序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇機關檔案數字化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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移交檔案是一項法定義務。《中華人民共和國檔案法》第十一條規定，“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規定，“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交。”黨和國家高度重視檔案移交工作。2000年8月16日，原中央辦公廳主任王剛專門就經貿委管理的國家局因機構變動，檔案如何處置，以及中央、國家機關已到進館時間的檔案如何接收的問題做出重要批示，建議國家檔案局中央檔案館制定進館計劃安排，按計劃進館。為落實王剛同志重要批示，2001年4月19日，國家檔案局中央檔案館召開了以移交檔案工作為主題的中央、國家機關檔案工作座談會，王剛同志親自到會并發表重要講話，關于移交工作，王剛同志從講政治、顧大局、遵法紀、負責任四個方面提出了明確要求。為保證檔案進館質量，規范移交檔案工作，2003年國家檔案局印發了《關于在中央和國家機關開展移交檔案質量檢查活動的通知》，制定了《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，對按時或提前保質保量完成移交任務的單位頒發檔案質量合格證。2004年11月，國家檔案局召開了中央和國家機關檔案移交工作會議，總結移交經驗，表彰移交先進單位，進一步增強了中央、國家機關移交檔案工作的緊迫感，調動了工作積極性。

移交檔案的關鍵是確保檔案的實體整理質量與數字化加工質量。各有關中央和國家機關高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質量的基礎上，使檔案移交工作穩步有序進行。

檔案實體整理方面的主要做法

一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關單位普遍建立了移交檔案工作領導小組，由機關分管領導、辦公室和檔案部門主要負責人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數量和質量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準確測算工作進程和預見可能發生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質量。

二是緊扣質量標準，嚴控檔案質量。各單位認真學習《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，真正做到吃透標準，領會精神實質。對各項標準條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規定、哪些是當前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴格一律，以保證移交工作高標準、嚴要求、優質量。在具體整理過程中，做到多重質保，層層把關。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關，都把“以質量第一、對歷史負責”的要求貫穿始終。發現一般問題隨時改，發現普遍問題統一改，切實把層層檢查、全程監控貫穿到移交工作的各個方面、各個環節。

三是爭取有力指導，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業務部門的聯系，主動與有關業務指導人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規模整理后的返工現象，提高了工作效率，確保了檔案整理質量。比如，在各機關整理會議記錄、會議紀要的文件材料時，以前的文件標題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據檔案館業務人員的指導，對所有的會議記錄、紀要都按文件內容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準確性，為檔案利用提供方便。

移交電子加工數據存在的問題

在中央和國家機關已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數字加工數據與紙質檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數據可讀、可用，屬于可整理數據范疇；其他34個單位的電子加工數據或多或少存在一些問題，屬于無法整理數據的范疇，具體問題表現在：電子加工數據存在于獨立檢索盤，數據無法導出上載中央檔案館系統使用；電子加工數據只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數據庫格式，無法使用；數據庫格式不統一，需轉換成統一格式；目錄數據庫字段項不規范；圖像數據庫格式不統一；圖像數據文件夾及文件名不規范；圖像與目錄對應關系不準確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數字化缺乏標準化的規范體系；二是片面追求原文數字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數據掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發；四是對檔案數字化加工的關鍵技術問題、數字加工中的檔案信息安全和保密技術問題、數字化檔案信息如何應用于本單位的辦公自動化系統等問題研究不夠，管理錯位。

為做好檔案數字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學院召開了中央和國家機關檔案整理與數字化現場會，通過現場學習、現場參觀、現場咨詢、現場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理，遵守數字化工作流程，嚴格把關各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標準，而且檔案數字化電子數據也符合可讀、可用的要求。

對中央和國家機關檔案數字化的要求

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近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創造性地實施“市級數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目(以下簡稱“數字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統籌協調，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關、企事業單位室藏檔案集中進行數字化處理，并將數字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎性信息化建設項目。

一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創數字檔案室建設優良的軟硬件環境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規劃，并統一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創造了較好的網絡環境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統一可靠的檔案管理系統，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協作，共同開發了作為市政府統一的辦公自動化系統―_紹興市協同辦公系統組成部分的檔案管理系統，并不斷完善升級。此系統可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。

2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監管，提升了機關企事業單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業單位檔案信息化建設。

(二)以標準規范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業務基礎

1.開拓創新，形成統一的業務標準規范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規范、有章可循的軌道。

2.精心指導，成功創建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統檔案數字化主要是將傳統的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統上運行的電子文件導人到檔案管理系統進行歸檔，實現規范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩扎穩打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用等業務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。

(三)勇于探索創新，高標準推進數字檔案館建設

1.加強檔案館基礎平臺建設，創造良好的服務環境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業已建成的數字檔案館進行系統分析，查找薄弱環節，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發檔案館綜合業務管理系統軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業務管理系統。系統應用兩年來，檔案館綜合業務做到了流程化、規范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業務運行規范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。

2.加快數字化步伐，優化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業務管理系統，優化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。

二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統一安排，所需經費由市財政統一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市

發改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。

與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。

在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業單位檔案業務要求，也要符合檔案館業務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統一有關業務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁。可以這樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創新，也是構建區域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。

三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區)80％以上的機關、鄉鎮(街道)和國有企事業單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。

(一)全面實現館室數字檔案業務銜接，為檔案館室建設奠定業務和技術基礎

據初步統計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統一等業務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續的良性發展軌道。

(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業務標準規定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

紹興市委、市政府要求，各部門、單位數字檔案室建成后，其電子文件和數字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應全宗數據庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調動機關、企事業單位數字檔案室建設以及檔案進館的積極性，更好地實現檔案信息資源共建共享、互聯互通。無論是市級部門、單位將數字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數字檔案復制對應進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數據。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數字檔案數據的安全。這也是確保數字檔案絕對安全的最后一道屏障。應當說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數單位的理解和支持。

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勇于創新，勇挑重擔 李福君同志不僅業務嫻熟，經驗豐富，而且善于思考，勇挑重擔，創新意識強，開拓性地開展了多項工作，取得了突出的業績。

2000年底，她參與了國家檔案局“區縣政府機關文件中心的規劃與研究”課題研究。作為課題組主要成員，在科研實踐中，她提出簡化檔案整理等建設性意見，并獨立完成了課題工作報告和研究報告初稿的撰寫。該課題突破了傳統的檔案管理模式，使機關文檔一體化和電子文件的全程管理成為現實，為優化國家綜合檔案館館藏奠定了良好的基礎 。

2006年，她又參與了宣武區檔案館《文檔管理中心檔案數字化對象篩選研究》的課題。她組織課題組成員數十次對43個部門文檔的掃描范圍進行逐條篩選確認，最終完成了機關各部門檔案數字化掃描范圍的修訂，在全市各區縣率先制定了《機關各部門檔案數字化掃描范圍》。檔案數字化對象篩選的研究，減少了資源的浪費，為優化檔案數字化工作模式進行了有益的嘗試，具有增效節能的現實意義。

在業務指導工作中，她提出了著錄與文件同步形成等工作方法，簡化了文件著錄的環節，提高了檔案管理效率。在政府“OA”辦公系統制作過程中，她從實際出發，提出了功能需求，保證了電子文件的生成和管理質量。

愛崗敬業，身先士卒 已接近退休年齡的李福君身體并不好，患有冠心病、風濕性關節炎、頸椎病等多種病癥，在科室里年紀最大，資格最老，卻依然堅持工作在最前線。2011年5月至8月，西城區迎接全國文明城區復檢工作到了攻堅階段，文明辦創建文明城區材料組急需檔案專業人員幫忙，李福君主動請纓借調到材料組工作。面對時間緊、任務重的迎檢工作，她依然克服個人困難，加班加點。在頸椎病復發后，她打完點滴堅持到崗帶病工作，發揮專業特長，保質保量地完成了檔案材料的收集、審核、整理、編目及綜合材料的擬寫工作。

與時俱進，碩果累累 勤于學習強素質，工作學習兩不誤。多年來，李福君對工作嚴格要求，對學習也毫不放松，堅持在工作中學習，在學習中工作。她常說：“當今時代我有危機感，學習是補救的最好方法，堅持學習，才能做到與時俱進，不然，很快就會被社會淘汰。”多年來，她堅持理論和業務學習，積極參加業務培訓，關注專業領域的熱點，認真總結經驗，撰寫論文十余篇，多篇在《中國檔案》、《北京檔案》等雜志發表并獲獎。

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1 檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數量限度問題。因為在實現辦公自動化和檔案現代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質載體又有其它非紙質載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。

雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現在以下幾方面：

以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點。縮微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。

而雙套制正好融合了紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。

2 數字化時代實現檔案雙套制面對的挑戰與解決措施

數字化時代，檔案管理制度也應該進行相應的改革，以此適應數字化時代的發展，就檔案研究而言，大部分學者都認為檔案管理實行雙套制度比較科學合理，盡管幾乎所有人都贊同這一觀點，但是卻很少有學者對其所面對的挑戰以及解決措施進行探討，也正是筆者對此進行研究的重要原因。

雙套檔案制度的建設，需要檔案有兩套來源，就目前而言，這兩套來源主要涵蓋了兩方面，一方面是網絡時代下，計算機的使用所產生的電子文件以及與之相似的紙質文件，根據歸檔的具體要求，需要將其都送入檔案室內，并且全都由檔案館來整理保存；另一個方面是數字化時代，電子檔案也向著數字化方向發展，在這一過程中，所形成的電子檔案。另外，對于相對機關來說，有些檔案并不適合應用兩套制度，只有需要發文的部分才能使用兩套制度，即發文部分的檔案既存在著電子檔案，又存在著紙質檔案，而收文的部分通常情況下都是紙質檔案，而與之相關的電子文件往往儲存在另一方的發文機關中。但是因為現階段，我國的機關與機關之間已經進行了全國聯網，各個機關收發文件都可以在網上進行，閱讀相關的材料也可以直接在網絡上進行，因此無論是發文，還是收文都沒有什么顯著的差別。但是因為有些人對紙質文件已經形成了依賴，因此通過都會將電子文件打印出來，用紙來閱讀，因為數字化時代檔案雙套制存在著比較嚴重的問題就是紙質與電子檔案共存。

此外，檔案雙套制還需要解決一個比較實際的問題，即選擇可以實行這套制度的檔案，需要制定出統一的標準，否則會顯得十分混亂。只有對檔案加以詳細的分析，劃分出科學合理的執行標準，才能提高檔案管理效率。但是現階段要想完全的劃定出一個范圍或者制定出一個標準來實行雙套制，還有些困難，這不僅僅需要研究人員深度研究，還需要國家檔案部門制定法規，從法律角度上來界定這個問題。雙套制的應用應該涵蓋以下內容：首先，雙套制原則應該進行有效的界定，其次，依據現階段人力、物力等實際的承受能力；最后，安全保管以及利用方面的問題，所選擇應用的雙套制的檔案，既需要具備代表性，還應該具備典型性。

上述內容可以看作是檔案實行雙套制的一種措施，在此基礎上，相關人員可以按照歸檔范圍或者是保管期限來實行，因為我國的歸檔范圍的執行制度以及保管期限的標準，我國已經經過了長期的實踐具備可行性，而且其科學性也能夠保證。

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關鍵詞 數字檔案室 電子文件 管理

在現代信息技術發展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發揮著不容忽視的作用。對于電力企業來說，在企業的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。

一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發展，加強檔案信息系統研發，將數字檔案室建設作為企業信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統”納入“信息化應用系統”統一籌劃開發，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現了檔案管理系統和電力企業業務系統的集成，基本形成了較為完整規范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現有系統，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環節應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發檔案掛接、統計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統的整體掛接和查閱利用，充分發揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現了檔案資源的集中管理。根據信息系統的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業各項工作同布置、同落實；每年印發《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業務主管部門、市檔案局業務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統檔案的管理現狀、檔案信息系統建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監督。數字檔案室建設涉及企業多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環節進行監控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統計標識密級文件，從源頭上區分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規定以及全市“十二五”檔案事業發展目標中關于國有企業全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規范和相關標準，規范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規定，統一工作標準，明確發展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規范電子文件管理的制度；形成“信息系統內查閱電子檔案的方式”，對信息系統內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規定查閱范圍，科學設定利用權限，規范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續發展

一是強化統籌規劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統相比發生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統、檔案數據庫管理系統；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統和多媒體技術等的發展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現機關檔案工作從文件收發、歸檔整理到電子存儲等多環節檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環境；要遵循統籌開發的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統的特殊性和專業性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發生改變，其工作模式與傳統工作相比也發生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業的檔案業務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

[1] 李天一.數字檔案館建設的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

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關鍵詞：檔案數字化；加工過程；問題

1 檔案數字化加工過程中技術問題

檔案數字化過程需要應用到多種技術，在技術的相互作用下，實現大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標準化處理數據則是檔案數字化過程的關鍵，也是值得注意的問題之一。一旦一方數據庫結構有偏差，或出現數據不規范現象，對檔案數字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數據標準性差和檔案數字化加工過程中的技術標準之間有很大的P聯，因此，需要技術人員和相關檔案數字化加工工作人員盡量避免這一現象的發生。

通過相互能夠兼容的系統進行加工，防護系統之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數字化過程中設置標準應該符合國際標準，以及我國中文信息資源標準。檔案數字化加工的目的是將地區檔案館相互貫通，實現全國檔案館以及全球檔案館一體化，進而達到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數字加工過程中，操作的標準性決定這一目標是否能夠完成，按照相應數據描述標準和網絡資源取舍標準等進行檔案系統設計，才能保障檔案數字化加工順利進行。

2 檔案數字化加工過程中質量問題

辦公自動化系統已經在社會上應用較長時間，但是大部分應用企業或個人對檔案數字化管理并不重視，加上以往數據管理模式和企業管理制度的影響，導致檔案數字化利用率較低。計算機在整個檔案數字化加工過程中充當文字錄入功能和編輯、打印功能，通過人力輸入，而檔案數據不但只有眼前的資料還有網絡上大量的數據檔案，這樣的工作方式不但浪費人工資源，還對開發質量造成了較大的影響。

檔案數字化加工過程對質量要求較高，因此應該選擇適當的設備，工作過程中不但要將質量放在首位，還要保證檔案流失現象的出現，合理選擇數字化處理設備和相機、速拍儀的使用能夠對檔案數字化加工過程中的質量有一定的保證。

當實體檔案便于拆卷和恢復的情況下，應選擇高速文檔掃描儀等設備，以確保數字化產品較高的質量。

3 檔案數字化加工過程中安全問題

檔案數字化加工過程最為主要的便是安全性，無論在檔案信息載體安全性上能夠體現，在檔案安全傳輸上也能體現出安全性對檔案數字化過程的重要性。首先，載體安全指的是計算機系統，也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網絡防御能力，也就是對黑客和病毒的防御能力，一旦發生黑客和病毒便會泄露信息，嚴重損害加工過程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數字化加工過程是否能按時完成、質量完成的基礎。

針對這一現象，筆者認為在檔案數字化加工過程中應利用技術和手段設置密集的防御系統，加強訪問控制功能。增強安全意識，建立章程制度，明確個人責任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強檔案搬運過程中安全管理機制，保障檔案的安全，設立監控系統和防盜系統，設立監督人員，保障檔案的絕對安全性。做好檔案掃描錢的準備工作，合理使用數字化設備，保障原件的完好性。嚴格按照規范數字化加工場地進行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進入檔案室工作區域。嚴格把控數字化產品的驗收和收尾，設立專門人員進行驗收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標準執行。

4 結語

綜上所述，檔案數字化加工過程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監管制度，注意檔案數字化加工過程的安全、質量和技術問題，為檔案數字化的實現打下堅實的基礎。

參考文獻

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[3]朱麗梅.檔案信息化建設的績效評價研究[D].華南理工大學，2014.

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（董菲）

西城區檔案館貫徹“兩會”精神涉及“民生”檔案“三優先”

一是將涉及“民生”的檔案優先進館。二是民生檔案“優先”數字化。三是民生檔案優先互通共享。此舉將提高辦事效率，方便了群眾查檔，樹立了政府良好形象。

（西城區檔案局）

朝陽區檔案局喜獲北京市檔案系統2009-2012年先進集體榮譽3月22日，在北京市檔案工作會議暨全市檔案系統2009-2012年“雙先”表彰大會上，朝陽區檔案局（館）喜獲先進集體榮譽，局（館）2人獲得先進個人榮譽。

（蔣長華）

“通州名人”進社區近日，由通州區檔案館制作，以劉白羽、劉紹棠、“面人湯”等通州籍名人的成長經歷和取得成就為素材的“通州名人展”，在天橋灣社區展出并向參觀的社區居民發放了名人檔案介紹等宣傳冊。此次“通州名人”展板將在社區巡展一個月。

（李曉紅）

順義區檔案館舉行“緬懷革命先烈。正當責任少年”清明祭掃活動3月27日，順義區檔案館愛國主義教育基地聯合區東風小學，在潮白陵園舉行了以“緬懷革命先烈、爭當責任少年”為主題的清明祭掃活動，共計1000余名師生參加。

（張琳）

房山區2013年度機關檔案工作測評全面展開近日，房山區檔案局下發《關于開展2013年機關檔案工作測評的通知》，明確了機關檔案工作測評范圍。今年將測重對涉農單位和各鄉鎮、街道辦事處等單位的測評驗收工作。

（何濤）

昌平區檔案局組織村級檔案員互相參觀學習

昌平區檔案局針對部分村級檔案員出現更替，以及檔案庫房隨村委會轉移位置等具體情況，采取了突出重點、找共同點、業務知識和實際操作相結合，參觀學習優秀村級檔案室為輔助的新型培訓方式，增強了村級檔案培訓工作的實效性。

（范蕾）

豐臺區檔案局舉辦檔案事業統計年報工作培訓會會上，區檔案局就《全國檔案事業統計年報信息管理系統》操作流程和報表內容填報進行了講解和說明，并針對具體操作問題進行了現場解答與指導，為各立檔單位統計人員做好年報工作奠定了基礎。

（武麗麗）

懷柔區檔案局召開檔案數字化建設研討會會議就數字化前期整理工作進行了深入交流研究，并就前期整理工作要尊重檔案歷史原貌原則和關于檢索用文件題名三要素必須具備，建立合理標準規范工作流程達成共識。

（金曉濤）

石景山區檔案局館五項措施開展檔案征集工作石景山區檔案局館結合實際，采取有力措施，積極開展檔案征集工作，以檔案學會為平臺，通過學會組織講座、培訓等學術交流活動，宣傳征集工作，拓寬征集渠道。

（王歡）

延慶縣檔案局組織召開2013年度檔案移交接收工作會會上著重對“延慶縣檔案移交接收工作實施辦法”進行了詳細解讀，并針對以往接收工作中出現的業務問題進行了客觀的分析，確保在2013年11月前，按要求高質量地完成檔案移交工作任務。

（孟安生）

大興區檔案館加強檔案數字化質量檢查工作

大興區檔案館加強檔案數字化質量檢查工作，專門召開館藏檔案數字化質檢工作會議，對館藏檔案數字化質檢工作進行部署，會后對質檢工作人員進行了業務培訓。

（孫瑞荃）

市檔案局領導到門頭溝區檔案史志局調研政府信息公開工作3月19目，市檔案局到我局調研、指導政府信息公開工作并召開座談會，對我局的信息公開工作從始至終履行職責給予了高度肯定，同時也對我局信息公開工作提出整改建議。

（車王瑩）

平谷區召開創建全國社會主義新農村建設檔案工作示范區聯檢部署會3月8日，平谷區召開了“創建全國社會主義新農村建設檔案工作示范區聯檢部署會”。全區17個鄉鎮、街道、12家涉農部門主管檔案工作領導參加了此次會議。

（平谷區檔案局）

密云縣檔案館水資源保護進校園系列教育活動啟動3月22日，密云縣水庫中學全體師生700余人參加了此活動。縣檔案館為老師和同學們送上“碧水情深

密云水庫圖片展覽”，并向他們發放了節水、護水宣傳材料，同時舉行了護水小分隊入隊簽字儀式。

（劉靜）