序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇畢業生檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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1系統架構與技術分析

1.1系統架構

系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2系統實現

本系統基于平臺開發,用2005作為開發環境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

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關鍵詞　高職院校　畢業生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業生檔案的管屬部門及內含

高職畢業生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統，由學生處統一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監管，畢業生提取檔案需要攜帶畢業證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發畢業證者；欠學費者；處分未撤銷緩發畢業證者，成績不合格者。監管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業人才培養方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優登記表；實習成績考核表；畢業論文答辯開題報告；畢業論文答辯成績單；畢業生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校?？飘厴I生就業通知書等材料。

2 高職院校畢業生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規范

高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發的《干部人事檔案材料收集規定》，并沒有形成自己的檔案細則和規定。在執行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現象，檔案不能避免有丟失情況，等發現后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現象逐年增多

口袋檔案是指畢業生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現象的產生一方面是因為畢業生急于就業，并沒有簽訂正式的勞動協議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業生畢業以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數高職院校仍以傳統的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發案宗的內在信息，計算機現代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現象存在

有的畢業生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現，比如：教師評語、思想品德、畢業答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現和成績不算優秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現不是太優秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規范

高職院校還沒有形成統一的標準，造成發放檔案的過程隨意性很大，很不規范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統一造成檔案發放的混亂，有時會出現“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業生檔案管理工作完善措施

（1）加強領導，保證畢業生的檔案質量。學校應該統一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養方案，制定全校統一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業宣傳出去。規定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現不足的環節提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業生檔案質量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。

總之，高職院校畢業生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規范化，為學校服務，為畢業生和用人單位服務。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業抗挫力培養研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業抗挫力培養路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

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[3]　李瑛.高校畢業生檔案管理工作中存在的問題與建議[J].實踐與探索,2010(7):255.

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一、高校畢業生檔案管理工作呈現的特點及產生的問題

一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。

二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。

三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。

二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議

（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平

高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。

（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平

隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。

（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展

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關鍵詞：畢業生；就業問題管理；檔案管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01

一、就業管理

高職院校的畢業生面臨的是即將踏入社會走上工作崗位，畢業生在面臨擇業和選擇就業方面還存在很多的問題，在對高職院校畢業生的管理當中，我們要突出對畢業生的就業問題進行管理，以保證畢業生踏入社會更好的就業。

（一）實施就業管理的必要性

學生馬上就要踏入社會進行工作，但是學生的一些就業觀念仍然滯后，有的想在大城市工作，有的是想出去就要高薪，有的是想根據自己的專業和興趣選擇就業，他們對于工作環境、工作地域和工作內容的挑剔將影響他們的就業。

高職院校由于培養的是專業定向人才，所以學生掌握的技能比較單一，現在大多學生眼高手低，重理論輕操作，雖然學校在畢業生的管理中對就業加以引導，仍然有很多的學生進入擇業、就業的誤區。

當今社會中勞動力的數量正逐年增加，吸納能力相對降低，而且現在很多的招聘單位虛設門檻，要求具有本科及其以上文憑，這樣對于高職院校畢業生是不利的，原本較少的就業崗位加上高標準的入行環境，給高職院校的畢業生增加了就業壓力。

（二）畢業生就業管理的措施

1.建立健全產學研一體的模式，和固定的企業建立長期的合作關系，建立校內外實訓基地，將畢業生送到實訓基地實習，在實習過程中不斷的提升自己的技能，不斷的加深課堂理論知識的理解，同時提前熟悉工作的環境，為畢業之后找工作做好充分的準備。

2.為畢業生創辦就業信息網站，將畢業生的求職材料和個人簡歷掛在網上，讓各企業在眾多的資源當中選擇自己中意的人才，這樣可以為畢業生和用人單位節約大量的時間，學校在中間充當橋梁的作用，讓學生和用人單位獲得雙贏。

3.開辦創業教育。高職院校的學生雖然大部分是畢業后出去就業直接參加工作，但是也有一小部分畢業生潛藏著自主創業意識，但是由于缺少相關的知識，這需要在畢業生管理時對畢業生進行一定的創業指導，讓畢業生了解現代的企業管理制度，經營方法，質量管理，員工管理，營銷策略等相關的專業知識，為將來畢業后的創業之路打下基礎。

4.加強自身學習，塑造良好的心理品質，增加競爭力。高職院校的學生，尤其是畢業生群體，由于面臨的壓力較大，在這種情況下既要對他們進行就業、擇業觀的正確引導，同時還要鼓勵他們用在校時間不斷加強自己素質的提高，綜合能力的提高；另外加強學生的職業技能的學習，對當今社會上比較實用的技術，學校要給同學多提供學習的機會，這樣才能在激烈的競爭中間立于不敗之地。

5.以就業為導向，實施雙證書制。高職院校為了提高學生畢業的就業率，可以采用教學計劃和證書培訓的“雙證課程”模式，把職業資格證書也加入到教學計劃中間，改進人才培養方案，加強學生的技能培訓，在順利獲得技能證書的同時也更好的掌握了實際操作技能。

二、畢業生檔案管理工作

在畢業生的管理中，對于畢業生的檔案管理也是很重要的一個環節，畢業生的檔案管理關系著學生畢業后的考核、薪酬、組織關系以及社會勞動保障等切身利益，所以要提高檔案管理工作的水平。

（一）高職院校畢業生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業生檔案管理的相關制度。在高職院校里面，畢業生作為一個特殊的群體，他們的檔案管理必須要有專門的制度來規范管理。例：在江蘇的高職院校里面很多的學校都沒有專門針對畢業生的檔案管理制度。

2.畢業生檔案管理混亂。很多的高職院校的畢業生的檔案管理處于混亂狀態，很多的檔案都是在畢業生即將離校的最后一個月內匆忙的整理，對于畢業生檔案的整理十分的不負責任，將畢業生的檔案管理工作邊緣化了。很多的高職院校是將畢業生的檔案放在院系進行歸檔，然后整理好之后在送到學校檔案館，但是院系的檔案整理工作部門沒有及時的和學校的部門進行溝通，導致了所有的院系都集中在畢業的時候整理檔案，造成了學校檔案管理的混亂。

3.畢業生檔案整理不規范。在高職院校進行檔案管理工作的很多的人員不具備檔案管理的專業水平，對于業務不是很熟悉，對于畢業生檔案要求不清楚，導致了畢業生的檔案里面缺少資料，在將來的檔案進入到用人單位之后，為畢業生帶來很大的麻煩。

4.畢業生的檔案保管不規范。少數的畢業生在畢業后未就業，學校按照教育部門的相關規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管2年。這是學校為畢業生進行后繼服務的重要措施，但是這些措施沒有真正的落實到位。這種情況有學生自身的原因，也有學校的原因，在辦理檔案交接的時候，由于程序繁雜，導致了檔案的丟失或者內部資料的缺失。使得學生的檔案沒有真正的發揮檔案的作用。

（二）畢業生檔案管理的措施

1.制定畢業生檔案管理規章制度。為了加強畢業生的檔案管理工作，必須從制度上抓起。讓畢業生檔案管理的相關人員和相關部門按照規章制度進行管理，摒棄以前的落后的檔案管理模式。

2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生的檔案管理是一個細致的工作，而且關系重大，要求我們的工作人員具備良好的業務水平和豐富的檔案管理知識。我們要培養這樣的一批人員專門從事畢業生的檔案管理工作，減少或者避免畢業生檔案管理中間出現的錯誤。

3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。在畢業生的檔案管理中有很多的復雜的工作，要求我們不斷的創新管理模式，將這些復雜的工作簡單化，為高校的檔案管理工作創造新的案例。

三、結語

對于高職院校的畢業生的管理主要是針對最迫切的就業問題和與他們就業相關的檔案進行管理，這是最主要的兩個方面，在這兩面的管理中間會出現很多的問題，但是面對著畢業生這樣的一個特殊的群體我們的高職院校要不斷的發揮主觀能動性來解決一切困難，為畢業生的順利畢業創造良好的環境。

參考文獻：

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實踐[M].高等教育出版社，2006，9.

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1 加強學校對畢業生檔案管理的重視程度

現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不加強對檔案準確性的負責。認為只要不將學生的檔案丟失，在上級部門進行檢查時，能夠及時的進行外調和查檔工作就可以了。但是，對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且對工作后的辦理養老保險，考取公務員等，都要進行查閱檔案。所以，學校必須加強對畢業生檔案管理的重視。

2 規范檔案材料的整理

首先組織人事 需要對畢業生檔案材料進行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責任落實在人上，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進行對檔案文件進行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。

3 加強對檔案管理的創新工作

3.1 提高創新觀念

進行畢業生檔案管理的創新管理工作，首先就需要改變相關畢業生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創新管理理念。通過對高素質人員的培養以及對相關工作人員的定期進行培訓學習，使其可了解到最新的學生管理方式，緊跟社會發展的腳步，把所學習到的先進的管理理念運用到畢業生檔案管理中，再結合畢業生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進的管理方案。通過對工程相關工作人員的綜合素質的提升，建立一支具有高素質的專業檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進性。另外，需要明確畢業生檔案管理的創新管理具有緊迫性，每一份畢業生檔案，就關系到畢業生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經驗，不斷通過對畢業生檔案管理管理的創新，保持畢業生檔案管理水平維持在一個較高的水平。

3.2 重視加強人才開發交流服務中心機構建設

進行創新管理，需要進行建設一個完整有效的人才開發交流服務中心機構，在其中對于相關部門的權利和責任進行明文規定，更加有效的保證了各部門聯接工作，使其意見更夠統一，減少對管理措施進行創新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業生檔案管理的質量水平。另外，對于人才開發交流服務中心機構中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質較高，實踐能力較強并且具有創新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發交流服務中心機構順利運行，以及建筑畢業生檔案管理的創新管理，提高管理水平與高素質人才投身管理實踐中的熱情。

3.3 建立創新管理機制

管理機制在畢業生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業生檔案管理的管理工作人員，應積極的對相關管理機制進行創新管理。積極的引進外界具備現代化優點的管理機制。在管理機構內部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進行創新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。

4 檔案工作人員綜合素質不高的問題以及解決措施

4.1 工作人員綜合素質不高

進行畢業生檔案管理的工作人員中，大多數缺乏專業知識。在開始工作之前沒有經過系統的培訓，綜合素質不高，不了解畢業生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質量。極易導致最后造成整理的學生檔案出現錯誤，嚴重不符學生實際情況等，對學生今后進入社會和工作，造成不良的影響。

4.2 加強人員綜合能力的措施

4.2.1首先加強畢業生檔案管理中專業人才管理，檔案管理專業人員是保證畢業生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質量，首先就要對檔案收集整理的專業人員進行培訓工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀。使其在進行收集整理或者是在進行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業生檔案管理專業人員進行有效的培訓工作已刻不容緩。

4.2.2其次提高畢業生檔案管理專業人員的專業素質，建立相應的責任制度。保證畢業生檔案管理工作的有效進行，提高相關工作人員的質量意識，對于畢業生檔案管理專業人員的綜合素質和工作積極性進行調動，使其增強其對工作的責任感和相關科學技術水平。使其具有準確率第一的觀念，嚴格按檔案管理標準進行工作，明確其工作職責。同時加強管理階層對于工作人員的領導監督。

4.2.3保證人員具有較高的專業素養和綜合能力。才能做到對畢業生檔案管理工作的保證。只有畢業生檔案管理工作人員具有進行施工的綜合素質，并發揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進行，避免人的因素阻礙工作的進行，進而提高檔案收集整理工作的規范性。

5 運用信息化技術手段

現如今社會的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對于社會來說就是第一生產力，運用高科技的信息化技術手段，進行畢業生檔案收集整理管理。修復在檔案收集整理數據上出現的一些混亂性的情況，針對這點，必須在畢業生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當的信息化技術手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進而為檔案管理效率以及準確性的提升做出大幅度的貢獻。

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關鍵詞： 管理現狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等?？茖W校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短?？梢?，學制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統一發檔與院校留存相結合。畢業生歸檔材料入檔完畢后，按照就業方案發送畢業生檔案，尚未就業的畢業生檔案留存學校。如新疆農業大學和昌吉學院。②統一發檔與檔案轉存相結合。在畢業前夕，畢業生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業畢業生檔案按照就業方案發送，尚未就業畢業生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統一發檔與個人提取相結合。畢業生在畢業離校前憑報到證或單位調檔函在調檔期集中調取個人檔案。調檔期結束后，不再允許個人調檔，統一按照就業方案發送，未就業的畢業生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業生檔案發往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業生檔案的留存壓力。如新疆財經大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。

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關鍵詞：高等院校；檔案管理；管理方式

1、 前言

高校學生檔案是高校檔案群的一個分支，是高校學生在學習、學校生活和社會實踐活動等形成的文件材料，真實的記載了一個學生從高中到大學學習期間的德、智、體、美、勞等方面的情況。它不僅包括學生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還包括學生的獎懲材料、健康體檢表、干部登記表、黨、團組織材料等。2008年9月1日，國家教育部、國家檔案局頒發了第27號令《高等學校檔案管理辦法》，明確把高校學生檔案列入高等學校檔案的管理利用范圍，為新階段高校學生檔案的管理提供了新思路、新機制，也為高校學生檔案的規范管理提供了基本法規。隨著我國高等教育事業發展迅猛，使高校學生檔案管理工作實現專業化、規范化已經成為高校學生檔案管理工作人員的一項重要職責，科學規范地管理學生檔案也已成為高校檔案部門的一項重要任務。因此，對高校學生檔案管理進行研究，使之適應教育體制和就業制度改革具有十分重要的意義。

2、當前高校學生檔案管理工作中存在的突出問題

（1）檔案意識淡薄，檔案管理人員忽視了日常資料的收集和積累

隨著高等教育的飛速發展，高校領導越來越重視教學、科研及學生管理，而學生檔案管理工作常常處在很少有人問津的地位。在高校檔案管理中往往沒有配備專職人員與充足的經費投入，沒有必需的檢查和監督，更沒有將學生檔案管理的好壞與部門的業績掛鉤，檔案工作人員的專業素質也參差不齊。學生檔案往往成為相關管理部門的附帶任務，對學生檔案管理工作造成不良影響。其次，學生大多缺乏檔案意識，對自己的檔案不關心。筆者在檔案管理工作中發現，學生在填寫歸檔材料時不認真、不仔細，經常出現姓名與身份證姓名不符的現象。

（2）學生檔案的收集整理體制不規范

高校學生檔案主要有以下3種管理模式：由各院（系）管理、由學生處管理、由學校檔案機構管理。大多數高校學生檔案的管理由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。但由于高校學生檔案管理缺乏相關的規定，許多高校尚未形成一套規范、科學的管理制度和工作流程，導致了檔案整理隨意性增大，各個院系評價的尺度不一，歸檔材料缺乏統一協調、把關不嚴，檔案移交手續不規范、不嚴密，容易泄漏檔案內容，嚴重影響了學生檔案工作的質量。

（3）學生檔案管理方式落后，信息化技術利用較低

隨著高校在校學生人數的不斷增加，高校學生檔案材料遞增，而現階段我國大部分高校未能形成一套行之有效的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、手工操作的實體管理模式中，學生檔案仍以紙質檔案為主，這與高等教育的迅速發展、高校學生檔案管理工作日趨復雜的現狀不相適應。

（4）缺乏畢業生后續檔案管理

隨著高校畢業生就業制度的改革，國家不再對高校畢業生進行分配。同時，學生的就業觀念和就業方式也發生了很大的變化，很多學生愿意去外資、合資、私營企業工作。統包統分時代的學生檔案寄往畢業生生源所在地的人事局，而現在生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，忽視對高校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失。而畢業生工作的企業不具有檔案人事權，加上私人企業只管聘任用人，不需個人檔案，因此，出現了許多學生畢業后人檔分離的局面，造成高校很難對畢業生就業狀況進行了解，很難了解用人單位的需求，造成畢業生后續檔案很難跟蹤調查。

3、提高高校學生檔案管理工作水平的一些建議

（1）領導重視，強化師生檔案意識

做好高校學生檔案管理工作是關系到高校全面推進素質教育、向社會輸送合格人才的大事。強化檔案意識，首先領導要重視，強化學生檔案管理意識，提高學生檔案管理地位。按照《高等學校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，明確責任，定期進行規劃、部署和監督。其次，加大宣傳力度，讓學生本人增強檔案意識。要讓學生充分認識檔案的重要性，關心自己的檔案，使他們做到準確、完整、規范填寫個人檔案。

（2）制定規章制度，規范學生檔案的整理

要保持學生檔案的成套性和完整性，就必須建立一套完善的學生檔案管理制度，實行規范化管理。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，并指定院系專人負責，實行統一要求。首先，建立嚴格的檔案登記制度。新生一入校，管理人員就要對其檔案認真登記、整理，核實檔案材料是否齊全。其次，制定學生檔案管理制度、借閱制度。學生檔案的保管要專人管理，專柜專用，根據專業、年級等分門別類。嚴格借閱登記手續，防止學生檔案損毀、丟失。

（3）充分利用先進技術，改革陳舊落后的管理方式

隨著計算機網絡的迅速普及，傳統的手工操作已遠不能適應現代檔案管理的需要。因此，高校學生檔案管理要與時俱進，要加大投入力度，建立學生檔案數據庫，實行網絡化管理體系，提高學生檔案管理工作現代化水平。其次，利用計算機、掃描儀等現代設備，將學生的基本信息輸入計算機，使學生檔案數據化，減輕檔案收集、整理的工作強度。同時，利用高校校園網的使用，方便學生檔案的檢索查閱，提高檔案的利用率。此外，建立學生檔案數據庫可以為用人單位提供最捷徑、最準確的畢業生檔案信息，可以實現畢業生電子檔案快捷、方便的轉接。

（4）嚴格畢業生檔案的轉遞工作，并建立畢業生信息反饋檔案

當前高校學生就業，實行的是用人單位與畢業生雙向選擇的體制，對于已經找到工作的學生，設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，以防畢業生檔案丟失。對沒有保管畢業生檔案權利的私企單位，要求當地負責管理檔案材料的人才交流服務機構為畢業生辦理掛靠手續。對于沒有就業單位學生的檔案留在學校保管，待確定接收單位后再進行轉遞。但是要告知學生，學校免費為其保管二年之后，檔案仍在學校的，學校自動將其檔案轉往當年畢業時戶口所在地區的職業介紹所保管。其次，建立畢業生信息反饋檔案。大學畢業生信息反饋檔案，不僅可以了解畢業生參加工作后的情況，用人單位現階段對專業建設和人才的實際需求，而且可以為在校學生提供相關的就業信息。

4、 結束語

高校學生檔案管理工作是一個復雜的系統工程，但是這項工作又關系到每個學生的切身利益。因此，學校領導一定要從思想上高度重視，建立健全并嚴格執行各種規章制度，提高檔案管理人員的素質，并積極采用現代化、數字化的管理方式和手段對學生檔案進行科學、規范的管理。（作者單位：西安財經學院行知學院）

參考文獻：