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篇(1)

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)檔案數(shù)字化存在問題解決對策

隨著國有企業(yè)信息化建設(shè)快速發(fā)展，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息化建設(shè)也提上日程，而檔案數(shù)字化工作是國有企業(yè)檔案信息化工作的內(nèi)容之一，開展檔案數(shù)字化建設(shè)是目前國有企業(yè)檔案部門開展的重要工作之一，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務(wù)能力、拓寬服務(wù)領(lǐng)域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國有企業(yè)檔案管理工作，在多年的實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著一些不容忽視的具體問題，本文就存在的問題進(jìn)行分析探討，并提出一些解決對策。

1.國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題

1.1對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠

檔案數(shù)字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統(tǒng)的查閱方式，數(shù)字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數(shù)字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護(hù)原件。但是在國有企業(yè)，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數(shù)字化工作比較滯后，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)的會(huì)默默無聞的工作著，責(zé)任心不強(qiáng)的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)了。從根本上說，檔案數(shù)字化建設(shè)與否，建設(shè)質(zhì)量的好壞，建設(shè)進(jìn)度的快慢，與國有企業(yè)的重視程度有關(guān)。

1.2軟硬件配備不足嚴(yán)重制約國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展

隨著信息化建設(shè)飛速發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理部門也配備了一些計(jì)算機(jī)及掃描儀設(shè)備，但是這些設(shè)備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設(shè)備更新緩慢，老的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件的要求不匹配導(dǎo)致軟件運(yùn)行緩慢甚至無法運(yùn)行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數(shù)字化工作所需的軟硬件設(shè)備，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作無法開展或進(jìn)展緩慢。

1.3檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容

目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業(yè)也是根據(jù)自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄入和查詢等，形成的數(shù)據(jù)也難以轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統(tǒng)是電子政務(wù)網(wǎng)上的政府信息公開系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)是珠海泰坦軟件公司開發(fā)的檔案綜合管理系統(tǒng)，兩者是不能兼容的，政務(wù)網(wǎng)上的收發(fā)文要?dú)w檔，只能從政務(wù)網(wǎng)上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統(tǒng)中，形成的電子文件也只能一條條對應(yīng)的導(dǎo)入檔案軟件中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低下。

1.4檔案管理人員素質(zhì)不高、配備不足

檔案管理人員素質(zhì)的高低決定著國有企業(yè)檔案管理水平的高低，隨著辦公自動(dòng)化的普及，對檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會(huì)傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還會(huì)利用現(xiàn)代化的手段對檔案進(jìn)行管理。但是在國有企業(yè)，檔案管理人員素質(zhì)高低不一，為了節(jié)約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的開展。

1.5缺乏技術(shù)指導(dǎo)

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)技術(shù)含量、操作規(guī)范度很高的工作，檔案數(shù)字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業(yè)檔案數(shù)字化工程中，檔案管理人員對掃描技術(shù)、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術(shù)指導(dǎo)。

1.6安全問題突出

國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題主要有三個(gè)方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設(shè)施，如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等。二是數(shù)字化過程中的安全問題，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，紙質(zhì)檔案在從庫房拿出來數(shù)字化的過程中，難免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失情況。三是網(wǎng)絡(luò)安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網(wǎng)等。

1.7檔案數(shù)字化制度欠缺

2005年國家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，各省市也出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供了相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)，由于各國有企業(yè)紙質(zhì)檔案的種類不盡相同，國有企業(yè)沒有根據(jù)自身情況制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，完全參照國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和省市標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，致使在檔案數(shù)字化過程中，沒有制度可依，無章可循。

1.8有些檔案數(shù)字化工作重復(fù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，政府也在推行電子政務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收文發(fā)文，推進(jìn)無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門，從而極大的降低社會(huì)成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業(yè)，由于各方面的原因，并沒有真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，政務(wù)網(wǎng)的文件還是習(xí)慣下載后打印出來給領(lǐng)導(dǎo)批閱后存檔，這一部分打印出來的政務(wù)網(wǎng)文件存檔后就不可避免出現(xiàn)再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。

2.解決對策

國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，筆者認(rèn)為應(yīng)著力采取的對策主要有：

2.1加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)

國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的在于提高國有企業(yè)效率，提高領(lǐng)導(dǎo)決策和管理水平，國有企業(yè)應(yīng)該把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容來建設(shè)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的責(zé)任，在物力人力財(cái)力方面給予支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案的數(shù)字化工作便能順利的開展。

2.2增撥專項(xiàng)資金，配足軟硬件設(shè)施

為使檔案數(shù)字化工作能夠順利開展，國有企業(yè)應(yīng)該把數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)列入國有企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，增加撥付檔案數(shù)字化建設(shè)專項(xiàng)資金，重新為檔案室配足計(jì)算機(jī)、掃描儀、防磁柜、光盤、移動(dòng)硬盤、檔案管理軟件等設(shè)備，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要，檔案部門要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭取支持，以保證檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.3建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對接

隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案數(shù)量不斷激增，建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對接至關(guān)重要，國有企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化，做到從文件到檔案的轉(zhuǎn)變不需要數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與遷移，同時(shí)也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業(yè)要加大資金投入，檔案部門要加強(qiáng)與軟件制作部門的溝通協(xié)調(diào)，使OA辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對接。

2.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案數(shù)字化工作順利開展的先決條件，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作人才隊(duì)伍建設(shè)。一是人員保障，檔案數(shù)字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，沒有外包能力的可以挖掘內(nèi)部潛力，從其他部門借調(diào)一些人員過來幫忙完成，并配備一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人才負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的管理及相關(guān)業(yè)務(wù)工作。二是檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案發(fā)展需要不斷提升專業(yè)技能，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和開發(fā)利用，積極參加檔案知識(shí)培訓(xùn)班，自覺學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化各項(xiàng)規(guī)章制度，讀透研透其中的內(nèi)容并應(yīng)用到實(shí)際操作中，保障檔案數(shù)字化工作的有效開展。

2.5加強(qiáng)與檔案部門聯(lián)系

積極到省市檔案局參觀學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)，請專家親自過來開展檔案數(shù)字化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傳授檔案數(shù)字化方面的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握數(shù)字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數(shù)字化情況，獲得旁人已經(jīng)取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而少走彎路，提高工作效率。

2.6加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理

檔案先進(jìn)的管理手段帶來工作效率的提高，同時(shí)也對檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲(chǔ)設(shè)備如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強(qiáng)檔案數(shù)字化流程的監(jiān)控，制定明確的責(zé)任制度，杜絕數(shù)字化過程中檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。三是引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時(shí)進(jìn)行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，發(fā)生責(zé)任事故嚴(yán)肅處理，與檔案管理軟件聯(lián)網(wǎng)的電腦不能同時(shí)連著外網(wǎng)，所有的電腦實(shí)行專管專用，實(shí)行密碼登陸，做好防火墻等安全設(shè)置，并隨時(shí)更新病毒庫。

2.7完善檔案數(shù)字化工作制度

制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)，這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟，國有企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，應(yīng)根據(jù)國有企業(yè)的實(shí)際情況，制定和完善檔案數(shù)字化工作制度，包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖像掃描技術(shù)規(guī)范、責(zé)任制度、安全保密制度等，并使檔案數(shù)字化責(zé)任具體到了崗位和人，嚴(yán)格質(zhì)量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數(shù)字化工作向更高質(zhì)量、更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。還可以實(shí)行激勵(lì)制度，對檔案數(shù)字化工作比較先進(jìn)的檔案部門進(jìn)行激勵(lì)，以物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2.8實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，避免重復(fù)數(shù)字化

在國有企業(yè)的信息化建設(shè)中，國有企業(yè)可以利用內(nèi)部局域網(wǎng)，把不的檔案通過局域網(wǎng)向內(nèi)部開放，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源聯(lián)網(wǎng)，無紙辦公，減少紙張，OA系統(tǒng)中形成的電子文件可以通過與檔案系統(tǒng)的無縫對接系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，避免出現(xiàn)了在OA系統(tǒng)中形成的電子文件打印后再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。同時(shí)要做好保密工作，要對外必要信息時(shí)，應(yīng)做到科學(xué)地把握保密和利用的關(guān)系，做好信息安全保密，同時(shí)要積極開展服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，開展國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作，重在堅(jiān)持，要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)中，積極探索出最適合自身的數(shù)字化建設(shè)道路。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)[M].中國檔案出版社

篇(2)

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理

檔案是任何單位或組織不可或缺的資源，檔案內(nèi)部信息資源還有助于促進(jìn)單位和組織的發(fā)展。在日常工作中，事業(yè)單位一定要重視和加強(qiáng)檔案的管理，并且為單位內(nèi)部的工作提供有效的信息資源。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，有效解決檔案管理存在的問題，使其得以發(fā)展和完善。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性

（一）提高檔案利用率。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案一般都是在檔案館和檔案室儲(chǔ)存，保管，而且這些檔案絕大多數(shù)是紙制的，這將導(dǎo)致使用不便。而數(shù)字檔案管理的運(yùn)用可以將搜索檔案變得更準(zhǔn)確，便捷，而且數(shù)字檔案管理的實(shí)現(xiàn)，還可以大大消除空間和時(shí)間的界限，促進(jìn)檔案利用率大大提高。

（二）提高辦公效益。機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔檔案資料，并且可以盡快得以利用。如組織部門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，因?yàn)橛斜容^多的對象需要管理，管理對象的流動(dòng)性也很強(qiáng)，這就需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來作為管理媒介，這樣不僅能準(zhǔn)確地反映當(dāng)期的現(xiàn)狀，而且查詢數(shù)字化資料也會(huì)更加快速和容易。由于檔案信息的高速流動(dòng)，檔案庫的角色便由保管實(shí)體的基地變?yōu)樾畔⒖刂浦行模k公效率大大提高。

（三）提高經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得滯后的辦公方式和數(shù)量龐大的信息形成尖銳的矛盾，過去一直采取的是粗放的檔案管理模式，也就是指增加辦公費(fèi)用和辦公人員是解決這類問題的唯一手段，這就在很大范圍上增加了單位的管理成本。現(xiàn)代化檔案管理有效使過去的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)換成機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省空間，有效節(jié)約了檔案保管的費(fèi)用，而且使文件的查閱更加方便快捷，還防止了因反復(fù)印制資料產(chǎn)生的紙張浪費(fèi)和人員浪費(fèi)，由此提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所具備的條件

（一）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體系得到初步發(fā)展。上世紀(jì)90年代以來，我國已建立了中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育網(wǎng)、中國金橋網(wǎng)和中國科技網(wǎng)并且都和國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。我國的建設(shè)單位，90年已經(jīng)有很多開始使用計(jì)算機(jī)，到了2000年計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛被使用。實(shí)施無紙化辦公，并進(jìn)行了局域網(wǎng)的建設(shè)。中國通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速崛起，為事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)提供了難得的條件。

（二）技術(shù)保障程度提高。目前，IT行業(yè)市場上所提供的業(yè)務(wù)辦公軟件可以說應(yīng)有盡有，軟件開發(fā)數(shù)目多達(dá)上千款，并且都具有多種有價(jià)值的應(yīng)用程序，如集成、編目、檢索、文件歸檔等，為事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

（三）人才隊(duì)伍規(guī)模擴(kuò)大。隨著IT 行業(yè)的迅速崛起，計(jì)算機(jī)時(shí)代蒞臨，特別是在基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的更新、升級和發(fā)展，其技術(shù)擴(kuò)張的作用已擴(kuò)展到事業(yè)單位組織領(lǐng)域，逐漸在以往檔案管理模式方面不斷沖擊。進(jìn)而有了檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)的需求。這就要求檔案管理人員熟練掌握收集、分類、檢索、編目、統(tǒng)計(jì)和其他操作。在實(shí)踐中，具備理論知識(shí)、實(shí)踐應(yīng)用技能的人才規(guī)模也在逐漸壯大。因此，唯一的要求就是可以適應(yīng)未來檔案管理技術(shù)的升級，從而使機(jī)構(gòu)檔案管理更加高效和集約化。

三、新形勢下如何強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

（一） 樹立數(shù)字化管理意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)盡快的樹立數(shù)字檔案管理意識(shí)，不停地汲取新知識(shí)和新技能，改變檔案管理傳統(tǒng)的理念，放棄滯后的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理的手段，同時(shí)要始終追隨時(shí)代的腳步并更新自身的相關(guān)知識(shí)體系結(jié)構(gòu)，進(jìn)而以較強(qiáng)的專業(yè)能力和良好的素質(zhì)，高效地完成數(shù)字化檔案的工作。

（二）實(shí)現(xiàn)文書和歸檔的數(shù)字化。文書工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一個(gè)非常基本的工作，文書管理和文檔執(zhí)行的質(zhì)量往往直接影響到檔案工作的整體效果。因此，為了更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前的工作需要，各單位便很難避免處理大量的電子文件，且通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文檔處理。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)讓工作人員輸入需要的稿件，然后通過審核、發(fā)出、 修改、蓋章、分發(fā)和歸檔這一過程，以節(jié)約保存文檔和歸檔的處理時(shí)間，盡可能的減輕檔案管理工作負(fù)荷強(qiáng)度和工作量。

（三）確保檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)檔案信息和重要的文件數(shù)據(jù)的使用安全應(yīng)必須確保，這樣其實(shí)用的價(jià)值才不能被影響及破壞，再次促進(jìn)數(shù)字化檔案模式的建造。因此，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化一定要立足于實(shí)際，在數(shù)字存檔管理工作中安裝實(shí)用的抗病毒軟件、嚴(yán)格限制防護(hù)墻訪問權(quán)限并及時(shí)設(shè)置維護(hù)、電腦要定期更新抗病毒軟件和更新數(shù)據(jù)庫，尤其做好重要文件、重要檔案的數(shù)據(jù)備份，以避免事故造成無法挽回的損失。

（四）制定數(shù)字化檔案管理的體制。根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作的特點(diǎn)，建立起符合自身辦公和管理的檔案管理體制。因此，這就要求單位能夠確保檔案使用制度、工作制度、網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制做到相互聯(lián)系，渾然一體。然后就可以實(shí)現(xiàn)文件集成檔案一體化建設(shè)。總的來說，側(cè)重于信息安全的的數(shù)字檔案管理，只有信息資源安全是可以保證的，我們才可以發(fā)揮系統(tǒng)軟硬件的重要作用，為辦公實(shí)現(xiàn)效率化，避免丟失數(shù)據(jù)、惡意篡改、非法訪問入侵等，以真正確保信息安全。

四、小結(jié)

總而言之，在發(fā)展的新時(shí)期、新時(shí)代的背景下，所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)從發(fā)自身的實(shí)際情況出發(fā)，最大限度的滿足如今信息時(shí)代的發(fā)展需求，將強(qiáng)化檔案數(shù)字化和檔案信息化定位永恒的主題，徹底從傳統(tǒng)檔案的高負(fù)荷工作中走出來，充分提高檔案的價(jià)值與功能，大力促進(jìn)檔案信息職能轉(zhuǎn)化和信息采集、管理的實(shí)現(xiàn)，有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱艷穎.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理 [J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2011，17（6）：52-53.

[2]李坤.當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理 [J].科技致富向?qū)В?012，10（20）：85-86.

篇(3)

關(guān)鍵詞：企業(yè)；數(shù)字化；檔案管理

企業(yè)檔案數(shù)字化管理是伴隨科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和檔案的需求及利用的增多而產(chǎn)生的，因此檔案管理的數(shù)字化是歷史發(fā)展的必然要求。但在實(shí)踐過程中，企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作也存在一些問題亟待解決。

1 企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐過程中出現(xiàn)的問題

1.1 硬件設(shè)備建設(shè)不足

一個(gè)企業(yè)要開展好檔案數(shù)字化管理工作，首先要有先進(jìn)的硬件設(shè)備。然而由于受到條件的制約，許多企業(yè)的硬件設(shè)備多數(shù)還停留在低水平上，例如有的企業(yè)沒有及時(shí)對微機(jī)進(jìn)行更新?lián)Q代，使用的仍然是PI系列的老微機(jī)。甚至有的企業(yè)因?yàn)榻?jīng)費(fèi)緊張，連對實(shí)施數(shù)字化檔案管理最重要的部件――掃描儀都沒有配備，根本達(dá)不到數(shù)字化檔案管理的要求。還有的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，機(jī)房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及安全設(shè)施存在著諸多問題，這些也阻礙了企業(yè)檔案管理工作與數(shù)字化建設(shè)同步發(fā)展，影響和阻礙了企業(yè)數(shù)字化檔案管理前進(jìn)的步伐和建設(shè)的進(jìn)程。我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中存在的硬件設(shè)備不足的問題不能一一例舉，但硬件設(shè)備總體不足卻是不爭的事實(shí)。

1.2 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)無縫對接

目前，企業(yè)檔案部門使用的軟件是專門開發(fā)的、具有很強(qiáng)的專業(yè)性的檔案管理軟件，而以網(wǎng)路技術(shù)和計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，則大多是由上級主管部門和本單位自行設(shè)計(jì)的軟件，這就導(dǎo)致了企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)無縫對接。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位不同，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)一管理規(guī)范，要實(shí)現(xiàn)無縫對接可能性不大，而且，檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的兼容性也較差。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中的相應(yīng)對策

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化人員素質(zhì)建設(shè)

針對我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐過程中出現(xiàn)的硬件設(shè)備不足的問題，要從兩個(gè)方面入手。首先是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對于滯后的、不能滿足數(shù)字化要求的機(jī)器設(shè)備要及時(shí)更換，對于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的重要部件要盡快著手添置，對于存在問題的硬件設(shè)備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達(dá)到數(shù)字化要求的基礎(chǔ)上降低預(yù)算。其次是強(qiáng)化人員素質(zhì)建設(shè)，包括強(qiáng)化人員的意識(shí)和能力。從強(qiáng)化意識(shí)方面來說，一個(gè)是與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，一個(gè)是創(chuàng)新的意識(shí)。從強(qiáng)化能力來說，企業(yè)擁有了先進(jìn)的硬件設(shè)備，還需要懂得操作、善于充分運(yùn)用資源的人才，否則基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就是浪費(fèi)資源。一般來說，企業(yè)可以通過培訓(xùn)或直接招聘懂得操作的人才來充實(shí)自身的人力資源庫。

2.2 抓好數(shù)字化檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

數(shù)字化檔案管理在帶來極大便利的同時(shí)也存在著一些問題和困難，一旦處理不好，電子文件極有可能遭受損失，例如上述提到的檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)無縫對接就是處理不當(dāng)?shù)暮蠊Ｒ虼耍趯?shí)施檔案數(shù)字化管理過程中，要抓好重點(diǎn)環(huán)節(jié)，具體包括書面化、全面化、同步化、專業(yè)化和財(cái)務(wù)化等環(huán)節(jié)。具體來說，檔案工作需要各部門的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交，每個(gè)過程都是各方通力合作的成果，因此做好檔案的書面工作至關(guān)重要；數(shù)字化檔案管理具有豐富的內(nèi)涵，不僅包括項(xiàng)目的傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到項(xiàng)目的質(zhì)檢報(bào)告、批文、竣工驗(yàn)收文件等，這些都要通過掃描等形式進(jìn)行數(shù)字化處理；保存電子檔案時(shí)，也要保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)行“雙套制”；在分送過程中，一份資料在涉及部門的分送是同步進(jìn)行的，反應(yīng)變化也是同時(shí)發(fā)生的，并將這種“同步化”精神落實(shí)到后期的資料收集和歸檔；為了實(shí)現(xiàn)“專業(yè)化”，要設(shè)立專職的檔案員，通過專業(yè)分工促進(jìn)檔案員對相關(guān)專業(yè)知識(shí)的進(jìn)一步掌握，提高工作效率。

2.3 采用現(xiàn)代化檔案管理手段

數(shù)字化檔案管理需要現(xiàn)代化的檔案管理手段，包括數(shù)字虛擬化檔案管理手段、高微縮的數(shù)字化管理、信息化的檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、檔案管理的市場化和信息化。網(wǎng)絡(luò)可以通過虛擬化的信息進(jìn)行信息處理儲(chǔ)存，并通過互聯(lián)網(wǎng)獲取更多資源，在擴(kuò)大檔案資源的同時(shí)方便使用者查詢。高微縮的數(shù)字化管理一方面可以有效解決紙質(zhì)文件量大、照片或圖片褪色等缺陷，并通過檢索功能，提供快速廣泛的查閱服務(wù)，融合了多媒體的特性，圖文并茂、聲響并存，擴(kuò)大了信息量。隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，密碼技術(shù)、語音識(shí)別和指紋識(shí)別等技術(shù)的應(yīng)用得到發(fā)展和加強(qiáng)，文件管理的安全系數(shù)也大大提高，并在語音識(shí)別技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)歸類存檔的自動(dòng)化，提高了工作效率。檔案管理實(shí)現(xiàn)市場化，可以實(shí)現(xiàn)檔案的“共存共享”，檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

3 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識(shí)，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科技知識(shí)，提高自身能力，全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。

[參考文獻(xiàn)]

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篇(4)

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強(qiáng)對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

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篇(5)

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化建設(shè) 實(shí)施

檔案作為重要的信息資源，它存儲(chǔ)大量的知識(shí)和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時(shí)代快速發(fā)展的形式，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性正日益凸顯出來，近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)規(guī)模和社會(huì)影響持續(xù)擴(kuò)大，企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，積累了相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)檔案，數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，在開發(fā)利用服務(wù)上已不能為企業(yè)提供高效率地服務(wù)，必須將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、整編，進(jìn)行數(shù)字化處理，掛接到現(xiàn)有的檔案管理軟件中，通過先進(jìn)的信息化手段予以開發(fā)利用。只有對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發(fā)利用。通過二次開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷有效服務(wù)。檔案數(shù)字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質(zhì)量，而且為檔案管理可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。通過對開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值、創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升，經(jīng)營管理精益化、標(biāo)準(zhǔn)化水平顯著提高。

一、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作

檔案數(shù)字化是企業(yè)檔案管理最基本的組成部分。檔案管理又是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。檔案是信息的重要載體，具有查考利用價(jià)值的。歸檔集中保存起來的文件材料是寶貴的信息資源和歷史記錄，管好用好檔案，對企業(yè)資源開發(fā)起著至關(guān)重要的作用。尤其是近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)規(guī)模的壯大和業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，積累了相當(dāng)數(shù)量的資質(zhì)檔案，隨著企業(yè)改革發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息傳遞、收集、整理、分析體系，利用現(xiàn)代化的辦公手段管理檔案勢在必行。辦公自動(dòng)化的實(shí)施以及協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理模塊的開發(fā)、測試、運(yùn)行、上線的陸續(xù)開展，檔案數(shù)字化項(xiàng)目也被提到議事日程。企業(yè)檔案信息化，是把檔案收集、整理、歸檔、利用及統(tǒng)計(jì)等全過程與企業(yè)文件處理系統(tǒng)整合在一起，通過接口技術(shù)把文件處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔的。檔案信息的數(shù)字化極大地增加了檔案資源的存儲(chǔ)。檔案信息資源得到更多的開發(fā)利用。檔案信息的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)信息化的前提，檔案信息化的目的是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供更高效的服務(wù)。檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極配合與參與，制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。構(gòu)建一體化信息平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化管理，建立新型檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案綜合數(shù)據(jù)信息的充分共享和高效利用。

二、實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升

通過對開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值、創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升，經(jīng)營管理精益化、標(biāo)準(zhǔn)化水平顯著提高。檔案管理屬于復(fù)雜的勞動(dòng)范疇，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、利用等多方面的工作，因此，需要所有檔案管理人員及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作內(nèi)容和方法，依法健全各項(xiàng)管理制度，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。企業(yè)檔案工作管理機(jī)制逐步建立，基本達(dá)到了組織、人員、制度、措施的四到位，形成了企業(yè)檔案工作“層層有人抓、事事有人管”的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制。

隨著檔案信息資源的開發(fā)和檔案工作的深入，數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案的價(jià)值的利用充分，激活了各方面要素，給整個(gè)檔案工作帶來活力，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作再上新臺(tái)階。實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)一步使檔案管理工作在組織管理、檔案信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面逐步得到提升，有效地推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作全面發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升。

檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，極大地增加了資料的存儲(chǔ)量，拓寬了檔案的可利用途徑，實(shí)現(xiàn)為檔案的利用提供了快捷的服務(wù)。同時(shí)為企業(yè)的管理、科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等提供快捷的檔案信息資源。切實(shí)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。企業(yè)檔案信息化是大勢所趨，是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。

三、檔案數(shù)字化的實(shí)施強(qiáng)化了檔案信息服務(wù)功能

近年來，在現(xiàn)代企業(yè)制度改革過程中，檔案工作者始終把推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化進(jìn)程作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作常抓不懈。形成了合理、有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)企業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化，積極探索解決企業(yè)遇到的管理難題。從實(shí)際出發(fā)，主動(dòng)適應(yīng)周邊環(huán)境的變化，在知識(shí)管理、檔案管理、檔案產(chǎn)業(yè)化等方面進(jìn)行了大膽實(shí)踐，強(qiáng)化管理、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，檔案管理規(guī)范有序，檔案服務(wù)利用成效明顯。我局檔案室配備了足夠的檔案用房和檔案專用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，能夠積極開展檔案編研工作。檔案管理作為辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了0A辦公自動(dòng)化，建立了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等內(nèi)容的檔案工作網(wǎng)頁，推進(jìn)了我局信息資源共享過程。同時(shí)，對各種門類、載體的檔案編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、電子檔案目錄等檢索工具。檔案工作信息化，為企業(yè)提供高效率地服務(wù)，逐步走上了文檔一體化管理。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），實(shí)現(xiàn)電子公文網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔，通過辦公自動(dòng)化這個(gè)平臺(tái)提供文書檔案全文瀏覽。

檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施、數(shù)字化掃描文件掛接完成，基本實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。檔案網(wǎng)絡(luò)全文檢索，大大地滿足了利用者的需求，從根本上解決了檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享，提高了檔案服務(wù)水平。為檔案的利用提供了快捷的服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)的管理、科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等提供快捷的檔案信息資源。切實(shí)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

總之，隨著檔案工作的發(fā)展，企業(yè)還需努力提高全員的檔案意識(shí)、以保證檔案文件形成的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)。建立高效的信息傳遞、收集、整理分析體系，實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)路化進(jìn)一步完善檔案信息系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，通過最大限度地挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。通過對檔案數(shù)字化的實(shí)施，使檔案的價(jià)值和作用最大限度地發(fā)揮出來。

結(jié)束語：綜上所述，檔案數(shù)字化的建設(shè)與實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升、經(jīng)營管理精益化水平顯著提高。但是隨著企業(yè)高速發(fā)展和體制改革的深入，形成大量的電子文件和生產(chǎn)資料，歸檔數(shù)量逐年提高，檔案利用日趨頻繁，檔案數(shù)字化任務(wù)緊迫，檔案部門必須與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)各方面的搜集，提高利用服務(wù)的實(shí)效性，只有這樣檔案數(shù)字化管理工作才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，才能跟好地為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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1.1檔案數(shù)字化的概述

數(shù)字化就是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的傳輸功能的一種綜合性技術(shù)。它能將聲信號(hào)、電信號(hào)、光信號(hào)和磁信號(hào)等轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，還能通過將語音、圖像、文字等信息用數(shù)字編碼的形式進(jìn)行快速的傳輸和處理。檔案數(shù)字化技術(shù)主要是通過一些技術(shù)手段，將傳統(tǒng)模式的文件和經(jīng)過保存的電子檔案整合為一個(gè)信息庫。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的形式進(jìn)行傳輸，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，然后利用各種管理軟件進(jìn)行整合，最終實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的多樣性和檔案資源的共享。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容：（1）、根據(jù)數(shù)字化的對象可以將檔案內(nèi)容分為兩個(gè)方面：一是原有傳統(tǒng)的檔案通過掃描、加工和處理將原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變；二是將已經(jīng)完成的電子文檔進(jìn)行歸為檔案和存儲(chǔ)，使文檔完整齊全、具有真實(shí)性。（2）、從數(shù)字化的程度可以將內(nèi)容分為兩個(gè)層次，分別是檔案目錄信息和檔案全文信息數(shù)字化。（3）、從數(shù)字化的過程來看，首先可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)完成數(shù)字化檔案的歸類整理，然后通過存儲(chǔ)設(shè)備對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存保管，最后由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成數(shù)字化檔案的查閱。

2、 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求

隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

2.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會(huì)損壞到原文件。所以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會(huì)成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們在建筑設(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

2.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

3、我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

3.1檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，我國的地方各級檔案部門已經(jīng)應(yīng)用信息技術(shù)將歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立了全文數(shù)據(jù)庫以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。至今，檔案數(shù)字化工作處于剛剛起步的階段，數(shù)字化建設(shè)行業(yè)的研究也才剛剛開始。由于辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)信息化等技術(shù)的應(yīng)用，在很多發(fā)展水平較高的沿海地區(qū)如上海、浙江等的地方政府都加快了檔案管理。目前，我國很多省市都提出了規(guī)劃建設(shè)數(shù)字檔案館，深圳數(shù)字檔案館已在第二期工程的建設(shè)之中，青島市已成為了試點(diǎn)城市之一，上海、浙江等地區(qū)也計(jì)劃開展數(shù)字檔案館的建設(shè)。

3.2檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢

由于檔案部門獨(dú)立完成數(shù)字化工作的效率較低，因此部分檔案館設(shè)想與社會(huì)的力量結(jié)合起來實(shí)行數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。這樣可以節(jié)省時(shí)間和人力，還能保證檔案的品質(zhì)與效果。目前，檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)外包還處于探索的階段，但已成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向和趨勢。

3.2.1檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容

數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是檔案數(shù)字化行業(yè)的一種新型的管理方式。其內(nèi)容包括建立可靠數(shù)據(jù)庫、對檔案資源進(jìn)行整理，建設(shè)檔案信息網(wǎng)站并加以維護(hù)，設(shè)計(jì)檔案管理軟件并開發(fā)等內(nèi)容。充分利用最好的專業(yè)化的資源，減少實(shí)際成本、增加實(shí)際收入、提高自我競爭意識(shí)。

3.2.2實(shí)施檔案數(shù)字化外包的策略

（1）先選擇一個(gè)可靠的檔案數(shù)字化外包公司。根據(jù)自己的需求加上專家的意見對外包商的各方面能力進(jìn)行評估與審核，選擇一個(gè)好的服務(wù)商。具體說來，要對外包商的專業(yè)實(shí)力進(jìn)行審查，看其是否有相關(guān)的資質(zhì)證明。對外包商的能力進(jìn)行審核，通過擁有的技術(shù)設(shè)備和開發(fā)的軟件是否滿足要求來進(jìn)行判斷。對外包商的經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)進(jìn)行審查，通過在近幾年里所完成的項(xiàng)目判定其在配置管理、項(xiàng)目控制等方面的能力及水平，然后選擇合適的外包商。

（2）對數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理制度應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理具有兩點(diǎn)要求。其一，要制定合理的外包合同。合同必須明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，指明賠償?shù)呢?zé)任與解決爭端的方式，指出服務(wù)范圍、允許對操作和技術(shù)等方面進(jìn)行改革，合同的簽訂時(shí)間以三年為佳，不能過長。其二，對外包服務(wù)商的服務(wù)進(jìn)行管理，檔案部門應(yīng)設(shè)立一個(gè)監(jiān)管組織，定期對其進(jìn)行監(jiān)督并對其進(jìn)展進(jìn)行匯報(bào)、對受到服務(wù)的客戶進(jìn)行調(diào)查、與競爭對手的服務(wù)水平相比較、對各項(xiàng)成果進(jìn)行嚴(yán)格審查等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

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1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求

隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會(huì)損壞到原文件。所以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會(huì)成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們在建筑設(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

2.提高檔案數(shù)字化管理的對策

2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會(huì)上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會(huì)大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。