序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇文件管理系統(tǒng)范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】php技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)文件管理 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、文件管理現(xiàn)狀

就目前的文件管理來說，主要有三種方式，比較傳統(tǒng)的兩種就是將文件存儲(chǔ)在個(gè)人的電腦硬盤上以及將文件存在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，如移動(dòng)硬盤等容易攜帶的介質(zhì)。之所以說這兩種方式比較傳統(tǒng)，是因?yàn)橄鄬?duì)于目前的發(fā)展?fàn)顩r和用戶需求來說，它們已經(jīng)趨于落后，這主要體現(xiàn)在兩者各自的弊端上。對(duì)第一種方式來說，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對(duì)于第二種方法來說，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點(diǎn)。而來那個(gè)著共同的缺陷就是無法實(shí)現(xiàn)有效的共享，數(shù)據(jù)信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，構(gòu)建一個(gè)安全便捷的文件管理系統(tǒng)。

二、PHP技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)與優(yōu)勢

（一）具有靈活性。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)不僅可以在單機(jī)上供個(gè)人使用，也可以在網(wǎng)絡(luò)上供多人使用，具有靈活性，同時(shí)，文件的分類匯總工作做得很好，用戶在進(jìn)行文件管理時(shí)可以盡情享受管理系統(tǒng)所帶來的靈活與便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過錄入關(guān)鍵詞、標(biāo)題、作者、摘 要等一些信息進(jìn)行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網(wǎng)絡(luò)文件資源的豐富性，同時(shí)，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系統(tǒng)的安全性體現(xiàn)在權(quán)限的認(rèn)證上，需要通過密碼和口令才能夠進(jìn)入系統(tǒng)，同時(shí)，管理員和用戶的權(quán)限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對(duì)文件的攻擊和對(duì)信息的泄露。另外，網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)頁瀏覽的基礎(chǔ)上的，這就與傳統(tǒng)電腦存儲(chǔ)文件不同，它避免了文件存儲(chǔ)于個(gè)人電腦上的一些列不可預(yù)見的危險(xiǎn)，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齊全。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)就文件管理來說是功能完善的，用戶不僅可以對(duì)文件進(jìn)行一些常規(guī)的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時(shí)網(wǎng)站對(duì)文件的管理也是非常到位的，不僅實(shí)現(xiàn)了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統(tǒng)的文件管理形式相比起來，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。

三、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)追求的目標(biāo)

（一）滿足用戶需求。文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要以滿足用戶需求為根本出發(fā)點(diǎn)，在操作界面方面，一定要保證簡單明了，易操作，實(shí)現(xiàn)用戶操作的便捷性。

（二）保證系統(tǒng)安全。系統(tǒng)的安全對(duì)于文件信息和用戶跟人來說，都是及其重要的，這也是文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要求。在安全性反方面，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要保證登錄界面的安全性。在用戶登錄時(shí)，要設(shè)置密碼進(jìn)行驗(yàn)證，并且在系統(tǒng)加密方面，也要采用最先進(jìn)的加密技術(shù)增強(qiáng)系統(tǒng)的保密性。

四、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要素。系統(tǒng)的 WEB 服務(wù)器為 Apache，開發(fā)語言是 PHP，所謂PHP是一種運(yùn)行在服務(wù)器端的嵌于HTML的腳本語言，具有安全性高、運(yùn)行穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)的管理模塊主要包括用戶認(rèn)證、用戶的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶權(quán)限判斷和系統(tǒng)安全管理等。這在我們下面的文章中將會(huì)介紹到。系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間包括個(gè)人與公共兩個(gè)存儲(chǔ)空間，個(gè)人用戶空間是具有私密性的，存儲(chǔ)著用戶的私人信息并保證著這些文件的安全性，當(dāng)然，注冊用戶可以對(duì)個(gè)人的文件進(jìn)行管理；而公共空間則是向用戶開放的，用戶可以對(duì)公共文件信息進(jìn)行瀏覽，并下載使用，為用戶提供大量的文件與信息。

（二）系統(tǒng)主要功能模塊

1.用戶登錄界面。用戶登錄是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的第一步，用戶登錄界面主要包括用戶名和用戶登錄密碼的信息。

2.權(quán)限設(shè)置與認(rèn)證。在用戶登錄后，服務(wù)器需要對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限的驗(yàn)證，這里是針對(duì)普通用戶和管理員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置的，普通用戶對(duì)個(gè)人存儲(chǔ)文件具有查閱、刪除、移動(dòng)、分享等權(quán)利，并且能夠?yàn)g覽和下載公共文件，但不能對(duì)公共文件進(jìn)行移動(dòng)、刪除、編輯，這是只有管理員才能進(jìn)行的操作。用戶權(quán)限的認(rèn)證對(duì)于整個(gè)文件管理系統(tǒng)的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。

3.用戶注冊。用戶注冊也是一個(gè)重要的功能模塊，注冊后的用戶能夠在普通用戶的操作權(quán)限基礎(chǔ)上對(duì)個(gè)人文件進(jìn)行編輯、移動(dòng)、刪除等操作。

4.文件管理功能模塊。系統(tǒng)的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類管理等。文件資源信息都在網(wǎng)頁中顯示，而且文件自身信息完整，用戶在對(duì)文件資源進(jìn)行搜索時(shí)可以通過文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞詞、上傳時(shí)間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網(wǎng)上文件資源本身信息量巨大，且分類齊全，對(duì)于用戶來說是強(qiáng)大的信息資源庫。文件的上傳是基于PHP技術(shù)的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶提供文件資源下載的功能，在這個(gè)過程中，文件的路徑、服務(wù)器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類管理則包括對(duì)公共文件好個(gè)人文件的分類管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對(duì)用戶對(duì)于私人文件的管理來說。

五、結(jié)語

篇(2)

關(guān)鍵詞：B/S架構(gòu)；C/S架構(gòu)；混合架構(gòu)；文件管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP319

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-7800（2014）003-0078-02

0 引言

文件管理是目前各企事業(yè)單位都會(huì)涉及到的常規(guī)性信息內(nèi)容管理。文件管理具有管理任務(wù)量大、管理手續(xù)繁雜、文件信息收發(fā)責(zé)任對(duì)象明確等特點(diǎn)。因此，文件管理不僅要有明確的收發(fā)對(duì)象，還應(yīng)當(dāng)具有實(shí)時(shí)性和高效性，這對(duì)文件管理系統(tǒng)的開發(fā)提出了更高的要求。目前的文件管理系統(tǒng)大多是一種在局部范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)的文件收發(fā)系統(tǒng)，其功能僅僅是滿足文件的收發(fā)，相當(dāng)于一個(gè)簡單的文件傳輸管理系統(tǒng)，而且在文件傳輸過程中存在著大量的重復(fù)勞動(dòng)，其文件內(nèi)的數(shù)據(jù)信息并沒有得到充分挖掘。因此，目前的文件管理系統(tǒng)在信息的管理、挖掘和再應(yīng)用方面尚存在著較多不足，有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

1 文件管理系統(tǒng)架構(gòu)模式分析與選擇

鑒于自動(dòng)化控制系統(tǒng)在處理多任務(wù)信息開發(fā)和管理中所表露出來的優(yōu)越性，本文件管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)也借鑒和應(yīng)用了分布式管理系統(tǒng)的開發(fā)模式。目前，分布式管理系統(tǒng)的主流開發(fā)應(yīng)用模式主要有兩種：B/S模式和C/S模式。

1.1 B/S模式

B/S模式，即瀏覽器服務(wù)器模式，其主要應(yīng)用模式是將多任務(wù)所涉及到的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一交由數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行管理和，而用戶只需借助瀏覽器就能實(shí)現(xiàn)對(duì)多任務(wù)信息的統(tǒng)一訪問及數(shù)據(jù)信息管理。如果文件管理系統(tǒng)采用B/S模式，則無需開發(fā)專門的文件管理信息系統(tǒng)，就能夠輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)文件信息的管理，而且只要有能夠聯(lián)網(wǎng)的電腦終端，且電腦終端配備了瀏覽器，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件信息的訪問和管理。這種模式極大地減輕了開發(fā)人員的設(shè)計(jì)工作量，但同時(shí)也增加了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的負(fù)載壓力，容易導(dǎo)致整個(gè)信息管理系統(tǒng)宕機(jī)，一旦數(shù)據(jù)庫服務(wù)器宕機(jī)，則有可能導(dǎo)致整個(gè)文件管理系統(tǒng)失效。

1.2 C/S模式

C/S模式也稱客戶端/服務(wù)器模式，這種應(yīng)用模式需要為用戶配置專門開發(fā)的客戶端，只有電腦終端安裝了這種專門開發(fā)的客戶端，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的訪問、配置和管理。因此，該模式的最大弊端就是開發(fā)設(shè)計(jì)的工作量大，需要專門技術(shù)人員才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)文件信息的有效管理。同時(shí)，這種C/S模式將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的負(fù)載壓力平均分?jǐn)偟搅嗣恳粋€(gè)客戶終端，因此服務(wù)器的壓力較小，提高了整個(gè)文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和健壯性。

分析發(fā)現(xiàn)，B/S模式和C/S模式都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，因此，考慮將B/S模式和C/S模式這兩種分布式系統(tǒng)模式的優(yōu)勢相結(jié)合，設(shè)計(jì)基于B/S和C/S混合模式的文件管理系統(tǒng)。這種基于混合架構(gòu)的文件管理系統(tǒng)具有如下特征：①文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)采用B/S模式，這樣每一個(gè)客戶端只需要借助于瀏覽器就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件管理信息的訪問和統(tǒng)一管理，而無需為每一個(gè)客戶端配置專用的客戶端程序，降低了開發(fā)設(shè)計(jì)人員的工作量；②文件管理系統(tǒng)的分布式結(jié)構(gòu)采用C/S模式，將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器統(tǒng)一管理模式交由若干個(gè)應(yīng)用終端分擔(dān)，能夠極大地減輕數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的負(fù)荷壓力，有利于提高整個(gè)文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和健壯性；③應(yīng)用C/S模式可以有效實(shí)現(xiàn)在局域網(wǎng)內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)通信管理能力，同時(shí)C/S模式所采用的異步確認(rèn)機(jī)制也能夠從根本上提高文件收發(fā)管理的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，有助于提高文件管理辦公效率。

2.1 文件管理系統(tǒng)功能

基于B/S模式和C/S模式混合架構(gòu)的文件管理系統(tǒng)，其管理功能主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）文件管理功能。文件管理主要是對(duì)文件收發(fā)進(jìn)行相關(guān)信息記錄，包括收發(fā)責(zé)任人、文件大小、傳輸信道、文件格式、時(shí)間戳等，所有數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器備份，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

（2）文件收發(fā)功能。利用局域網(wǎng)通信組件能夠?qū)崿F(xiàn)自上而下及自下而上的文件收發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)管理。同時(shí)，對(duì)文件信息內(nèi)容進(jìn)行按需過濾，建立文件檢索關(guān)鍵詞，以提高文件管理效率，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、無紙化辦公的目的。

（3）用戶管理功能。對(duì)使用該文件管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行注冊管理，分配統(tǒng)一的登陸賬號(hào)和密碼，確保文件信息的安全性；另一方面，針對(duì)不同級(jí)別的用戶，分別設(shè)置不同級(jí)別的權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件信息的分類管理和權(quán)限制訪問管理，提高文件管理效率。

（4）聯(lián)網(wǎng)安全管理功能。由于文件管理系統(tǒng)不可避免地會(huì)涉及到網(wǎng)絡(luò)文件的收發(fā)，因此需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)安全管理能力。可以通過采用用戶賬號(hào)登錄、數(shù)據(jù)庫矩陣機(jī)制、文件信息內(nèi)容加密等措施，提高文件管理系統(tǒng)的安全性。在系統(tǒng)硬件架構(gòu)上，可采取物理隔離、硬件防火墻等措施為文件管理系統(tǒng)的安全性提供保障。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)與實(shí)現(xiàn)

基于B/S和C/S混合架構(gòu)的文件管理系統(tǒng)，從硬件架構(gòu)上來說，既要凸顯C/S模式的優(yōu)勢，同時(shí)也要在數(shù)據(jù)庫訪問機(jī)制上保留B/S模式的優(yōu)點(diǎn)，圖1為基于B/S和C/S混合架構(gòu)的文件管理系統(tǒng)架構(gòu)原理圖。整個(gè)文件管理系統(tǒng)，其硬件上主要從以下幾個(gè)方面加以實(shí)現(xiàn)：

（1）文件服務(wù)器采用磁盤陣列。主要存放tiff格式的遙感影像文件及其影像產(chǎn)品的描述文件等，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存放遙感印象產(chǎn)品的編目信息，F(xiàn)TP服務(wù)和IIS服務(wù)部署在同一臺(tái)服務(wù)器上。并且，采取通關(guān)防火墻等安全隔離措施，以方便外網(wǎng)多用戶通信。

（2）Web程序采用VS2010 C#語言，基于 開發(fā)。主要實(shí)現(xiàn)遙感影像產(chǎn)品編目信息查詢、遙感印象產(chǎn)品管理、用戶管理、文件分發(fā)計(jì)劃制定、公告等功能。

（3）FTP服務(wù)提供文件下載服務(wù)。采用Windows自帶的FTP服務(wù)，采用虛擬目錄的形式將FTP的文件目錄指向文件服務(wù)器。

（4）文件分發(fā)管理服務(wù)軟件安裝在中心的FTP和IIS服務(wù)器上，與IIS服務(wù)和FTP服務(wù)共用一臺(tái)服務(wù)器。主要定時(shí)查詢數(shù)據(jù)庫中管理員制定的文件分發(fā)計(jì)劃，解析文件分發(fā)計(jì)劃內(nèi)容，根據(jù)分發(fā)計(jì)劃中的用戶名將分發(fā)計(jì)劃中的文件名和編目信息，以及訪問FTP的用戶名和密碼發(fā)送到指定用戶的文件下載客戶端，文件下載客戶端收到文件推送信息后根據(jù)信息的文件名和路徑，以及訪問FTP的用戶名和密碼自動(dòng)下載文件。

（5）文件下載客戶端軟件，安裝在用戶終端上。用以實(shí)時(shí)接收文件分發(fā)管理服務(wù)軟件推送的文件下載信息，并根據(jù)下載信息自動(dòng)下載文件。

2.3 系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

基于B/S和C/S混合架構(gòu)的文件管理系統(tǒng)，其主要功能是實(shí)現(xiàn)文件的收發(fā)傳輸，因此在軟件設(shè)計(jì)上，需主要完成文件收發(fā)傳輸?shù)墓ぷ髁鞒淘O(shè)計(jì)。

（1）文件傳輸管理。由文件發(fā)送方選擇文件類型、文件數(shù)量及文件內(nèi)容，經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部封裝，打包發(fā)往指定的部門或者客戶群，同時(shí)出于對(duì)文件安全性的考慮，支持增添密碼訪問功能。當(dāng)指定用戶打開由上游轉(zhuǎn)發(fā)而來的文件時(shí)，在驗(yàn)證了用戶身份和文件訪問密碼后，可進(jìn)行文件打包下載，將相關(guān)下載信息反饋給文件發(fā)送方，并對(duì)整個(gè)文件傳輸信息進(jìn)行記錄備案。

（2）用戶權(quán)限管理。用戶必須完成注冊，獲取系統(tǒng)統(tǒng)一分配的用戶名和密碼，才能夠登陸系統(tǒng)進(jìn)行使用；并且，針對(duì)用戶注冊時(shí)所選擇用戶類型的不同，分別賦予不同等級(jí)的權(quán)限，對(duì)文件管理系統(tǒng)內(nèi)的所有文件信息標(biāo)記不同權(quán)限等級(jí)訪問標(biāo)簽，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶和文件的雙重分類管理，提高系統(tǒng)的安全性。

3 結(jié)語

文件管理系統(tǒng)能夠大大降低文件管理工作人員的負(fù)擔(dān)，在實(shí)現(xiàn)無紙化文件傳輸流轉(zhuǎn)的同時(shí)，也提高了辦公效率。本文對(duì)分布式文件管理系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)與應(yīng)用，提出了基于B/S模式和C/S模式相混合的應(yīng)用架構(gòu)，這對(duì)于分布式文件管理設(shè)計(jì)是一次有益的嘗試，同時(shí)對(duì)其它分布式管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用也具有較好的指導(dǎo)和借鑒意義。

參考文獻(xiàn)：

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篇(3)

一、企業(yè)電子文件管理建立反饋機(jī)制的必要性

反饋機(jī)制實(shí)際上建立了一種溝通機(jī)制，使企業(yè)各部門員工能夠了解管理層設(shè)定的電子文件管理目標(biāo)，并有機(jī)會(huì)表達(dá)對(duì)這種目標(biāo)設(shè)定的認(rèn)可或質(zhì)疑。同時(shí)，管理層能夠通過多方途徑，獲取企業(yè)各部門員工在具體業(yè)務(wù)操作過程中，對(duì)電子文件管理策略的落實(shí)程度，并以此為依據(jù)，不斷對(duì)企業(yè)電子文件管理進(jìn)行改進(jìn)和升級(jí)。具體如下：

（一）反饋機(jī)制通過幫助企業(yè)電子文件管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制與自我調(diào)節(jié)，來解決決策層與執(zhí)行層之間的供需不平衡問題

傳統(tǒng)的企業(yè)電子文件管理往往由管理層作出決定后，各部門負(fù)責(zé)電子文件管理的專門人員或相關(guān)人員，完全按照管理層決定的電子文件管理制度、規(guī)范、流程等，執(zhí)行電子文件管理系統(tǒng)中的某些操作。在這種單向工作流中執(zhí)行層是否能夠按照企業(yè)級(jí)電子文件管理戰(zhàn)略路線執(zhí)行好決策，是缺少足夠的評(píng)估依據(jù)的。設(shè)置反饋機(jī)制后，企業(yè)電子文件管理流則不再是單向的，而是形成決策層與執(zhí)行層之間“上傳”與“下達(dá)”的雙向甚至多向溝通機(jī)制。企業(yè)電子文件管理的過程因此處于監(jiān)控之下，反饋信息能夠直接反映這些過程中各方管理行為是否妥當(dāng)，上傳至管理層后，便會(huì)形成對(duì)企業(yè)電子文件管理的實(shí)時(shí)反思與不斷調(diào)整。

（二）反饋機(jī)制通過強(qiáng)化企業(yè)電子文件管理過程中的協(xié)同合作，來解決協(xié)作部門之間的供需不平衡問題

傳統(tǒng)的企業(yè)電子文件管理中，固化的制度、規(guī)范、流程以及相對(duì)穩(wěn)定的電子文件管理系統(tǒng)，往往導(dǎo)致部門之間、員工之間以及人與系統(tǒng)之間缺少必要的溝通。反饋機(jī)制的設(shè)立著重關(guān)注業(yè)務(wù)部門對(duì)于電子文件管理的認(rèn)知或建議，增強(qiáng)除文檔管理部門之外，其他協(xié)同部門的參與程度。形成多方參與、共同協(xié)商、企業(yè)各層級(jí)普遍具有共同認(rèn)知的一種電子文件管理狀態(tài)。

（三）完善的企業(yè)電子文件反饋機(jī)制作為企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的一部分，來解決系統(tǒng)與用戶之間的供需不平衡問題

電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與維護(hù)都需要從管理者的管理需求出發(fā)。在設(shè)計(jì)階段，如果管理者不能明確完整地提出系統(tǒng)功能需求，系統(tǒng)日后就很難支持企業(yè)電子文件管理過程。在應(yīng)用階段，如果系統(tǒng)維護(hù)方不能夠及時(shí)了解系統(tǒng)用戶體驗(yàn)，就無法及時(shí)優(yōu)化和調(diào)整系統(tǒng)功能與操作流程。而完善的企業(yè)電子文件反饋機(jī)制是關(guān)于電子文件管理持續(xù)性的、周期性的自省與改革。反饋機(jī)制的設(shè)計(jì)體現(xiàn)了新的管理理念下，企業(yè)電子文件對(duì)參與、協(xié)同、自我管理的重視，也體現(xiàn)了企業(yè)電子文件管理者積極尋求與業(yè)務(wù)活動(dòng)相結(jié)合、不斷提升用戶體驗(yàn)效果、建立更具認(rèn)可度和共識(shí)性的企業(yè)電子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企業(yè)電子文件建立反饋機(jī)制的具體內(nèi)容

在反饋過程中，反饋信息的獲取非常關(guān)鍵，上一步管理行為的結(jié)果會(huì)成為下一步管理行為的原因，而不斷形成“原因――效果――原因”的良性循環(huán)。換句話說，“反饋信息如何傳遞”（反饋流程）、“誰傳遞反饋信息”（反饋主體）以及“反饋信息傳遞了什么”（反饋信息）是反饋機(jī)制必須明確的三個(gè)核心問題。

（一）反饋流程

企業(yè)電子文件反饋機(jī)制應(yīng)該是一個(gè)覆蓋電子文件管理全流程的廣泛機(jī)制，是管理主體通過反饋信息流實(shí)現(xiàn)管理功能的一個(gè)完整的管理優(yōu)化過程。在該機(jī)制中，企業(yè)內(nèi)參與電子文件管理的部門和員工將他們參與電子文件管理的制度、規(guī)范、流程、系統(tǒng)等建議匯報(bào)給管理者，形成“反饋”；管理者根據(jù)接收到的反饋信息，評(píng)估已有的管理方法、程序和工具，作出相應(yīng)的“反饋?zhàn)駨摹保还芾砟繕?biāo)和內(nèi)容在進(jìn)行調(diào)整后，新的電子文件管理策略、方法和系統(tǒng)又會(huì)引發(fā)“關(guān)于反饋的反饋”，即“再反饋”。企業(yè)電子文件管理的反饋流程，貫穿企業(yè)電子文件戰(zhàn)略制定、業(yè)務(wù)實(shí)施與系統(tǒng)操作的各個(gè)階段。在這一過程中，電子文件管理的決策制定者和執(zhí)行者都可能成為反饋主體，任何關(guān)于電子文件管理決策執(zhí)行的認(rèn)可、改進(jìn)、懷疑、否定都可能成為反饋信息，而不同反饋主體又會(huì)根據(jù)反饋信息的不同作出再反饋。如圖1所示。

（二）反饋主體

參與電子文件管理反饋機(jī)制的主體至少包含三大類：電子文件管理者（管理層）、系統(tǒng)開發(fā)者（技術(shù)層）、企業(yè)各業(yè)務(wù)部門員工（操作層）。三大主體的關(guān)系如圖2所示。

1.電子文件管理者作為管理層，擔(dān)負(fù)著掌控企業(yè)電子文件管理水平與發(fā)展的重任，其所制定的電子文件管理總體目標(biāo)，引導(dǎo)著企業(yè)電子文件管理的總體走向。從企業(yè)電子文件宏觀發(fā)展來看，管理者控制著反饋信息的使用與結(jié)果，即只有在作出管理者及時(shí)根據(jù)反饋信息對(duì)電子文件管理作出優(yōu)化調(diào)整時(shí)，反饋機(jī)制才能發(fā)揮積極作用。

2.系統(tǒng)開發(fā)者作為策略規(guī)劃的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)者，需要將管理者設(shè)定的目標(biāo)和制度，落實(shí)在復(fù)雜但有序的電子文件管理系統(tǒng)中，并通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫及時(shí)獲取并管理用戶在系統(tǒng)中的操作行為，節(jié)省管理者的管理成本，形成系統(tǒng)自動(dòng)管理與反饋。沒有系統(tǒng)開發(fā)者，管理者設(shè)定的目標(biāo)將無法落實(shí)，用戶反饋的信息將無序無用，反饋結(jié)果對(duì)管理升級(jí)并無意義。

3.企業(yè)各部門員工作為實(shí)際業(yè)務(wù)的執(zhí)行者，必須遵循管理者制定的電子文件管理制度，使用系統(tǒng)開發(fā)者設(shè)計(jì)的電子文件管理系統(tǒng)，以參與完成與本業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件管理流程，實(shí)際上是以用戶的身份使用管理成果。各部門員工的“用戶體驗(yàn)”對(duì)于管理者和系統(tǒng)開發(fā)者判斷管理目標(biāo)與管理成效是否匹配至關(guān)重要。

需要注意的是，反饋機(jī)制中三大主體之間的關(guān)系不是單向的，反饋與再反饋總是循環(huán)發(fā)生。例如，管理者會(huì)通過系統(tǒng)為各部門員工提供系統(tǒng)操作行為的反饋信息，幫助他們判斷自己的管理行為是否符合管理層提出的目標(biāo)和要求。而各部門員工又可以通過系統(tǒng)向管理者提出自己的質(zhì)疑或建議，幫助管理層調(diào)整管理策略等。

（三）反饋信息

不同反饋方提供的反饋信息與作用是不同的。當(dāng)電子文件管理系統(tǒng)作為反饋方時(shí)，反饋信息主要用于幫助用戶判斷自身操作行為是否正確并進(jìn)行有效修正；當(dāng)電子文件管理系統(tǒng)的用戶作為反饋方時(shí)，反饋信息主要用于幫助電子文件管理者判斷管理成效并作出更新優(yōu)化。按照反饋結(jié)果，反饋分為正面反饋和負(fù)面反饋。正面反饋是指企業(yè)用戶對(duì)電子文件管理流程或系統(tǒng)的肯定，也可指電子文件管理者或系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)企業(yè)用戶操作行為的肯定；負(fù)面反饋則是指企業(yè)用戶參與電子文件管理流程或使用系統(tǒng)時(shí)對(duì)其產(chǎn)生的不滿或質(zhì)疑，也可指電子文件管理者或系統(tǒng)在用戶使用不當(dāng)時(shí)，對(duì)其發(fā)出的警示。一般來說，越完善的電子文件管理流程或系統(tǒng)所產(chǎn)生或接收的負(fù)面反饋信息就越少，但是也要注意：負(fù)面反饋信息越詳細(xì)越有利于用戶行為的修正和電子文件管理的優(yōu)化改進(jìn)。

三、企業(yè)電子文件管理中建立反饋機(jī)制的實(shí)踐路徑

反饋機(jī)制的實(shí)現(xiàn)需要電子文件管理部門、業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門等多方協(xié)同，在企業(yè)電子文件的生成、管理、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)中完成相應(yīng)的反饋活動(dòng)。

（一）企業(yè)電子文件的生成

業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，同時(shí)遵從企業(yè)制定的電子文件管理制度和規(guī)范，在本部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成電子文件，并在業(yè)務(wù)流程中流轉(zhuǎn)。在這一階段，文檔管理部門會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)部門提出相應(yīng)的電子文件格式與內(nèi)容要求等，各業(yè)務(wù)部門則成為主要的反饋主體，對(duì)文檔管理部門的“前端控制”進(jìn)行反饋：一是業(yè)務(wù)部門有必要積極向管理者提出需求，說明本部門在業(yè)務(wù)過程中需要生成何種電子文件、需要何種技術(shù)支持管理以及需要的人員與財(cái)務(wù)成本等。二是業(yè)務(wù)部門要積極填寫由企業(yè)文檔管理部門下發(fā)的、用于調(diào)查業(yè)務(wù)部門電子文件管理情況的調(diào)查問卷，或積極參加由文檔部門組織的座談會(huì)，及時(shí)反映本部門遵循現(xiàn)有電子文件制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況，生成業(yè)務(wù)類電子文件的類型與格式現(xiàn)狀等。

（二）企業(yè)電子文件的管理

企業(yè)電子文件在歸檔前，作為業(yè)務(wù)活動(dòng)憑證，仍需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行管理，以隨時(shí)支持部門員工的電子文件利用需求。在這一階段，各部門員工成為主要的反饋主體。

1.績效評(píng)估。企業(yè)電子文件管理負(fù)責(zé)人可對(duì)員工參與電子文件管理的總體工作成效、各環(huán)節(jié)操作細(xì)節(jié)等進(jìn)行評(píng)估，從而幫助員工判斷自身在電子文件管理方面的能力與表現(xiàn)。評(píng)估結(jié)果在合格以上即為正面反饋，在合格以下即為負(fù)面反饋。

2.專業(yè)培訓(xùn)。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，那些對(duì)電子文件管理參與度不高、參與水平有限或操作行為不當(dāng)?shù)膯T工，需要接受專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)，以強(qiáng)化他們對(duì)電子文件管理的認(rèn)知，使員工認(rèn)識(shí)到在完成業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時(shí)，也要完成相應(yīng)的電子文件管理任務(wù)。

（三）企業(yè)電子文件的利用

企業(yè)電子文件歸檔保存后，作為企業(yè)的信息資產(chǎn)，可以分級(jí)、分類面向企業(yè)用戶開放使用。企業(yè)電子文件的利用一般需要系統(tǒng)操作，此時(shí)系統(tǒng)及其用戶會(huì)對(duì)彼此的行為作出反饋，推動(dòng)電子文件利用過程中系統(tǒng)與用戶的相互適應(yīng)。

篇(4)

由于電子證據(jù)的一些特殊性，與傳統(tǒng)證據(jù)相比，對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行認(rèn)證要復(fù)雜得多，給認(rèn)證帶來了許多挑戰(zhàn)。關(guān)于電子證據(jù)在什么條件下能夠通過認(rèn)證具有可采性和證明力，目前已有的國際上或者各國的證據(jù)法律規(guī)定不一致，英美法系的國家和大陸法系也存在不統(tǒng)一，但是能夠得到統(tǒng)一認(rèn)可的是某一電子證據(jù)必須具有合法性和真實(shí)性才能作為定案的依據(jù)。電子證據(jù)的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)同樣不能脫離這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，結(jié)合英美法系的相關(guān)規(guī)定，筆者在理清電子認(rèn)證和電子文件管理之間關(guān)系的基礎(chǔ)上，著重探討了電子證據(jù)合法性以及真實(shí)性認(rèn)證給電子文件管理工作的啟示和要求。

一、電子認(rèn)證與電子文件管理的關(guān)系

1　電子證據(jù)與電子文件證據(jù)概念解析

法律學(xué)界將電子證據(jù)的含義概括為：電子證據(jù)是以電子形式存在的、用作證據(jù)使用的一切材料及其派生物；或者說，借助電子技術(shù)或電子設(shè)備而形成的一切證據(jù)。檔案學(xué)界對(duì)電子文件的含義概括為：國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB／T 18894―2002)》將電子文件界定為“在數(shù)字設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理和存儲(chǔ)，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”電子文件是“數(shù)字信息”與“文件”兩個(gè)概念的交集，它既是有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。將電子文件用作證據(jù)使用時(shí)，即為電子文件證據(jù)。

通過對(duì)電子證據(jù)和電子文件證據(jù)的概念進(jìn)行分析可見：電子證據(jù)與電子文件證據(jù)是屬種關(guān)系，電子證據(jù)在外延上大于電子文件證據(jù)。

2　電子證據(jù)認(rèn)證與電子文件管理

美國著名的電子文件管理專家戴維?比爾曼(David Bearman)的著名專著《電子證據(jù)一當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略*的譯者王健教授在序言中針對(duì)為何將書名以為“電子證據(jù)”解釋到：“本書的書名反映了研究焦點(diǎn)的重大變遷……一年中，我愈益認(rèn)識(shí)到關(guān)鍵在于怎樣界定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息是否屬于文件―業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。我以‘電子證據(jù)’作為書名，就是為了強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，大多數(shù)電子數(shù)據(jù)、電子記錄或者信息匯集并非文件，因?yàn)樗鼈儾荒茏鳛閼{證。這是我們在紙質(zhì)文件環(huán)境中不曾遇到過的。因此，必須為電子證據(jù)的管理創(chuàng)立方法論。”可見，在電子文件管理的研究中，已經(jīng)考慮到了將電子文件作為證據(jù)這一思想，也考慮到電子文件的法律效力。

所以，我們需要將證據(jù)的觀點(diǎn)納入到電子文件管理的范疇。基于此，我們必須考慮電子文件作為證據(jù)在法庭上被采納的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，明確什么樣的電子文件具有證據(jù)資格和證明力，這樣才能有效地推動(dòng)電子文件管理工作。本文主要是從證據(jù)的合法性和真實(shí)性認(rèn)證的兩個(gè)角度來討論其對(duì)電子文件管理的啟示。

二、電子證據(jù)合法性認(rèn)證對(duì)電子文件管理工作的啟示

1　電子證據(jù)合法性

電子證據(jù)合法與否與其生成、傳遞、存儲(chǔ)以及顯現(xiàn)有密切關(guān)系。其合法性是與電子證據(jù)的非法證據(jù)排除規(guī)則相對(duì)應(yīng)的，美國的《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》針對(duì)電子證據(jù)調(diào)整了非法證據(jù)排除規(guī)則，我國也規(guī)定了有限的非法證據(jù)排除規(guī)則。具體來說，電子證據(jù)作為非法證據(jù)加以排除的情形主要有：(1)通過竊取方式獲得的電子證據(jù)，不予采納；(2)通過非法搜查、扣押等方式獲得電子證據(jù)、情節(jié)嚴(yán)重的一般不予采納；(3)通過非核證程序得來的電子證據(jù)，在電子商務(wù)糾紛案件不予采納；(4)通過非法軟件得來的電子證據(jù)，在民事訴訟中一般不予采納。這四個(gè)方面，前兩者主要是指獲取方式不合法導(dǎo)致的電子證據(jù)不合法，而后兩者則指生成與保存電子證據(jù)的程序和軟件不合法導(dǎo)致的電子證據(jù)不可采納，與電子文件管理有關(guān)的也正是后兩者。系統(tǒng)核證主要是針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)，它是指由專門機(jī)構(gòu)對(duì)有關(guān)的系統(tǒng)按照一定標(biāo)準(zhǔn)和步驟進(jìn)行審核，審核合格的就簽發(fā)核證證書。非法軟件主要包括非法售制的軟件與非法錄制的軟件兩大類。前者是指研制過程違公益或國家法律的軟件，或者未通過國家登記備案而私自向社會(huì)銷售的軟件。后者是指未取得軟件合法所有權(quán)人授權(quán)而錄制的軟件，即俗稱的盜版軟件。

2　啟示

非核證程序和非法軟件中得來的電子證據(jù)不予采納，給電子文件管理帶來的啟示包括：一是進(jìn)行系統(tǒng)核證，二是保證電子文件管理系統(tǒng)的合法。

進(jìn)行系統(tǒng)核證

一些國家已經(jīng)針對(duì)系統(tǒng)核證做了特別規(guī)定，例如新加坡就成立了專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)審核和簽發(fā)證書。我國尚未作出全面的規(guī)定，目前僅有一些對(duì)電子商務(wù)輔助活動(dòng)使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行核證的規(guī)定。如財(cái)政部1994年的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》針對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)的核算軟件的核證作出了規(guī)定；信息產(chǎn)業(yè)部的《電信設(shè)備進(jìn)網(wǎng)審批管理辦法》和中國證監(jiān)會(huì)的《網(wǎng)上證券委托暫行管理辦法》都對(duì)各自行業(yè)的系統(tǒng)核證進(jìn)行制度規(guī)定。但是，專門針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的核證制度目前還沒有明確法律規(guī)定，有的電子文件管理系統(tǒng)是企業(yè)與其他軟件公司合作開發(fā)，有的甚至是自行研發(fā)的，沒有對(duì)電子文件管理系統(tǒng)確立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)并核證。但是從確保安全的角度出發(fā)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行審核許可的時(shí)代遲早會(huì)來的。

保證電子文件管理系統(tǒng)的合法

篇(5)

我國各省、市按照國家檔案信息化建設(shè)的總體要求，制定了相應(yīng)的電子文件管理地方標(biāo)準(zhǔn)。地方也積極制定地方法規(guī)，1999年11月，天津市出臺(tái)第一個(gè)電子檔案地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼了類似標(biāo)準(zhǔn)。2005年以后，安徽省電子文件中心作為全國第一個(gè)電子文件管理中心作為代表，在全國檔案工作會(huì)議上被推廣經(jīng)驗(yàn)，后來江蘇、浙江、福建、天津、青島等地方也開展了一系列電子文件管理和保管利用項(xiàng)目，改變了各機(jī)關(guān)電子文件分散保管的局面。我國目前正是在通過基層試點(diǎn)來解決電子文件檔案遇到的難題，探索我國電子文件長期保存和利用模式。

筆者閱讀大量資料，站在電子文件管理國家戰(zhàn)略的高度規(guī)劃電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)框架，力圖構(gòu)建出一個(gè)立足電子文件發(fā)展規(guī)律，符合國家方針政策的具有實(shí)際可行性和生命力的結(jié)構(gòu)體系，具體說來，我國電子文件管理模式結(jié)構(gòu)需從4條主線，3個(gè)層次來架設(shè)。

一、四條主線

1.全程管理

全程管理是對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)全生命周期迸行管理過程的簡稱，前端控制思想是全程管理思想的保障，強(qiáng)調(diào)事先控制。我們在進(jìn)行電子文件管理模式構(gòu)建中，就應(yīng)將電子文件管理理論納入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理過程不銜接，電子文件資源的丟失和格式（途徑）不配套的現(xiàn)象發(fā)生。

2.文檔一體化

當(dāng)前我國整體上是實(shí)行的文件和檔案分開管理分開處理的體制。我國是將文件與檔案管理看作是一個(gè)前后的過程。文件管理是檔案管理的前者，沒有文件管理就沒有檔案管理，文件管理是檔案管理形成的前提性條件，而檔案管理則是文件管理的后續(xù)處理結(jié)果，文件管理統(tǒng)歸都要經(jīng)過檔案管理這個(gè)階段。然而正式這種電子文件管理與檔案管理分開管理的模式，我國恰好又正式兩個(gè)部門對(duì)與這兩個(gè)階段進(jìn)行分別管理，所以在二者的協(xié)調(diào)上就總會(huì)出問題。電子文件管理機(jī)構(gòu)對(duì)于電子文件的保護(hù)意識(shí)不夠，在電子文件向檔案文件傳輸過程中，造成不小的流失。而檔案管理機(jī)構(gòu)的資源改革和探索，也很少一部分可以影響到電子文件管理機(jī)構(gòu)。對(duì)此，我們要把檔案管理理論覆蓋整個(gè)電子文件運(yùn)動(dòng)生命周期，實(shí)現(xiàn)電子文件從形式時(shí)就按檔案的要求進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

3.集中式管理

集中式保管策略是通過機(jī)構(gòu)變革、政策法規(guī)、觀念轉(zhuǎn)變等逐漸形成的電子文件資源統(tǒng)一管理、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一調(diào)配的格局，這有利于實(shí)現(xiàn)電子文件管理的集約型，促使電子文件管理規(guī)范化和位置集中，消除“孤島”現(xiàn)象和“政出多門”的弊端，實(shí)現(xiàn)電子文件的共享和長久可用。

4.單軌制（單套制）

我國電子文件管理目前實(shí)行的是雙軌制的管理方式（雙套制的保管模式）。“單軌制”與“單套制”歸檔的選擇，是建立國家電子文件管理的戰(zhàn)略的一個(gè)不可回避的問題。西方發(fā)達(dá)國家基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子文件的“單軌制”與“單套制”歸檔管理模式。

二、三個(gè)層次

1.真實(shí)、可靠、完整、可用和長久可用是電子文件管理的目標(biāo)

（1）真實(shí)性：電子文件管理系統(tǒng)在接收文件前對(duì)即將進(jìn)入系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行鑒定，并確認(rèn)其是由被授權(quán)者形成、發(fā)送的，同時(shí)保證在保存、處置電子文件過程中對(duì)其所做的任何增、刪、改、查的行為都是經(jīng)過授權(quán)的。

（2）可靠性：系統(tǒng)中存儲(chǔ)的電子文件要能夠準(zhǔn)確反映其所證明的活動(dòng)、事實(shí)及事務(wù)活動(dòng)過程，在后續(xù)的事務(wù)活動(dòng)過程或活動(dòng)中可以以其為依據(jù)，這要求電子文件管理系統(tǒng)能夠保證電子文件的內(nèi)容信息和背景信息真實(shí)可信。

（3）完整性：對(duì)于保存在系統(tǒng)中電子文件，系統(tǒng)能夠保證期信息的齊全，防止對(duì)其

進(jìn)行未授權(quán)的改動(dòng)，一旦發(fā)生改變，系統(tǒng)能夠?qū)@種改動(dòng)進(jìn)行追蹤，并能夠恢復(fù)到最后一次改動(dòng)的狀態(tài)。

（4）可用性：電子文件管理系統(tǒng)要能夠保存電子文件以有效的方式查找、檢索、呈現(xiàn)和理解，電子文件可以得到利用。

（5）長期保存：為了能夠能夠持續(xù)收集、選擇、組織最有價(jià)值的文件信息資源，對(duì)其進(jìn)行長期保存，確保其真實(shí)性、完整性、有效性，并在相應(yīng)的權(quán)利保護(hù)下可以為電子文件管理系統(tǒng)的用戶所獲取。

這是我們進(jìn)行電子文件管理的核心目標(biāo)，也是我們對(duì)電子文件管理活動(dòng)的要求，一切電子文件的活動(dòng)都應(yīng)建立在這個(gè)核心目標(biāo)之上，離開了任何一點(diǎn)，我們進(jìn)行電子文件管理也將失去意義。因此我把這作為構(gòu)建電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的靶心。

2.法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐是電子

國家層面應(yīng)制定電子文件管理活動(dòng)的方針、政策、法律、條例，使電子文件管理活動(dòng)在國家總攬全局、統(tǒng)一指導(dǎo)、有效監(jiān)督的條件下有條不紊的進(jìn)行，同時(shí)完善電子文件管理組織體制，保障電子文件在服務(wù)組織機(jī)構(gòu)管理活動(dòng)，建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，目前比較成熟的，模型是開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS），鼓勵(lì)發(fā)展電子文件管理軟件和設(shè)備產(chǎn)業(yè)，加強(qiáng)電子文件數(shù)字中心的建設(shè)，推動(dòng)電子文件技術(shù)的創(chuàng)新，探索電子文件管理的最佳實(shí)踐，并以示范經(jīng)驗(yàn)推廣應(yīng)用。法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐之間是相鋪相成、密不可分的。

篇(6)

111 　 項(xiàng)目文件管理的概念項(xiàng)目是一種臨時(shí)性 ( Temporary) 創(chuàng)造(Create) 一項(xiàng)唯一的 (Unique) 產(chǎn)品和服務(wù)的任務(wù)。

項(xiàng)目的這種臨時(shí)性、創(chuàng)造性、唯一性決定了完全意義上的項(xiàng)目文件管理的復(fù)雜性、艱巨性和嚴(yán)肅性。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目文件的有效管理和控制 ， 保持工作成果及過程的可追溯性 ，防止信息資源丟失、損失 ， 便于有關(guān)信息、成果的有效再利用 ， 必須加強(qiáng)項(xiàng)目文件管理。

112 　 工程項(xiàng)目文件管理軟件的運(yùn)用現(xiàn)狀目前在我國 ， 項(xiàng)目電子文件管理的方式和手段的運(yùn)用并不容樂觀 ， 因?yàn)轫?xiàng)目具有周期緊張、資源有限、信息量大等特點(diǎn) ， 甚至有的項(xiàng)目是現(xiàn)場作業(yè) ， 所以很多企業(yè)在項(xiàng)目中根本就沒有采用文件管理軟件 ， 電子文件的保管沒有形成完整的體系。

有人統(tǒng)計(jì) ， 在此類企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施中 ， 主要項(xiàng)目管理人員文件查找消耗的時(shí)間超過了其工作時(shí)間的 30 %。

也有部分經(jīng)營狀況良好的大中型企業(yè)花費(fèi)大量的人力、物力建立了項(xiàng)目電子文檔管理系統(tǒng)、項(xiàng)目文檔數(shù)據(jù)庫 ， 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的信息管理和共享 ， 實(shí)現(xiàn)工作流的控制和管理 ， 實(shí)現(xiàn)文檔的版本控制、分發(fā)、共享瀏覽 ， 數(shù)據(jù)恢復(fù)管理、紅線圈閱、權(quán)限管理、文檔的狀態(tài)跟蹤、文檔管理與控制等 ， 但總體上看真正運(yùn)行正常的微乎其微。

2 　 需求分析

工程項(xiàng)目文件管理的服務(wù)對(duì)象實(shí)際存在三個(gè)層次: 公司、項(xiàng)目、個(gè)人。對(duì)項(xiàng)目級(jí)的電子文件管理而言 ， 因需要保留過程文件 ， 文件量十分龐大 ， 一個(gè)工期 1～2 年、投資幾億人民幣的總包項(xiàng)目 ， 其文件存儲(chǔ)就可能要超過 10G。

對(duì)公司級(jí)的文件管理 ， 因公司項(xiàng)目可能達(dá)到一年幾十個(gè)上百個(gè) ， 而公司服務(wù)器的存儲(chǔ)空間有限 ， 所以不可能把項(xiàng)目的所有過程文件保存上去 ， 一般只會(huì)保存最終版文件 ， 這不能完全滿足項(xiàng)目過程控制的要求。至于個(gè)人的文件管理 ， 公司的文件管理系統(tǒng)就更加不能應(yīng)付了。

這樣便產(chǎn)生了公司、項(xiàng)目、個(gè)人三個(gè)層次需求的不一致 ， 公司級(jí)的文件管理系統(tǒng)更多的是一個(gè)事后的檔案管理系統(tǒng) ， 而很難成為一個(gè)實(shí)時(shí)的項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)。因此 ， 一個(gè)獨(dú)立于公司文件管理系統(tǒng)之外的項(xiàng)目文件管理軟件就存在現(xiàn)實(shí)的必要性。

3 　 開發(fā)方案選擇

項(xiàng)目周期緊張、資源有限、甚至現(xiàn)場作業(yè)的特點(diǎn)決定了項(xiàng)目文件管理軟件的安裝配置、運(yùn)行維護(hù)、操作使用必須十分簡單 ， 因?yàn)橐话沩?xiàng)目是沒有專職的 IT 工程師的 ， 而由項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)建立“項(xiàng)目管理文件清單”及文件登錄、歸類、保存。

雖然文件管理系統(tǒng)要求是一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)和大型數(shù)據(jù)庫為支撐、以資料檔案的規(guī)范管理和有效利用為核心、以提高資料檔案管理水平和利用價(jià)值為主線的檔案和資源管理信息化平臺(tái)[1 ]。

但根據(jù)我國目前項(xiàng)目建設(shè)與管理的實(shí)際 ， 現(xiàn)階段大多數(shù)情況下 ， 項(xiàng)目文件管理并不宜完全依賴于網(wǎng)絡(luò) (雖然是將來的發(fā)展方向) ，以文件系統(tǒng) ( Filesystem 指貯存在計(jì)算機(jī)上的文件和目錄) 和Access等小型數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)仍是一個(gè)不錯(cuò)的選擇 ， 在實(shí)踐中能起到事半功倍的效果。

4 　 軟件開發(fā)思路

411 　 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

項(xiàng)目文件管理是一個(gè)系統(tǒng)的過程 ， 包括文件處理、文件報(bào)批、文件借閱、文件保管與保存、文件發(fā)放與控制、文件作廢與銷毀等過程。

項(xiàng)目實(shí)施過程中 ， 往往有來自組織內(nèi)部和外部的大量的文件產(chǎn)生 ， 這些文件又和相關(guān)的事件相聯(lián)系。因此 ， 項(xiàng)目文件管理必須反映組織、事件、相關(guān)文件等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)時(shí) ，與文件直接相關(guān)的表可考慮建立以下三個(gè) (見表 1) :

WBS表: 用于反映組織、事件的分類。

通過其編碼 ， 可以準(zhǔn)確、便捷地對(duì)文件進(jìn)行確認(rèn)和檢索 ， 可方便地進(jìn)行電子化或表格 (紙介質(zhì)) 形式管理。

MATTER 表: 對(duì)事件進(jìn)行描述 ， 主要反映事件日期、事件代碼等內(nèi)容。如一封信件的接收或發(fā)送日期、信件編碼、內(nèi)容描述等信息。

FIL E表: 必要時(shí) ， 對(duì)事件所涉及的文件分別進(jìn)行登記 ， 如圖紙?zhí)峤幌嚓P(guān)方時(shí) ， 登記提交的每個(gè)圖紙包名稱或每一張圖紙名稱等內(nèi)容。

三個(gè)表之間采用一對(duì)多級(jí)聯(lián)的關(guān)系 ，wbs -id是 WBS 表的主鍵 ，MATTER 表的外鍵 ，WBS 表和 MATTER 表之間級(jí)聯(lián)刪除和更新;mat ter-id是 MATTER 表的主鍵 ， FIL E 的外鍵 ，MATTER 表和 FIL E表之間級(jí)聯(lián)刪除和更新。

*1

412 　 主要程序設(shè)計(jì)

41211 　 樹型結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

項(xiàng)目實(shí)施各方可根據(jù)各自的項(xiàng)目管理需求確定其文件管理的分類 ，如可采用四級(jí)分類:第一級(jí)為收發(fā)文單位、 第二級(jí)為文件類別、 第三級(jí)為專業(yè)或部門、 第四級(jí)為專業(yè)子項(xiàng)。Treeview控件可方便地創(chuàng)建同級(jí)節(jié)點(diǎn)或下級(jí)節(jié)點(diǎn) ，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)事件、 文件的分類管理[2 ]。

樹型結(jié)構(gòu)使用 WBS 表的數(shù)據(jù) ，由 Treeview控件來創(chuàng)建 ，parent-id 字段確定了各個(gè) wbs -name 的層次關(guān)系(見表 2) 。

*2

41212 　 Datagrid表格設(shè)計(jì)為操作 MATTER 表和 FIL E 表 ，可利用Datagrid控件分別建立事件表格和文件表格。

Treeview 上點(diǎn)擊某節(jié)點(diǎn) ，如該節(jié)點(diǎn)為最底層節(jié)點(diǎn) ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節(jié)點(diǎn)Wbs -id 對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù) ，如該節(jié)點(diǎn)不是最底層節(jié)點(diǎn) ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節(jié)點(diǎn)及其下級(jí)所有節(jié)點(diǎn) Wbs -id 相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。

事件表格上點(diǎn)擊某記錄 ，即確定了 MATTER 表中的 Mat ter-id ，文件表格便顯示 FIL E表中等值Mat ter-id所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。

MATTER 表和 FIL E 表的 AllowAddNew、AllowDelete、 AllowUpdate 屬性設(shè)置為 True ，以保證數(shù)據(jù)編輯工作的正常進(jìn)行。軟件界面如圖 1 所示 ，其左側(cè)為樹型結(jié)構(gòu) ，顯示事件、 文件的分類 ，右上部為事件表格 ，右下部為文件表格。

41213 　 對(duì)文件系統(tǒng)的操作

文件系統(tǒng)對(duì)象 FSO ( File System Object )可通過調(diào)用對(duì)象本身的屬性直接實(shí)現(xiàn)對(duì)文件和文件夾的操作 ，F(xiàn)SO 的 Folder 對(duì)象的 FolderExist s方 法 可 查 找 一 個(gè) 文 件 夾 是 否 存 在 ，CreateFolder方法可創(chuàng)建一個(gè)文件夾。 在事件圖 1 　 軟件運(yùn)行界面

表格新增記錄時(shí) ，程序目錄下相應(yīng)自動(dòng)建立與新增記錄的 wbs -id 同名的文件夾。事件表格雙擊事件 ，本事件對(duì)應(yīng)的文件夾自動(dòng)打開。

41214 　 對(duì)查詢集的全文搜索

Windows操作系統(tǒng)提供了對(duì)某一指定根節(jié)點(diǎn)文件夾的全文搜索 ，但在項(xiàng)目文件查詢中使用并不方便 ，因?yàn)槭孪炔⒉恢老嚓P(guān)文件在哪些文件夾中 ，在頂層文件夾中查找效率太低 ，指定更具體的位置 ，又可能掛一漏百。對(duì)查詢集的全文搜索的方法是:首先通過一定的查詢方法 ，查詢出包含相關(guān)內(nèi)容的所有文件夾的集合 ，事件表格中便顯示事件相關(guān)文件存放的位置(事件 Wbs -id 與相應(yīng)的文件夾同名) ，然后在這些文件夾和子文件夾的所有文件中 ，查找包含一定文字的文件。

41215 　 文件打包

不同的項(xiàng)目人員對(duì)項(xiàng)目資料有不同的需求 ，如需要拷貝某部門在一定時(shí)期的全部管理文件 ，使用文件打包功能便可圓滿地解決這個(gè)問題。

文件打包主要使用 FSO 的 CopyFolder和CopyFile 方法 ，隨著查詢記錄集從第一條向移動(dòng) ，對(duì)應(yīng)事件的文件夾依次被復(fù)制到文件包中。如在復(fù)制時(shí)判斷該文件夾是否已經(jīng)存在 ，還可實(shí)現(xiàn)增量備份的功能。

5 　 結(jié)　 語

我們依據(jù)本思路開發(fā)了一名為 “文管精靈”的項(xiàng)目文件管理軟件 ，并已在一涉外項(xiàng)目中使用了一年 ， 現(xiàn)工程完成將近一半 ， 管理的文件量已達(dá)到了1 2 G ，文件數(shù)超過2萬個(gè) ，文件夾接近 4 000 個(gè)。實(shí)踐證明 ， “文管精靈” 簡單直觀 ，操作方便 ，同其它文件管理方式相比提高了管理效率 ，不僅能服務(wù)于項(xiàng)目級(jí)的文件管理 ，還可用于個(gè)人資料的管理。此開發(fā)和運(yùn)用模式既結(jié)合了當(dāng)前國內(nèi)軟件運(yùn)用的水平 ，使普通使用者輕松上手 ，又服務(wù)于生產(chǎn)實(shí)際 ，使項(xiàng)目文件管理規(guī)范、 項(xiàng)目文件保存完整。

參考文獻(xiàn)

篇(7)

一、元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集需求分析

元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。不同于傳統(tǒng)意義上的著錄,元數(shù)據(jù)內(nèi)涵更豐富,功能更全面,要求更嚴(yán)格,不可能由檔案管理人員在文件歸檔后進(jìn)行著錄,更不可能由形成機(jī)構(gòu)文件管理人員或業(yè)務(wù)人員手工錄入。元數(shù)據(jù)需要全程規(guī)劃,需要嵌入系統(tǒng),需要實(shí)時(shí)自動(dòng)采集,需要真實(shí)、動(dòng)態(tài)地再現(xiàn)電子文件管理的背景信息及過程信息。實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集,是元數(shù)據(jù)自身管理的要求,也是形成機(jī)構(gòu)實(shí)際業(yè)務(wù)的需求。

(1)元數(shù)據(jù)管理要求

國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》(ISO 16175 1-3)一再強(qiáng)調(diào),文件管理元數(shù)據(jù)(metadata)包括“識(shí)別、認(rèn)證文件和文件背景關(guān)聯(lián)等信息以及生成、管理、維護(hù)和使用文件的人員、流程和系統(tǒng)的信息,文件管理政策”。只有伴有界定了關(guān)鍵特征元數(shù)據(jù)的文件才是真實(shí)有效的文件,這些特征必須被清晰地記錄下來。元數(shù)據(jù)在文件捕獲點(diǎn)上對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)說明,固化文件與其業(yè)務(wù)背景的關(guān)聯(lián),對(duì)文件實(shí)施管理控制。在整個(gè)生命周期中,新的元數(shù)據(jù)不斷伴隨業(yè)務(wù)的開展、提供利用而持續(xù)增加,以長期保證真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性,使得對(duì)文件的管理成為可能。

在電子文件管理系統(tǒng)中必須實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的有效管理。電子文件管理系統(tǒng)(ERMS)作為專門用于對(duì)文件的維護(hù)和處置予以管理的系統(tǒng),具有如下屬性:在背景中生成文件;管理和維護(hù)文件;依據(jù)要求的時(shí)間長度維護(hù)文件;文件管理元數(shù)據(jù)要可以設(shè)定。

作為描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù),元數(shù)據(jù)最大的特征是動(dòng)態(tài)性,動(dòng)態(tài)地再現(xiàn)文件生成、流轉(zhuǎn)、管理的全過程,在整個(gè)生命周期中為電子文件(包括由此轉(zhuǎn)化而成的電子檔案)的真實(shí)、完整、可靠、可用保駕護(hù)航。元數(shù)據(jù)的重要價(jià)值在于還原文件的背景信息,反映其所生成的政策法規(guī)和技術(shù)環(huán)境,顯示與其他文件以及業(yè)務(wù)行為責(zé)任者等的各種關(guān)系,克服電子文件虛擬存在的局限。可見,元數(shù)據(jù)記錄和反映的這些錯(cuò)綜復(fù)雜、動(dòng)態(tài)變化的信息已經(jīng)無法僅僅依靠手工進(jìn)行記錄,必須嵌入系統(tǒng),由系統(tǒng)自動(dòng)判斷、計(jì)算與識(shí)別,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)采集元數(shù)據(jù)是元數(shù)據(jù)自身管理的要求。

(2)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)需求

電子文件的特點(diǎn)決定了對(duì)元數(shù)據(jù)的采集必須前置,由前端形成機(jī)構(gòu)伴隨業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展和其間文件的形成進(jìn)行采集與管理。《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(以下簡稱《元數(shù)據(jù)方案》)給出了88項(xiàng)元數(shù)據(jù)元素,其中80%需要形成機(jī)構(gòu)進(jìn)行采集,而且過程性元數(shù)據(jù)需要反復(fù)著錄,側(cè)重記錄電子文件生成的技術(shù)環(huán)境與業(yè)務(wù)過程信息,所涉問題難度大且較復(fù)雜。特別是《元數(shù)據(jù)方案》中規(guī)定的一些元數(shù)據(jù)項(xiàng)存在“宏觀”或“籠統(tǒng)”的情況,比如元數(shù)據(jù)中“日期”項(xiàng),如不結(jié)合文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處置的流程予以細(xì)化,則無法確定采集節(jié)點(diǎn)和采集方式;僅從文件生成流程來看,面臨著起草、會(huì)商、審核、簽發(fā)等諸多“日期”,哪些日期最為關(guān)鍵、哪些應(yīng)作為元數(shù)據(jù)予以采集、在文件生命周期中是否重復(fù)元數(shù)據(jù)以及如何采集等,都需要結(jié)合機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)范深入研究,并實(shí)施精細(xì)化管理。對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)(即業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu))而言,因?yàn)樵獢?shù)據(jù)管理而徒增繁重手工著錄工作量,造成人力物力財(cái)力的巨大浪費(fèi),進(jìn)而影響機(jī)構(gòu)工作效率與績效。需要指出的是,元數(shù)據(jù)并不是獨(dú)立的,而是與機(jī)構(gòu)自身電子文件管理基礎(chǔ)密不可分。沒有科學(xué)的電子文件、檔案一體化全程管理流程,沒有完備的電子文件元數(shù)據(jù)管理功能要求,便無法構(gòu)建完善的元數(shù)據(jù)管理方案。因此,本文的研究內(nèi)容是綜合性的,從狹義來講是電子公文元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集方案;從廣義來講是機(jī)構(gòu)電子文件管理方案。

二、元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集原則

(1)基于檔案管理的基本原則

1.來源原則。元數(shù)據(jù)采集雖然通過對(duì)電子文件信息加以采集、提煉、分析和組織,揭示文件、檔案的內(nèi)容及其產(chǎn)生規(guī)律,但是仍然以尊重檔案的本質(zhì)屬性和規(guī)律為前提,在采集時(shí)注重體現(xiàn)電子文件來源,使機(jī)構(gòu)中同一來源的電子文件通過元數(shù)據(jù)采集得到集中反映,使元數(shù)據(jù)與檔案的來源相聯(lián)系,以此通過元數(shù)據(jù)揭示同一來源的檔案、文件之間的各種聯(lián)系,為檔案、文件的理解與利用提供來源方面的背景信息。

2.有機(jī)聯(lián)系原則。有機(jī)聯(lián)系原則也是檔案管理的基本原則,是指系統(tǒng)中文件及組成系統(tǒng)的諸要素之間需保持時(shí)空上的相互聯(lián)系。由于電子文件是以二進(jìn)制代碼的形式分散存在于計(jì)算機(jī)之中,因此保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系顯得尤為重要,而要保持這種有機(jī)聯(lián)系,必須依賴于元數(shù)據(jù)。以此原則為導(dǎo)向的元數(shù)據(jù)采集實(shí)質(zhì)上就是電子文件信息的系統(tǒng)化增值過程,其目的是把分散的文件信息轉(zhuǎn)化為互相聯(lián)系、系統(tǒng)的信息流,形成！更高級(jí)的信息產(chǎn)品,滿足用戶的特定利用需求。通過元數(shù)據(jù)采集與管理過程,使大量文件特征信息加以系統(tǒng)化和組織化,有效控制檔案、文件信息揭示的數(shù)量和質(zhì)量,克服檔案、文件查詢和利用的困難,提高檢索效率,節(jié)省查詢成本和精力耗費(fèi),實(shí)現(xiàn)價(jià)值增益。