劃(ERP)、供應鏈、客戶關系等辦公自動化管理信息系統。持續開展辦公自動化系統功能完善、性能優化和應用評價等工作,推進辦公自動化系統在企業各層級的縱向貫通。加強辦公自動化系統在生產環節與管理環節互聯互通的橫向集成能力,推進從單項業務應用向多業務綜合集成的轉變,從單一企業內應用系統向集團內上下級公司共同應用的轉變。

3 、推進辦公自動化的網絡基礎和整體資訊平臺

構建全國范圍內的集團廣域網。B集團在全國擁有眾多的成員企業,而且隨著業務的發展還在不斷地組建新的專業公司。為了發揮集團辦公自動化系統的“集中控制、統一管理”原則,加強集體化運作和管理所有的成員企業的辦公自動化系統都需要與B集團總部進行跨地區的遠程網絡連接以構成B集團的廣域信息專網。廣域網系統的建設主要解決集團總部與成員企業之間網絡的信息互聯互通問題,保障辦公自動化系統在B集團所有成員單位的使用能夠直接由B集團公司統一管理。

通過B集團公司廣域網,建設B集團公司基于辦公自動化系統的整體咨詢平臺。建設辦公自動化系統的整體咨詢平臺,可以實現B集團的生產、銷售、管理等經營活動都體現在辦公自動化系統中。建設辦公自動化系統的整體咨詢平臺,可以實現從集團中心會議中心到全國各級成員企業的視頻會議,使之在處置突發事件、領導指揮決策、緊急部署、快速反應及各類行政會議、業務工作部署等可以召開緊急會議。為辦公自動化系統的全面整體性提供重要的多媒體通信手段,更加體現了B集團公司在辦公自動化系統整體咨詢平臺中的集中控制。

4、完善相關規章制度配套建設

這是辦公自動化企業成功的重要保障。在辦公自動化的建設中,必然涉及到一系列管理及應用問題,主要包括:涉及規范企業信息公開的法律,如信息公開制度;信息管理的辦法,如企業信息資源管理制度;涉及個人隱私的管理辦法,如企業及個人隱私保護制度;涉及商業交易的規定,如網絡交易管理規定、企業商業秘密保護管理規定;涉及信息安全的管理辦法,如信息安全管理辦法,等等。就目前來說,B集團公司加快辦公自動化的法制化建設內容是,建設與企業信息化相關的基礎制度,如企業信息公開管理辦法,政府信息資源管理辦法,同時,調整一些已不能適應信息化時代要求的管理辦法,如行政管理辦法、電子商務管理辦法等。

四、 小結

本文選題基于B集團公司辦公自動化系統中存在的各種問題,嘗試提出解決問題的思路與方法。在撰寫中,本文試圖從文化觀念、組織機構、人員素質、業務流程、考核激勵等方面進行探索。

總之,只有全面理解辦公自動化的實質,充分結合B集團公司業務現狀,認真進行研究和分析,制定切實可行的措施,強化辦公自動化建設與執行,加大辦公自動化的考核力度,同時著力培育辦公自動化氛圍,才能切實提高B集團公司辦公自動化的質量,才能充分發揮辦公自動化應有的作用,才能為B集團公司又好又快發展提供有力保障。

參考文獻

[1]蔡明,陳永運.J2EE架構的研究與應用[J].計算機應用與軟件,2004,(01):42-43

[2]B公司OA無紙化辦公自動化系統說明(2006)

[3]B集團公司安全生產實時監控系統說明(2007)

[4]張衛.企業OA建設現狀及發展趨勢[J].辦公自動化,2008,(18):22-23

篇(7)

關鍵詞公文流轉;辦公自動化;工作流

1前言

隨著信息技術在我國的普及,各類信息化技術手段在政府企業中不斷得到應用,極大地提高了政府企業的辦公效率,對行政辦公模式的變革產生了深遠的影響。日常公文處理在政府機關或者企業的工作中是一項繁雜而重要的工作,在工作中,往往會因為個人文書管理不當,產生文件遺失,過時未批,或者出差在外,無法及時批閱等情況。傳統的數據文件是一份份厚重的文件檔案及紙制文件,要查詢一份歷史數據就要到文件的歸檔部門,再去查詢歸檔的年份,找到歸檔的檔案,即耗時又煩瑣。因此,需要開發公文流轉系統,讓人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來,提高工作效率,降低行政成本,實現辦公自動化。

辦公自動化(OA)是20世紀70年代興起的基于數據庫技術、網絡技術、軟件工程技術發展起來的一門技術科學。目前,OA已經從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等的單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統[1]。

公文流轉是OA的核心,也是實現無紙辦公的重要標志。政府和企事業單位正在積極采用辦公自動化系統提高辦公效率。公文流轉子系統作為所有OA的公共構件,它利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的處理,對目前傳統公文處理而言,很大程度上提高了公文處理效率和準確性[2]。

本文將從多個方面全面論述目前公文流轉的相關技術和國內外研究現狀,分析公文流轉的優缺點。論文首先介紹公文流轉的發展趨勢,然后開始介紹公文流轉的一些概念和需要用到的相關技術,以及目前國內外的研究現狀,最后對未來公文流轉的研究提出自己的觀點。

2公文流轉的發展趨勢

事實上,現在的辦公已經不再是簡單的文檔處理,不再是單純的行政事務了。現代辦公的任務是提高整個企業的運作效率,進而提高企業的核心競爭力。知識管理可以幫助企業解決知識共享和再利用的問題。因此將來的辦公自動化系統的核心是知識,實現的基礎技術是知識管理。

同樣現在以及未來的公文流轉系統,也需要在現有的辦公自動化系統的發展基礎上得以進一步的發展。綜觀現在國內外的公文流轉系統以及辦公自動化系統中的公文流轉,能夠輕易的發現未來的公文流轉系統朝著以下幾方面發展:

(1)集成。現代企業和許多政府除了擁有公文流轉系統之外,還有許多其他的管理系統。由于大量的信息孤島式的建設,他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說,經常需要進行退出一個系統然后再進入另一個系統,并且發現數據常常不一致,可以比較肯定地說,目前中國具有信息系統的企業和政府絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統,但很少集成。也有少數企業采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企業鳳毛麟角,也可能正在產生之中。因此,現在或者未來所需的公文流轉系統是需要一個能夠集多種功能于一體的系統。

(2)完全基于Web。從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮,Web界面最容易接受。另外從集成方面來講,必須采用人人支持的Web標準如HTML,javascript,Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一個界面下容納,否則的話,技術難度就會導致集成不可能實現。

(3)流程優化。對于流程,熟悉公文流轉系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優化該流程,如果基于原有的思維模式和知識領域,就無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組。

(4)基于知識。進入知識經濟時代,人人都是知識工作者,要求公文流轉系統必須具有知識內涵,或者說是基于知識。

3公文流轉中的工作流

3.1工作流的基本概念

根據工作流管理聯盟(WFMC)的定義,工作流是一類能完全或部分自動執行的經營過程,且能根據一系列的過程規格、文檔、信息或任務在不同的執行者之間進行傳遞和執行[3]。簡單地說,工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。

3.2公文流轉中工作流的特點

與一般意義上的工作流不同,公文流轉系統中的工作流有自己的特點和特殊要求。公文流轉就是辦公文件從擬稿到歸檔并在各部門之間逐級審批的流轉過程。

根據參考文獻[4],公文流轉的模式一般可歸納為以下四種:直流模式,分流模式,合流模式和回流模式。

直流模式是最簡單的流轉模式,表示文檔在人員之間一對一的傳送,通常用于申請審批類流程,如一份公文信息單經部門經理批示后直接交給下一個經辦人處理。

分流模式表示企業中人員之間一對多的傳送,比如一些通知。

合流模式表示企業中人員之間的多對一的送達,如總經理分發給多個下一級部門經辦人的信息單經不同的經辦人員處理完成后匯總給總經理進行查看批示。

回流模式表示公文流轉過程中可能會出現的退回、重做等情況,從而在流程中形成回路,這種情況也十分常見。

這些基本的流進行組合可形成更復雜的流。此外,通過對以上公文流轉模式的研究,可以整合和確立各個操作節點之間的關系。

4國內外相關技術

目前,國內外開發公文流轉的技術多種多樣,下面我們主要介紹LotusNotes、ASP、VisualStudio、JAVA等主要的技術手段以及它們具有的不同特點和在不同的領域發揮的不同優勢。

1)基于LotusNotes的公文流轉系統

LotusNotes被視為最成熟的公文流轉平臺,由于其本身具有強大的工作流(workflow)設計能力,與公文流轉復雜的工作流相適應,

因而成為大型公文流轉系統開發的首選技術手段。利用LotusNotes既可以實現B/S模式的公文流轉系統,也可以使之適應C/S的應用模式,其完善的文檔數據庫和權限管理系統為公文流轉的順利實現提供了強有力的保障。但LotusNotes的靈活性較差,外在表現形式單一,開發成本較高。

2)基于ExchangeServer的公文流轉系統

ExchangeServer與LotusNotes有相似之處,都具有強大的工作流設置能力,在早期的辦公自動化系統中,ExchangeServer被廣泛使用,在客戶端使用OutLook等電子郵件系統進行操作,但是在使用上不直觀,靈活性差,同時基于ExchangeServer的二次開發難度也較大,系統之間的兼容性和擴展性差,目前在市場上單純地基于ExchangeServer的公文流轉系統比較少見[5]。

3)基于框架的公文流轉系統

框架具有很強的靈活性和擴展性,能夠與操作系統平臺進行良好的結合,與各類應用程序可進行數據傳遞,其系統同時可用語B/S和C/S兩種模式,在外在表現形式上十分靈活,開發難度和成本低,能夠方便的使用各類中間件。

框架下的開發工具很多,主要有VB、VC、ASP等,作為一種通用的開發手段,框架的應用范圍很廣,但它的專業性不強,在開發公文流轉系統時需要進行復雜的重定義工作,同時在規模大的應用過程中穩定性一般。目前廣泛使用的基于瀏覽器,使用ASP開發的辦公自動化系統一般具有簡單的公文流轉功能,從技術手段上分可將其劃為本類。

4)基于JAVA的公文流轉系統

Java具有很強的數據處理功能和穩定性,在大規模數據處理和安全性方面占優勢,適合開發瀏覽器形式的應用系統,J2EE的開發模式適合工作流性質的軟件開發,有比較強的靈活性,在開發模式上與ASP相似。目前市場上還沒有完全基于Java的公文流轉系統,由其實現的公文流轉功能主要表現在一些有Java開發的辦公自動化系統中。目前使用的Struts框架及MVC模式,結合JSP開發出來的公文流轉系統在市場上具有很強的挑戰性。

5結論與展望

目前公文流轉研究已經初步處于成熟階段,不過其理論和方法還有待于進一步完善。基于目前公文流轉的現狀,以下方面的研究將得到更多的關注:

(1)系統的集成性,換句話說,就是現在或者未來我們所需要的是一個能夠集多種功能于一體公文流轉系統。

(2)完全基于網絡,也是能夠開發出完全基于B/S的公文流轉系統,這樣才能有利于系統的維護和系統集成的實現。

(3)對公文流轉流程的合理優化。我們必須要基于現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組、優化,這樣才能提高公文流轉的效率。

參考文獻

[1]沙海燕,崔浩.辦公自動化系統中工作管理系統模型[C].OA’99全國學術會議論文集,1999.11

[2]謝波,姜賢塔,陳根才.公文流轉中復雜工作流程的通用設計[J]計算機工程與應用,2000,(11):9495

[3]WFM-TC-1003,Theworkflowrefercemodel[S].1995.

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