序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案管理實(shí)踐范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理

一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進(jìn)檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡(jiǎn)單、易操控，節(jié)省了大量的時(shí)間與精力，大大增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門(mén)可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)檎滟F的檔案原件提供保護(hù)，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個(gè)醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個(gè)階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)情況，可以說(shuō)是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進(jìn)行電子信息化處理，不僅能夠?yàn)闄n案原件提供有效保護(hù)，還能夠避免因?yàn)檫^(guò)多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時(shí)，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與使用，數(shù)據(jù)庫(kù)中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時(shí)間，從而能夠在很短的時(shí)間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供個(gè)性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個(gè)性化醫(yī)療已然成為了一個(gè)十分熱點(diǎn)的問(wèn)題。電子檔案管理也是個(gè)性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門(mén)可以從醫(yī)院上報(bào)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國(guó)家醫(yī)療成本的降低，進(jìn)一步提高國(guó)民的身體素質(zhì)。

二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐

（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開(kāi)了計(jì)算機(jī)設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢(shì)就無(wú)從發(fā)揮。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤(pán)等等來(lái)為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的時(shí)效性，確保電子檔案能得到安全儲(chǔ)存與有效利用。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時(shí)來(lái)避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對(duì)電子檔案文件的可復(fù)讀性強(qiáng)、修改編輯不留痕跡、載體無(wú)法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問(wèn)題，可以通過(guò)建立身份加密驗(yàn)證的保護(hù)措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過(guò)程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來(lái)提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實(shí)有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)目前社會(huì)對(duì)醫(yī)院電子檔案信息的需求來(lái)制定相關(guān)的檔案制度來(lái)約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識(shí)以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點(diǎn)的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備上運(yùn)行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開(kāi)、運(yùn)行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對(duì)性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來(lái)開(kāi)展，確定電子文件的類(lèi)型，歸檔的電子檔案要及時(shí)做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實(shí)際，凡是在醫(yī)院一切活動(dòng)中產(chǎn)生的具有價(jià)值的檔案都應(yīng)該收集并及時(shí)做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問(wèn)題，因此，要有針對(duì)性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個(gè)嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該不斷改進(jìn)檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王晶選.對(duì)醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（08）：134-136.

篇(2)

Abstract:This article vocational school tradition's records management practice teaching existence's insufficiency embarks, unifies own teaching experience, from using the school archive office, the establishment file simulates the laboratory, to the extracurricular development establishment extracurricular records management practice base fully and so on three aspects, elaborated the records management practice teaching innovation way.

關(guān)鍵詞:創(chuàng)新 檔案管理 實(shí)踐教學(xué)

Key words:Innovation records management practice teaching

【中圖分類(lèi)號(hào)】G712 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1004-7069(2009)-09-0136-02

在國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育的形勢(shì)下,以能力為本位,注重培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐技能是中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)其培養(yǎng)技能型人才目標(biāo)的根本保證。作為中職學(xué)校教育工作者,在教學(xué)過(guò)程中,只有以著力培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力為指導(dǎo)思想,才能確保教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。檔案管理課程例如文書(shū)與檔案管理課、物業(yè)檔案管理課等作為文秘專(zhuān)業(yè)、物業(yè)專(zhuān)業(yè)等專(zhuān)業(yè)課程,在教學(xué)過(guò)程中,應(yīng)如何創(chuàng)新實(shí)踐教學(xué)方法,加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié),以更好地培養(yǎng)學(xué)生的操作能力?筆者結(jié)合自身的教學(xué)經(jīng)驗(yàn),分析了目前檔案管理實(shí)踐教學(xué)存在的不足,從充分利用學(xué)校檔案室、建立檔案模擬實(shí)驗(yàn)室、向校外拓展建立校外實(shí)習(xí)基地等三方面,闡述了檔案管理實(shí)踐教學(xué)創(chuàng)新的途徑。

一、目前中職校檔案管理實(shí)踐教學(xué)存在的不足

由于辦學(xué)規(guī)模的制約,教育理念的影響等,傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐教學(xué)方法較為單一,涉及面較小。如學(xué)校開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)較少,涉及開(kāi)設(shè)檔案管理課程的專(zhuān)業(yè)不多,檔案管理實(shí)踐場(chǎng)所不能充分保證,檔案管理實(shí)踐教學(xué)的方法和途徑較為單一。同時(shí),中職學(xué)校檔案室在教學(xué)中的作用就象檔案一樣容易被教師們忽略,教學(xué)工作對(duì)檔案的直接利用是少之又少,沒(méi)有真正發(fā)揮學(xué)校檔案對(duì)專(zhuān)業(yè)教學(xué)的作用,沒(méi)有充分發(fā)揮檔案室在檔案管理實(shí)踐教學(xué)中的作用。此外,傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐教學(xué)多數(shù)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的實(shí)驗(yàn)室,檔案管理教學(xué)主要側(cè)重于理論講授和課堂上的演示,學(xué)生沒(méi)能真正地實(shí)踐,在內(nèi)容范圍上主要側(cè)重于檔案業(yè)務(wù)工作的實(shí)踐環(huán)節(jié)上,在方法上往往是停留在通過(guò)復(fù)印一些檔案資料,在課堂上向?qū)W生演示檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、編目、提供利用等,課程理論授課結(jié)束后,綜合實(shí)習(xí)也只是參觀學(xué)校檔案室,了解有關(guān)檔案工作概況等,檔案管理實(shí)踐效果并不顯著,沒(méi)有能夠真正地加強(qiáng)和提高學(xué)生檔案管理的實(shí)踐技能。

二、中職校檔案管理實(shí)踐教學(xué)創(chuàng)新途徑

隨著國(guó)家不斷地大力發(fā)展職業(yè)教育,以及中職學(xué)校充分利用學(xué)校教育資源為專(zhuān)業(yè)教學(xué)服務(wù)的理念不斷深入人心,不斷創(chuàng)新實(shí)踐教學(xué)方法,拓寬實(shí)踐教學(xué)途徑,已經(jīng)成為一種必然。根據(jù)中職學(xué)校檔案管理課程本身有著與其他專(zhuān)業(yè)課程不同的特點(diǎn),如教學(xué)內(nèi)容繁雜、枯燥無(wú)味、實(shí)踐操作程序較死板固定缺乏靈活性等,本人結(jié)合自身檔案管理教學(xué)經(jīng)驗(yàn),認(rèn)為檔案管理實(shí)踐教學(xué)創(chuàng)新的途徑,主要有以下三方面:

(一)充分利用中職學(xué)校檔案室,為學(xué)生提供實(shí)踐機(jī)會(huì)

中職學(xué)校檔案室是中職校檔案管理實(shí)踐教學(xué)的最基本、直接的場(chǎng)所,學(xué)生不用跨出校門(mén),可以親身參與和體驗(yàn)檔案管理部門(mén)檔案工作環(huán)節(jié),掌握檔案管理操作實(shí)務(wù)。同時(shí),中職學(xué)校檔案室通過(guò)接納檔案管理課程實(shí)踐教學(xué)的學(xué)生進(jìn)行實(shí)習(xí),指導(dǎo)和幫助學(xué)生完成他們力所能及的檔案管理工作環(huán)節(jié),既能發(fā)揮學(xué)校檔案室為專(zhuān)業(yè)教學(xué)服務(wù)的作用,又可以減輕檔案管理工作人員的部分工作壓力,也能提高學(xué)生的實(shí)踐技能,從而實(shí)現(xiàn)雙贏。而中職學(xué)校檔案室可為學(xué)生提供全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、整理、保管、鑒定等實(shí)踐技能。利用檔案室作為檔案管理實(shí)踐教學(xué)的安排方法上,可以分為平時(shí)課余時(shí)間實(shí)踐、利用假期實(shí)踐和綜合實(shí)習(xí)等三種。

1.安排學(xué)生課余時(shí)間實(shí)踐。課余時(shí)間實(shí)踐是學(xué)生到檔案室進(jìn)行檔案管理工作實(shí)踐最基本的方法。這種方法可以以小組(每組人數(shù)視班級(jí)人數(shù)情況而定,一般以2-4個(gè)為1小組為宜)為單位進(jìn)行安排,時(shí)間在每天下午學(xué)生上完課的最后兩節(jié)進(jìn)行,每一小組見(jiàn)習(xí)時(shí)間長(zhǎng)短由人數(shù)多少而定。利用課余時(shí)間實(shí)踐的教學(xué)實(shí)踐方法,靈活機(jī)動(dòng),邊學(xué)邊實(shí)踐,使課堂內(nèi)的理論知識(shí)及時(shí)地得到鞏固和驗(yàn)證,同時(shí)在實(shí)踐中遇到的問(wèn)題也可以及時(shí)地得到解決。

2.安排學(xué)生假期時(shí)間實(shí)踐。就是安排學(xué)生在假期時(shí)間到學(xué)校檔案進(jìn)行實(shí)踐,在人數(shù)安排上可以因情況而具體定度。通過(guò)安排中職校學(xué)習(xí)檔案管理課程的學(xué)生假期到本校檔案室進(jìn)行檔案管理工作實(shí)踐,可以使學(xué)生系統(tǒng)全面深入地學(xué)習(xí)掌握檔案管理技能。因?yàn)榭梢酝ㄟ^(guò)假期一段連續(xù)時(shí)間的實(shí)踐,讓學(xué)生較為全面了解檔案日常管理工作的具體每一個(gè)環(huán)節(jié),可以避免課余時(shí)間實(shí)踐中因時(shí)間短而只能了解其中的某一工作環(huán)節(jié)的缺陷,這對(duì)于提高檔案管理實(shí)踐技能、提高實(shí)踐教學(xué)實(shí)效有極大的促進(jìn)作用。

3.進(jìn)行綜合實(shí)習(xí)。授課結(jié)束后,集中一定的時(shí)間,到檔案室進(jìn)行實(shí)踐。這種方法人員、時(shí)間相對(duì)集中,利用檔案工作人員及任課教師的集中輔導(dǎo),實(shí)踐的針對(duì)性較強(qiáng),實(shí)踐重點(diǎn)突出,能使理論知識(shí)與實(shí)踐操作的重點(diǎn)得到鞏固,同時(shí)使學(xué)生對(duì)該學(xué)期所學(xué)的檔案管理知識(shí)得到系統(tǒng)地理解和掌握。

(二)積極建立模擬檔案實(shí)驗(yàn)室,保證檔案管理教學(xué)實(shí)踐正常開(kāi)展

根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)以及現(xiàn)在中職生的素質(zhì)特點(diǎn),檔案室不能為學(xué)生提供太多的實(shí)際操作機(jī)會(huì),因?yàn)闄n案是不可再生,歸檔文件不可能給學(xué)生作為“試驗(yàn)品”,讓學(xué)生直接在真正的歸檔文件上操作,將操作錯(cuò)誤永久地載入學(xué)校檔案,它只能讓學(xué)生感受真正的檔案管理工作大體的要求,要想給學(xué)生提供更多更好的實(shí)踐機(jī)會(huì)與平臺(tái),建立模擬檔案實(shí)驗(yàn)室,是最佳的選擇,因?yàn)槟M檔案實(shí)驗(yàn)室可以讓學(xué)生做“試驗(yàn)”,而不是將“錯(cuò)誤”永久地載入學(xué)校“史冊(cè)”。因此,模擬檔案實(shí)驗(yàn)室可以彌補(bǔ)檔案室在檔案管理實(shí)踐教學(xué)中的不足。

1.配備好檔案管理必要的設(shè)施。在房間等場(chǎng)地能保證的前提下,配備必備的檔案工作辦公用品,為學(xué)生實(shí)踐中的檔案收集、整理工作提供物質(zhì)保證,此外,還盡可能配備檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的必要設(shè)施,如:檔案柜、架或箱、空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)、溫濕度表等。

2.通過(guò)各種途徑收集各種模擬文件。首先,在征得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下,將中職學(xué)校檔案室已過(guò)了保管期限的各類(lèi)文件移交給模擬檔案實(shí)驗(yàn)室,為學(xué)生的實(shí)際整理等操作提供保證。其次,充分利用學(xué)校各部門(mén)在日常管理工作形成的臨時(shí)資料作為模擬文件,如教務(wù)部門(mén)每個(gè)學(xué)期用于記錄教師授課的記錄冊(cè)、學(xué)生管理部門(mén)用于記錄學(xué)生每節(jié)課的考勤表等這類(lèi)紙質(zhì)資料,相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后基本無(wú)用,可將它們另加模擬標(biāo)題后作為模擬文件,這樣既節(jié)約資源又能為學(xué)生實(shí)踐教學(xué)服務(wù)。再次,利用網(wǎng)絡(luò)資源,打印相關(guān)管理文件作為模擬文件等教學(xué)資料,為學(xué)生的檔案管理實(shí)踐操作提供物質(zhì)條件。

3.由專(zhuān)人管理檔案管理模擬實(shí)驗(yàn)室。為了能讓學(xué)生更好地進(jìn)行檔案整理操作,安排專(zhuān)人管理檔案管理模擬實(shí)驗(yàn)室,以便能更好地指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行實(shí)踐操作。

(三)向校外拓展,與有關(guān)單位建立合作關(guān)系,建立學(xué)生檔案管理實(shí)訓(xùn)基地

我國(guó)檔案內(nèi)容豐富,種類(lèi)繁多,各種檔案的管理方法、特點(diǎn)不一,為了彌補(bǔ)中職學(xué)校檔案室和檔案模擬管理實(shí)驗(yàn)室檔案數(shù)量少、種類(lèi)不齊全的缺陷,以及讓學(xué)生能夠了解各類(lèi)型機(jī)關(guān)單位的檔案類(lèi)型和管理,拓寬學(xué)生實(shí)踐范圍,豐富學(xué)生檔案管理知識(shí),通過(guò)向校外拓展,與有關(guān)單位建立長(zhǎng)期友好合作關(guān)系,建立學(xué)生檔案管理實(shí)習(xí)基地。

1.與檔案館等檔案管理專(zhuān)業(yè)部門(mén)建立合作關(guān)系,建立實(shí)習(xí)基地。檔案館等檔案管理部門(mén)保存的檔案數(shù)量多、種類(lèi)齊全、整理規(guī)范,學(xué)生通過(guò)到檔案館等這些單位實(shí)習(xí),可以掌握檔案全宗分類(lèi)、檔案庫(kù)房的分庫(kù)、案卷的排架、規(guī)范化的檔案整理、規(guī)范化的檔案保管等檔案管理綜合技能,提高學(xué)生管理各種檔案的綜合技能。

2.與其他跟專(zhuān)業(yè)相關(guān)的單位建立合作關(guān)系,建立實(shí)踐基地。可根據(jù)學(xué)生所學(xué)專(zhuān)業(yè)特點(diǎn),如是文秘專(zhuān)業(yè)的檔案管理課程,可與本地的某些機(jī)關(guān)單位合作,在上半年帶學(xué)生到這些單位進(jìn)行參觀實(shí)習(xí),了解機(jī)關(guān)單位檔案管理工作內(nèi)容,條件允許時(shí),可安排學(xué)生到這些單位進(jìn)行實(shí)踐,能幫助實(shí)習(xí)單位進(jìn)行學(xué)生力所能及的檔案整理工作。如物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)的物業(yè)檔案管理課程,可與某些物業(yè)公司的物業(yè)管理處進(jìn)行參觀實(shí)習(xí)和日常的實(shí)習(xí),使學(xué)生熟悉物業(yè)檔案管理工作技能,提高檔案管理能力。

另外,在安排學(xué)生到學(xué)校檔案室、模擬檔案實(shí)驗(yàn)室以及校外實(shí)習(xí)基地進(jìn)行檔案實(shí)踐時(shí),注意與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新培養(yǎng)學(xué)生利用現(xiàn)代化手段管理檔案的技能,從而使學(xué)生掌握新時(shí)期的檔案管理技能。

三、結(jié)束語(yǔ)

在教學(xué)過(guò)程中,不同教師對(duì)檔案管理實(shí)踐教學(xué)的方法各不相同,但是我們的目標(biāo)是一致的,即著重培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理操作技能,最終提高學(xué)生檔案管理的綜合能力。只要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新檔案管理實(shí)踐教學(xué)的途徑,促使中職學(xué)校學(xué)生檔案管理實(shí)踐技能的提高,最終能實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校的人才培養(yǎng)目標(biāo)。

篇(3)

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系構(gòu)建

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時(shí)展的全新趨勢(shì)。

一、新時(shí)期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財(cái)力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過(guò)程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時(shí)期人們對(duì)于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案利用多元化的特征。

二、新時(shí)期電子檔案管理的問(wèn)題分析

首先，對(duì)電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)――習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對(duì)電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來(lái)進(jìn)行保管；過(guò)度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對(duì)電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時(shí)又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問(wèn)題之一，一些電子資源的儲(chǔ)存載體（磁盤(pán)、光盤(pán)等）外秒看起來(lái)保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級(jí)、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問(wèn)題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對(duì)舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計(jì)算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來(lái)越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來(lái)越強(qiáng)勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無(wú)法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。

三、新時(shí)期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢(shì)而生的產(chǎn)物，人們對(duì)其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢(shì)下，社會(huì)各界必須改變?cè)械臋n案管理意識(shí)和方法，以適應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展需求。

首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過(guò)構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識(shí)的加強(qiáng)。

其次，檔案管理部門(mén)在思想意識(shí)層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們?cè)谝庾R(shí)到工作重要性的同時(shí)，能夠在對(duì)外層面上爭(zhēng)取到對(duì)檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。

最后，新時(shí)期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對(duì)于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時(shí)期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過(guò)程中不斷豐富與完善。同時(shí)該體系在制定的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)對(duì)電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來(lái)自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類(lèi)電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對(duì)電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握?qǐng)D文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類(lèi)文件、郵件收發(fā)等較為基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過(guò)程中順利完成身份識(shí)別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。

綜上所述，新時(shí)期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對(duì)計(jì)算機(jī)過(guò)度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲(chǔ)存媒介損壞時(shí)，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過(guò)程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過(guò)對(duì)電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來(lái)維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時(shí)期科技以及社會(huì)發(fā)展的需求，為我國(guó)各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]邢軍岐.淺談新時(shí)期電子檔案管理問(wèn)題[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（09）.

[2]何所懼.新時(shí)期電子檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（01）.

篇(4)

經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，在我們的工作中仍然存在著一定的不足，影響著檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書(shū)館檔案能夠真實(shí)再現(xiàn)各項(xiàng)工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書(shū)館從事各項(xiàng)活動(dòng)提供各種文字、圖表及聲像等有價(jià)值的參考資料。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，圖書(shū)館的檔案管理工作也由過(guò)去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識(shí)老化、學(xué)歷偏低以及檔案管理水平跟不上時(shí)展等問(wèn)題，這就使得這些檔案管理人員很難適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫(kù)而程序化作業(yè)

長(zhǎng)期以來(lái)的工作中，人們習(xí)慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒(méi)有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習(xí)慣，按多個(gè)步驟進(jìn)行收集整理后入庫(kù)保存，最終檔案在長(zhǎng)年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書(shū)館的檔案管理不是為了將來(lái)方便查閱，而是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書(shū)館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒(méi)有在被查閱過(guò)，其作用和意義也將會(huì)隨時(shí)間的推移而喪失。

（三）圖書(shū)館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長(zhǎng)期存在的問(wèn)題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務(wù)的主動(dòng)性嚴(yán)重不足。在圖書(shū)館檔案紙質(zhì)管理上，我們應(yīng)該知道，檔案的收集和保存需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力，結(jié)果是，它們巨大的存量卻無(wú)法為圖書(shū)館帶來(lái)相應(yīng)的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無(wú)法在急需時(shí)解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問(wèn)題是技術(shù)不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時(shí)提供最符合需求的檔案資源服務(wù)才是檔案管理的責(zé)任，也才能實(shí)現(xiàn)為圖書(shū)館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻(xiàn)策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問(wèn)題。

二、圖書(shū)館檔案實(shí)施知識(shí)管理的必要性

科技的進(jìn)步推動(dòng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中。因此，新時(shí)期的圖書(shū)館檔案管理必將成為知識(shí)管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識(shí)管理的必要程序。面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展主動(dòng)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才可以推動(dòng)圖書(shū)館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代所應(yīng)有的作用。首先圖書(shū)館檔案實(shí)施知識(shí)管理是自身的要求。檔案知識(shí)作為經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理的顯性知識(shí)，同時(shí)也是一種知識(shí)資源。因此它的管理就應(yīng)該從知識(shí)資源管理的方向去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。其次圖書(shū)館檔案實(shí)施知識(shí)管理是現(xiàn)實(shí)的要求，因?yàn)樽鳛橐环N知識(shí)資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來(lái)說(shuō)就是通過(guò)全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過(guò)支持實(shí)際工作，解決檔案分類(lèi)不切實(shí)際和不能實(shí)時(shí)應(yīng)用的問(wèn)題。最后圖書(shū)館檔案實(shí)施知識(shí)管理是提升圖書(shū)館競(jìng)爭(zhēng)力的要求。檔案管理的本意是要促進(jìn)圖書(shū)館工作更有效益，因此到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想得到了解放，檔案管理走向知識(shí)管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書(shū)館提高競(jìng)爭(zhēng)力夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、圖書(shū)館實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識(shí)管理的順利進(jìn)行。所以，圖書(shū)館在實(shí)施檔案知識(shí)管理建設(shè)中要考慮以下幾個(gè)方面因素：

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

一定程度的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。比如通過(guò)網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務(wù)，這些服務(wù)可以打破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)需要考慮城名申請(qǐng)、網(wǎng)站規(guī)劃和設(shè)計(jì)、網(wǎng)站推廣、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)等多個(gè)方面。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件關(guān)系著檔案知識(shí)管理在網(wǎng)絡(luò)上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書(shū)館檔案部門(mén)進(jìn)行檔案知識(shí)資源管理的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是檔案知識(shí)資源管理過(guò)程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識(shí)資源管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從實(shí)現(xiàn)信息知識(shí)資源管理到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和運(yùn)用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要投入大量的資金。總之，資金的充足與否是檔案知識(shí)管理能否順利開(kāi)展的關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書(shū)館檔案知識(shí)資源管理本質(zhì)上就是一個(gè)新知識(shí)和新技術(shù)開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程，所以人才問(wèn)題在檔案知識(shí)資源管理中至關(guān)重要。原因是在建設(shè)過(guò)程中，需要多領(lǐng)域的高層次專(zhuān)業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)專(zhuān)家、系統(tǒng)管理與維護(hù)專(zhuān)家等，所以，人才問(wèn)題同樣關(guān)系著檔案知識(shí)管理的效率。

四、圖書(shū)館檔案知識(shí)資源管理方案實(shí)施

（一）檔案知識(shí)資源管理組織建設(shè)圖書(shū)館檔案知識(shí)管理首先需要一個(gè)完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來(lái)推進(jìn)與保障知識(shí)資源管理的順利進(jìn)行。一方面就是設(shè)置知識(shí)資源管理部，主要負(fù)責(zé)檔案知識(shí)資源庫(kù)管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)，還要設(shè)置知識(shí)應(yīng)用規(guī)劃部，負(fù)責(zé)跟蹤圖書(shū)館的業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變化，以及知識(shí)資源內(nèi)容建設(shè)。另一方面就是構(gòu)建知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)業(yè)人員團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)網(wǎng)上對(duì)知識(shí)資源做收集、整理，聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)行審查和判斷。

（二）檔案知識(shí)資源管理制度建設(shè)

為了圖書(shū)館檔案知識(shí)管理的系統(tǒng)、組織和過(guò)程在法理上固化，同時(shí)也為了有效激發(fā)圖書(shū)館員工的積極性和誘導(dǎo)檔案管理人員高效的服務(wù)，就必須要在圖書(shū)館原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上建立檔案知識(shí)資源管理制度體系。該體系應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：檔案知識(shí)資源安全訪問(wèn)權(quán)限制度、檔案知識(shí)資源收集整理制度以及檔案知識(shí)資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個(gè)部分：（1）應(yīng)用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識(shí)資源庫(kù)，以及電子檔案庫(kù)到檔案知識(shí)資源庫(kù)轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識(shí)訂閱、信息搜索、知識(shí)提供、在線考試、知識(shí)積累等。（2）資源庫(kù)委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識(shí)資源庫(kù)，資源庫(kù)的歷史知識(shí)到電子檔案庫(kù)的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策工作經(jīng)驗(yàn)和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務(wù)考核等。（3）知識(shí)資源庫(kù)管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括了業(yè)務(wù)事務(wù)協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關(guān)聯(lián)的知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)，制定檔案模板，對(duì)關(guān)聯(lián)知識(shí)提供鏈接等。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

篇(5)

關(guān)鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新? 黨的十五屆四中全會(huì)、五中全會(huì)及十六大都提出，要加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實(shí)踐迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。?

1工作平臺(tái)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來(lái)支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來(lái)源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)：

a) 快捷通信。通過(guò)電子郵件系統(tǒng)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理，提高機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報(bào)、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

d) 信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺(tái)，使文件與檔案管理實(shí)踐躍上一個(gè)新的臺(tái)階。?

2流程創(chuàng)新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對(duì)分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過(guò)程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來(lái)，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過(guò)技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無(wú)縫的互操作平臺(tái)”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過(guò)程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理的要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過(guò)程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過(guò)程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；

d) 建立循環(huán)工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，對(duì)任一工作任務(wù)項(xiàng)，可以任一節(jié)點(diǎn)為起點(diǎn)，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時(shí)發(fā)送給多個(gè)對(duì)象進(jìn)行處理。流程重組的目的是提高流程中任務(wù)處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的目標(biāo)，改善文件工作質(zhì)量。

筆者所在的企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過(guò)程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。另外，企業(yè)的其他主營(yíng)業(yè)務(wù)流，在建立信息系統(tǒng)過(guò)程中，紛紛到檔案部門(mén)咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門(mén)的建議和意見(jiàn)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，即將有關(guān)文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點(diǎn)

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過(guò)程，是一個(gè)將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計(jì)、運(yùn)行的過(guò)程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過(guò)程中，主要通過(guò)以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點(diǎn)。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)。

b) 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過(guò)痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請(qǐng)示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

c) 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制。通過(guò)對(duì)文件督辦、催辦的監(jiān)控，對(duì)文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對(duì)未填寫(xiě)辦理意見(jiàn)等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個(gè)節(jié)點(diǎn)。

d) 形成文件歸檔機(jī)制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項(xiàng)目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺(tái)，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡(jiǎn)約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過(guò)多的檔案管理特性。

b) 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺(tái)，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對(duì)歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時(shí)切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。

c) 建立檔案信息安全機(jī)制。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對(duì)文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創(chuàng)新

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過(guò)對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來(lái)理解。?

3.1信息管理

通過(guò)采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

在信息時(shí)代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過(guò)程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。例如：在機(jī)構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對(duì)固定的發(fā)文格式，但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動(dòng)態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說(shuō)：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過(guò)程管理，是針對(duì)發(fā)文的痕跡保留、文號(hào)等信息的管理；對(duì)收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺(jué)、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍”［2］，是非常現(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

b) 策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

c) 經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；

d) 經(jīng)常開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；

f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ停訌?qiáng)人員的管理。

對(duì)管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。

d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機(jī)制，提供操作平臺(tái)；提供機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點(diǎn)、流向及變更的設(shè)置手段。

4制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?（OAK）?應(yīng)用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》。內(nèi)容有文件與檔案管理部門(mén)、信息管理部門(mén)的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則》。主要針對(duì)歸檔前的電子文件，要按要求填寫(xiě)元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。

d) 《文書(shū)檔案歸檔文件整理細(xì)則》。對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》。

f) 《信息系統(tǒng)運(yùn)行安全管理辦法》。

g) 《信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》。針對(duì)信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

5服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹(shù)立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門(mén)要對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專(zhuān)門(mén)的信息利用平臺(tái)，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

業(yè)務(wù)部門(mén)在建立信息系統(tǒng)之后，面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題是信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問(wèn)題，而檔案管理部門(mén)是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問(wèn)題的部門(mén)。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

6結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。? 參考文獻(xiàn)

篇(6)

  關(guān)鍵詞：   城建檔案 ， 新模式 ，    管理探索

Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.

Keywords: members of the file, the new model, management exploration

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

   新形勢(shì)下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化，城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，逐步改變著我們的工作方式，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，為城建檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，也對(duì)城建檔案工作提出了更高、更新的要求。

一、城建檔案館管理的現(xiàn)狀及原因

城建檔案館管理，早期只能對(duì)館藏檔案進(jìn)行目錄管理并沒(méi)從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行的，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后層面上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。主要體現(xiàn)在：

1、城建檔案館管理受到的沖擊。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”在城市規(guī)劃管理建設(shè)過(guò)程中廣泛應(yīng)用，隨著新型載體文件-電子文件的出現(xiàn)，整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。電子文件的產(chǎn)生，標(biāo)志著人類(lèi)記錄信息、傳達(dá)信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，是近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，文書(shū)、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，將直接影響到檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念。

2、城建檔案館管理面臨著的挑戰(zhàn)

 隨著政府管理機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺(tái)，成為政務(wù)信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，電子文件的歸檔問(wèn)題受到廣大檔案理論專(zhuān)家、電子政務(wù)的建設(shè)者、以及實(shí)際工作者共同關(guān)注。

    也就是說(shuō)檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學(xué)的束縛，從傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，到將城市建設(shè)記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些新生檔案學(xué)理論，為城建檔案館管理提出的新的要求。

3、城建檔案管理急需觀念更新

 電子文件不會(huì)在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將。因?yàn)槌墙n案涉及行業(yè)眾多，信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而紙質(zhì)已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)載體，深深扎根與人類(lèi)社會(huì)，同時(shí)具有穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢(shì)，不會(huì)輕易退出歷史舞臺(tái)。而電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性，面對(duì)實(shí)體檔案、電子檔案并存，社會(huì)需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要新的管理模式。

二、  城建檔案館管理的新模式

新的管理模式應(yīng)是一種以檔案實(shí)體、及其相關(guān)信息為管理對(duì)象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開(kāi)發(fā)、利用，對(duì)檔案實(shí)體達(dá)到有效保護(hù)的一種管理方式。

城建檔案館新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營(yíng)建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進(jìn)城建檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。通過(guò)管理手段自動(dòng)化，提高工作效率，簡(jiǎn)化工作程序；通過(guò)管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)；通過(guò)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，適應(yīng)市場(chǎng)需求，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、  城建檔案館管理探索與實(shí)踐

    1、以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，針對(duì)不同類(lèi)別的城建檔案實(shí)體、信息的接收，實(shí)行多種方法的前端控制。新管理模式的實(shí)施也必須從源頭作起，確立實(shí)體與信息共同接收進(jìn)館原則。 以標(biāo)準(zhǔn)的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關(guān)照片、錄像檔案的信息著錄工作納入建設(shè)單位歸檔整編要求之中。

    實(shí)行電子文件檔案一體化，建立遠(yuǎn)程電子文件歸檔系統(tǒng)，一是城市規(guī)劃、建設(shè)等管理部門(mén)形成的管理類(lèi)檔案，二是新建工程檔案。我館根據(jù)不同類(lèi)別城建檔案形成、管理的不同特點(diǎn)，采用兩種不同的前端控制手段。利用城建檔案館行政隸屬的優(yōu)勢(shì)，對(duì)城建管理類(lèi)檔案采用提前介入，參與開(kāi)發(fā)的手段，進(jìn)行文件、信息前端控制。同時(shí)在辦公自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)上，利用業(yè)務(wù)管理和檔案管理有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了電子文件從登記、立卷到歸檔、著錄的一體化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)生成。加強(qiáng)了對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)。保證了檔案從源頭的規(guī)范，節(jié)余約了人力物力，提高了管理水平。為實(shí)現(xiàn)文件、檔案、信息一體化管理邁出堅(jiān)實(shí)的一步。

   實(shí)現(xiàn)信息管理的提前介入，這既促進(jìn)檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實(shí)、可靠、完整的文件和檔案。

2、城市檔案管理信息處理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、編研專(zhuān)題信息的多元化處理方式，打破了傳統(tǒng)的分離式三級(jí)著錄方式，以建筑工程項(xiàng)目為主線，采用層次著錄法，保持工程項(xiàng)目、單項(xiàng)工程、案卷、文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，在檢索查詢時(shí)通過(guò)工程名稱(chēng)、案卷、查詢到文件級(jí)，并可直觀地看到掃描后的文件和圖紙?jiān)玻鏈?zhǔn)確揭示了檔案的原始信息。

    再可根據(jù)城建檔案的特性，通過(guò)建立特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立各類(lèi)檔案的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)查詢的方式對(duì)特色檔案、利用率高的檔案進(jìn)行信息加工，對(duì)檔案信息的深度開(kāi)發(fā)利用，多項(xiàng)專(zhuān)題編研成果，為城市規(guī)劃、建設(shè)提供了超前服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的多元化。

3、城建檔案開(kāi)放服務(wù)方式的多元化

  城建檔案開(kāi)放力度的加大，到檔案館來(lái)翻閱檔案原件以獲取相關(guān)信息的方式，檔案館不在是簡(jiǎn)單的實(shí)體保管員，而應(yīng)成為概念、知識(shí)的提供者。一是要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式，檔案館將從文獻(xiàn)資料的收藏者和提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開(kāi)發(fā)者和提供者；二是要主動(dòng)接近檔案用戶，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進(jìn)程，編研出信息成果進(jìn)行提供利用，要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢(shì)，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同與以往的主動(dòng)服務(wù)。三是要延續(xù)面對(duì)面的服務(wù)方式的同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為我們提供的得天獨(dú)厚的良好機(jī)遇，館藏信息資源的廣泛共享，更加快速、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)于社會(huì)的職能，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

四、城建檔案館管理模式觀念更新

“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負(fù)的社會(huì)使命出發(fā)，只有從思想上正確認(rèn)識(shí)城建檔案館自身的社會(huì)使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的城建檔案管理模式。

篇(7)

【關(guān)鍵詞】疾控機(jī)構(gòu) 檔案管理 實(shí)踐 體會(huì)

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-0515（2012）3-017-02

CDC records management practices in the new situation and to explore

Qiyu Ping Qi Xiaoxiao

(Zhoukou City, Henan Province Center for Disease Control, Zhoukou 466000)

【Abstract】Objective To investigate the stage in the disease control agency problems in records management, records management to improve efficiency. Methods improve the system, improve the quality of relevant staff. The Results make up for the course of disease control agency records management loopholes, so that file management more efficient and reasonable. Conclusion is correct to treat the disease control agency records management loopholes, from the internal mechanism and external system level two-pronged approach to improve China's disease control agency jointly file management.

【Key words】CDC file management practice experience

隨著我國(guó)疾病控制機(jī)構(gòu)工作強(qiáng)度的加大，對(duì)檔案管理工作的要求也進(jìn)一步提高。特別是近年來(lái)公共衛(wèi)生實(shí)踐的頻繁發(fā)生，更是使我國(guó)疾病控制機(jī)構(gòu)在某些方面顯的捉襟見(jiàn)肘，難以保證效率的提高。其中，疾病控制機(jī)構(gòu)的檔案管理工作作為疾病控制機(jī)構(gòu)提高工作效率的重要環(huán)節(jié)，也在實(shí)踐中暴露出許多問(wèn)題。因此，如何使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，不斷適應(yīng)新形勢(shì)下的要求就顯得至關(guān)重要。

1 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理及其特點(diǎn)

1.1 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理。疾病控制機(jī)構(gòu)檔案是指疾病控制機(jī)構(gòu)在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中所從事的疾病預(yù)防、公共衛(wèi)生檢測(cè)、重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件、科研、基建、人力資源等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄[1]疾控機(jī)構(gòu)檔案管理則是使上述工作協(xié)調(diào)、有序、高效的進(jìn)行，主要包括人事管理、黨務(wù)安排、實(shí)驗(yàn)及儀器設(shè)備報(bào)告、傳染與非傳染疾病的預(yù)防計(jì)劃等等。可以說(shuō)，疾病管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作繁瑣而細(xì)致，覆蓋諸多領(lǐng)域。就目前而言，我國(guó)的疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的檔案管理制度。

1.2 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理特點(diǎn)。疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理有著行業(yè)自身特殊之處，其方位涵蓋了公共醫(yī)療衛(wèi)生各個(gè)方面的的信息，是我國(guó)疾病控制工作高效運(yùn)行的強(qiáng)有力信息保障。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、科技水平的不斷提高，我國(guó)的疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作，從之前單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展到紙質(zhì)與電子檔案相結(jié)合的管理模式。這一改變是一把雙刃劍，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，其既可以使我國(guó)疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作高效運(yùn)作，從而達(dá)到一個(gè)前所未有的水平，也可以是檔案管理帶來(lái)很多意想不到的弊端與問(wèn)題。

2 疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1 工作人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平高低懸殊。檔案管理，特別是重要公共機(jī)構(gòu)的檔案管理都要求統(tǒng)一管理，而且也出臺(tái)了相應(yīng)的配套措施。但是，實(shí)踐中卻仍然存在有悖這一原則的現(xiàn)象。原因就在于，檔案最初形成是在各個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)的工作人員辦事手法不一，工作程序也千差萬(wàn)別，這就使得檔案收集整理遇到很大的麻煩。再加上檔案管理工作人員水平層次不齊，使得檔案管理工作出現(xiàn)諸多混亂的局面，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)先設(shè)想的統(tǒng)一管理。疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理也難逃這一現(xiàn)象，在實(shí)踐中也或多或少的呈現(xiàn)出這一特點(diǎn)。

2.2 檔案管理機(jī)制存在弊端，出現(xiàn)問(wèn)題難以責(zé)任到人。百密難免有一疏，任何工作都不能保證純粹的正確和合理。疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作的復(fù)雜性與繁瑣性也決定了必須有一種責(zé)任機(jī)制來(lái)減少工作失誤的現(xiàn)象出現(xiàn)，避免在工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推諉，消極補(bǔ)正。實(shí)踐中，檔案內(nèi)容泄漏、檔案遺失的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。其原因不僅僅在于工作人員的疏忽與失誤，在外部制度層面也存在很多問(wèn)題。因此，如何完善檔案管理的責(zé)任制度對(duì)于減少工作失誤，加強(qiáng)檔案管理安全來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用。

2.3 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理作用單一，難以實(shí)現(xiàn)檔案制度應(yīng)有功效。檔案管理在于合理利用檔案，疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理也不例外。現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理工作存在諸多漏洞，使得我國(guó)的檔案存在不完整性。檔案記錄與收集的間斷使得檔案的實(shí)效性大大下降，很多檔案歸檔后也僅僅起到“裝飾作用”，很難實(shí)現(xiàn)最大效能的檔案利用。

3 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理的補(bǔ)正

3.1 完善疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大效能。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案實(shí)行分級(jí)管理是在檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組或單位檔案部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下將業(yè)務(wù)工作中的形成的技術(shù)檔案實(shí)行分級(jí)管理分別由單位及業(yè)務(wù)檔案生成部門(mén)兩級(jí)管理[2]。也即，疾控管理機(jī)構(gòu)檔案室與疾控管理機(jī)構(gòu)各個(gè)部門(mén)形成的兩級(jí)管理模式。如此一來(lái)，可以很大程度上避免疾控機(jī)構(gòu)各個(gè)部門(mén)與檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案形成與收集過(guò)程中形成的不一致現(xiàn)象。除此之外，完善疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理體系也會(huì)一定程度上提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，從制度層面提高其工作效率與工作技能。

3.2 提高相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量和檔案文書(shū)處理水平。檔案的收集與整理事關(guān)檔案日后的利用效能與效果，控管理機(jī)構(gòu)檔案管理更能體現(xiàn)出這一點(diǎn)。因此，不僅僅要形成統(tǒng)一的工作程序，使工作制度化、規(guī)范化，更需要提高相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)。工作人員的素質(zhì)提高，既可以使工作技能實(shí)現(xiàn)飛躍，提高檔案管理的工作效率，也可以從側(cè)面完善檔案管理體系。這一點(diǎn)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)疾病控制檔案的利用有著舉足輕重的作用。

3.3 實(shí)行“以我為主”的檔案收集管理原則。檔案管理工作的首要任務(wù)是檔案的收集與整理，這也是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)[3]。“以我為主”的檔案收集管理原則要求在實(shí)際工作中首先確立歸檔范圍嚴(yán)格控制外來(lái)文件的歸檔將本單位在工作中形成的文件按其重要程度歸檔，及時(shí)準(zhǔn)確地再現(xiàn)單位工作情況[4]。此舉不僅可以有效的解決檔案收集整理過(guò)程中的繁瑣問(wèn)題，也可以最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的合理管理與有效利用。

4 疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理的探討

4.1 正確認(rèn)識(shí)疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是檔案管理制度不斷完善的基礎(chǔ)之所在。在這一階段，不僅相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，各個(gè)部門(mén)的工作人員亦應(yīng)當(dāng)如此[5]。在疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，軟件與硬件共同完善、雙管齊下才是治理之本，完善之基。

4.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不斷為疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作輸入新鮮血液，同樣是提高工作效率的重要保證。疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低往往決定著檔案管理工作的成敗，也是檔案利用效能的重要保障。因此，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)在加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任性、創(chuàng)造性的同時(shí)，必須注重復(fù)合型檔案人才[6]的培養(yǎng)。這種人才不僅嫻熟的掌握專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，也對(duì)計(jì)算機(jī)只是等相關(guān)領(lǐng)域有這相當(dāng)?shù)牧私猓挥羞@樣才能保證檔案管理的全面合理收集。

4.3 全面高效的利用檔案才是檔案制度的最終目的。不能全面的利用檔案，不僅是對(duì)資源的浪費(fèi)，更是使得相關(guān)工作變的毫無(wú)價(jià)值[7]。疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員不僅應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精心整理與保存，更應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的多次利用，系統(tǒng)、科學(xué)、全面的利用檔案資源，充分實(shí)現(xiàn)檔案制度的價(jià)值[8]。

5 結(jié)語(yǔ)

疾控管理機(jī)構(gòu)檔案管理對(duì)我國(guó)的疾病預(yù)防管理作用有著舉足輕重的作用，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)其存在的不足，努力完善我國(guó)的檔案管理制度，最大限度的發(fā)揮疾控機(jī)構(gòu)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，更好的實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的要求。

參考文獻(xiàn)

[1] 王紅霓,應(yīng)錫鈞.新形勢(shì)下疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)踐與體會(huì)[J].醫(yī)院管理,2011(6).

[2] 劉展軼.疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理思考[J].信息情報(bào),2007(9).

[3] 陳峰.在新的疾控體制下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院如何做好防病工作[J].安徽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志,2006(6).

[4] 李宏,王立宏.淺談如何加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理[J].黑龍江史志，2010(19).

[5] 徐傳素,李翠蘭.建設(shè)衛(wèi)生文化是提高疾病控制工作能力的需要[J].職業(yè)與健康,2005(7).

[6] 劉開(kāi)軍,程學(xué)志.創(chuàng)新站務(wù)公開(kāi)機(jī)制促進(jìn)疾病控制工作全面發(fā)展[J].中國(guó)公共衛(wèi)生管理,2007(6).