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篇(1)

本文主要通過合同管理實踐工作，結合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經(jīng)營管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結合，最終達到適應市場變化的目的。總結經(jīng)驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區(qū)迅速成長的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。

【關鍵詞】

銷售企業(yè)；合同管理；適應市場

廣東、福建等省經(jīng)濟活躍、經(jīng)濟形式復雜多變，做為設立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經(jīng)濟發(fā)展，快速發(fā)展。為適應市場變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機構先后經(jīng)歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟環(huán)境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區(qū)管理時期，最早結合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結合本區(qū)當前的實際情況，在原華南區(qū)制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》。現(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。

1.1建立統(tǒng)一管理、各負其責、相對集中的管理體制

改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬薪y(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。

制度明確規(guī)定訂立書面合同的標準要求。從基本環(huán)節(jié)控制風險。

1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度

按照“事前預防、統(tǒng)一授權、相對集中管理、分專業(yè)審查把關、各負其責、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務主管部門分別對合同項目的經(jīng)濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規(guī)范性、立項依據(jù)、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。

公司簽訂合同實行分專業(yè)歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術審查、經(jīng)濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體

針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業(yè)務，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。

1.4加強新業(yè)務、高風險項目的法律審查

對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規(guī)定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查。”“進行合同談判、組織招標、投標”。

1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合

廣東區(qū)公司招投標管理制度規(guī)定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。

廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在合同管理信息系統(tǒng)設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標、虛假招標的情況發(fā)生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。

把合同管理進行網(wǎng)上審查審批等內容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點，大力推動合同管理全面網(wǎng)絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強與當時三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關處室的溝通協(xié)調，各專業(yè)線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統(tǒng)，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時間、空間優(yōu)勢，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過550個，合同系統(tǒng)運行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點合同上至省級公司投資項目，合同運行數(shù)量達30057份。

3 合同管理細致與效率平衡

作為一個大型企業(yè)，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業(yè)技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現(xiàn)行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現(xiàn)在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區(qū)分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯(lián)交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業(yè)性、技術性重復審查。

使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購、零售網(wǎng)點銷售、零售網(wǎng)點維修、零售網(wǎng)點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節(jié)點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節(jié)點總數(shù)一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。

日常控制流程延長，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應急合同審核控制

銷售企業(yè)面向市場，工作難免需要應對“突發(fā)事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規(guī)模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業(yè)績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。

5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強化

履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責。

合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關鍵點。廣東區(qū)現(xiàn)行合同管理制度，結合廣東區(qū)工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。

篇(2)

關鍵詞：合同 審查 效率 實踐

合同審查是合同管理工作的重要內容，也是企業(yè)合規(guī)化管理的一個重要環(huán)節(jié)。合同審查效率的高低往往反映著一個企業(yè)合同管理水平的高低。在實際工作中，因為合同申報質量不高、審查流程復雜、審查不及時等原因，導致合同審查效率較低，拖延了合同簽訂時間，有時甚至會出現(xiàn)事后合同，影響工程進度。為提高合同審查效率，作為中石油所屬的大型石油運輸企業(yè)――重慶運輸總公司通過查找分析造成合同審查效率較低的原因，采取針對性的措施，在提高合同審查效率上進行了一些有益的實踐探索。

一、提高合同審查效率的必要性

合同審查是企業(yè)簽訂合同之前的必經(jīng)程序。通過對合同進行技術、商務和法律審查，可以發(fā)現(xiàn)合同中存在的瑕疵，減少和避免在履行合同的過程中產(chǎn)生不必要的分歧和爭議，規(guī)避法律風險。如果審查時間過長，不僅會導致合同簽訂和履行的延遲，還可能導致合同尚未簽訂即已開始履行，即出現(xiàn)事后合同，嚴重的還可能導致合同無法簽訂，商業(yè)機會喪失。因此，提高合同審查時效，盡快完成合同的簽訂，有利于合同雙方提前做好各項資源準備和合同項目的順利啟動，節(jié)約項目工期和成本，確保合同有效執(zhí)行。

長期以來，重慶運輸總公司的合同審查效率較低，2013、2014年合同的平均審查時間為16.3天，嚴重影響了合同管理質量。為規(guī)范公司合同管理，提高合同審查效率，提升合同管理水平，公司合同管理部門聯(lián)系實際，深入分析，制定措施，力爭解決長期制約合同管理水平提升的這一難題。

二、影響合同審查效率的原因

（一）制度因素

1.流程設置不夠合理。按照公司合同管理實施細則的規(guī)定，公司合同審查流程的層級為6層，分為系統(tǒng)管理員初審、申報單位負責人審查、技術和經(jīng)濟審查、法律審查、分管領導審查、主要領導審批，每個層級的審查期限均為2天，且6個層級為順序審查，這樣完成一個完整的合同審查流程所需時間為12天，合同審查時間較長。2.管理制度執(zhí)行力度不夠。公司合同管理實施細則對合同審查時限進行了明確規(guī)定，要求各業(yè)務部門審查合同要在2個工作日內完成，合同因被退回而重新上報的也應在2個工作日內完成。但在實際工作中，超期審查的現(xiàn)象十分普遍，公司對超期審查責任人也并未進行考核。

（二）申報人因素

1.合同申報質量不高。2013年公司簽訂的821份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1067項，審查退回369次，退回率達44.9%。2014年簽訂的760份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1141項，審查退回385次，退回率達50.7%。合同申報質量不重影響合同的審查效率。2.申報人責任心不強。合同申報人大都只重視合同的申報工作，在合同申報后沒有及時追蹤合同的審查情況，對審查人未盡到及時提醒催辦的職責，致使合同審查超期。3.申報人文化程度參差不齊。合同申報人大多具有大專以上的文化程度，但也有部分人員是退伍轉業(yè)軍人，只有高中文化程度。文化程度不一，加之個別申報人未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓，使每個合同申報人員對合同管理工作的理解和掌握程度不同，造成業(yè)務能力的差異。

（三）審查人因素

1.審查人未形成及時審查合同的習慣。有的審查人未形成每天定時登錄合同系統(tǒng)的習慣，如果無人提醒，審查人就可能會忘記審查合同，造成超期審查。有的審查人經(jīng)常出差，但在出差之前沒有及時進行轉委托，造成審查時間超期。2.審查人未對申報人進行有效指導。個別審查人在發(fā)現(xiàn)合同有問題后，只是簡單地將合同退回，沒有對申報人進行有效指導，致使申報人不能及時修改并重新送審，造成審查延誤。

三、提高合同審查效率的措施

（一）優(yōu)化審查流程。將原有的6個層級的審查更改為5個層級的審查，即將原來的技術和經(jīng)濟審查、法律審查兩個層級合并為技術、經(jīng)濟、法律審查一個層級；同時初審和申報單位審查的審查期限均修改為1天，這樣就使得整個流程可以在7天內完成。

（二）修訂《合同管理實施細則》。修訂后的實施細則進一步明確了各單位專兼職合同管理人員的工作職責，明確指出合同承辦人履行“實時跟蹤承辦合同運行動態(tài)，負責合同審查過程中的提示、催辦”的職責。同時對超期審查責任人的處罰進行了更明確的規(guī)定。

（三）加強申報人員的業(yè)務培訓。舉辦合同申報人員取證培訓班，使合同申報人掌握合同申報的基本知識和操作規(guī)范，參培人員通過考試全部取得合同申報人員崗位操作證；開展《合同法律風險和對策》專題講座，提高合同管理人員的業(yè)務能力。

（四）加強合同管理過程控制。一是做好合同事前指導關。對合同實行提前介入和過程跟蹤，參與合同的起草、審查修改工作，切實提高合同審查的時效性。二是把好事中審查關。從合同的格式、主要內容、規(guī)范用語以及所參考的法律依據(jù)等各個方面予以認真審查，確保合同的形式規(guī)范、內容合法、用語準確。三是把好事后監(jiān)督關，按季度監(jiān)督檢查合同履行情況，對履行過程中出現(xiàn)的問題，及時反饋情況，共同研究解決對策，保障合同的履行順暢與到位。

（五）將合同管理納入綜合檢查考核指標。為全面提升基層單位的合同管理水平，將合同管理納入綜合檢查范圍內，設立了15項合同管理考核指標，并納入各單位績效考核。

篇(3)

合同管理是企業(yè)法治化運行的基礎。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟。市場經(jīng)濟要求企業(yè)管理的運作必須堅持法治化的方向。企業(yè)法治化運行最基礎、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等各個縱向過程，合同管理遍布于企業(yè)采購、銷售、運輸、勞動用工、技術管理等各個橫向層面。優(yōu)秀的合同管理模式可以充分發(fā)揮合同管理合法性、預測性、規(guī)范性的特點，為企業(yè)提供業(yè)務性和法治性完美結合的合同，為企業(yè)提供市場現(xiàn)實性與前瞻性完美結合的合同，進而將合同管理與企業(yè)愿景完美結合，避免在合同決策、合同執(zhí)行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業(yè)避免因主觀因素造成的失誤和風險。反之，一個企業(yè)做得再好、再強，如果沒有一個優(yōu)秀的企業(yè)合同管理模式也不會走得更遠，一個不經(jīng)意間的合同風險可能會使企業(yè)多年的努力與積累瞬間崩塌。企業(yè)合同管理核心的工作就是做好符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度建設。合同管理制度是指企業(yè)為實現(xiàn)合同目的，結合本單位實際情況，依照合同法等有關法律法規(guī)，對本單位的合同相關人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為規(guī)范和標準的總稱。制度建設是一個制定制度、執(zhí)行制度并在實踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點的動態(tài)過程。企業(yè)要想做好合同管理工作，首先應有一個科學的、好的制度，這是做好制度建設的第一步，做到“有法可依”。當然制度沒有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發(fā)個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業(yè)合同管理目標、符合企業(yè)實際但又要對企業(yè)合同管理適度超前引導，是一個循序漸進的動態(tài)的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，如果過度超前則在執(zhí)行中遇到阻力過大，同樣不利于合同管理制度建設。因此，一個優(yōu)秀的合同管理制度對合同管理至關重要。

二、構建合同管理制度框架存在的幾個誤區(qū)

1.對合同管理的系統(tǒng)性認識不到位，將合同管理的各個環(huán)節(jié)人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。

2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經(jīng)濟效益得到充分體現(xiàn)。

4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執(zhí)行中遇到困難。

三、構建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設計可以有效提升合同管理制度建設的水平，促進合同管理的整體有序推進，起到綱舉目張的作用。設計符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應當符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預防性、可操作性和開放性的原則。

1.合同管理機構的設置。

企業(yè)合同管理機構的設置理論界通常分為合同業(yè)務部門、合同審核部門、合同批準機構、發(fā)文歸檔機構等。不少企業(yè)在實際中分為合同業(yè)務部門、合同管理部門、合同批準機構等。筆者認為后一觀點更準確。企業(yè)的每一個有對外職能的部門都可能是合同業(yè)務部門，是企業(yè)特定標的合同管理的基礎部門。合同業(yè)務部門是專業(yè)性的部門，不是綜合性的部門。合同批準機構的設置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權情況設置不同的審批環(huán)節(jié)，并且動態(tài)調整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關鍵、工作壓力最大的一個環(huán)節(jié)，企業(yè)對該部門的設置是合同管理機構設置最重要的基礎工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運行環(huán)節(jié)中主要職能是對合同業(yè)務部門在合同運行中的形式、內容和程序的合法合規(guī)性進行審查，并發(fā)揮管理職能，也就是對合同運行情況進行計劃、組織、領導、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個綜合性的管理部門，應當能有效協(xié)調合同招標、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環(huán)節(jié)。實踐中不能以“權力崗位分段設崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。

2.授權管理。

授權委托是合同簽訂履行的前提，加強授權管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風險。表見制度也對企業(yè)的授權管理提出了更高的要求。首先，大型的企業(yè)集團應當通過年度經(jīng)營授權的形式加強對下屬分公司對外經(jīng)營的管理，將分公司的日常對外經(jīng)營業(yè)務納入規(guī)范管理和正常軌道，非日常經(jīng)營業(yè)務納入單項授權管理。其次，對合同人的授權堅持權責相適應的原則，讓實踐中真正負責合同運行的人員直接簽訂合同。實踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況，也存在為控制人數(shù)量部門領導直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領導應當通過審核去控制合同而不應當直接參與到合同簽訂過程中。最后，企業(yè)應當加強對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經(jīng)濟的誠信、便捷交易相適應，同時也給企業(yè)合同管理帶來風險。企業(yè)應當通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認本企業(yè)對授權管理行為的控制，管控企業(yè)授權風險。

3.流程管理。

建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉換到行動層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點，其實質就是責任與權利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn)，同時可以控制領導層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運行流程中可能存在的問題，應當在合同運行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營造對合同運行行為相對的“體外監(jiān)督”，減少“體內監(jiān)督”。需要強調的一點是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。

4.標準文本管理。

標準化文本是指企業(yè)對出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內容而多次使用的合同文本。標準合同文本的使用簡化了合同的訂立過程，也簡化了合同的審核過程，提高了合同流轉的節(jié)奏與效率。標準合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業(yè)在推行標準化合同文本的過程中要統(tǒng)一規(guī)劃，使標準文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常易，達到制定標準合同文本的目的。其次，標準合同文本要考慮到交易的復雜性和多變性，可以考慮對標準合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應不同的商務需要。最后,標準合同文本要有一個動態(tài)的修訂過程，要向文本進一步細分，條款相對公平，制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。

5.合同管理信息化。

隨著企業(yè)規(guī)模化經(jīng)營的發(fā)展，企業(yè)總部、部門、分支機構之間空間分離現(xiàn)象日漸增多，與企業(yè)精細化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費力。企業(yè)合同管理信息化可以實現(xiàn)合同信息的快速提取和科學高效管理，節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設過程中，合同管理人員要發(fā)揮主導作用，系統(tǒng)性地提出合同管理需求，科學合理地設置合同管理權限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預警的功能，充分利用合同信息為企業(yè)領導層決策提供依據(jù)，提升合同管理在企業(yè)中的地位。

四、結論

篇(4)

關鍵詞: 供用電;合同管理;信息系統(tǒng)

供用電合同管理是電力企業(yè)隨著市場化進程剛剛開展的新的管理工作,正在和企業(yè)的其它管理工作溶為一體,為了保證供用電合同管理信息系統(tǒng)的建立,自頂向下全面展開進行系統(tǒng)分析,從組織的管理方式、業(yè)務功能、業(yè)務流程及數(shù)據(jù)流程到現(xiàn)合同管理的現(xiàn)狀進行了詳細調查。

一、系統(tǒng)業(yè)務流程

組織和業(yè)務功能反映了現(xiàn)系統(tǒng)工作的模式和狀態(tài),要進行信息化處理,必須進行業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程的分析,通過業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程分析出供用電合同管理信息系統(tǒng)的邏輯功能。

供用電合同管理主要的業(yè)務是完成合同簽訂、合同履行跟蹤和由此產(chǎn)生的各項事務性管理。

(一)合同文本預生成

依據(jù)計劃部、客服中心、登記窗口提供的新裝用戶信息或原有客戶已在各部門存入的各種信息和合同模塊進行合同文本預生成。

1.計劃部、客服中心、登記窗口提供的信息有:用戶的用電申請報告或用電申請書、新建項目立項前雙方簽訂的供電意向性協(xié)議和供電企業(yè)批復的供電方案。

2.由營業(yè)部門提供的營業(yè)有關信息:用電分類、電力用途、電價類別、收費標準、功率因數(shù)執(zhí)行標準、用電容量、備用容量、保安容量、燈力分算情況、電費收取方式、抄表例日和負控購電協(xié)議。

3.由用電檢查室提供的用電信息:客戶線路的接線情況和客戶的聯(lián)系人、電話等。

4.由計量部門提供的信息:電能計量裝置的安裝位置。

5.由負控中心提供的信息:負控裝置的型號、臺數(shù)、控制負荷。

6.由生產(chǎn)部門提供的用電信息:產(chǎn)權分界協(xié)議。

7.其他信息:如產(chǎn)生諧波污染用戶的測試及相關協(xié)議等。

(二)合同會簽

供用電合同文本預生成后,相關部門及領導要審查合同文本內容即會簽,按照組織層次及用戶用電電壓大小和重要性,分為供電公司和供電分公司會簽,低壓供用電合同及一般高壓供用電合同由供電分公司會簽,高壓或較重要高壓供用電合同由供電公司會簽,特殊重要用戶供用電合同上報省公司進行會審。

1.合同簽訂

(1)供用電合同打印。

(2)由法定代表人或授權人簽名蓋章。

(3)雙方加蓋供用電合同專用章或公章。

2.合同管理

(1)供用電合同條款的履行

①供用電合同文本轉用電檢查室,依據(jù)合同條款檢查用戶履行條款情況。

②供用電合同文本轉生產(chǎn)及調度,重要用戶停電前由調度通知用戶。

③供用電合同文本轉用電檢查大隊,依據(jù)合同條款檢查用戶執(zhí)行情況。

(2)供用電合同變更及變更協(xié)議書

(3)供用電合同糾紛

(4)供用電合同違約

(5)供用電合同廢止

(6)供用電合同臺帳

(7)供用電合同報表

(三)數(shù)據(jù)流程

按照信息系統(tǒng)的處理過程,數(shù)據(jù)流主要有輸入、存儲和輸出。供用電合同管理輸入數(shù)據(jù)主要有高壓合同文本、低壓合同文本、臨時合同文本、受電設備一覽表、產(chǎn)權分界示意圖和合同會簽過程的審查意見,數(shù)據(jù)來源于相關各部門和現(xiàn)場調查。所需存儲是輸入的數(shù)據(jù),輸出數(shù)據(jù)有供用電合同文本、合同會簽表、供用電合同用戶臺賬、合同已簽臺賬和合同統(tǒng)計報表等。

二、系統(tǒng)設計

(一)系統(tǒng)目標

建設以供用電合同管理業(yè)務為基礎,以網(wǎng)絡技術、計算機技術為支撐的合同管理信息系統(tǒng)平臺,使供用電合同管理工作進一步規(guī)范化,在供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮效力。

系統(tǒng)將實現(xiàn)數(shù)據(jù)迅速傳遞與信息共享;相關部門實現(xiàn)強化工作過程控制和監(jiān)督;全面實現(xiàn)新建、歸檔、變更等業(yè)務的程序化,最終和省公司營銷現(xiàn)代化信息系統(tǒng)接口。

實現(xiàn)國家電力和省公司對信息系統(tǒng)建設提出的“技術性、實用性、安全性和可擴展性”的要求。

(二)系統(tǒng)設計思想

1.供用電合同管理信息系統(tǒng)以供電分公司為基礎,以供電公司為系統(tǒng)核心,數(shù)據(jù)集中式存儲,采用C/S模式;省公司為最高層次,數(shù)據(jù)分布式存儲,采用B/S模式,系統(tǒng)從下至上在供電分公司、供電公司和省公司全面應用。

2.通用的接口平臺,利用接口平臺與其它多種系統(tǒng)無縫聯(lián)接,實現(xiàn)營業(yè)、生產(chǎn)、計劃、調度、計量、財務、法律等部門的資源信息的共享,相關部門通過該系統(tǒng)進行合同會簽和查詢,使供用電合同的業(yè)務處理智能化。

(三)建設以管理為核心的業(yè)務處理體系

1.強化供用電合同工作過程及工作質量的監(jiān)督管理,提高數(shù)據(jù)處理能力,提供充分可靠的管理信息,實現(xiàn)合同管理業(yè)務處理過程的審批、監(jiān)督與考核。

2.并規(guī)范在計算機信息網(wǎng)絡環(huán)境下的供用電合同工作業(yè)務流程、處理方式與方法,通過嚴格的制約和控制體系達到加強合同管理的目的。

3.達到“技術性、實用性、安全性和可擴展性”的要求

⑴合同管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡平臺采用省公司、供電公司和供電分公司正在使用的技術先進的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)。

⑵設計能夠實現(xiàn)業(yè)務功能,適應業(yè)務變化,具有實用性和滿足業(yè)務未來發(fā)展的可擴展的信息系統(tǒng)。

系統(tǒng)通過操作系統(tǒng)級、數(shù)據(jù)庫級和應用程序級的權限控制,防止非法用戶的進入,保證系統(tǒng)的安全。

(四)系統(tǒng)網(wǎng)絡設計

系統(tǒng)利用省公司、供電公司和供電分公司現(xiàn)有的交換式快速以太網(wǎng),具有適應性強、擴展性強和維護方便等特點。

網(wǎng)絡協(xié)議采用國際通用的TCP/IP協(xié)議,IP地址統(tǒng)一分配,供電分公司工作站的網(wǎng)絡傳輸率最少達到10M。

合同管理信息系統(tǒng)的主要業(yè)務集中在供電公司和供電分公司,由于數(shù)據(jù)集中處理,網(wǎng)絡通道的可靠性非常重要。

1.系統(tǒng)劃分

系統(tǒng)劃分為七個子系統(tǒng),共38個模塊。

2.代碼設計

3.合同編號

合同編號共12位代碼,前7位自動編號,規(guī)則是:第一位代表高壓的電壓等級,如果選擇220KV,則合同編號的第一位數(shù)字是“1”;如果選擇66KV,則合同編號的第一位數(shù)字是“2”;如果選擇10KV,則合同編號的第一位數(shù)字是“3”, “1”、“2”、“3”表示高壓合同,如果是220V/380V,合同編號的第一位是數(shù)字“4”,代表低壓合同。第2至5位代表供電公司的編號,第6至7位代表年份,后5位由合同員自行確定(要求必須是數(shù)字形式)。

如“404020300001”表示編碼為04供電公司02供電分公司2003年內部編號為00001的一份低壓合同。

4.供電公司編碼

供電公司編碼共4位,前2位為供電公司編碼,后2位為供電分公司編碼。供電公司后2位編碼為“00”。

如“0700”表示供電公司,“0701”表示07供電公司下的01分公司。

5.部門編碼

部門編碼共4位,前2位為公司級別,后2位為部門編號。其中:01XX表示省公司某部門,02XX表示供電公司某部門,03XX表示供電分公司某部門。

6.操作用戶編碼

操作用戶編碼共2位,表示使用供用電合同管理信息系統(tǒng)的人員。

合同管理員(01):進行系統(tǒng)維護和用戶管理的人員。

合同操作員(02):使用該系統(tǒng)的合同工作人員。

合同會簽員(03):相關部門需要對合同會簽意見的人員。

合同查詢員(04):相關部門需要對合同查詢的人員。

參考文獻:

篇(5)

關鍵詞：合同管理法律風險防范策略

1合同管理中存在的法律風險

1.1類型不同的合同存在的法律風險

在公司商業(yè)經(jīng)濟活動中因涉及的范圍比較廣，因此在合同簽訂的過程中所涉及的類型也比較多，分類的不同時代所存在的法律風險問題也不一樣。以下是針對不同類型的公司合同存在的法律問題。

1.1.1物資采購

在現(xiàn)階段的物資合同中經(jīng)常存在著不合理和問題不明確、不全面的問題，比如說在物資合同中物資設備的型號、商標、規(guī)則、品種和等級等沒有具體明確的進行標記。或者是關于買賣雙方的名稱登記不全，個人的信息和證件的信息不一致等，又或是在合同中對于相關的價款和酬金沒有進行具體的說明，物資設備的產(chǎn)量質量問題沒有進行明確的劃分和介紹，一旦發(fā)生違約問題，相關的責任不明確等[1]。

1.1.2分包合同

在分包合同管理過程中也存在很多的法律風險問題：第一是關于分包合同的簽訂問題，有的存在不簽訂分包合同的現(xiàn)象，或是簽訂的分包合同不具備一定的法律效力；第二是關于分包、轉包的相關流程不合乎相關的法律規(guī)定，以及隨意的進行多次分包，分包的單位不具備標準的資質等；第三是在驗收計價和結算的過程中，相應的工作流程不規(guī)范，這些都會導致在施工的過程中，出現(xiàn)責任不明、企業(yè)款拖欠和工資拖欠的問題，產(chǎn)生一定的法律風險[2]。

1.1.3擔保合同

在公司合同當中的擔保合同一旦發(fā)生相關的法律問題，所涉及的金額就比較大，因此要加強對擔保合同的重視，避免出現(xiàn)問題對項目企業(yè)施工產(chǎn)生嚴重的影響。比如說在擔保合同管理中出現(xiàn)合同本身不具有相關的法律效力問題、實際擔保的金額和項目和簽訂擔保合同中的項目金額不相符、項目企業(yè)的項目部隨意的對外進行擔保以及在合同簽訂的過程中雙方的責任沒有明確的進行劃分等[3]。

1.1.4勞動合同

在合同管理過程中勞動合同存在的法律風險主要是和作業(yè)人員之間的問題，比如說短期企業(yè)內沒有簽訂相關的雇傭協(xié)議或者是說協(xié)議的條款不規(guī)范、不合法；其次是在勞動合同簽訂的過程中，存在相關的條款不合理的現(xiàn)象，雙方之間的責任和義務沒有明確的劃分，沒有將每一項條款進行詳細的說明和解釋；最后是相關的勞動合同的內容不符合我國的勞動法的相關規(guī)定等。

1.2合同執(zhí)行的不同階段存在的法律風險

一般來說，在合同管理的過程中主要分為三個階段：第一個階段是合同的簽訂，第二個階段是合同的執(zhí)行，第三個階段是合同的終止，在這三個階段執(zhí)行的過程中也存在一定的法律風險問題，給項目的施工產(chǎn)生了一定的影響。

1.2.1第一階段：合同簽訂

在合同簽訂的過程中存在的問題包括前期的準備工作不充分造成在招標的過程中對承建單位的資信狀況、資質等級、經(jīng)營范圍和相關的履約能力等方面的評估了解的不規(guī)范，審核的不到位。其次是關于合同中的內容，相關的條款不規(guī)范和不全面在雙方的權利、義務和責任方面沒有進行明確的劃分，對于基本的條款內容不具備相關的法律效力或者是和相關的法律內容不相符，造成了內容不具有相關的法律效力。最后是在簽訂的過程中缺乏一定的公平公正性，存在暗箱操作和漏標的問題。

1.2.2第二階段：合同履行

合同履行是建立在雙方共同對合同的內容進行落實執(zhí)行的基礎上，因此在這個過程中主要存在的問題包括：第一，在履行的過程中，業(yè)主出現(xiàn)的違約情況而施工企業(yè)沒有做出及時的反應造成的施工企業(yè)的經(jīng)濟利益受到一定的損害；第二是在履行合同的過程中，施工單位由于自身的原因屬于對合同的控制和制定，導致合同在執(zhí)行的過程中沒有落實到位，對同類的合同文件和資料沒有進行仔細的保管，出現(xiàn)了在不經(jīng)債務人統(tǒng)一的情況下對債務進行第三方的轉讓。

1.2.3第三階段：合同終止

在現(xiàn)階段，有很大一部分的企業(yè)認為合同管理的風險只存在于當前的簽訂和履行階段，忽略了在合同終止之后的相關風險問題的防范，為企業(yè)造成了一定的損失，因此也要加強在終止階段合同的管理。比如說在這個過程中出現(xiàn)的相關施工企業(yè)對合同資料和檔案沒有妥善的管理，對合同中相關義務的履行沒有執(zhí)行徹底等都會造成相關法律風險問題的發(fā)生。

2合同管理風險問題表現(xiàn)

通過分析公司合同管理存在的主要問題，風險的主要部位存在于以下四個方面。第一，合同簽約主體方面。主要表現(xiàn)為，合同承辦部門未留存對方主體資格、資信等基礎材料。第二，合同審核程序方面。通過抽查部分合同發(fā)現(xiàn)，合同簽署日期在法律審查流程結束之前，明顯存在合同倒簽的情況。第三，合同內容不全面。主要表現(xiàn)為部分合同文本中存在空白條款，合同要素不齊全。第四，合同檔案管理不完善。主要表現(xiàn)為，檔案管理要求不統(tǒng)一，相關的資料不齊全，存在有的合同原件沒法查找的情況。

3合同管理風險的控制關鍵點

合同管理風險把握關鍵點會收到事半功倍的效果具體表現(xiàn)在以下幾點。第一，設置合同管理崗位。負責專門的格式合同，并負責非格式合同的編號及資料的收集歸檔，實施合同經(jīng)辦人的全流程管理。第二，嚴格審核合同主體資格。合同主體資格的審核，主要從營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營資質、授權資料、履約能力和商業(yè)性方面進行審核。第三，注意合同條款的完備規(guī)范。形式上要注意是否有無空白的合同條款，是否有無任意涂改，簽章日期是否完整；在內容上要注意主要條款是否明確，具體內容是否具有可操作性。第四，合同的履行有全面細致。要注意保存好收集完整的資料，對補充、變更協(xié)議要固定并進行及時儲存，注意購銷合同中的貨物要做產(chǎn)品驗收，同時注意傳真，電子郵件的恰當使用，必要的合同要做好交底工作。

4合同管理中法律風險的相關防范策略

4.1構建和完善合同管理機制

在項目公司合同簽訂之前，相關的項目企業(yè)和施工企業(yè)要對施工的項目進行全面的考察和規(guī)劃，通過一定的掌握和了解對相關的公司合同內容進行詳細審查，針對不規(guī)范、不合理的地方要明確進行劃分和協(xié)商，對缺失的條款進行詳細的補充說明和完善，針對公司合同的內容進行審批和登記，對于整體流程要不斷的完善和規(guī)范，并以此構建相應的制度和標準，才能更好地確保公司合同的法律效力。

4.2提高雙方法律意識

無論是在簽訂和履行的過程中，建設單位和承建單位都要從自身出發(fā)，提高雙方的法律意識，針對相關的法律法規(guī)和制定政策要進行充分的了解和掌握，針對內容、標準、流程進行明確的劃分，才能有效地增強公司合同在內容上面的合理性和科學性以及嚴密性，有效地減少在施工的過程中因為合同的問題產(chǎn)生的各種糾紛，確保項目企業(yè)在施工的過程中正常有序順利的完成相關的施工建設。

4.3推動動態(tài)化監(jiān)管機制的實施

在合同管理的過程中，監(jiān)督是確保合同能夠順利實施的重要保障工作，因此在施工的過程中，相關的企業(yè)和范圍要確保監(jiān)管工作的合理實施，針對施工建設的進程按照合同的條款內容進行定期或是不定期的檢查和抽查，加強對合同執(zhí)行落實情況的審查，不斷的改進和完善監(jiān)督管理機制，采取有效的措施督促雙方履行自身的義務和責任，確保合同的順利實施。與此同時，還要加強對合同糾紛應急處理機制的構建，一旦在施工的過程中發(fā)生相關的法律糾紛問題，對其產(chǎn)生的原因、造成的損失以及產(chǎn)生的影響及時的進行分析，采取有效的措施積極的處理方案，最大程度地降低法律風險對公司項目造成的影響。

4.4提高相關人員的素質水平

在合同管理的過程中，針對相關的管理人員要加強他們的職業(yè)培訓，針對在內容、標準和管理上面進行充分的了解和認識，不斷促進業(yè)務技能水平的提升，提高對合同人員能力水平的要求，要求持證上崗，規(guī)范公司合同的管理人員。

4.5嚴格合同管理操作規(guī)范

合同承辦部門代表公司對外簽訂各類合同，負責調查合同相對方的主體資格、資信，并收集相應資料，嚴格按程序履行合同報送審批，跟蹤合同的履行，及時解決履行中出現(xiàn)的問題，按照合同管理制度規(guī)范管理合同檔案。在簽訂合同時注意必須經(jīng)法務部門和審計部門審查同意后方可對外簽署，簽署合同前承包人應再次核對對方當事人的資質及授權，注意簽合同時約定的生效條款，蓋章要注意施印部門，應核實法務審計的審核意見，授權材料并確定簽訂日期后，方可施印。在合同的履行過程中，合同生效前不得履行，如特殊情況，報相關部門分管領導審批合同生效后全面履行，經(jīng)辦人明確己方義務及時告知相關人員，履行中與對方的往來文書資料，履行中發(fā)生的情況應及時處理或報告。在合同發(fā)生變更時，建議形成書面變更協(xié)議，注意簽署過程中發(fā)生變更情況。注意合同終止的相關事項，以及合同解除后的法律后果。合同的歸檔要注意，合同正本至少兩份，歸檔合同的材料要符合合同管理制度。

5結語

綜上所述，在公司合同管理過程中，要不斷提高雙方人員的法律意識，構建和完善相關的合同管理制度機制，加強在施工過程中合同履行進度的監(jiān)督，提高相關管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能有效地提高合同管理的工作質量，有效避免相關風險問題的產(chǎn)生，確保項目施工的順利開展。

參考文獻

[1]林佳.招標公司合同訂立中的法律問題及對策分析[J].企業(yè)改革與管理,2019(8).

篇(6)

招標采購的物資，應按照招標文件中約定的時間（一般為30天）完成合同簽訂，不得無故拖延。招標采購的物資，合同應以中標通知書、投標文件、專用合同條款、通用合同條款、招標技術規(guī)范書、已標價合同貨物清單、招投標澄清文件和往來函件等招投標資料作為簽訂依據(jù)。非招標采購物資合同應以確定采購結果的相關信息作為簽訂的依據(jù)。招標采購的物資，簽訂書面合同的標的、價款、質量、履行期限等主要條款應與招標文件和中標人的投標文件的內容一致，不得再行簽訂背離合同的實質性內容的其他協(xié)議。

二、合同管理模式

電網(wǎng)企業(yè)合同管理歷經(jīng)了3個階段的變化。2004年以前，各網(wǎng)省公司負責各自業(yè)務范圍內的物資采購，沒有統(tǒng)一的物資合同管理；2005～2008年，電網(wǎng)企業(yè)實施兩級集中規(guī)模招標采購模式，合同管理采取哪級項目單位出資，相應物資部門進行簽約，履約結算；2009年至今，電網(wǎng)企業(yè)實施全面的物資集約化體系建設，按照物資集約化整體設計方案變革組織架構、創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化業(yè)務流程，全面提升物資集約化程度，實行“統(tǒng)簽、統(tǒng)付”管理。即：省公司出資采購的物資合同全部由省公司進行簽訂、結算。隨著物力集約化不斷深入，目前，電網(wǎng)企業(yè)合同管理體系是以批次采購合同管理為主、協(xié)議庫存及超市化采購框架合同為輔，全面覆蓋公司基建項目、技改項目、農(nóng)網(wǎng)項目、電能表及日常辦公運維物資的全口徑合同管理模式。電網(wǎng)企業(yè)對物資采購合同文本實行統(tǒng)一管理，目前應用98套物資采購合同文本，用以規(guī)范公司合同承辦人員的合同簽訂、履行行為，防范法律、商業(yè)風險，增加社會效益和經(jīng)濟效益。合同簽約全面應用ERP系統(tǒng)和電子商務平臺，系統(tǒng)固化文本格式和簽訂流程，招標結果自動回傳，合同文本自動生成。招標采購的物資，合同簽訂可采用簡化簽約文本，簽訂時只打印并簽署合同協(xié)議書和附件，通用合同條款和專用合同條款以招標文件規(guī)定并經(jīng)投標文件及澄清文件確認的合同商務和技術條款為準。

三、合同管理流程

系統(tǒng)流轉：合同管理人員根據(jù)電子商務平臺的中標結果，以需求單位或者工程項目為單位根據(jù)合同模板起草物資合同，供應商通過電子商務平臺在線對合同草稿進行確認，電子商務平臺將合同結構化信息（即合同協(xié)議書、供貨范圍及分項報價分析表等）傳遞給ERP系統(tǒng)，生成采購訂單。同時，合同在經(jīng)法系統(tǒng)中流轉，完成審批程序。紙制合同簽訂：供應商攜中標通知書等相關資料至供應商服務大廳簽訂商務合同。合同承辦人應仔細核對供應商提供的相應資料是否齊備。供應商授權代表應對合同正本逐頁小簽或加蓋合同騎縫章。合同履約流程。建立物資供應臺賬管理機制：在合同臺賬的基礎上，對計劃、招標、履約、配送、結算等環(huán)節(jié)進行補充，形成從計劃到結算的“物資供應一本帳”管理。建立兩級物資調配機制：在省公司層面建立物資調配中心、在地（市）公司設立物資調配室。按照管理范疇，省公司調配中心負責全部基建項目、農(nóng)網(wǎng)工程及業(yè)務范圍內部分檢修類的物資需求和統(tǒng)一安排物資供應，對外統(tǒng)一安排供應商資源；地市公司負責其業(yè)務范圍內的物資調配管理，分析和監(jiān)控本地（市）物資供應關鍵節(jié)點執(zhí)行情況，積極協(xié)調項目現(xiàn)場和供應商履約，主動落實物資到貨情況。建立月計劃、周協(xié)調、日調度工作機制：物資調配中心（室）每月編制物資供應計劃，統(tǒng)籌安排供應商生產(chǎn)和現(xiàn)場到貨計劃；每周召開履約協(xié)調會，協(xié)調計劃執(zhí)行中的問題；每日調度供應商發(fā)貨和現(xiàn)場接收，跟蹤掌控物資到貨情況。建立監(jiān)控預警機制。按照物資供應過程中的不同階段和環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌安排合理需求計劃、招標計劃、供應計劃和結算計劃的時間，根據(jù)各時間節(jié)點，監(jiān)督物資供應執(zhí)行，提前預警、跟蹤督辦、主動履約、保障供應。在ERP平臺開發(fā)監(jiān)控預警功能，設置四級預警參數(shù)，監(jiān)控物資供應鏈全過程，主動發(fā)出預警信息，并通過督辦單跟蹤解決預警信息。合同結算管理主要分為保函管理、發(fā)票管理、付款申請管理三個內容，合同款項主要主要根據(jù)履約的過程分為預付款、到貨款、質保款、投運款四階段款項。預付款申請由供應商在電子商務平臺登記履約保函信息，生成預付款申請；到貨款申請由供應商在電子商務平臺登記發(fā)票信息生成到貨款申請；完成投運管理與質保管理后可分別生成投運款與質保款申請。

四、下一步合同管理重點

篇(7)

隨著國家電網(wǎng)公司“三集五大”物資集約化進程的推進，電力物資合同需要進行集中簽訂和管理。但是，國家電網(wǎng)公司每年的合同數(shù)量眾多，對于物資合同管理人員來說，工作強度和工作量都非常大，如何提高物資合同管理水平和效率已經(jīng)成為國家電網(wǎng)公司亟待解決的問題。文章針對基于物資集約化模式的國家電網(wǎng)公司物資合同管理進行了分析，旨在為國家電網(wǎng)公司物資管理人員提供一定的參考。

關鍵詞：

國家電網(wǎng)公司；物資集約化模式；物資合同管理

1物資合同管理流程

物資合同管理指的是企業(yè)作為合法主體，依法對本企業(yè)物資合同的簽訂、履行、變更以及結算等進行組織、監(jiān)督、訴訟、協(xié)調以及控制等一系列活動的總稱。依法簽約和履約物資合同，是保證電力物資供應的基礎，同時也是實施物資集約化管理的前提。國家電網(wǎng)公司創(chuàng)建了一套完善的物資合同管理體系，即以電子商務平臺為基礎，ERP系統(tǒng)為主線，電子商務平臺為合同管理系統(tǒng)提供文本、簽約、合同變更、合同履約、資金結算等業(yè)務。

2物資合同簽約管理

國家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式的物資合同管理模式，物資合同簽約內容包括以下幾個方面：合同文本、采購結果回傳、生成合同、供應商信息等，為了提高合同簽訂的準確性與及時性，應該實施集中管控。物資合同簽約的流程表現(xiàn)為：①電子商務平臺根據(jù)招標采購結果，自動生成合同草稿；②在電子商務平臺上，國家電網(wǎng)公司與供應商進行協(xié)同，并確認合同；③合同審批之后，由電子商務平臺把合同信息傳遞至ERP系統(tǒng)，并生成物資采購訂單；④ERP系統(tǒng)把合同信息傳遞至經(jīng)法系統(tǒng)；⑤物資合同流轉會簽之后，自動生成合同號，然后回傳至ERP系統(tǒng)；⑥合同號回傳至ERP系統(tǒng)后，物資合同生效；⑦供應商和物資部門簽訂合同；⑧簽訂了物資合同后，正式生成采購訂單；⑨交接和歸檔物資合同資料。

3物資合同履約管理

合同履約的重點在于制定物資供應計劃，及時、準確掌握物資生產(chǎn)、運輸以及交貨的實際狀況，對供應商的履約行為進行科學的評價，保證物資準確、及時到貨。合同履約流程表現(xiàn)為以下幾個方面：①制定科學的物資供應計劃，為了保證物資定期交貨，應該根據(jù)物資需求以及供應商交貨狀況，制定科學、合理的物資供應計劃，并根據(jù)現(xiàn)場的實際狀況，對物資供應計劃進行合理調整，同時，還應該制定供貨保障機制，基于“三集五大”體系的實際需求，創(chuàng)建配套、完善的物資供應保障體系，能夠實現(xiàn)三個方面的轉變，履約協(xié)調從分段管理向統(tǒng)籌管理方向轉變，物資配送由被動方式向主動方式轉變，倉儲由分散管理向集中管理方向轉變，這樣能夠保證物資按時交貨；②物資生產(chǎn)管理，物資管理部門應該對供應商的生產(chǎn)狀況進行動態(tài)追蹤，檢查其是否按照既定的物資供應計劃安排生產(chǎn)，并形成生產(chǎn)進度報告；③物資運輸管理，在需求單位、供應商以及履行專責三方交貨過程中，履約專責或者供應商應該根據(jù)貨期，生成發(fā)貨通知，發(fā)揮通知的內容包括：收貨聯(lián)系人、發(fā)貨聯(lián)系人、送貨計劃以及是否進行現(xiàn)場驗收等，對于重要物資，供應商應該制定嚴格的運輸計劃，同時在運輸?shù)倪^程中，履約專責需要進行全程跟蹤；④物資檢驗管理，當物資到貨之后，需求單位應該對物資的數(shù)量、標號、外觀等進行檢查，如果在驗收的過程中發(fā)現(xiàn)問題，應該及時與供應商聯(lián)系，通過協(xié)商后解決，對于需要開箱驗收的物資，應該簽署到貨驗收單；對于不需要進行開箱驗收的物資，應該簽署貨物交接單；如果物資到貨后現(xiàn)場不具備收貨條件，則需要對物資進行臨時儲存；⑤貫徹和落實質量責任體制，通過電子商務平臺，能夠創(chuàng)建暢通、便捷的溝通平臺，通過電子商務平臺，能夠對采購質量要求、配送計劃、質量問題、懲處公示等進行及時的傳遞，基于此創(chuàng)建共因傷質量責任追溯機制，當物資存在質量問題或者缺陷時，應該及時召回，如果供應商違反相關規(guī)定，相關部門應該追究其責任，例如采取暫停授標、限制授標、動態(tài)扣分等措施，以此提高供應商的服務質量和產(chǎn)品質量。

4物資合同變更管理

物資合同在履行的過程中存在許多不可控因素，導致物資合同出現(xiàn)許多變更，變更管理主要包括以下幾個方面：①設備類物資，在物資單價、規(guī)格參數(shù)不變的前提下，合同簽訂數(shù)量以及金額增加，如果超過50萬，需求單位領導審批以及原合同會簽部門審簽之后，需求單位和供應商簽訂補充合同；如果小于50萬，由原合同會簽部門審簽之后，需求單位和供應商簽訂補充合同；②材料物資，在物資單價、規(guī)格參數(shù)不變的前提下，合同簽訂數(shù)量增加，如果數(shù)量不超過原合同規(guī)定數(shù)量的15%，由原合同會簽部門審簽之后，需求單位和供應商簽訂補充合同；③合同物資型號變更，需要重新納入物資采購計劃，需求單位領導審批以及原合同會簽部門審簽之后，需求單位和供應商簽訂補充合同。

5物資合同交付、驗收以及結算管理

物資交付和驗收指的是物資的交接與驗收，物資必須在合同規(guī)定期限內到貨，在交貨之前應該做好物資檢驗的相關工作，不能出現(xiàn)擅自變更交貨時間、交貨地點的現(xiàn)象，在制定的交貨地點，國家電網(wǎng)公司應該對到貨物資的數(shù)量、外觀、包裝等進行驗收，必要時進行開箱檢測，在供應商、需求部門或者單位、供貨商三方的共同監(jiān)督下進行開箱驗收，然后辦理《到貨驗收單》，以此保證所有到貨物資的質量，如果存在質量問題、損壞、缺陷或者參數(shù)不符等問題，則由保管單位負責。值得注意的是供貨商送貨到達目的地的方式有兩種，一種為送貨至倉庫，另一種為送貨到現(xiàn)場，不同的送貨方式，其交付和驗收的流程也存在一定的差異。國家電網(wǎng)公司對于合同物資支付通常采用統(tǒng)一的預支付、到貨款、投運款以及質保金支付方式。因此，物資合同結算管理主要包括以下幾個方面：①當物資合同生效后，供應商應該提交預付款、支付履約保證金收據(jù)付款手續(xù)；②合同物資交貨之后，供應商憑借增值稅專用發(fā)票、到貨驗收單，辦理到貨款支付手續(xù)；③根據(jù)物資合同內容，完成物資的安裝、調試以及驗收并投入運行后，供應商根據(jù)投運單，辦理投運款支付手續(xù)；④在合同物資質保期期間，如果沒有索賠，運行單位提供質保單，供應商根據(jù)質保單，辦理質保支付手續(xù)。

6結語

總而言之，國家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式的物資合同管理模式，運用信息化手段提高物資合同管理效率，同時降低物資管理人員的工作強度。因此，文章針對國家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式下物資合同管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

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