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關鍵字：檔案管理、建筑工程、積極意義、消極影響

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

前言在我國的經濟建設中，建筑工程一直是改革的重點所在，隨著近年來經濟建設的不斷深入，我國的建筑工程也在不斷的進步，檔案管理作為建筑工程管理中的重要環節，對建筑工程的影響巨大。本文從檔案管理對建筑工程的正反方面的意義出發，總結存在的問題，揭示檔案管理對建筑工程的影響。

一、 檔案管理對建筑工程的積極意義

1、 做好檔案管理能夠為建筑工程提供重要的參考

在建筑工程中，一些重要的文件例如設計圖紙、開工報告、竣工報告、隱蔽工程施工資料都是檔案管理的重點內容，在檔案管理中能夠按照時間日期、工程量的大小程度將建筑工程的重要資料科學性的進行有效保管，對接下來建筑工程的開展有著重要意義，是建筑工程重要的參考。一方面良好的檔案管理是經驗的積累，與其他行業不同的是，建筑工程中經驗的積累極為重要，成功經驗的積累能夠觸類旁通，在接手新工程時往往能夠量變引起質變，在以往的基礎上做的更加科學合理，甚至導致創新，而失敗的教訓更能夠在今后的建筑工程管理中避免錯誤的發生，因此在進行建筑工程的施工前，通過查找檔案，以經驗為基礎對新工程的開展具有正向的幫助，是較為合理的做法；另一方面，在建筑工程中和結束后都會將施工中的資料進行細致的歸納和存檔，便于在施工工程中一旦發現問題或者有好的措施，能夠及時通過檔案找到前期施工的各項資料進行解決，在施工結束后的驗收階段或者完工后建筑的使用期間，一旦發現問題，通過詳實的檔案管理也便于及時發現問題并解決問題。因此，檔案管理能夠為建筑工程開展提供重要的參考。

2、 做好檔案管理是建筑工程不斷創新的基礎。

創新是事物能夠長期穩定發展的必經之路，在事物發展的各個階段進行有效的創新能夠打破瓶頸，開創新的局面，這是一個量變引起質變的過程。建筑工程也是一樣，由于當前社會發展速度不斷加快，經濟建設的不斷深化開展，因此對建筑工程的要求也越來越高，這既是機遇，又是挑戰，因此，建筑工程若想要在社會發展的大潮中占據先機，就需要不斷的進行創新，而做好檔案管理正是建筑工程創新的基礎。首先，檔案管理的有序性，使建筑工程在開展中能夠有條不紊的利用檔案管理的成果查找資料，提高了工作效率，便于建筑工程在較短的時間內，達成目標；其次檔案管理的階段性總結特征，便于建筑工程能夠適時的不斷進行總結和方案微調，沒有積累就沒有突破，而檔案管理恰恰是積累的重要一環，在各個階段進行檔案管理的資料總結能夠使建筑工程形成寶貴經驗，通過總結歸納，為最終的創新打造先決條件；最后，在建筑工程完成創新后，檔案管理也是檢驗創新成果科學性的工具，在創新成果的推進過程中，由于欠缺實際運行經驗，因此過程中的各個環節必然要依托于檔案管理，從而通過分析總結，制定出合理有效的推進策略，保證創新成功在實際運用中能夠有的放矢，貼合實際。

3、 檔案管理是建筑工程重要的無形資產

建筑工程是市場化特征較為明顯的學科之一，在建筑工程的各個環節中都與市場緊密結合，而科學合理的檔案管理，是建筑工程成熟的標志，也是建筑工程產生市場競爭力的重要環節，因此檔案管理是建筑工程的悟性資產。一方面，通過良好的檔案管理，建筑工程能夠形成較為清晰的業務開展思路，保證建筑工程有科學合理、有經驗的技術保障；另一方面，檔案管理對建筑工程的市場競爭也存在促進作用，好的檔案管理是建筑工程的標簽，是管理較為成熟的表現，能夠使市場的客戶更加的放心合作，加強了建筑工程甲方的信譽度，為市場的合作奠定保障。

二、 檔案管理不善對建筑工程的消極影響

1、 檔案管理不善會造成建筑工程管理的混亂

檔案管理是建筑工程管理的重點之一，但是建筑工程管理的混亂往往是來源于檔案管理不善。一方面檔案管理失序會造成建筑工程的進程出現不必要的繁瑣環節，在建筑工程的開展過程中，往往需要對之前的進度資料進行查找翻閱，以便對接下來工作的開展發揮必要的指導作用，沒有以往的數據資料進行參考，會使建筑工程的開展欠缺堅實的依據，因此一旦檔案管理出現失序，會造成查閱資料進程異常繁瑣，短時間內無法找到對應的資料會造成施工延誤，甚至會導致建筑工程的中止；另一方面檔案管理的不全面性會導致建筑工程的階段性總結“失據”，檔案管理要求能夠把握重點，并且注重存檔的細致性，保證信息保存的全面性，一旦檔案管理出現不全面，往往使得在進行建筑工程的階段性總結時，不能夠全面反映此階段進程的詳實情況，對建筑工程的總結與繼續發展不利，長此以往，會造成建筑工程進程陷入混亂的情況，甚至逐漸被經濟大潮所淘汰。

2、 檔案管理不善會導致建筑工程陷入瓶頸

隨著改革的不斷深入，經濟建設的深化開展，因此建筑工程作為經濟建設的主體也應與時俱進，建筑工程質量、工藝的不斷進步與經濟建設的發展相輔相成，因此在建筑工程的開展中應不斷總結更新業務知識，提高業務水平，并且不斷打破瓶頸，實現創新，才能滿足經濟建設的需要，否則將會逐漸被時代大潮所淘汰，對于實現建筑工程的創新而言，檔案管理具有重要意義。檔案管理是創新的基礎，創新不是一蹴而就的過程，是量變到質變的積累，只有做好檔案管理工作，適時進行總結提升，對過往的經驗教訓不斷梳理，才能形成真正實用的寶貴經驗，這才是創新的真正基礎，只有當經驗積累到一定的程度，才會為實現創新取得先機。

3、 檔案管理不善會導致建筑工程喪失品牌形象

建筑工程是一門市場化的工程，對于建筑工程而言，建筑工程的客戶是政府，是廣大人民群眾，因此建筑工程必須具備足夠的公信力支持，才能夠獲取政府和人民群眾的支持與信任。然而，一旦建筑工程的檔案管理不善，就會直接顯示出建筑工程單位的管理亂象，即使建筑工程單位在其他方面的管理更加出色，例如質量過程管理、人力資源管理等，也不會重新獲得客戶的信任，因為建筑工程的檔案管理如果陷入混亂，將直接建筑工程在施工過程中進退失據，出現問題。

三、 當前建筑工程檔案管理存在的不足和未來發展趨勢展望

誠然，當前的建筑工程檔案管理也存在一定的不足，并且對建筑工程的開展造成一定的影響，只有逐步加強和完善檔案管理，提高檔案管理的質量，才能對建筑工程的良性發展貢獻力量，目前檔案管理的問題主要體現在以下幾方面：一是部分檔案材料填寫存在虛假。在施工后期的竣工驗收環節中，由于甲方對施工環節的不甚了解，施工單位會出現急于交工，在竣工資料上進行虛假填寫，填寫數據與實際情況不符的情況存在，這些都對建筑工程的質量埋下隱患；二是檔案交接不及時。在施工的后期，往往工程量較少，作為施工單位的主體往往到其他項目繼續進行施工，造成施工人員的分散，而施工后期正是檔案管理的重要時期，需要對檔案資料進行整理，人員的分散會導致檔案交接不及時的情況出現。

在以后檔案管理中，應該針對現階段存在的問題進行管理的強化，一是逐漸加強監督和審核力度，尤其對施工的后期嚴格把關，對于虛假填寫的情況從重處罰；二是保證檔案管理的完整性，設置專人負責施工后期的檔案管理，并且在施工合同上對檔案交接時間進行明確規定；三是加強檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員素質，保證檔案管理穩步良性推進。

結束語檔案管理對建筑工程的影響不言而喻，做好檔案管理工作會對建筑工程產生積極正向的推進作用，反之將會對建筑工程的穩定發展形成阻礙，因此，在今后的檔案管理工作中中，應切實加強對于檔案管理的重視程度，逐步加強檔案管理質量，這樣才能夠促使建筑工程不斷良性發展，在經濟建設的大潮中占據先機。

參考文獻:

[1]陳晴.對建筑工程技術檔案管理的幾點思考 [J].技術與市場.2012.06.15

[2]劉國琴.淺談建筑工程檔案管理問題[J].青年文學家.2012,04.10

[3] 徐寧.大型建筑工程檔案管理的難點與對策[J].城建檔案.2012.12.15

[4]潘國華.郭麗.加強建筑工程檔案管理措施的探析[J].科技致富向導.2011.03.20

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關鍵詞： 建筑工程檔案管理展望

中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

一、建筑工程檔案管理的現狀

建筑工程在建設過程中形成的各種形式的信息記錄，經過系統整理和科學編目就形成了建筑工程檔案。從當前建筑工程檔案管理情況看，存在以下現象。

（一）檔案管理意識淡薄。建筑企業現多為股份制或私營制，企業水平參差不齊，大多數企業存在著只注重工程進度和資金控制，卻忽視檔案管理，對檔案資料的重視程度不夠，資料管理跟不上，認識不到檔案資料管理對于工程建設的重要作用，普遍存在著缺乏專職的檔案管理人員或檔案管理人員配備不足。

（二）收集整理難度大。建筑工程系統復雜，整體要求高，覆蓋面廣，相應地其檔案也就特殊、復雜、多樣。工程可能有多家施工企業分包施工，工程建設過程中文件繁多，收集整理難度大且很容易出現失誤。另外，各參建單位可能來自不同的地區，對工程資料的管理有著各自的理解和習慣作法，極易造成資料的混亂和流失。

（三）檔案管理體系不完整。現多數企業，尤其是中小城市的建筑企業大多數都沒有建立檔案管理體系，或管理模式不成熟、不系統、不完善、不統一；甚至有些單位臨時委托他人突擊代編，編假造假。另外，不同地方檔案管理要求有異，建筑企業大多采用地方的管理標準，形成的檔案也就不統一、不規范。

（四）檔案交接脫鉤或移交不及時。施工過程中，技術人員不固定，隨意更替或撤離，也不辦理檔案交接手續，導致材料分散、丟失。

（五）缺乏相應的培訓機構。由于沒有強制的培訓機構，現在大多數檔案管理人員都是企業自帶自學形成的，對檔案管理不夠專業，缺乏全面、統一、規范、標準的培訓，業務知識掌握的不全面，在知識層面和認知程度上存在較大差異，專業素質較差，難以勝任工作需要。

（六）檔案材料不完整。主要存在：有的是工程竣工沒有形成檔案材料；還有的是只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案（比如室外給排水設施、煤氣管線、供電線路、園林綠化、硬化交通等檔案材料寥寥無幾）。此外，收集整理資料不及時，編制資料與工程進度不同步或脫節、內容不真不實、缺少必填內容和手續不全等。

二、展望今后建筑工程檔案管理

為保證建筑工程檔案歸檔資料的準確、齊全、規范、完整，實施工程建設各階段檔案資料的有序管理是唯一辦法。把檔案管理列為工程項目管理的重要內容，放在與施工管理同等重要的位置，就應在管理體制上加以規范。

（一）健全相關法律。建立相關法律是落實檔案管理制度和執行有關規范的根本保證。從檔案資料的收集、填寫、編制、整理、交接到移交要有法可依、違者可懲，在工程檔案形成的各個環節都有法的保障；建立工程檔案管理體系也要有法可依；各單位有關負責人及檔案管理人員，在工程檔案形成過程中所應承擔的職責也應以法的形式明確。

（二）成立專門的培訓機構。加強檔案人員知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施。設立專門的檔案管理強制培訓機構，開展業務學習講座，不定期地為建筑行業培訓綜合型的檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體水平。通過培訓掌握相關法律法規，學會科學的管理方法，提高管理人員業務水平和服務質量。經培訓且考核合格的頒發《執業證書》或《上崗證》，嚴禁無證從事檔案管理工作。

（三）建立工程檔案管理服務部門。同工程監理一樣，容許社會依法建立工程檔案咨詢（服務）公司，或者在城市建設檔案館內部成立工程檔案管理伺服機構，專門為建筑業提供檔案管理服務。

（四）建立合理的檔案管理體系。所有建筑企業必須依法設立專門的工程檔案管理機構，統一部門設置，統一規章制度，按標準要求配置專職的檔案管理人員。并做為建筑企業達標考核的一項必考內容，否則不予核發營業執照。

（五）統一規范要求。國家制定統一的管理規范，包含各地方的特殊情況。細節內容、表格樣式、書寫方法、分類排序、簽字蓋章、歸檔整理等均統一標準要求，同時廢除不統一的各地方規定。

（六）檔案管理要科學

1. 完善的檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。按照國家檔案管理的有關規定，一要從工程立項就針對性地制定比如《×××工程歸檔范圍》、《×××工程檔案管理辦法》、《×××實物、聲像檔案管理辦法》、《×××檔案借閱制度》等；二要按級明確建設、勘察、招投標、施工、監理等各單位檔案負責人所屬工作及崗位責任；各企業只少有一名主要領導負責該項工作；三是制定檔案資料管理目標，列入各企業日常工作議事日程，列入年度工作計劃，列入各級施工承包合同；四是細化檔案資料收集、整理的規范要求，確保工程建設各階段的歸檔資料真實、準確、規范、齊全。

2. 根據工程進度實施有效的過程控制措施。建筑工程檔案資料的形成是一個循序漸進的過程，重在收集整理要及時，因此做好“過程控制” 尤為重要。比如建立每周一次的檔案資料抽查制度，每月一次的檔案資料例會審查制度，每月一次檔案工作情況匯報、通報制度，定期組織參建單位進行檔案工作溝通、交流活動等。促進檔案編制與工程建設同步進行，有效地防止資料的丟失和滯后。

3. 嚴把文件的出入關口。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制過程。業主、總包、監理各方負責人，結合工程進展加強監督管理，經常性地檢查工程檔案材料編制情況，對特殊情況要實施全方位檢查，比如加強對隱蔽工程資料的復查，對進場材料報驗資料的跟蹤檢查等等，掌握第一手資料。施工單位應明確自己的責任，安排能力強、業務精能勝任檔案管理工作的人員上崗，按照標準要求伴隨工程進度編制工程檔案材料，確保兩者同步進行；資料負責人員按照歸檔規定，加強自檢，認真審核，嚴格把關，發現問題及時解決，按實際發生填漏補缺，保證資料真實、系統、規范、完整，從源頭上防止產生不符合規范要求的檔案資料。

4. 充分發揮監理總包的監督控制作用。監理單位負責對所有項目檔案資料實施監督管理，嚴格把關報驗資料，對所有參建單位的資料均實行雙簽。

5. 建立文件檔案登記制度。管理過程中，要詳細登記資料的收集、整理、入檔、流轉、借閱情況，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化。因此，對文件檔案的增減變動、來龍去脈、運轉流向做到實時監控、胸中有數，一項不漏。同時做好防丟失、防損毀、防失效工作，確保檔案資料完整、有效。

6. 建立獎懲激勵制度。對管理到位、認真負責的單位和個人給予經濟上的獎勵；對管理混亂、文件資料丟失，不按期整改的單位及個人進行處罰；有效調動各參建方管理好檔案資料的積極性，以促進文件檔案管理的成效。

7. 充分利用現代化電子技術。大力研發和推行音像檔案、電子文檔在工程檔案中的運用，實現建筑工程檔案信息化、網絡化管理。把照片、錄像、紙質等各種類型的檔案制成縮微檔案或磁介質檔案。以利于編寫、查閱、校對和存儲，也可節省大量的資源。

三、結 語

由以上看出，建筑工程檔案管理是一個復雜的過程，也是一個不斷發展的過程。針對當前存在的問題，健立建筑工程檔案管理法，樹立法的管理理念，建立法的管理模式，用法的形式管理，形成檔案管理是社會責任的局面；完善建筑工程檔案管理機制；進一步制定科學規范的的檔案管理制度與措施，切實為做好建筑工程檔案管理工作打牢堅實的基礎，這也是解決當前建筑工程檔案管理問題的有效途徑和發展方向。

參考文獻

[1] 《建筑工程文件歸檔整理規范》GB/T 50328-2001。

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[關鍵詞]工程檔案、檔案管理、建筑工程

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、造價和工期進行管理的同時，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。

一、工程檔案的重要性和特點

隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過檔案來體現，一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程檔案的管理是一個非常重要的組成環節。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。

其主要特點有：

1）分散性和復雜性。建設項目周期長，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建筑技術發展迅速，影響建設項目因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插，由此導致了建設項目文檔資料的分散性和復雜性。2）繼承性和時效性。隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑業技術和管理水平的不斷提高和發展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果。3）全面性和真實性。建設項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外文檔資料必須真實反映工程情況，包括發生的事故和存在的隱患。4）隨機性。建設項目的文檔資料可能產生于工程建設的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產生各種文檔資料，部分資料有規律性（如各種報批文件），但還有相當一部分文檔資料產生是由具體工程事件引發的，因此建設項目文檔資料具有隨機性。

二、目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經有了制度方面的規定文件，但是在執行的過程中并沒有嚴格按照文件的規定進行執行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規劃和規定，經常是在施工時想到哪里了就記錄一下，所以導致檔案的內容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個方面，在施工中需要多個部門相互配合來實現，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理。這樣可能出現一些漏記或者誤記的情況，應該引起足夠的重視。

2.沒有認識到檔案工作的重要性。在工程建設中，只追求工程的經濟利益，把工作的重心都放在了工程建設方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查。根本沒有把檔案當成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內容不重視，經常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數據的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結束時的檔案驗收工作不夠嚴格，才出現這么多不負責任的檔案問題。

3.缺乏專業的管理人才。我們的社會在不斷發展，并且出現了更多的科學的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經過這方面的學習，而且很多人也不是專門負責檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學的管理，隨著電子技術的發展，檔案工作也應該和時代接軌，充分利用計算機的優勢，建立網上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項人才的培養，和新的科學管理方法的引入。來完善檔案管理工作。

從上面的分析中可以看出我國在檔案建設和管理方面還需要有很大的改進，這些改進也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。

首先要建立和完善工程建設檔案的法律法規，把檔案管理的工作細化，規定一定的程序步驟，按流程來走，責令有關部門加強對檔案的管理工作。同時要對檔案的規范化和準確化提出更高的標準，對于工程項目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負責檔案的記錄問題。在工程建設的全過程全程參與，記錄詳細，通過照片和數據把工程建設的全過程反映在檔案中。

其次要及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

再次要強化檔案的重要性。工程驗收審核部門要加強對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗收的一個必要的且嚴格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應付制作的檔案文件。嚴格把控檔案的建設工作，對于檔案的記錄要進行實際勘察。把檔案建設的重要性深入到每一個工程部的管理者心中。讓檔案真正實現作為檔案的存在意義，從而從工程內部提高對檔案工作的重視程度。

最后注重對檔案管理人員的素質教育和技能的培養。全面提高檔案管理人員的素質，對于提高檔案的準確性，嚴密性有很大的作用。加強管理人員的責任感，讓他們認識到這不是一個簡單的工作，對于整個工程的建設和后期維護具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強檔案管理人與的現代化技能培訓。充分利用計算機的優勢來更加便捷的對檔案工作進行科學管理。

結語

我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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一、工程勘察檔案的特點

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。

二、當前的勘察工程檔案管理

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。

（二）收集檔案的內容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。

（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制

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【關鍵詞】 建筑業;檔案管理

一、建筑企業檔案管理的意義

第一、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業基本建設發展提供有效機制。基建檔案真實地反映了基建工程內容、過程和特征,是進行規劃建設和管理學校的重要依據和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工進程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數據等都有系統的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學依據。

第二、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑企業科學發展提供劫機。建筑企業檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質資料和施工設計圖紙是工程改建、擴建,或對破壞后重新恢復的重要依據。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術人員便可根據相關檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節約時間,也可以節約經費,提高工作效率。

第三、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業維權提供佐證。基建檔案真實地記載了學校房產、地產以及設備產權形成的全過程,是學校界定產權關系的法律依據和法定根據,用好基建檔案可以避免和解決不少產權糾紛。

二、建筑企業檔案管理現狀分析

第一、我國建筑業基建檔案管理意識有待提高。長期以來,建筑業對基建檔案的管理的標準化、規范化、制度化有待加強,存在對基建檔案管理認識不足,抓得不夠緊,管理不夠嚴的現象。使得一些人在工作中,存在著“重建設,輕檔案”的意識,“就地取材”忽視了對基建資料的紙張大小、書寫規范、項目建設跟蹤、資料成套整理等方面的要求,有的學校甚至借用檔案資料缺乏嚴格的審批登記制度,導致基建資料參差不齊,甚至散失。

第二、我國建筑也基建檔案收集難度較大。基建檔案收集難是普遍存在的問題。首先由于基建檔案具有涉及面廣、時間跨度大、成套性強的特點,在客觀上使基建檔案的收集工作具有相當大的難度。其次基建檔案相對應的建筑物除了地面上的以外,還包括隱蔽工程、地下管網等。這些工程多隱藏于地下或墻體內,具有不可見性,這種不可見性往往導致對相關檔案收集的疏漏或缺失。再次檔案部門與基建部門缺乏有效的溝通與合作,使一些已經竣工的配套項目資料或者工程變更、變增資料等未能及時整理歸檔。

第三、我國建筑業基建檔案管理質量有待提高。我國建筑業檔案管理專職人員嚴重不足,還缺乏基建專業知識,沒有直接參與工程項目的建設,而是被動地接收建筑業基建部門移交的工程項目材料。基建部門又沒有專職檔案人員,一般都是兼職做檔案工作,他們中的多數人對檔案知識和技能不甚熟悉,未接受過培訓或進行過短期培訓,達不到檔案管理崗位技能的要求,嚴重影響了基建檔案的成套性、完整性,影響了基建檔案管理的質量。

三、建筑企業檔案管理的思路與對策

第一、提高檔案管理意識,完善基建檔案管理制度。實踐證明,搞好建筑企業檔案管理領導重視是關鍵。如建筑業各級領導重視檔案管理工作,就會把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規劃、計劃、管理制度之中;就會在基建工程的目標中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責范圍之中;就會明確專人負責、統一管理、健全制度,管理好基建檔案。

第二、加強技能培訓工作,提高基建檔案管理水平。無論是建筑業專職檔案人員還是兼職檔案人員,都要樹立與時俱進的思想,加強學習,更新知識結構,特別要認真學習國家檔案局、國家計委制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》及《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》等法律法規,積極參加檔案管理業務培訓。建筑業領導也要為這些人的學習、培訓創造良好的條件,通過學習、培訓和開展業務交流促進基建檔案管理水平的提高。

第三、加強規范化建設,保證基建檔案規范完整。建筑企業檔案的內容多、種類多,收集時間長,牽扯的部門又多,要保障基建檔案的規范完整,就必須建立健全相關制度,明確責任。

第四、提高思想意識,實現基建檔案計算化管理。建筑企業檔案的管理已經進入科學管理時代,由人工管理向計算機化、網絡化管理轉變的階段。必須提高思想意識,轉變思想觀念,順應歷史潮流,使用現代化管理方法、利用現代化計算機技術、網絡技術、數據庫技術,來提高檔案管理的水平,提高檔案管理的效率。

參考文獻

篇(6)

（長春高新技術產業開發區管理委員會吉林長春130000）

【摘要】現階段的城市建設正高速度的發展著，這也使得歷史建筑處在了一個面臨拆除或者被改造的位置上，歷史建筑受到了很大的威脅，所以歷史建筑檔案的管理工作就變得十分的重要起來，只有做好歷史建筑檔案的管理工作，才能為保存城市遺產打下基礎，本文從歷史建筑檔案的前期收集、建立健全的檔案管理模式和對歷史建筑檔案的開發和利用三方面進行了分析。

關鍵詞 歷史；建筑；檔案；管理；工作

對歷史文化十分悠久的中國而言，歷史建筑檔案是一筆十分豐富的文化遺產，對文化的傳承和發揚具有十分重要的作用，加大對歷史建筑檔案價值的開發利用，有利于真實全面地展示我國歷史建筑的風貌，對歷史建筑的復建和保護工作起到積極效果，因此，政府需要加大力度開展歷史建筑檔案的管理和開發，使歷史建筑檔案的真正價值能夠得以實現。

1. 歷史建筑檔案的前期收集

1.1拓展信息收集渠道。

要進一步對歷史建筑檔案進行完善，拓展歷史建筑信息收集渠道十分重要。一方面，檔案管理部門要積極聯合歷史建筑主管部門共同參與對歷史建筑的普查、登記和評定工作，掌握有關城市歷史建筑的第一手資料；另一方面，檔案管理部門還能利用報紙、電視、網絡等媒體來獲取民間資料，可以通過建立網絡上載通道，方便市民與檔案管理部門的交流，市民能夠將其掌握的關于歷史建筑的文字、圖像和視頻等素材上傳到網絡系統之中，從而擴寬歷史建筑信息的來源。

1.2加強信息溝通交流。

由于歷史建筑的信息可能涉及到文化、城市規劃、城市建設、房屋管理等不同的方面，這些信息也就分布在有關的不同部門之中。只有通過加強這些部門與歷史建筑檔案管理部門的信息溝通與協調，建立順暢的信息溝通渠道，才能使檔案管理部門的信息收集工作更加全面更加系統［1］。

1.3面向社會建立歷史建筑檔案收集渠道。

利用報紙、電視、網絡等媒體進行宣傳，強化民眾對于歷史文化遺產的認同感和自豪感，鼓勵民眾捐贈其藏有的珍貴材料，面向社會征集檔案資料。建立便捷的聯系渠道，方便民眾與檔案管理部門交流，充分發揮網絡等的功能［2］，如可通過網絡設置信息上載通道，方便市民便捷的上傳文字、音頻、視頻信息等。主動采集歷史建筑聲像檔案，實地拍攝歷史建筑照片和錄像，形象化記錄歷史建筑信息，生動的圖像比蒼白的文字更有力量。可適當按照相關專題攝制，并按照國家檔案局《照片檔案管理規范》進行管理，對照片和錄像進行分類、著錄和保存。

2. 建立健全的檔案管理模式

2.1明確檔案管理內容。

要做好對歷史建筑的檔案管理，必須明確檔案管理的具體內容。首先，檔案管理者需要對歷史建筑有比較明確的定義。在2008 年頒布的《歷史文化名城名鎮名村保護條例》之中，對歷史建筑提出了明確的定義：歷史建筑是指通過縣、市級以上人民政府確定公布的，具有一定保護價值，能夠充分反映本地特色和城市歷史風貌的，既沒有公布為文物保護單位，又沒有登記為不可移動文物的建筑物［3］。除此之外，此條例還對歷史建筑檔案的內容提出了具體的要求：第一，建筑的特征、建成年代以及其稀有程度；第二，建筑技術的相關資料；第三，建筑的修建過程以及圖片、影音資料；第四，建筑的使用情況和權屬變更情況；第五，建筑的測繪信息和記錄等。

2.2做好分類管理。

依據歷史建筑的類型、年代、價值以及資料的種類等不同條件，要做好對檔案管理的分類工作。在紙質檔案方面，可以搜集歷史建筑的所有權人、歷史特征、藝術特征、材料風格、測繪信息、調研材料、認定標準等等資料來完善檔案管理；對于歷史建筑的聲像資料，可以通過網絡、照片、錄像帶(刪除)等不同手段進行保存；對歷史建筑實體檔案的收集和管理則可以通過編號、拍照、著錄等等手段來進行［4］。

2.3建設信息管理中心。

由于歷史建筑大多年代久遠，且建成發展都發生在民間各地，關于歷史建筑檔案的信息量不僅少而且十分凌亂，許多資料都主要掌握在歷史建筑所有人的后人手中，在資料查找和收集上存在許多困難。然而，目前很多地方政府歷史建筑檔案的信息管理工作都是由房產管理部門或者建設局兼管的，在工作過程中都存在一定的不足之處，因此，在開展多渠道的資料收集工作的前提下，政府還要建立系統化的、功能完善的檔案信息管理中心，對歷史建筑檔案進行專門化的管理。要建立一個完善的歷史建筑檔案系統，僅僅依靠一個部門是不足以完成的，在其他部門的配合下完成對零散的歷史建筑資料的收集工作之后，信息管理中心需要發揮匯總和管理的職能，建成更全面、更系統、更完整、更準確的歷史建筑檔案。

3. 對歷史建筑檔案的開發和利用

3.1發揮歷史建筑檔案的信息服務功能。

要從多角度的對歷史建筑檔案進行開發和利用，首先必須發揮歷史建筑檔案的信息服務功能。首先，檔案管理者要積極主動地向文化、建設等其他部門提供信息咨詢服務，將過去的被動的服務模式變為主動；其次，在對歷史建筑進行管理和開發的過程中，檔案管理機構要積極的參與進來，掌握第一手的關于歷史建筑的信息；最后，要將歷史建筑檔案資料轉化為現實的生產力，在歷史建筑復建或者其他相關項目的建設中提供參考依據。

3.2歷史建筑檔案的建立有助于傳承發揚歷史文化。

作為我國悠久歷史文化的重要組成部分，歷史建筑檔案對研究和傳承我國的歷史文化有著十分重要的作用。歷史建筑檔案對社會而言，是一筆十分寶貴的物質財富和精神財富，通過對歷史建筑本身以及歷史建筑檔案的研究，我們能在其中發現隱藏在其中的豐富的文化內涵，做好對歷史建筑檔案的管理工作能夠更好地保存城市的歷史記憶，豐富城市的文化底蘊，對傳承和發揚歷史文化具有十分重大的意義［5］。

3.3歷史建筑檔案要服務于社會。

歷史建筑檔案管理部門在做好檔案管理工作的同時，還要加強對歷史建筑檔案成果的展示，使歷史建筑檔案能夠有效地服務于社會廣大群眾。通過展覽和媒體宣傳等形式對城市的發展歷程進行展示，能讓市民學會感知城市的文化韻味，提升市民對歷史建筑的重視程度，增強市民對歷史建筑的保護意識。此外，歷史建筑檔案對于研究城市當地的社會、經濟、政治、文化、工程藝術等方面都有十分重要的意義，可以加深市民對城市的文化自豪感。

4. 結束語

歷史建筑檔案是一種十分珍貴的文化資源，它是歷史文化積淀的產物，對歷史建筑檔案的搜集、整理和研究能夠形成不同種類的文化產品，通過特定的渠道，這些文化產品能夠被不同的需要者應用到實際中。歷史建筑是城市發展變遷的見證。保護城市歷史建筑，對繼承和發揚優秀文化傳統，對研究政治、社會、經濟、思想、文化、藝術、工程技術等方面的發展歷史均有重要意義。檔案工作者要創新歷史建筑檔案的管理工作，真實全面地展現歷史建筑的歷史風貌和風采，展示其誘人的魅力和深厚的文化內涵，發揮檔案對于歷史建筑保護的作用，真正實現歷史建筑檔案的價值。

參考文獻

［1］張文英. 檔案展覽活動中歷史建筑的保護方法——以廣州市為例［J］. 城建檔案，2013,(11).

［2］曾云. 保護和傳承嶺南建筑文化完善歷史建筑檔案［J］. 城建檔案，2013,(1).

［3］李永利. 歷史建筑檔案的前期收集［J］. 城建檔案，2010,(8).

［4］孫云. 論歷史文化名城歷史建筑檔案的建立［J］. 中國名城，2010,(5).

篇(7)

Abstract: Construction engineering archives are the carrier of the city of human civilization, is a construction project, the whole process of the original record, make key management project archives is person, give full play to the potential, which can better for engineering archives service. 

Key words: building engineering; archives; management

中圖分類號：G271文獻標識碼： 文章編號:

一、建筑工程檔案管理的意義

在工程建筑過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建筑工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建筑、施工各方對建筑工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。 二、檔案管理的要點分析

1.建立檔案管理網絡，確保管理規范化、標準化加強對檔案工作的集中統一管理是建筑工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。

首先是成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由主管檔案工作的領導全面負責對檔案室配備專職檔案人員，在各業務部門指定專門人員擔任兼職或專職檔案員。二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

2.明確檔案資料管理的范圍和要求

2.1建筑工程檔案資料管理的范圍

建筑工程建筑項目立項、可行性報告、設計、決策、施工、質檢、監理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建筑過程中形成，并應歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。2.2檔案資料管理的要求 一是工程檔案工作應與工程建筑同步管理；二是檔案應完整、準確、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。2、強化檔案人員的業務培訓

從事建筑工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與建筑工程相關的一些專業類別檔案。 因此，為達到建筑工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解建筑工程建筑工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。

“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關信息傳播出去，特別是建立網絡信息共享平臺——工程檔案專業網站，明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。現代化的城市建筑離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦工程檔案管理的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建筑單位和施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力，對工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作。重點工程建筑項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建筑日新月異，對工程檔案的管理也必須與城市建筑相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。

4.建立健全施工質量管理文件。

項目進場之初，項目部應根據本項目的特點，結合公司有關管理制度，選擇和補充各種質量管理和辦法，保證公司的質量管理體系得到有效貫徹。對于項目質量管理活動的施工記錄、檢驗、試驗等質量保證資料實行標準化管理，并對所用的涉及人員進行交底，確保所有工序能正確記錄，及時形成資料。質理管理部門負責有關項目進場之初，質量管理部門負責有關質量方面的法律、法規、規范、標準的識別和有效性控制，根據公司工程管理部門提供的現行技術規范一覽表、法律法規清單、交通部和交通廳文件、公司質量管理制度，編制項目部的質量管理文件清單，以便指導項目施工。5、做好施工質量照片、錄音、錄像（光盤）資料的歸檔工作

工程照片及音、錄像（光盤）資料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及重構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。檔案部門對上繳的文件材料要進行認真的審查、鑒定，歸檔文件材料必須有出處，有形成日期、責任者、有關技術負責人的簽字，如發現手續不全或缺項，要通過各種途徑找到責任者及時補辦或補充，為今后的檔案利用做好準備工作。