醫(yī)學(xué)腫瘤期刊檔案管理和利用
近年來,隨著全球癌癥負擔的不斷增加,生物醫(yī)學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展,腫瘤治療正在進人新的時代—精準醫(yī)療時代。醫(yī)學(xué)的進步,使腫瘤患者生存期逐漸延長。腫瘤治療現(xiàn)已呈現(xiàn)手段多樣化及腫瘤治療個體化的趨勢。專家對不同類型、不同分期、不同年齡的腫瘤病人的治療進行了不斷的探索。當前肺癌、淋巴瘤、血液系統(tǒng)惡性腫瘤、消化道腫瘤、乳腺癌、頭頸部癌治療方案不斷更新。對癌癥姑息治療、疼痛治療、腫瘤營養(yǎng)支持治療、腫瘤免疫治療、抗腫瘤新藥臨床試驗研究的新技術(shù)、新方法不斷涌現(xiàn)。作為醫(yī)學(xué)腫瘤期刊,面對不斷發(fā)展的醫(yī)學(xué)事業(yè),如何組織稿源,使臨床醫(yī)生能更好地利用醫(yī)學(xué)期刊這個平臺,精準地反映現(xiàn)代腫瘤醫(yī)學(xué)進展,開展學(xué)術(shù)交流與爭鳴,為臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)?所有這些,對醫(yī)學(xué)腫瘤期刊檔案的管理都提出了新的挑戰(zhàn)。
1醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件檔案化管理的重要性
醫(yī)學(xué)檔案是科學(xué)研究的原始記錄之一,有極為重要的科學(xué)研究價值。醫(yī)學(xué)檔案管理是對醫(yī)學(xué)檔案實體和檔案信息進行管理并提供服務(wù)的一項工作,因此,建立期刊檔案,十分重要。而在期刊編輯過程中,稿件蘊藏著豐富的信息資源和情報價值,是期刊檔案的核心內(nèi)容。作為醫(yī)學(xué)腫瘤雜志,加強醫(yī)學(xué)腫瘤期刊往來稿件檔案信息資料的科學(xué)管理,有助于提高編輯部工作的效率,提升期刊的質(zhì)量,發(fā)掘稿件檔案資料中隱含的信息資源,使其有針對性地轉(zhuǎn)化為科學(xué)研究的原料,以便更好地為廣大讀者提供主動、高效的信息服務(wù)。
2稿件檔案化管理是提高醫(yī)學(xué)期刊質(zhì)量的基礎(chǔ)
2.1稿件檔案化管理的內(nèi)容。有關(guān)稿件的信息包括內(nèi)容很多,如原始稿件信息、稿件審理信息、稿件編輯信息、稿件處理信息、稿件刊用信息等。一般來說,期刊建立稿件檔案可分為來稿登記、已刊用稿件登記、未錄用稿件登記。無論是自然來稿還是編輯約稿,應(yīng)做到詳細登記,如文章編號、收稿日期、題目、基金資助項目、作者信息、聯(lián)系方式等。稿件發(fā)表后,期刊對其被下載、被引用、被評論等情況,及時記錄其相關(guān)信息,歸人該文章檔案。對于不錄用的稿件,將原稿和審稿單按順序分類整理、登記、歸檔,并附審理意見。對于本刊退稿或撤稿后又在他刊發(fā)表的文章亦應(yīng)記錄相關(guān)信息,包括發(fā)表后的反饋信息一并人檔。
2.2稿件檔案作為期刊質(zhì)量分析的依據(jù)。稿件檔案中原稿、修改稿和校次校樣,尤其是那部分符合“齊、清、定”標準的編輯稿,都要完整歸檔。一篇有深度、有影響的論文,一篇特約的稿件或重點推出的文章,都考驗著編輯的學(xué)術(shù)限光,包含著編輯獨到的見解。稿件檔案可以作為對編輯工作質(zhì)量和期刊質(zhì)量評價的依據(jù),不僅有助于問題的分析、經(jīng)驗的總結(jié),而且對提高期刊質(zhì)量,分析出現(xiàn)差錯的原因都有很大的幫助。
3醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件管理的方式及利用
稿件檔案的整理工作十分繁雜,最好由專人負責,每一期刊物交付印刷后應(yīng)及時對該卷材料進行收集、整理,有序地整理成一卷檔案,裝訂成冊。為便于查找、利用稿件檔案,我們編輯部加強了以下工作:
3.1建立稿件數(shù)據(jù)庫。一篇稿件或一個作者就是一條信息,從作者投來稿件開始,登記初審、復(fù)審、發(fā)錄用通知、編輯、排版等一系列工作接踵而來。為提高處理稿件的工作效率,分析和掌握期刊稿件的來源,要做到有計劃、有目的地組稿、編稿、發(fā)稿、出刊。我們利用現(xiàn)代化手段,建立稿件數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),實現(xiàn)編輯部整個工作流程的計算機管理和網(wǎng)上稿件投審編校一體化,并對處理稿件工作進行了編程,該數(shù)據(jù)庫可對編輯部收到的稿件,進行處理和實施信息管理,提供隨時查閱所需要的數(shù)據(jù),提高了編輯部稿件的日常管理工作效率。
3.2科學(xué)設(shè)計、合理規(guī)劃年度期刊發(fā)表文章的學(xué)科方向。整理規(guī)范、信息豐富、全面系統(tǒng)的期刊稿件檔案資料,可以幫助讀者了解當前科研發(fā)展的趨勢,了解本學(xué)科最前沿的發(fā)展方向,避免科研勞動的重復(fù)性。因此,我們腫瘤醫(yī)學(xué)期刊在每年末公布各期期刊欄目設(shè)置的重點病種、研究方向、稿件要求等,以便讓作者了解本年度期刊的專題、欄目設(shè)置;了解有關(guān)規(guī)范文獻的要求;了解與自己科研方向相關(guān)的醫(yī)療資料信息,同時加強學(xué)術(shù)交流與爭鳴欄目,增強其投稿的針對性,從而提高期刊文獻的可讀J險、科學(xué)性與準確性。
3.3根據(jù)期刊的欄目設(shè)置安排稿件的發(fā)表及欄目的布局。按不同腫瘤類型、不同腫瘤分期、不同藥物、不同治療方案,將作者的稿件進行分類歸檔。稿件審理信息,包括審稿者信息、審稿單等。稿件編輯信息,包括校對稿、發(fā)排稿、終校稿等。這類資料要及時分類整理歸檔。結(jié)合年度計劃,審稿專家的意見,盡可能將學(xué)術(shù)前沿的,學(xué)科研究相關(guān)的,治療方法、學(xué)科理論存在爭議的文章放在一起,起到學(xué)術(shù)交流與爭鳴的作用。對有影響的論文、特約稿和重點文章,具有獨到學(xué)術(shù)限光、獨到見解的文章,應(yīng)優(yōu)先發(fā)表。同時,可附加專家點評及讀者來信,活躍學(xué)術(shù)氣氛。把期刊建設(shè)成學(xué)術(shù)交流的平臺。要達到這個目的,稿件數(shù)據(jù)庫的建設(shè),功不可沒。舉個例子,肺癌目前是腫瘤相關(guān)死亡率中排名第一的疾病,而非小細胞肺癌(NSCLC)大約占了所有肺癌病例的既%。NscLc的現(xiàn)代治療,主要是多學(xué)科治療—化療、放療、外科、靶向和生物等治療相結(jié)合的綜合治療及針對特定靶點的個體化治療。我們《腫瘤基礎(chǔ)與臨床》雜志編輯部根據(jù)這一特點,重點發(fā)表肺癌診斷與治療方面的文章。每年組織3一4期肺癌診斷、治療、研究方面,比較前沿的稿源,尤其是NSCLC方面的,相對集中地發(fā)表。在讀者和作者中反響很大,提高了期刊的影響及社會效益。
3.4期刊出刊后的歸檔。期刊出版后,要及時從編校人員手中將編輯稿、校對稿、圖表、圖片等全部收集起來。按原始稿件、編輯稿件、修改稿件、審定印刷稿件、未錄用稿件等進行分類歸檔。例如,我們《腫瘤基礎(chǔ)與臨床》雜志是按作者、病種、治療方法、研究手段不同,進行分類登記。對有價值的稿件備注清楚,以便作者查詢和編輯繼續(xù)調(diào)閱,以備有機會,作者修改后,擇期發(fā)表。對已發(fā)稿件包括校對稿等按期組卷。案卷標題的擬寫和案卷的排列與編號,對于稿件檔案而言,根據(jù)刊號分類編碼,按創(chuàng)刊以來的期數(shù)順序排列。
3.5電子版紙質(zhì)版檔案平行保存。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展,單位基本都實現(xiàn)了自動化辦公,檔案工作也趨于自動化,對于編輯中出現(xiàn)的歸檔材料,不但要進行紙質(zhì)檔案的建立,同時還要建立電子版檔案。按照電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔原則,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。稿件的管理更應(yīng)如此。對原始稿件、往來稿件、審稿修改等檔案資料既要建立電子檔案,又要保存原有的紙質(zhì)檔案,以免出現(xiàn)與作者糾紛時作為原始憑證。校對稿及編輯加工中的記錄,可以幫助分析差錯原因,提高編校水平。因此,電子檔案與紙質(zhì)檔案相互協(xié)調(diào)、并存,加強了檔案工作的嚴密性。
3.6稿件編發(fā)后信息反饋的收集歸檔。稿件編發(fā)后,編輯部工作人員應(yīng)注意經(jīng)常與作者、讀者保持聯(lián)系。聽取他們的意見反饋及建設(shè)性的意見,是十分有益的。醫(yī)學(xué)期刊編輯工作與社會工作、相關(guān)行政管理部門工作、醫(yī)學(xué)科技研究領(lǐng)域工作關(guān)系十分密切。由于每位作者研究對象、方法、手段及視角不同,所提供的信息和研究結(jié)論也會是不同的;將這些文章刊發(fā)后所產(chǎn)生的作用和影響方面的信息及時收集起來,并加以科學(xué)、系統(tǒng)的整理與保管。材料的整理,包括作者、讀者的來信;文章獲得有關(guān)研究基金、資金資助項目及編號;科研成果獎的獲得及相關(guān)證書;收錄編輯為專著、專題論文集及收錄通知;研究結(jié)果應(yīng)用后,取得的社會、經(jīng)濟效益及相關(guān)結(jié)論、報道;作為各個學(xué)科、疾病診斷治療指南的信息反饋等。通過對這些文章刊發(fā)后反饋信息的收集,讓我們看到在期刊編排、出版、資料收集及檔案管理工作中的不足與成績。收集這些資料,對編輯部提高期刊質(zhì)量和編輯水平,進而提升期刊的級次也有重要價值。近年來,醫(yī)學(xué)腫瘤期刊的發(fā)展正經(jīng)歷由規(guī)模發(fā)展向優(yōu)質(zhì)高效為主要特征的轉(zhuǎn)變。如何做好醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件的檔案管理工作,改進期刊編輯工作的效率和質(zhì)量,更好地為醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù),提高期刊在作者及讀者中影響及社會效益,是我們期刊編輯工作者不斷探索的課題。
