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行政事業單位檔案質量的因素及對策

時間:2022-09-20 08:42:12

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行政事業單位檔案質量的因素及對策

科學規范的管理模式能夠使行政事業單位檔案質量不斷提升,現代化的管理模式逐漸深入行政事業單位,建立高效的管理系統,強化檔案管理制度,從根本上保障行政事業單位的檔案質量,從更深層次對行政事業單位進行有效的監督和評價。

一、行政事業單位檔案質量的影響因素

(一)管理人員素質。在行政事業單位檔案管理工作中,需要相關工作人員具有很強的專業技術能力,這是由于檔案管理的政策性所決定的,對事業單位的工作人員提出了很高的要求,既要擁有良好的思想政治修養,又需要擁有檔案管理的職業修養。但在事業單位檔案管理工作開展的過程中,大量員工忙于日常事務,在檔案管理工作上花費時間過少,自身的實際能力欠缺,導致檔案的質量受到嚴重影響。管理人員業務能力不均衡,使歸檔的文件出現整理分類不及時,保管時間不準確等問題的出現,思想上對檔案管理工作重要性的認識不到位,責任意識不強,管理過于隨意。

(二)管理設備陳舊。我國目前仍有大量行政事業單位,未結合自身情況安裝現代化管理所需的硬件設施,許多老化陳舊的設備沒有及時更新,這對檔案管理的質量產生了嚴重的影響,檔案管理辦公室的安全預防設施不到位,許多檔案因保存不當,出現破損,字跡不清的現象,這對檔案的質量造成了無法估計的后果。

(三)管理思想落后。行政事業管理人員的誤區,使檔案管理一直沒有受到重視,因其不能帶來經濟效益,就疏于管理,僅僅將管理水平停留在被動應付的狀態,能夠滿足日常的查閱,確保檔案不丟失。即使有些單位在管理過程中,落實了管理負責人,但在本質上缺乏科學有效的管理機制,檔案的管理質量仍未得到提高。

二、改善行政事業單位檔案質量的科學對策

(一)提升管理人員素質。在日常檔案管理工作中,因其需要具有很強業務能力的工作人員進行管理,使得檔案管理的團隊合作尤為重要,在人員選撥過程中,要注重考量管理人員的工作態度和工作能力,對具有良好政治素養和責任心的工作人員應積極進行培訓,在日常工作中,通過多種方法調動人員的積極主動性,注意將自己所學技能與實際檔案管理需求相結合,強化自身的責任意識,定期可以開展交流活動,增進管理人員之間的溝通,進而提升檔案的管理質量。

(二)完善管理信息化。在信息化技術快速發展的今天,行政事業單位也開始提升管理的信息化水平,檔案作為事業單位的重要組成部分,急需在工作過程中提高信息化水平,使其更好地滿足管理服務需求,更便捷地為行政事業單位的發展服務,從根本上使得檔案的使用壽命得到提高。信息化系統的應用,可以使檔案提取的速度加快,通過網絡使檔案以數據的形式進行傳輸,彌補紙質檔案在傳遞過程的不足,使檔案管理更具有實效性。檔案可以通過一些先進的科技設備,轉化成電子資料,存儲在計算機中,實現檔案的紙質與電子版相結合的管理模式,更好地避免因紙質的破損導致的內容丟失。現代的信息處理技術不僅可以將文字、圖片轉化為數據,更可以將聲音、影像進行保存,使檔案保存的水平提升,質量滿足單位的需求。檔案管理應不斷順應時展趨勢,在行政事業單位的信息共享平臺不斷完善的同時,將不涉及單位機密的檔案至互聯網上,創新檔案管理模式,以更加便捷的方式滿足社會需求,更好地服務于檔案使用人員,實現資源的有益共享,為檔案管理的發展創造了條件,在工作效率提升的基礎之上,將檔案的質量帶入了一個新高度,豐富了檔案資源的使用渠道。

(三)重視檔案管理。行政事業單位的管理人員應注重將檔案管理列入工作日程中,建立一些具有針對性的管理措施,從人員分配、監督考核等方面,開展具體規范的檔案管理工作。在人員分配過程中,要注重樹立檔案管理人員的保密意識,適當進行保密教育活動,做好檔案的解密劃控與保管期限的明確工作,對文件進行銷毀的過程中,要嚴格進行鑒定監督。在制定考核機制時,應結合行政單位的實際特點,通過升降級來對工作人員進行動態管理。參考國家檔案質量的相關標準體系,積極實施符合自身檔案管理需求的評價體系,明確檔案工作的基本框架,為檔案管理質量提供有力保障。

三、結論

總而言之,正是因為實際管理中這些問題的存在,才使得行政事業單位檔案的質量得不到提高,影響檔案管理在單位運轉中重要作用的發揮。這就需要行政事業單位緊跟管理發展趨勢,優化自身結構,創新檔案管理模式,使檔案的質量進一步得到提升,滿足行政事業單位的發展需求。

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